В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.
Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
- их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
- они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
Правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
Документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД).
В неё входят три группы:
1) Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы;
2) Распорядительные документы – документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;
3) Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др.
Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.
Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:
Документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;
коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.
документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению.
Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.
С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:
Правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);
- правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).
Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:
1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа;
6) принятие решения или подписание документа;
7) доведение распорядительного документа до исполнения.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Приказ - это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации) руководителями подразделений с привлечением специалистов. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, докладных записок, решений, и т. п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, изданных ранее распорядительных документов организации и т. д.
Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.
К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа. Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:
Государственный герб РФ - изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении;
- эмблема - товарный знак или знак обслуживания;
- наименование организации;
- название вида документа - приказ;
- дата и номер документа;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа.
Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработки проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам. Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а так же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.
Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.
Оформление распорядительных документов
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.
В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов" приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.
Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления. Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.
Основными видами организационно-распорядительных документов являются: приказ, указание, распоряжение, постановление, решение.
Приказ, указание, распоряжение, как документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения.
Приказ, указание, распоряжение - организационно-распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Приказ содержит обязательные для исполнения предписания.
Назовем основные виды приказов:
Приказы по общим вопросам, которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);
приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др.).
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.
Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей:
Констатирующая часть – в ней излагаются цели и причины издания приказа (могут быть перечислены факты, события, дана им оценка). Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках. В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.
Распорядительная часть – начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. Распорядительная часть излагается в повелительном наклонении, может состоять из пунктов. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой, оформляется с «красной» строки.
Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ.
Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.
Приказы по кадрам и личному составу хранятся в отделе кадров, остальные приказы хранятся в канцелярии.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (ключевые слова: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»).
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
Указание и Распоряжение во многом выполняются и оформляются по аналогии с приказами.
Постановление и решение, как документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения.
Постановления и решения издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Считается, что коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности.
На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (ключевые глаголы «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛА»).
Решение оформляется на бланке организации. Обязательными реквизитами Решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в ключевых глаголах, отделяющих распорядительную часть от констатирующей: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ».
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различные мнения и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.
Все распорядительные документы делятся на две группы:
1. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.
2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).
Приказ - распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболее важным, глобальным вопросам деятельности учреждения для разрешения основных и оперативных задач.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Различают приказы:
1. По основной деятельности (по общим вопросам);
2. По личному составу (по кадрам).
Распоряжение – это распорядительный акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:
Информационно-методического характера,
- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,
- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр., о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел увольняемыми сотрудниками; о сроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).
Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаётся министерствами, ведомствами, научными советами).
Решения издают организации (при коллегиальном управлении, например, Совет директоров, и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей - констатирующей и распорядительной.
Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Постановления, издаваемые высшими органами гос. власти подписываются Председателем.
Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. ("Предложить", "Рекомендовать").
В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.
Появился ГОСТ Р 6.30 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", на основании которого устанавливаются состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.
Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели - реквизитам. Реквизиты - обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).
Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации.
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб РФ;
02 - герб субъекта РФ;
04 - код организации;
07 - код формы документа;
11 - дата документа;
15 - адресат;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
22 - подпись;
25 - оттиск печати;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Формуляр - образец указывает место реквизитов на листе бумаги, он же определяет площадь рабочего и служебного полей. Рабочее поле - место, где располагаются реквизиты. Служебное поле - реквизитами не занято, кроме реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 20, и предназначено для закрепления документов в технических средствах хранения.
Установлены следующие размеры полей для ОРД:
Левое - 35 мм (13 печатных знаков от границы листа);
правое - не менее 8 мм (3 - 4 печатных знака);
верхнее - 20 мм(5 межстрочных интервалов);
нижнее - от 16 до 20 мм(4,5 - 5 интервалов).
Формуляр - образец строится на основе конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали - интервалы. Положения табулятора - это количество печатных знаков по горизонтали. Интервал - расстояние между основаниями смежных строк.
При печатании документа используют восемь стандартных положений табулятора:
1. нулевое - граница левого поля;
2. первое - после пяти печатных знаков от границы левого поля;
3. второе - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
4. третье - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
5. четвертое - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
6. пятое - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
7. шестое - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
8. седьмое - после 56 печатных знаков от границы левого поля.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:
Герб РФ или субъекта;
наименование организации, издавший документ;
наименование вида документа;
место составления;
дата документа, регистрационный номер;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы согласования.
