Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.
В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.
Она включает в себя четыре столбца.
В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.
Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.
После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Актом сверки взаиморасчетов называют бухгалтерский документ, который составляется контрагентами за определенный период и отражает состояние расчетов. Несмотря на то, что обязанность составления этого документа не закреплена на законодательном уровне, сотрудничая между собой, организации редко обходятся без него . Акт сверки способен обнаружить ошибки бухучета и является весомым доказательством в судебных спорах.
Судебные тяжбы, связанные с задолженностями по обязательствам, встречаются при сотрудничестве организаций повсеместно. Если данные по задолженности не совпадают, может составляться протокол разногласий. Этот акт позволяет акцентировать внимание на предмете спора. Протокол разногласий, как и акт сверки, не обязателен, однако существенно упрощает разрешение спорных ситуаций.
Неотъемлемой частью любого протокола разногласий является акт сверки
. Протокол заполняется на основе акта сверки и содержит информацию, отраженную там. Акт сверки же необходим для соблюдения учета при долгосрочном сотрудничестве .
Составление этого документа может проводиться как в конце года, так и за меньшие промежутки времени.
Составление акта сверки в конце года позволяет упростить ежегодную инвентаризацию и помогает начать новый год без задолженностей. Ежемесячное составление акта полезно в следующих случаях :
Для удобства контроля взаимных расчетов, акты сверки могут составляться как по всем взаимоотношениям контрагентов, так и по отдельным договорам. И в том, и другом случае лучше всего начинать ведение этой документации сразу, что позволяет значительно упростить механизм расчетов.
Форма акта сверки взаиморасчетов и протокола разногласий к нему является неунифицированной и разрабатывается предприятием исходя из собственных требований. Эта возможность подкреплена Письмом Министерства финансов № 07-05-04/02, которое дает свои разъяснения насчет применения этих документов в деловом обороте.
Несмотря на то, что в этих документах отражаются характерные реквизиты организаций, они не являются первичными и не отражены в специальном списке Федерального закона №402-ФЗ . Однако, акт сверки и протокол разногласий должны оформляться таким образом, чтобы при возникновении судебных разбирательств они могли служить доказательством нарушения обязательств одной из сторон.
При составлении акта сверки необходимо учесть выполнение обязательств по договору
, а также верность фигурирующих в бухгалтерском учете сумм
. Для подготовки сверки необходимы первичные бухгалтерские документы, такие как договора, счета-фактуры, товарные накладные.
Правильный акт сверки должен содержать следующую информацию :
Основой документа является таблица с расчетными сведениями . Левая часть отражает данные организации составителя, правая часть — данные контрагента. Каждая из сторон заполняет номер операции, ее наименование, а также дебет и кредит по ней. Последней строкой обозначаются обороты за период и конечное сальдо на дату составления.
Если разногласий по составлению акта сверки не возникает, и суммы сальдо конечного в обеих частях таблицы соответствуют друг другу, акт подписывается и передается стороне, инициировавшей подписание. При возникновении споров составляется протокол разногласий, с указанием спорных моментов.
Сальдо — это не что иное, как разность между дебетом и кредитом. Сальдо рассчитывается за определенный промежуток времени. Различают входящее сальдо, сальдо за период и конечное сальдо. Конечное сальдо содержит информацию о разности дебета и кредита на окончание периода.
Конечное сальдо определяется как сумма остатка по счету на начало периода и оборотов за определенный период . Универсальная формула для расчета:
Конечное сальдо = Дебет – Кредит +/- Сальдо начальное
То, какой знак будет стоять перед начальным сальдо, зависит от его нахождения в таблице. Если начальное сальдо в дебете, у него должно быть положительное значение, если в кредите – отрицательное.
В поле кредит таблицы акта сверки взаиморасчетов заполняются сведения об оплате товаров или услуг. Ситуации, когда организация-составитель акта сверки имеет дебетовое сальдо с положительной суммой, означают, что часть работ или товаров остались неоплаченными. В тех случаях, когда существует сальдо кредитовое, наоборот, проявляется задолженность перед покупателем, то есть услуг предоставлено меньше, чем было за них заплачено.
Графа дебет таблицы акта сверки отражает предоставление услуг или товара, а графа кредит содержит сведения об их оплате. Ситуации, когда имеет место дебетовое сальдо, называются дебиторской задолженностью.
