Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.
Из статьи вы узнаете:
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.
Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:
К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.
В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.
24 октября 2014 г. 14:50Без изучения и использования нормативной базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут нерезультативны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).
Краткий экскурс в историю российского делопроизводства ясно дает понять, что эта область деятельности неразрывно связана с развитием государства. Действующая в Советское время государственная система повлекла за собой логичное для того времени единообразие в системе делопроизводства. Формализованные принципы создания и архивного хранения документов, утвержденные и обязательные к использованию формы документов, организованное оптимальное движение документов не могло не способствовать дальнейшему развитию системы делопроизводства.
Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.
Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти , координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации , включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти , разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
Нормативную базу делопроизводства составляют:
Законы:
Подзаконные акты на уровне федерации:
Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).
Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):
Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.
Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Унифицированные системы документации.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения управления разрабатываются собственные локальные нормативные акты - документы организационного, инструктивного, методического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, подразделений и работников издавшего его учреждения.
В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.
Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.
В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.
Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России
Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.
Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.
Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня - это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла.
В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов.
Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.
Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.
В 2013 году ВНИИДАД разработаны «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций » и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах ». Также ВНИИДАД проводилась работа по теме «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти ».
Проводится актуализация Общероссийского классификатора управленческой документации .
Идет работа по подготовке новой редакции Основных правил работы архивов .
Завершена разработка терминологического госстандарта «Делопроизводство и архивное дело ».
Издан словарь «Управление документами. Термины и определения »
Идет работа по созданию словаря видов и разновидностей современной управленческой документации.
Назрела острая необходимость в переработке ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ».
Планируется к разработке стандарт «Информация и документация - Система управления документами - Основные положения и словарь ».
На заседании Правительства РФ 19 июня 2014 г. был одобрен законопроект об отмене ограничений на использование электронных документов, что позволит увеличить объем документооборота в электронной форме. Это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности взаимодействия юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и органами самоуправления.
В целях модернизации правового регулирования использования электронных документов в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве Минюстом создан проект ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Инициаторы законопроекта подчеркивают возможность использования в уголовных или арбитражных процессах в виде доказательств электронных документов или данных, которые не имеют бумажных аналогов. Если Госдума РФ одобрит данный законопроект, он вступит в силу с 1 января 2016 года.
Этот перечень можно продолжать и далее. Поэтому в задачи службы ДОУ должны входить обязанности по отслеживанию изменений в нормативной базе делопроизводства, актуализации своих нормативных актов, а также доведение этой информации до управленческого аппарата организации.
Проверьте свои знания по заданиям:
В следующей статье рассмотрим локальные нормативные акты как организационную основу делопроизводства.
(4,20 - оценили 10 чел.)
Нормативно-методические документы по ДОУ
1. Федеральный закон от 01.01.2001 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации »
* В соответствии с международными правилами в РФ стандарты ФЗ от 01.01.2001 «О техническом регулировании» признаны необязательными, а рекомендательными. Обязательным документом теперь является техническое условие (на стадии разработки)
3. ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991г.) и ЕГСД (1975г.) – единственный норматив, определяющий основы технологии делопроизводства.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – эталон структуры инструкции по дел-ву в любой организации.
5. Перечни документов со сроками хранения
6. Нормативы времени на различные виды управленческих работ (с кадрами, в бухгалтерии), в т. ч. на работу с документами :
7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда в 1998г .
8. Типовое положение по ведению делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (1982г.)
9. Правила почтовой связи
10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержден Постановлением Госкомстата от 01.01.2001 №26)
11. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002
12. Классификаторы
Основные определения
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Состав реквизитов, придающих документу юридическую силу: название учреждения – автора документа, регистрационный номер (иногда), подпись, гриф утверждения).
Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Подлинник – первый и единичный экземпляр документа
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.
Стандартизация – деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Типовой формуляр – состав реквизитов, обязательных для данного вида документа.
