Распоряжение Администрации города № 000 от 01.01.2001
Об утверждении порядка
взаимодействия между
структурными подразделениями
Администрации города
по подготовке и проведению
массовых мероприятий
В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с изменениями от 01.01.2001), распоряжением Администрации города «Об утверждении Регламента Администрации города» (с изменениями), с целью регулирования взаимодействия между структурными подразделениями Администрации города по подготовке и проведению массовых мероприятий структурными подразделениями Администрации города, подведомственными муници-пальными организациями:
1. Утвердить порядок взаимодействия между структурными подразде-лениями Администрации города, подведомственными муниципальными организациями по подготовке и проведению массовых мероприятий согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города, муниципальных организаций при подготовке и проведении массовых мероприятий соблюдать порядок, утвержденный настоящим распоряжением.
3. Управлению информационной политики () опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить на официальном интернет-сайте Администрации города.
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города
Глава города
Приложение
к распоряжению
Администрации города
от ____________ № ________
взаимодействия между структурными подразделениями Администрации
города, подведомственными муниципальными организациями
по подготовке и проведению массовых мероприятий
1. Настоящий порядок распространяется на массовые мероприятия, включенные в план работы Администрации города.
2. Подготовка и проведение массовых мероприятий структурными подразделениями Администрации города, подведомственными муниципаль-ными организациями производится в следующем порядке:
2.1. Структурное подразделение Администрации города, выступающее организатором массового мероприятия или куратором массового мероприятия, организатором которого выступает подведомственная муниципальная органи-зация, в соответствии с утвержденным планом работы на очередной год (квартал) Администрации города, готовит проект муниципального правового акта о проведении мероприятия с приложением программы, плана подготовки, состава организационного комитета, паспорта безопасности массового мероприятия (оформляется для мероприятий, проводимых на открытых площадках города с предполагаемым количеством участников свыше 1 000 человек. Оформление паспорта безопасности массового мероприятия производится в соответствии с постановлением Администрации города от 01.01.2001 № 4685 «Об утверждении положения о порядке организации и проведения разовых массовых мероприятий на территории города Сургута и обеспечении антитеррористической безопасности при их проведении»).
2.2. Для обеспечения взаимодействия между структурными подразде-лениями Администрации города и координации их действий при проведении массового мероприятия создается организационный комитет, на заседаниях которого обсуждаются вопросы следующего характера:
Согласованности в действиях служб при возникновении чрезвычайных обстоятельств и ситуаций;
Иные вопросы, касающиеся подготовки и проведения массового мероприятия.
3. Взаимодействие между структурными подразделениями Администрации города при подготовке и проведении массового мероприятия:
Осуществляет заблаговременное информирование организаций, управ-ляющих жилыми домами, о проведении массового мероприятия и необходи-мости уборки территорий жилых домов, расположенных вблизи места прове-дения массового мероприятия;
Организует уборку мест проведения массовых мероприятий и приле-гающих территорий в зоне ответственности служб, подведомственных департаменту, до и после проведения мероприятий;
Организует установку и обслуживание временных мобильных туалетов, мусоросборных контейнеров.
Разрабатывает схемы организации дорожного движения , проекты постановлений Администрации города о перекрытии движения автотранспорта по отдельным участкам дорог местного значения, задействованных в прове-дении массовых мероприятий, и совместно с ОГИБДД УМВД России по городу Сургуту, организует их реализации.
3.2. Департамент по экономической политике обеспечивает участие юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в выездной торговле и согласовывает их размещение в местах проведения массового мероприятия.
3.3. Департамент архитектуры и градостроительства:
Организует праздничное оформление города;
Организует праздничное оформление фасадов объекта проведения массо-вого мероприятия и прилегающей территории (растяжки, баннеры).
3.4. Департамент культуры, молодёжной политики и спорта Админист-рации города:
Разрабатывает сценарный ход массового мероприятия;
Утверждает макеты пригласительных билетов и афиш массового меро-приятия;
Организует и осуществляет техническое обустройство массового меро-приятия (установка сценической площадки, ее художественное оформление, монтаж-демонтаж декораций, оборудование звукоусилительной аппаратурой) с соблюдением стандарта качества предоставления муниципальной услуги «Организация массовых мероприятий»;
Обеспечивает участие творческих коллективов в концертных программах массового мероприятия;
Принимает участие совместно с управлением общественных связей в распространении пригласительных билетов на массовые мероприятия, посвященные государственным праздникам и памятным датам;
Ежегодно до 01 августа предоставляет в структурные подразделения Администрации города для планирования затрат информацию о массовых мероприятиях, планируемых к проведению в следующем финансовом году (наименование мероприятий, места проведения, сроки проведения, примерное количество участников, примерное количество контейнеров, урн, мобильных туалетов (биотуалетов) и пр., необходимых для проведения мероприятий.
Организует установку не менее чем за один день до начала массового мероприятия урн, мусоросборных контейнеров на объекте проведения массового мероприятия и прилегающей территории;
Осуществляет уборку территории, прилегающей к месту массового мероприятия до и после окончания мероприятия;
3.6. Комитет по здравоохранению Администрации города обеспечивает оказание неотложной медицинской помощи во время проведения массового мероприятия.
