Цели, задачи, функции и структура службы ДОУ закрепляются в ряде внутренних документов организации.
Положение о службе ДОУ разрабатывается на основе действующего законодательства, нормативных документов (прежде всего, Основные положения ГСДОУ) и внутренних организационно-правовых документов: Устава или Учредительного договора, которые в разделе «Порядок управления организацией» должны содержать соответствующую информацию (в т.ч. о видах распорядительных документов), а также положений о подразделениях, на основе которых устанавливаются основные виды документов, их содержание, сроки подготовки, периодичность, примерный объем). При разработке Положения используют типовое положение, дополняя и корректируя его в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и делопроизводственной службы. Основными разделами этого документа, как и любого другого Положения о подразделении являются: Общие положения (наименование службы, ее место в структуре организации, степень самостоятельности – подчиненность, указание на документы, послужившие основанием для разработки Положения); Функции; Руководство (функции руководителя, его права, обязанности, ответственность); Права; Ответственность; Взаимоотношения с другими подразделениями.
Должностные инструкции сотрудников ДОУ фиксируют разделение и кооперацию выполняемых функций. Основой разработки при этом являются:
Положение о службе ДОУ
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Унифицированная система организационно-распорядительной документации и Основные положения ГСДОУ
Типовые должностные инструкции
Инструкция по ДОУ – документ, закрепляющий порядок системы ДОУ данной организации и включающий в себя разделы: Общие положения; Документирование управленческой информации; Организация документооборота; Организация справочной работы; Организация контроля исполнения документов; Оперативное хранение документов; Подготовка документов к сдаче в архив. Инструкция должна содержать справочно-иллюстративный материал по видам документов, схемам маршрутов документов.
При составление указанных документов опираются на Типовые документы и следующие источники:
Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд РФ, 1998.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. – ЦБНТ Минтруда РФ. – М., 1995.
Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду. – Росглавархив, ВНИИДАД, 2004.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. – М., 1995.
Табель и Альбом форм документов по типовым управленческим ситуациям. Об этих документах говорилось в теме 2.
При организации режима работы различных подразделений должны учитываться особенности производственной деятельности (например, операторы компьютеров – напряжение глаз, руки, работающей с мышью, излучение, и т.п.). Оборудование рабочих мест и помещения должны соответствовать санитарно-гигиеническим (освещенность, проветриваемость, изоляция шумов и т.п.), эргономичным (удобным в процессе выполнения рабочих функций для самого работника и обслуживания технических средств) и эстетическим (интерьер, озеленение и т.п.) нормам.
Размещение подразделений службы ДОУ в организации должно быть в одинаково доступном для работников других подразделений месте. Экспедиция, архив, копировальное бюро, складские помещения могут располагаться в цокольном этаже здания.
Резюмируя все сказанное, следует отметить, что нормативно-методическое обеспечение проектирования службы ДОУ является достаточно полным. Это является основанием для рационального решения проблем документационного обеспечения управления в любой организации.
Нормативные документы
Страница
1
ВВЕДЕНИЕ
Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.
Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».
Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;
Рассказать о службе документационного обеспечения управления;
Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;
Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;
Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:
Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то, что данный документ в значительной степени устарел), а именно: разделом 5 "Служба документационного обеспечения управления" и приложением 12 "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления". Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.
Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:
При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения..
Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся соответствующие квалификационные характеристики.
Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти - министерства, службы, агентства - должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.
В других организациях при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству можно также воспользоваться типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации из Типовой инструкции можно взять структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации.
Возвращаясь к структуре данной инструкции, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют (за исключением инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, которая должна быть разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536), поэтому инструкция по делопроизводству может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.
Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция, оформляется на общем бланке организации.
В организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом - правилами составления и оформления документов и т.д.
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;
ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;
Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.
После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.16..
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2009. - С.56.. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
конституцию РФ;
международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
нормативные документы по организации архивного хранения документов;
законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
локальные нормативные акты: положения о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, регламенты.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.18.. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Правовой статус службы документационного обеспечения управления определяется положением, утверждаемым руководителем организации. Положение о службе документационного обеспечения управления - правовой
акт, устанавливающий статус подразделения, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями организации Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.37..
Положение состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Структура
4. Функции
6. Ответственность
7. Взаимоотношения
Раздел "Общие положения" включает официальное название подразделения, название, дату и номер распорядительного документа, на основе которого создана служба документационного обеспечения управления, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и увольнения руководителя, какими законодательными и нормативными актами руководствуется, информацию о печати.
Раздел "Структура" входит в состав положения только в случае наличия внутренних специальных подразделений по локальным вопросам документирования. На каждое подразделение в составе крупной административной единицы составляется самостоятельное положение.
Раздел "Задачи" содержит главные направления деятельности службы документационного обеспечения управления, о которых мы говорили выше.
В разделе "Функции" по степени важности перечисляются действия, операции, процедуры, отражающие весь комплекс работ по документационному обеспечению.
Раздел "Права" - юридически узаконенная возможность руководителя осуществлять или не осуществлять определенные действия, для обеспечения правовой регламентации и полноты выполняемых функций.
Раздел "Ответственность" содержит критерии оценки содержания работ по документационному обеспечению: качество и своевременность работ, соблюдение инструкций и стандартов, виды дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности руководства в случае невыполнения обязанностей, утраты документов, несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
В процессе выполнения своих функций служба документационного обеспечения управления осуществляет регламентацию документопотоков и информационных связей внутри организации и за ее пределами. Характер взаимодействия со структурными подразделениями по вопросам информационно-документационного обеспечения (виды документов, периодичность и сроки их представления, регулирование разногласий в процессе совместной работы) составляет содержание раздела "Взаимоотношения".
Положение о службе документационного обеспечения управления оформляется на общем бланке, утверждается руководителями организации, визируется руководителем службы документационного обеспечения управления, руководителем юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных подразделений, перечисленных в разделе "Взаимоотношения". Разработка "положения" задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.113..
Сотрудники службы документационного обеспечения управления осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
5. Ответственность
6. Взаимоотношения
Рассмотрим в качестве примера должностную инструкцию документоведа. В администрации города данную функцию выполняет главный специалист канцелярии. Согласно "Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих" документовед относится к категории специалистов, является работником службы документационного обеспечения управления и подчиняется непосредственно заведующему службой документационного обеспечения управления, обязанности которого выполняет управляющий делами. Он назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города по представлению управляющего делами.
В своей деятельности документовед руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами своей организации. Основные функции документоведа заключаются в рациональной организация документационного обеспечения управления, методическом обеспечении делопроизводства в структурных подразделениях на базе современных информационных технологий.
В должностные обязанности документоведа входит:
участие в планировании, организации, совершенствовании работы службы документационного обеспечения управления;
ведение информационно-справочной работы по документам учреждения, подготовка справки для руководства и запросам граждан;
участие в разработке нормативно-методических материалов по документационного обеспечения управления;
обеспечение, внедрение разработок, направленных на совершенствование документационного обеспечения управления;
разработка бланков документов, унифицированных формы документов, применяемых в администрации;
принятие мер по упорядочению состава документов и организации документооборота;
разработка классификаторов видов документов, табеля форм документов;
участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных систем, применяемых службой документационного обеспечения правления;
контроль за организацией работы с документами, правильностью формирования дел, обеспечением их сохранности;
внесение предложений руководству по совершенствованию работы с документами на базе компьютерных технологий и традиционных форм;
оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям по вопросам документационного обеспечения управления;
проведение работ по подготовке номенклатуры дел, ее корректировке;
участие в проведении экспертизы ценности документов и в их отборе на постоянное и временное хранение Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.167..
Согласно должностной инструкции на главного специалиста канцелярии возлагается ответственность за невыполнение обязанностей, нарушение правил работы с документами, их утрату и порчу, разглашение конфиденциальной информации, несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
Его взаимоотношения осуществляются посредством деловых контактов с управляющим делами и главой администрации по всем вопросам профессиональной деятельности, связанным с выполнением своих обязанностей,
с юридической службой - по вопросам визирования документов и по всем вопросам правового характера, с секретарями руководства, с помощниками руководителей структурных подразделений по вопросам организации работы с документами. Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации, иметь гриф утверждения и визы согласования и ознакомления.
Итак, к документам, регламентирующим работу с документами в администрации города Новочебоксарска, относятся: инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностная инструкция главного специалиста канцелярии. Данные документы разрабатываются внутри организации опираясь на федеральные нормативно-правовые и нормативные акты.
