Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:
Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости
Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Оформление дел состоит из следующих операций:
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.
Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.
Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела
В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.
Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.
В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении
Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .
Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.
Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:
При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:
Последний реквизит проставляется в архиве.
Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.
При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.
На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.
Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.
При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.
Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи
Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.
Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения
В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.
Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации.
Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.
Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:
Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив. Для некоторых документов предусмотрен обязательный срок хранения. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы - 5 лет.
Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.
Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных. Непредставление этих документов грозит наложением ответственности в виде крупного штрафа.
Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).
В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:
Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.
Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Оптимальный состав должен включать:
Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.
Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив. В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет. Согласно законодательству, по истечении 3-х лет с момента завершения дел в делопроизводстве предприятия они должны передаваться в архив.
Порядок подготовки и сдачи документации в архив:
Номер страницы проставляется в правом верхнем углу простым графитным карандашом. Листы форматов А3 и А2 прошиваются за один край и нумеруются как 1 лист, затем сворачивается. На лист, подшитый за середину, ставятся два порядковых номера. Фотографии, иллюстрации нумеруются по обратной стороне.
Максимальный объем дела - 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата.
Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения.
Вкладывается после последнего документа.
Составляется сам документ
Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.
При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:
В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.
Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя.
Документы включаются в опись согласно стандартной структуре, которая предусматривает:
Подробный перечень предоставляемых документов необходимо указать при отправлении документации в налоговые и пенсионные органы, ФСС (Фонд социального страхования), органы статистики. Составление перечня документов необходимо и при направлении документов в суд и всем участникам по конкретному делу. Законодательством не устанавливается специфических требований к этому виду описи.
Для передачи документов в налоговую существует унифицированная форма описи и под каждый запрос и заявление предусмотрен определенный перечень документов.
Подача заявлений в правоохранительные органы так же должна сопровождаться составлением подробной описи, особенно если заявление содержит какие-то вложения, доказательства или оправдательные данные.
Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью. Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг. Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица.
Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.
Опись дел широко используется во внутренней деятельности организаций:
Вконтакте
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ
Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.
Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:
Постоянного хранения;
Временного (свыше 10 лет) хранения;
По личному составу.
Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.
Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).
В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.
Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.
Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.
Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
Личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);
Личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);
Список (штатно-списочный состав) работников организаций;
Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).
Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).
Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.
Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:
Соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
Правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
Качество подшивки или переплета дела;
Правильность нумерации листов дела;
Наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;
Наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;
Правильность оформления обложки дела.
В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.
После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.
Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.
При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.
Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).
Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.
Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).
Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:
«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»
«То же. № 116-231. Т.2».
Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:
«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».
«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».
Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.
В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.
Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:
Приказы (распоряжения) по личному составу;
Список (штатно-списочный состав) работников;
Личные карточки уволенных работников;
Личные дела уволенных работников;
Протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;
Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;
Документы расследований несчастных случаев.
При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).
Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.
Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.
В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.
Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.
Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.
Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.
Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.
Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.
Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.
Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.
Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).
Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.
№ 3 л/с-2007, где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2007 - год, в котором были заведены дела (примечание 1 ), включенные в опись.
В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).
«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».
Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2 ) и утверждается руководителем кадровой службы.
Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.
Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.
Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.
На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.
Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.
Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).
Примечание 1. Для личных дел - год увольнения работника.
Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.
29.02.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) | Приме-чание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 3-2 | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | ||
| 2 | 3-9 | 2006 | 15 | 75 лет | ||
| 3 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| 4 | 57 | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | ||
| 5 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 12 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 13 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Коли- чество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 2002 | ||||||
| 1 | 3-2 | Приказы № 1-102 директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение). Т.1 | 02.01.2005 31.07.2005 | 251 | 75 лет | |
| 2 | 3-2 | То же с № 103 по № 200. Т.2 | 01.08.2005 31.12.2005 |
120 | 75 лет | |
| 3 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Я» | 2002 | 15 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 4 | 110 | Абрамович Иван Иванович | 30.01.2000 12.12.2005 |
15 | 75 лет | |
| 5 | 46 | Олехнович Татьяна Петровна | 15.02.1999 11.11.2005 |
19 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 10 | 57 | Сынковицкий Алексей Евстигнеевич | 07.07.1999 09.05.2005 |
38 | 75 лет | |
| 2003 | ||||||
| 11 | 3-2 | Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | |
| 12 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 | 2006 | 15 | 75 лет | |
| 13 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 14 | 57 | Алексейчиков Андрей Петрович | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | |
| 15 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 19 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 20 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.
В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.
Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.
Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.
На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.
Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.
Обратите внимание!
Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.
Составление описи архивных документов - обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.
По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации . На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:
Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации - в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее - Правила).
Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.
Практическая ситуация
Отвечает Евгения Кожанова,
эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству.
Вам поручили провести экспертизу ценности (далее - ЭЦ) документов. Мы расскажем вам о том, как организовать экспертизу ценности, как правильно отобрать и внести документы в описи…
Содержание архивной описи дел , ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей. Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).
При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».
Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.
Перед тем, как дело, передаваемое на хранение , будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о...», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.
Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.
Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Содержание архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.