3.7. Управление информационной политики:
Организует работу средств массовой информации города по освещению массового мероприятия;
Осуществляет публикацию в печатных средствах массовой информации и на официальном интернет-сайте Администрации города программы массового мероприятия, иных сведений о массовом мероприятии, поступивших от организаторов массового мероприятия;
Организует и проводит пресс-конференции с участниками массового мероприятия.
3.8. Управление общественных связей:
Разрабатывает порядок проведения протокольной части массового мероприятия;
Изготавливает и распространяет поздравления от имени Главы города с государственными праздниками и юбилейными датами;
Принимает участие совместно с департаментом культуры, молодёжной политики и спорта Администрации города в распространении пригласительных билетов на массовые мероприятия, посвященные государственным праздникам и памятным датам;
По заявкам структурных подразделений Администрации города изго-тавливает пропуска для проезда автотранспорта на массовые мероприятия;
Осуществляет координацию действий всех служб при проведении прото-кольных мероприятий.
3.9. Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Администрации города:
Согласовывает проведение массовых мероприятий с привлечением авиационной техники, проведением показательных выступлений парашютистов, подъемом привязных аэростатов, крупных воздушных шаров с учетом требований обеспечения системы безопасности граждан;
Обеспечивает действия служб при возникновении чрезвычайных обстоятельств и ситуаций при проведении массовых мероприятий.
4. Взаимодействие с Управлением Министерства внутренних дел России по городу Сургуту структурных подразделений Администрации города, подведомственных муниципальных организаций осуществляется по следующим вопросам:
Обеспечение перекрытия движения автотранспорта в местах проведения массовых мероприятий;
Обеспечение общественного порядка в местах проведения массовых мероприятий и на прилегающих к ним территориях в установленном порядке, при необходимости с обеспечением пропускного режима во время проведения массового мероприятия;
Разработка средств обозначения и/или ограждения маршрута движения участников мероприятия и/или посетителей массового мероприятия;
Разработка поручения лицам, ответственным за обеспечение безопасности и порядка организации мероприятия, назначенным организатором массового мероприятия;
Оказание содействия организатору проведения массового мероприятия в осуществлении обследования места проведения мероприятия с целью выявления наличия факторов, способствующих совершению террористических актов и правонарушений.
1.1. Настоящий регламент определяет принципы взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД" (ЦМ) со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД" (ЦФТО) и Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД" (ЦД) при оформлении работ и услуг, выполняемых, оказываемых структурными подразделениями ЦМ, в рамках комплексных услуг, связанных и не связанных с услугой перевозки, а также при оформлении взимания платежей за оказанные услуги, оплата которых производится с использованием единого лицевого счета плательщика.
1.2. Настоящий регламент направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между структурными подразделениями ЦМ, ЦФТО, ЦД при оказании транспортно-логистических услуг в режиме "одного окна", на повышение качества оказания услуг, связанных с перевозкой грузов, на обеспечение единства требований при оформлении начисления сборов и плат по грузовым перевозкам ОАО "РЖД" и на расширение области применения технологии электронного документооборота.
1.3. Настоящий регламент основывается на положениях Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки", Типовом положении о дирекции по управлению терминально-складским комплексом - структурном подразделении Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 04.10.2010 г. № 2064р, Типовом положении о территориальном центре фирменного транспортного обслуживания - структурном подразделении Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 21.08.2009 г. № 1752р, Типовом положении о дирекции управления движением - структурном подразделении Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД", утвержденном 30.06.2010 г. № ЦД-49, других нормативных документах, приведенных в приложении к настоящему регламенту.
Положения настоящего регламента применяются до реализации положений Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки". После реализации основных принципов указанной Концепции данный регламент должен быть пересмотрен в целях приведения его в соответствие.
1.4. Настоящий регламент является типовым, на основании которого вносятся соответствующие положения в действующие регламенты взаимодействия структурных подразделений ЦМ, ЦФТО и ЦД.
1.5. Настоящий регламент не распространяется на случаи, когда по соглашению между ЦФТО (ТЦФТО) и ЦМ (ДМ), исходя из местных условий работы, функции агентов ЦФТО по оформлению перевозок и взиманию платежей выполняют товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ. В таких случаях товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ руководствуются в своей работе положениями Типового технологического процесса работы агентства фирменного транспортного обслуживания (АФТО), утвержденного ОАО "РЖД" 31.12.2004 г.
1.6. Взаимодействие структурных подразделений ДМ со структурными подразделениями Д при оформлении грузовых и коммерческих операций, выполняемых МЧ (ДМ) в местах общего пользования станций, осуществляется в порядке, установленном в Регламенте взаимодействия Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом с Центральной дирекцией управления движением.
