Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Локальные требования, нормы и правила, необходимые для обеспечения деятельности организации в сфере технического регулирования. Анализ основных этапов процедуры разработки нормативных документов. Основные цели и преимущества стандартов организации.

курсовая работа , добавлен 21.08.2012


Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013


Информационное обеспечение управления. Унифицированные формы документов как результат унификации и последующего нормативного закрепления. Классификация, кодирование, рационализация документооборота. Технология внесения изменений в унифицированные формы.

реферат , добавлен 24.10.2013


Унифицированные системы документации, их роль в управлении, регламентации по созданию соответствующего альбома. Анализ ООО "Южная Кубанская торгово-промышленная компания", разработка унифицированных форм документов по работе с клиентами, их содержание.

дипломная работа , добавлен 18.07.2014


Состав системы документации организации как необходимого управленческого инструмента, ее классификация и типы: менеджмента, внешние нормативные документы. Составление, правила хранения и направления использования документации в процессе деятельности.

курсовая работа , добавлен 03.03.2015


Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.

дипломная работа , добавлен 10.05.2015


Принципы организации документооборота в государственном учреждении. Особенности унифицированной системы документов. Служебная переписка, бланки документов и реквизиты. Оформление приложений, согласование, визирование и утверждение. Номенклатура дел.

курсовая работа , добавлен 19.05.2011

Раздел 3. Организация работы с документами

ТЕМА 7: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Понятие документооборота. Правила его организации.

2. Основные операции по работе с документами.

3. Порядок регистрации документов. Информационно-поисковая система организации.

4. Контроль исполнения документов.

Наряду с документированием управленческой информации, которое мы изучали во втором разделе дисциплины, ещё одной, второй, составной частью ДОУ является организация работы с документами или технологии обработки документированной информации – технологии ДОУ.

Технологии ДОУ – это система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, систематизации и хранения документированной информации на основе единых методических приемов и правил. Основными блоками технологий ДОУ являются организация документооборота и система хранения документированной информации. В данной теме рассматривается организация документооборота; раскрывается значение таких терминов как «документооборот», «документопоток», «информационно-поисковая система», «регистрация» документов, и других, характеризующих процесс проектирования документооборота и основные операции по обработке документов.

Особенности порядка прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральных органах исполнительной власти, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами, инструкцией по делопроизводству, создаваемой на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (см. разделы III, IY,Y,YI).

Понятие документооборота. Правила его организации

.Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Документооборот как совокупность технологий по обработке документов имеет определенные параметры. Прежде всего – это масштаб движения документов : документооборот государственного, отраслевого, корпоративного управления, организации как юридического лица, структурного подразделения, отдельного должностного лица. Нормативные и методические документы регулируют в качестве базового объекта документооборот организации.

Порядок движения документов в организации складывается в зависимости от ее структуры, внутреннего распределения работ, формальной и неформальной систем субординационных отношений.

Документооборот может складываться стихийно или быть организован, что является более предпочтительным, так как от скорости движения документов, качества выполнения каждой из технологических операций зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность управленческой деятельности в целом.

Под организацией (проектированием) документооборота понимают оптимизацию движения документов и всех производимых с ними в процессе этого движения технологических операций. При оптимизации документооборота опираются на его определенные качественные и количественные параметры.

Основным количественным параметром является объём документооборота , который выражается дробным показателем: количество созданных в организации и полученных извне документов/количество изготовленных с них копий (в течение года, квартала). Объем документооборота учитывают при проектировании структуры, количественного состава и обеспечения службы ДОУ необходимыми средствами организационной техники.

К основным качественным параметрам относят состав и содержание, маршруты документов, плотность документооборота, состояние документопотоков.

Состав документов (виды документов) и их содержание рационализируются за счет унификации и стандартизации, что находит свое отражение в таких нормативных документах организации как Альбом и Табель форм документов, о которых мы уже говорили.

