Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?
Гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?
Прежде всего, трудовая книжка - документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:
В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.
Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.
Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.
Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.
Алгоритм если она была утрачена по вине работника, следующий:
В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг. Владелец же книжки не может самостоятельно заполнять книжку. Отметки делаются сотрудником отдела кадров. Помимо этого, если работник ранее получал награды и поощрения за свой труд, эти сведения также должны быть внесены.
К заявлению необходимо приложить следующую документацию:
Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.
Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.
Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.
Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии. Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.
Если потерял трудовую книжку, что делать при невозможности ее восстановления через работодателя? Для этого можно обратиться в те же инстанции, что и при ликвидации организации, а именно:
В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.
Процесс через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.
Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.
Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам.
Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.
А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:
Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.
Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.
Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве. Работник вправе взыскать за дни просрочки выдачи трудовой книжки часть среднего заработка, о чем гласит 234 статья ТК РФ. Также может быть взыскан и моральный ущерб.
Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.
Потеря трудовой книжки – неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Исправить ситуацию поможет один из способов восстановления утерянного документа. У каждого из них свои нюансы.
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.
Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность.
Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.
Удобство восстановления трудовой в МФЦ состоит в том, что не нужно самостоятельно обращаться к каждому бывшему работодателю. Тем более, что некоторые из юридических лиц могут быть уже ликвидированы.
За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.
Есть два способа посещения МФЦ с целью восстановления трудовой книжки:
Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди.
При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.
Заполните пустые графы разборчивым почерком.
После чего отдайте все собранные документы и заполненное заявление специалисту. Сотрудник Центра сообщит вам,когда прийти в следующий раз за готовым документом.
МФЦ будет делать запрос в архив, после чего записи в трудовой будут восстановлены. Это касается только тех сведений, которые официально передавались работодателями.
Кроме подготовленных документов при обращении в Пенсионный фонд вам нужно иметь при себе СНИЛС – маленькую зеленую пластиковую карточку. Приходите в отделение ПФ РФ по прописке или по месту проживания.
Специалист на рецепшн выдаст вам бланк заявления, который нужно заполнить. Укажите в нем причину обращения в фонд и вашу контактную информацию. Передайте специалистам фонда подготовленные документы и заявление. После этого вам скажут, когда прийти за готовой трудовой книжкой.
Если трудовой стаж более 15 лет, сведения о месте работы могут отсутствовать в архиве.
Один из самых надежных способов восстановления трудовой книжки – обращение в суд.
Главный минус этого способа – необходимость оплаты услуг суда. Сумма зависит от объема работ инстанции. Также у бывших работодателей может остаться негативное впечатление после участия в судебном разбирательстве.
В суде по месту жительства нужно заполнить заявление и представить подготовленные документы. В заявлении укажите, почему документ оказался утерян. Перечислите также наименования прежних работодателей и название вашей должности при работе у них.
Суд самостоятельно свяжется с каждым юрлицом. В случае ликвидации предприятия, суд связывается со свидетелями – вашими бывшим коллегами или представителями организации.
Можно обратиться в архив самостоятельно. При этом учтите два нюанса. Во-первых, в архиве по месту жительства хранятся данные только об организациях вашего города. Во-вторых, за услуги архива придется заплатить.
Вам потребуется заполнить заявление и указать всех работодателей, у которых вы работали.
Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.
Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:
Выбор способа остается за вами, ведь у каждого из них свои плюсы и минусы.
Многими людьми трудовая книжка воспринимается в наше время, как пережиток прошлого, когда практически весь документооборот и учет велись не централизованно и только на бумажных носителях.
Этот персональный документ тогда был единственным основанием для правильного расчета трудовой пенсии, и значение его было сложно переоценить.
Сейчас действует система персонифицированного учета пенсионных отчислений каждого работника, и, казалось бы, трудовая книжка потеряла свое решающее значение. Большая доля истины в этом есть, однако, говорить о ненужности документа пока рано.
Случаются ситуации, когда работникам ПФ требуется уточнение данных о рабочем стаже человека до внесения его в общую базу данных.