1.7. В настоящем регламенте применяются следующие сокращения:
|
Автоматизированное рабочее место подготовки перевозочных документов системы ЭТРАН |
|
|
АС ТЕСКАД |
Автоматизированная система управления терминально-складской деятельностью |
|
Агентство фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ТЦФТО |
|
|
Дирекция управления движением - территориальное структурное подразделение Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД" |
|
|
Дирекция по управлению терминально-складским комплексом - структурное подразделение ЦМ |
|
|
Зона таможенного контроля |
|
|
Единая автоматизированная система актово-претензионной работы хозяйства коммерческой работы в сфере грузовых перевозок |
|
|
Единый лицевой счет плательщика |
|
|
Единый перечень работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов |
|
|
Линейное агентство фирменного транспортного обслуживания |
|
|
Механизированная дистанция погрузочно-разгрузочных работ и коммерческих операций - структурное подразделение ДМ |
|
|
Склад временного хранения |
|
|
Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении |
|
|
Станционный технологический центр обработки поездной информации и перевозочных документов |
|
|
Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ЦФТО |
|
|
Центральная дирекция управления движением - филиал ОАО "РЖД" |
|
|
Центральная дирекция по управлению терминально-складским комплексом - филиал ОАО "РЖД" |
|
|
Центр фирменного транспортного обслуживания - филиал ОАО "РЖД" |
|
|
Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов |
Об утверждении регламента взаимодействия структурных подразделений центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями центра фирменного транспортного обслуживания, центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг
Для обеспечения эффективного взаимодействия между структурными подразделениями Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при выполнении работ и оказании услуг, связанных с перевозкой грузов, и единства требований при оформлении выполненных работ, оказанных услуг:
1. Утвердить прилагаемый регламент взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг.
2. Начальникам Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом Хронопуло С.М., Центра фирменного транспортного обслуживания Кунаевой Б.А., Центральной дирекции управления движением Иванову П.А. обеспечить внесение соответствующих положений в действующие регламенты взаимодействия, указанных структурных подразделений и технологические процессы работы.
Вице-президент ОАО "РЖД"
С.М. Бабаев
При оформлении работ, услуг из ЕПУ 1 , выполненных подразделениями ДМ (МЧ), и взимании по ним платежей взаимодействие ДМ (МЧ) с ТЦФТО (ЛАФТО) осуществляется в следующих функциональных областях:
1 Утвержден распоряжением ОАО "РЖД" № 119р от 31.01.2005 г. (в редакции распоряжений ОАО "РЖД" от 05.10.2006 г. № 2012р, от 26.12.2008 г. № 2828р, от 09.07.2009 г. № 1440р).
1) Заключение договоров с клиентами на оказание услуг в местах общего пользования станций.
2) Согласование заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций.
3) Оформление приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций.
4) Оформление первичных документов на работы, услуги и оформление взимания по ним платежей по накопительной ведомости формы ФДУ-92 2 .
2 В соответствии с приложением № 1 к распоряжению ОАО "РЖД" от 19.08.2011 г. № 1828р "О внесении изменений в Инструкцию по ведению на станциях коммерческой отчетности при грузовых перевозках ОАО "РЖД" и изменении формы ФДУ-92 "Накопительная ведомость".
5) Оформление завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций.
6) Оформление вывоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом с мест общего пользования станций.
2.2.1. При заключении договоров с клиентами на работы, услуги, выполняемые ДМ (МЧ) в местах общего пользования станций, взаимодействие осуществляется между ДМ и ТЦФТО на железной дороге по месту заключения договора на выполнение работ, оказание услуг (далее - договор).
2.2.2. Порядок взаимодействия между работниками ДМ и ТЦФТО определяется перечнем запрашиваемых по договору работ, услуг и местом обращения клиента по вопросам его заключения.
2.2.3. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО 3 , ТЦФТО готовит проект договора. При наличии в договоре работ, услуг, оказываемых подразделениями ДМ (МЧ), ТЦФТО направляет проект договора на согласование в ДМ.
3 Договор на выполнение работ, услуг из ЕПУ, оплата которых производится с использованием ЕЛС.
ДМ рассматривает договор в течение двух рабочих дней с даты получения и передает согласованный проект договора или мотивированный отказ в части выполнения работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ).
Порядок передачи проектов договоров определяется совместно начальником ТЦФТО и начальником ДМ в соответствии с местным регламентом.
Заключение договора с клиентом осуществляет ТЦФТО.
Размеры договорных сборов за работы и услуги, выполняемые, оказываемые по договору подразделениями ДМ (МЧ), определяются в соответствии с "Временным порядком разработки и утверждения в ОАО "РЖД" договорных сборов за работы и услуги, предусмотренные Единым перечнем работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов", утвержденным протоколом заседания правления ОАО "РЖД" от 09.04.2010 г. № 11.
По согласованию ТЦФТО и ДМ работы, услуги, выполняемые подразделениями ДМ (МЧ), могут быть выделены в отдельный договор, который заключает ДМ 4 .
4 Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание, в соответствии с которым полный комплекс работ, услуг (кроме перевозки грузов) оказывают подразделения ДМ (МЧ).
2.2.4. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО, ДМ уведомляет ТЦФТО об обращении клиента, получает от ТЦФТО в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ТЦФТО, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.
При необходимости выполнения работ, услуг по договору подразделениями ДМ (МЧ), подготовка проекта договора, его согласование и заключение осуществляются в порядке, аналогичном указанному в пункте 2.2.3 настоящего регламента.
2.2.5. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ 5 , ТЦФТО уведомляет ДМ об обращении клиента, получает от ДМ в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ДМ, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.
5 Договор на выполнение работ, услуг, в том числе не включенных в ЕПУ, оплата которых производится на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.
Заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.
2.2.6. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ, заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.
