Акт приема-передачи по унифицированной форме N ОС-1 (далее - акт ОС-1) необходим для (далее - ОС)
. От того, насколько верно он заполнен, может зависеть правильность исчисления налога на имущество и налога на прибыль. Поэтому рассмотрим на примере, что вписывается в ту или иную строку (графу) этого первичного документа.
Вам придется оформить акт
:
- при приемке имущества, переданного вам (при приобретении, безвозмездном получении и т.д.) другим лицом , у которого передаваемое имущество не числилось в составе ОС, при том что это имущество, согласно вашей учетной политике, должно быть включено в состав ОС. Вместе с тем если имущество, отвечающее условиям признания ОС, стоит менее 20 000 руб. без НДС и у вас в учетной политике прописано, что такое имущество учитывается в составе МПЗ, то акт ОС-1 составлять не нужно.
Обратите внимание, при приемке имущества, которое у передающей стороны было в составе ОС (далее будем называть такое имущество бывшим в эксплуатации), вы не составляете отдельный акт ОС-1, а просто в акте ОС-1, который передаст вам продавец, заполняете отдельные строки и графы. Но если вы приобретаете бывшее в эксплуатации ОС для перепродажи (то есть для вас это товар), вам не нужно заполнять свою часть акта ОС-1, оформленного продавцом;
- при создании ОС вашей организацией ;
- при передаче ОС в собственность другому лицу (как организации, так и физическому лицу) или на баланс лизингополучателя.
Внимание! Акт ОС-1 нужно составлять и при передаче ОС физическому лицу - не предпринимателю.
Когда вы принимаете к учету оборудование, которое требует монтажа, то на него надо составить акт о приеме (поступлении) оборудования по форме N ОС-14. И только после монтажа такого оборудования и его перевода в состав ОС нужно будет составить акт ОС-1. А если вы приобрели бывшее в эксплуатации оборудование, то свою часть акта ОС-1, переданного продавцом, вы заполняете после монтажа и перевода оборудования в состав ОС.
Таким образом, акт ОС-1 составляется:
(если) передается бывшее в эксплуатации имущество (которое у передающей стороны числилось в составе ОС) - в двух экземплярах, которые заполняются:
Передающей стороной;
Принимающей стороной;
(если) имущество приобретено через розничную торговую сеть, у физлица или изготовлено вашей организацией - в одном экземпляре, который заполняется принимающей стороной. Далее мы будем называть такое имущество новым.
Обсуди с контрагентом
Чтобы стороне, передающей имущество, не пришлось оформлять дополнительный документ, подтверждающий данные ее налогового учета, можно эти данные включить в акт ОС-1, дополнив его несколькими графами.
К акту ОС-1 нужно приложить техническую документацию на объект (например, технический паспорт, инструкцию по эксплуатации). Если же при приеме ОС нужно проверить соответствие объекта техническим условиям, его пригодность к эксплуатации и необходимость его доработки, то можно приказом руководителя создать для этого комиссию.
Сразу скажем, что форма акта предусматривает указание в нем показателей исключительно для бухгалтерского учета, а никак не для налогового. Поэтому для удобства вы можете дополнить форму акта графами или строками для данных налогового учета. Дополненную форму акта нужно утвердить приказом руководителя.
А если ваш бухгалтерский учет настолько сближен с налоговым, что все бухгалтерские показатели, отражаемые в акте, совпадут с налоговыми, вы можете сделать на акте ОС-1 пометку об этом, например написать "Расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета нет".
Заполняем первую страницу
Заполнение первой страницы акта начинается с указания данных об организации-получателе и организации-сдатчике. При этом если приобретено новое ОС, то, соответственно, данные о сдатчике не заполняются.
В строке "Основание для составления акта" вы можете указать любой документ, например договор купли-продажи, или накладную, или счет.
Таблица справа на этой странице акта (начиная со строки "Дата принятия к бухгалтерскому учету") заполняется передающей стороной при передаче ОС, бывшего в эксплуатации.
То есть при приобретении нового ОС вам нужно поставить в строках этой таблицы прочерки.
И обратите внимание, что на первой странице акта ОС-1 передающая сторона указывает номер амортизационной группы, в которую у нее включался объект. И вы при приобретении ОС, бывшего в эксплуатации, должны включить объект для целей налогового учета в состав той же амортизационной группы (подгруппы), в которой он числился у предыдущего собственника. Если передающая сторона изначально неправильно определила амортизационную налоговую группу ОС и неверно отражала объект в своем учете, но при передаче вам объекта отказывается исправить группу на правильную, то вы не можете самостоятельно ее поменять. Вы должны включить принятое ОС в ту же самую амортизационную группу.
