В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:
Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.
Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:
Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:
Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".
Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:
|
Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016 |
Новшества ГОСТ 7.0.97-2016 |
|
|---|---|---|
|
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют |
Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. |
|
|
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа |
Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа. |
|
|
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны |
||
|
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним |
||
|
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см |
||
|
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала |
||
|
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см |
||
|
Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом |
||
|
Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. |
Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.
Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.
Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.
Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.
Литература
Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.
Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.
Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.
Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.
Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.
К таким относят:
Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.
Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.
Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.
Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.
Что должно быть отображено в Положении:
Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.
Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.
Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.
Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.
Можно выделить такие основные тезисы:
Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.
Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.
Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:
Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.
Они заключаются в таких главных аспектах:
Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.
Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.
Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.
Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.
Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.
Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.
Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».
1. Общие положения
1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.
1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.
1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.
2. Требования к организации документооборота и делопроизводства
2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.
2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.
2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.
2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.
3. Особенности оформления некоторых видов документации
3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.
3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.
3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия
3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания
3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.
4. Прием и обработка документации
4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.
4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.
4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.
5. Организация хранения дел
5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.
5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.
5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.
5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.
Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.
Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.
Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.
Алгоритм действий будет следующий:
Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.
Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.
Также нужно обратить внимание на такие нюансы:
Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.
Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.
Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:
Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.
Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.
Граждане чаще обращаются в письменной форме.
Тогда порядок действий будет таким:
Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.
Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.
Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.
Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.
Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:
На основании таких писем формируются дела.
Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.
Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.
Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.
Также в новом документе появились и новые реквизиты:
Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.
Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных учреждениях утверждена Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года №44. Документ зарегистрирован в Минюсте 17.08.2018 за номером 51922 и вступает в силу с 31 августа 2018 года. Ниже Вы можете скачать Инструкцию по ведению документации. Инструкция по ведению документации касаются организации работы с организационно-распорядительными документами в гос. организации независимо от вида носителя. Инструкция регламентирует порядок
Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.
Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.
Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
В качестве примера, предлагаем ознакомиться с регламентом правописания в документах.
1. Написание наименований органов власти
1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации:
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
Конституционный Суд Российской Федерации;
Совет Безопасности Российской Федерации;
Правительство Российской Федерации.
1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации:
Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления;
Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности.
1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:
Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации;
Президиум Правительства Российской Федерации;
Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.
1.4. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы .
При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление, комиссия, употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.
С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств):
Министерство иностранных дел Российской Федерации;
Министерство внутренних дел Российской Федерации;
Федеральная служба по труду и занятости;
Федеральное архивное агентство .
Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:
Установлено, что полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:
проектов указов Президента Российской Федерации,
проектов постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и других).
проектов распоряжений Президента Российской Федерации,
проектов распоряжений Правительства Российской Федерации,
протоколов заседаний и совещаний,
служебных писем,
документов справочного характера,
приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации,
проектов положений о федеральных органах исполнительной власти, утверждаемых актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: «... предложить агентству рассмотреть вопрос о..».
2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее – организации) единичного типа:
Фонд возрождения Москвы;
Дом книги;
Московский городской фонд обязательного медицинского страхования.
Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:
Российская академия наук;
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;
Государственный центральный театр кукол;
Дворец культуры Метростроя;
Горьковский автомобильный завод .
2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:
акционерное общество «Восток»,
публичное акционерное общество «Газпром»,
Слова Государственный, Российский, Федеральный в названии организационно-правовой формы пишутся с прописной буквы:
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления»;
Российской акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель»;
Организация может иметь полное наименование и сокращенное наименование, закрепленные уставом (положением), например:
публичное акционерное общество «Нефтяная компания «Лукойл» (ПАО «Лукойл»);
Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).
В переписке может использоваться как полное, так и официально закрепленное сокращенное наименование организации.
2.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109, музыкальная школа № 3.
2.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Даль строи», издательский дом «Коммерсант»,
Но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:
2.5. Сложные названия, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:
Московская коллегия адвокатов;
Московский театр оперетты,
Но пишутся со строчной буквы, если определение не входит в название:
2.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т.п.:
2. 7. В названиях со словом имени или номером (№ ...) со строчной буквы пишется родовое название организации и название, указывающее на специализацию:
тонкосуконная фабрика имени Петра Алексеева,
фабрика детской игрушки № 2.
