В ходе осуществления предпринимательской деятельности граждане нашей страны сталкиваются с необходимостью оформления разного рода документов. К обязательным для многих организаций, находящихся на общей системе налогообложения (при которой уплачивается и возмещается налог на добавленную стоимость), относится и счёт-фактура, вызывающий немало вопросов у бизнесменов.

Когда и кем выставляется счёт-фактура

Когда говорят о счёте-фактуре, подразумевают специальный документ, где обязательно указывается информация об услугах, которые оказывает организация, а также о товарах, которые она реализует.

Правила оформления счетов-фактур регулируются на законодательном уровне рядом актов:

• Налоговым кодексом РФ;
• Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость»;
• Постановлением Правительства РФ от 19 августа 2017 г. №981 (регламентирует изменения в оформлении), с документом можно ознакомиться .

Счёт-фактура нужен для подтверждения исходящего НДС при продаже товара, оказании услуг, а также для списания входящего НДС при покупке товара или услуг.

Не секрет, что в цену товара заложен налог на добавленную стоимость (НДС). Покупатель всегда должен его уплачивать. Для юридических и физических лиц существует предоставленная государством возможность получить налоговый вычет по НДС. Эта возможность действует, когда осуществляются крупные оптовые закупки.

Счёт-фактура может не оформляться, если покупатель не является налогоплательщиком НДС. Обе стороны сделки купли-продажи в таком случае должны подписать соответствующее соглашение.

Если продавец освобождён от НДС (такая возможность предусмотрена ст. 145 НК РФ), то он вправе оформлять счета-фактуры без НДС. Согласно законодательству фирмы или ИП могут поступать так в том случае, если они не реализуют подакцизные товары. Аналогичные действия возможны, если их выручка за три месяца подряд не более 2 млн р. Налогоплательщики должны выполнять следующие действия:

• уведомить ИФНС (налоговый орган) о намерении не платить НДС;
• применять освобождение не менее 12 подряд идущих календарных месяцев, если не создадутся условия утраты права на него;
• по окончании 12 календарных месяцев подтвердить в ИФНС, что в течение этого срока права на освобождение они не теряли, и подать уведомление о продлении товара на освобождение от уплаты НДС или отказаться от этого права.

СФ выставляется поставщиком заказчику после того, как товар (услуга) был принят. Существуют два способа направления этого документа:

• по почте;
• вместе с отгруженным товаром.

Таблица: виды счетов-фактур

Не стоит путать счёт-фактуру и товарную накладную.

Товарная накладная - документированное доказательство перехода в собственность того или иного товара.

Товарная накладная имеет ряд отличий от счёта-фактуры

Отличия данных документов друг от друга прослеживаются в следующем:

1. В оформлении. Накладная может быть составлена в свободной форме, тогда как счёт-фактура должна заполняться по предложенному законодательством образцу.
2. В назначении. Для вычета НДС используется только счёт-фактура. Накладная выступает доказательством того, что товар был передан заказчику.
3. В предъявлении претензий к поставщику. Заказчик может выставлять претензии на основании накладной. Счёт-фактура таким способом не используется.
4. В количестве предоставляемых экземпляров. Товарная накладная подписывается в двух экземплярах (продавцом и покупателем), тогда как счёт-фактура - только продавцом.

Помимо этого, счёт-фактура отличается и от счёта.

Счёт - это документированное уведомление об оплате товара/услуги, выдаваемое покупателю продавцом.

Если договор предполагает многоразовую услугу, например, ежемесячно в течение года, счёт может выписываться как на год, так и на каждый месяц по мере необходимости. Табличная часть документа должна иметь наименование позиции, её единицу измерения, количество, цену за единицу и сумму по каждой позиции. Кроме того, в счёте прописываются реквизиты, согласно которым необходимо перечислить денежные средства на счёт исполнителя.

Счёт не касается обязательств по НДС, он предназначен исключительно для создания платёжного документа

Существуют следующие отличия счёта от счёта-фактуры:

• счёт не касается обязательств по НДС;
• не определены сроки для выставления счёта (если только конкретные сроки не оговорены в договоре);
• счёт не является бланком строгой отчётности, предоставляемым ИФНС.

Видео: когда выставляется счёт-фактура

Порядок заполнения счета-фактуры, в том числе сводного и нулевого

Для учёта в налоговом органе счёт-фактура должен содержать подобного рода информацию:

1. Порядковый номер и дату составления.
2. Наименование продавца (поставщика), его адрес и идентификационные номера.
3. Наименование покупателя (заказчика), его адрес и идентификационные номера.
4. Наименование грузоотправителя и грузополучателя, его адрес.
5. Название проданных товаров или описание оказанных услуг, единица их измерения.
6. Количество проданных товаров или объём оказанных услуг.
7. Валюту документа, которая используется при переводе денежных средств.
8. Цену за единицу товара или услуги без учёта налога.
9. Полную стоимость продаваемых товаров, оказанных услуг.
10. Налоговую ставку.
11. Сумму налога.
12. Полную стоимость товаров, оказанных услуг с учётом суммы налога.
13. Страну происхождения товара и номер таможенной декларации (только для импортных товаров).

Заполнить счет-фактуру может каждый бухгалтер, но чтобы сделать это грамотно, потребуются определённые знания. Бланк документа можно скачать .

Законодательством предусмотрена новая графа «1а» для фиксирования кода вида товаров

В 2018 г. счёт-фактура оформляется несколько иначе чем раньше:

• в бланке добавлена графа «1а» для кода вида товаров в соответствии с единой Товарной номенклатурой. Её должны заполнять только те организации, которые поставляют товары в страны ЕАЭС (Являющиеся участниками Евразийского экономического союза). При отсутствии таких товаров, в данной графе ставится прочерк;
• в бланк добавили графу для подписи уполномоченного лица, подписывающего счёт-фактуру за ИП. Ранее графы предусматривались только для подписей лиц, расписывающихся за руководителя или главного бухгалтера. Для более подробного ознакомления можно обратиться к постановлению Правительства РФ №981.

Образец для заполнения счёта-фактуры .

Таблица: некоторые нюансы оформления счёта-фактуры

Данные, фиксируемые в документе	Характеристика оформления
Код единицы измерения (указывается в столбце 2 формы)	Код берётся из ОКЕИ (общероссийского классификатора единиц измерения). Он используется всеми предпринимателями в процессе оформления документа. Утверждён классификатор постановлением Госстандарта РФ №366.
Страна-производитель товаров (отображается в графах 10 и 10а)	Такого рода информация нужна налоговой службе, контролирующей перемещение импорта. В специальном справочнике уточняется код страны. В том случае, если товар произведён общими усилиями нескольких стран, то в графе 10 указывается шифр одной из стран Евросоюза, в графе 10а - общее название (Евросоюз). Данные графы заполняются в отношении товаров, произведённых не на территории России.
Адрес	У многих граждан возникают вопросы, связанные именно с этой графой счёта-фактуры. Как известно, у организации может быть юридический и фактический адрес. Юридический связан с местом регистрации организации, фактический говорит о её местонахождении. В строке 2а необходимо указывать адрес юридических лиц, зафиксированный в ЕГРЮЛ (в едином госреестре юридических лиц), или адрес места жительства ИП, внесённый в ЕГРИП (единый госреестр индивидуальных предпринимателей).
Порядковый номер документа	Должен быть сквозным и по возрастающей.

Подробнее с правилами оформления счёта-фактуры можно ознакомиться .

В некоторых случаях допускается частичное принятие товара, например, при ненадлежащем качестве приобретённого. Отбракованный товар возвращается поставщику, а тот, в свою очередь, выписывает корректировочный счёт-фактуру на уменьшенный объём поставляемого товара. Покупатель в данной ситуации не выставляет счёт-фактуру (если товар не принят на учёт). Подробнее об этом далее.

