Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы... Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.
В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.
Дело - это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел - это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:
Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.
Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.
Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.
Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз - это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.
Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.
Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.
Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения а в малых - секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.
ООО “АВС”
20.11.2017 г. Москва
С целью систематизации, хранения и учета документации
ПРИКАЗЫВАЮ:
Гендиректор Иванов Н.А.
Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.
При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:
Также следует изучить штатное расписание, устав, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.
Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:
Индекс - это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 - порядковый номер отдела кадров, 06 - порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 - код финансово-экономического отдела, 03 - обозначение бухгалтерии, 08 - номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.
Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами. Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке.
Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:
Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.
В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.
Ежегодно при передаче дел в архив подается детальный перечень. Вот как выглядит обновленный образец номенклатуры дел филиала охранных организаций:
В течение года все документы группируются по утвержденной форме. Если необходимо добавить неиспользуемый ранее отчет, то формируется новый заголовок. И процесс повторяется по вышеописанному алгоритму.
Документооборот компании регламентируется статьями номенклатуры дел. Что такое статьи номенклатуры дел и как их применять на практике, расскажем в данной статье.
Обязательная часть подготовки НД - определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг. Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости. СХ бывают:
постоянными;
долговременными: свыше 10 лет;
кратковременными: до 10 лет включительно.
В каждой организации должны использоваться специальные перечни, по которым можно определить СХ деловых бумаг. Специальные правовые акты РФ также устанавливают СХ отдельных документов.
Когда перечни документов попадают в руки сотрудникам, которые составляют номенклатуру дел подразделения, они теряются и не знают, как с ними работать. И здесь важно делопроизводителям и секретарям грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями.
Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы
На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании.
Основной перечень при определении СХ - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов № 558).
Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий.
Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.
Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения. Список используют для определения СХ научно-технической документации и составления НД.
Читайте также:
Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации - налоговых, финансовых, медицинских и т. п.
Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до 1991 г., применяют в настоящее время как справочники межотраслевого значения при подтверждении установленного экспертной комиссией организации срока хранения деловых бумаг.
Так, Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием СХ отменили, но не ввели вместо него новый. Поэтому кредитные организации продолжают использовать этот список, но уже как справочное пособие. В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией.
Рассмотрим структуру на примере Перечня типовых управленческих документов № 558 . Это основной список при определении СХ. Он включает четыре части:
Общие положения, в которых указывают нормативные документы, по которым составлен список, цели составления, разделы, графы и т. д.
Сам список документов.
Список сокращений.
Указатель видов бумаг по алфавитному принципу.
Список представлен в виде таблицы, которая разделена на тематические разделы - их 12. Благодаря разделам можно сразу понять, где искать тот или иной документ.
Бухгалтерия найдет необходимые деловые бумаги в разделе 4, который содержит сведения по учету и отчетности.
Один вид документа может присутствовать в разных статьях и разделах, и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать подходящий для вас.
Что касается СХ (графа 3), то в списке указан не жесткий, а минимально необходимый СХ. Организация может его увеличить
Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3. Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».
Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.
В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части - статьи перечня, в которых они фигурируют.
Есть два способа работы с перечнем.
подразумевает использование предметного указателя. Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа - статьи, в которых они расположены. Эти статьи нам помогут найти необходимый документ.
Таким образом, данный документ хранится постоянно. Если это акт об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то его хранят 5 лет при условии проведения проверки.
заключается в поиске функции, направления деятельности.
Ознакомившись с «Общими положениями» и выбрав необходимое, мы открываем таблицу, ищем раздел и знакомимся с документами.
Пример. Ваша организация работает с международными компаниями. Определяем срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках с зарубежными организациями. Сначала открываем «Общие положения» и ищем подходящий раздел. Наш раздел 5 «Экономические, научные, культурные и иные связи». Переходим в раздел 5 и знакомимся с документами. Находим статью 507. Она нам подходит:
Переписка об экспортных и импортных поставках:
а) с зарубежными организациями
Срок хранения переписки «15 л. ЭПК», то есть после 15 лет хранения в результате экспертизы ценности документы уничтожат или будут хранить дальше.
