1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
1.1. В целях улучшения физического состояния дел планируется:
1.1.1. Подшивка дел, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 24 ед. хр.;
1.1.2. Подшивка дел при проведении научно - технической обработки документов - 1 018 ед. хр.;
1.1.3. Подшивка описей - 120 описей.
1.1.4. Нумерация листов после проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 1 350 листов.
1.1.5. Нумерация дел с составлением листов-заверителей при научно-технической обработке документов - 33 075 листов.
1.1.6. Оформление обложек дел после проведения проверки наличия и физического состояния дел и при научно-технической обработке - 550 обложек.
1.1.7. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 10 ед. хр. (1 500 листов)
1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов - 5762 ед. хр.
1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище - 714 наблюдений.
1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов - 800 связок (5762 ед.хр.).
1.1.11. Выдача дел из хранилищ - 85 460 ед.хр.
1.2. Для обеспечения противопожарного режима в архивохранилище по адресу: г. Киров, ул. Ломоносова, д. 8, планируется: проведение проверки огнезащитной обработки деревянных конструкций чердака.
1.3. В целях соблюдения нормативных требований к средствам хранения и увеличения протяженности стеллажных полок в помещении архивохранилища по адресу: г. Киров, ул. Попова, д. 3, планируется:
1.3.1. Проведение работ по разборке-сборке архивных стеллажей.
1.3.2. Приобретение дополнительной секции стационарного стеллажа.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
2.1. Прием на государственное хранение документов по личному составу - 3 000 ед. хр. (2 300 ед.хр. в рамках государственного задания, 700 ед.хр. в рамках оказания платных услуг и приносящей доход деятельности).
2.2. Согласование на ЭПК при министерстве культуры Кировской области описей дел по личному составу - 2 300 ед. хр.
2.3. Упорядочение документов по личному составу ликвидированных организаций - 1 000 ед. хр.
3. Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата
3.1. Пополнение БД «Архивный фонд» - 20 описаний фондов; 20 описаний описей.
3.2. Создание цифровых копий описей дел - 10 100 заголовков.
3.3. Составление внутренних описей дел - 1800 заголовков.
4. Предоставление информационных услуг и использование документов
4.1. Прием посетителей - 697 посетителей.
4.2. Консультирование руководителей ликвидированных предприятий, работников делопроизводственных служб и архивов учреждений - 264 консультации.
4.3. Консультирование граждан по фондам - 502 консультации.
4.5. Изготовление копий документов по заявлениям граждан и юридических лиц - 792 листа (195 ед.хр.)
4.6. Сопровождение сайта КОГКУ «ГАЛСКО» - 20 сообщений.
4.7. Посещение читального зала пользователями архивной информацией - 72 посетителя (200 посещений).
4.8. Проведение Дня открытых дверей с 1 обзорной экскурсией по архиву (количество экскурсантов - 20 человек) и организацией 1 выставки архивных документов (количество посетителей - 20 человек).
4.9. Количество пользователей архивной информацией - 14 440 пользователей.
4.10. Издание Дополнения к Справочнику по фондам КОГБУ «ГАЛСКО».
5. Организационная работа. Повышение квалификации кадров
5.1. Рассмотрение на дирекции вопросов, связанных с выполнением основных направлений деятельности архива на 2017 г. (4 заседания дирекции).
5.2. Проведение проверок качества выполняемых работ по отдельным направлениям деятельности архива (4 проверки).
5.3. Проведение заседаний экспертно-методической комиссии по вопросам экспертизы описей дел по личному составу и методического обеспечения выполняемых работ (12 заседаний).
5.4. Проведение заседаний Совета НОТ по вопросам, связанным с изучением организации труда и разработкой рекомендаций по ее совершенствованию с целью повышения производительности труда (4 заседания).
5.5. Проведение занятий по охране труда и технике безопасности (2 занятия).
5.6. Проведение занятий и тренировок по ГО и ЧС (3 занятия, из них 1 - практическое).
5.7. Проведение занятий по противопожарной безопасности (4 занятия, из них - 2 практических).
5.8. Проведение плановой аттестации специалистов архива (1 аттестация).
5.9. Проведение «Школы архивиста» (4 занятия) и обзора журнала «Отечественные архивы» (2 занятия) в соответствии с планом работы по повышению квалификации в архиве.
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.
В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:
Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.
В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.
В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.
Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 1).
Таблица 1.
|
Государственный архив |
Архив учреждения |
|
1. План работы архива учреждения на год. |
|
2. План структурного подразделения архива на год. |
2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). |
|
3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. |
3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой). |
|
4. Отчет о выполнении работы архива за год. |
4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов. |
|
5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). |
5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков). |
|
6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. |
6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). |
|
7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. |
|
|
8. Табель учета рабочего времени работников архива |
Планирование может быть текущим и перспективным.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
из введения;
текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
расчетной части (основных показателей плана работы на год);
предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления.
Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.