Таблица: особенности нулевого и сводного счетов-фактур

Наименова ние счёта-фактуры	Когда в нём возникает необходимость
Нулевой счёт-фактура	Если ИП и коммерческая организация освобождены от выплаты НДС, то, согласно Налоговому кодексу, нет нужды выставлять счёт-фактуру. И всё же не запрещено выставлять счёта-фактуры с нулевой суммой налога. Если покупатель всё-таки попросил оформить нулевой счёт-фактуру, то графа бланка, в которой обычно указывается ставка НДС, продавцом не заполняется. Ставку в 0% нельзя вписывать в графу, т. к. это будет означать, что реальная ставка всё же есть. В остальном правила оформления нулевого счёта-фактуры те же, что и при обычном счёте-фактуре.
Сводный счёт-фактура	Нередко поставщик пользуется услугами посредника для продажи своего товара. В этом случае именно посредник при продаже товара покупателю, выставляет счёт-фактуру от своего имени. После этого он должен предоставить поставщику отчёт о продажах. К отчёту прилагаются копии счетов-фактур отгруженных товаров. Поставщик на основании этого отчёта оформляет свои счета-фактуры на эту продажу, где в качестве продавца отражает себя. Если у посредника не один покупатель, поставщик должен завести для каждого отдельный документ. Для этого и применяется сводный счёт-фактура, чтобы данные были сведены в одном документе. В реквизитах сводных счетов-фактур следует перечислить следующее: все наименования организаций-покупателей через запятую; их ИНН; их адреса. При этом в общем перечне указываются все проданные товары (или оказанные услуги).

Счёт-фактура при предоставлении услуг

Счета-фактуры используются бухгалтерами не только при продаже товара, оказании каких-либо работ, но и при предоставлении услуг. Это же касается и услуг по сдаче объекта в аренду.

В данном случае допускаются отступления от общих правил оформления, т. е.:

• не надо приводить наименование фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо товаров;
• когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующей графе ставится прочерк. Если единица всё-таки определяется, её наименование должно быть взято из классификатора ОК 015–94;
• акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза»;
• данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставится прочерк).

Наименование услуги, зафиксированное в счёте-фактуре, должно соответствовать той, что указана в договоре на её оказание. Образец счёта-фактуры на оказание услуги .

В случае предоставления услуг с НДС обязательно требуется оформление счёта-фактуры

Кто вправе подписать счёт-фактуру

Счёт-фактуру нужно подписать и заверить печатью организации. Эта обязанность лежит на руководителе и главном бухгалтере организации, поставляющей товары (или оказывающей услуги). Счёт-фактура может подписываться и другими людьми, уполномоченными на это руководством. В таком случае выписывается соответствующая доверенность (п. 6 ст. 169 НК РФ). Образец приказа . Для заверения документа могут использоваться печати обособленных подразделений и специальные печати «для счетов-фактур». Главное требование для них заключается в том, что они должны содержать обязательные данные.

К обязательным данным относятся:

• ИНН организации;
• полное наименование организации на русском языке;
• местонахождение организации (субъект РФ).

Если счёт-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, документ подписывается им же. ИП обязан указать реквизиты свидетельства о государственной регистрации.

Ошибки допустимые и неприемлемые при выставлении счетов-фактур

В процессе заполнения документа могут возникнуть разного рода ошибки. Одни из них считаются незначительными (т. е. не повлияют на размер вычета по НДС), другие ошибки могут привести к тому, что счёт-фактура не будет принята налоговой службой.

К серьёзным ошибкам относятся следующие:

1. Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки вопросов не вызывают, но если ИНН и наименование указаны неверно, такой документ не примут.
2. Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена (в том числе указание другого товара).
3. Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Нередко допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчёты между организациями, или определении её кода. Арифметические ошибки в общем расчёте стоимости также недопустимы.
4. Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара.

Если счета-фактуры оформлены с серьёзными ошибками, налоговая служба не примет их на рассмотрение

Регистрация, учёт и хранение счетов-фактур

Законодательством РФ предусмотрен порядок и срок хранения счетов-фактур. Подшиваться они должны по мере выставления и поступления в хронологическом порядке. При этом может использоваться не только бумажная, но и электронная форма документа. Когда говорят об электронной форме, подразумевают подтверждения оператора и извещения покупателей о получении счёта-фактуры. Минимальный срок хранения такой документации составляет 4 года. В течение этого отрезка времени необходимо хранить также:

• журнал учёта счетов-фактур;
• книги покупок и продаж;
• заверенные копии бумажных счетов-фактур, полученные от посредников;
• таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем или главным бухгалтером организации (ИП);
• платёжные и прочие документы, подтверждающие уплату НДС, в отношении товаров, ввезённых на территорию РФ или импортируемых из ЕАЭС и т. д.

Законодательством предусмотрен минимальный срок хранения счетов-фактур, и равен он 4 годам

Полный список документов НДС зафиксирован в пунктах 10 и 11 постановления Правительства РФ №981. Выставленные, принятые и исправленные счета-фактуры необходимо регистрировать.

Действия с таким документом отражаются:

• в журнале учёта счёта-фактуры (реестре) в момент выставления и получения ();
• в книге продаж в момент отгрузки товара;
• в книге покупок в момент получения права на вычет.

Стоит иметь в виду, что на посредников, привлекаемых поставщиками, возлагается обязанность по ведению журнала учёта. Он может быть оформлен в бумажной или электронной форме. В число посредников также входят:

• экспедиторы, организующие исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
• застройщик, организующие строительство с привлечением подрядчиков.

В 2018 году вести журнал необходимо не только для фиксации деятельности в рамках договоров с посредниками, но для субагентских договоров и договоров субкомиссии (т. е. посредники могут пользоваться услугами других посредников), а также транспортная экспедиция и выполнение функций застройщика.

Помимо вышеназванных случаев, журнал ведётся:

• плательщиками НДС, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, а также лицами, освобождёнными от уплаты НДС;
• лицами, не являющимися плательщиками НДС.

В 2018 журнал учёта счетов-фактур вести не требуется, если:

• по условиям договора с заказчиком посредник включает в расходы стоимость товаров (работ, услуг), которые он приобрёл от своего имени;
• комиссионер (агент) реализует товары работы (услуги) неплательщикам НДС или покупателям, которые освобождены от НДС и не составляют счета-фактуры с их согласия;
• комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учёте в российских ИФНС.

С примером того, как ведётся журнал, можно ознакомиться .

В обязательном порядке у плательщиков НДС должны быть заведены книги покупок и продаж. При этом налогоплательщик может по своему усмотрению выбрать подходящий ему способ ведения: электронный или бумажный формат. В случае с бумажным вариантом книг до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, руководителю или ИП необходимо внести свою подпись. Страницы нумеруются и прошнуровываются, после чего скрепляются печатью организации. В случае электронного оформления ИП или руководитель фирмы подписывают своей цифровой подписью только при необходимости их передачи в ИФНС. Бланк книги покупок для ознакомления.

Таблица: изменения в оформлении книг покупок и продаж в 2018 г

Наименование документа	Предусмотренные законодательством изменения
Книга покупок	В заголовке граф 11–12 учли дополнительные категории налогоплательщиков - если раньше это были «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте)», то теперь к ним добавились экспедитор и лицо, выполняющее функции застройщика. Уточнено название графы 13, теперь она звучит как «Регистрационный номер таможенной декларации». Это не порядковый, а номер, который присваивает декларации должностное лицо таможенного органа. Тот же номер следует указывать в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца», если в регистре отражают НДС, уплаченный при ввозе товара в РФ.
Книга продаж	Появилась графа «3а», в которой указывается регистрационный номер таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров согласно таможенной процедуре свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области. Введена новая графа «3б», предназначенная для кода вида товара из единой номенклатуры ТН ВЭД ЕАЭС. Код указывают те, кто экспортирует товар из РФ на территорию стран - участников ЕАЭС.

