Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел . Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря .
Номенклатура дел бывает трех видов:
примерная и
номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
сводную номенклатуру дел и
номенклатуру дел структурного подразделения.
отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Порядок оформления , согласования и утверждения номенклатуры дел , а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел - дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел - это ее регистрационный номер. Место составления - местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения - в Примере 2.
Как мы видим, номенклатура дел организации:
визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),
обязательно утверждается руководителем организации,
если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.
Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:
основной части и
Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям - применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе - в Основных правилах работы архивов организаций.
Фрагмент документа
Фрагмент документа
Номенклатура дел может быть построена по:
структурной,
производственно-отраслевой и
функциональной схемам.
В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.
Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 - индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.
Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре .
Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 - финансовый отдел, 01 - порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.
Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.
Каждому делу должен быть присвоен заголовок.
Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее - заголовки дел организационной документации . После них - заголовки дел распорядительной документации . Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.
При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.
Номинальный признак - указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».
Предметно-вопросный признак - указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».
Корреспондентский признак - указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».
Хронологический признак - указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г . ».
Географический признак - используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».
Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.
В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).
Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».
Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».
В заголовках дел , содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».
Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.
Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.
При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:
вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).
При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:
распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности . При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные - в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;
планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно - по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно - по личным вопросам;
в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.
Дело - это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3-4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).
Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.
Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :
временного хранения (до 10 лет включительно);
долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
постоянного срока хранения.
Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют :
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) - для отбора документов, образовавшихся в 80-х - первую половину 90-х гг.;
«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);
существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.
Для определения сроков хранения документов необходимо:
найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;
перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;
проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.
Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.
Сроки хранения документов , данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» , распространяются на все организации , независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает послабления . Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:
Временные сроки должны применяться всеми организациями.
А постоянный срок
хранения
должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.
Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».
Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.
Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.
В графе «Примечания » проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:
о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),
о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),
о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.
Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание » пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.
При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания », комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007
2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.
3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007
5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».
C роки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации. При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые - всего в течение нескольких лет.
Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.
Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек. Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.
Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.
Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:
До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.
Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.
Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел,
и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.
Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта. А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.
Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:
|
Учетный номер |
Наименование папки |
Количество дел |
Комментарий |
||
|
Устав АО «Интеграл» |
Срок не органичен (ст. 50) |
||||
|
КД АО «Интеграл» |
Срок не органичен (ст. 576) |
||||
|
ПВТР АО «Интеграл» |
12 месяцев (ст. 773) |
После принятия изменений и создания на их основе новых правил |
|||
|
Распорядительные документы дирекции по главным направлениям бизнеса |
Бессрочно (ст. 19) |
||||
|
Распорядительные документы дирекции по административным вопросам |
60 месяцев (ст. 19) |
||||
|
Стенограммы совещаний руководителей компании |
Бессрочно |
Для планерок и коротких совещаний - 60 месяцев |
|||
|
Итоговый финансовый отчет, составляемый ежегодно по основным видам бизнеса |
Бессрочно |
Неограниченный срок |
|||
|
Контактные данные всех работников АО «Интеграл» |
12 месяцев (ст. 785) |
Срок установлен со дня создания нового списка |
|||
|
Перечень дел |
Срок не органичен (ст. 200 а) |
||||
При оформлении регистра Елене сначала было непонятно наличие пустых строк в конце. Как оказалось, это «запасные» поля для возможного появления новых наименований дел, не применявшихся ранее. Сроки по ним также оставались пустыми до момента внесения новых записей в отношении названия папки документов.
После того как с перечнем дел своего подразделения было покончено, стажер решила перейти к изучению и расстановке сроков документов службы персонала. Разнообразие видов документов и сроков их хранения также потребовало определенных затрат времени на обработку.
Главной особенностью документации, связанной с приемом, учетом, увольнением персонала, является достаточно длительный срок хранения для значительной ее части, начинающийся с 75 лет. Причиной установления подобных правил служит наличие большого объема персонифицированных данных в каждом документе.