При отправке акта сверки взаиморасчетов одного контрагента другому, нередко прикладывается сопроводительное письмо. В письме указывается просьба подписать и вернуть его по почте на указанный адрес. Кроме этого указывается способ урегулирования разногласий.
Как правило, сопроводительное письмо имеет похожее содержание: «ООО «Компания» направляет ООО «Партнер» акт сверки взаиморасчетов по состоянию на 20.12.2016. Просим Вас подписать и отправить по электронной почте сканированный документ не позднее 25.12.2016. При наличии разногласий просим составить протокол разногласий» .
Любой акт сверки под таблицей расчетов имеет похожую запись: «По данным ООО «Компания», на 20.12.2016 задолженность в пользу ООО «Партнер» составляет 100,000-00 руб.» .
В том случае если контрагент ООО «Компания» согласен с этой задолженностью, он ставит свою подпись и возвращает документ отправителю. Если после заполнения таблицы акта сверки у ООО «Партнер» имеются отличные записи, он также должен отразить их под таблицей: «По данным ООО «Партнер», на 20.12.2016 задолженность в пользу ООО «Компания» составляет 90,000-00 руб.» .
Для того чтобы акцентировать внимание на отличиях сведений для той или иной операции, несогласная сторона может составить протокол разногласий, указав в нем пункт акта сверки, который ставится под сомнение.
Протокол разногласий к акту сверки не имеет унифицированной формы и заполняется по желанию организации. Обычно протокол разногласий, подписанный руководителем и главным бухгалтером, выглядит следующим образом: «20.12.2016 ООО «Партнер» получен акт сверки взаиморасчетов с ООО «Компания» по состоянию на 20.12.2016. Рассмотрев указанный документ, выражаем несогласие по следующим пунктам.» .
В качестве доказательства произведенной не в полном размере оплаты служат подтверждающие документы, например, выписка с расчетного счета.
В связи с тем, что акт сверки не является , обязанность по его подписанию законодательно не закреплена. Следовательно, контрагент может проигнорировать просьбу о проведении сверки.
Однако, если в договоре о сотрудничестве такая обязанность прописывается, подписание акта сверки должно производиться в соответствии с требованиями. Кроме самого факта сверки взаимных расчетов, в договорах могут отражаться сроки и ответственность за несвоевременное исполнение обязательств.
В любом случае, если один из партнеров не подписывает акт сверки, и имеется задолженность, следует обращаться с исковым заявлением в суд. Главное, чтобы дебиторская задолженность была обоснована первичными документами.
Фрагмент семинара относительно акта разногласий представлен ниже.
Акт сверки взаиморасчетов - это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.
В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.
Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.
Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.
Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.
Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, - плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя.
Лучше всего, если образец сопроводительного письма к акту сверки будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму.
В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа (почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером).
Текст может быть примерно следующий.
Бесплатная юридическая консультация:
Для составления необходимо знать:
Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.
Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.
При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:
Второй вариант допустим в случаях, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота. Обычно такой обмен осуществляется между бухгалтерами организаций и несет функцию контроля документооборота.
Бесплатная юридическая консультация:
Перед годовым отчетом подписание актов сверок является обязательным, и уместнее направить сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, вложением (как в первом варианте).
PPT.RU - Власть. Право. Налоги. Бизнес
Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна
А давайте придумаем сопроводительную записку к акту сверки с контрагентами. Я вот сочиняла-сочиняла сидела и какая-то хрень получается:
Бесплатная юридическая консультация:
Просим подписанный акт сверки выслать по адресу: .
Если данные нашего акта не соответствуют данным Вашего учета, значит у нас отсутствуют документы (акты, накладные, сч/ф)
Направляем Вам акт сверки на ДД.ММ.ГГ. Просим Вас в. дневный срок подписать и вернуть в наш адрес один экземпляр акта либо разногласия по акту сверки. В случае неполучения в указанный срок подписанного акта либо разногласий по нему будем считать сальдо расчетов подтвержденным.
Сообщений: 5 083
Бесплатная юридическая консультация:
А каким текстом сподвигнуть контрагентов выслать недостающие документы?
В разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги на вопрос как грамотно написать письмо поставщику, чтобы он подтвердил своей подписью акт сверки взаимных расчетов? заданный автором Елена Тренина лучший ответ это а зачем письмо? что просто так они акт сверки не подписывают?? ? ну тогда я б так написала. На фирменном бланке: ООО"Рога и Копыта" просит Вас подписать акт сверки взаимных расчетов за перид с 01.01.01 по 31.12.01.и приписать: Акт сверки прилагается. число подпись
Первоисточник я бы так сделала)
Я бы послала письмо и Акт сверки расчетов по почте с уведомлением, В письме бы написала: ООО. просит провести сверку расчетов по состоянию на такую-то дату. 1 экземпляр акта сверки с подписью ген. директора и главного бухгалтера и печатью организации просим вернуть в адрес нашей организации.Если в течение 30 дней со дня получения письма акт сверки не будет возвращен, то будем считать задолженность подтвержденной
Бесплатная юридическая консультация:
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.
Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.
Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.
Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):
Бесплатная юридическая консультация:
в ответ на вашу вакансию «менеджер по продажам холодильного оборудования», опубликованную в журнале «Работа и Зарплата», высылаю свое резюме. Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания.
С наилучшими пожеланиями,
Иванова Анна, тел.-11-11
Добрый день, Мария.
В прикрепленном файле резюме. Претендую на вакансию финансового аналитика. Источник информации о вакансии www.zarplata.ru Готова предоставить любую дополнительную информацию, необходимую для рассмотрения моей кандидатуры.
Бесплатная юридическая консультация:
прошу рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера, заместителя главного бухгалтера.
Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.
С уважением, Иванова Анна, тел.-11-11
Полная версия сопроводительного письма (предназначенная для компаний, исповедывающих западный стиль кадрового менеджмента) строится по аналогичной схеме. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить:
Бесплатная юридическая консультация:
1. Название должности (возможно - двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях) предложение своей кандидатуры.
Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что Ваша компания открыла вакансии в сфере санитарного контроля мясомолочного сырья. В этой связи хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на позицию, связанную с осуществлением функции контроля качества, санитарно-ветеринарного контроля сырья и готовой продукции. Я полагаю, что мой опыт работы может быть востребован как на позиции эксперта по закупкам мясомолочного сырья, так и на позиции руководителя службы санитарного контроля.
2. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете.
3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше - в стенах именно данной компании.
В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками. Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях.
Бесплатная юридическая консультация:
Весь опыт моей трудовой деятельности, профессиональные знания и навыки, а также ожидания дальнейшего продвижения лежат в области активных прямых продаж и работы с клиентами (как на исполнительском, так и на административном уровне). На данный момент в своем активе я имею более чем 5-летний опыт работы в продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт руководства в данном направлении в течении последнего года работы. На последнем месте работы я, в должности руководителя подразделения продаж, лично отвечал за деятельность и результаты службы продаж в сфере В2В (медицинское и косметологическое оборудование).
4. Готовность к личному интервью в компании, в ходе которого вы более полно изложите информацию о себе.
5. Контактную информацию.
С удовольствием приму предложение встретиться и рассказать несколько больше о своем опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону … либо электронной почте …
В случае Вашей заинтересованности, буду рад в рамках собеседования ответить на все интересующие Вас вопросы. Связаться со можно по тел. Заранее благодарю Вас за внимание и уделенное моей кандидатуре время.
Бесплатная юридическая консультация:
Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, так и текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться. В сопроводительном письме речь всегда идет о конкретной вакансии в конкретной компании.
Источник: Т.Л.Мельникова для портала www.jobresume.ru
При копировании материалов обязательна гиперссылка на источник!
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ Письмо к АКТУ СВЕРКИ взаиморасчетов выполнено в виде ВНЕШНЕЙ печатной формы. Особенно АКТУАЛЬНЫМ будет в период ежегодных или просто периодических сверок ВЗАИМОРАСЧЕТОВ с контрагентами. (для Бух 8.2. для УТ 10.3 и для Комплексная автоматизация 1.1)
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ Письмо к АКТУ СВЕРКИ взаиморасчетов, выполненное в виде ВНЕШНЕЙ печатной формы. позволит упростить рутинный труд бухгалтера, сберечь его силы и время для выполнения более интеллектуальных задач. Особенно АКТУАЛЬНЫМ это, наверное, будет в период ежегодных или просто периодических РАССЫЛОК документов по сверке ВЗАИМОРАСЧЕТОВ с контрагентами. Внешнее оформление ШАПКИ письма или его текста в целом (под вкус КОНКРЕТНОГО бухгалтера) можно подкорректировать за несколько минут. Печатную форму легко подключить через дополнительные возможности, привязав её к документу «Акт сверки взаиморасчетов».