2.8. Названия со словами Дворец, Дом пишутся:
Дворец культуры Метростроя;
Дворец творчества для детей и юношества;
Дом Российской прессы.
Центральный дом ученых;
Санкт-Петербургский дом ученых имени А.М. Горького,
2.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имен собственных, входящих в название, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например:
Центральный Дом журналистов (ср.: Дом журналистов),
Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея),
Государственная Оружейная палата Московского Кремля (ср.: Оружейная палата);
Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).
2.10. Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.
2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.
3.1. С прописной буквы пишутся все слова в названиях республик в составе Российской Федерации:
Республика Башкортостан;
Республика Саха (Якутия);
Республика Северная Осетия - Алания;
Карачаево-Черкесская Республика.
3.2. В названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное название:
Алтайский край;
Вологодская область;
Еврейская автономная область;
Ямало-Ненецкий автономный округ.
4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:
Конституция Российской Федерации,
Трудовой кодекс Российской Федерации,
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»,
Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»,
Устав города Москвы,
Итоговый документ Венской встречи,
Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.
Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:
Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта:
проект указа Президента Российской Федерации «О …»;
проект закона города Москвы «О …».
4.2. С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу:
Положение о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации,
Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова,
Программа развития малого предпринимательства,
Инструкция по делопроизводству.
4.3. Со строчной буквы пишется название документа, имеющие заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 4.1:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 447 «Об утверждении…»,
На основании инструкции пользователя «Ввод информации в базу данных «Учет персонала» … .
4.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его и дата утверждения, например:
В связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»...
В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом ГУП «Мосводоканал» 20 декабря 2013 г., …
При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, например:
При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:
Конституция Российской Федерации;
Бюджетный кодекс Российской Федерации;
Устав города Москвы.
В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы:
1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства финансов Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в соответствии с …
В целом документ состоит из 126 страниц печатного текста, куда также входит 29 Приложений (скачать Примерную инструкцию
)
Приглашаем 2 октября 2018 года на образовательный семинар "Налоговая оптимизация в условиях последних изменений НК РФ".
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 5
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ
В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии. Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов.
Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий. Так, за 2012 г. количество предпринимателей в России увеличилось на 37%, в основном за счет вновь открывшихся малых предприятий. Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю. Как же наладить систему делопроизводства? Основные задачи делопроизводства - отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями. Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.
Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства - это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность - основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии - традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.
На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства. Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия. Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия. Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок. План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом.
Примерный образец
ООО "Максима" УТВЕРЖДАЮ
Директор
ПЛАН ООО "Максима"
работ по совершенствованию Подпись Д. И. Гурьянов
делопроизводства в ООО "Максима" 00.00.2013
|
1. Документирование |
|
|
Определение основных видов документов предприятия, необходимых для его работы. Сокращение и выведение из оборота лишних и устаревших видов документов |
|
|
Доработка основных видов документов |
|
|
Разработка фирменных бланков двух видов (бланка письма и общего |
|
|
Составление файла образцов основных видов документов предприятия |
|
|
Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием составленных образцов |
|
|
2. Организация работы с документами |
|
|
Составление номенклатуры дел |
|
|
Оформление папок документов по единой форме |
|
|
Определение порядка регистрации, прохождения и хранения документов |
|
|
Введение единого порядка контроля за исполнением документов |
|
|
Составление перечня документов, подлежащих утверждению руководителем |
|
|
Составление перечня документов, не подлежащих регистрации |
|
|
Разработка инструкции по делопроизводству |
|
|
Введение единых правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну |
Заместитель директора Э. К. Липин
Важную роль в постановке работы с документами может сыграть инструкция по делопроизводству, разработанная с учетом специфики конкретного предприятия.
Примерный образец
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ИНСТРУКЦИЯ Подпись В. И. Драгин
по делопроизводству 00.00.2013
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО "Малый кадр" единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения.
1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО "Малый кадр".
1.3. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО "Малый кадр" автоматизированной системы "XXXXX", предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.
1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО "Малый кадр".
1.5. Обеспечение ЗАО "Малый кадр" оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел.
1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО "Малый кадр", курирующих соответствующие отделы.
