Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По курсу
« Основы делопроизводства»
Вариант 2
1. Классификация документов.
3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.
Список литературы
1. Классификация документов.
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.
Документ- зафиксированная на материальном носителе информация о фак¬тах, событиях, явлениях объективной действительности и мысли¬тельной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ - это письменное доказательство действительно¬го осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. Юридическое значение документа чрезвычайно важ¬но для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления докумен¬тов.
Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.
По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и издан¬ные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, ри¬сунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
фотокинодокументы - разновидность документов, кото¬рые дают возможность запечатлеть те объекты или процес¬сы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. Фотодокументы дают представление об объекте или процессе в статическом состоянии, кинодокументы позволяют увидеть эти же са¬мые объекты или процессы в их динамике;
фонодокументы. - фонограмма - новое прогрессирую¬щее средство фиксации.
По видам деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы:
организационно-распорядительные;
по финансово-расчетным операциям;
по снабжению и сбыту.
Организационно-распорядительные документы имеют ис-ключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельно¬стью. Эти документы составляются работниками всех подразде¬лений предприятия. Документы по организации учета и отчетно¬сти составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составля¬ют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денеж¬ных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущест¬венно работники планового отдела, отделов материально-техни¬ческого снабжения и сбыта, а также работники учета.
По месту составления документы подразделяются на:
внутренние, составленные работниками данного предпри¬ятия;
внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
По содержанию документы делятся на:
простые, содержание которых посвящено одному вопросу;
сложные, содержание которых охватывает несколько во¬просов.
По форме документы бывают:
индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка;
трафаретные - часть документа отпечатана, а часть впи¬сывается при составлении (документы такой формы увели¬чивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда);
типовые - созданные для группы однородных предпри¬ятий, например правила внутреннего трудового распо¬рядка.
По срокам исполнения документы подразделяются на:
срочные, требующие исполнения в определенный срок, ус-тановленный законом, инструкцией, приказом;
несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три-пять дней - для корреспонденции.
По происхождению документы принято делить на:
служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников;
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По назначению документы могут быть представлены в виде:
подлинников;
копий;
выписок;
дубликатов.
Подлинник - это документ, составленный в первый раз, под-писанный и надлежащим образом оформленный.
Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в ус¬тановленном порядке соответствующим должностным лицом.
Иногда для работы требуется выписка из определенных раз¬делов подлинного документа. При оформлении выписки необхо¬димо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
При утере владельцем подлинного документа организации вправе выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный доку¬мент, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дуб¬ликат подписывают те же должностные лица, но это не обяза¬тельно. Слово «Дубликат» пишется вверху справа.
По юридической силе документы классифицируются на:
подлинные, которые выдаются уполномоченными работ¬никами организации с соблюдением всех правил;
подложные, содержание или реквизиты которых не соот¬ветствуют действительности.
Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имею¬щими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).
По степени обязательности документы подразделяются на-
директивные;
информационные.
По ограничению доступа к документу с целью защиты ин¬формации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на:
для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
конфиденциальные (коммерческая тайна) - ими может пользоваться ограниченный круг лиц;
секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ);
совершенно секретные - документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.
Распорядительные документы
Юридическим основанием возникновения распорядитель¬ных документов являются:
акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными коми¬тетами РФ и другими органами исполнительной власти;
акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая приня¬тие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (респуб¬лик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и окру¬гов, а также территориальных образований);
правовые акты организаций, направленные на осуществле¬ние их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией.
Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.
В зависимости от содержания различают приказы по основ¬ной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих ил контролирующих органов, по инициативе руководителя и на ос¬новании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе обязательно надо указать полное название, номер и дату документа.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констати¬рующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной - пред¬писываются конкретные действия. Распорядительная часть при¬каза начинается словом «Приказываю».
Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке приказа. В состав формуляра приказа входят следующие реквизиты:
наименование вышестоящей организации (если имеется);
наименование организации;
название вида документа;
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?» (напри¬мер, «О повышении квалификации работников бухгалте¬рии», «Об учетной политике в 2004 г.» и т. д.);
текст;
подпись;
визы;
гриф согласования.