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:
Порядок деятельности предприятия;
решения и поручения по организации работы;
организационные мероприятия;
итоги работы;
результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.
Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.
К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:
А. Организация исполнения приказов;
Б. Организация исполнения инструкций.
Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной:
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»;
распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме:
действие - исполнитель - срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Система информационно-справочной документации
Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований, правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации № 1009.
Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств.
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания
Установления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и вопросам их деятельности. Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию, например:
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Москва №1145
Об упорядочении деятельности по развитию собаководства
В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организационного единства в их осуществлении Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководства в Российской Федерации.
Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологических организаций. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными организациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.
Председатель Правительства
Российской Федерации В. Чернок
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части. На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
Постановление Правительства Российской Федерации № 18
Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).
Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например:
«О создании филиала общества в г. Твери»
«Об изменении устава общества».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:
В соответствии с Национальным планом проверок налогоплательщиков, согласованным с Департаментом налоговой полиции России и утвержденным Госналогслужбой России ПРИКАЗЫВАЮ:
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
При составлении проекта приказа необходимо:
Увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;
указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.д.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа. Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки.
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:
Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.
Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.
Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Постановлением Госкомстата России № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1); (унифицированная форма № Т-1а);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5); (унифицированная форма № Т-5а);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6); (унифицированная форма № Т-6а);
- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8); (унифицированная форма № Т-8а);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9); (унифицированная форма № Т-9а);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11); (унифицированная форма № Т-11а).
Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.
Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект». Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г. Зеленогорска», «Об изменении устава общества».
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе...». Организационно-распорядительная документация. В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.
Например:
1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект «Технического задания…».
2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения …
Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Например: «5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.».
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки/ На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Краткий словарь видов и разновидностей документов. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. Организационно-распорядительная документация.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Указание
Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Решение
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия. Организационно-распорядительная документация.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» (РЕШИЛА, РЕШИЛО, РЕШИЛИ), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: ...».
В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (РЕШИЛИ).
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.
Распорядительная часть излагается пунктами.
Приложение 1 к решению Совета директоров № 15.
Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. Решения подписываются руководителем органа управления. Решение оформляются на бланке решения. Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Постановление
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами. Постановления оформляются на бланке постановления. Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);
сбор и анализ информации по вопросу;
подготовка проекта распорядительного документа;
согласование проекта документа;
доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний;
принятие решения (подписание документа);
регистрация распорядительного документа;
доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа, хотя, безусловно, первичной в данном случае является процедура принятия решения, на которую и накладывается процесс документирования.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1.Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, а также ранее изданных распорядительных или иных документов организации.
2.Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
В первом случае в качестве документов, инициирующих решение, выступают документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Во втором случае информацию о необходимости принятия решений орган управления получает из таких документов, как переписка, докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа.
Для выработки качественного, эффективного решения стадия сбора и анализа информации имеет особое значение. Специалисты, готовящие проект распорядительного документа, должны собрать объективную, достоверную информацию, достаточную для принятия решения. Источниками такой информации могут быть: законодательные и иные нормативные правовые акты, оперативная документация организации, документы, поступающие из других организаций, архивные документы, публикации в периодической печати, научные материалы и др. Если ранее в организации принимались решения по аналогичным вопросам, необходимо изучить ранее изданные распорядительные документы во избежание принятия решений, противоречащих или повторяющих ранее принятые решения.
Следующий этап в подготовке распорядительного документа –оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Первоначально проект распорядительного документа оформляется не на бланке, так как он должен будет пройти этап согласования, в результате которого в проект документа могут быть внесены изменения. Текст проекта документа составляется по тем же правилам, что и окончательный текст документа, оформляемого на бланке. В верхнем правом углу проставляется слово «Проект». К тексту проекта документа составляется заголовок. Другие реквизиты (подпись, дата и др.) в проекте документа не оформляются.
Этап согласования проекта документа может состоять из визирования (внутреннего согласования) и внешнего согласования (экспертизы решения в других организациях), если оно необходимо. Визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа или на обороте последнего листа документа. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после того, как проведено внутреннее согласование. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение или замечания. В последнем случае виза дополняется надписью «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются» и др. Замечания редакционного характера вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа.
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчику проекта для доработки документа. Если при доработке проекта распорядительного документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Руководитель имеет право принять любое решение, даже противоречащее мнению исполнителя (составителя проекта документа).