Бланк книги продаж можно посмотреть .

Особенности при получении счёта-фактуры в электронной форме (ЭСФ)

Счёт-фактура может выставляться в электронном формате. Для этого требуется взаимное согласие участников сделки, а также необходимые технические средства, при помощи которых происходит приём и обработка электронных счетов-фактур. Согласие выражается в специальном соглашении, которое составляется в свободной форме.

В соглашении надо указать следующие моменты:

1. Название бланка.
2. Дату и место составления.
3. Реквизиты сторон.
4. Подтверждение того, что стороны будут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде.
5. Указание на то, что должно быть выполнено требование приказа №174н о подписании документов УКЭП.
6. Ссылки на законодательные документы, устанавливающие порядок взаимодействия сторон при электронном документообороте.
7. День вступления соглашения в силу.
8. Срок действия соглашения.
9. Подписи сторон, печати.

Электронный счёт-фактура поступает заказчику в кратчайшие сроки

Электронный счёт-фактура (ЭСФ) - это файл в формате XML, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Утверждён данный формат ФНС РФ приказом от 24.03.2016 № ММВ-7–15/155@. Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи обращаются в удостоверяющий центр. Помимо этого, необходимо заключить договор с одним из операторов электронного документооборота, перечень которых размещён на сайте ФНС. Далее можно приступать к работе с ЭСФ. Одним из достоинств использования ЭСФ является то, что в электронном виде проще вносить изменения в счета-фактуры, исправлять, корректировать документ.

Таблица: как происходит обмен ЭСФ

Участники обмена ЭСФ	Характеристика процесса
Продавец	Заполняет ЭСФ в формате, утверждённом ФНС. Далее он отправляет его своему оператору, предварительно подписав при помощи электронной подписи. Оператор, в свою очередь, должен подтвердить, что ЭСФ до него дошёл. После того как продавец получил подтверждение оператора, он должен отправить ему извещение о получении подтверждения.
Оператор продавца	Дождавшись от продавца файла ЭСФ, оператор направляет ему подтверждение о получении ЭСФ, указав в нём время и дату поступления файла. Сделать это он должен не позднее следующего рабочего дня. Сам файл со счётом-фактурой отсылается оператору покупателя.
Оператор покупателя	Отправляет файл со счётом-фактурой и подтверждением покупателю.
Покупатель	Покупатель, получив ЭСФ, отправляет продавцу извещение об этом, которое проходит через двух операторов.

Аннулирование счетов-фактур и внесение в них изменений

Если счёт-фактура оформлен с ошибками (например, в реквизитах) или требуется заменить данные (количество товаров и т. д.) в связи с изменениями условий сделки, возникает необходимость в аннулировании данного документа. Это возможно с помощью корректировки (выставления корректировочного счёта-фактуры) или исправления (выставления исправительного счёта-фактуры).

В ряде случаев возникает необходимость в аннулировании счёта-фактуры

Корректировочный счёт-фактуру выставляют в таких случаях:

• при изменении стоимости товаров и услуг;
• при недостаче товара (когда товар приходит в одном количестве, а в счёте-фактуре указано большее количество);
• при обнаружении брака (когда часть товара повреждена).

Корректировочный счет-фактура оформляется дополнительно к первоначальному документу.

При возврате бракованной продукции оформляется корректировочный счёт-фактура

Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 №981 официально зафиксировало право налогоплательщиков добавлять в корректировочный счёт-фактуру любые строки и графы.

Исправительный счёт-фактура выставляется в следующих ситуациях:

• когда имеются ошибки технического плана (в документе зафиксирован неточный адрес);
• когда имеются арифметические ошибки.

Если ошибки не искажают зафиксированную в документе информацию, то нет необходимости оформлять новый экземпляр счёта-фактуры. В исправительном счёте-фактуре в строке 1а («исправление») указывается порядковый номер и дата исправления «первичного» документа. Образец исправительного счёта-фактуры . Продавец должен выполнить следующие действия:

1. Аннулировать запись об ошибочном счёте-фактуре.
2. Зарегистрировать правильный образец.

Если это происходит в рамках текущего налогового периода (квартала), то запись аннулируется в самой книге, а если по истечении - в дополнительном листе.

Особенности заполнения счетов-фактур при возврате товара

Нередко товар возвращается обратно продавцу (из-за ненадлежащего качества и т. д.), что должно быть отражено в учёте. Накладная в таком случае является основным документом.

Образец заполнения счёта-фактуры на возврат товара зависит от того, принят возвращаемый товар на учёт или нет.

Если товар принят, производится следующий порядок действий:

1. Оформляется обычный счёт-фактура на обратную реализацию товара.
2. Продавец и покупатель меняются местами, а товар возвращается в исходную точку.

Если заказчик (покупатель) намеревается вернуть товар, не состоящий на учёте, действуют следующим образом:

1. На основании полученного счёта-фактуры покупатель возвращает всю партию поставщику. Продавец не оформляет счёт-корректировку, а просто уменьшает стоимость отгруженных товаров на сумму возврата.
2. Покупатель не оформляет вычет НДС, так как входящий счёт-фактура не был зарегистрирован. Продавец же имеет право на вычет, для этого счёт-фактуру необходимо внести в книгу покупок (по факту получения от покупателя возврата партии товара).

Бракованный товар при возврате продавцу должен быть учтён надлежащим образом

Нередки ситуации, когда оформляется частичный возврат продукции (часть товара не соответствует требованиям). Корректировкой поставки в этом случае занимается поставщик:

1. В книге покупок покупатель регистрирует товар, признанный качественным.
2. Продавец предоставляет покупателю счёт-корректировку. На сумму НДС по возвращённому товару продавец может оформить вычет НДС. Но для этого корректировку нужно провести в том квартале, в котором покупатель сделал возврат товара.
3. Полученный от продавца счёт-корректировку в книге покупок покупатель может не регистрировать. Уточнение суммы осуществляется на основании справки-расчёта, оформленного при возврате товара (сумма поставки за минусом стоимости возврата, выделенный НДС по каждой позиции).

В том случае, если покупатель, возвращающий товар, использует упрощённый режим налогообложения, то процедурой оформления документа занимается продавец.

Видео: счета-фактуры при возврате

Для правильного заполнения счёта-фактуры нелишним будет ознакомиться с постановлениями Правительства РФ и Налоговым кодексом, регулирующими процедуру оформления документа поставщиком (продавцом) заказчику (продавцу). В том случае, если в журналах покупок и продаж организацией зафиксированы неверные данные, лицо, ответственное за выполнение этих обязанностей, должно аннулировать счёт-фактуру и произвести изменения в записи. В этом случае оформляется либо корректировочный счёт-фактура, либо исправительный. Действия зависят от периода, в котором существовал счёт-фактура, требующий аннулирования, записи производятся в самих журналах или в дополнительных листах к ним.

«Счет-фактура бланк скачать Еxcel 2018-2019» - этот набор слов вводят в поисковую строку не только новички-бухгалтеры, но и опытные специалисты. Это происходит потому, что в последнее время форма счета-фактуры стала часто меняться. О последних изменениях и о том, где можно скачать бланк и образец этого документа, расскажет наша статья.