Самостоятельно снижать СХ деловых бумаг, установленные нормативно, запрещено. ЯяыУвеличивать СХ согласно Перечню типовых управленческих документов № 558 можно в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Пример. Бывают ситуации, когда у компании нет возможности взыскать долги с другой компании. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы. Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет. Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек. Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.
Совместная работа службы делопроизводства и сотрудников организации - идеальный вариант развития событий при подготовке сводной НД Кому как не специалисту, каждый день имеющему дело с конкретными документами, знать их состав, виды и разновидности в своей области. Чтобы сотрудники не отказывались взаимодействовать и не саботировали подготовку НД, организуйте семинары-совещания, во время которых вы разъясните коллегам, как пользоваться перечнями с указанием СХ. Задача службы делопроизводства - донести до сотрудников и подразделений значение такой работы.
В Федеральном законе «Об архивном деле» написано, что СХ деловых бумаг могут устанавливаться в законах, нормативными правовыми актами и перечнями. Если сроки взяты из нормативного правового акта, то тогда в НД указывается ссылка на используемый акт.
В России помимо перечней действуют правовые и подзаконные акты, которые регулируют сроки хранения деловых бумаг.
Таким образом, работа с перечнями несложная, но требует усидчивости и внимательности. Обязательно проверяйте сроки за сотрудниками подразделений. А чтобы сократить количество ошибок, перед тем как подразделения начнут составлять номенклатуру дел, проведите обучение и дайте общее понимание, как работать с перечнем, используя готовые примеры из статьи.
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре .
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
для обоснованного распределения документов, правильного формирования и учета дел, обеспечения поиска документов по их виду и содержанию, определению сроков их хранения.
Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковых систем.
Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
Разработка номенклатуры дел структурного подразделения является начальным этапом создания номенклатуры дел предприятия.
Ответственность за своевременную и качественную разработку номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения .
Оформление номенклатуры дел возлагается на секретаря подразделения . К разработке номенклатуры дел привлекаются руководителя структурных звеньев подразделения, специалисты, хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.
Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания, количества документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, а также его взаимосвязей. В этих целях надлежит использовать положение о подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел и описи дел за прошлые годы, перечень постоянных корреспондентов, классификаторы, справочные картотеки.
Разработка номенклатуры дел предприятия
Номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе обработанных и отредактированных номенклатур дел структурных подразделений.
Составление номенклатуры дел предприятия на предстоящий календарный год осуществляется в последнем квартале предшествующего года.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанно сроков хранения.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст(содержательная часть), подпись, гриф согласования.
Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения
В течение года в номенклатуру дел предприятия вносятся сведения о заведении новых дел и др . По окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной архивными органами. Итоговая запись номенклатуры дел предприятия составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
Утвержденная номенклатура дел предприятия может вводиться в память ЭВМ и храниться на машинных носителях.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать :
· индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
· порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел . Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел
Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.
Первым разделом номенклатуры является "секретариат " ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I".
Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:
1 - генеральный директор;
2 - заместитель директора;
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих вдело.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать , что:
· заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
· заголовки типа “Переписка по кадрам”, “Разные документы”, “Справочные материалы” и т.п. не допускаются.
· Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образует следующие элементы:
· название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
· название предприятия или его структурного подразделения;
· адресат или корреспондент документа;
· название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность документов дела.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово “Копии” - в конце заголовка. Например: “Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1996 год. Копии”.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе . Например: “Протоколы заседания аттестационной комиссии предприятия за 1998 год”.
В заголовках дел, содержащих переписку , указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: “Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров”.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами , они не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например : “Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников”.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию , указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.
Например : “Годовой план повышения квалификации специалистов фирмы на 2000 год”.
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы , указывается вид документа и автор, например: “Приказы директора предприятия по личному составу за 2000 год”.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу , не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например : “Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников графики, справки)”.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года , являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Оформление дел
Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года. Оно выполняется сотрудниками, осуществлявшими формирование дел.
Оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включает нумерацию листов, составление заверительной надписи и в необходимых случаях внутренней описи, подшивку или переплет дел, внесение уточнений в реквизиты обложки по завершении формирования дела.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять, документы хранить в скоросшивателях.