Следующий этап – доработка проекта распорядительного документа по замечаниям – предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подпись. После окончательного оформления проекта документа на бланке необходимо еще раз провести визирование документа. Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили свои визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Как правило, визы оформляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
Если проект распорядительного документа готовился по поручению, принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Руководитель подписывает только правильно оформленные и согласованные со всеми заинтересованными лицами проекты документов.
Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе документационного обеспечения (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала).
Последний этап в процедуре подготовки распорядительных документов – доведение документа до исполнителей. На этом этапе проводится тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки – в течение одного-двух дней после подписания документа.
Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.
Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.
Основные внутренние документы
По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.
Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.
При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.).
Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.
Приказы делятся на два вида:
Приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу.
К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и т.п.
К приказам по личному составу относятся приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.
Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).
Распоряжение – это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.
Решение – это документ, отражающий решения производственных совещаний.
Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».
Должностная инструкция - это документ, определяющий права и обязанности работника компании.
Должностная инструкция включает в себя:
Общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);
должностные обязанности работника;
права;
ответственность.
Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.
Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.
Положение (порядок), инструкция и регламент – это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.
Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.
Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).
Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).
Служебная записка – это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании. Докладная записка – документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.
Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.
Взаимодействие работников внутри структурного подразделения должно регламентироваться Положением об отделе.
Положение об отделе включает в себя:
Общие положения (состав структурного подразделения, наименование должности руководителя структурного подразделения, должностная подчиненность);
основные направления деятельности структурного подразделения;
круг вопросов по взаимодействию со структурными подразделениями компании (наименование структурных подразделений, круг вопросов взаимодействия);
ответственность.
Мы рассмотрели, какие документы необходимы работнику для уяснения своих должностных обязанностей (должностная инструкция) и какой внутренний документ объединяет работников в структурное подразделение (Положение об отделе). А теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании.
Работа всех структурных подразделений направлена на достижения единой цели фирмы – процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные подразделения неразрывно связаны между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.
Процесс взаимодействия структурных подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе деятельности организации, регламентируется организационными документами компании.
Например: Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара Клиенту.
В данном случае будут задействованы: коммерческий отдел, отдел производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставка Клиенту.
Такая схема взаимодействия структурных подразделений может быть описана в Регламенте по работе с Клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций, руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность.
Если структурные подразделения не взаимодействуют друг с другом, это приводит к потере клиентской базы и как следствие к нерентабельной деятельности компании.
Часто возникают ситуации, когда Клиент не платит за выполненную работу (оказанные услуги). В этом случае у компании возникает дебиторская задолженность, которая остается отраженной в балансе «мертвым грузом».
Во избежание подобных ситуаций необходимо издать «Регламент по взысканию дебиторской задолженности», который будет содержать в себе порядок действий работника, ведущего Клиента от начала до конца проекта по вопросам:
Направления претензии к Клиенту;
доведения информации до сведения руководства;
порядка ведения переписки с Клиентом;
ответственности.
Вы видите, какое разнообразие документов, регламентирующих различные ситуации, существует в компании. Теперь возникает необходимость в построении порядка прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.
Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:
Перечень внутренних документов, действующих в компании;
порядок создания внутренних документов;
перечень организационных документов компании;
порядок заполнения типовых форм документов;
порядок создания документа в обществе;
ответственные лица;
порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;
порядок регистрации входящей корреспонденции;
порядок заключения договоров с клиентами;
документооборот внутри общества (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);
ответственность;
предоставление документов на подпись руководителю и т.д.
Инструкция по делопроизводству это основной документ в компании и, в зависимости от количества действующих документов, этот документ может состоять из нескольких частей.
Например: Одной из частей Инструкции по делопроизводству может быть Порядок согласования договоров.
В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется Инструкцией по организации архивного дела.
Инструкция по организации архивного дела регламентирует:
Порядок передачи документов в архив;
сроки хранения документов;
порядок утверждения номенклатуры дел;
порядок использования архивных документов;
положения об экспертной комиссии.
В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо.
В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:
Основной вид деятельности компании;
информацию, составляющую коммерческую тайну компании;
наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;
период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, после расторжения трудового договора;
ответственность за разглашение информации;
условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.
К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.
Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.
При приеме работника на работу с работником подписывается Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта).
Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.
На начальной стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.
Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме.
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании..."). Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя.
Приказ - подзаконный нормативный правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа исполнительной власти или ведомства и содержащий правовые нормы.
Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую, или организационно-нормативную.
Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.
Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.
Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3–5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.
Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель.
Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Текст постановления может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления).
Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица (лиц). Ключевым словом этой части является «ПОСТАНОВЛЯЕТ: …». Например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ: …
Решение . Это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решения оформляются по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста является «РЕШИЛ». Например: «^ Ученый Совет… университета РЕШИЛ…», «Коллегия … РЕШИЛА …».
Распоряжение . Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий, организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу.
Распоряжение может включать констатирующую часть, в которой, как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа – распорядительная. В ней указывается действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует.
Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
В зависимости от содержания распорядительная часть указания начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ…» или «ОБЯЗЫВАЮ…». Далее следуют пронумерованные указания, пункт о контроле над исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не обязательна.
Приказ. Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.
Приказ издается для решения оперативных задач. Он является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной организации.
Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (при ее наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. Например: О внесении изменений в должностную инструкцию; О назначении на должность; О прохождении флюорографического обследования.
В первой части приказа указывается причина или основание создания документа. Обычно она начинается словами В связи с…. Если содержание документа в пояснении не нуждается, он содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ…». Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения…, назначить…, перевести…, объявить…. Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы ставятся в тексте после фамилии). Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Главному бухгалтеру Новиковой Т.Н. открыть отдельный расчетный счет …
Срок исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр: 15.04.05.
В последнем пункте приказа указываются конкретные должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением данного распорядительного документа. Используются формулировки: Контроль за исполнением приказа возложить на…, Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.
Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.
Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); 5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же чаще всего предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.
Основные языковые модели справок:
Обозначение адресата: Дана для представления в …
Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.
Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация, предложение и его аргументация); 4) список документальных приложений (если они требуются); 5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок.
Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость (чего)…, Согласовать вопрос….
Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.
Заявление . Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.
Реквизиты личного заявления: 1) адресат; 2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон – при адресации от частного лица в организацию); 3) наименование жанра документа; 4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией; 5) список документальных приложений (если они есть); 6) подпись заявителя; 7) дата.
Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя – в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова И.И.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чье заявление? (Иванова И.И.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта – без предлога.
Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает оба варианта: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, т.к. слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.
Дата может оформляться либо тремя парами арабских цифр (15.04.05), либо развернуто (15 апреля 2005 г.)
Служебное заявление организуется по той же схеме, что и личное.
Ключевое слово этого жанра – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…
Акт. Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.
Как и в ряде других документов, в акте текст предваряет заголовок, начинающийся с предлога о (об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: О проверке…, О списании…, О приеме-передаче…
Некоторые виды актов требуют утверждения руководством вышестоящего ведомства (министерства).
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.
Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.
Выделяют следующие виды распоряжений: длительного действия; касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.
Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: “В соответствии”, “В связи”, “В целях”.
Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
Формуляр распоряжения состоит из реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подпись; отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланке формата А4.
Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.
К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:
а) организация исполнения приказов;
б) организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной.
Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: “Во исполнение...”, “В целях...”, “В соответствии...”.
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения.
В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.
Датой указания является дата его подписания.
Указание оформляется на бланке формата А4.
Формуляр указания состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подпись; отметка о согласовании.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Формуляр решения состоит из реквизитов: название организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подписи (председатель, секретарь); визы.
Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.
Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.
Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:
К распорядительной документации относятся:
Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .
Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:
1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;
2) перечня рассматриваемых в них вопросов.
Рассмотрим эти отличия более подробно.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:
В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:
8.5. Генеральный директор Общества:
издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…
Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.
Извлечение
из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
(в ред. от 28.12.2010)
Статья 69. Руководитель акционерного общества
2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.
Извлечение
из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ
«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»
(в ред. от 02.07.2010)
Статья 21. Руководитель унитарного предприятия
1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]
Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]
Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.
В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.
Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.
Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.
Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.
В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .
Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).
Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).
Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.
Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.
Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.
Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.
Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).
При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.
Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.
Обратите внимание
На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.
Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.
Извлечение
из Регламента Правительства Москвы
3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы
Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]
В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).
■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).
Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.
■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.
■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:
3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.
4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.
5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.
■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:
2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.
Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.
■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.
■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.
6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.
Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).
■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:
3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.
Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.
4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.
Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.
5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.
Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.
■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:
1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.
Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.
Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.