А, как выяснилось, в Минфине предъявляют довольно жесткие требования к данным об основном средстве, отражаемым в акте ОС-1.
Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"Раздел 1 акта по форме N ОС-1 заполняется на основании сведений передающей стороны и носит информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.
Как разъяснил Минфин России в Письме от 05.07.2010 N 03-03-06/1/448, в случае отсутствия у получателя акта приема-передачи по бывшему в эксплуатации основному средству амортизация по такому основному средству у него не начисляется.
Если же форма N ОС-1 есть, но она заполнена неправильно, к примеру неверно был определен срок полезного использования основного средства, то получается, что достоверных документов о приобретенном основном средстве у принимающей стороны нет, и, следовательно, амортизация по такому основному средству начисляться не может".
Но мы бы не советовали вам ориентироваться лишь на сведения об амортизационной группе, указанные на первой странице акта ОС-1. Ведь передающая сторона необязательно указала в акте номер группы именно для целей налогового учета. Лучше если сведения о номере будут подтверждены отдельным документом, переданным вам предыдущим собственником. По вашему запросу он может передать вам справку в произвольной форме, оформленную, к примеру, так.
Справка-подтверждение
Подтверждаем, что копир Canon imageRUNNER IR-2520, переданный ООО "Роза" по акту о приеме-передаче от 05.08.2010 N 9 (договор купли-продажи от 19.07.2010 N 134), числился в налоговом учете нашей организации в составе III амортизационной группы.
Главный бухгалтер ------------ (Розанова М.А.)
Печать
Если же основное средство вам передает организация-спецрежимник, то, поскольку она не определяла амортизационную группу для целей налогообложения, вы можете определить ее самостоятельно.
Чтобы заполнить строку "Организация-изготовитель" на первой странице акта, нужно посмотреть технические документы на объект (например, технический паспорт). А если эти сведения найти невозможно, то в строке ставится прочерк.
В шапке первой страницы акта ОС-1 обязательно должны поставить свои подписи руководители передающей (если приобретено ОС, бывшее в эксплуатации) и принимающей сторон, а также должны стоять даты утверждения ими акта ОС-1.
Заполняем раздел 1 второй страницы акта
Этот раздел заполняет только сторона, передающая основное средство. Следовательно, он вообще не заполняется при приеме-передаче нового ОС.
Если это вы передаете свое ОС, то вам надо обратить внимание на графу 4 разд. 1 - фактический срок эксплуатации ОС. Он определяется по формуле:
Фактический срок эксплуатации ОС (графа 4 разд. 1) = Период от даты ввода ОС в эксплуатацию до даты списания ОС - Месяцы и годы, когда фактически ОС не использовались
В срок, когда фактически ОС не использовалось, включаются периоды, когда по нему приостанавливалось начисление амортизации:
В бухгалтерском учете:
При переводе на восстановление (ремонт, реконструкцию, модернизацию) продолжительностью свыше 12 месяцев;
В налоговом учете (Пункт 3 ст. 256 НК РФ):
При передаче в безвозмездное пользование;
При переводе на консервацию продолжительностью свыше 3 месяцев;
При переводе на реконструкцию (модернизацию) сроком свыше 12 месяцев.
Если же вы сторона, принимающая бывшее в эксплуатации ОС, и вы видите, что разд. 1 акта организацией-сдатчиком заполнен лишь для бухгалтерского учета, то вы можете дополнительно запросить у нее сведения о некоторых показателях налогового учета (по аналогии с подтверждением номера амортизационной группы), в частности о фактическом сроке эксплуатации ОС. Ведь при применении линейного метода начисления амортизации для целей налогообложения прибыли вы можете уменьшить срок полезного использования полученного объекта на фактический срок его эксплуатации предыдущим собственником (Пункт 7 ст. 258 НК РФ).
Заполняем раздел 2 второй страницы акта
Этот раздел заполняет только получатель ОС .
При этом надо обратить внимание на следующие показатели этого раздела:
Графа 1 "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету". Для бухгалтерского учета это будет сумма, которая списывается с кредита счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в дебет счета 01 "Основные средства". А для налогового учета это сумма расходов на приобретение ОС (его сооружение, изготовление, доставку), а также на доведение ОС до состояния, пригодного для использования, за минусом суммы входного НДС (кроме случаев, когда входной НДС учитывается в стоимости ОС). Причем первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете может и не совпасть. Например, разница может равняться сумме процентов по кредиту, полученному для покупки этого ОС;
Графа 2 "Срок полезного использования". Как мы уже сказали выше, при приобретении бывшего в эксплуатации ОС этот срок для целей налогового учета может быть рассчитан по формуле:
Срок полезного использования ОС для целей налогообложения прибыли = Срок полезного использования объекта в соответствии с Классификацией основных средств - Фактический срок эксплуатации ОС предыдущим собственником
Если же на дату получения ОС срок полезного использования у предыдущего собственника уже истек, то вы определяете срок полезного использования самостоятельно исходя из технических условий и рекомендаций изготовителей, способности ОС приносить доход и технических характеристик;
Графа 4 "Норма амортизации". В случае если срок полезного использования в графе 2 разд. 2 акта ОС-1 указан в месяцах, то и норма амортизации должна быть месячная. Тогда ее можно рассчитать по формуле:
Месячная норма амортизации в % = 100% / Срок полезного использования на дату принятия ОС к учету (в годах) / 12 месяцев
Если же в бухгалтерском учете амортизация начисляется:
(или) способом списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;
(или) способом списания стоимости пропорционально объему продукции (работ), то в графе 4 разд. 2 акта ОС-1 нужно поставить прочерки.
Заполняем раздел 3 второй страницы акта
В разд. 3 акта ОС-1 указываются индивидуальные характеристики ОС. Например, здесь можно указать, в каком состоянии передается ОС, при наличии каких-либо дефектов у объекта - зафиксировать их.
Раздел 3 обязательно нужно заполнять, если из технических документов на ОС (из паспорта, руководства по эксплуатации, справочников) видно, что в нем есть детали, содержащие драгоценные материалы. Если в этих документах ничего о содержании драгметаллов не сказано, то в таблице разд. 3 акта надо поставить прочерки.
Заполняем третью страницу акта
Если для приема и проверки технического состояния ОС создавалась комиссия, то на третьей странице акта она:
Проставляет дату испытания ОС;
Отмечает соответствие или несоответствие ОС его техническим условиям;
Указывает, нужна ли этому ОС доработка.
Далее комиссия уточняет, что именно не соответствует техническим условиям и что требует доработки. И на основании результатов испытания и осмотра ОС дает свое заключение. Если по результатам проверки был составлен какой-то документ, то его надо приложить к акту и указать его в строке "Приложение".
Заполненный и подписанный членами комиссии акт ОС-1 в тот же день передается в бухгалтерию. На основании этого акта открывается инвентарная карточка учета ОС по форме N ОС-6. Об этом в акте ОС-1 ставится отметка.
При заполнении акта ОС-1 по объекту, бывшему в эксплуатации, особенно внимательной следует быть принимающей стороне, поскольку от показателей, отраженных в акте, у нее могут зависеть налоговые и бухгалтерские расходы.
Имущество, которое любая организация приобретает, получает, длительно арендует, вводит в эксплуатацию и др., чтобы использовать для собственных нужд, необходимо принять и поставить на баланс. К одному из документов по учету основных средств относится передаточный акт, оформляемый на унифицированном бланке, утвержденном законодателем.
К основным средствам (ОС), которые субъекты хозяйственной деятельности могут использовать в процессе работы более 1 года, относятся строительные объекты, земельные участки, оборудование, в том числе и вычислительная техника, различные приборы, инвентарь, транспортные средства, скот и зеленые насаждения, другое.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Строительные объекты можно относить к ОС только после ввода в эксплуатацию по результатам завершения строительных работ или покупки готового сооружения. Бланк представляет собой форму ОС-1 и называется актом приема-передачи ОС.
Документ используют для ведения бухучета, информация об основном средстве там отображается полностью. Если, например, происходит покупка материальных ценностей, которые требуется поставить на баланс, как основные средства, то на основании передаточного акта продавец может провести списание, а покупатель оформить приобретение.
Акт приема-передачи основных средств оформляется в качестве приложения к соглашению между участниками сделки и подтверждает факт передачи имущества одного лица другому. В другом случае, например, предприятие строит здание и на основании акта ввода в эксплуатацию оформляет .
Кроме договоров дарения, купли-продажи, наследования, долгосрочной аренды и других, сопровождающей документацией к акту является техническая – на оборудование, землю, здания и другие материальные ценности.
Оформляется акт по числу участников сделки, если это продавец и покупатель, то необходимо заполнить 2 бланка, когда, например, к участию присоединяется инвестор, то 3. В других случаях, когда, например, объект приобретается в разобранном виде, то сначала его оформляют по акту приема оборудования для хранения на складе по ф. ОС-14, затем передают для монтажа по акту ОС-15, а только потом принимают, как ОС по акту ОС-1.
По типовой форме ОС-1, которую можно скачать в интернете, происходит не только принятие, но и списание ОС в адрес других юр. лиц, подразделений или филиалов предприятия, которые находятся на выделенном балансе. Когда списание происходит по причине износа ОС, например, оборудования, то следует оформлять акт по ф. ОС-4.
Передаточный акт служит документом, где отображается информация об имуществе, перемещаемом в пределах предприятия, или между ним и сторонним СХД.
Акт используют, когда группа однородных объектов или один:
| Вводится в список ОС | После:
|
| Выводится из ОС | По причине:
|
Назначение передаточного акта – это оформление юридических действий при осуществлении хозяйственных операций с дорогостоящим имуществом (не товаром). С помощью акта ведется не только бухгалтерский учет имущества предприятия, но и налоговый при исчислении , и на .
Бланк акта приема-передачи основных средств:
Бюджетные учреждения обязаны для организации первичного документооборота руководствоваться формами, утвержденными законодателем, что говорится в ФЗ № 402 (06.12.11 г.), в ст. 9.
К нормативным актам об утверждении бухгалтерских форм относятся Приказы Министерства Финансов:
Так, поставить ОС на учет в государственном предприятии можно с помощью акта по ф. ОС-1 или 0306001. Если имущество было приобретено с целью последующей продажи, а не эксплуатации, что не может сделать бюджетная организация, то его следует считать товаром.
В этом случае акт оформляет только продавец ОС, а для покупателя имущество становится товаром и учитывается на другом счете. Руководитель коммерческой организации может самостоятельно решить, какими первичными документами оформлять сделку по получению (приобретению) товара, руководствуясь тем же ФЗ № 402.
Постановлением Госкомстата № 7 (21.01.03 г.) утверждена унифицированная форма по учету ОС, которую следует относить к первичной документации.
Так, для учета ОС следует использовать акт по форме:
В Налоговый кодекс законодатель не вкладывает понятие «первичных документов», они требуются для бухгалтерского учета. Причем принять к учету можно, только документы, заполненные соответствующим образом, куда будут внесены необходимые сведения об ОС, реквизиты предприятий и другие данные.
Так, хозяйственная операция:
Когда ОС продается или передается после определенной эксплуатации, то бланк акта обе стороны заполняют совместно. Так, продавцу необходимо заполнить 2 экземпляра акта, оставив незаполненным II раздел, его заполнит покупатель сведениями об объекте, актуальными на момент поступления имущества на бухгалтерский учет. Для учета покупателю важна дата, когда средства поступят на учет и инвентарный номер, который будет присвоен объекту.
Акт для заполнения состоит из 2 частей:
| «Шапка» документа | Там необходимо представить информацию о:
|
| Таблица | Здесь необходимо указать сведения о:
|
Важно, чтобы акт содержал сведения, как покупатель собирается использовать приобретаемое имущество и кто его изготовил. Акт также должен содержать сведения о членах специальной комиссии, которая получила право принять ОС для нужд предприятия.
В своем заключении комиссия указывает период, в течение которого предполагается эксплуатировать ОС на предприятии. Комиссия может состоять минимально из 2 человек, кандидатуры утверждаются руководителем предприятия специальным приказом.
Каждому бухгалтеру немаловажно иметь памятку о том, как заполняется акт приема-передачи основных средств:
| Графы и разделы | Как заполнять |
| Дата постановки на бухучет | Проставляется дата, когда имущество включается с состав ОС. Для получателя – это дата, когда оформляется акт. |
| Дата вывода ОС (списания) с бухучета | Продавец проставляет дату оформления акта, а покупатель ставит прочерк. |
| Номер инвентарный | Присваивается комиссией, когда объект поступает на предприятие. Если имущество поступило на основании договора аренды, то можно использовать номер, который ранее присвоил арендодатель. |
| Номер заводской | Способ узнать заводской номер довольно простой, его следует выписать из:
В другом случае номер может быть промаркирован на самом объекте. |
| Расположение объекта на момент получения (приобретения) | Название организации, у которой на балансе числится ОС к моменту оформления акта. |
| Собственники, владеющие долями имущества | Раздел заполняется при наличии у объекта долевых собственников, причем указываются данные о них и сведения о размерах долей. |
| Валюта | Раздел заполняется, если стоимость ОС выражается в иностранной валюте, необходимо указать ее вид и сумму по курсу БР. Курс для расчета суммы необходимо взять на день поступления имущества на учет к покупателю. |
| Раздел I: | Заполняется продающей стороной, если объект ранее использовало другое юрлицо. Когда ОС приобретается у физлица или через торговую сеть, то заполнять раздел не нужно. |
| 1. Срок эксплуатации. | Его необходимо выразить в годах и месяцах. Необходимо указать период, в течение которого объект фактически использовали все собственники с момента, как он был впервые введен в эксплуатацию. |
| 2. Стоимость остаточная. | Она является первоначальной для получателя. |
| 3. Стоимость договорная или приобретения. | Графу заполняет продающая сторона, если стоимость ОС отличается от указанной в договоре. В этом случае получатель в качестве первоначальной принимает договорную. |
| Раздел II: | Заполняется принимающей стороной на дату постановки ОС на учет. |
| 1. Первоначальная стоимость. | Если объект, например, здание под офис ранее было в эксплуатации, то указывается его договорная стоимость или остаточная. При покупке нового ОС, например, оборудования, оформляется акт по ф. ОС-1б и указывается в нем стоимость по договору, т. е. приобретения, но вычесть из нее необходимо расходы на доставку и монтаж. |
| 2. Период полезного использования (ППИ). | Существует 3 варианта:
|
К акту следует приложить техническую документацию, главный из документов – это техпаспорт, дополнительные – план сооружения, когда передается строительный объект, инструкция по эксплуатации, другие.
Если субъектом, которое принимает или передает ОС является бюджетная организация, то акт следует составить в 3 экземплярах, 2 из них должны получить стороны сделки, а третий – государственная инстанция Росимущество.
Визируется акт в этом случае не только специальной комиссией, но и руководителями госпредприятий. Графа о госрегистрации прав должна заполняться только при передаче недвижимости.
Образец заполнения акта приема-передачи основных средств:
На основании передаточного акта может приниматься и передаваться новый объект или ранее использованный, поэтому заполнение формы будет отличаться. Так, когда передается не новое ОС, то I раздел формы заполняет передающая сторона, внося сведения о состоянии объекта к моменту передачи. Если передается новый объект, то I раздел заполнять не следует.
Верхняя часть или «шапка» предназначена для внесения сведений об участниках сделки. Поле о госрегистрации прав на недвижимое имущество заполняется только в отношении объектов, которые подлежат обязательной госрегистрации со стороны нового собственника. Если передается недвижимое имущество, то поле о госрегистрации заполнять не нужно.
Раздел II заполняется получающей стороной на своем экземпляре. В него следует внести сведения в отношении ОС на дату принятия на учет. Если принимается не новое ОС, то в графе «период полезного использования» указывается тот, на протяжении которого объект еще можно эксплуатировать.
Раздел III предназначен для внесения различных характеристик объекта. Комиссия, которая подписывает передаточный акт, обязана осмотреть ОС, дать ему оценку, установить его характеристики предъявляемым требованиям.
Если для оформления акта используется не типографский бланк, а распечатанный в формате word с компьютера, он может быть заполнен не вручную, а помощью программного обеспечения. Но свое заключение комиссия должна оформить только собственноручно.
Если при проверке будут выявлены дефекты, их обязательно следует указать в акте. Свое заключение комиссия оформляет на последнем листе передаточного акта. После заключения комиссии следует оформить список приложений, который должен состоять из технических документов, прилагаемых к акту.
Почему этот документ важен:
Акт
о приеме-передаче основного средства сопровождает
такие сделки, как купля-продажа, мена, дарение,
аренда. На дату составления документа бывший
владелец списывает имущество с баланса, а новый -
принимает к учету.
В чем часто ошибаются:
Если имущество
приобрели в магазине или у гражданина, заполнять
в акте сведения об организации-сдатчике не нужно.
Когда и как необходимо составлять акт
Акт приема-передачи основных средств по форме № ОС-1 составляют в тех случаях, когда необходимо включить полученное имущество в состав основных средств и ввести его в эксплуатацию. Или наоборот - когда подобный объект выбывает. Такой акт не подойдет только для сделок, в которых предметом является здание или сооружение.
По общему правилу при купле-продаже акт о приеме-передаче составляют после того, как право собственности на основное средство перешло от продавца к покупателю. Подписанный сторонами акт будет означать, что поставщик должен списать имущество с баланса, а покупатель - принять на баланс.
Если организация приобрела основное средство у поставщика, который учитывал его как основное средство, акт по форме № ОС-1 должны заполнить обе стороны сделки. Поставщик заполняет акт в двух экземплярах, один из которых остается у него и служит основанием для того, чтобы списать проданный объект в учете. При этом раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» в своем экземпляре акта продавец не заполняет.
Второй экземпляр документа поставщик передает покупателю. На его основании будет отражено поступление основного средства. Раздел 2 акта заполняет бухгалтер компании-покупателя. Оба экземпляра акта должны быть подписаны как поставщиком, так и покупателем.
Однако бухгалтеру компании-покупателя понадобится составить еще дополнительный акт. Ведь чтобы принять к учету поступившее имущество, нужно отразить в акте свои данные, например дату принятия на учет основного средства или амортизационную группу, инвентарный номер. А в акте, полученном от поставщика, эти разделы уже заполнены.
Осторожно!
Даже получив от бывшего владельца основного средства экземпляр акта№ ОС-1, нужно дополнительно составить свой акт по той же форме. В нем отразить уже свои данные по объекту.
Основанием для составления своего внутреннего акта послужит форма № ОС-1, полученная от продавца, и техническая документация, приложенная к основному средству (например, паспорт, инструкция пользователя).
Обратите внимание: если компания приобретает имущество для перепродажи, такой объект в составе основных средств не учитывается, а является товаром (п. 4 ПБУ 6/01, п. 2 ПБУ 5/01). На основании акта организация-покупатель сможет принять приобретенное имущество к учету как товар. То есть дополнительно составлять свой акт не нужно.
Противоположная ситуация: купленный актив числился товаром в учете продавца. Допустим, имущество приобретено через розничный магазин. В этом случае акт по форме № ОС-1 бухгалтер организации-покупателя составляет самостоятельно, с нуля. При этом реквизиты поставщика, которые предусмотрены в начале акта, а также разделы «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» и «Сдал» не заполняют. Нужно указать только дату выпуска и, если объект сразу вводят в эксплуатацию, еще и дату ввода, которая совпадет с днем подписания акта. Акт составляют на основании товаросопроводительных документов (например, товарной накладной, выписанной магазином) и технической документации, приложенной к основному средству (паспорт, инструкция пользователя).
Отметим еще один случай, когда акт по форме № ОС-1 бухгалтер организации-покупателя составляет самостоятельно. Это ситуация, когда имущество покупают у физического лица. Ведь обычные граждане не должны оформлять подобные документы, так как для них имущество не является основным средством.
Что обязательно должно быть в акте
Независимо от того, в результате какой сделки выбывает или поступает основное средство, в акте всегда должны быть заполнены следующие графы:
Составляют акт на основании технической документации на объект. А также, если у передающей стороны имущество являлось основным средством, по данным ее бухучета.
Важная деталь
Акт по форме № ОС-1 должен содержать заключение комиссии по приему-передаче имущества.
Помимо этого акт должен содержать заключение комиссии. У каждой из сторон сделки комиссия своя. В нее должны входить как минимум два человека. Утвердить состав комиссии должен руководитель организации, издав приказ.
Пример: Составление акта по форме № ОС-1 при покупке объекта основного средства через торговую сеть
15 февраля 2010 года ЗАО «Завод» приобрело через торговую компанию новый металлообрабатывающий станок (2009 года выпуска) по цене 118 000 руб., в том числе НДС - 18 000 руб. В этот же день директор издал распоряжение № 56 о вводе объекта в эксплуатацию. Чтобы это сделать и сначала зачислить поступившее оборудование в состав основных средств, на основании еще одного приказа директора от 15 февраля 2010 г. № 57 была создана комиссия.
На первой странице везде, где требуются данные организации-сдатчика, были проставлены прочерки. В графе «Организация-получатель» бухгалтер указал ЗАО «Завод», его адрес, телефон, а также банковские реквизиты. Основание для составления акта - распоряжение от 15 февраля 2010 г. № 56.
Дату принятия к бухгалтерскому учету бухгалтер указал ту же, что и дата составления акта, то есть 15 февраля. Номер амортизационной группы определил согласно Классификации основных средств - третья. Далее проставил инвентарный номер, который был присвоен станку, а также его заводской номер, взятый из технического паспорта. В графе «Место нахождения объекта в момент приема-передачи» бухгалтер вписал цех ЗАО «Завод».
Вторая страница акта, заполненная бухгалтером, представлена на странице 77. Там же далее в акте, на третьей странице, записаны выводы комиссии, каждый из членов комиссии расписался. В самом конце документа в разделе «Сдал» бухгалтер проставил прочерки. А принял объект основного средства у продавца технический директор, поэтому в соответствующем разделе он указал свои данные. Ниже вписали данные мастера, которому станок был передан на ответственное хранение. Он также расписался. Кроме того, свою подпись поставил главбух.
Не ошибиться при заполнении основных граф в документе поможет таблица.
Памятка по заполнению акта о приеме-передаче по форме № ОС-1
| Наименование графы или раздела | Рекомендации по заполнению |
| Дата принятия к бухгалтерскому учету | Проставляют дату включения объекта в состав собственных основных средств. Для организации-получателя это дата составления самого акта |
| Дата списания с бухгалтерского учета | Передающая сторона указывает здесь дату, совпадающую с датой составления акта. Компания-получатель в своем акте поставит прочерк |
| Инвентарный номер | Такой номер объекту присваивает комиссия при его поступлении в организацию, и впоследствии, как правило, номер не изменяется. Объект основных средств, поступивший в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем |
| Заводской номер | Этот номер можно посмотреть: - на самом основном средстве; - в техническом паспорте оборудования; - в акте о приеме-передаче (например, при передаче в аренду от другой организации); - в инвентарной карточке учета основного средства, если перемещение основного средства происходит внутри предприятия |
| Местонахождение объекта в момент передачи | Здесь пишут название организации или ее структурное подразделение, где находится основное средство в момент составления акта |
| Участники долевой собственности | Данный справочный раздел заполняют, когда основное средство принадлежит нескольким собственникам. При этом указывают всех участников долевой собственности и их доли. Тогда все сведения в акте вносятся соразмерно доле компании в общей собственности |
| Иностранная валюта | Заполняют, если стоимость основных средств выражена в иностранной валюте. Тогда пишут вид валюты и ее сумму по курсу Банка России. Его нужно брать на дату принятия основного средства к учету (п. 6 ПБУ 3/2006) |
| Раздел 1 «Сведения о со- стоянии объекта основных средств на дату передачи» | Нужно заполнять только в том случае, если передаваемый объект ранее уже эксплуатировали. Тогда все данные об имуществе указывает передающая сторона. Если организация-получатель купила основное средство у гражданина или же через оптовую или розничную торговую сеть, ей заполнять этот раздел не надо |
| Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев) | Имеется в виду общий срок фактического использования приобретенного основного средства у всех его бывших владельцев с момента первого ввода объекта в эксплуатацию. Заполняют на основании данных, представленных передающей стороной |
| Остаточная стоимость | Для организации - получателя имущества такая стоимость будет являться первоначальной |
| Стоимость приобретения (договорная стоимость) | Заполняет передающая сторона в случае, если стоимость основного средства по договору купли-продажи отличается от остаточной стоимости. Тогда организация-получатель при принятии такого объекта к учету за первоначальную стоимость примет договорную |
| Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» | Данный раздел заполняет только получатель основного средства |
| Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету | Если основное средство ранее эксплуатировалось, указывается остаточная или договорная стоимость. Если же приобретается новое основное средство - стоимость по договору купли-продажи или стоимость приобретения (с учетом расходов на доставку, сборку и т. д.) |
| Срок полезного использования | Если имущество ранее уже использовалось и амортизировалось, при линейном методе норму амортизации определяют исходя из срока полезного использования, уменьшенного на количество месяцев эксплуатации предыдущими собственниками. При отсутствии документов, подтверждающих срок эксплуатации, покупатель устанавливает срок полезного использования согласно Классификации. А если бывшие собственники эксплуатировали объект дольше установленного срока пользования - самостоятельно, с учетом технических требований. При нелинейном же методе норма амортизации зависит не от конкретного срока полезного использования, а от амортизационной группы, к которой был отнесен объект |
Акт приема-передачи объекта основных средств форма ОС-1 в обязательном порядке заполняется на предприятии для учёта и оформления операций по аренде, приобретению, продаже, безвозмездной передаче объектов ОС (основных средств).
Назначение акта ОС-1
Правильно заполненный и оформленный бланк акта ОС-1 является основанием для принятия нового полученного или купленного основного средства к бухгалтерскому учёту. Кроме того, данные актов приёма-передачи используются в налоговом учёте для исчисления амортизации, налогов на имущество и на прибыль.
| Форма ОС-1 бланк | |
 |
|
 |
В каких случаях заполняется форма ОС-1
Акт приема-передачи основных средств оформляется в следующих случаях:
Если требуется принять к учету объект недвижимости, то нужно оформлять акт приема-передачи форма ОС-1а, скачать его бланк и образец можно .
Данные о приеме основного средства к учету заносятся в или в .
Оформление бланка ОС-1 начинают с указания на первой странице реквизитов организаций получателя и предыдущего владельца имущества.
Если же объекты основных средств приобретены в рознице или у производителя, то заполняются только данные нового владельца.
Там же, на первой странице в специальной строке указывается основание для заполнения акта приема-передачи. Это может быть счёт, накладная, договор.
На первой странице предыдущий владелец прописывает амортизационную группу, к которой принадлежало имущество. И получатель обязан включить полученное основное средство в ту же самую группу.
Первый раздел второй страницы заполняет предыдущий владелец имущества. Следовательно, если приобретается новое основное средство, то в этом разделе ставятся прочерки.
Второй раздел второй странице заполняет новый владелец объекта ОС. Сюда вносятся следующие данные:
Третий раздел второй страницы бланка акта приема-передачи содержит технические характеристики имущества. Там же обязательно указывается количество и вид драгоценных металлов, если они есть в данных основных средствах.
Третья страница формы ОС-1 содержит выводы комиссии по приёму объекта основных средств, а именно: результаты и дату проведенных испытаний, указывается степень соответствия тех. условиям, необходимость доработки.
Акт о приеме-передаче объекта основных средств форма ОС-1 – это документ, на основании которого происходит передачи основных средств новому владельцу. Типовая форма ОС-1 применяется в отношении любого объекта, за исключением зданий и сооружений.
Заполнение первой страницы бланка акта:
Получатель: реквизиты организации, получающей основное средство – наименование, ОКПО, адрес, контактные данные, банковские реквизиты, название структурного подразделения, в которое принимается объект по акту.
Сдатчик: аналогичные реквизиты организации сдатчика.
Основание для заполнения акта приема-передачи: номер и дата документа, на основании которого передается объект, например, договор купли-продажи или аренды, приказ или распоряжение руководителя.
Дата принятия к бухучету: день, когда объект вводится в эксплуатацию.
Счет: номер бухгалтерского счета, по дебету которого будет отражен ОС.
Акт: номер и дата заполнения бланка ОС-1.
Номера: указывается номер амортизационной группы, к которой относится основное средство, инвентарный и заводской паспортный номер.
Государственная регистрация прав на недвижимость: заполняется, если права на объект должны быть государственно зарегистрированы.
Объект ОС: наименование, модель и кратко назначение передаваемого объекта.
Место нахождения в момент приема-передачи: название организации, где находится ОС в момент передачи.
Изготовитель: название организации, изготовившей ОС.
Участники долевой собственности: заполняется, если объект имеет несколько собственников, указывается доля каждого.
Иностранная валюта: заполняется, если цена на основное средство выражена в иностранной валюте.
Заполняется на объекты основных средств, уже бывшие в эксплуатации. Если ОС новый, то и заполнять этот раздел акта не нужно.
1 – год выпуска ОС.
2 – дата первоначального ввода в эксплуатацию.
3 – дата последнего капитального ремонта (если проводился).
4 – период, выраженный в годах и месяцах, в течение которых объект активно использовался по назначению (периоды, когда амортизацию по ОС не начислялась, не учитываются).
5 – срок полезного использования, установленный для основного средства, зависит от его вида и амортизационной группы.
6 – величина начисленной на дату передачи объекта амортизации.
7 – разность между стоимостью приобретения (или восстановительная стоимость, если проводилась переоценка) и начисленной амортизацией.
8 – стоимость приобретения ОС.
Заполнение производит только получатель в своем экземпляре акта приема-передачи.
1 – сумма всех затрат, связанных с приобретением ОС (величина, отражаемая по дебету счета 01).
2 – для объектов, в отношении которых заполнен раздел 1 — разница между сроком из гр.5 и гр.4 первого раздела. Для новых ОС – срок на основании классификации основных средств.
3 – наименование способа начисления амортизации.
4 – норма амортизации в соответствии с указанных в третьей графе способом.
Сведения о содержании драгоценных металлов и других материалов в составе основного средства.
Результат испытания на: указывается дата проведения испытаний принимаемого основного средства.
Прописывается степень соответствия объекта техническим условиям, отмечается, требуется ли доработка.
Если не соответствует, то ниже нужно конкретизировать, что именно не соответствует. Если требуется доработка, то также ниже нужно детализировать, что именно нужно доработать.
Заключение комиссии: комиссия, принимающая, осматривающая и проверяющая основное средство, пишет свое заключение.
Приложение: перечень технической документации, прилагаемой к ОС.
Заполненный бланк акта подписывается всеми членами комиссии и ее председателем с указанием должностей, ФИО.
Представитель передающей стороны внизу третьей страницы ставит свою подпись, а главный бухгалтер в инвентарной карточке объекта делает соответствующую запись о снятии ОС с учета. ( , ).
Представитель принимающей стороны внизу справа ставит свою подпись с указанием должности и ФИО, а также текущей даты. Если принимает по акту объект не директор, то должны быть прописаны номер и дата доверенности, дающей право принимать ценности и подписывать документы.