Особенно это актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до старта программы персонифицированного учета (до 1997 года).
Трудовая книжка, кроме того, это своеобразная рабочая биография каждого человека, подтверждающая его квалификацию, трудовые достижения, карьерный рост. Очевидно, насколько это важно при устройстве в новую организацию.
Закон не предусматривает права отказа в приеме на работу по причине отсутствия ТК, но работодатель скорее поверит этому документу, нежели собственноручно составленному резюме. А вот отсутствие трудовой может навести его на подозрения, и вполне законную причину отказа сформулировать несложно.
Трудовая книжка служит в бухгалтерии основанием для подсчета страхового стажа, что влияет на выплату пособий по «больничному»
В ряде случаев можно попасть в ситуацию, когда трудовую книжку могут потребовать при оформлении загранпаспорта.
Некоторые финансовые организации включают копию трудовой книжки в пакет документов, требуемый для рассмотрения заявления о предоставлении кредита.
Таким образом, и сейчас, и в ближайшей перспективе значение ТК пока достаточно велико. Если случилась досадная утеря трудовой книжки, лучше предпринять шаги к ее восстановлению.
Восстановление трудовой книжки
Все вопросы регламентируются положениями Трудового кодекса и специальным постановлением Правительства № 225-2003 г., касающиеся:
Порядок восстановления (выдачи дубликата) трудовой книжки имеет особенности, в зависимости от сложившихся при ее утрате обстоятельств.
Самая распространенная ситуация – человек уволился с работы и получил трудовую книжку на руки.
Спустя какое-то время собирается устраиваться в другую организацию, но вдруг обнаруживает, что потерял трудовую книжку.
Согласно действующим положениям, обязанность на выписку дубликата возлагается на его последнего работодателя.
Практика показывает, что не все кадровые службы с пониманием относятся к этому вопросу, считая, что после полного расчета они не имеют к бывшему сотруднику никакого отношения.
Здесь необходимо проявить настойчивость, сослаться на законодательство, обязательно написать письменное заявление и потребовать его регистрации в делопроизводстве.
Заявление на выдачу новой ТК не должно остаться без рассмотрения, и книжка должна быть выдана в течение не более 15 дней
Однако в этом случае необходимо знать, что в дубликат будут внесены записи только документально подтвержденные сведения. Понятно, что не представит труда внести все записи по последнему месту работы.
А что делать с предыдущими? Не надо надеяться на оставшиеся в архиве организации формы кадрового учета – это не является основанием. Даже заверенная копия утерянной трудовой книжки в этом случае будет лишь вспомогательным документом, способным лишь упростить сбор необходимых справок и выписок.
Все записи в трудовой вносятся исключительно на основании определенных документов:
Все документы должны быть только оригиналами (ксерокопий не допускается), приложены к заявлению и перечислены в нем.
Кадровый работник после проверки снимет с документов копии, заверит их установленным порядком, а оригиналы вернет заявителю. В установленный срок нужно заверить копию и трудовая книжка должна быть выдана.
Писать об этом просто, однако процесс сбора всех требуемых документов может превратиться в долгое и утомительное хождение по прежним местам работы.
Еще хуже, если этих организаций уже не существует. Придется обращаться в региональные или даже федеральные архивы. Сложность может быть и в том, что организации находились на территории бывших союзных республик – остается надеяться, что архивное дело там поставлено должным образом.
Хуже всего, если архивы вообще не сохранились (а в начале 90-х годов это были отнюдь не единичные случаи). Тогда восстановить утраченный стаж можно будет лишь в судебном порядке, предъявив имеющиеся документы и заручившись свидетельскими показаниями как минимум двух бывших сослуживцев, которые могут подтвердить своими документами факт совместной работы.
Не надо надеяться на выписку из лицевого счета ПФ (СЗВК-4). Этот документ может послужить основанием лишь для проставления суммарного трудового стажа. В вопросах разбивки его по конкретным периодам и работодателям он имеет лишь информативный характер, не дающий права внесения соответствующих записей в ТК.
