При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.
Первичные документы.
Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется ». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.
Ответственность за неправильное оформление первичных документов.
Ответственность может возникнуть при:
Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».
Таблица 1 . Штрафные санкции.
Вид правонарушения |
Штраф |
Основание |
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде) |
п. 1 ст. 120 НК РФ |
|
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода) |
п. 2 ст. 120 НК РФ |
|
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы |
20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб. |
п. 3 ст. 120 НК РФ |
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) |
20% от неуплаченной суммы налога (сбора) |
п. 1 ст. 122 НК РФ |
Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) |
40% от неуплаченной суммы налога (сбора) |
п. 3 ст. 122 НК РФ |
Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми |
40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб. |
п. 1 ст. 129.3 НК РФ |
Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов |
20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению |
ст. 123 НК РФ |
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля |
200 руб. за каждый не предоставленный документ |
п. 1 ст. 126 НК РФ |
Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля |
п. 2 ст. 126 НК РФ |
|
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля |
Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб. |
ст. 15.06 КоАП РФ |
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов |
Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб. |
ст. 15.11 КоАП РФ |
* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)
Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».
В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».
Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.
Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.
Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги. Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением. Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.
Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:
Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.
Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.
Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:
Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.
Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.
Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.
Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.
Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:
Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.
Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.
Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.
Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.
Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.
Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.
Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.
Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:
Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.
Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.
Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:
Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.
В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.
Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства. В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.
Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке. Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.
Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.
Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.
Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, ваша организация может быть оштрафована.
Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета» классифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».
Размер штрафа за такое нарушение - 5 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 15 000 рублей.
Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.
В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.
Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога, а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.
Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О).
Какой штраф в какой ситуации применить, должен решать суд.
Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.
Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.
Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактуют и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могут классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».
Такой же вывод проверяющие могут сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.
Конечно, чтобы полностью исключить претензии налоговиков, нужно заполнять все предусмотренные реквизиты. Однако, если по какой-то причине этого сделано не было, а проверяющие расценивают это как грубое нарушение, не спешите платить штраф.
Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.
Пример
ООО «Невко» перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг. Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов.
Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости. Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.
Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.
Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов: не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».
Решение суда отражено в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11 апреля 2001 г. N А56-23126/99.
А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.
Пример
Предприниматель В.К. Малышев осуществлял деятельность по перевозке грузов. Вместе с налоговой декларацией Малышев представил в налоговую инспекцию накладные и квитанции к приходным кассовым ордерам, полученные от поставщиков и подтверждающие его расходы по покупке топлива и запчастей.
Документы были оформлены на типовых бланках, на них были печати организаций-поставщиков и штампы «Оплачено» с указанием дат. Между тем ни на накладных, ни на квитанциях к приходным ордерам не были указаны должности и фамилии оформивших их работников.
Налоговики расценили это как нарушение Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и исключили суммы, оформленные этими документами, из состава расходов. Предприниматель не согласился с налоговой инспекцией и обратился в арбитражный суд.
Выслушав аргументы сторон, арбитражный суд поддержал позицию предпринимателя.
Свое решение суд обосновал так: «Отсутствие в представленных документах наименований должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и расшифровок их личных подписей свидетельствует о нарушении этими лицами ведомственных нормативных актов, но не опровергает наличия у предпринимателя расходов по эксплуатации автомобиля».
Решение суда отражено в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 24 ноября 1998 г. N 512/98.
За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2 000 до 3 000 рублей (п. 15.11 КоАП РФ).
Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского учета привело:
к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%;
к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение. К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ - ее должностные лица.
Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».
Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объема документов. Факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден документально, таким образом можно утверждать, что первичная документация составляет основу ведения бухгалтерского учета.
Следует отметить, что с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение альбомов унифицированных форм, установленных постановлениями Госкомстата РФ, становится необязательным.
Соответственно, все формы первичных документов, применяемые экономическими субъектами с 1 января 2013 года, формально не считаются унифицированными. Поэтому в случае, когда организация предполагает и далее использовать формы, которые ранее были включены в соответствующие альбомы, целесообразно утвердить их приказом руководителя и привести в приложении к учетной политике.
Кроме того, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года № 106н, установлена необходимость разработки графика документооборота. Наличие данного документа позволяет контролировать движение документации между исполнителями от момента составления до передачи в архив, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии.
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ
Обширная практика налоговых и аудиторских проверок свидетельствует о наличии систематических ошибок, которые допускаются бухгалтерами, заполняющими первичные документы.