Трафаретные тексты – тексты, в которых постоянная информация напечатана заранее и оставлены пропуски для индивидуальной информации, составляются для повторяющихся ситуаций. Унифицированные формы и трафаретные тексты составляют 98% всей служебной документации.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ
Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.
Понятия «информация» и «документ» и их взаимосвязь
Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т. к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.
ФЗ об «Информации, инф-ии и защите инфы»: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Определения документа
· Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз - Ефрон, 1907)
· Документ
o юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо;
o письменное свидетельство, доказательство
o разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)
· Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка , 1960)
· Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)
· Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)
· Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)
· Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ об инфе, инф-ии и защите инфы)
Функции документа :
1. социальные (ежу понятно что это значит)
2. технические:
2.1 частные функции (ради которых создается документ в конкретном случае)
Управленческая (обладают все организационно-распорядительные документы)
Учета (обладают все первичные и сводные учетные документы)
Доказательства (могут выполнять все документы, имеющие юр. силу)
Исторического источника
Запечатления информации (информационная)
Коммуникативная (передача информации на расстояние и во времени)
Сохранения информации
Каждый документ выполняет все общие функции и одну частную, для которой он был создан.
ГОСТ Р.6.30-2003
Состав реквизитов:
государственный герб РФ (ФЗ о Государственном гербе РФ от 01.01.2001) герб субъекта РФ. эмблема организации или товарный знак код организации (по ОКПО) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) *в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа (по ОКУД) наименование организации справочные данные об организации наименование вида документа (должно соответствовать ОКУД) дата документа (дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события) Записывают: 05.06.2003 или 05 июня 2003 г. или 2003.06.05 регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа (только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам №8 и №9) адресат – как оформляется…примеры:Минюст России Генеральному директору АО «Электроцентромонтаж»
Департамент информатизации регионы» Главному бухгалтеру
и научно-технического обеспечения
Если адресуется в организацию или физическому лицу, указывается почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский ул. Садовая,
институт документоведения и архивного дела г. Липки, Киреевский р-н,
Профсоюзная ул., Москва, 117393 Тульская обл ., 301264
8. Копировально-множительное бюро : копирование документов, подготовка тиражей и учет выполняемой работы
9. Архив : подготовка документов к передаче из структурных подразделений в архив, контроль за формированием дел в структурных подразделениях, участие в разработке номенклатур дел организации, обеспечение хранения, учета и систематизации документов, находящихся в архиве, подготовка документов к передаче на гос. хран.
Положение о службе делопроизводства
Входит в состав УСОРД и имеет установленную структуру текста:
Ø постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами
Ø сокращение документооборота, унификация форм документов
Ø разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ
Ø документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработку бланков документов, составление документов, документирование работы совещаний, контроль за оформлением документов);
Ø работа с документами (прием, регистрация, доставка исполнителям документов, контроль за исполнением, отправка документов, разработка НД, формирование и хранение дел, организация работы архива);
Ø организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, орг-я телефонных переговоров, совершенствование делопроизводства)
Есть Примерное положение о службе ДОУ в приложении к ГСДОУ
Должностные инструкции
Оформляется, используя те же реквизиты, что и на общем бланке: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа вверху – гриф утверждения. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Например, Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу. В конце д/и – виза ознакомления работника.
Формуляр ДИ и структура текста унифицированы (УСОРД). Разделы:
Ø Общая часть (общие сведения о должности, подчиненность, требования к образованию и опыту, какими документами в своей работе руководствуется);
Ø Основные задачи и функции (основные направления деятельности
Ø Должностные обязанности (перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций из 2го раздела. Чем детальнее – тем лучше);
Ø Права (полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к компетенции работника)
Ø Ответственность
Ø Взаимоотношения (связи по должностям)
Инструкция по делопроизводству
В каждой организации – индивидуальная. Можно списать из Типовой инструкции по дел-ву в органах исполнительной власти. Примерная структура текста:
Ø Общие положения;
Ø Подготовка и оформление документов
Ø Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Ø Разделы, описывающие этапы работы с документами
Организационно-распорядительные документы
1. Организационные документы
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.
Есть еще положения и инструкции (см. выше)
2. Распорядительные документы
(приказы, распоряжения, постановления, решения – последние два вида издают коллегиальные органы). Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей – констатирующей (введение в рассматриваемый вопрос) и распорядительной (излагается в повелительной форме, например, Приказываю: а далее по пунктам конкретные действия). Заголовок кратко формулирует содержание документа, например, «О подготовке школ области к новому учебному году»
3. Информационно-справочные документы (справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма). Везде главное все правильно оформить, для чего см. выше рекомендации из ГОСТаДокументооборот – движение документов с момента их создания и получения до момента отправки или завершения исполнения. Правила организации:
Однотипные документы должны проходить один и тот же маршрут и подвергаться одним и тем же операциям; операции одинакового целевого назначения выполнятся однократно из движения документа должны быть исключены лишние инстанции любая операция имеет 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.
Объем документооборота – количество документов, созданных за единицу времени (год)
Этапы работы с документами
1. Прием и первичная обработка документов
2. Распределение поступивших документов (к руководителю, в отделы, специалистам)
3. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель: учет документов, контроль за исполнением, справочная работа. В регистрационную форму в соответствии с ГСДОУ обязательно вносятся сведения:
· название вида документа;
· дата документа;
· индекс документа (дата и индекс поступления документа);
· заголовок документа или его краткое содержание;
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения;
· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
4. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Бывает: текущий и предупредительный. Контролю подлежат все документы, которые требуют исполнения. Функции службы ДОУ по контролю:
Постановка документов на контроль
Предупредительный контроль исполнителей
Проставление отметки об исполнении и снятие с контроля
Составление аналитических справок по документам, поставленным на контроль.
Информации, которая готовится службой ДОУ по контролю: инфа о причинах неисполняемости и о неисполненных документах.
5. Информационно-справочная работа
6. Отправка документов . Проверяется: наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса для разовых корреспондентов, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц и приложений.
Хранение документов
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Цели создания:
Для составления НД используется штатное расписание (структура) и типовые или примерные НД. (Типовые НД обязательны для использования, примерные носят рекомендательный характер). Подлинник НД остается в канцелярии, копии – в архив и гос. архив. При систематизации заголовков дел в каждом разделе НД они располагаются так:
Организационно-распорядительная документация плановая документация всех видов отчетная документация внешняя переписка внутренняя переписка регистрационные и справочные массивы все остальное.
Сводная номенклатура составляется из НД структурных подразделений. Первым разделом сводной НД будет канцелярия (служба ДОУ). НД имеет унифицированную форму:
НД вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Каждый год ее надо заново утверждать руководителю учреждения. Раз в 5 лет подлежит пересоставлению и согласованию заново. В конце года в НД делается запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.
Переходящие дела – типа личных дел сотрудников переносятся из одной НД в другую из года в год.
Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указывается название фирмы, название структурного подразделения, под названием с/п индекс дела по номенклатура. Внизу обложки указывается срок хранения. Если постоянный – пишется «хранить постоянно». Перед формированием надо проверить исполнены ли документы и правильность оформления документов. Общие правила формирования документов в дела :
Дела формируются на основе НД внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке документы постоянного и временного хранения в одно дело никогда не подшиваются в дело подшивается по одному экземпляру документа дела формируются за один календарный год. Личные дела – в течение работы сотрудника в организации. Есть исключения, например, в учебных учр-ях – за учебный год дела, сформированные в делопроизводстве не должны превышать 250 листов.
Правила для отдельных категорий документов :
Приказы, протоколы формируются по номеру и про хронологии Приложения формируются вместе с основными документами (если их очень много, они формируются в отдельное дело) Все распорядительные документы формируются в дела по видам Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу все виды обращений граждан формируются в дела отдельно. переписка группируется в хронологической последовательности, но по принципу письмо-запрос, потом письмо-ответ плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по содержанию, независимо от времени составления
Номинальный – по видам документов Корреспондентский – по корреспонденту Предметно-вопросный – по вопросам Хронологический – по периодам, в которые были созданы документы Географический – по группам корреспондентов, расположенных на одной территории Авторский – по автору Экспертный – по срока хранения документов (постоянные и временные отдельно)
Заголовки дел : Основное требование: краткость, четкость, предельная точность. Заголовок начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве , вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Если в деле переписка с несколькими однородным корреспондентами, их название в заголовке дается обобщенно (пример: переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке тары)
Если корреспонденты разнородные, указывается лишь вопрос (пример:переписка об организации факультета повышения квалификации при университете)
Не должно быть общих заголовков типа «входящие документы», «руководящие материалы», «переписка по общим вопросам».
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.
Для проведения ЭЦД в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, в крупных организациях – центральная экспертная комиссия. Создается приказом руководителя. Возглавляет 1й руководитель или его зам. Состав: 1-2 чел. От канцелярии, 1-2 – от бухгалтерии, 1-2 – от кадровой службы + д. б. секретарь комиссии.
Все комиссии создаются на основе Типового положения об ЭК и Типового положения о ЦЭК. Собирается комиссия 1-2 раза в год.
Задачи ЭК:
Рассмотрение и согласование номенклатур дел;
Согласование описей на дела, сдаваемые в архив;
Согласование акта о выделении документов к уничтожению.
ЭЦД занимаются работники службы ДОУ. В процессе ЭЦД выделяются 4 группы дел:
Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственны архив;
Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
Временного хранения (до 10 лет);
Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма - типовая. Акт одобряется на заседании ЭК (ЦЭК), утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, затем дела уничтожаются.
(!) Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.
В маленьких организациях составляется акт, и дела уничтожаются только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.
Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно): выявляется их наличие в соответствии с НД, проверяется правильность формирования, остаются в скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по НД и сдаются в архив.
Дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу: проводится полное оформление, которое включает:
· Подшивку или переплет дела;
· Нумерацию листов;
· Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
· Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
· Оформление всех реквизитов обложки дела.
При сдаче документов в гос. архив составляется 3 вида описей: на дела временного хранения, на дела постоянного хранения и по личному составу.
Система государственных органов управления документацией в стране. В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.
В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления.
Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.
На Росархив возложена ответственность за организационно - распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства - разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно - распорядительной документации (УСОРД). Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.
Местные архивные органы выполняют соответствующие задачи в области управления документацией.
На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда.
Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу, Комитет по стандартизации и Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.
Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью -- руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.
Состав нормативно-методической базы делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства -- это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента
Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения
Документационное обеспечение -- важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.
Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.
Закон Российской Федерации «О стандартизации» 5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы в информационных системах, категории информации по уровню допуска к ней, порядок правовой защиты информации. Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Порядок документирования устанавливается органами госвласти, ответственными за организацию делопроизводства.
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» 5485 от 21 июля 1993 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г.
Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. Государственная система документационного обеспечения управления;
4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. Государственные стандарты и документацию;
7. Унифицированные системы документации;
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.
До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.
Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:
Законодательные акты РФ:
1. Конституция РФ;
2. Гражданский кодекс РФ;
3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;
4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);
5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;
8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;
9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;
10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;
11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;
12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.
Нормативные и методические документы:
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
5. Основные правила работы ведомственных архивов;
6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;
7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;
8. Основные правила работы архивов организации;
9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;
10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;
11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;
12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.
Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;
Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».
Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.
Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.
Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.
Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.
Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.
Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.
Полный текст вышеперечисленных документов Вы найдете в разделе «Нормативные акты».
Резюмируя представленный
обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе
с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с
документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой,
организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный
секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий
соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей
организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и
риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами,
секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы
документационного обеспечения управления своей организации.