Если в процессе сбора документов не удалось найти подтверждения отдельных мест работы, то выдающий дубликат кадровый орган так и впишет данные в книжку, невзирая возможные на хронологические разрывы.
Вполне вероятно, новый работодатель примет работника и без трудовой книжки, опираясь на документы об образовании или положительных рекомендаций
В этом случае в течение 5 дней сотруднику будет заведена новая ТК, но записан в ней будет лишь прием на работу.
Для получения дубликата с восстановлением всех записей придется все же обращаться по предыдущему месту. Во вновь заводимую книжку подобные записи вносить нельзя.
Такая ситуация может случиться как по причине небрежного хранения кадровой документации, так и в случае чрезвычайных обстоятельств (пожар, наводнение, действия злоумышленников и т.п.)
В этом случае работник вправе потребовать (подать письменное заявление) от работодателя полного восстановления данных о своей трудовой деятельности и выдачи полноценного дубликата ТК.
Для выполнения этих требований работодатель обязан обратиться в местные органы исполнительной власти. Во многих регионах существуют постояннодействующие комиссии по установлению трудового стажа.
Если таковой нет, она в обязательном порядке будет создана. В ее состав будут включены:
Комиссия принимает меры по запросу и получению необходимых документов, рассматривает их, производит необходимый опрос свидетелей, способных подтвердить факты о том или ином периоде работы.
В качестве подтверждения комиссия может принять все указанные выше справки и выписки, расчетные книжки, профсоюзные или иные документы, которые, по мнению ее членов, достоверно удостоверяют рабочий стаж.
По итогам работы составляется акт, в котором персонально по каждому человеку подробно расписывается его восстановленный стаж.
Составленный акт является основанием для выписки дубликатов утраченных трудовых книжек
Никаких сборов с работников в данном случае не взимается.
Хотя обязанность по запросу подтверждающих документов в такой ситуации возлагается в большей мере на виновника утраты и на комиссию, пассивно ожидать решения своего вопроса не стоит.
Только проявление личной настойчивости и активности в подготовке всей необходимой информации позволит восстановить трудовую книжку со всеми необходимыми записями.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником или работодателем?
Подается заявление на имя руководителя предприятия, стаж подтверждается справками с других рабочих мест, из Пенсионного фонда или из архива, по этим сведениям, формируется дубликат.
Вопрос «как восстановить трудовую книжку, если она утеряна» интересен всем, кто сталкивался с такой ситуацией.
Она относится к бланкам строгой отчетности, поэтому к ее восстановлению нужно подходить серьезно.
Сама процедура зависит от того, кто ответственен за потерю.
На самом деле восстановить утерянную трудовую книжку можно, хотя это и потребует определенных усилий.
В самом начале нужно установить, по чьей вине произошла пропажа. Это может быть ответственность:
На самом деле, этот документ может находиться либо у работодателя (после официального трудоустройства), либо на руках у гражданина (если он еще не нашел подходящий вариант).
Соответственно и за потерю отвечает одна из сторон.
Со дня трудоустройства гражданина ответственность за хранение трудовой книжки целиком переходит на работодателя (организацию либо индивидуального предпринимателя).
Если он виновен в утере документа, то и восстановлением будет заниматься он сам.
Однако трудовая книжка может потеряться и у самого работника. Тогда восстановить записи придется ему.
В такой ситуации предыдущий работодатель может оказать ему содействие.
Когда произошла утеря трудовых книжек в массовом масштабе (например, после стихийного бедствия) информация будет заново собираться уполномоченной комиссией.
В ее число входят представители государственных органов, работодатели, члены профсоюзов.
Создавать дубликат книжки приходится не всегда. Если суммарный стаж составляет менее трех месяцев, по статье 65 Трудового Кодекса ему просто выдают новый экземпляр.
Для этого сотрудник пишет работодателю заявление, и получает документ.
Однако, когда у гражданина большой стаж, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? В такой ситуации создается дубликат.