Форма отражения информации о номенклатуре дел оказалась схожей с оформляемым ранее разделом:
|
Учетный номер |
Наименование папки |
Количество дел |
Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 |
Комментарий |
|
2. Персонал |
||||
|
Штатное расписание |
Срок неограничен (ст. 71) |
|||
|
Карточки работников |
75 лет (ст. 693) |
|||
|
Заполненные графики предоставления отпусков |
1 год (ст. 693) |
|||
|
Списки работников организации |
75 лет (ст. 685) |
|||
|
Документы воинского учета |
3 года (ст. 685) |
|||
|
Перечень бывших работников (пенсионеров) |
5 лет (ст. 685) |
|||
|
Основания для привлечения сотрудника к мерам дисциплинарного воздействия (служебные, докладные записки, акты отсутствия на рабочем месте, рапорты) |
3 года (ст. 694) |
|||
|
Журнал регистрации трудовых договоров |
75 лет (695 б) |
|||
|
Результаты аудита кадровой документации, оценки качества работы службы |
Срок неограничен (ст. 648) |
|||
|
Зарезервированные строки |
||||
|
Зарезервированные строки |
||||
Некоторые записи Елене пришлось изучать особенно досконально ввиду специфики их оформления и последующего хранения. Для этого пришлось прочитать большое количество принятых нормативно-правовых актов.
Нужно отметить, что в марте 2016 года были внесены изменения в ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, разрешающие хранить документы по личному составу, изданные после января 2003 года, 50 лет, однако в перечень, утвержденный приказом № 558, эти изменения не попали. В связи с этим для тех наименований документов, которые отражены в перечне, менять сроки не следует.
В данной категории дел большинство документов должно находиться в архиве не более 5 лет, однако некоторые требуют более продолжительного периода хранения, равного 75 годам. Внутренние инструкции, регламенты, положения, служащие основой проведения расчетных операций по оплате труда, должны быть в наличии в компании на протяжении неограниченного периода времени.
В наиболее общем виде структуру описания дел, относящихся к отделу регулирования оплаты труда, можно представить в виде таблицы, приведенной ниже:
|
Учетный номер |
Наименование папки |
Количество дел |
Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 |
Комментарий |
|
3. Отдел регулирования оплаты труда |
||||
|
Локальные акты с алгоритмами начисления оплаты за труд |
Срок не органичен (ст. 411 а) |
|||
|
Лицевые счета по заработной плате работников |
75 лет (ст. 413) |
|||
|
Заявления на получение мат. помощи |
5 лет (ст. 415) |
|||
|
Оформленные ведомости на выдачу заработной платы сотрудникам |
||||
|
Больничные листы, принятые к учету от работников |
5 лет (ст. 896) |
|||
|
Принятые исполнительные листы по сотрудникам АО «Интеграл» |
От 5 лет, однако срок может быть увеличен при наличии обстоятельств, требующих этого |
|||
Хотя большая часть документов была Елене знакома еще с момента прохождения практики в расчетном отделе крупного завода, о необходимом периоде их хранения она узнала впервые. Объем полученной информации произвел на нее должное впечатление.
После завершения инвентаризации «зарплатных» бумаг пришел черед налоговых документов, которые были ближе всего к профилю полученного Еленой образования.