Бесплатная юридическая консультация:
Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
В общении бизнес-партнеров существует собственная этика, диктующая форму обращения и стиль переписки. Направляя документы для рассмотрения контрагенту, невозможно просто упаковать их в конверт и передать курьеру для немедленной отправки. Разве что у вас есть предварительная договоренность, и с этим партнером уже установились определенные отношения, позволяющие избегать формальностей. В остальных случаях требуется вместе с документами вложить сопроводительное письмо. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.
Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору N ____ от _________________ на поставку __________________________.
Дополнительное соглашение просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение ______________________.
Бесплатная юридическая консультация:
Сопроводительные письма составляют обычно при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма, как правило, содержат некоторую дополнительную информацию по прилагаемым документам.
Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Генеральному директору ООО Кардинал Ришелье Юридический адрес:, г. Москва, Новорязанская ул. Почтовый адрес:, г. Москва, Театральная пл.
В соответствии с определением Арбитражного суда г. Москвы от 13.06.2001 по делу А00 направляем Вам акт сверки расчетов платы за аренду по договору аренды от 01.01.2001 Ns 00.
Прошу подтвердить изложенные в акте расчеты и вернуть один экземпляр акта в наш адрес.
Бесплатная юридическая консультация:
1. Акт сверки расчетов платы за аренду в двух экземплярах.
Акт сверки расчетов
В соответствии с определением Арбитражного суда г. Москвы от 13.06.2001 по делу А00 ООО Старая башня, в лице Генерального директора Лебедева СЕ. и главного бухгалтера Мамаевой И. А. с одной стороны, и ООО Кардинал Ришелье, в
с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.
По договору аренды между ООО Старая башня и ООО Кардинал Ришелье от 01.01.за период с 01.01.2001 по 18.06.2001 плата за аренду здания по адресу: г. Москва, Театральная пл. от арендатора (ООО Кардинал Ришелье) на расчетный счет арендодателя (ООО Старая башня) не поступала и задолженность по арендной плате составила:
Бесплатная юридическая консультация:
За январьдолл. США
За февральдолл. США
За мартдолл. США
За апрельдолл. США
За майдолл. США.
Бесплатная юридическая консультация:
Общая сумма задолженности ООО Кардинал Ришелье на 18.06.2001 составила(двести двадцать шесть тысяч восемьсот) долл. США, что составляет(шесть миллионов пятьсот девяносто три тысячи семьдесят шесть) руб. по курсу ЦБ РФ на 18.06.2001.
От ООО Старая башня От ООО Кардинал Ришелье
На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения - ГОСТ Р 6.от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.
Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили образец сопроводительного письма к контракту. В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.
Бесплатная юридическая консультация:
Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:
Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.
Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.
Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.
Бесплатная юридическая консультация:
Суть сопровождения - в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.
Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.
Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.
Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.
При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.
При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.
Бесплатная юридическая консультация:
При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.
А Вам нужно выслать еще раз акты с сопроводиловкой, а на руки отдавать с распиской, что мол, я такой-сякой, получил экземпляр акта такого-то числа и подпись такого-сякого.
а з/п/ув будет являться только доказательством направления акта. и что дальше? имхо, нет такой обязанности сверяться. законодательством это не предусмотрено.
а обязать контрагента, чтобы ненаправление в ответ сверки было поводом для каких бы то ни было санкций, - имхо - нереально.
каким арбитражем их пугать? только за просрочку оплаты..
Дата:6 13:34
Так же предусмотрена подпись главбуха на отчетах подаваемых в соответствии с З-ном "О бухучете".
Дата:6 14:00
"А доверенностью является приказ о приеме на работу с приложением к нему долдностной инструкции".
Хм. интересный вывод, вот вы придите в туже наложку чтоб документ там какой либо получить без доверенности и скажите эту фразу, уверяю Вас узнаете много нового и интересного.
почитайте ГК РФ, ФЗ "Об ООО", ФЗ "Об АО" о том кто на что способен. И ваши уверения, что в жизни так и происходит, кажутся неубедительными. Сошлитесь на какой-нибуь НПА
арбитражного суда при Торгово - промышленной палате
2. Применен официальный курс Банка России при пересчете долларов США в рубли. Признано недействительным условие контракта о согласовании сторонами курса Банка России.
3. Дата, на которую должен определяться обменный курс, установлена путем толкования условий контракта.
Вынесенное Арбитражным судом решение было мотивировано следующим образом.