В констатирующей части излагаются причины издания приказa, цели и задачи предписываемых действий.
Если приказ издается во исполнение директивных указаний, то при ссылке в тексте на нормативный акт необходимо указать:
название документа (нормативного акта);
наименование органа, издавшего документ;
дату;
номер;
заголовок к тексту документа (если он есть), на который да¬ется ссылка, например: «Во исполнение решения управы, района «Мещанское» ЦАО г. Москвы от 10 мая 2004 г. № 56 «О мерах по...».
Констатирующая часть может быть опущена, если распоря¬дительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме с формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буква¬ми, с новой строки от нулевого положения табулятора).
В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа может излагаться в таблич¬ной форме.
После подписания приказы регистрируются, а затем размно¬жаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересован¬ным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.
Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом эк¬земпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознаком¬лены с содержанием.
Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.
В крупных фирмах приказы подобного рода заменяются при-емными, отпускными, увольнительными и переводными запис¬ками.
Приказы по основной деятельности нумеруются и подшива¬ются отдельно от приказов по личному составу.
Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетен¬ции.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (распоряжение);
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы.
Структура текста распоряжения, так же как и приказа, со¬стоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий.
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.
Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполне¬ния. Документ подписывается руководителем организации или его заместителем.
Решение - правовой акт, принимаемый в коллегиальном по¬рядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготов¬ки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.
Когда решения служат самостоятельными распорядительны¬ми документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголов¬ка и номера решения.
В состав формуляра «решения» входят следующие реквизита
наименование коллегиального органа;
наименование вида документа (решение);
Дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подписи председателя и секретаря;
визы.
Текст решения содержит краткий, но исчерпывающий анализ и оценку сложившегося положения дел на конкретном участке.
Он должен состоять из двух частей: констатирующей и распо-рядительной.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию решения.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предпринимаемых действий и основания, вызвавшие принятые решения
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписывамые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть решения должна начинаться с на-именования коллегиального органа с последующим словом «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами с новой строки. После этого указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть может быть оформлена в виде табли¬цы. Возможно также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана мероприятий. В последнем случае распоряди¬тельная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий.
На каждое принятое решение заполняются учетные карточ¬ки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование струк¬турного подразделения (кто готовил).
2. Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД.
ЗАО «Роснефть»
ПРОТОКОЛ № 8
Общего собрания акционеров
г. Москва 22 мая 2005 г
Председатель - Голов В.П. Секретарь - Михеева Л.В.
Присутствовали: акционеры ЗАО «Роснефть» - 56 человек (список при-лагается).
Повестка дня:
1. Об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в т.ч. отчетов о прибылях и убытках Общества за 2003 г.
2. Распределение прибыли Общества, полученной по итогам 2003 г.
1. Слушали: Иванцову К.Г. (текст доклада прилагается). Выступили: Матвеев О.П. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Наумов А.И. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Решили (постановили): утвердить годовой отчет, годовую бухгалтер¬скую отчетность, в т.ч. отчет о прибылях и убытках (счетов прибылей и убытков) Общества за 2003 г.
Голосовали: «за» - единогласно.
2. Слушали: Борисова Е.Е. (текст доклада прилагается). Выступили: Романов А.И. - поддержал предложения Борисова Е.Е. Решили: прибыль Общества, полученную по итогам 2003 г. в сумме 1 500 000 руб., распределить следующим образом:
500 000 руб. направить на хозяйственную деятельность Общества.
Председатель Подпись Голов В.П.
Секретарь Подпись МихееваЛ.В.
3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.
1. Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа.
2. Делопроизводство УСД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3. Нормативный документ – письменный официальный документ, принимаемый уполномоченным органом государства. Он устанавливает, изменяет или отменяет существующие нормы.
4. Исковая давность – в гражданском праве – установленный законом срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено в суде.
Список литературы
1. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. 3-е издание. М., 2005.
2. Богатая И.Н., Кузнецова А.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. 2-е издание. М., 2003.
3. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. Казань, 2000.
4. Давыдова Э. Делопроизводство. М., 2002
5. Кирсанов М. Современное делопроизводство. М., 2003.