Анализируя имеющиеся таблицы документов, Елена не могла не заметить, что практически все они должны оставаться в наличии в компании на протяжении не более 5 лет с момента их составления. Иными словами, бланки относились к категории с незначительным периодом обязательного обеспечения сохранности.
|
Учетный номер |
Наименование папки |
Количество дел |
Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 |
Комментарий |
|
4. Отдел налоговой отчетности |
||||
|
Учетная политика для целей налогового учета АО «Интеграл» |
5 лет (ст. 360) |
|||
|
Документы, подтверждающие постановку на учет в ФНС, во внебюджетных фондах |
Срок неограничен (ст. 381) |
|||
|
Документация по спорам с налоговыми органами |
5 лет (ст. 398) |
|||
|
Счета-фактуры |
4 года (ст. 368) |
|||
|
Регистры учета доходов и уплаченных налогов на каждое частное лицо - сотрудника компании |
5 лет (ст. 394) |
Необходимо периодически проводить аудит имеющихся в наличии документов |
||
|
Периодическая налоговая отчетность компании (декларации) |
5 лет (ст. 392) |
|||
|
Документы по начислению налога на земельные участки АО «Интеграл» |
5 лет (ст. 389) |
|||
|
Документы по сверке расчетов с инспекцией |
5 лет (ст. 385) |
|||
|
Информация о полученных физическим лицом доходах |
5 лет (ст.396) |
|||
|
Книга покупок и книга продаж АО «Интеграл» |
4 года (ст. 459 у) |
|||
|
Зарезервированные позиции |
||||
|
Зарезервированные позиции |
||||
Имея только теоретическую подготовку в области налогового учета, Елене пришлось дополнительно штудировать нормативные базы и интернет для получения дополнительной информации и лучшего понимания изучаемого вопроса.
Одна из лекций более всего запомнилась Елене в институте, она касалась отнесения убытков компании на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Стажер помнила, что Налоговый кодекс предлагал делать это в течение 10 лет. В ходе проверки номенклатуры тут же возник вопрос о том, сколько лет хранить документы, подтверждающие факт возникновения и списания убытков прошлых периодов. Действует ли стандартный пятилетний период для подобной документации? Для того чтобы развеять возникшие сомнения, ей пришлось углубиться в изучение нормативной базы.
В ходе анализа удалось выяснить, что на основании п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный фирмой убыток, должны быть у нее в наличии. Проблема заключалась в том, что конкретного наименования необходимой документации не приводилось. Поскольку в кодексе ответов не содержалось, пришлось искать прецедент в практике судопроизводства. Одно из решений при этом четко гласило, что наличие убытка в одном из периодов можно подтвердить, в том числе и первичными документами. Это было постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2. Представители Минфина в этом отношении также высказались предельно ясно: достаточно иметь в наличии все бухгалтерские документы, на основании которых был определен отрицательный финансовый результат.
Результатом анализа приведенных норм стал вывод о том, что все документы первичного учета должны сохраняться в архиве весь период списания убытка и 4 года поле этого. Но компания-работодатель находилась в стадии роста бизнеса, уровень доходности был на несколько процентов выше среднерыночного, и убытки в ближайшие несколько лет ей не грозили.
Несмотря на неподдельный интерес Елены к учетным процедурам и порядку составления годового баланса, объем работ в бухгалтерской секции поразил ее. Особенно впечатлило ее огромное разнообразие всевозможных бланков, различающихся как целями оформления, так и процедурой внесения информации и алгоритмов расчетов. Несмотря на то что большая часть томов была сгруппирована в объемные разделы, их количество все равно было намного больше, чем по другим направлениям документооборота. Здесь хранилось все: от накладной и авансового отчета до отчета о прибылях и убытках. Для инвентаризационных описей и финансовой отчетности отводились отдельные стеллажи, так как период их хранения существенно превосходил пятилетний срок, отведенный для всей прочей документации.
|
Учетный номер |
Наименование папки |
Количество дел |
Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 |
Комментарий |
|
|
5. Учетные документы и финансовая отчетность |
|||||
|
Политика ведения бухгалтерского учета АО «Интеграл» |
5 лет (ст. 360) |
||||
|
Бухгалтерская отчетность по итогам года |
Неограниченный срок, пока действует компания (ст. 351 б) |
||||
|
Периодическая бухгалтерская отчетность |
5 лет (ст. 351 в) |
||||
|
Акты переоценки и расчеты начисления амортизации основных средств |
Бессрочно (ст. 429) |
||||
|
Документально оформленные результаты инвентаризаций материальных ценностей, денежных средств, расчетов и иных активов |
Бессрочно (ст. 427) |
По товарам, материалам допускается сокращение до 5 лет, если регулярно проводится внутренний аудит |
|||
|
Квитанции, расчетные листы, ведомости по выплате пособий, материальной помощи |
5 лет (ст. 415) |
||||
|
Приходно-расходные первичные учетные документы по различным направлениям хозяйственной деятельности |
5 лет (ст. 362) |
||||
|
Контракты, закрепляющие полную материальную ответственность |
5 лет (ст. 457) |
С момента освобождения работника от соответствующей должности |
|||
|
Ведомости по оборотам и остаткам различных счетов |
5 лет (ст. 361) |
При условии регулярного аудита |
|||
|
Книга кассира |
5 лет (ст. 362) |
||||
|
Главная книга АО «Интеграл» |
5 лет (ст. 361) |
||||
|
Карточки по учету внеоборотных активов |
5 лет (ст. 459 д) |
С момента списания объекта с учета |
|||
|
Зарезервированные строки |
|||||
|
Зарезервированные строки |
|||||
Еще в институте, при изучении разнообразных актов законодательства, Елена выяснила, что организации обязаны, начиная с определенной численности персонала, иметь в штате специалиста по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Ее нынешняя компания-работодатель не была исключением, но чем конкретно занимается служба и какой набор документов ей необходим, девушка не знала. Однако с помощью все того же списка из приказа № 558 проблему с максимальным периодом обеспечения сохранности удалось решить и здесь.
|
Учетный номер |
Наименование папки |
Количество дел |
Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 |
Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время уже не действует. О том, кто сейчас устанавливает эти сроки и где их можно узнать, мы расскажем в нашем материале.
Росархив сроки хранения документов утверждал неоднократно. К примеру, Перечень типовых документов организаций с указанием сроков их хранения был введен приказом от 06.10.2000. Однако к вновь создаваемым документам он сейчас не применяется — Минкультуры своим приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило новый перечень, в котором содержится информация о том, в течение какого периода и с учетом каких особенностей необходимо хранить дела в компании.
Еще один перечень был утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12. Он предназначен для использования в работе самого Федерального архивного агентства (ФАА) и организаций, находящихся в его ведении. Этот перечень посвящен срокам хранения документов, образующихся в процессе деятельности данных учреждений.
Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные документы с информацией о сроках, в течение которых от документов избавляться запрещено. Например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182).
Почему утративший силу перечень по-прежнему необходим? Дело в том, что приказ Минкультуры № 558 не имеет обратной силы и не распространяется на ранее возникшие отношения, так как иное прямо не оговорено в нем.
Это означает, что приказ или иной распорядительный акт компании, созданный в 2009 году и до этого, не может уничтожаться ранее сроков, предусмотренных перечнем-2000. А если аналогичное распоряжение оформляется в 2010 году и позднее, для определения срока его хранения необходимо руководствоваться перечнем-2010.
Перечень-2000 по сравнению с преемником имеет менее детализированный состав документов и обобщенные сроки хранения. Например, документам по аттестации, сертификации и аккредитации там отводилась одна статья, а срок хранения был единым — «постоянно». Действующий в настоящий момент перечень предусматривает иной подход.
Такие документы по сертификации, как протоколы испытаний или экспертные заключения (ст. 110), необходимо сохранять не менее 10 лет. Но одновременно в примечании есть ссылка, уточняющая этот срок: у заявителя эти документы должны храниться не менее 3 лет после окончания действия сертификата, а выдавшая сертификат компания не имеет права избавиться от него ранее истечения 10-летнего периода. Кроме того, уточняются и иные важные моменты по срокам (к примеру, что протокол о выдаче сертификата подлежит постоянному хранению).
Таким образом, перечень-2000 устанавливал более жесткие требования к периоду хранения данного вида бумаг, и в отношении документов, созданных до вступления в силу перечня-2010, необходимо их придерживаться.
Сверяясь с перечнями, не следует забывать один важный принцип: уменьшать указанные сроки хранения запрещено. За это может последовать наказание (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).
ВАЖНО! За нарушение сроков хранения учетных документов должностные лица компании могут быть оштрафованы по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 руб.
Для определения срока, в течение которого приказ, распоряжение, учетный регистр или иной образовавшийся в деятельности фирмы документ необходимо хранить, можно узнать из специальных перечней. Часть их утверждена Росархивом, а часть — Министерством культуры РФ. Сокращать указанные в них сроки и избавляться от документов раньше времени нельзя. Такой принцип применяется в отношении всех форм (бумажных или электронных) и всех видов (организационно-распорядительных, прогнозных, налоговых, бухгалтерских и др.) документов.
О бязательная часть процесса составления номенклатуры дел - определение сроков хранения документов. В основном сроки устанавливаются по специальным перечням, которые обязательны для использования организациями всех форм собственности и видов деятельности. Когда эти объемные нормативные документы попадают в руки сотрудникам, которые будут заниматься номенклатурой своего подразделения, у службы ДОУ начинаются сложности. Увидев таблицу с тысячей строк, люди теряются и не знают, как с ней работать, воображая, что придется проштудировать каждую из статей. И здесь важно не упустить момент и грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями. Это будет залогом получения более или менее корректно установленных сроков хранения для дел подразделения. Как сориентироваться в перечнях документов со сроками хранения? Как объяснить коллегам, что не нужно читать каждый из них постатейно? Ответы на эти вопросы мы и дадим в статье.
Номенклатуру дел структурных подразделений должны разрабатывать в подразделениях под руководством службы ДОУ. Как бы ни было велико желание руководителей отделов переложить эту работу целиком на Ваши плечи, соглашаться на это нельзя. Главная причина: даже самый квалифицированный сотрудник службы ДОУ, проработавший в компании не один год, не сможет полностью перечислить все документы, образующиеся в деятельности подразделения, и самостоятельно определить их ценность для компании. В идеале, служба ДОУ должна:
На сегодняшний день сроки хранения определяются согласно:
Большинство коммерческих организаций пользуются этими типовыми перечнями, не подпадая под и .
Акционерные общества пользуются еще Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Но и это положение в отношении многих документов в конечном счете приводит пользователя к ПТУД, например, как в статье 2.1.5 «Внутренние документы общества» .
Самое главное, что стоит донести до коллег: перечни документов - это не одна сплошная таблица из тысячи строк. В каждом из них есть, во-первых, оглавление, во-вторых, тематические разделы, в-третьих, предметный указатель. Это существенно упрощает восприятие и сужает круг поиска нужного документа.
Рассмотрим ПТУД , с которым работает большинство организаций. Он начинается с раздела «Общие положения», который, конечно, многие пропустят, не читая. А зря, ведь здесь описываются:
Пример 1
Как понимать содержание граф основной таблицы ПТУД
Свернуть Показать
Пример 2
Фрагмент «Указателя видов документов» в ПТУД
Свернуть Показать
Основная часть ПТУД представляет собой таблицу, в строках которой перечислены документы и сроки их хранения, зачастую с различными оговорками (они фигурируют в колонке «Примечание»). Завершает ПТУД . Здесь не только в алфавитном порядке перечислены все виды включенных в печень документов, но и их разновидности со ссылками на статьи (см. пометку «2» в Примере 2). Бывает, что один вид документа присутствует в разных статьях и даже разных разделах (т.е. сферах применения), и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать самый подходящий для вашего случая (см. пометку «1» в Примере 2).
Теперь прокомментрируем, как понимать те сроки, которые указаны в графе 3 , - они не так просты, как кажутся:
Перечень научно-технических документов (ПНТД ) будет необходим организациям, занимающимся научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельностью. Документ открывают подробные «Указания по применению перечня», в которых также объясняется его структура (содержит 13 разделов). Завершает перечень предметный указатель.
Его принципиальным отличием от ПТУД является установление для одной категории документов (в одной строке) разных сроков хранения в зависимости от «способа их использования» в организации:
Итак, использование перечней с указанием сроков хранения документов должно быть осознанным. В равной степени вредно и сплошь читать их сверху вниз, и бездумно пользоваться автоматическим поиском по тексту.
Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения разберем на примере ПТУД, с которым работает большинство наших читателей. Это можно делать двумя способами:
Пример 3
При определении срока хранения начинаем поиск с предметного указателя ПТУД (на примере протоколов оперативных совещаний у генерального директора)
Свернуть Показать
Давайте определим срок хранения для протоколов оперативных совещаний, еженедельно проходящих у генерального директора.
Шаг 1. Найдем в «Указателе видов документов» «ПРОТОКОЛЫ» (этот фрагмент ПТУД см. в Примере 2).
Шаг 2. Среди представленных разновидностей протоколов нам более всего подходит вариант «заседаний, совещаний» (отметка «3» там же). Напротив «заседаний, совещаний» указан номер статьи, в которой содержится их срок хранения - 18. Перейдем в нее:
Шаг 3. В статье 18 мы видим пункт е) «совещание у руководителя организации (2)». Но мы видим здесь сноску «(2)» и смотрим ее расшифровку в графе «Примечание» - протоколы именно оперативных совещаний хранятся в течение 5 лет, после чего проходят экспертизу ценности и либо уничтожаются, либо хранятся еще некоторое время по решению экспертной комиссии (об этом говорит отметка «ЭПК»).
Таким образом, в номенклатуру дел для дела «Протоколы оперативных совещаний генерального директора» вписываем срок хранения «5 лет ЭПК, ст. 18 е)» по ПТУД.
Пример 4
При определении срока хранения документов / материалов, которых нет в «Указателе видов документов» ПТУД
Свернуть Показать
Теперь наша задача - определить срок хранения для статей, написанных пресс-службой для размещения на сайте компании и утвержденных генеральным директором. Предметный указатель не содержит такого вида документа / материалов. Мы можем действовать следующим образом:
Шаг 1. Открываем «Общие положения» ПТУД и читаем, что раздел 6 включает в себя документы об информационном обслуживании деятельности организаций.
Шаг 2. Переходим в раздел 6 основной таблицы и изучаем виды документов, представленные в нем.
Шаг 3. Находим статью 553 «Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте». Очевидно, что статьи нашей пресс-службы подходят под эту категорию. Тогда срок их хранения - «5 лет ЭПК», т.е. после 5 лет хранения в результате экспертизы ценности они могут быть уничтожены либо храниться далее.
Таким образом, срок хранения статей, подготовленных пресс-службой для размещения на сайте и утвержденных генеральным директором - 5 лет (ЭПК) по ст. 553 ПТУД.
Очевидно, что, практикуя оба описанных подхода, установить сроки хранения документов подразделения несложно. Но и на этом пути не обошлось без подводных камней. Проводя инструктаж коллег по пользованию перечнями, нужно проговорить два нюанса.
Нельзя бездумно пользоваться поиском. Перечень будет использоваться, скорее всего, в электронном виде, казалось бы: открываем поисковую строку, нажав «Ctrl+F», и вписываем в нее ключевой фрагмент названия документа или дела. Находим его, устанавливаем срок хранения и переносим в номенклатуру. Дело сделано?
Действительно, такой поиск по тексту перечней может быть быстрым. Но, используя его, обязательно нужно уточнять, к какому разделу принадлежит найденная строка таблицы. А лучше оценить все найденные компьютером строки, в которых содержится искомый фрагмент, т.е. не всегда можно останавливаться на первом попавшемся варианте.
Пример 5
Свернуть Показать
Работнику диспетчерской службы энергоснабжающего предприятия нужно установить срок хранения оперативного журнала. Нет ничего проще: в ПТУД есть статья 843 «Журналы диспетчерские». Хранить их предписывается 3 года. Только вот относится она к разделу 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь», потому к журналам диспетчера, принимающего информацию о локальных отключениях электричества, никакого отношения не имеет!
Здесь следует воспользоваться ПТУД, в статье 1107 которого в разделе 8.1 «Организация производства» устанавливается срок хранения для «Журналов диспетчерских оперативных записей, рапортов начальников смен, инженеров и мастеров», равный 1 году в эксплуатационных организациях.
В Примере 5 речь идет о неточности в сторону увеличения срока хранения, что не так чревато, как если бы по ошибке и невнимательности срок хранения документа был бы уменьшен.
Еще один аргумент в пользу того, что заниматься номенклатурой дел подразделения должны его сотрудники (и это обязательно нужно до них донести) - несоответствие наименований документов в перечнях и в каждой конкретной организации , поэтому нужно оценивать смысл (!)написанного в перечне и сопоставлять с имеющимися у вас документами.
Ведь перечни универсальны, и формулировки максимально обобщены, чтобы все организации смогли «узнать в них» свои документы. Далеко не все дела в производственной и управленческой деятельности предприятий называются так однозначно (скажем, вместо «Трудовые договоры» некоторые почему-то используют слова «контракты» и «соглашения»).
Пример 6
Свернуть Показать
Приведем в качестве примера статью 753 ПТУД «Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции». Если в компании нет документов с такими наименованиями, то это не означает, что нет документов с такой функцией, и в номенклатуре дел вполне может фигурировать позиция «Сводные годовые заявки на ТМЦ для обеспечения потребностей структурных подразделений». Очевидно, что работник отдела снабжения скорее узнает в обобщенно сформулированной статье перечня «свой документ», чем делопроизводитель.
Несмотря на то что работа с перечнями документов совсем не так сложна и кропотлива, какой кажется на первый взгляд, проверять за работниками отделов нужно. Настоятельно рекомендуется специалисту службы ДОУ, ответственному за составление сводной номенклатуры дел организации, пройтись по каждому делу и проверить указанный в графе 4 номер статьи перечня. Ошибки найдутся обязательно, и исправлять придется много - это неизбежность. Но уменьшить количество ошибок и взятых «с потолка» сроков и статей поможет внятное объяснение коллегам принципов работы с перечнями документов.
См. ответы на вопросы «К какой категории относятся приказы об увеличении нагрузки тренера-преподавателя и о распределении дополнительной учебной нагрузки на нового сотрудника? », «Какие документы-основания для подготовки постановления / распоряжения должны передаваться в архив на постоянное хранение? » на нашем сайте
Как разработать номенклатуру дел ИТ-подразделения? Как в холдинге ограничиться составлением номенклатур дел структурных подразделений без их слияния в сводную? Ответы читайте в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи »
Чем и как пользоваться (на примерах) при определении сроков хранения научно-технических документов объяснила начальник отдела комплектования госархива в статье «
Документооборот компании регламентируется статьями номенклатуры дел. Что такое статьи номенклатуры дел и как их применять на практике, расскажем в данной статье.
Обязательная часть подготовки НД - определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг. Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости. СХ бывают:
постоянными;
долговременными: свыше 10 лет;
кратковременными: до 10 лет включительно.
В каждой организации должны использоваться специальные перечни, по которым можно определить СХ деловых бумаг. Специальные правовые акты РФ также устанавливают СХ отдельных документов.
Когда перечни документов попадают в руки сотрудникам, которые составляют номенклатуру дел подразделения, они теряются и не знают, как с ними работать. И здесь важно делопроизводителям и секретарям грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями.
Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы
На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании.
Основной перечень при определении СХ - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов № 558).
Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий.
Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.
Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения. Список используют для определения СХ научно-технической документации и составления НД.
Читайте также:
Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации - налоговых, финансовых, медицинских и т. п.
Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до 1991 г., применяют в настоящее время как справочники межотраслевого значения при подтверждении установленного экспертной комиссией организации срока хранения деловых бумаг.
Так, Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием СХ отменили, но не ввели вместо него новый. Поэтому кредитные организации продолжают использовать этот список, но уже как справочное пособие. В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией.
Рассмотрим структуру на примере Перечня типовых управленческих документов № 558 . Это основной список при определении СХ. Он включает четыре части:
Общие положения, в которых указывают нормативные документы, по которым составлен список, цели составления, разделы, графы и т. д.
Сам список документов.
Список сокращений.
Указатель видов бумаг по алфавитному принципу.
Список представлен в виде таблицы, которая разделена на тематические разделы - их 12. Благодаря разделам можно сразу понять, где искать тот или иной документ.
Бухгалтерия найдет необходимые деловые бумаги в разделе 4, который содержит сведения по учету и отчетности.
Один вид документа может присутствовать в разных статьях и разделах, и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать подходящий для вас.
Что касается СХ (графа 3), то в списке указан не жесткий, а минимально необходимый СХ. Организация может его увеличить
Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3. Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».
Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.
В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части - статьи перечня, в которых они фигурируют.
Есть два способа работы с перечнем.
подразумевает использование предметного указателя. Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа - статьи, в которых они расположены. Эти статьи нам помогут найти необходимый документ.
Таким образом, данный документ хранится постоянно. Если это акт об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то его хранят 5 лет при условии проведения проверки.
заключается в поиске функции, направления деятельности.
Ознакомившись с «Общими положениями» и выбрав необходимое, мы открываем таблицу, ищем раздел и знакомимся с документами.
Пример. Ваша организация работает с международными компаниями. Определяем срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках с зарубежными организациями. Сначала открываем «Общие положения» и ищем подходящий раздел. Наш раздел 5 «Экономические, научные, культурные и иные связи». Переходим в раздел 5 и знакомимся с документами. Находим статью 507. Она нам подходит:
Переписка об экспортных и импортных поставках:
а) с зарубежными организациями
Срок хранения переписки «15 л. ЭПК», то есть после 15 лет хранения в результате экспертизы ценности документы уничтожат или будут хранить дальше.
Самостоятельно снижать СХ деловых бумаг, установленные нормативно, запрещено. ЯяыУвеличивать СХ согласно Перечню типовых управленческих документов № 558 можно в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Пример. Бывают ситуации, когда у компании нет возможности взыскать долги с другой компании. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы. Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет. Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек. Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.
Совместная работа службы делопроизводства и сотрудников организации - идеальный вариант развития событий при подготовке сводной НД Кому как не специалисту, каждый день имеющему дело с конкретными документами, знать их состав, виды и разновидности в своей области. Чтобы сотрудники не отказывались взаимодействовать и не саботировали подготовку НД, организуйте семинары-совещания, во время которых вы разъясните коллегам, как пользоваться перечнями с указанием СХ. Задача службы делопроизводства - донести до сотрудников и подразделений значение такой работы.
В Федеральном законе «Об архивном деле» написано, что СХ деловых бумаг могут устанавливаться в законах, нормативными правовыми актами и перечнями. Если сроки взяты из нормативного правового акта, то тогда в НД указывается ссылка на используемый акт.
В России помимо перечней действуют правовые и подзаконные акты, которые регулируют сроки хранения деловых бумаг.
Таким образом, работа с перечнями несложная, но требует усидчивости и внимательности. Обязательно проверяйте сроки за сотрудниками подразделений. А чтобы сократить количество ошибок, перед тем как подразделения начнут составлять номенклатуру дел, проведите обучение и дайте общее понимание, как работать с перечнем, используя готовые примеры из статьи.