Выявление подобных нарушений практически всегда влечет возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчетности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию.
Типовые замечания, предъявляемые при проверках, зачастую связаны со следующими обстоятельствами.
Отсутствие первичного документа
При установлении налоговым органом фактов отсутствия первичных учетных документов к организации могут быть применены санкции, установленные статьей 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение порядка ведения учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.
Действительно, отражение в учете расхода, не подтвержденного документально, является нарушением как бухгалтерского законодательства, так и требований ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме затраты должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль только тогда, когда первичные документы заполнены корректно. Организации могут отказать в праве на применение вычета по НДС, поскольку факт расхода документально не оформлен.
Кроме того, не представляется возможным подтвердить правомерность оприходования ценностей в бухгалтерском учете, а также отсутствуют основания для принятия их материально-ответственными лицами под материальную ответственность.
Отсутствие документов на получение выручки может свидетельствовать о занижении экономическим субъектом налогооблагаемого дохода, что также влечет штрафные санкции.
Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий или ксерокопий документов, необходимо обеспечить надлежащий внутренний контроль учета первичной документации. Целесообразно проводить периодические проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому документообороту.
Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.). В этом случае руководитель предприятия должен провести проверку и принять меры по восстановлению такой документации. При необходимости он может обратиться за помощью к службе безопасности офисного здания, пожарного надзора или следственным органам. Результаты проведенной проверки необходимо оформить актом.
Оформление первичного документа в электронном виде
Широко применяемые на практике бухгалтерские программы создают первичные документы в автоматическом режиме при формировании соответствующих проводок. Зачастую во избежание значительного документооборота бухгалтеры не распечатывают электронные документы.
Необходимо иметь в виду, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, в качестве обязательного реквизита первичного документа.
Действующее законодательство не исключает принятие к учету документации, оформленной с помощью компьютерной техники, в единственном случае - только при ее подписании с использованием квалифицированной электронной подписи с учетом требований Федерального закона от 06.04.2011 года № 64-ФЗ «Об электронной подписи». Такая подпись соответствует собственноручной.
Если электронная подпись экономическим субъектом не используется, хранение первичных документов только на машинных носителях может быть приравнено к их отсутствию.
Факсимильная подпись первичных документов
Как указывалось выше, Федеральный закон о бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что действующее российское законодательство не допускает оформления бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной подписи.
Порядок подписания счетов-фактур
Особое внимание следует обратить на порядок подписания счетов-фактур. Ведь на основании данного документа экономические субъекты реализуют право на возмещение НДС из бюджета.
Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать сомнения в достоверности подписей должностных лиц.
Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его подписания.
Также аналогом собственноручной подписи можно оформлять документы, не влекущие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления).
Первичные документы и признаки их фальсификации
Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности документа.
Подозрения о недостоверности документации могут возникнуть в следующих случаях:
При наличии орфографических и арифметических ошибок;
При очевидном механическом воздействии на документ (например: при искусственном состаривании, стирании части текста);
При дописывании текста документа;
При различии цвета и качества листов одного документа;
При наличии записей, написанных карандашом.
Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.
Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их оформленными ненадлежащим образом. Как следствие, организации будет отказано в возмещении НДС и уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.
Исправление ошибок в первичных документах
По общему правилу, если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного показателя.
При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки не допустимы.
Указанные правила не распространяются на кассовые документы. Исправление данной документации запрещено законодательством. При допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется новый.
В дополнение к замечаниям, предъявляемым к кассовым документам, следует отметить отсутствие даты получения денежных средств, подписи получателя, размера денежных средств, указанного прописью от руки в расходном кассовом ордере. В таком случае сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Другие распространенные ошибки в первичном документе
Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо предусматривает состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в любом первичном документе.
Выше мы рассматривали последствия отсутствия собственноручной подписи. Кроме этого привлечь внимание налоговых органов могут следующие распространенные ошибки:
ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ: НАРУШЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Так, согласно статье 120 НК РФ данное обстоятельство может повлечь за собой финансовые санкции в сумме от 10 000 до 30 000 рублей. Если инспектором будет доказано, что налоговая база была занижена, взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога проверяемого периода, но не менее 40 000 рублей.
Изготовление и использование поддельных документов влечет административную и уголовную ответственность.
Компания, изготавливающая и распространяющая поддельные бланки, печати и штампы, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 рублей с конфискацией орудий совершения правонарушения на основании статьи 19.23 КоАП РФ.