2.2.7. В соответствии с местным регламентом взаимодействия ТЦФТО и ДМ допускается устанавливать иной порядок заключения договоров подразделениями ДМ (МЧ).
Для обеспечения согласования заявок на перевозку грузов с учетом технологических возможностей мест общего пользования станций ДМ за 5 суток до начала календарного месяца направляет в ТЦФТО информацию о перерабатывающих способностях мест общего пользования. ТЦФТО обеспечивает ввод данных в АС ЭТРАН для их учета при согласовании заявок на перевозку грузов.
При возникновении обстоятельств, требующих принятия оперативных мер по временному ограничению или запрещению погрузки в местах общего пользования станций, ДМ в течение суток после возникновения таких обстоятельств информирует ТЦФТО.
2.4.1. Прием контейнеров (грузов) к перевозке в местах общего пользования станции оформляется приемосдатчиком груза и багажа на грузовом фронте (далее - приемосдатчик на грузовом фронте) 6 приемосдаточным актом формы КЭУ-16, КЭУ-16 ВЦ (КЭУ-4, КЭУ-4 ВЦ) в соответствии с Правилами приема грузов к перевозке железнодорожным транспортом (7) и Порядком ведения приемо-сдаточных актов на железнодорожном транспорте, утвержденным приказом МПС России от 17.11.2003 г. № 72.
6 В зависимости от местных условий работы в местах общего пользования станции приемосдатчик может являться как работником ДМ, так и работником Д.
(7) Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 28, зарегистрирован в Минюсте России 19.06.2003г. № 4775, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 25.11.2008 г. № 195, от 03.10.2011 № 258.
2.4.2. Один экземпляр приемо-сдаточного акта, подписанный приемосдатчиком на грузовом фронте и грузоотправителем, вместе с накладной передается приемосдатчиком на грузовом фронте в ЛАФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работнику Д, ДМ, уполномоченному на оформление перевозочных документов, для завершения оформления накладной. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.
2.4.3. После завершения оформления накладной агент ЦФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работник Д, ДМ, уполномоченный на оформление перевозочных документов, передает накладную приемосдатчику на грузовом фронте для организации погрузки контейнера (груза) в вагон.
2.4.4. После погрузки контейнеров (грузов) в вагон приемосдатчик на грузовом фронте оформляет вагонный лист соответствующей формы, прикладывает к вагонному листу накладные на отправки, погруженные в вагон, и передает вагонный лист с приложенными накладными в СТЦ. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.
2.5.1. При оформлении работ, услуг на основании сведений в накладной на перевозку грузов
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета, утвержденным ОАО "РЖД" 18.12.2009 г. № ИСХ-21852, на основании сведений в накладной оформляются работы, услуги, оказываемые подразделениями ДМ (МЧ), приведенные в таблице 2.1.
"Хранение грузов на железнодорожной станции назначения сверх срока бесплатного хранения".
Услуга оказывается в местах общего пользования станции назначения подразделениями ДМ (МЧ). Услуга предусматривает хранение груза от окончания срока бесплатного хранения после выгрузки груза из вагона до выдачи грузополучателю (раскредитования накладной) 9 .
9 Услуги, связанные с хранением грузов в местах общего пользования станций, не включенные в ЕПУ, оказываются ДМ (МЧ) по договорам с оплатой на расчетный счет ДМ.
При раскредитовании накладной в ЛАФТО (ТЦФТО) в накладной в графе "Отметки о выдаче груза" проставляется отметка "Сбор за хранение груза по "___ " г. взыскан". Отметка заверяется подписью агента ЦФТО (работника ТЦФТО) и строчным штемпелем станции назначения. В накладной СМГС (в листе выдачи груза) отметка о взыскании сбора за хранение проставляется в графе 98 "Выдача груза получателю". Без соответствующей отметки в накладной выдача груза грузополучателю приемосдатчиком грузового фронта, на котором хранится груз, не производится.
Сбор за оказание услуги начисляется в порядке, установленном в Тарифном руководстве № 3. Сбор взимается с грузополучателя на основании отметки в накладной по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит агент ЦФТО (работник ТЦФТО) 10 .
10 При хранении грузов в местах общего пользования станций после прекращения действия договора перевозки, а также грузов, хранение которых не связано с их перевозкой железнодорожным транспортом, учет времени хранения и плата за хранение грузов начисляется и взыскивается по ставкам и на условиях договоров, заключенных структурными подразделениями ДМ с грузовладельцами.
"Промывка и в необходимых случаях дезинфекция вагонов, контейнеров".
Работы по промывке вагонов выполняются работниками ДМ на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ 11 . Работы по ветеринарно-санитарной обработке вагонов выполняются работниками ДМ на дезпромпунктах и дезпромстанциях, находящихся в ведении ДМ.
11 Настоящий порядок не распространяется на случаи выполнения работ сторонними организациями на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ.
Оформление взимания сбора за работы осуществляется агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) при отправлении вагона со станции выгрузки на станцию промывки или ветеринарно-санитарной обработки на основании сведений, заполненных отправителем вагона в накладной в графе "Наименование груза" в соответствии с пунктом 10.2 Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом 12 .
12 Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 39, зарегистрирован в Минюсте России 23.06.2003г. № 4819, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 03.10.2011 № 258.