архивный персонал нормативный
1.13 Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия
Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
для государственного архива:
положение об архиве;
положение о структурном подразделении архива;
структура и штатное расписание архива;
смета расходов архива на год;
для ведомственного архива:
положение об архиве;
инструкция о службе документационного обеспечения управления;
должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
для государственного архива:
план работы архива на год;
план научно-исследовательской работы архива на год;
план научно-издательской работы архива на год;
план работы структурного подразделения архива на год;
индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;
отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;
отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;
отчет о выполнении плана работы сотрудника;
табель учета рабочего времени работников архива.
для ведомственного архива:
план работы архива на год;
планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
отчет о выполнении годового плана;
дневник учета труда работников архива;
табель учета рабочего времени работника архива.
1.14 План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
из введения;
текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
расчетной части;
предложений.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.
Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
1.15. Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива
Дела выдаются из архива для использования:
сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);
другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);
для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);
для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).
Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту - заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.
Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) - не реже, чем 1 раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.
При проверке наличия дел сверяют:
название фондообразователя и его структурного подразделения;
номер дела;
делопроизводственный индекс;
заголовок дела;
даты дела;
количество листов в деле.
Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений.
Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.
При проверке наличия дел следует:
соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;
возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;
составлять картотеку необнаруженных дел;
изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;
изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.
Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.
В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.
Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.
Документы, подтверждающие отсутствие дел:
акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
акты о выделении документов и дел к уничтожению;
акты о неисправимых повреждениях дел;
акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.
Раздел № 2. Индивидуальная часть. Тема: «Обзоры архивных документов»
2.1 Понятие обзора архивных документов
Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.
Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.
Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.
Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или несколько архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.
Оба обзора имеют две основные части:
характеристика документов, включающая сведения о составе и содержании документов их источниковедческий анализ и поисковые данные;
справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателей.
2.2 Характеристика документов в обзоре
Характеристика документов дается в виде логически последовательной информации об их составе и содержании, указываются их точные поисковые данные. Включаемые в характеристику сведения об отдельных событиях, исторических фактах и т.п. систематизируются в соответствии с планом построения обзора.
Составление обзоров можно рекомендовать к архивным материалам, имеющим наиболее актуальное значение. Обзоры рекомендуют составлять к достаточно крупным, но малоизученным фондам. Кроме того, обзоры полезны, если в фонде находится большое количество дел с однотипными заголовками или сложным содержанием, смысл которого не передает заголовок.
Тематические обзоры обычно посвящены материалам по наиболее важным темам и снабжены примерами, иногда с цитированием текста документа. Темы объединяются по вопросному, хронологическому, географическому, или другому признаку. Объектом описания является документ, единица хранения, единица учета одного фонда архива по определенной теме. Тематический обзор состоит из введения, характеристики архивного материала и справочного аппарата. Во введении указывается цель его составления, излагается история соответствующих учреждений и объясняется порядок построения обзора. Если обзор составляется по материалам одного архива, в обзоре могут приводиться сведения о наличии документальных материалов по данной теме в других архивах. Если обзор составляется по конкретной теме, но его содержание охватывает значительную территорию, систематизация в обзоре может производиться и по географическому признаку.
2.3 Система построения обзора
Схемами построения обзоров архивного фонда являются:
структурная;
отраслевая;
тематическая;
хронологическая;
номинальная.
Для тематического обзора документов используются следующие схема:
отраслевая;
тематическая;
хронологическая.
Структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фонда. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.
Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора, и располагаются в порядке их значимости и производственной сплоченности.
Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.
В тематических обзорах отраслевая схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.
Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если имел и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера.
Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.
Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.
Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.
Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми или индивидуальными.
При составлении аннотации в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.
Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.
В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.
Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.
2.4 Организация справочного аппарата к обзору
На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.
На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.
Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.
Характеристика основных групп фондообразователей показывает взаимосвязи в содержании документов, и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.
В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.
Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.
Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический список.
10.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив.
10.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
10.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.
10.2.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
10.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.
документов и их организацией в делопроизводстве
структурных подразделений
10.3.1. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).
Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
10.3.2. Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.
Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.
Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год.
При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором.
Цены на платные работы и услуги утверждаются руководителем организации по представлению руководителя архива.
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов.
В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:
– экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;
– научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);
– комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).
Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.
В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.
В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.
Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, то трудовой коллектив работает согласно плану.
План государственного архива
1. План работы архива на год.
1.1.План научно- исследовательской работы архива на год*.
1.2.План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану).
2. План структурного подразделения архива на год.
3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.
4. Отчет о выполнении работы архива за год.
5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).
6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.
7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.
8.Табель учета рабочего времени работников архива
План архива учреждения
1. План работы архива учреждения на год.
2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).
3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).
4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов.
5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).
6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).
7.Табель учета рабочего времени
* Составляются по инициативе архива.
Планирование может быть текущим и перспективным.
Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
· из введения;
· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
· расчетной части (основных показателей плана работы на год);
· предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях -источниках комплектования.
Литература
ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.