Изучение плотности документооборота , т.е. состава и количества документов, обрабатываемых в определенные периоды времени (недели, месяца, квартала, года), позволяет равномерно распределить рабочую нагрузку сотрудников организации.

Маршруты документов рационализируются на основе анализа отдельных операций, прямоточности и времени движения документа, соответствия маршрута документа задачам и функциям структурных подразделений и руководителей организации. Маршрут документа – это путь его движения, включающий все инстанции, в которых осуществляются операции по обработке документов с учетом времени на каждую операцию.

Из всех этих действий складывается рационализация документопотоков, представляющих собой в совокупности документооборот организации.

Документопоток определяется как движение документированной информации в пределах определенной информационной системы в одном направлении из одного источника или в один приемник.

По направлению движения в иерархически организованной системе различают горизонтальные и вертикальные потоки. Горизонтальные потоки документов складываются из движения между инстанциями одного иерархического уровня; вертикальные – (восходящий и нисходящий ) – различных уровней.

По отношению к объекту управления различают входящий (поступающие в организацию документы), исходящий (отправляемые документы) и внутренние потоки (документы, не выходящие в своем движении за пределы организации).

В качестве основных правил рациональной организации документооборота можно выделить следующие:

· регламентация путей (маршрутов) движения документов

· соответствие состава и содержания документов компетенции издающих и обрабатывающих их инстанций

· максимальное сокращение инстанций и времени прохождения по ним каждого документа

· максимальное ограничение возвратных движений документов на маршруте (в частности, за счет передачи учетно-информационных сведений с помощью учетных карточек, электронных и бездокументных сообщений (по телефону) в службу ДОУ)

· максимальное единообразие маршрутов движения основных видов документов

· параллельное выполнение операций.

В целом, главное правило организации документооборота можно сформулировать так: оперативное движение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами ресурсов (хозяйственно-материальных, технических, трудовых, времени и иных).

Кроме того, в современных организациях должна быть создана единая система оборота документов как на материальных, так и на электронных носителях (движение, обработка, систематизация и хранение документов). На практике часто такая система отсутствует: документооборот разделяется на плохо увязанные между собой бумажную и теле-коммуникационную подсистемы, которые часто, с одной стороны, дублируют друг друга, а с другой, вторая из них может содержать базу несистематизированных и неучтенных данных.

Сокращение документооборота , имеющего постоянную тенденцию к возрастанию, является еще одним из важных направлений его оптимизации. Это обусловлено объективными и субъективными факторами. К объективным относятся: рост объема производства, номенклатуры продукции и услуг, усложнение структуры управленческой деятельности и в связи с этим увеличение количества документируемых операций и т.п. Среди субъективных факторов следует назвать следующие: некомпетентность управленческого персонала, нечеткое распределение полномочий и избегание личной ответственности за принимаемые решения, отсутствие регламентации документообразования и схем движения документов.

Итак, организация работы с документами представляет собой, прежде всего, работу по проектированию (рационализации) документооборота организации, состоящего из совокупности определенных документопотоков. Документы, образующие состав каждого из документопотоков, должны иметь достаточно стабильный маршрут движения, определяемый их видом и содержанием и отражающий структуру организации, соответствующие функции структурных подразделений, отдельных исполнителей, руководителей, а также принятые в организации технологии работы с документами.

Рассмотрим из каких операций складывается в каждом из документопотоков обработка документированной информации.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

· централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ;

· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

· функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

· открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Название»

Подпись Л.Д.Фомин

документооборота ООО «Название»

	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
	Приём (доставка) документов	Экспедитор	Ответственный за делопроизводство
	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство
	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство
	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
		Ответственный за делопроизводство
	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
	Тиражирование документов (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство
	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство
	Оформление почтовых реквизитов	Ответственный за делопроизводство
	Конвертирование документов	Ответственный за делопроизводство
	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Экспедитор
	Отправка документов	Экспедитор
		Ответственный за делопроизводство
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
	Регистрация резолюции в РКФ	Ответственный за делопроизводство
	Доведение резолюции до исполнителей	Ответственный за делопроизводство
	Выдача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
	Подготовка проекта документов	Исполнители	Согласующее лицо
	Согласование проекта документа (при необходимости)	Согласующее лицо	Исполнители
	Оформление проекта документов	Исполнители	Директор
	Утверждение (подписание) проекта	Директор	Исполнители
	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
	Тиражирование документа (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство
	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
	Перемещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство
	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство

Наименование должности

ответственного за делопроизводство _________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата 12.02.2005г.

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

Делопроизводство на практике.

1. Характеристика предприятия:

2. Цели и задачи предприятия:

Стратегической целью является:

· достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ;

· удовлетворение требований и ожиданий потребителей;

· получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.

Этому способствует реализация следующих задач:

§ повышение научно-технического уровня и качества продукции.

§ экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.

§ повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.

§ обеспечение безопасных и здоровых условий труда.

§ правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.

§ разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.

§ подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом.

Ведение делопроизводства в организации подразумевает не только издание документов, но и их правильное оформление. Именно от правильности оформления зависит, будет ли данный документ иметь юридическую силу или нет. Именно поэтому так важно организовать правильное ведение документооборота в организации. Давайте рассмотрим подробнее, как сделать документооборот в организации правильным, а главное, эффективным.

В данной статье мы рассмотрим:

• требования к ведению документооборота;
• основные правила ведения документооборота;
• возможные нарушения при ведении документооборота.

Каждый руководитель организации стремится к тому, чтобы вся работа с документами осуществлялась на максимально высоком уровне. К сожалению, это невозможно, если сотрудники компании, осуществляющие оформление документов, не знают основ ведения документооборота. Поэтому давайте разберем, что такое документооборот и как его организовать.

Требования к ведению документооборота

Для начала давайте разберемся в понятиях. Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации). Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации.

Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения. Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.

Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003.

Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Правила ведения документооборота

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению, хранению и отправке документов.

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.

Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот);
• исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления потоков документов, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Нарушения при ведении документооборота

Нарушения при ведении документооборота могут возникнуть как на этапе оформления документов, так и при непосредственном движении документа. Чтобы исключить количество возможных ошибок, необходимо заранее позаботиться о создании и утверждении инструкций, которые будут регламентировать все процессы, осуществляемые с документами. Лучше всего, когда в организации есть служба ДОУ, которая занимается организацией и ведением документооборота, а также работает над выявлением и исключением возможных ошибок.

Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота. Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Общие принципы организации документооборота:

• - оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
• - обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
• - исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

По направлению горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Гориз. потоки связывают организации одного уровня управления, вертик. - организации различных уровней. Восходящие потоки - это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческой системе выделяют: входящий документопоток (документы, поступающие в организацию); исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации); внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации). Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структ. подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Входящий документопоток любой организации составляют документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы несоподчиненных организаций и обращения граждан. Вход документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структ. подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут движения вход документов зависит от принятой в учреждении технологии работы с документами. Порядок операций по работе с вход документами: получение, регистрация и учет, ознакомление, рассмотрение (резолюция), передача на исполнение, копирование, контроль за прохождением и сроками исполнения документа, хранение документа в процессе исполнения, списание в дело, поиск.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исход документы могут создаваться как инициативные или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Технология работы с исх. документами предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутр. относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также его структ. подразделений, компетенцию, права и обязанности долж. лиц - положения, уставы, долж. инструкции, правила.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распор документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения.

Наиболее нерегламентированны маршруты движения именно внутр. документов. Исключение составляют распор документы, движение которых строго упорядочено.

Порядок операций по работе с исх. и внутр. документами совпадает: составление, оформление, согласование, подписание (утверждение), регистрация и учет, копирование, передача на исполнение или отправка адресату.