1. МКАС признал себя компетентным разрешить данный спор по существу по следующим причинам.
В параграфе 8 контракта предусматривается разрешение споров, могущих возникнуть из контракта или в связи с ним, в арбитражных судах ТПП МНР и ТПП России по месту нахождения ответчика. Подсудность общим судам исключена.
В данном споре ответчиком является российская организация. Соответственно, спор должен рассматриваться компетентным арбитражным судом при ТПП РФ. Согласно пункту 2 Положения о Международном коммерческом арбитражном суде при ТПП Российской Федерации в указанный Суд, по соглашению сторон, могут передаваться, в частности, споры из договорных и иных гражданско - правовых отношений, возникающие при осуществлении внешнеторговых и иных видов международных экономических связей, если коммерческое предприятие хотя бы одной из сторон спора находится за границей. При этом гражданско - правовые отношения, споры из которых могут быть переданы на разрешение МКАС, включают и отношения по купле - продаже (поставке) товаров.
2. Обратившись к исковым требованиям по существу, Суд установил, что ответчик признает факт неоплаты части поставленного товара. При этом ответчик ссылается на недействительность Акта сверки взаиморасчетов сторон от 17.06.94 в силу отсутствия на нем подписи генерального директора.
Суд полагает, что Акт сверки взаиморасчетов является документом технического характера. При его составлении стороны должны учитывать существующие на данный момент методики определения количества товара и его стоимость (с учетом действительного качества). Подписи компетентного сотрудника (в частности, главного бухгалтера) достаточно для выражения согласия стороны с фактом соблюдения установленных правил при определении результатов сверки.
Учитывая изложенное, Суд не находит оснований признать Акт сверки взаиморасчетов от 17.06.94 недействительным.
Соответственно, следует считать установленным факт поставки ответчику товара на сумму, указанную в Акте. По сведениям истца, в дальнейшем ответчик предоставил истцу товары и услуги, в результате чего сумма задолженности снизилась до размера, сообщенного истцом. Возражений по данному поводу от ответчика не имеется.
3. Рассмотрев вопрос о валюте долга и валюте платежа, суд установил, что стороны согласны с тем, что долг ответчика, согласно контракту, выражен в долларах США.
При этом параграф 6 контракта устанавливает, что оплата товара производится в авансовом порядке в рублях. Согласно параграфу 2 контракта, цена в долларах США пересчитывается в рубли "по курсу Банка России, согласованному сторонами на день предоплаты товара".
Учитывая, что обменный курс Банка России сторонами быть согласован не может, для перерасчета цены следует использовать официальный курс Банка России.
По вопросу о том, на какую именно дату должен браться за основу для расчетов курс Банка России, суд полагает, что, исходя из смысла параграфа 6 контракта, предварительную оплату следует понимать как платеж, который должен был фактически иметь место до поставки товара. Поскольку товар оплачен не был, курс должен определяться на дату, когда уплата долга будет фактически иметь место.
Кста, и не надо путать с другими органами по представлению интересов. Бух. же исполняет свои обязанности.
Дата:6 14:32
В жизни всегда что то бывает впервые, Вам просто везло. У нас вот тож один контрагент ленился в наклатных формы ТОРГ-2 ссылку на номер договора делать в связи с чем мы ему заплатили натысячь долларов меньше чем должны были
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ», 2018.
Я отправила двум контрагентам акты сверки взаиморасчетов. Обратно они мне акты не передают, не ссылаясь ни на что, ответа никакого. На мои просьбы вернуть подписанные акты, слышу невнятные ответы, что не проветили еще, времени нет, человека нет.
В любом случае, если они потом не согласятся, то разбирираться будете по документам, а акт всего лишь формальность.
Мне прислал акт наш покупатель, в котором значится наша задолженность на 1 января, хотя реально все в ноль. После выяснилось, что они потеряли документы, попросили дубликаты и провели их этим годом. А теперь они просят подписать 2 акта: за 2007г с долгом на 1 января и за 1 квартал 2008, где эта задолженность погашается.
Как быть в таком случае? Я обязана подписывать такие акты сверок, ведь в нашей бухгалтерии данные другие и все долги закрыты в 2007г.?
и клиент жирный-терять не хочется
и может ли мне как-то потом выйти боком (например от налоговой) , если я эти акты подпишу?
Copyright © 2018 vBulletin Solutions, Inc. All rights reserved.