Производится это также по заявлению на имя работодателя. Сбором сведений будет заниматься лицо, ответственное за утерю документа.
Самостоятельно проставлять отметки в трудовую книжку запрещено, это расценивается как подделка документов.
Важно: новая книжка выдается в течение 15 суток со времени подачи заявления.
Когда речь идет о трудовых книжках, восстановление – не совсем точное определение для этой процедуры.
Согласно нормативным актам, такой бланк строгой отчетности не подлежит восстановлению, можно только подготовить дубликат.
Он понадобится для предъявления в Пенсионный фонд для расчета стажа и в другие организации.
Можно восстановить утерянную трудовую книжку следующими способами:
Даже если за утерю ответственен сам сотрудник, он может обратиться к работодателю за помощью.
Если такое случилось по вине последнего, оказать содействие – его обязанность.
Когда за восстановлением трудовой книжки гражданин обратился в организацию, предыдущим работодателям направляется запрос.
В ответ они посылают справки с обозначением продолжительности работы и занимаемой должности на данном предприятии.
Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку, если предприятие-работодатель было ?
Даже если организация прекратила свою работу, и ответственные за деятельность сотрудников отсутствуют, ситуация не безвыходная.
Важно: для получения информации, потребуется обратиться в суд, в архив или в отделение Пенсионного фонда .
Первый вариант в такой ситуации – пойти за справкой в архив. Там хранятся сведения о стаже работника и занимаемой должности, реквизитах документов, на основании которых ставились отметки в трудовую книжку.
Взять сведения из архива непросто, на это может уйти вплоть до нескольких месяцев.
Проще пойти за справкой в отделение Пенсионного фонда. Там надо лишь оставить запрос и дождаться ответа.
Следующий вариант – обращение в суд. Оттуда будут посылаться запросы в другие государственные органы.
В качестве свидетелей привлекаются работники ликвидированного предприятия, чтобы подтвердить его существование и факт работы на этом месте.
Однако в суд обращаются только в тех случаях, когда других возможностей восстановить записи не остается.
Иногда получить информацию через архив не удается: сведения отсутствуют или к ним нет доступа.
Чтобы подтвердить факт трудовой деятельности в такой ситуации, приходится обращаться в суд.
Этот вариант потребует больше времени, но считается самым надежным.
Для установления факта работы на предприятии используются следующие методы.
Суд будет отправлять запросы как прошлым работодателям, так и в другие государственные инстанции.
Ответные справки позволят подтвердить факт работы гражданина на конкретном месте и установить продолжительность.
Интересно, что на судебные запросы ответы приходят быстрее, чем на заявки от других организаций.
Поэтому в ряде случаев стоит обратиться в суд для получения дубликата.
Если предприятие было ликвидировано (в том числе имеется в виду ), в идеале приглашаются бывшие сотрудники.
Они подтверждают, что организация действительно существовала, и гражданин занимал одну из должностей. Помочь может также и , в котором может быть упомянут сотрудник.
Решая, как восстановить утерянную трудовую книжку в РФ, можно выбрать вариант визита в отделение Пенсионного фонда.
Чтобы восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд, нужно приложить подтверждающие документы. В перечне можно отметить:
При наличии необходимых документов в отделении Пенсионного фонда будет создан дубликат.
Можно оставить запрос на получение данных при личном визите или отправить по почте в виде заказного письма.
Когда он будет получен Пенсионным фондом, в течение 10 дней гражданину выдается справка о трудовом стаже, рабочих местах и сроках пребывания на них.
При этом не требуется вносить оплату.
Стоит заметить, что такая система функционирует недавно. Обращаться в Пенсионный фонд лучше, если нужны сведения по последним годам.
В базе может не быть полной информации о конкретном работнике.
Еще один вариант получить справку со сведениями о местах работы – пойти в Государственный архив, расположенный по адресу их регистрации.
Гражданину следует оставить письменный запрос. В ответ выдается справка с данными о сроках и местах работы.
Когда трудовая книжка утеряна по вине самого работника, для оформления дубликата готовят заявление. Бланк оформляется в кадровом отделе.
