Работника помогает правильно вести учет, легко и быстро находить нужные документы среди остальных при необходимости. Опись позволяет предоставить информацию о документации для ознакомления без необходимости каждый раз просматривать сами документальные единицы.
Заполняет внутреннюю опись и следит за актуальностью информации тот же сотрудник, что отвечает за или ведение личных дел работников организации.
Формуляр описи заводят в тот же момент, когда личное дело сотрудника поступает на оформление.
Этот формуляр необходимо подклеить к личному делу. Опись заполняется информацией о документах постепенно, по мере поступления указанных бумаг в личное дело работника. Нумерация страниц формуляра отличается от нумерации страниц листов индивидуального дела сотрудника. Учитываются обычно документы, срок хранения которых превышает десять лет, или документы особой ценности.
В состав личного дела сотрудника входят все кадровые документы, которые требуются для приема на работу и в процессе работы в организации. В этот список входят:
Формат описи – информационная таблица. При ее составлении обязательно заполнение всех ячеек таблицы:
В зависимости от системы кадрового учета в организации, во внутренней описи могут быть указаны дополнительные данные. Например, дата выдачи документа, полное имя владельца, дата возврата документа, подписи сотрудника, который включил документ в личное дело, и владельца документа. Формуляр подписывается кадровым сотрудником, который его заполнил.
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Внутренняя опись документов дела
внутренняя опись документов дела nо. +-+ nо. индекс документа дата заголовок номер примечание п/п документа листов дела ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности. Форма № инв-16 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Ств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности nо. +-+ коды +- форма nо. инв-16 по окуд 0309015 +- ор...
Документы делопроизводства предприятия → Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16)
документ "инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированная форма n инв-16)" в формате excel вы можете получить...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детективную (охранную) деятельность
Униципальный (районный) суд г. заявитель: (ф.и.о.) адрес: орган, действия которого обжалуются: (орган внутренних дел , отказавший в выдаче лицензии) жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детектив...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Форма № инв-16 инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности
инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности форма nо. инв-16 форма no. инв-16 утверждена постановлением...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел
Ентов и дел ния документов статей дел /групповые или и дел по индивидуальные/ перечню индекс дел по номенклатуре, описи +-+-+-+-+-+- +-+ всего дел (цифрами и прописью) председатель эк члены эк докум...
Завещания, документы наследования → Образец. Акт описи
Акт описи 10 января 1994 года в 10 час. 40 мин. мною, ивановой анной николаевной, нотариусом нотариальной конторы, на основа...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Иск об исключении имущества из описи
Иск об исключении имущества из описи в железнодорожный районный суд г. приморска истец: иванова анна ивановна 666095, г. приморск, ул. морская, д. 11, к...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Опись высылаемых денежных билетов на экспертизу (инструкция ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (ред. От 26.02.96))
...) банка россии знаки на экспертизу или в центральное хранилище банка россии 103006, г. москва, настасьинский пер., 3 опись nо. высылаемых со счета nо. 9960 денежных билетов на экспертизу +-+ наименование достоинство серия, характер заключе...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключения из описи
Инспекция района г. области адрес: исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи приговором райнарсуда г. (области) от "" 20 г. мой(я) (сын, дочь, муж, др.) осужден к. приговором также по...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи
Ик: (фамилия, имя, отчество) (адрес) исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи решением межмуниципального народного суда г. от "" 20 года по делу nо. было установлено взыскать с моего мужа (фа...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись основных средств. Форма № инв-1 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
опись основных средств nо. +-+ коды +- форма nо. инв-1 по окуд 0309001 +- организация по окпо +- структурная...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Форма № инв-5 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Льств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение nо. +-+ коды +- форма nо. инв-5 ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма № 9-ткр
6 no.201 +-+ код по окуд 0903158 +-+ (наименование торговой организации) no. магазина (секции) . ведомость-опись no.. обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит за "" 20 г. - n...
Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.
Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.
Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:
Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.
Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.
Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Внутренняя опись личного дела № 1
работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича
| № п.п. | Дата документа | Номер документа | Наименование документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 11.05.2015 | 1-ТД | Трудовой договор | 1-5 | |
| 2 | 11.05.2015 | 1-П | Приказ о приеме на работу | 6-7 | Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии.
Никифоров А.Г. Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016 Никифоров А.Г. |
| 3 | 17.10.2015 | 2-О | Приказ о предоставлении отпуска | 8 | |
| 4 | 17.02.2016 | 1-ПК | Приказ о прохождении повышения квалификации | 9 | |
| 5 | и т. д. |
Итого 4 документа
Количество листов внутренней описи 1
Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.
Никифоров
Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.
Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись помещается в дело, содержащее наиболее ценные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением - опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале (приложение 2 ). При ведении личного дела во внутреннюю опись вносятся все документы, которые в него подшиваются.
Личный листок по учету кадров - это учетный документ, раскрывающий сведения о личных данных работника, его трудовой деятельности, поощрениях и др. Содержательная часть этого документа, как правило, представляет собой «вопросник» с заготовленным местом для внесения ответов (приложение 3 ).
Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, об участии в выборных органах и др.
Личный листок заполняет от руки при поступлении на работу сам работник в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывает и ставит дату. Полнота и правильность заполнения личного листка сверяются сотрудником кадровой службы с записями в таких документах, как паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет и т. д.
Другая разновидность учетного документа в личном деле - анкета, которая может содержать аналогичные вопросы.
Таким образом, иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок, но заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок.
Желательно, чтобы формы таких документов, как личный листок по учету кадров, анкета, были утверждены работодателем самостоятельно с учетом специфики его деятельности.
В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:
экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями);
уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике;
копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора;
копией приказа о прекращении трудового договора;
копией трудовой книжки;
другими документами, связанными с работой.
Обратите внимание!Поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке
Помимо перечисленных, в личное дело могут входить и некоторыедругие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).
Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Если в течение работы у сотрудника меняются какие-то сведения, которые были указаны в личном листке по учету кадров, каким образом нужно изменять эти данные в документах личного дела? Может быть, следует переоформить личный листок?
Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. Обратите внимание: при этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.
Все изменения в учетных данных работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»). Обычно они имеют табличную форму (приложение 4 ) и разрабатываются по усмотрению работодателя.
Дополнение к личному листку по учету кадров работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения (награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов) вносятся на основании соответствующих документов.
Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.
Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк.
Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.
В следующем номере «Справочника кадровика» мы разберем особенности текущего хранения личных дел сотрудников, а также правила подготовки их к длительному хранению и к сдаче в архив.
Приложение 1
Пример оформления книги (журнала) учета личных дел
Приложение 2
Пример оформления внутренней описи документов личного дела
Приложение 3
Пример оформления личного листка по учету кадров
Приложение 4
Пример оформления дополнения к личному листку по учету кадров
Картотека личных дел работников
Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.
Личное дело – подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные.
В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.
Как правило, в состав личного дела входят:
– внутренняя опись документов;
– анкета, личный листок по учету кадров;
– резюме (или автобиография);
– копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;
– справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);
– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;
– трудовой контракт;
– данные аттестаций;
– характеристики;
– план карьерного роста.
В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи.
Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников.
Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.
Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.
Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.
В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.
Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.