6. Оглоблина ОМ. Образцы договоров по гражданскому зако-нодательству. М., 2003.
Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:
Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.
Документы классифицируются по наименованиям : научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ -- рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал -- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.
С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.
Копия -- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа -- заверенная часть текста подлинника. Дубликат -- повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По порядку заполнения : документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отраже ние хозяйственной операции в информационной системе организация. Форма документа определяется совокупностью показателей и их распо ложением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:
В зависимости от технологии обработки в документ могут быть внесены дополнительные показатели.
По способу отражения операций документы бывают разовые - применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы - составляются за определенный период для отражения однородных повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для показателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.
Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены, делается прочерк. Записи в документах делаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время.
Если в тексте или цифрах документа допущена ошибка, делается исправительная запись и заверяется подписью уполномоченного лица. В кассовых документах исправления не допускаются.
Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме - устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей; арифметическую проверку - правильность подсчетов; по существу - устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку.
Таксировка - денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.
Группировка - подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;
Контировка - определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.
После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учета, а документы сдаются в архив. Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел.
Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Украины.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные -- обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные однородных на изложение процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.
Анкета -- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.
Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.
Таблица -- постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) -- на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
Первичные документы по назначению разделяют :
В различных сферах деятельности граждан и юрлиц используются те или иные виды документов. Составление, хранение, оборот и использование бумаг является предметом изучения такой дисциплины, как делопроизводство. Рассмотрим далее, какие существуют виды документов.
Документационное обеспечение представляет собой особое направление деятельности, состоящее в оформлении, составлении, хранении и обработке документов. От того, как выглядит бумага и информация в ней, как осуществляется организация работы с ней, во многом будет зависеть правильность и своевременность принятия важного управленческого решения. Документация отражает и учитывает деятельность компаний, предприятий, фирм. В этой связи делопроизводство предписано законодательством. При проведении проверок ревизии прежде всего подвергаются те бумаги, в которых зафиксирована деятельность предприятия.
На современном этапе в данную деятельность входят:
Регламентация технологии делопроизводства осуществляется в нескольких направлениях:
Для организации и ведения делопроизводства необходимы профессиональные знания и специальные навыки. В этой связи для осуществления данной работы в учреждениях и на предприятиях формируются соответствующие подразделения (отделы, службы). В небольших компаниях делопроизводством занимаются секретари, уполномоченные руководителем сотрудники несут ответственность за состояние бумаг предприятия. Для каждой группы документов должно быть предусмотрено определенное место. Как правило, они хранятся в несгораемых шкафах. За ненадлежащее ведение документации к должностным лицам могут быть применены дисциплинарные взыскания.
ФЗ, регламентирующем информацию и ее защиту, закреплено обязательность документировать сведения и установлен ряд базовых определений. Данный нормативный акт также урегулировал отношения, которые возникают при создании и последующем применении информационных технологий. Обязательность документирования предписывается и другими законами. В частности, ГК определяет правовые основы деятельности юрлиц и порядок делопроизводства для них. В НК установлены типовые налоговые документы. С их помощью ведется учет коммерческой деятельности компаний и физлиц, своевременности отчисления сборов в бюджет. В законе также установлены образцы документов. Так, в ГК предусмотрены требования к составу учредительных договоров, уставов, доверенностей и так далее. В нормативных актах устанавливаются формы документов, которые пересылаются различными способами (по почте, факсу, через Интернет). 
Административная система делопроизводства включает в себя многоуровневую классификацию. Выделяют следующие общие виды документов:
Также выделяют такие формы документов, как:
В зависимости от содержания бумаги могут быть простыми или сложными. В соответствии с происхождением выделяют личные и официальные, по месту принятия – внешние и внутренние. Различаются виды документов и по срокам хранения: постоянно, больше и меньше десяти лет. В зависимости от гласности, бумаги могут быть несекретные и секретные (сов. секретные, конфиденциальные). Выделяют виды документов по методу фиксации: звуковые, графические, машино- и рукописные, фотокиноматериалы.