Важно: если утеряна трудовая книжка безработным гражданином, ему следует отправиться на предыдущее место работы.
В заявлении прописывается просьба удержать из заработной платы сумму, равную стоимости нового бланка.
Если заявление поступило от гражданина, уже уволившегося с этого предприятия, следует дополнительно вписать свой номер телефона или адрес электронной почты.
Тогда с ним можно будет связаться и известить о готовности дубликата.
Унифицированной формы для написания такого заявления нет.
Однако допускается, чтобы предприятия сами устанавливали фирменные бланки для заполнения.
Если же установленные руководством рамки отсутствуют, документ можно оформить в произвольном виде.
Заявление можно напечатать на принтере или написать от руки. Нужно составить простой и понятный текст.
При заполнении документа следует избегать помарок и исправлений.
Когда утеря произошла по вине работника, ему придется самому собирать необходимые справки. Их названия следует перечислить в заявлении.
Также стоит зафиксировать факт подачи запроса. Сделать это можно одним из нижеперечисленных способов.
Запросить создание дубликата трудовой книжки можно только в письменном виде.
Бывают случаи, когда даже важные бланки теряются по вине работодателя.
Это может произойти в результате стихийного бедствия или невнимательности ответственных сотрудников.
Для воспроизведения документов собирается комиссия, которая устанавливает причины утери трудовых книжек и оформляет результат в виде акта. Затем будет выдан дубликат.
Сотруднику нужно лишь подать заявление.
Получать справки с предприятий, где он раньше числился, или приобретать бланк самостоятельно от него не требуется.
Новая книжка выдается в течение 15 дней.
Когда руководитель не планирует восстанавливать документацию, которая была утеряна по его вине, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию, а затем в суд.
При нежелании руководства и ответственных лиц работать с документами, на них может быть наложен штраф:
Помимо создания дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, сотрудник вправе требовать возмещения ущерба.
Сумма за день может составлять среднедневной заработок.
Возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется при перемене рабочего места.
При этом, на руках у гражданина остается ксерокопия. Ответ на вопрос «можно ли восстановить трудовую книжку» зависит от того, заверена ли эта копия.
Важно: заверение осуществляется уполномоченными лицами, в числе которых кадровые работники и главный бухгалтер. На такой копии стоит печать.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи на основании заверенной копии?
Нужно подойти с этим бланком на прошлое место трудоустройства и оставить заявление на восстановление, о котором говорилось выше.
При наличии заверенной копии, дополнительно собирать справки не потребуется.
Как можно восстановить утерянную трудовую книжку, если копия не была заверена? В алгоритме этой процедуры будет ряд отличий:
Таким образом, восстановить утерянную трудовую книжку возможно, и при наличии копии сделать это легче.
Заслуживает внимания не только вопрос «где восстановить трудовую книжку», но и перечень сведений, которые будут содержаться в дубликате.
Получить выписки по всем приказам, повышениям зачастую не представляется возможным.
В обязательном порядке в дубликат вносят следующие сведения:
Суммарный стаж составляет общее время работы, указанное с точностью до дней.
При этом, не уточняются промежутки работы в разных организациях и занимаемые должности.
В оригинал информация вносится на основании приказа.
Отличие заполнения дубликата состоит в том, что здесь в качестве источника выступает другой документ (справка и тому подобное).
Относительно каждого места работы, в дубликат вносят следующие сведения:
Чтобы восстановить данные, нужно получить подтверждающие справки с предыдущих рабочих мест и передать их работодателю на текущем месте.
Информация из этих справок в хронологическом порядке переносится в бланк строгой отчетности.
Заполнять дубликат нужно, ориентируясь на установленные правила.
При восстановлении, нужно четко следовать правилам оформления бланков строгой отчетности.
Требуется соблюдать порядок внесения записей и предоставлять достоверные сведения.
Случается и так, что трудовая книжка повреждается. Здесь также стоит заняться созданием дубликата.