Нюансы оформления счета-фактуры, или Почему мы часто ищем его бланк

Счет-фактура — это основной документ по учету НДС. Заполнить его правильно позволит внимательное изучение постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Этот документ достаточно часто дополняется и изменяется, поэтому приходится постоянно контролировать, чтобы счета-фактуры соответствовали всем требованиям закона. При этом важно, чтобы под рукой был не только актуальный бланк счета-фактуры, но и актуальный счет-фактура-образец, т. к. это поможет быстрее сориентироваться во всех изменениях.

В последний раз правила оформления счетов-фактур и бланк счета-фактуры изменились с октября 2017 года (постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981).

Новый бланк счета-фактуры предусматривает:

• что идентификатор государственного контракта должен указываться при его наличии;
• наличие новой графы «Код вида товаров», в которой нужно указывать код товаров, экспортируемых в ЕАЭС;
• указание в графе 11 не номера таможенной декларации, а регистрационного номера таможенной декларации;
• что его может подписать также уполномоченное лицо индивидуального предпринимателя.

Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981 также предусматривает изменения в порядке заполнения строки 2а счета-фактуры, в которой указывается адрес продавца и дополнения в порядке заполнения счета-фактуры экспедиторами, заказчиками или застройщиками, которые действуют от собственного имени.

Подробнее об особенностях заполнения счета-фактуры по действующим правилам читайте в этой статье .

ИЗ ИСТОРИИ ВОПРОСА: Предыдущие изменения в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которые повлияли на порядок заполнения счетов-фактур, были внесены постановлением Правительства РФ от 05.05.2017 № 625. Они дополнили бланк счета-фактуры новым реквизитом, а именно строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

Еще раньше изменения в бланк счета-фактуры вносились постановлением Правительства 29.11.2014 № 1279. Тогда посредникам позволили оформлять для комитента сводный счет-фактуру и указывать данные из нескольких счетов-фактур, выставленных покупателям или полученных от продавцов.

Бланк счета-фактуры в Word или Excel — что выбрать

Если в компании отсутствует автоматизированная учетная система, для оформления операций с НДС может использоваться счет-фактура, скачать бланк которого можно на любом специализированном интернет-ресурсе. В каком формате его удобнее скачивать?

Если в счете-фактуре отражается одна хозяйственная операция, то принципиального значения формат не имеет. Другое дело, если нужно ввести и обработать большой объем информации (например, при реализации разнообразных товаров с десятками наименований) — в этом случае удобнее использовать бланк Excel. Он позволяет автоматически производить необходимые расчеты (вычислять по каждой позиции сумму товаров, сумму НДС и рассчитывать их итоговые значения).

Таким образом, порядок действий прост: коммерсанту сначала нужно определиться, с каким форматом ему будет удобнее работать (Word или Excel), затем найти в интернете и скачать бланк счета-фактуры, соответствующий ситуации.

Где найти правила оформления и бесплатно скачать образец заполнения счета-фактуры 2018 - 2019 годов

Актуальный счет-фактура (образца 2018-2019 годов) требуется всем плательщикам НДС. Возможность скачать счет-фактуру в Excel бесплатно, как мы уже говорили, предоставляют многие тематические сайты, однако выбор отвечающего требованиям законодательства варианта из многочисленных результатов поиска может затянуться. Поэтому мы предлагаем вам более простой вариант — бесплатно скачать бланки счета-фактуры-2017 и счета-фактуры-2018-2019 в Excel на нашем сайте. В 2017-2019 годах применялись 3 различных бланка счета-фактуры:

1. Счет-фактура, который применяется с 01.10.2017 (актуален и в 2018-2019 годах).

Образец заполнения этого бланка вы можете скачать по ссылке ниже.

Счёт-фактура — важнейший документ, который необходим для обеих сторон торговых сделок. Предприниматели, постоянно выставляющие и получающие счета-фактуры, знают, как много зависит от правильного и корректного заполнения этого документа.

ФАЙЛЫ

Если вы уже знаете, какие именно элементы входят в счет-фактуру и что изменится в новом году, а также основные правила заполнения, вам будет полезна информация о том, как избежать досадных недоразумений и проблем с налоговыми вычетами.

Для чего нужна счёт-фактура

Документ, который составляется на стандартизированном бланке, включающем предусмотренную государством информацию, нужен и продавцам, и покупателям.
Когда осуществляется торговая сделка, нужно подтверждение того, что товар фактически был отгружен, оказаны услуги, сделана работа. Счет-фактура – это и есть как раз такое документальное подтверждение.

НДС и счет-фактура

При оплате сделки продавцом начисляется налог на добавленную стоимость. Именно документ, который мы рассматриваем (счет-фактура), как подтверждение уплаты регистрируется покупателем в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в . По закону, покупатель имеет право на налоговый вычет по этой статье налогообложения (ст. 169 НК РФ), если все оформлено правильно и корректно.

Есть ситуации, когда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе . Но часто покупатель, несмотря на это обстоятельство, просит выставить ему счет-фактуру, пусть даже без НДС. Это не обязанность продавца, но иногда стоит все же пойти навстречу просьбе покупателя и оформить счет-фактуру, только указать в документе, что она без налога на добавленную стоимость, не заполняя соответствующую строчку бланка.

ВАЖНО! Если вы не являетесь плательщиком НДС, не стоит указывать в счете-фактуре вместо отметки «Без НДС» ставку в 0%. Даже нулевой процент показывает реальную ставку, на которую вы в таком случае не имеете права. Указание несоответствующей реальности ставки может создать много проблем получателю документа, начиная со штрафа и заканчивая начислением стандартной 18% ставки.

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Чем чреваты ошибки

В любом документе могут быть случайно допущены ошибки и неточности, цена их может быть различной в зависимости от значимости бумаги. Чем же грозят ошибки в счете-фактуре?

Если данный документ заполнен с неточностями, покупателю может быть отказано в налоговом вычете по НДС. Естественно, что в дальнейшем покупатель уже не захочет иметь дела с продавцом, причинившим ему такой убыток.

Ошибка ошибке рознь

Не всякая ошибка ведет к печальным последствиям. Рассмотрим наиболее распространенные варианты неправильностей в счете-фактуре, на основании которых налоговая вправе отказаться возмещать НДС (п.2 ст. 169 НК РФ).

1. Непонятное авторство. Если из документа сложно определить, кто именно покупатель, а кто продавец, такой счет-фактура будет признан недействительным. Это вполне вероятно. Если неправильно указаны или пропущены такие реквизиты обеих сторон, как:
   • название организации;
   • адрес;
2. Не тот товар или услуга. Если из счета-фактуры однозначно не следует, какой именно товар покупался или услуга была оказана, либо эта информация противоречит другим документам, НДС не вернут. Например, согласно счету-фактуре отгрузили конфеты «Ромашка» (это наименование товара указано в графе 1), а фактически были проданы конфеты «Красный мак».
3. Неточности в денежных цифрах . Проблемы, связанные с неверным указанием стоимости продукции (услуги) или аванса, полученного за них, также нивелируют ценность счета-фактуры. Это может быть связано:
   • с неверным указанием валюты оплаты (обратите внимание не только на название валюты, но и на ее код);
   • с пропуском или неправильной информацией относительно количества товара (единиц работы или услуг);
   • с ошибками в ценах;
   • неправильное вычисление стоимости (количество, умноженное на цену, не дает в результате указанную цифру в графе «стоимость»).
4. Неверное исчисление НДС . В графе, где указан НДС, указана одна ставка, а сумма вычислена по другой, либо насчитан стандартный процент, когда ставка должна была быть нулевой.
5. Неизвестная сумма НДС . Если в соответствующей графе нет необходимой цифры, хотя в графе «ставка» она указана, а также, если приведенное число не получается перемножением ставки и суммы, уплаченной за товары (услуги).