Директора обязаны:
Рассматривать все документы в день их получения;
Требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
Своевременно докладывать генеральному директору о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов;
Принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону;
Знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.
2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
2.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений.
Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой "Лично", которая вручается непосредственно адресату.
2.2. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию.
2.3. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов).
2.4. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО "Малый кадр" и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года).
2.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: "+ приложение на 2 л.".
2.6. Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора.
2.7. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо.
2.8. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов.
2.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.
2.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело N", а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело.
2.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа.
2.12. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора.
3. Контроль за исполнением документов
3.1. В ЗАО "Малый кадр" устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.
3.2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО "Малый кадр".
3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора.
3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп "Контроль". Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора.
3.5. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора.
3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.
3.7. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля.
3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел.
3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.
3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.
Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО "Малый кадр". При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.
4. Порядок составления и оформления служебных документов
4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО "Малый кадр", которые находятся в файле exa. doc.
4.2. Документы ЗАО "Малый кадр" приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие - заместителем.
4.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Элементами грифа утверждения являются:
Слово "УТВЕРЖДАЮ";
Должность лица, утвердившего документ;
Личная подпись и ее расшифровка;
Дата утверждения.
Подготовка и оформление приказов и распоряжений.
4.4. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО "Малый кадр" или в его отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО "Малый кадр". Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.
4.5. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора.
4.6. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО "Малый кадр". Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной.
В вводной части излагаются основания для издания документа.
Распорядительная часть начинается словами "Приказываю" (в приказе) и "Предлагаю" (в распоряжении).
4.7. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
4.8. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления - с секретарем генерального директора.
4.9. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции.
4.10. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.
4.11. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые - вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО "Малый кадр".
5. Порядок работы с исходящими документами
5.1. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО "Малый кадр".
Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
5.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
5.3. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители.
5.4. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На N ___ от _________" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).
5.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Слово "Копия" перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется.
6. Регистрация исходящих документов
6.1. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер.
Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.
6.2. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.
Индексация отделов ЗАО "Малый кадр":
Дирекция 2
Отдел маркетинга 3
Технический отдел 4
Отдел эксплуатации 5
Бухгалтерия 6
Административный отдел 1
При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке.
6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
6.4. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид:
"В дело N ___.
Отправлено письмо от ___________ N ___.
Подпись исполнителя, дата".
7. Составление номенклатуры дел
7.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО "Малый кадр".
Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО "Малый кадр".
7.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
7.3. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО "МАЛЫЙ КАДР" и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.
7.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.
Заголовок содержит:
Наименование вида (видов) документа (распоряжения, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;
Определение участка работы или вопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и копийности документов и т. п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.
7.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.
7.6. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию:
Примерная форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(название отдела)
Начальник отдела Подпись И. О. Фамилия
7.7. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года.
7.8. Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО "Малый кадр" не допускается.
8. Формирование дел
8.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО "Малый кадр".
8.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
8.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
8.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.
Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
8.5. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
8.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
8.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
Название организации ЗАО "Малый кадр";
Наименование отдела;
Номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
Заголовок дела;
Год заведения или квартал года;
Том дела;
Срок хранения.
9. Обеспечение сохранности документов
9.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел.
9.2. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
9.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах.
9.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел.
9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Примерная форма
Форма карточки-заместителя дела
Отдел _________
Дело N ________
9.6. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора.
9.7. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах.
9.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года (не позднее 20 января).
10. Экспертиза практической ценности документов
10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
10.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" (не менее 3 человек). В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО "Малый кадр", а также представитель Дирекции.
10.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
10.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад.
10.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания экспертной комиссией
от ___________ N ___
ОПИСЬ N _______
долговременного хранения
за ________ год
В опись N _________ включены ______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___ по N ___.
Подпись И. О. Фамилия
10.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
АКТ Генеральный директор
о выделении документов к уничтожению Подпись В. И. Драгин
Экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" отобрала к уничтожению следующие
дела и документы, утратившие практическое значение:
Итого: _________ дел за годы _______________________.
Описи дел за __________ годы утверждены экспертной комиссией.
Председатель экспертной комиссии Подпись И. О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором.
10.7. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО "Малый кадр".
10.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
10.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии.
10.10. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором.
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