Такой документ, как сопроводительное письмо к акту сверки, в первую очередь, является необходимой нормой делового этикета. Порочная практика передачи документов нарочным явно показывает неэффективность доставки, исключает официальную регистрацию. Как следствие, документ до руководства хозяйствующего субъекта просто не доходит, чем пользуются заядлые неисполнители контрактов.
Наличие сопроводительного письма обеспечивает исполнителю акта сверки фиксацию даты отправки и содержание отправления. По обращению всегда можно отследить, когда контрагенту было выслано уведомление о необходимости подтвердить имеющуюся задолженность ил отсутствие таковой. Письмо всегда можно приложить к пакету документов, отправляемых вместе с иском в суд или представить проверяющим.
Это быстро и бесплатно!
Большинство бухгалтерий до сих пор используют прикрепительные талоны, на которых указана просьба возврата в определенный срок отосланного документа. Практика взаимоотношений юридических лиц показывает, что такая методика работает только для некоторых организаций, в которых у бухгалтеров «есть время» на работу с актами сверок. Для того чтобы в директивном порядке обеспечить возврат бухгалтерских документов, следует оформлять сопроводительное письмо.
В идеале лучше всего использовать фирменный бланк организации. В таком случае упрощается оформление самого письма, на котором уже будут реквизиты отправителя.
Для того чтобы соблюсти деловую этику и воздействовать на получателей письма необходимо написать текст со следующими фразами:
Образец заполнения сопроводительного письма к АС
Действующим законодательством не предусматривается ни форма акта сверки, ни сроки его исполнения. При грамотном оформлении хозяйственного договора стороны стараются указывать необходимость его исполнения, а также сроки проведения проверки данных.
На сегодня фактически контрагенты не имеют обязанности подписывать или возвращать акты сверок. По этой причине срок для возврата подписанных документов обычно указывается в сопроводительном письме.
За утверждение плана отработки актов сверок на предприятии утверждается главным бухгалтером, после чего принятые обязательства отражаются в учетной политике. Исходными данными для разработки графика являются частота проверок организации, запросов от налоговой инспекции и объем исходящих исков.
Совсем по-другому развиваются события, когда предстоит сверка с налоговой инспекцией. Порядок проведения такой процедуры закреплен в приказе 01/года. Своим правом инспекция пользуется в следующих случаях:
Для определения продолжительности хранения инвентаризационных документов обращаются к норме Закона 129 от 2001 года. Согласно пункта 163 специального перечня, для актов сверок устанавливается период нахождения в архиве организации не свыше 5 лет. При этом не значит, что этот срок отсчитывается с момента издания документа. Начало периода следует определять как крайнюю дату его действия (например, по сентябрь 2016) или дату обревизования.
Срок исковой давности
При невыполнении какой-либо стороной хозяйственного договора своих обязательств, акт сверки направляется в суд в составе пакет документов к иску. При этом считается, что сам акт служить основанием для истребования долга не может, поскольку отсутствие утвержденной формы делает его лишь косвенным основанием для взыскания. В практике хозяйствующих субъектов нередко акт сверки используется как средство пролонгации срока исковой давности. Правда, для этого надо будет добиться от своего контрагента подписания документа. С этого момента будет считаться, что оппонент признает свой долг, срок исковой давности в 3 года прервется и начнет исчисляться заново.
На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.
Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили . В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.
Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:
Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.
Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.
Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.
Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.
Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.
Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.
Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.
При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.
При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.
При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.
Сопроводительное письмо является одним из видов деловой переписки, оно необходимо для описания направляемого контрагенту пакета документов и предоставления инструкций по работе с ними.
Чаще всего сопроводительные письма пишутся к актам: к актам согласования, актам сверки, актам выполненных работ, поскольку в этом случае факт принятия и срок возврата подписанных бумаг играет большую роль. Ниже можете ознакомиться с примерами таких писем.
Основных причин для составления сопроводительного письма три.
Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации либо уполномоченный руководитель подразделения. Если в сопроводительном письме речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер предприятия.
В письме указывается исполнитель, к которому контрагент может обратиться по всем вопросам.
Сопроводительное письмо пишется на официальном бланке организации. Оно может иметь тему: «О разработке положения…», «О закрытии актов по проекту…»
и так далее.
Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма. Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение… », «Высылаем вам …», «Представляем вам …». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования », «для ознакомления », «для подписания » и так далее.
Во второй части должна содержаться конкретная инструкция к действию.