Когда ошибки не фатальны

Налоговые органы не имеют права и обычно не отказывают в возврате налога, если в счете-фактуре допущены другие недостатки, например:

• вместо больших букв употреблены строчные или наоборот;
• пропущены кавычки;
• не хватает или поставлены лишние знаки, такие, как точки, тире, запятые, скобки;
• нет или оно указано неверно;
• нет описания произведенных работ или оказанных услуг (информация графы 1);
• нет обоснования счета-фактуры номером договора;
• ошибки в указании платёжных реквизитов;
• нумерация с неточностями;
• не продублирована информация о грузополучателе, если он и покупатель - один и тот же (то же насчет продавца и грузоотправителя).

Допущена ошибка, что предпринять?

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил в ней ошибки, он вправе внести необходимую корректировку. У покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку выставителю счета-фактуры и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция – корректировка счета-фактуры .

Правила корректировки

1. Изменениям подвергаются оба экземпляра - и принадлежащий продавцу, и предназначенный для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем организации-продавца и заверяются его печатью (подпись главбуха не нужна). Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав свое ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Обязательно датировать исправления.
4. Неверные данные нужно зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причём дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если ошибок слишком много и корректировка затруднительна, проще оформить испорченный документ заново. Это не противоречит закону, поскольку в НК Российской Федерации нет прямого запрета на замену дефектного счета-фактуры на новый документ. Но иногда такое право придется отстаивать в судебном порядке.

Действия получателя счета

Если покупателю был отправлен исправленный счет-фактура, он должен изменить данные в книге покупок, ведь там были указаны параметры дефектного счета либо ошибочные данные. Чтобы это совершить, покупателю нужно использовать дополнительный лист из Книги, только чтобы он соответствовал налоговому периоду покупки. На этом листе надо сделать запись об аннулировании конкретного счета-фактуры и вычислить сумму покупок, совершенных до этого счета, определив таким образом сумму, соответствующую упраздняемому счету-фактуре.

Реализовать законную возможность вычета НДС покупатель имеет право не только в том налоговом периоде, когда он совершил покупку: важно лишь, чтобы документ был зарегистрирован вовремя.

Образец заполнения счета-фактуры

Оформление стандартного счета–фактуры – не самая сложная процедура, тем не менее, у начинающих специалистов она может вызвать некоторые вопросы.

1. В начале документа пишется номер счета фактуры и дата его заполнения.

Номер счета может быть любым, главное условие, чтобы он шел по возрастающей линии к предыдущим. При этом, в тех случаях, когда по каким-либо обстоятельствам последовательность нумерации нарушается (к примеру за счетами-фактурами 21, 22, 23 следует 8), это не грозит ровно никакими санкциями со стороны контролирующих органов и налоговых структур. Что касается даты, то счет-фактура должна быть сделана либо непосредственно день в день с поставкой товарно-материальных ценностей или оказанием услуг или же в пятидневный период после этого.

2. Далее указываются реквизиты фирмы, которая является поставщиком товаров или услуг: пишется ее полное название, юридический адрес (с почтовым индексом), ИНН, КПП (все эти сведения должны соответствовать учредительным бумагам предприятия).
3. Затем включается информация о грузоотправителе и грузополучателе.

Эти строки следует заполнять только тогда, когда речь идет о реализации товарно-материальных ценностей (т.е. при оказании услуг или выполнении работ в них нужно поставить прочерк). Когда речь именно о купле-продаже, то если грузоотправителем является продавец товара, то можно либо продублировать адрес полностью, либо коротко обозначить это двумя словами «тот же». А вот адрес грузополучателя указать нужно обязательно и полностью, включая индекс, номер офиса или склада и номер телефона.

4. Далее указывается ссылка на платежно-расчетный документ (его номер и дату) и вносятся сведения о покупателе: все аналогично тому, как заполнялись строки о продавце.
5. После этого вносятся данные о валюте, которая используется при денежных расчетах между сторонами по договору (письменно и в виде кода по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ)).

Рубль кодируется цифрами 643.

Следующая часть документа содержит в себе таблицу, в которую включены основные показатели сделки.

• В первый столбец вписывается название объекта договора (так, как значится в самом договоре).
• Во второй, при необходимости, код продукции по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ), условное обозначение (штуки, литры, килограммы и т.д.).
• В столбце под номером три указывается общее количество или объем товаров/услуг/работ, затем цена за единицу измерения.
• Столбцы от пятого до девятого являются обязательными к заполнению: сюда вносится стоимость с налогом и без него, размер налога (который, как известно, бывает 0%, 10%, 18%), а также окончательная цена с налогом. Компании, работающие без НДС, могут именно так и отметить в нужной ячейке.
• Десятый и одиннадцатый столбики предназначены для зарубежных товаров. В 10 и 10а включаются сведения о том государстве, которое является родиной происхождения товара (в виде кода по ОКСМ) и короткого словесного обозначения), в последний столбец вносится номер таможенной декларации, если таковая имеет место быть.

В завершение счет фактуру подписывает руководитель фирмы (директор или генеральный директор), а также главный бухгалтер . Если это одно и то же ли лицо, подпись следует продублировать.

Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение

Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.

В начале находится стандартная информация:

• номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
• день-месяц-год его заполнения,
• ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
• реквизиты сторон.

Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.

• В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.

Ниже идет таблица, первый столбик которой касается названия объекта договора (товаров или услуг) строки во втором фиксируют произведенные изменения. В столбики 2 и 2а вписываются единицы измерения (в виде кода по ОКЕИ и словами), затем общий объем продукции или услуг и их цену за единицу измерения. Эти сведения могут быть идентичны первоначальной счету-фактуре или обновленными, в соответствии с новыми условиями договора. Затем идут столбики, касающиеся стоимости: сначала сюда вписываются те значения, которые были в предыдущем счете-фактуре, затем отредактированные значения. После этого в строках «увеличение» или «уменьшение» вносится показатель разницы в форме конкретной цифры. В обобщающую строчку под названием «Всего» ставятся суммированные цифры по всем измененным позициям товаров или услуг.

В заключение документ подписывается ответственными сотрудниками (руководителем фирмы и бухгалтером).

Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее заполнения закреплены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. №1137.
С 1 октября 2017 года форма счета-фактуры дополнена строкой «Код вида товара». Заполнять эту строку должны компании, которые поставляют товары в страны Евразийского экономического союза - Армению, Белоруссию, Казахстан и Киргизию.
В новой форме счета-фактуры с 01.10.2017 года появились изменения в заполнении. Указывать адреса продавца и покупателя теперь нужно в соответствии с ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Кроме того, в отношении импортных товаров вносится не порядковый, а регистрационный номер таможенной декларации. Подробно все изменения описаны в постановлении Правительства РФ от 19.08.2017 № 981.

Порядок заполнения новой формы счета-фактуры 2018-2019 г. на нашем сайте

В поле «Счет-фактура №» внесите порядковый номер счета-фактуры. Наш сервис поддерживает автонумерацию, но допустим и ввод этого значения вручную. Обособленные подразделения, а также товарищества и доверительные управляющие могут дополнять основной номер счета-фактуры своим индексом через разделительную черту. В поле «от» - укажите дату составления документа, при этом можно воспользоваться встроенным календарем, выбрав в нем необходимую дату.

В поле «Исправления» выберите необходимое значение. При первичном заполнении счета-фактуры следует оставить значение по умолчанию «не вносились», в этом случае в готовом документе в строке «Исправление» будет автоматически проставлен прочерк. При выборе значения «Вносились» появятся поля «Исправление №» и «от», в которых нужно указать порядковый номер внесенного в счет-фактуру исправления и дату внесения этого исправления.