В Пенсионном фонде и прочих государственных органах не принимают документы в ненадлежащем виде.
Поэтому делать новый экземпляр обязательно.
Дубликат готовится следующим образом:
После замены бланка, первая трудовая книжка служит в качестве документа, подтверждающего его законность.
Так как пенсионеру восстановить утерянную трудовую книжку нужно при устройстве на работу, алгоритм действий в данном случае не отличается.
Ему также следует заполнить заявление и представить его работодателю на последнем предприятии.
Кто выступает в роли заключительного нанимателя?
Перед тем как восстановить утерянную трудовую книжку пенсионеру, работодатель принимает от него заявление.
Также гражданин представляет оригиналы документов, подтверждающих его рабочий стаж.
Дубликат формируется в течение 15 рабочих дней. В него вносятся сведения о суммарном и непрерывном стаже и подробности трудовой деятельности на последнем месте, в том числе информация о поощрениях.
Еще одна ситуация, которая может встретиться на практике: работающему пенсионеру нужно предъявить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд для назначения начислений.
Стоит отметить, что такое требование считается необоснованным.
Здесь работодатель может выдать сотруднику трудовую книжку под роспись.
Но даже в таком случае он остается ответственным за ее сохранность.
Важно: работодатель отвечает за хранение трудовой книжки до тех пор, пока продолжаются трудовые отношения.
Новые книжки выдаются в случае оформления на работу граждан стран СНГ.
Трудовой стаж учитывается и на российской территории. Однако иностранным гражданам следует получить трудовую книжку РФ.
Исключение составляют лишь те работники, у которых на руках бланк по форме 1974 года.
Во время оформления трудовых книжек нередко допускаются типовые ошибки.
Однако при назначении пенсии эти неточности становятся причиной затруднений.
Важно учитывать, что при увольнении, отметка в трудовой книжке утверждается уполномоченным лицом и печатью.
Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров.
Если же отметка ставится руководителем, то используется печать организации.
Чтобы исправить информацию в трудовой книжке, затрагивающую период работы, следует представить справку из организации или из архива, подтверждающую внесение изменений.
Если предприятие не ликвидировано, поправки возможны путем дополнений, оформленных в соответствии с инструкцией.
Когда изменения связаны с реорганизацией предприятия и переменой названия, требуется сослаться на фиксирующую этот факт справку.
Если утеряна трудовая книжка, и восстановить записи (или их часть) не удалось, для подтверждения стажа могут приниматься другие бумаги. К их числу относятся:
Таким образом, можно восстановить утерянную трудовую книжку и воссоздать в дубликате наиболее важные отметки.
В новом бланке будет отражен суммарный стаж, подробности работы и поощрения на последнем рабочем месте.
Для восстановления потребуется представлять справки от прошлых работодателей, а при необходимости – из архива или Пенсионного фонда.
Утеря или порча документа может произойти как по вине работодателя, так и сотрудника. В первом случае ее восстановлением обязан заняться отдел кадров, во втором – сам специалист.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Собрать сведения о трудовой деятельности для оформления дубликата можно из нескольких источников:
Последний вариант наиболее удобен в случаях, когда необходимо установление точного списка работодателей.
Разберем, как восстановить трудовую книжку через ПФ РФ, какие документы для этого потребуются и на что обратить внимание.
Оформление дубликата может потребоваться как при , так и при ее порче.
Трудовая книжка служит не только для ведения истории профессиональной деятельности сотрудника, но и для предъявления в различные организации (при оформлении кредита, расчете пенсии).
Документ, пришедший в негодность, не примут к рассмотрению, сделанные с него копии также будут недействительными.
Трудовая книжка считается испорченной в 2-ух случаях:
Важно: в таких ситуациях следует сохранить испорченный оригинал, так как из него переносятся сохранившиеся записи в . Останется подтвердить лишь нечитаемые данные.
Потеря или уничтожение трудовой книжки может произойти в следующих ситуациях:
Перед обращением в инстанцию следует заранее предусмотреть план действий и собрать как можно больше подтверждающих стаж документов.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд включает в себя 5 этапов.