Сбор начисляется в соответствии с договором на выполнение работ и взимается с отправителя вагона при расчетах с использованием ЕЛС по накопительной ведомости формы ФДУ-92.
Оформление выполненных работ актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) осуществляется освобожденным бригадиром пункта подготовки вагонов, дезпромпункта, дезпромстанции или иным уполномоченным работником ДМ. Акт оформляется в трех экземплярах и подписывается приемосдатчиком станции и освобожденным бригадиром или иным уполномоченным работником ДМ. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта общей формы проставляется условный код "ЦДТСК".
Два экземпляра акта вместе с памяткой приемосдатчика на уборку вагонов передаются в АФТО (ТЦФТО) станции расположения пункта промывки, третий экземпляр акта остается на хранении в пункте промывки.
По поступлению актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) в АФТО (ТЦФТО):
для вагонов в составе рефрижераторной секции - один экземпляр акта в установленном порядке выдается механику рефрижераторной секции, второй направляется в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО);
для остальных вагонов - два экземпляра акта направляются в установленном порядке в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО).
Поступившие в АФТО станции выгрузки (ТЦФТО) экземпляры акта общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) на выполнение работ по промывке вагона (вагонов), включая экземпляр грузополучателя (до его затребования), хранятся в делах АФТО, (ТЦФТО) приложенными к накопительной ведомости формы ФДУ-92.
2.5.2. При оформлении работ, услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ)
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.2, оформляется актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ).
Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания, услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта проставляется условный код "ЦДТСК".
Акт оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и заказчиком работы, услуги. Один экземпляр акта хранится по месту выполнения работы, оказания услуги, второй экземпляр акта выдается заказчику работы, услуги, третий экземпляр акта передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для оформления взимания платежей за выполненные работы, оказанные услуги.
Платежи за выполненные работы, услуги взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).
2.5.3. При оформлении работ, услуг актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ)
1) Работы и услуги из ЕПУ
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.3, оформляется актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ).
Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом сдачи-приемки производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта сдачи- приемки проставляется условный код "ЦДТСК".
Акт сдачи-приемки оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги, а также оформления взимания платежей.
Платежи взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО). После подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги один экземпляр акта передается из АФТО (ТЦФТО) в МЧ (ДМ) в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ.
2) Работы и услуги, не включенные в ЕПУ
Работы и услуги, не включенные в ЕПУ, выполняются на основании договоров на оказание услуг (выполнение работ) или договоров на транспортно-экспедиционное обслуживание, заключенных подразделениями ДМ с заказчиками услуг (работ). Работы и услуги оформляются уполномоченными работниками ДМ (МЧ) актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ) в порядке, определенном в договоре.
Платежи за выполненные работы, услуги начисляются по ставкам и взимаются ДМ (МЧ) с заказчика работ, услуг на условиях договора путем перечисления денежных средств на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.
2.5.4. При оформлении работ приемо-сдаточным актом
В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение подразделениями ДМ (МЧ) работ по проверке состояния грузов, их массы, количества мест в случаях своевременной доставки грузов без признаков недостачи, повреждения, порчи или хищения в соответствии со статьей 41 Устава (номер в ЕПУ № 32) оформляется приемо-сдаточным актом формы КЭУ-4 ВЦ. При этом в разделе 2 акта "Результаты проверки при выдаче груза" уполномоченным работником ДМ (МЧ) проставляется отметка о номере и дате заключения договора на выполнение работ.
Плата за выполнение работ взимается с грузополучателя по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).
При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ при оформлении накопительной ведомости формы ФДУ-92 агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) в графе ведомости "Подразделение ОАО "РЖД", оказавшее услугу; наименование/код" проставляется код "ЦДТСК".
При завозе груза в места общего пользования станции для последующей перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 14 оформляется на основании предъявленной грузоотправителем накладной.
При завозе в места общего пользования станции порожнего контейнера после выгрузки из него груза пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ), оформленного при вывозе груженого контейнера приемосдатчиком контейнерной площадки.
При завозе груза в места общего пользования станции для оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.
При вывозе груза с мест общего пользования станции после перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 оформляется при раскредитовании накладной
При вывозе порожнего контейнера с мест общего пользования станции пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
Пропуск формы ГУ-43 оформляется агентом ЦФТО или работником станции, ответственным за оформление перевозочных документов (при отсутствии АФТО на станции).
При вывозе груза с мест общего пользования станции после оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.
3.1. При обнаружении неисправного в техническом или коммерческом отношении поданного под выгрузку вагона или выгруженного из вагона на контейнерную площадку ДМ груженого или порожнего контейнера, а также в случае повреждения такого контейнера при выполнении работниками ДМ (МЧ) погрузочно-разгрузочных работ, приемосдатчик на грузовом фронте оформляет в системе ЕАСАПР М (в подсистеме актово-розыскной работы на линейном уровне (АРЛ) акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с описанием неисправностей. Акт подписывается приемосдатчиком на грузовом фронте и уполномоченным работником МЧ (ДМ), принимавшем участие в выгрузке.
На основании акта общей формы, составленного по причине обнаружения при выгрузке неисправного в техническом или коммерческом отношении вагона или контейнера, приемосдатчик на грузовом фронте готовит за подписью начальника станции или его заместителя оперативное донесение, которое передается установленным порядком 15 .
15 Порядок и адреса передачи оперативных донесений установлены в "Инструкции по подаче оперативных донесений при перевозках грузов", утвержденной ОАО "РЖД" 21.08.2007 г. № BM-9261.
Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению уведомления на ремонт контейнера формы ВУ-23к, то уведомление оформляется:
на порожний контейнер - после его выгрузки из вагона на площадку;
на груженый контейнер, если доставка грузов в нем грузополучателю невозможна - после выполнения работниками МЧ (ДМ) операции разгрузки контейнера;
на груженый контейнер, если доставка груза грузополучателю в таком контейнере возможна - после его завоза в порожнем состоянии на основании отметки "контейнер не годен под сдвоенную операцию", проставленной приемосдатчиком контейнерной площадки при оформлении вывоза в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
3.2. При обнаружении технической или коммерческой неисправности груженого или порожнего контейнера при его завозе на контейнерную площадку ДМ приемосдатчик контейнерной площадки (на грузовом фронте) оформляет акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с указанием причин неприема контейнера. Акт подписывается приемосдатчиком контейнерной площадки (на грузовом фронте) и грузоотправителем. Отметка об акте с указанием его номера, даты и времени составления проставляется в приемосдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению акта о повреждении контейнера формы ВУ-25к, то он составляет такой акт и проставляет отметку с указанием номера акта, даты и времени составления в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).
3.3. В случае необходимости ремонта контейнеров, принадлежащих ОАО "ТрансКонтейнер", передачу в филиал ОАО "ТрансКонтейнер" актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ), уведомлений на ремонт контейнера формы ВУ-23к, актов о повреждении контейнера формы ВУ-25к обеспечивает:
начальник участка производства МЧ (ДМ), если приемосдатчик контейнерной площадки является работником ДМ;
начальник станции, если приемосдатчик контейнерной площадки является работником Д.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи
В целях оформления перевозочных и иных документов с использованием электронной подписи при организации перевозок грузов и порожних вагонов структурными подразделениями ОАО "РЖД":
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2013 года Типовой регламент взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи (далее - Регламент).
2. Руководителям департаментов, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов и порожних вагонов руководствоваться настоящим Регламентом.
3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на генерального директора Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД" Кунаеву Е.А.
Вице-президент ОАО "РЖД"
С.Бабаев
Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия между Центром фирменного транспортного обслуживания - филиалом ОАО "РЖД" (или его структурными подразделениями) и структурным подразделением ОАО "РЖД" (или линейным предприятием структурного подразделения) __________________ при электронном обмене документами с применением электронной подписи при оформлении перевозочных документов в автоматизированной системе ЭТРАН.
В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
ТЦФТО - территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД";
структурное подразделение - филиал или структурное подразделение ОАО "РЖД", в т.ч. линейное предприятие структурного подразделения, которое является участником перевозочного процесса;
АС ЭТРАН - Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов;
АС ОЗ - Автоматизированная система создания и обработки заявок на предоставление доступа к информационным ресурсам ОАО "РЖД";
заявка - заявка на перевозку грузов формы ГУ-12;
ЭОД - электронный обмен документами;
ЭП - электронная подпись;
ЭД - электронный документ;
СЗИ - средство защиты информации;
СКЗИ - средство криптографической защиты информации;
УЦ - удостоверяющий центр.
3.1. Обмен ЭД, подписанными ЭП, между ТЦФТО и структурным подразделением _________________ осуществляется в порядке, определенном в следующих документах:
- положении об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД" , за исключением приложений N 1 , и перечня удостоверяющих центров, обеспечивающих подтверждение юридической значимости документов (далее - Положение);
- технологиях оформления заявок на перевозку грузов формы ГУ-12 , перевозочных документов, перевозочных документов на собственный подвижной состав, заявлений на переадресовку груженых вагонов, заявлений на переадресовку собственного подвижного состава, ведомостей подачи и уборки вагонов, накопительных карточек, учетных карточек, ведения электронной базы доверенностей владельцев вагонов, ведения электронной базы подвижного состава, используемого грузоотправителями при перевозках грузов (далее - Технологии). Указанные в настоящем пункте Положение и Технологии размещены на сайте ОАО "РЖД" по адресу www.rzd.ru в разделе "Грузовые перевозки" - "Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания" - "Система фирменного транспортного обслуживания" - "Правила грузовых перевозок".
3.2. Обмен ЭД между ТЦФТО и структурным подразделением ______________ осуществляется с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи, предоставленного сторонам УЦ ОАО "РЖД".
3.3. При взаимодействии ТЦФТО и структурного подразделения ______________ осуществляется обмен следующими ЭД с применением ЭП:
- заявка на перевозку грузов;
- распоряжение на транспортировку грузов;
- перевозочный документ на перевозку грузов;
- перевозочный документ на перевозку собственного порожнего состава;
- требование-накладная на транспортировку грузов;
- заявление на переадресовку груженого вагона;
- заявление на переадресовку собственного порожнего состава;
- учетная карточка;
- ведомость подачи и уборки вагонов;
- накопительная ведомость;
- уведомление о смене владельца вагона в заявке;
- раскредитование накладных на груженый рейс;
- раскредитование накладных на порожний рейс.
3.4. Дата начала обмена ЭД устанавливается сторонами в совместном протоколе, подтверждающем готовность сторон к осуществлению обмена ЭД с использованием ЭП.
3.5. При возникновении у одной из сторон (сторона-инициатор) форс-мажорных обстоятельств (перебои связи, сбой программного обеспечения и т.п.) незамедлительно передается письменное уведомление произвольной формы. Возобновление обмена ЭД производится на основании письменного уведомления стороны-инициатора.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ,
N 13-14, 2013 год
| Название документа: | |
| Номер документа: | 1236р |
| Вид документа: | Распоряжение ОАО "РЖД" |
| Принявший орган: | ОАО "РЖД" |
| Статус: | Действующий |
| Опубликован: | РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ, N 13-14, 2013 год |
| Дата принятия: | 03 июня 2013 |
| Дата начала действия: | 01 июля 2013 |
Когда «бои местного значения» происходят внутри одной службы, вопрос распределения ответственности решает непосредственный руководитель. Но как быть, если споры разгораются между подразделениями? Найти выход из этой ситуации может специалист по персоналу.
Из этой статьи вы узнаете:
Чтобы определить все взаимодействия в компании и тем самым повысить эффективность персонала, HR-спе-циалисты «СпецПолимер» разработали и ввели Регламент взаимодействия и документооборота. Это помогло организации избавиться от многих проблем. Конечно, такой документ - не панацея от всех бед, но он вносит ясность и определенность в деятельность предприятия, существенно облегчает труд не только менеджеров по персоналу, но и руководства.
Компания «СпецПолимер» создана в 2003 г. Разрабатывает и производит защитные полимерные покрытия на основе полимочевины и полиуретанов в России, оказывает услуги по нанесению покрытий на любые виды поверхностей. Имеет 6 филиалов. Количество персонала управляющей компании - около 50 человек.
Регламент обычно создается, если в компании:
много бизнес-процессов;
в них задействованы более двух звеньев (несколько работников или структурных подразделений).
Цели создания регламента взаимодействия и документооборота:
1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц.
2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.
3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.
4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.
5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.
6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.
7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.
Более подробное разъяснение смотрите в видео:
С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде таблицы (см. таблицу). Обратим внимание на некоторые ее столбцы:
«№ формы» - могут быть указаны как стандартные, так и принятые в компании формы документов;
«Исполнитель» - сотрудник, который выполняет действие или готовит и сопровождает документ;
«Дата/время» - точный срок подготовки документа;
«Ответственный» - сотрудник, контролирующий подготовку документа, ответственный за полноту и точность представленных в нем сведений, а также за соблюдение сроков (обычно исполнитель или его руководитель).
Если какое-то звено не предусматривается в конкретном документе, ставится прочерк. Например, секретарь-делопроизводитель ежемесячно готовит и отдает на согласование начальнику службы управления персоналом список дней рождения сотрудников в следующем месяце, однако утверждения данного документа не предусмотрено, и в этом случае в колонке «Подпись, утверждение» будет стоять прочерк. Действия по конкретным документам описываются в регламенте построчно.
Документы можно объединить в группы либо по признаку сходства процессов, либо по службам, к которым они относятся. Поэтому имеет смысл в регламенте выделить соответствующие блоки: по процессам (например: поступление / отгрузка товара и т.п.) или по службам (коммерческий отдел, производственная служба и т.д.). Если крупная компания имеет сложные процессы взаимодействия, то, возможно, помимо общего для всех регламента, придется разработать таковые для каждого из подразделений.
Нюансы создания регламента зависят от особенностей компании и типа ее корпоративной культуры . В любом случае необходимо заручиться поддержкой руководства и вызвать интерес у начальников структурных подразделений. Работу по созданию общекорпоративного документа можно начать с создания Регламента для службы управления персоналом. Для HR-а это достаточно просто: все процессы ему хорошо известны, и мотивировать подчиненных к выполнению Регламента не составляет труда. После такой апробации становится легче «на живом примере» показывать руководителям других служб, как Регламент помогает в работе, что необходимо для его создания и эффективного действия.
Итак, получив одобрение и поддержку руководства, менеджер по персоналу должен собрать всю информацию о внутрифирменных процессах и документах. Для этого лучше всего определить ответственных по каждому блоку процессов (обычно это начальники служб и отделов). Способы сбора данных зависят от особенностей компании: можно сделать рассылку по внутренней сети с формой регламента и примером заполнения либо выяснить необходимые сведения в личной беседе с каждым.
Полученная информация по всем процессам и документам в компании фиксируется на бумаге.
Важно согласовать созданный документ со всеми работниками. Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных комментариев). Если электронная рассылка невозможна либо не все сотрудники имеют доступ к компьютеру - нужно обеспечить каждое структурное подразделение бумажным экземпляром документа. После всех согласований можно издавать приказ об утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми работниками.
Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения. Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.
| № п/п | Документ/информация | № формы | Исполнитель | Согласование | Подпись, утверждение | Кому передаётся | Дата/время* | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Служба управления персоналом | |||||||
| 1.1. | Кадровый учёт | |||||||
| 1.1.1. | Штатное расписание/изменения в штатном расписании | Униф. форма Т-3/Приказ по основной деятельности | Финансовый директор | Утверждение приказом, подписание - начальник службы управления персоналом, главный бухгалтер | Начальник службы управления персоналом | Не позднее 2 дней после утверждения орг. структуры / принятия решения о внесении изменений | Начальник службы управления персоналом | |
| 1.1.2. | Заявления | Работник | Генеральный директор | Инспектор по кадрам | До кадрового действия (увольнение, отпуск и т. д.) | Работник | ||
| 1.1.3. | Трудовой договор | УП-1 | Инспектор по кадрам | До начала работы | Начальник службы управления персоналом | |||
| 1.1.4. | Соглашения, дополнения к трудовым договорам | УП-2 | Инспектор по кадрам | Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт | Генеральный директор, работник | 1 экз. - инспектор по кадрам, 1 экз. - работник | За 2 месяца до изменений | Начальник службы управления персоналом |
| 1.1.5. | Трудовые функции работника | УП-3 | Напосредственный руководитель работника | Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт | Генеральный директор, ознакомление - работник | 1 экз. - инспектор по кадрам, 1 экз. - работник, 1 экз. - непосредственный руководитель работника | За 5 рабочих дней до подписания трудового договора/доп. соглашения с работником | Непосредственный руководитель работника |
| 1.1.6. | ... | |||||||
| 1.2. | Управление персоналом | |||||||
| 1.2.1. | Орг. структура | УП-11 | Начальник службы управления персоналом | Директор по корпоративной политике | Генеральный директор | Начальник службы управления персоналом, в эл. виже - на корпоративный сервер | В течение 1 дня с момента принятия решения о внесении изменений | Начальник службы управления персоналом |
| 1.2.2. | Бюджет расходов службы УП на год (с приложениями) | ОФ-7 | Начальник службы управления персоналом | Директор по корпоративной политике, финансовый директор | Генеральный директор | 1 экз. - начальник службы управления персоналом, 1 экз. - финансовый директор | До 15 декабря предыдущего календарного года | Начальник службы управления персоналом |
| 1.2.3. | ... | |||||||
* Если срок выполнения выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то переносится на следующий за этой датой рабочий день
Шабашова Ирина , редактор-эксперт по кадровому делопроизводству
Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.
Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.
Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.
Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или , вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:
Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.
Комментарий бухгалтера
Галина МЕРЕЖКИНА,
Бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (поселок городского типа Красный Яр Волгоградской области):
– Действительно, часто бывает, что не вовремя предоставленные кадровой службой документы, необходимые бухгалтерии, мешают грамотному ведению бухгалтерского учета в зарплатном секторе. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации, а также спровоцировать проверки налоговой и трудовой инспекций, миграционной службы. Дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых для должностных лиц при нарушении законодательства о труде на первый взгляд не слишком велика (до 5000 руб.) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП), но и дисквалификацией руководителя на три года (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику.
Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору). В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.
Структурное подразделение |
Служба кадров получает |
Служба кадров предоставляет |
Все службы и отделы |
– Предложения по внесению изменений и дополнений в ; – проекты положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций; – сведения об отсутствиях работников; – табели учета рабочего времени; – задания на командировку; – графики очередных отпусков; – графики работ сменного персонала; – заявки на подбор рабочих и специалистов; – характеристики на работников по запросу; – предложения о повышении квалификации, обучении работников; – документы для проведения аттестации или других оценочных процедур; – предложения о расстановке, перемещении и поощрении работников, о наложении взысканий на работников |
– Копии распорядительных документов, – копии типовых положений о структурных подразделениях и типовых должностных и рабочих инструкций; – утвержденные положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции; – организационно-распорядительную документацию по организации труда, оплате труда и личному составу ( , правила внутреннего трудового распорядка, выписку из утвержденного штатного расписания, расчет нормативов численности штата, утвержденные графики отпусков, и др.); – утвержденную план-программу профессионального обучения рабочих и повышения квалификации руководителей и специалистов; – сведения о нарушителях трудовой дисциплины, табели учета рабочего времени |
Бухгалтерия |
Сведения о заработной плате работников (для оформления справок) |
– Табель учета рабочего времени; – копии приказов по личному составу на работников, практикантов и на все виды выплат (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.); – записки-расчеты отпусков и увольнения; – документы на компенсацию затрат за прохождение медицинского освидетельствования при приеме на работу, копии справок МСЭ на работающих инвалидов труда |
Планово-экономический отдел |
– Выписку из бюджета в части фонда заработной платы и фонда потребления; – информацию о выполнении планово-экономических показателей для выплаты заработной платы |
– Копию штатного расписания; – сведения об использовании фонда заработной платы, средств, выделенных на выполнение коллективного договора; – расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности |
Канцелярия (секретариат) |
– Копии приказов по основной деятельности; – копии организационно-распорядительных документов, касающихся деятельности отдела (службы) |
– Номенклатуру дел отдела (службы); – документы для пересылки в другие организации |
Юридический отдел |
Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение |
Проекты приказов, положений о структурных подразделениях, должностных (на визирование) инструкций работников, трудовых и гражданско-правовых договоров, соглашений на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры (на предмет юридической чистоты) |
Служба безопасности |
Бланки пропусков |
Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска |
Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.
В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений. Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.
Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение. Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы. Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.
Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.
Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.
Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.
Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести.
Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение. Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью. Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.
* Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