Листы в делах нумеруются арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа.
Каждый том (часть) дела имеет самостоятельную нумерацию.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Лист заверительной надписи нумерации не подлежит.
Иллюстративные документы, фотографии и другие специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Внутреннюю опись рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных и арбитражных дел, дел на авторские свидетельства и патентные изобретения, с грифом ограничения доступа и т. п.) (приложение 9).
Заверительная надпись (лист-заверитель) помещается в конце дела. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее отражаются все особенности и исправления в нумерации, оговаривается физическое состояние дела (при необходимости), ставится подпись секретаря, оформляющего дело, и дата (приложение 10).
Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
В журналах (книгах) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе бумаги формата карточки.
Описание обложки дела осуществляется по установленной форме.
Наименования предприятия и структурного подразделения указываются на обложке полностью . Официально принятые сокращения наименования указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования предприятия (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.
Номер дела, заголовок, срок хранения переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок и заголовок тома (части). В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется слово "Копии".
Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.
Если в дело включены документы , дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за _______ годы".
Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.
Количество листов на обложке проставляется на основании заверительной надписи. После составления описей на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номера описи и фонда.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет ) хранения подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документов).
При наличии в деле отдельных особо ценных документов , а также невостребованных личных документов (дипломов, трудовых книжек и т. п.) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.
Оформление обложки скоросшивателя:
Хранить 5 лет ЭК.
Оформление дел в папках -файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.
Сроки хранения документов
Специалистами установлен срок использования документов в делопроизводстве - 3 года (Ряд предприятий сократили срок до 2 лет и 1 года).
После истечения срока решается дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек . Примерный состав ЭК : зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г. (Перечень). Этот Перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.
При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены в нем на 2 группы.
К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа "ЗИЛ" и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.
Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.
Перечень , к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.
Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т. п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.
Для не государственных организаций возможно использование справочного пособия "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов." - М.: ВНИИДАД, 1996 г.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями , ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: б мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л.Срок хранения "ДМН " (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы . День и месяц составления документа значения не имеют.
Так, например , переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.
К документам долговременного хранения , передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию , даже если срок их хранения истек.
Переписка предприятия хранится, как правило, 3 года или 5 лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.
Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. - "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Экспертиза ценности документов
Под экспертизой ценности документов понимается определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
Экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях - при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя предприятия создается экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных работников. Председателем ЭК, как правило, назначается заместитель руководителя предприятия.
Документирование деятельности ЭК и ведение дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. ЭК проводит свои заседания не реже двух раз в год.
При проведении экспертизы ценности документов используются типовой (отраслевой) перечень документов с указанием сроков их хранения и номенклатура дел предприятия.
В структурных подразделениях экспертиза ценности документов проводится ежегодно секретарями с привлечением соответствующих специалистов. При этом осуществляется :
¨ отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия;
¨ отбор документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения;
¨ изъятие из дел постоянного хранения документов временного хранения, не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов.
ПОДПИСЬ
На подпись руководителю представляются документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, вместе с приложениями и необходимыми материалами. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.
В состав подписи входят наименования должности лица, подписывающего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке; полное, если не на бланке), личная подпись, расшифровка подписи, например :
Генеральный директор объединения Подпись К. Л. Быстров
Генеральный директор подпись К. П. Быстров
научно-производственного
объединения "Импульс"
При необходимости указания ученого звания лица, подписывающего документ, звание указывают после наименования должности.
Несколькими подписями оформляют документы , за содержание которых несут ответственностью два и более должностных лица (протоколы, финансовая документация, характеристики и др.)
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Начальник планового отдела Начальник отдела комплектации
подпись Л. Н. Кроль подпись М. В. Сажин
При подписании документа несколькими лицами разного должностного уровня их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:
Коммерческий директор завода подпись Л. О. Сухов
Главный бухгалтер подпись Ю. П. Ерюхина
В документе, подготовленном комиссией , при подписании указывают не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).
Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует , то документ подписывает лицо, официально исполняющее его обязанности, или заместитель руководителя. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия. Исправления вносятся машинописным способом. Ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности не разрешается .
Документы подписываются руководителями в соответствии с их компетенцией:
¨ направляемые в министерство и другие вышестоящие организации - руководителем предприятия или его заместителями по поручению руководителя;
¨ направляемые в сторонние организации (предприятия) и гражданам от имени предприятия - руководителем предприятия или его заместителями;
¨ направляемые подведомственным структурным единицам - руководителем предприятия, его заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах предоставленных им прав.
ДАТА
Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения.
Даты подписания , принятия, согласования, утверждения документа, проставления резолюции, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Составные части даты указывают арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Словесно-цифровой способ оформления даты допускается применять в текстах документов, содержащих сведения финансового характера.
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Согласование проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, правильности оформления, соответствия действующему законодательству и правовым актам. Необходимость согласования документов предусматривается распорядительными и нормативными актами, табелем унифицированных форм документов, инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Согласование может проводиться как внутри предприятия, с подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его, с организациями и предприятиями (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего, например:
Подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.
Начальник отдела сбыта подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся на предприятии , ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Отказ от визирования не допускается . Замечания и дополнения к проекту документа, если они имеются, следует излагать на отдельном листе, о чем при визировании, ниже визы, делается отметка: "Замечания прилагаются".
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации или предприятия), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор малого предприятия "Комета" подпись И. Л. Демичев 12.01.95.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров фирмы "Прибой" 25.02.95. № б
СОГЛАСОВАНО Письмо Центра "Олимпия"
25.02.95. №462/24-21
Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись " на лицевой стороне документа или на отдельном листе согласования.
Лист согласования оформляется в случаях , когда содержание документа затрагивает интересы нескольких предприятий (организаций), о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается. Подпись. Дата."
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Утверждение - особый способ введения документа в действие после его подписания и согласования.
Документы утверждаются руководителями вышестоящих и межведомственных органов, предприятий, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждению как правило подлежат :
¨ акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий, учреждений, организаций и т. д.);
¨ договоры (о производстве работ, материально-техническом обеспечении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.);
¨ задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ и т. д.);
¨ заявки на изобретения, оборудование;
¨ инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);
¨ нормативы (численности работников, расхода сырья, материалов, электроэнергии и т. д.);
¨ отчеты (о производственной деятельности, научно-исследовательских работах, командировках и т. д.);
¨ перечни (работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы и т. д.);
¨ планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперированных поставок продукции, распределения продукции по установленной номенклатуре и т. д.);
¨ положения (о структурном подразделении, о премировании и т. д.);
¨ программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);
¨ расценки на проведение работ;
¨ сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, сооружений, помещений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение новых изделий; на капитальное строительство и т. д.);
¨ стандарты (отраслевые);
¨ структура и штатная численность;
¨ тарифные ставки;
¨ уставы государственных предприятий (объединений), обществ, кооперативов и т. д.;
¨ формы унифицированных документов;
¨ штатные расписания и изменения к ним.
Уточненный перечень документов, подлежащих утверждению , должен разрабатываться службой ДОУ совместно с юридической службой и включаться в инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения.
Утверждают документ одним из двух способов , каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу:
¨ утверждение руководителем;
¨ утверждение распорядительным документом.
Утверждение распорядительным документом осуществляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор концерна "Марс"
подпись А. М. Лесков - 21.03.95.
Документ может быть утвержден несколькими руководителями (совместные документы предприятий, организаций). В этом случае грифы утверждения располагают на одном уровне.
При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия распорядительного документа в именительном падеже, его номера и даты, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора комбината "Эталон"
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа.
РЕЗОЛЮЦИЯ
Руководитель должен, как правило, рассматривать документы в день их поступления. Результат рассмотрения оформляется резолюцией - письменным указанием руководителя по исполнению документа.
В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции . Последующие резолюции необходимы, если детализируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.
Резолюция включает следующие элементы :
¨ указание на исполнителя (исполнителей),
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Исполнителями в резолюции устанавливаются должностные лица, непосредственно подчиненные руководителю.