Разберем каждый из них в таблице.
| Этапы | Краткое содержание |
| Определение виновной стороны в порче или утере документа. | Если это работодатель, то по закону он обязан собрать все сведения и заполнить новый бланк без участия специалиста. Если ответственность лежит на сотруднике, то подтверждать свой стаж он должен самостоятельно. |
| Поиск заверенной или копии трудовой книжки. | Если работник имеет такой документ, то процедура восстановления облегчается в разы. |
| Сбор всех возможных документов, касающихся трудовой деятельности. | В перечень входят , копии различных приказов, выписки и справки. |
| Обращение в Пенсионный фонд для получения данных обо всех местах работы заявителя. | Сведения о трудоустройстве граждан страны хранятся в автоматизированных базах и в центральном архиве фонда. Процедура получения данных таким способом не регламентируется в законодательстве, поэтому четких требований по срокам исполнения запроса нет.В случае наличия необходимой информации заявителю выдается справка с указанием мест работы и стажа по каждому из них.Услуга полностью бесплатна. |
| Запрос по восстановлению трудовой книжки работодателю (текущему или любому из предыдущих). | Прошение можно подать 2-мя путями:лично в отделе кадров организации;с помощью заказного письма с уведомлением о вручении адресату.Предпочтительнее выбрать первый способ.Он позволяет быстрее убедиться в том, что работодатель не ликвидировался, а запрос принят на обработку. |
Если порча или потеря трудовой книжки произошла во время нахождения ее в организации, то ответственность за восстановление полностью лежит на отделе кадров.
Работодатель самостоятельно должен отправить запросы на предыдущие места работы, в архив и Пенсионный фонд и заполнить новый бланк на основании полученных сведений.
В таком случае согласно Трудовому кодексу РФ (статья 65) и Постановлению Правительства «О трудовых книжках» №225 от 16.04.2003 работодатель обязан способствовать восстановлению трудовой книжки сотрудника.
Организация оформляет и выдает ему новый документ при получении соответствующего заявления.
Сотрудник кадровой службы вносит в трудовую книжку только подтвержденные записи. Заявитель самостоятельно должен собрать сведения о предыдущих местах работы и стаже.
Пример:
Программист Сидоров В.А после увольнения из ООО «Техно» получил трудовую книжку «на руки». В метро у специалиста вытащили из сумки документы и бумажник. Дома у Сидорова В.А. сохранились трудовые договоры и заверенные копии и . Кроме того, он получил в Пенсионном фонде выписку с данными о работодателях.
Сотрудник обратился по месту последней работы с заявлением и подтверждающими документами для оформления новой трудовой книжки. Дубликат был подготовлен и выдан сотрудниками отдела кадров.
Сохранившаяся трудовая книжка, заверенная работодателем или нотариусом, значительно ускорит процесс получения дубликата.
Для восстановления документа необходимо обратиться к работодателю. Собирать документы и обходить другие инстанции не потребуется.
В такой ситуации потребуется составление списка всех мест работы и кропотливый сбор сведений о стаже и карьерных передвижениях.
Для восстановления трудовой книжки требуются документы, удостоверяющие факты трудовой биографии и стажа:
Восстановление трудового стажа посредством Пенсионного фонда возможно не во всех случаях.
Так, автоматизированный учет информации о трудовой деятельности граждан ведется с 2001 года. Для подтверждения более ранних сведений по занятости поможет только Центральный архив ПФ РФ.
Однако нужно приготовиться к тому, что в получении такой информации может быть отказано: процедура не закреплена на законодательном уровне.
Определить стаж для заполнения дубликата трудовой книжки через Пенсионный фонд России можно альтернативным способом.
Для этого достаточно обратиться в ближайшее отделение ПФ РФ и заказать выписку об уплате обязательных страховых взносов.
Согласно Постановлению Правительства о подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий, представители Пенсионного фонда не вправе отказать в такой услуге.
Для получения выписки понадобятся следующие документы и их копии:
