М ы получили интересный вопрос читателя. И когда стали разбираться в нем, поняли, что он может быть полезен многим и ответ на него может вылиться в интересную статью. Вот о чем нас спросили:
Подскажите, пожалуйста, относятся ли документы с грифом «Для служебного пользования» к разряду документов конфиденциального характера? Какими нормативными актами регулируется порядок работы с документами, имеющими гриф «ДСП»? Могут ли коммерческие структуры отправлять исходящие документы с таким грифом или это прерогатива органов государственной власти? Заранее спасибо.
Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно - «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».
В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство» . Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Статья 7. Общедоступная информация
1. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен...
Статья 9. Ограничение доступа к информации
1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.
3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.
5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.
По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна : это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП» . Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации .
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1 993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну . Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной , но и коммерческой , а также иной охраняемой законом тайны .
Фрагмент документа
Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне . И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.
Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна» . Речь, в частности, идет о:
И это не полный перечень возможных «тайн»!
Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.
Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).
Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 10 «Охрана конфиденциальности информации» Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Пример 1
Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях , приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11 .1994 № 1 233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».
В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 № 124871-4 «О служебной тайне». 18 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.
Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП») . И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!
Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально» , которую проставляют штампом.
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:
|
Год завершения в делопроизводстве |
Срок хранения |
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1 Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:
Начальника отдела кадров;
Главного бухгалтера;
Начальника юридического отдела;
Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.
Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.
■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.
На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.
Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.
■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.
■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.
■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.
■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).
Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.
Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.
1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.
2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.
3. Акт утверждает генеральный директор.
4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.
5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.
Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.
Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).
В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.
Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.
Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.
В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).
Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).
7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.
Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.
В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.
Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.
Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.
Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).
Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.
Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.
Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
1. Уничтожению подлежат документы:
б) прошедшие оценку экспертной комиссии.
2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.
3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.
4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.
5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.
Размер: px
Начинать показ со страницы:
1 БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 13 УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора И.Н. Даниленко 2015 г. СурГУ. Рабочая инструкция ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» РИ СОГЛАСОВАНО: Должность Фамилия И.О. Подпись Дата Первый проректор Даниленко И.Н. Проректор по безопасности и информатизации Жогальский О.В. Начальник административноправового управления Бронников А.А. Начальник отдела менеджмента качества образования Климович Л.А. СОСТАВИЛ: Ведущий документовед АО Барихашвили Л.В. г. Сургут 2015
2 Содержание стр. 2 из Назначение и область применения Нормативные ссылки Термины и определения Прием и регистрация документов Движение документа Подготовка и отправка документа во внешние организации Хранение Ответственность... 7 Приложение 1. Форма акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях... 8 Приложение 2. Форма журнала передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП»... 9 Приложение 3. Форма фирменного бланка СурГУ Приложение 4. Форма акта о передачи документов с грифом «ДСП» от одного должностного лица другому Лист регистрации изменений Лист ознакомления Перечень используемых сокращений РИ рабочая инструкция ДСП для служебного пользования ДП документированная процедура
3 стр. 3 из Назначение и область применения 1.1. Настоящая рабочая инструкция (далее РИ) определяет общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования» в БУ ВО «Сургутский государственный» (далее Университет, СурГУ) Настоящая РИ обязательна для применения всеми руководителями структурных подразделений СурГУ. 2. Нормативные ссылки 2.1. РИ разработана в соответствии со следующими нормативными документами: Федеральный Закон РФ от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление Губернатора ХМАО Югры от «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа Югры»; Указ Президента РФ от «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; Устав БУ ВО «Сургутский государственный»; ДП-5.13 «Управление документооборотом». СТО «Печати и штампы СурГУ». 3. Термины и определения Гриф ограничения доступа к документу реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему Документ зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Машинный носитель информации материальный носитель, используемый для хранения и передачи электронной информации. Отметка о поступлении документа реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Отметка о заверении копии реквизит, используемый для придания копии правового статуса Отметка об исполнении документа и направлении его в дело реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Резолюция Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
4 стр. 4 из 13 Служебная информация ограниченного распространения несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 4. Общие положения 4.1. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организации Требования РИ распространяются на порядок обращения с материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видеои аудио- пленки, машинные носители информации) Необходимость присвоения грифа «Для служебного пользования» (далее «ДСП») определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ (в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения»), который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа Документированная служебная информация ограниченного распространения без разрешения ректора не подлежит разглашению (распространению) Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «ДСП» возлагается на Административный отдел СурГУ (далее АО) Сотрудники АО, имеющие отношение к работе с документами «ДСП», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей РИ. 5. Прием и регистрация документов 5.1. Прием и регистрация документов с грифом «ДСП» осуществляется сотрудником АО Документы с грифом «ДСП» могут поступать в Университет посредством спецсвязи, курьерской доставки или почтой Вся поступающая в СурГУ корреспонденция с грифом «ДСП» принимается и вскрывается сотрудником, которому поручена работа с этими документами. При получении документов сотрудник АО проверяет правильность адреса доставки корреспонденции и целостность упаковки. Если корреспонденция доставлена не по адресу, осуществляется возврат отправителю (адресату). При получении корреспонденции в поврежденной упаковке, её содержимое проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах (Приложение 1), один из которых высылается отправителю Конверты с грифом «ДСП» не вскрываются и передаются на рассмотрение ректору Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом «ДСП». Регистрация документов с грифом «ДСП» ведется совместно с другими документами согласно п. 5.9 и п.5.10 ДП-5.13 «Управление документооборотом» при этом в журнале к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП» После регистрации документы передаются ректору для рассмотрения и дальнейшего принятия мер. Документ с резолюцией ректора возвращается в АО, где в электронную базу данных вносится вся соответствующая информация, а документ передается на исполнение Все документы с грифом «ДСП» ставятся на контроль в установленном порядке Подлинник документа, который подлежит исполнению несколькими структурными
5 стр. 5 из 13 подразделениями или лицами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Документы с грифом «ДСП» выдаются строго под роспись в «Журнале передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП»» (Приложение 2) Копии всех документов, подлежащих регистрации, хранятся в АО, согласно номенклатуре дел. 6. Движение документа 6.1. Служебные документы ограниченного распространения с разрешения ректора могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания Передача документов с грифом «ДСП» и дел от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения Снятие копий и изготовление выписок с документа с грифом «ДСП» производится с письменного разрешения лица, подписавшего документ или руководителя структурного подразделения, которому отписан документ. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа (или на оборотной стороне последнего листа) ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой «ДСП» о том, сколько снять копий или сделать выписок (или каких-то пунктов документа) и куда отправить. Например, Ивановой А.А. 1.Сделать одну копию и направить в научный отдел. 2.Сделать выписку с п.1-4 и выслать в Департамент образования. 3.Подпись руководителя (расшифровка подписи) и дата Исполнитель учитывает копии и выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе о том, сколько снято копий (выписок) за какими номерами они учтены и дату. Например, Снята одна копия. Учтена за 45 «ДСП» Сделана одна выписка с п.п.1-4, учтена за 46 «ДСП». Подпись исполнителя (расшифровка подписи) и дата. 7. Подготовка и отправка документа во внешние организации 7.1. Проект документа готовит руководитель структурного подразделения на фирменном бланке СурГУ (Приложение 3) Штамп «ДСП» (рис.) и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним. ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ Рис. Оттиск штампа «Для служебного пользования» 7.3. На последней странице документа с пометкой «ДСП» в левом нижнем углу (если не позволяет место, то на оборотной стороне) делается отметка: кол-во исполненных экземпляров; краткий перечень рассылки; кто исполнитель; кто печатал; дата.
6 стр. 6 из 13 Например, Исполнено 9 экз. 1 экз. в дело 2-9 экз. согласно рассылке Исполнил: А.А. Иванов Отпечатал: И.И. Петров Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется АО. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором у каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ Отправляемые и передаваемые служебные документы ограниченного распространения с грифом «ДСП» должны быть в целях исключения несанкционированного доступа в процессе транспортировки помещены в конверты либо упакованы иным способом. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например: Получатель: ул. Лесная, 5, а/я 87, 378/ДСП, 456/ДСП, г. Москва, Отправитель: ул. Ленина, 1, Сургутский государственный, Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов с грифом «ДСП» Документы с грифом «ДСП» пересылаются сторонним организациям курьерской службой, заказными или ценными почтовыми отправлениями. 8. Хранение 8.1. Хранение служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа осуществляется отдельно от документов общего назначения в надёжно запираемых шкафах, ящиках или сейфах Исполненные служебные документы ограниченного распространения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка «ДСП». Срок хранения таких документов устанавливается экспертной комиссией архива СурГУ в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных документов В зависимости от срока хранения (временного или постоянного) документы с грифом «ДСП» передаются в архив СурГУ или уничтожаются в соответствии с разделом 14 ДП «Управление документооборотом» Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «ДСП» периодически, не реже одного раза в пять лет, просматриваются с целью возможного снятия ограничения доступа Снятие грифа ограничения доступа осуществляется: по истечении срока хранения, установленного в соответствии с индексом отнесённого дела по утверждённой номенклатуре дел; по решению экспертной комиссии, оформленного в виде акта, утверждённого ректора;
7 стр. 7 из 13 по получении информации от автора документа о снятии грифа «ДСП» При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в учётных формах делаются соответствующие записи и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. После этого документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства На обложках дел гриф ограничения доступа затушёвывается и производится запись с указанием даты и номера акта, на основании которого снята ограничительная пометка В случае утраты служебных документов ограниченного распространения, либо разглашения служебной информации ограниченного распространения, ректор ставится в известность и создается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю. На утраченные служебные документы ограниченного распространения составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных документах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело. 9. Ответственность 9.1. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности При смене специалиста АО, ответственного за учёт и работу со служебными документами ограниченного распространения осуществляется передача документов с грифом «ДСП» по акту приёма-сдачи документов, который утверждается ректором (Приложение 4) и передача штампа согласно СТО «Печати и штампы СурГУ».
8 стр. 8 из 13 Форма акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях Приложение 1 УТВЕРЖДАЮ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты Мансийского автономного округа Югры» «Сургутский государственный (БУ ВО «Сургутский государственный) АКТ Ректор И.О.Ф. 20 Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях В тексте пишется о поступлении письма, посылки, бандероли в СурГУ из (наименование) организации При поступлении почтового отправления установлено: (дата) Акт составлен в 2 экземплярах. Руководитель подразделения (должность, инициалы, фамилия) Ответственное лицо за работу с документами (должности, инициалы, фамилии)
9 стр. 9 из 13 Форма журнала передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП» Ж У Р Н А Л передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП» Приложение 2 Дата поступления Откуда поступил документ Вид документа и краткое содержание Резолюция ректора (кому отписан документ) Расписка сотрудника АО (дата и подпись) Расписка ответственног о лица о получении (дата и подпись) Примечание
10 стр. 10 из 13 Форма фирменного бланка СурГУ Приложение 3 БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты-Мансийского автономного округа Югры «Сургутский государственный» (БУ ВО «Сургутский государственный») Проспект Ленина, 1. г. Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ Югра (Тюменская область), Тел. (3462) , факс (3462) ОКПО ОГРН ИНН / КПП От 20 г. На от 20 г. О чем? Ректор И.О. Фамилия Исполнитель. И.О. Ф. К.т. 8(3462).
11 стр. 11 из 13 Приложение 4 Форма акта о передачи документов с грифом «ДСП» от одного должностного лица другому БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты Мансийского автономного округа Югры «Сургутский государственный» (БУ ВО «Сургутский государственный») АКТ УТВЕРЖДАЮ Ректор И.О.Ф. 20 Акт (о чем?) В связи увольнением сотрудника, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП», составлен акт о передаче документов. (Указывается наименование журнала регистрации документов, их количество, год. Если переданы документы в архив, указывается наименование папки, в которой хранятся акты о передаче). (дата) Акт составлен в 2 экз. Передал подпись (должность, инициалы, фамилия) Принял подпись (должности, инициалы, фамилия) Руководитель подразделения (должность, инициалы, фамилия)
12 стр. 12 из 13 Лист регистрации изменений п/п Содержание изменения и его координаты Номер приказа Дата Подпись Срок введения изменения
13 стр. 13 из 13 п/п. Лист ознакомления Должность ФИО Дата Подпись
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 6 УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора И.Н. Даниленко 20 г. СурГУ. Стандарт организации
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 14 УТВЕРЖДАЮ Ректор С.М. Косенок 2015 г. СурГУ. Рабочая инструкция
ПРИНЯТО: На заседании трудового коллектива МБУ ДО ДХорШ г.ставрополя Протокол 01 «03» июня 2015г. УТВЕРЖДАЮ: Директор МБУ ДО ДХорШ г.ставрополя А.П. Виниченко Приказ 61 от «05» июня 2015 г. ПОРЯДОК работы
Жалобы - обращения граждан, в которых содержатся требования о восстановлении или защите их прав, свобод или законных интересов, либо прав, свобод или законных интересов других лиц, нарушенных действиями
F ГБОУ ВПО ДГМА М инздрава России УТВЕРЖДАЮ ПРОЦЕДУРА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ И ЗАПИСЯМИ СОГЛАСОВАНО Проректор по учебной работе, профессор 2013 г. Махачкала 2013 г. Предисловие
ГУБЕРНАТОР ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.07.2015 238-р О внесении изменений в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 100-р В целях приведения в соответствие с действующим законодательством
УТВЕРЖДЕНО Приказом 219 от 02 сентября 2013 года ПРИНЯТО на общем собрании трудового коллектива 28 августа 2013 года, протокол 16 СОГЛАСОВАНО на заседании Управляющего Совета 28 августа 2013 года, протокол
УТВЕРЖДЕНО Приказом МКДОУ «Детский сад комбинированного вида 3 «Светлячок» От 03.09.2013г. 231 Инструкция по ведению делопроизводства 1.Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по ведению делопроизводства
Печатающий элемент участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу. Копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его
Российская Федерация Белгородская область ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ H СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ от «2016 г. 37У Об утверждении положения об организации работы с обращениями
Серия «Управление образованием» В.С. Басюк ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ДОШКОЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧАСТЬ 2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Москва 2016 Содержание ВВЕДЕНИЕ...............................
УТВЕРЖДЕНА приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 8 мая 2015 г. 32-П С учетом изменений, утвержденных приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 30 июня 2015 г.
Система менеджмента качества Управление записями СМК-ДП-02.00 Версия 1 стр. 1 из 13 Система менеджмента качества Управление записями СМК-ДП-02.00 Версия 1 стр. 2 из 13 Система менеджмента качества Управление
УТВЕРЖДЕНО Приказом Главного государственного архивного управления Донецкой Народной Республики от 25.03.2015 4 (Не подлежит государственной регистрации в соответствии с приказом Министерства Юстиции Донецкой
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Московской области «Балашихинский промышленно-экономический колледж» Презентация По дисциплине: «Делопроизводство»
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «Алтайский государственный университет» АлтГУ- СМК-И- 0.1-02 УТВЕРЖДАЮ: Ректор АлтГУ С.В. Землюков
2.5. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку «лично», обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Положением.
СТО 003-2016 Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования ИРКУТСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ
УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации Унифицированная система организационнораспорядительной документации
УТВЕРЖДЕНО Приказом директора КОГОБУ СПО «Слободской государственный колледж педагогики и социальных отношений» 316 от 26.08.2010. ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕЧАТЯХ И ШТАМПАХ 1. Общие положения: 1.1. Настоящее Положение
Вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), конверты подкалываются и сохраняются с обращениями; - поступившие документы прикрепляются к тексту обращения
Документ [ /20/37/552/ ]: Приказ 0175-13527 Об утверждении Правил передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния Приказ 0175/13527 "Об утверждении Правил передачи первых и вторых
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ ГЕОДЕЗИЧЕСКИЕ, КАРТОГРАФИЧЕСКИЕ ИНСТРУКЦИИ, НОРМЫ И ПРАВИЛА ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ В ПОЛЬЗОВАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДАННЫХ ФЕДЕРАЛЬНОГО
Приложение 6 к Положению «О правилах осуществления перевода денежных средств в ОАО АКБ «Пермь»» от 06 июня 2014 года # 903 Инструкция «Расчеты инкассовыми поручениями и в форме перевода денежных средств
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ТЕРЕМОК» МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД НОЯБРЬСК УТВЕРЖДЕНО Приказом МБДОУ «Теремок» от 25.12.2014 г. 354-од ПРИНЯТО Общим собранием работников
II. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан 2.1. Все поступающие в учреждение документы и обращения граждан, связанные с их рассмотрением, принимаются и подлежат обязательной регистрации в течение
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) Утверждена приказом
Дата текущей редакции: Стр. 1 из 14 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор 200_ г. Москва 200_ г. Дата текущей редакции: Стр. 2 из 14 Лист согласования Должность Подпись Дата ФИО Согласовано: Разработчики: Дата
Документ [ /32/11/5/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Приложение 4 к Правилам ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР «СИБИРСКИЙ РЕЕСТР» УТВЕРЖДЕНЫ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению документов Издание официальное
Архив ПРО КГПИ 405-15 Стр. 2 из 11 Содержание 1. Общие положения... 2 2. Нормативные ссылки... 2 3. Термины и определения... 3 4. Обозначения и сокращения... 4 5. Основные задачи... 4 6. Формирование архива
СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 13 января 2015 г. 02-04/09/15 г. Луганск Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения, печатей и иных носителей
МИНОБРНАУКИ РОССИИ ТО М СКИЙ ГОСУДАРСТВЕН Н Ы Й УНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ 02.06.2014 416 О введении в действие новых бланков служебного письма В связи с созданием федерального государственного автономного образовательного
1 Содержание: 1. Общие положения 4 П. Документы Мурманского государственного гуманитарного университета 5 Ш. Правила подготовки и оформления документов 5 3.1. Документирование управленческой деятельности
2 1. Общие положения 1.1. Регламент по подготовке, подписанию, регистрации и контролю исполнения приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам в федеральном государственном
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) СОГЛАСОВАНО Протокол
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Работа с документами важная часть деятельности общественной организации. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство это отрасль деятельности,
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение Система менеджмента качества Порядок разработки и внедрения стандартов организации, контроль за их соблюдением, внесение
Материал для аттестации Специальность: 080110 «Экономика, бухгалтерский учет» Дисциплина «Документационное обеспечение управления» 1. Что такое документ? 1) Информация, записанная на бумаге и сохраненная
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АЛУШТЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 27 февраля 2015 года 29-р г. Алушта Об утверждении Положения об отделе делопроизводства и контроля В соответствии с Федеральным
2 функции, предусмотренные настоящим Кодексом. Застройщик вправе осуществлять функции технического заказчика самостоятельно. Заявитель застройщик, технический заказчик, или уполномоченное кем-либо из них
СТО ОмГТУ 42.03-2013 3 СТО ОмГТУ 42.03-2013 СОДЕРЖЕНИЕ 1. Область применения.6 2. Нормативные ссылки...6 3. Термины, определения и сокращения...7 4. Цели и задачи 9 5. Общие положения...9 6. Создание документов
Утвержден Советом СРО «МиР» Протокол 31 от 10.01.2016г. С изменениями, утвержденными Советом СРО «МиР» Протокол 38 от 24.02.2016г. С изменениями, утвержденными Советом СРО «МиР» Протокол 36 от 19.10.2016г.
Комитет государственной гражданской службы и содействия развитию местного самоуправления Новгородской области Отдел по работе с кадрами и наградной деятельности МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по ведению личных
Приложение к проекту решения сессии Симферопольского городского совета Республики Крым I созыва от ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ УСТАВА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОБЩЕСТВЕННОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОГО
И.И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом УТВЕРЖДАЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ С УЧЕТОМ МНЕНИЯ ПРОФСОЮЗА читайте в статье: В каких случаях необходимо учитывать мнение представительного
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Российского государственного
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ИНАУКИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ Государственное автономное образовательное учреждение Мурманской области среднего профессионального образования «Кандалакшский индустриальный колледж»
2 1.2.6. рассмотрения иных вопросов, касающихся деятельности МФЦ. 1.3. Основные понятия, используемые в настоящем регламенте: 1.3.1. Многофункциональный центр предоставления услуг российская организация
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 16 УТВЕРЖДАЮ Ректор С.М. Косенок 2015г. СурГУ. Стандарт организации
Е.М. Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы» ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА Организационно-распорядительные документы можно разделить на три потока: входящие, исходящие
Общество с ограниченной ответственностью «АЛЬСТОМ Атомэнергомаш» (ООО «ААЭМ») Всего листов 8 СОДЕРЖАНИЕ Область применения... 3 Нормативные ссылки... 3 Термины и определения... 3 Общие положения... 3 Порядок
С. 1 из 21 РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ Система менеджмента качества ИНСТРУКЦИЯ О ПЕРЕДАЧЕ-ПРИЕМЕ ДЕЛ В АРХИВ УНИВЕРСИТЕТА РИ 4.2.3-6 Введен впервые Комсомольск-на-Амуре 2013 с. 2 из 21 Содержание 1 Назначение и
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДОКЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ УСТАНОВЛЕННОГО ОБРАЗЦА, О ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБУЧЕНИИ И (ИЛИ) УРОВНЕ КВАЛИФИКАЦИИ, О ДОПОЛНИТЕЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ, ПРИОБРЕТЕНИИ, ЗАПОЛНЕНИИ И ХРАНЕНИИ СООТВЕТСТВУЮЩИХ
УТВЕРЖДЕНА распоряжением Правительства Мурманской области от _20.12.2012 438-РП_ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ Мурманск 2012 2 1. Общие
СМК.П-68 2/8 СОДЕРЖАНИЕ 1. Область применения..... 3 2. Нормативные ссылки..... 3 3. Термины, определения, обозначения и сокращения.. 3 4. Общие положения..... 4 5. Порядок управления структурой... 4 6.
Содержание 1 Назначение и область применения процедуры... 3 2 Описание процедуры... 3 2.1 Документы системы качества и их кодификация...3 2.2 Стадии управления документами СК...5 2.3 Оформление и утверждение
Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа-югры «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» ПРИНЯТО на заседании методического совета протокол "/ от» &3 2015 г. УТВЕРЖДЕНО
ПРО КГПИ 401-15 Стр. 2 из 17 Содержание 1. Общие положения... 2 2. Нормативные ссылки... 2 3. Термины и определения... 3 4. Обозначения и сокращения... 4 5. Разработка внутренних нормативных документов...
ПОРЯДОК работы с инсайдерской информацией и инсайдерами Международного инвестиционного банка Москва 2016 2 Оглавление Стр. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ... 3 1.1. Область применения и основные положения... 3 1.2.
ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.
Москва
Отметка о возврате
Проверка исполнения
Прочие отметки
Фонд №
Опись №
Дело №
(Оборотная сторона)
Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)
к п. .
|
Дата и исходящий номер документа |
Откуда поступил или куда направлен |
Вид документа и краткое содержание |
Количество листов |
Количество и номера экземпляров |
||
|
документа |
приложения |
|||||
Окончание
|
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения |
Дата и расписка |
Индекс (номер) дела, куда подшит документ |
Отметка об уничтожении |
||
|
о получении |
о возврате |
||||
* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
к п. .
|
Наименование издания |
Издано или поступило |
Распределение |
Возврат |
Уничтожение |
|||||
|
откуда поступило и где отпечатано |
входящий номер сопроводительного письма |
куда и кому направлено (или выдано) |
№ исходящего документа (или расписка в получении) и дата |
количество экземпляров и №№ экз. |
дата, №№ экз. |
дата, № акта |
|||
к п. .
|
№№ пп |
Номер дела, №№ экземпляров, изданий и количество листов |
Подразделение и фамилия сотрудника |
Расписка |
Примечание |
|
|
в получении и дата |
о возврате и дата |
||||
к п. .
описьдокументальных материалов ___________________ хранения (постоянного, временного) ________________________________________________________________________ (отдела, управления) за _________ год |
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы с документами, содержащими
информацию для служебного пользования
1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими информацию для служебного пользования, в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, учреждениях и предприятиях Кыргызской Республики (далее - организация).
2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты.
3. Под сведениями "Для служебного пользования" понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению.
4. Не могут быть отнесены к информации для служебного пользования следующие сведения:
О стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях, угрожающих здоровью граждан;
О катастрофах и их последствиях;
О положении дел в экологии, использовании природных ресурсов, здравоохранении, санитарии, культуре, сельском хозяйстве, образовании, торговле и обеспечении правопорядка;
О фактах нарушения законности государственными органами и должностными лицами;
О фактах, посягающих на права и законные интересы граждан, а также создающих угрозу их личной безопасности.
5. На проектах документов, содержащих информацию для служебного пользования, проставляется гриф "Для служебного пользования" (далее "ДСП").
6. Передача документов с грифом ограничения доступа "ДСП" иностранным юридическим и физическим лицам допускается в каждом отдельном случае и только по письменному разрешению руководителя организации, а в его отсутствие - лица, его замещающего. Такие документы и издания предварительно рассматриваются специальными экспертными комиссиями, созданными руководителями организаций из числа квалифицированных (или компетентных) специалистов, которые выносят заключение о возможности их передачи или снятия грифа ограничения доступа "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.
7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов с грифом "ДСП" принимает ликвидационная комиссия.
8. Сведения должны быть отнесены к категории "ДСП" на основании следующих критериев:
2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;
3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;
4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Отнесение сведений к категории "ДСП" производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее - Перечень сведений), разработанного в организации.
9. К сведениям "ДСП" не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.
10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).
11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.
12. Сведения "ДСП" утрачивают необходимость защиты:
По окончании установленного срока;
В связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);
По соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа "ДСП";
При утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.
Исполнителям документов, содержащих сведения "ДСП", по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа "ДСП". При этом гриф ограничения доступа "ДСП" зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения "ДСП", может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории "ДСП". Аннулирование грифа ограничения доступа к документу "ДСП" отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.
13. Гриф "ДСП" и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
14. Прием, регистрация и учет документов с грифом "ДСП" осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
15. Вся поступающая в организацию корреспонденция "ДСП" доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.
Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов "ДСП", и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения "ДСП", они передаются для регистрации в службу ДОУ.
Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП", минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.
16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.
17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.
18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.
19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.
20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.
21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа "ДСП" создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации "ДСП". Учет съемных носителей с информацией "ДСП" производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.
22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.
Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.
23. Отправляемые документы с грифом "ДСП" должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.
24. При необходимости направления документов с грифом "ДСП" в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:
Знать и выполнять требования настоящего Положения;
Знать Перечень сведений "ДСП" для организации и руководства им в работе;
Не разглашать известные им сведения "ДСП";
Информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями "ДСП", о попытках несанкционированного доступа к информации;
Строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;
Знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;
О допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений "ДСП" представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.
26. Работникам организаций запрещается:
Использовать сведения "ДСП" при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;
Передавать сведения "ДСП" по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);
Использовать сведения "ДСП" в открытой переписке, статьях и выступлениях;
Использовать сведения "ДСП" в личных интересах;
Выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения "ДСП", из здания организации без разрешения руководства;
Уничтожать документы "ДСП" без оформления акта в установленном порядке.
27. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.
28. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" группируются в дела согласно номенклатуре дел документов с грифом "ДСП". При этом, в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", добавляется отметка "ДСП".
29. Дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:
Предметно-вопросному или тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, то есть относятся к одному вопросу или одной теме;
По видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты и т.п.);
Корреспондентскому, при котором в дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями, и по другим признакам.
30. Дела формируются по мере исполнения документов.
Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше, они делятся на тома.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа. Во внутренней описи документов, находящихся в деле, указываются номер документа, откуда поступил или кому адресован документ, номера листов.
31. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение делопроизводства документов "ДСП", и общее количество листов, помещенных в дело.
32. На обложке дела (тома) указываются гриф ограничения доступа "ДСП", название учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома) по номенклатуре, заголовок (наименование дела), дата и год, когда начато и окончено дело, количество листов дела (тома), а также срок его хранения.
33. Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", устанавливается на основании Перечня документов, образующихся в деятельности организации и его учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденного решением руководства организации.
34. Дела и документы "ДСП" выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.
35. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.
36. Законченные дела "ДСП" хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив организации.
37. Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем подразделения в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
38. Архивирование документов с грифом "ДСП" ведет архивариус. В своей деятельности архив государственного органа и органа местного самоуправления руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", приказами руководства соответствующего органа, методическими документами Центрального государственного архива Кыргызской Республики, других учреждений государственных архивных служб республики.
39. Проверка наличия документов, дел и изданий "ДСП" производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.
40. О фактах утраты документов, дел или изданий "ДСП" немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.
41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа "ДСП" приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.
42. За утрату документов, дел и изданий "ДСП", а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
43. Об утрате документов, дел и изданий "ДСП" составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.
44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений "ДСП" и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам "ДСП".
45. По факту разглашения сведений "ДСП" и утраты документов с грифом ограничения доступа "ДСП" проводится служебное расследование.
46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:
Обстоятельства разглашения сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";
Виновных в разглашении сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";
Причины и условия, способствующие разглашению сведений "ДСП" или утрате документов "ДСП".
47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.
48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями "ДСП" или документами с грифом ограничения доступа "ДСП" к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.
49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.