При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым. Число исполнителей должно быть максимально ограничено.
Алимпиевой Н. А.
Проведите сбор необходимой информации к 15.04.95.
Емельянов 06.04.95.
Порохову М. Б.
Рассмотреть и доложить 10.04.95.
Бобровенко 07.03.95.
Денисову Л. С.
Сообщите заказчику об изменении цен. На мой взгляд, отдел сбыта не поставил завод в известность о корректировке прейскуранта. Срок исполнения - 23.04.95. Либерт 21.04.95.
Указание может быть дополнено словом "прошу ",
например :
Маркову В. В.
Прошу обеспечить выполнение заказа не позднее указанного в письме срока Серов 10.04.95.
Резолюции типа "К исполнению", "Для руководства и исполнения" и т. п. недопустимы , так как не могут контролироваться.
Не следует включать в резолюцию промежуточные задания типа: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Решите, как условились", так как они не содержат новой информации и применение их нецелесообразно.
Допускается размещение объемной резолюции или нескольких резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, кроме полей.
Оформление резолюции на прикрепленных к документам листках недопустимо , так как листок может быть потерян.
ПРОСТАВЛЕНИЕ ПЕЧАТИ
На документах, удостоверяющих права должностных лиц , фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется печатью предприятия.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавш
Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие – паника . Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура. Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.
Что такое номенклатура дел
Номенклатура дел – это список, в который вы включите все дела организации.
Дело – это папка с документами, которые собираются по одному признаку . Например, приказы об отпусках – это одно дело, а приказы о приёме на работу – другое. Ещё есть индекс отдела и самого дела. Индекс дела – это номер по номенклатуре , через слеш ставится номер тома. А индекс отдела – это номер отдела из сводной номенклатуры (если, конечно, такая есть).
Сводная номенклатура дел – это документы всей организации . То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер.
Пример сводной номенклатуры
Например: 1 – канцелярия (или секретариат), 2 – бухгалтерия, 3 – отдел кадров, 4 – юридический отдел и т.д.
При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела .
Есть три варианта номенклатур:
Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.
Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров. Для начала составим таблицу из пяти столбцов:
Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела
. Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).
Заголовок – это название папки, например «Положение о проходной».
Количество томов – это и есть их количество. Ведь в дело можно вложить максимум 250 листов (по инструкции по делопроизводству). Эту ячейку вы заполните в конце года от руки, вы же не знаете, сколько томов у вас наберётся. В небольшой организации с текучкой кадров, например, приказов о приёме на работу набирается за год где-то тома 3.
Сроки хранения документов тут расписывать не имеет смысла, их очень много. Поэтому вот тут их можно посмотреть.
В примечаниях можно указывать:
А теперь нужно заполнить строчки. Построчно вписываем все документы, которые в ходу у кадровика . Начнём с папки №1 – с положения об ОК. Предположим, что сводная номенклатура всё же есть, но даже если её нет, давайте установим индекс отдела кадров – 03, а вдруг появится, тогда не нужно будет ничего переделывать. Ведь не закреплены же законодательно сроки составления номенклатуры.
Первая строчка будет такая:
Внимание!
Важно : нельзя в одно дело помещать документы с разными сроками хранения! Например, приказы об административных отпусках должны храниться 5 лет, а об очередных – 75! Как вы передадите дела в архив? Их не примут! Заводите отдельные дела на все виды приказов.
Когда проект вы подготовите, принесите директору посмотреть, возможно, он добавит ещё дела.
Если всё в порядке, готовьте приказ об утверждении номенклатуры дел ().
На первой странице документа должен присутствовать гриф утверждения и реквизиты приказа.
Готовую номенклатуру пронумеруйте постранично, прошнуруйте и скрепите печатью.
Что такое номенклатура дел, вы, наверное, уяснили для себя, и не стоит перегружать её делами, которые не в вашей компетенции. Например, не нужно включать в номенклатуру дел входящую или исходящую документацию, если есть канцелярия .
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная , т.е. своя конкретная, номенклатура дел . При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за делопроизводство, и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.