Нужно ли указывать в сопроводительном письме срок исполнения? Учитывая, что по правилам делового обращения отвечать на письмо принято в течение 30 рабочих дней – лишним не будет. Многие компании любят указывать срок ответа на обращение в директивном формате: «Срок ответа на письмо – до 3 рабочих дней ».
В соответствии с законодательством, требовать исполнения в определенный срок может либо вышестоящая организация по отношению к нижестоящей, либо государственный орган.
Другой случай, когда требование ответа в определенный срок закономерно – если этот вопрос зафиксирован в договоре между компаниями.
Когда организации являются равноправными партнерами, очертить конкретный срок исполнения можно только в виде просьбы, приведя при этом вескую причину. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в срок до 10 рабочих дней в связи с необходимостью предоставить отчет в Министерство образования РФ … числа ».
Переходим к оформлению списка приложений. В сопроводительном письме должен быть перечислен весь перечень приложенных к письму документов, с указанием количества экземпляров и листов по каждому – в этом весь смысл сопроводительного письма.
Если в самом тексте письма ранее указывалось название отправляемого документа, в приложении его вновь упоминать не надо – достаточно сообщить о количестве экземпляров и страниц. Например: «Направляем вам экземпляр Акта приема-передачи работ по установке оборудования, подписанный с нашей стороны. Приложение: на 1 л. в 1 экз. »
Если приложенных документов несколько, необходимо составить нумерованный список:
Приложения:
Часто встречается вопрос о том, как же писать правильно – «Приложение» или «Приложения»? Несмотря на то, что в ГОСТе Р 7.0.97-2016 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе, то есть «Приложение», норме русского языка соответствует множественное число – «Приложения». В пояснениях к ГОСТу разработчики также указывают, что множественное число предпочтительнее.
Тем не менее, обе формы допустимы, главное, чтобы единообразие было в документообороте самой организации. Это же касается и других нюансов касательно написания слово «Приложение»: с большой буквы или маленькой, с № или без и так далее.
Если прилагаемых документов очень много, то лучше составить для них отдельную опись, а в тексте письма сослаться на нее.
Писать сопроводительные письма к актам сверки, в частности, взаимных расчетов очень важно, потому что на сегодняшний день контрагенты фактически не обязаны подписывать или возвращать акты сверок. Если у контрагента есть задолженности перед компанией, можно указать необходимость подтверждения написанной суммы задолженности.
Сопроводительное письмо передается вместе с актом согласования в случае выполнения кадастровых работ по образованию земельного участка.
При отправке заказчику для подписание актов сдачи и приемки выполненных работ сопроводительное письмо необходимо, главным образом, потому, что оно подтверждает факт получения документов.
Ситуация, когда заказчик не оплачивает работу, потому что отрицает факт приема и передачи документов от исполнителя – не редкость, сопроводительное письмо от организации способно «подстраховать» и стать весомым аргументом о передаче актов сверок и счетов в случае судебного решения вопроса.
В реальной практике достаточно распространена ситуация, когда какой-то из документов, указанных в сопроводительном письме, забывают положить в пакет. Еще более анекдотическая ситуация, которая, к сожалению, часто происходит – пакеты документов могут быть перепутаны.
Что происходит после доставки сопроводительного письма с такими документами в компанию? Приложение с указанием всех документов и содержимое пакета сверяются секретарем: если какого-то из документов, указанных в приложении, при проверке не хватает, составляется дефектный акт, после чего письмо возвращается отправителю.
У направляющей стороны сопроводительное письмо проходит несколько этапов:
После того, как письмо доходит до адресата, оно рассматривается (для того, чтобы убедиться, что все приложенные документы соответствуют описанию), регистрируется, поступает на рассмотрение первому лицу организации.
Тот назначает исполнителя и возвращает документ секретарю, далее документы поступают на исполнение, а оригинал письма хранится у секретаря. Сопроводительное письмо и приложенные к нему документы хранятся в разных местах. Хранятся сопроводительные письма в течение 5 лет.
Написание сопроводительного письма является частью деловой этики и показывает, прежде всего, уровень ответственности направляющей организации.
Если компания привыкла прикладывать к пакету бумаг на отправку такие письма, она заботится не только о своих интересах — о том, чтобы пакет документов был зарегистрирован, а необходимые акты и протоколы были возвращены в срок, — но и облегчает задачу своим партнерам, дав четкую инструкцию по работе с присланной документацией.