В поле «На авансовый платеж» необходимо выбрать значение «да», если составляется счет-фактура на аванс, т.е. при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. При этом в печатной форме счета-фактуры в строках «Грузоотправитель и его адрес» и «Грузополучатель и его адрес», а также в столбцах 2-6, 10-11 табличной части документа автоматически будут проставлены прочерки. Если же счет-фактура выписывается вместе с закрывающими документами по факту отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, то в этом поле следует оставить значение по умолчанию «нет».

В поле «Валюта документа» выберите наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав, в том числе при безденежных формах расчетов. Ее наименование и цифровой код будет отражен в документе в соответствии с Общероссийским классификатором валют. Если нужной вам валюты нет в списке, можно ввести ее наименование и код вручную, выбрав значение “Другое”.

В строки таблицы «К расчетно-платежному документу» последовательно заносятся все номера и даты расчетно-платежных документов, по которым были получены денежные средства на дату составления счета-фактуры в оплату перечисленных в нем товаров, работ, услуг.

В разделе «Информация о продавце» необходимо выбрать значение «Организация», если счет-фактуру составляет юридическое лицо, или «ИП». В первом случае необходимо заполнить поля следующими реквизитами: наименование организации краткое или полное на выбор, подробный адрес в соответствии с ЕГРЮЛ (индекс, город, улица, дом, офис), ИНН, КПП, ФИО руководителя или уполномоченного лица, ФИО главного бухгалтера (можно указывать фамилию полностью и инициалы). Во втором случае в полях нужно указать ФИО предпринимателя полностью, адрес из ЕГРИП (индекс, город, улица, дом, квартира), ИНН и реквизиты свидетельства о госрегистрации.

В разделе «Грузоотправитель» если продавец и грузоотправитель являются одним и тем же лицом нужно выбрать значение «Он же» (в печатной форме отразится - «он же»); при составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права необходимо поставить «флажок» в значение «Не указывать» (в печатной форме будет проставлен прочерк); если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом нужно выбрать значение «Сторонняя организация» - для этого случая в соответствующие поля требуется внести полное или сокращенное наименование организации-грузоотправителя согласно учредительным документам и ее почтовый адрес.

В разделе «Информация о покупателе» в поле «Наименование» нужно указать полное или сокращенное наименование покупателя, в поле «Адрес» - подробный адрес в соответствии с ЕГРЮЛ или ЕГРИП, в поля «ИНН» и «КПП» - индивидуальный номер налогоплательщика-покупателя и его код причины постановки на учет соответственно. Индивидуальные предприниматели поле «КПП» не заполняют.

В поле «Идентификатор гос. контракта» указывается номер, который присвоен гос. контракту или договору (соглашению). Число знаков идентификатора может быть разным: 20 цифр для казначейского сопровождения договора, 25 цифр - для оборонного заказа. Если контракт обычный, то поле не заполняется.

В разделе «Грузополучатель» если покупатель и грузополучатель - одно и то же лицо, следует выбрать значение «Он же» - необходимые строки в печатной форме будут заполнены информацией о покупателе; при составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права следует выбрать значение «Не указывать» - в этом случае в печатной форме будет проставлен прочерк; если грузополучатель и покупатель - разные компании, необходимо выбрать значение «Сторонняя организация» - в этом случае нужно внести в соответствующие поля полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В разделе «НДС» в поле «Расчет НДС», необходимо поставить «флажок» в одно из значений. Выбрав вариант расчетов «В сумме», в табличной части формы в столбце «Цена за единицу» следует указывать цену, которая уже включает в себя НДС; «Сверху» и «Не учитывать» - указывается цена без НДС. Для случаев «В сумме» и «Сверху» расчет НДС будет произведен автоматически. В поле "Ставка НДС" в выпадающем меню нужно выбрать "20%" (до 01.01.2019г. - "18%"), "10%" или "Без НДС" в зависимости от вашей системы налогообложения и характера операции.

В табличной части нужно последовательно заполнить графы:

- Наименование - наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;

- ТН ВЭД (Код вида товара) - заполняется компаниями, которые поставляют товары в страны ЕАЭС - Белоруссию, Армению, Казахстан, Киргизию. Код вида товара указывается в соответствии с единой Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Если компания не занимается такими поставками, поле заполнять не нужно.

- Единицы измерения (код и условное обозначение) - выбирается в соответствии с разделами 1 и 2 ОКЕИ Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ); при отсутствии показателей не заполняется - в печатной форме будет проставлен прочерк;

- Количество - количество или объем поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения; при отсутствии показателей не заполняется - в печатной форме будет проставлен прочерк;

- Цена за единицу - цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту). Указывается с НДС или без НДС в зависимости от того, какое значение выбрано в поле «Расчет НДС»; при отсутствии показателей не заполняется - в печатной форме будет проставлен прочерк;

- Сумма - стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав - рассчитывается автоматически;

- Страна (код и краткое наименование) - заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация, выбираются в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира;

- № ГТД (регистрационный номер государственной таможенной декларации) - заполняется в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

Стоимостные показатели указываются в валюте, заявленной в поле «Валюта документа», при этом данные можно не округлять, применяя копейки, центы и т.п.

Первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца.

В счета-фактуры, составленные с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 на бумажном носителе или в электронном виде, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур. В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в полях «Счет-фактура №, от » счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется поле «Исправление №, от», где указывается порядковый номер исправления и дата исправления.

Ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (п. 2 ст.169 НК РФ в ред. Федерального закона от 19.07.2011 N 245-ФЗ)

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами или индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

C 01.10.2017 изменились правила заполнения счетов-фактур. Насколько обоснованы требования некоторых контрагентов при выставлении им счетов-фактур указывать следующие вещи:

1. Название Продавца и Покупателя в счете-фактуре должно полностью соответствовать ЕГРЮЛ, а значит, оба названия должны быть написаны обязательно крупными буквами, как в ЕГРЮЛ;

2. Название Продавца и Покупателя в счете-фактуре должны быть написаны полностью, как в ЕГРЮЛ, то есть не ООО "ХХХ", а Общество с ограниченной ответственностью "ХХХ";

3. Как должна заполняться строка (8) "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)" в случае, если с клиентом заключен Госконтракт и в случае, если договор - коммерческий?

Некоторые контрагенты требует заполнения этой строки в виде "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)(при наличии): ...", а далее либо пусто при коммерческом договоре, либо реквизиты Госконтракта. Насколько обязательно указание фразы "(при наличии)"?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Заполнение с 01.10.2017 реквизита "Адрес" счета-фактуры с применением общепринятых сокращений адресообразующих элементов, равно как написание адреса шрифтом, формат которого (включая регистр) отличается от использованного в ЕГРЮЛ, считаем допустимым.

Наименование налогоплательщика и покупателя в счете-фактуре указывается в соответствии с учредительными документами. При этом используемый при написании наименования регистр букв (заглавные или строчные), отличный от указанного в ЕГРЮЛ, также не считаем нарушением порядка заполнения соответствующих строк. То же самое можем сказать об использовании аббревиатур организационно-правовой формы покупателя и продавца при написании наименований организаций.

Рисков у налогоплательщика-покупателя, связанных с применением вычетов НДС по заполненным таким образом счетам-фактурам, мы не видим.

Счет-фактура должен иметь строку 8 ,в том числе и фразу "при наличии".

Информацию об идентификаторе госконтракта для корректного заполнения счета-фактуры продавец (исполнитель) может уточнить у покупателя (заказчика).

При реализации товаров (работ, услуг) в рамках обычных коммерческих сделок строка 8 счета-фактуры может оставаться не заполненной.

Обоснование позиции:

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Требования к оформлению счетов-фактур изложены в п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ, к корректировочным счетам-фактурам - в п. 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ.

Если счета-фактуры не соответствуют требованиям, перечисленным в п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ, а корректировочные счета-фактуры - требованиям, перечисленным в п. 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ, то по таким счетам-фактурам вычет по НДС не предоставляется (абзац 3 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Однако ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (абзац 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

В состав обязательных реквизитов счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) с 1 июля 2017 года (после вступления в силу Федерального закона от 03.04.2017 N 56-ФЗ), в частности, входят:

наименование и адрес налогоплательщика и покупателя (пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1, пп. 3 п. 5.2 ст. 169 НК РФ);

идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии) (пп. 6.2 п. 5, пп. 4.2 п. 5.1, пп. 6.1 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Заметим, что положения ст. 169 НК РФ, равно как и иные положения НК РФ, не расшифровывают такие понятия как "наименование" и "адрес" налогоплательщика и покупателя, а также "идентификатор государственного контракта", и не устанавливают порядок их написания в счетах-фактурах.

Пунктом 8 ст. 169 НК РФ установлено, что форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ.

Во исполнение данной нормы принято и действует постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС" (далее - Постановление N 1137). В Постановление N 1137 внесен ряд изменений постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 N 981, вступившим в силу с 01.10.2017, а также постановлением Правительства РФ от 25.05.2017 N 625, вступившим в силу 01.07.2017.

В частности, изменения затронули порядок заполнения строк 2а "Адрес" и 6а "Адрес" счета-фактуры. Так, на основании пп.пп. "г", "к" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением N 1137 (далее - Правила), с 01.10.2017 по этим строкам должен быть указан (смотрите также письмо Минфина России от 10.11.2016 N 03-07-14/65748):

для юридических лиц - адрес, указанный в Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ), в пределах места нахождения юридического лица;

для индивидуальных предпринимателей - место жительства, указанное в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (далее - ЕГРИП).

На основании пп. "н" п. 1 Правил с 01.07.2017 в строке 8 счета-фактуры необходимо указывать идентификатор государственного контракта на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), договора (соглашения) о предоставлении из федерального бюджета юридическому лицу субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в (при наличии).

При этом общий порядок написания в счетах-фактурах наименований налогоплательщика и покупателя (строки 2 и 6 счета-фактуры) ни с 01.10.2017, ни с 01.07.2017 не претерпел изменений. Согласно пп.пп. "в", "и" п. 1 Правил в этих строках для юридических лиц указывается полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами (как и ранее). Отсылки к ЕГРЮЛ указанные положения не содержат.

Наименование налогоплательщика и покупателя

Из положений пп.пп. "в", "и" п. 1 Правил следует, что в строках 2 и 6 счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование юридического лица. Данные положения не устанавливают приоритета применения полного или сокращенного наименования. То есть в счетах-фактурах можно указывать либо полное, либо сокращенное наименование.

Читайте также

Поскольку понятие "наименование" юридического лица ни нормы НК РФ, ни Постановления N 1137 не раскрывают, то на основании п. 1 ст. 11 НК РФ обратимся к другим нормативным актам, расшифровывающим данное понятие.
В п. 1 ст. 54 ГК РФ говорится, что имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Каждая организация должна иметь полное наименование и вправе иметь сокращенное наименование.

Кроме того, юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (п. 4 ст. 54 ГК РФ). Юридическое лицо также вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке (п. 3 ст. 1473 ГК РФ).

По общему правилу полное и (в случае, если имеется) сокращенное наименование, фирменное наименование для коммерческих организаций на русском языке указывается в учредительных документах и ЕГРЮЛ (п. 5 ст. 54 ГК РФ, пп. "а" п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей").

Требования к фирменному наименованию акционерного общества закреплены в ст. 4 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ). Согласно данной норме полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на его организационно-правовую форму - акционерное общество, а полное фирменное наименование публичного общества на русском языке - также указание на то, что общество является публичным. Сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова "акционерное общество" либо аббревиатуру "АО", а сокращенное фирменное наименование публичного общества на русском языке - полное или сокращенное наименование публичного общества и слова "публичное акционерное общество" либо аббревиатуру "ПАО".

Фирменное наименование общества на русском языке и на языках народов РФ может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или в транскрипциях языков народов РФ, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно-правовую форму общества.

Схожие положения о фирменных наименованиях ООО содержит ст. 4 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ).

Полное и сокращенное (при наличии) фирменные наименования обществ с указанием организационно-правовой формы должны содержаться в учредительных документах обществ (абзац 2 п. 3 ст. 11 Закон N 208-ФЗ, абзац 2 п. 2 ст. 12 Закона N 14-ФЗ).

Как видим аббревиатуры ООО, АО, ПАО могут содержать только сокращенные фирменные наименования обществ. При этом такие наименования организации вправе иметь, но не обязаны.

Поэтому если дословно следовать положениям пп.пп. "в", "и" п. 1 Правил, то в случае отсутствия у юридического лица сокращенного фирменного наименования в строках 2 и 6 счета-фактуры в наименовании такой организации ее организационно-правовая форма должна указываться, например, как "Общество с ограниченной ответственностью". Если же организация имеет сокращенное фирменное наименование, то допустимо в наименовании указывать соответствующую аббревиатуру.

В то же время нормы пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1, пп. 3 п. 5.2 ст. 169 НК РФ требуют лишь указания наименования продавца и покупателя и не указывают на то, какое наименование организации (полное или сокращенное, полное фирменное или сокращенное фирменное, с аббревиатурой или нет) должно быть проставлено в счете-фактуре. При этом невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п.п. 5, 5.1, 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом (абзац 3 п. 2 ст. 169 НК РФ). К тому же акты исполнительных органов власти, в том числе Правительства РФ, не могут изменять или дополнять законодательство о налогах и сборах, то есть нормы НК РФ в целом и главы 21 НК РФ в частности, что прямо установлено п. 1 ст. 4 НК РФ.

В связи с этим приведем разъяснения финансового и налогового ведомств относительно нарушения налогоплательщиками порядка заполнения строки 2 в счетах-фактурах, оформленных в соответствии с требованиями ранее действовавшего постановления Правительства РФ от 02.12.2000 N 914. В тот период в строке 2 счета-фактуры согласно положениям поименованного Постановления необходимо было указывать полное и сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами.

Уполномоченные органы пояснили, что нормами ст. 169 НК РФ порядок указания в счетах-фактурах полного или сокращенного наименования налогоплательщика не регламентирован, поэтому указание в строке 2 счетов-фактур полного или сокращенного наименования продавца в соответствии с учредительными документами не является причиной для отказа в вычете сумм НДС, указанных в таких счетах-фактурах (письма Минфина России от 07.07.2009 N 03-07-09/32, УФНС России по г. Москве от 25.11.2009 N 16-15/123937).

Заметим, что нам не встретилось арбитражной практики, где бы рассматривался спор о правомерности принятия к вычету НДС, на основании счетов-фактур, в которых указана аббревиатура организационно-правовой формы покупателя или продавца, что может свидетельствовать об отсутствии претензий со стороны проверяющих по данному вопросу.

Указание в счете-фактуре аббревиатуры организационно-правовой формы в наименовании продавца и (или) покупателя вместо полного ее написания, на наш взгляд, не может служить препятствием для идентификации продавца и (или) покупателя. Поэтому такая ошибка (если ее такой признавать) не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС (абзац 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Положения пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1, пп. 3 п. 5.2 ст. 169 НК РФ и пп.пп. "в", "и" п. 1 Правил не устанавливают требований к регистру букв (прописные, строчные) или шрифту для целей указания в счете-фактуре наименования продавца и покупателя. Не отсылают эти нормы и к ЕГРЮЛ.

Как указано в письме Минфина России от 02.05.2012 N 03-07-11/130, если в счете-фактуре имеются опечатки в наименовании покупателя (заглавные буквы заменены строчными и наоборот, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др.), но такой счет-фактура не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать вышеуказанные показатели, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Смотрите также письма Минфина России от 27.04.2010 N 03-07-09/28, УФНС России по г. Москве от 08.06.2011 N 16-15/55909. Поэтому используемый при написании наименований регистр букв (заглавные или строчные), отличный от указанного в ЕГРЮЛ, также не считаем нарушением порядка заполнения соответствующих строк счета-фактуры.

Адрес в счете-фактуре

Из буквального толкования положений пп.пп. "г", "к" п. 1 Правил логично предположить, что информация об адресе продавца и покупателя указывается в счете-фактуре в строгом соответствии с данными, отраженными в ЕГРЮЛ. Какие-либо допущения или особенности заполнения этого реквизита (включая структуру и порядок отражения элементов адреса) Правилами не установлены.

При этом НК РФ не регламентирует ни порядок присвоения (или указания) адреса, ни порядок внесения записей в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), как и не раскрывают содержание понятия "адрес" (смотрите также письмо Минфина России от 28.01.2015 N 03-07-09/2992).

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 28.12.2013 N 443-ФЗ "О федеральной информационной адресной системе и о внесении изменений в Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (далее - Закон N 443-ФЗ) под адресом понимается описание места нахождения объекта адресации, структурированное в соответствии с принципами организации местного самоуправления в РФ и включающее в себя в том числе наименование элемента планировочной структуры (при необходимости), элемента улично-дорожной сети, а также цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение объекта адресации, позволяющее его идентифицировать.

Согласно п. 2 Правил присвоения, изменения и аннулирования адресов, утвержденных во исполнение п. 4 ч. 1 ст. 5 Закона N 443-ФЗ, постановлением Правительства РФ от 19.11.2014 N 1221 (далее - Правила N 1221) к адресообразующим элементам относятся страна, субъект РФ, муниципальное образование, населенный пункт, элемент улично-дорожной сети, элемент планировочной структуры и идентификационный элемент (элементы) объекта адресации.

Во исполнение п. 52 Правил N 1221 приказом Минфина России от 05.11.2015 N 171н утверждены Правила сокращенного наименования адресообразующих элементов (далее - Правила сокращения). Пункт 3 этого документа предусматривает, что при написании наименований адресообразующих элементов на русском языке используются сокращенные наименования республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, муниципальных образований, населенных пунктов, элементов планировочной структуры, элементов улично-дорожной сети, идентификационных элементов объекта адресации, приведенные в Приложении к указанному документу. При этом не сокращаются наименования адресообразующих элементов только в том случае, когда расшифровка такого сокращения приводит к различному пониманию его наименования (п. 5 Правил сокращения, смотрите также п. 4.8 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.12-2011 "СИБИД. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила").

Учитывая изложенное, считаем допустимым заполнение с 01.10.2017 строк 2а и 6а счета-фактуры с применением общепринятых сокращений адресообразующих элементов согласно Приложению к Правилам сокращения (например: город - "г.", улица - "ул.").

В качестве дополнительного аргумента к сказанному можем привести письмо Минфина России от 11.10.2017 N 03-07-09/66329, где на вопрос налогоплательщика о необходимости с 01.10.2017 в счетах-фактурах на реализацию товаров, работ или услуг указывать адрес продавца заглавными буквами и с учетом сокращений, примененных к составляющим адреса организации в ЕГРЮЛ, специалисты финансового ведомства ответили, что указание в счете-фактуре сокращенного адреса продавца, указанного в ЕГРЮЛ частично заглавными буквами, а частично прописными буквами, не является основанием для признания счета-фактуры, составленным с нарушением установленного порядка.

В письме Минфина России от 09.11.2009 N 03-07-09/57 также высказывалось мнение, что счета-фактуры, в которых адреса продавца и покупателя указываются с сокращенными словами, но при полном указании составляющих адреса (почтового индекса, названия города, улицы и т.д.), не являются составленными с нарушением установленного порядка. На наш взгляд, с 01.10.2017 приведенные разъяснения не утратили актуальности.

В связи с этим даже в случае признания изложенного выше порядка заполнения реквизита "Адрес" счета-фактуры (т.е. без буквального следования формату написания адреса, применяемому в ЕГРЮЛ) ошибочным, рисков у налогоплательщика-покупателя, связанных в применением вычетов НДС по соответствующим счетам-фактурам, мы не видим. Очевидно, что данные ошибки (если считать ошибкой применение общепринятых сокращений адресообразующих элементов и использование строчных букв) не препятствуют идентификации продавца и покупателя, и тем более наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимости, ставки и суммы НДС, предъявленной покупателю.

Идентификатор государственного контракта

Сразу отметим, что, по мнению финансового ведомства, не имеет права исключать строки и графы из утвержденной формы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры (п. 9 Правил, письмо Минфина России от 08.09.2017 N 03-07-09/57881).

Поэтому счет-фактура должен иметь строку 8, в том числе и фразу "при наличии", тем более что эта фраза упомянута в пп. 6.2 п. 5, пп. 4.2 п. 5.1, пп. 6.1 п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Поскольку сам термин "идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)", как и государственный контракт, НК РФ не определен, то на основании п. 1 ст. 11 НК РФ обратимся к иным нормативно-правовым актам.
Государственный контракт - это договор, заключенный от имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации (государственный контракт) государственным заказчиком для обеспечения государственных нужд (п. 8 ст. 3 Закона N 44-ФЗ).

Идентификатор госконтракта используется при казначейском сопровождении, которое предусмотрено Федеральным законом от 19.12.2016 N 415-ФЗ "О федеральном бюджете на 2017 год и на плановый период 2018 и 2019 годов" и Федеральным законом от 14.12.2015 N 359-ФЗ "О федеральном бюджете на 2016 год" (письмо Минфина России от 08.09.2017 N 03-07-09/57867).

"Правила казначейского сопровождения..." утверждены постановлением Правительства РФ от 30.12.2016 N 1552 (далее - Правила). Согласно пп. "д" п. 7 Правил идентификатор госконтракта подлежит указанию в договорах и расчетных документах, а также документах, подтверждающих возникновение денежных обязательств. Порядок формирования Идентификатора госконтракта устанавливается Федеральным казначейством. На 2017 год этот порядок установлен приказом Федерального казначейства от 20.03.2017 N 9н (на 2016 год - приказом Федерального казначейства от 16.02.2016 N 4н) (далее - соответственно Приказ N 9н и Приказ N 4н).

Идентификатор госконтракта формируется заказчиком после формирования реестровой записи в реестре контрактов, заключенных заказчиками (п. 3 Приказа N 9н, п. 3 Приказа N 4н). Идентификатор госконтракта представляет собой двадцатизначный цифровой код и указывается в документах, подтверждающих возникновение денежных обязательств, через символ "/" перед номером документа (п.п. 6, 7 Приказа N 9н, п.п. 5, 7 Приказа N 4н). К документам, подтверждающим возникновение денежных обязательств, относится в том числе договор (контракт) (Приложения 4.1 к Порядку, утв. приказом Минфина России от 30.12.2015 N 221н).

Структура Идентификатора госконтракта установлена п. 7 Приказа N 9н и п. 7 Приказа N 4н.

При необходимости информацию об идентификаторе госконтракта для корректного заполнения счета-фактуры продавец (исполнитель) может уточнить у покупателя (заказчика).

Если товары (работы, услуги) реализуются в рамках обычных коммерческих сделок, то строка 8 счета-фактуры может оставаться не заполненной. Непроставление прочерка в строке 8 счета-фактуры и строке 5 корректировочного счета-фактуры в связи с отсутствием государственного контракта, договора (соглашения) не может являться основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС (письмо Минфина России от 08.09.2017 N 03-07-09/57870).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.