Бумаги также могут быть срочными или несрочными. В соответствии со стадиями выделяют выписки, черновики, подлинники (оригиналы), копии. В отдельную категорию выделяют государственные документы. По действующему законодательству уполномоченные органы издают инструкции, указания, приказы, постановления, распоряжения, решения, указы.
К ним относят бумаги, в которых содержатся исходные сведения, полученные в ходе разработок, исследования, наблюдения и прочей деятельности человека. Первичные документы в бухгалтерии составляются при совершении хозяйственных операций. Они выступают в качестве свидетельств о произошедших фактах. К исходным документам относят, например, акты, справки, ордеры, накладные и так далее. Для большинства из них утверждены унифицированные бланки. Например, установлены особые формы бумаг учета основных средств, торговых операций, труда, денежных расчетов. В том случае, если унифицированная форма для какого-либо документа отсутствует, на предприятии разрабатывается свой бланк. Однако в любом случае в нем должны присутствовать следующие реквизиты:
По указанию руководителей компании и инициативе начальников подразделений разрабатываются различные положения. Данная группа документов включает в себя индивидуальные и типовые акты. Содержание первых касается управленческих подразделений, цехов, отделов, включенных в организационную структуру предприятия. Типовые документы касаются цехов основного производства. Проект положения составляется исполнителем, согласуется с юридическим отделом организации. В случае возникновения замечаний или возражений их излагают отдельным документом или на втором экземпляре. Основным распорядительным актом на предприятии выступает приказ руководителя. Посредством этого документа может быть оформлен порядок деятельности организации, поручения и решения, разного рода мероприятия, результаты ревизий, итоги работы и так далее.
Докладная записка представляет собой бумагу, в которой излагается какой-либо вопрос или факт, предложение или вывод. Она может направляться руководителю предприятия или вышестоящей организации. Служебная записка – это разновидность письма, одна из форм внутренней переписки на предприятии. Ее направляют из структурных подразделений любому адресату организации, за исключением прямого руководства. Служебная записка может быть направлена и конкретно каким-либо должностным лицом предприятия. Эти документы обладают отчетным, инициативным или информационным характером. Объяснительная записка – бумага, поясняющая содержание конкретных положений основного акта (отчета, программы, плана) или объясняющая причины нарушения дисциплины либо неисполнения поручения.
Эти документы разделяются на две группы. Входящие в первую категорию регламентируют порядок исполнения определенного процесса, в котором участвуют подразделения, должностные лица и так далее. Должностные инструкции определяют обязанности, права, функции и ответственность конкретных сотрудников. Эти документы могут разъяснять порядок, в соответствии с которым необходимо исполнять предписания законов и распоряжений (приказов, постановлений и так далее). Должностные инструкции могут быть постоянного или определенного срока действия. Бессрочные документы, тем не менее, подлежат пересмотру и проверке раз в 3-5 лет.
Документ возник, прежде всего, ɥᴛᴏбы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде.
Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация будет основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Юридическая сила документа — ϲʙᴏйство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, кᴏᴛᴏᴩые называются реквизитами. Поскольку побудет профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Совокупность реквизитов, из кᴏᴛᴏᴩых состоит документ, называется формуляром
документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр
характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Материал опубликован на http://сайт
К примеру, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Важно заметить, что один документ — ϶ᴛᴏ единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и демонстрируется совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Стоит заметить, что они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — ϶ᴛᴏ документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службытрадиционно работают с официальными документами, подавляющее большинство кᴏᴛᴏᴩых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. В случае если в деятельности организации могут быть использованы иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст кᴏᴛᴏᴩого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции)
По ограничению доступа документы разделяются на:Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Нужно помнить, такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
Виды документов по способу изложения текста:В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них могут быть использованы заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. В наибольшей степени известным видом таких документов будет анкета или справка. Нужно помнить, такие документытрадиционно напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Не стоит забывать, что вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов)
Типовые документы могут быть использованы для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на базе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.) В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на базе кᴏᴛᴏᴩых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на базе кᴏᴛᴏᴩого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
Постепени подлинности документы делятся на:Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания кᴏᴛᴏᴩого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на кᴏᴛᴏᴩой в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.
По срокам хранения документы делятся на:Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
По способу передачи документов различают:
