Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
1. Сфера деятельности и статус ведомственного архива
1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды
1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива
1.3 Права и ответственность ведомственного архива
1.4 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов
1.5 Современное состояние и перспективы развития ведомственного архива
2. Организация работы ведомственного архива
2.1 Экспертиза ценности документов
2.2 Подготовка документов к архивному хранению
2.3 Передача дел в архив
2.4 Расчеты площади помещения под архив
2.5 Требования к зданиям и помещениям архива
2.6 Режимы хранения документов
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Введение
Тема моей курсовой работы называется «Деятельность ведомственного архива организации».
Рассмотрим определение ведомственный архив.
Ведомственный архив - это структурное подразделение учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.
Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счету на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того, чтобы найти нужный документ разработана примерная система хранения документов в организации. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.
Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.
Цель курсовой работы - изучение организации работы ведомственного архива.
Практическое значение настоящей работы состоит в том, чтобы знать сферу деятельности и статус ведомственного архива, знать определение «ведомственный архив» и его виды, уметь выделять ценную часть документа архива (постоянного хранения), помнить, что по истечении срока ведомственного хранения документ передается на вечное хранение в государственный архив, знать основные функции ведомственных архивов (комплектование, например, предприятия, учет документов, в любом архиве, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, создание страхового фонда, использование документов, подготовка документов к передаче на государственное хранение, контроль и оказание помощи делопроизводства службами организации), знать организацию ведомственного архива, уметь подготовить документы к архивному хранению.
Основной задачей курсовой работы является доказательство того, что с помощью данной курсовой работы, работа архивиста, станет проще, оперативной и качественной в работе с документами.
Курсовая работа состоит из двух глав.
В первой главе рассматривается сфера деятельности и статус ведомственного архива, изучается понятие «ведомственный архив» и его виды, в том числе основные задачи и функции ведомственного архива, права и ответственность ведомственного архива, нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов, современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов.
Во второй главе последовательно изучается комплекс мероприятий, которые проводятся в ведомственных архивах при работе с архивными документами.
1 . Сфера деятельности и статус ведомственного архива
В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако, хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.
Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.
Близки к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда РФ.
Деятельность ведомственного архива закреплена Положением об архиве организации. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176.
1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды
Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.
В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:
Архив организации, хранящий документы только одной организации;
Центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
Центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; ведомственный архив документ
Объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
Объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначать приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.
1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива
Основными задачами ведомственного архива являются:
1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.
Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов:
Определение источников комплектования архива;
Определение состава документов, подлежащих приему в архив;
Прием - передачи документов в архив.
Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные и ведомственные архивы.
Источниками комплектования архива организации и лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.
2. Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение.
3. Осуществлением методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.
Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:
Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;
Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;
Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях;
Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т. д) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).
Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящих в компетенцию архива;
Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектование архивов.
1.3 Права и ответственность ведомственного архива
Для выполнения основных задач и функций архивов организация имеет право:
Требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
Контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
Запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые задачи для работы архива сведения;
Участвовать в мероприятиях, проводимой Федеральной архивной службы России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
Утрату и несанкционированное уничтожение документов;
Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
1.4 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов
Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:
Основные положения;
Состав документов архива;
Задачи и функции архива;
Права архива;
Организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно - методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.
1.5 Современное состояние и перспективы развития ведомственного архива
За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.
История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.
Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.
Все три названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор - это законодательное регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.
Второй фактор - это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.
Третий фактор - изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.
Четвертый фактор - концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.
Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.
За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.
В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение - хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.
2 . Организация работы ведомственного архива
Архивы Российской Федерации осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечение использования архивных документов.
На архивы Российской Федерации возлагается:
Прием, учет и хранение архивных документов;
Фондирование принятых в архив дел и документов;
Научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
Создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;
Выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
Обеспечение работы исследователей;
Изготовление копий документов;
Высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;
Проведение экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве, и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;
Контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и учреждениями;
Консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки сдачи документов в архивы);
Подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы.
Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются:
Правовой статус ведомственного архива;
Источники его комплектования;
Состав документов, поступающих на хранение;
Задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.
Лицо, назначенное ответственное за ведомственный архив, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.
2.1 Экспертиза ценности документов
В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
1. Отобрать ценные документы для вечного хранения, а документы, имеющие долговременное практическое значение, - для длительного хранения, (свыше 10 лет);
2. Выделить к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, черновики, дублетные документы.
Экспертиза ценности документов - определение сроков хранения документов с целью отбора их на хранение или уничтожение.
Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Для документов постоянного хранения экспертиза ценности - это определение политического, экономического, социально-культурного и практического значения.
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которых различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.
Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:
1. Первый этап определения ценности документов - составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов;
2. Второй этап - проведение экспертизы ценности самих документов через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовки их к длительному хранению или сдачи в архив учреждения;
3. Третий этап - уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль; в ее состав также входят заведующий канцелярией, ведомственным архивом и руководитель бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.
Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.
Основные задачи экспертной комиссии (ЭК):
1. Рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений.
2. Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение.
3. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.
Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают, председатель и секретарь комиссии, и утверждает руководитель организации.
В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:
1. Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
2. Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет).
3. Временного хранения (до10 лет включительно).
4. Подлежащие к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно.
2.2 Подготовка документов к архивному хранению
Подготовка исполнительных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка исполненных документов к хранению включает:
1. Экспертизу ценности документов.
2. Оформление документов, сдаваемых в архив.
3. Составление описи документов постоянного и долговременного хранения.
4. Обеспечение сохранности дел.
5. Передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).
2.3 Передача дел в архив
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.
На хранение в ведомственный архив поступают:
1)Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений.
2)Фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу).
3)Документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет).
4)Личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях.
5)Служебные и ведомственные издания.
6)Страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий.
7)Научно-справочный аппарат к документам архива.
Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.
Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и срокам хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.
После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата-приема передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.
Перед передачей в ведомственный архив дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).
2.4 Расчеты площади помещения под архив
При создании ведомственного архива в организации, прежде всего, необходимо определить площадь помещения, требующегося под архив. Она будет зависеть от объема документооборота организации, количества работающих там людей и среднего объема документов.
Документооборот организации - 10 тыс. документов в год;
Количество сотрудников - 50 человек;
Средний объем документов (включая копии) - 5 листов.
Зная годовой объем документооборота организации и средний объем документов, можно вычислить количество листов документов, создаваемых в год: 10 000 x 5 = 50 000 листов.
Допуская, что среднее дело содержит 100 листов (максимально-250 листов), рассчитываем количество дел: 50 000/100 = 500 дел. А так как в организации работают 50 человек, будет еще 50 дел по личному составу.
20% - дела постоянного хранения (500 x 0,2 = 100 дел);
10% - дела долговременного хранения свыше 10 лет (5000 x 0,7 = 350 дел);
70% - временного хранения до 10 лет включительно (500 x 0,7 = 350 дел);
Дела по личному составу - хранятся 75 лет (50 дел).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) в архив не поступают, а хранятся в структурном подразделении организации.
Таким образом, объем архива равен: 100 + 50 + 50 = 200 дел. Срок хранения дел до передачи их на государственное хранение - 15 лет. Следовательно, объем дел за 15 лет состоит: 200 x 15 = 3000 дел и резерв для дел временного хранения до их уничтожения 350 дел.
Рассчитаем площадь помещения архива.
При средней толщине дела 4 см для хранения 3350 дел необходимо: 3350 x 4 = 13400 см = 1334 погонных метра полок.
Исходя из того, что высота полки: 297 мм (высота листа формата А4) + 50 мм = 347 мм. (Прием 350 мм = 35 см.)
Учитывая, что нижняя полка должна находиться на высоте 15 см от пола, и что типовая высота помещения 2 м 50 см, определим количество полок: (250 - 15) / 35 = 6 полок на одном стеллаже.
Принимая, что стандартная длина одной полки равна 1, 24 м, то стеллаж с шестью полками содержит: 6 x 1,24 = 7,44 погонных метров полок. То есть для размещения всего архива понадобится: 134 / 7,44 = 18 стеллажей.
Учитывая центральную ширину центрального проходов между стеллажами 75 см, площадь архивохранилища приблизительно равна (45 + 248 + 120) = 31 кв. м
2.5 Требования к зданиям и помещениям архива
Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасный выход. В помещениях не должно быть, нагревательных приборов, размещение посторонних газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно - монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
2.6 Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Световой режим
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны приводиться при ограниченных или технически необходимых уровнях освещения.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным.
Естественное освещения в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещения в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
Температурно - влажностный режим
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно - влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 С и 40-55%) и цветных (2-5 С и 50-65%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20%.
Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
Температурно - влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях хранения - ежедневно.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Перед передачей в ведомственный архив дела постоянного и временного сроков хранения должны быть дооформленыи описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).
Заключение
Проанализировав свою курсовую работу по теме «Деятельность ведомственного архива организации» могу с уверенностью сказать, что недостаточно просто собрать архивы, необходимо обеспечить их сохранность.
Основные функции ведомственных архивов:
Комплектование;
Учет документов;
Экспертиза ценности документов;
Обеспечение сохранности документов;
Создание страхового фонда;
Использование документов;
Подготовка документов к передаче дел на государственное хранение;
Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам организации.
Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:
Проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя);
Оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами;
Участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.
Квалифицированный работник архива, должен уметь организовать хранение и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив, система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и другое), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажный, световой, санитарно-гигиенический, охранный), уметь организовывать их использование, принимать и регистрировать поступившие на хранение документы, законченные делопроизводством, участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их оформления, участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.
Зная свои обязанности, специалист, справится с документами оперативно и качественно.
С писок использованных источников
1. Федеральный закон « Об архивном деле в РФ» 2004. - Москва.
2. Постановление правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» / Отечественные архивы. - 1993. - № 3. с. - 3-4.
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотек, организациях российской академии наук. - Москва, 2007. - с. - 83.
4. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М. Архивоведение (под редакцией В.П. Козлова) / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова.- Москва, 2005. - с. - 272.
5. Банасюкевич, В.Д. К выводу в свет «Основных правил работы архивов организаций» / В.Д. Банасюкевич // Отечественные АРХИВЫ.- 2003.- № 1.- с. 6-8.
6. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий, организаций / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 1994. - № 5.
7. Жукова, М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) /М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 1995. - № 6.
8. Основные правила работы архивов организаций Росархивов, ВНИИДАД.- Москва, 2002. - 152 с.
9. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие /А.А. Раздорожный. - М.: ИНФРА - М, 2007. - 304 с.
10. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб. - практ. Пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби: Проспект, 2005. - 38 с.
11. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ФОРУМ, 2010. - 176 с.
Приложение 1
Должностная инструкция архивиста
1 . Общие положения
1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.
1.2. Архивариус (архивист) назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.4. На время отсутствия архивариуса (архивиста) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность архивариуса (архивиста) назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:
Законодательными актами РФ;
Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
Приказами и распоряжениями руководства;
Положением об архиве;
Настоящей должностной инструкцией.
2 . Должностные обязанности архивиста
Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
3 . Права архивиста:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Приложение 2
Положение об экспертной комиссии
1 . Общие положения
1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.2 ЭК является совещательным органом. ЕЁ решения вступают в силу после утверждения их директором государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Ростовской области «Ростовский - на - Дону колледж водного транспорта» (далее ГОУ СПО РО РКВТ).
1.3 Состав ЭК назначается директором ГОУ СПО РО РКВТ в количестве 5-7 человек.
2 . Функции экспертной комиссии
Экспертная комиссия ГОУ СПО РО РКВТ осуществляет следующие функции:
2.1 Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов ГОУ СПО РКВТ для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве ГОУ СПО РО РКВТ.
2.2 Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:
Графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;
Сводных описей дел постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
Актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ГОУ СПО РО РКВТ документов, сроки хранения которых истекли.
2.3 Принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учебного заведения, экспертизе ценности документов и подготовке их для последующего хранения.
2.4 Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников ГОУ СПО РО РКВТ по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке к передаче на дальнейшее хранение.
3 . Права экспертной комиссии
Экспертная комиссия ГОУ СПО РО РКВТ предоставляется право:
3.1 В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям ГОУ СПО РО РКВТ соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений ГОУ СПО РО РКВТ розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, и представление письменного объяснения в случае их утраты
3.3. Запрашивать от структурных подразделений ГОУ СПО РО РКВТ сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учёта и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.
3.5 Приглашать на заседание экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников архивных учреждений.
3.6 Информировать руководство ГОУ СПО РО РКВТ по вопросам, входящим в компетенцию экспертной комиссии.
4 . Организация работы экспертной комиссии
4.1 Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от неё необходимые организационно-методические указания.
4.2 ЭК работает по плану, утверждённому директором ГОУ СПО РО РКВТ, и отчитывается перед ним о своей работе.
4.3 Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся 2 раза в год.
4.5 Обязательному утверждению соответствующим архивным учреждением подлежат: решения ЭК об одобрении описей на деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
4.6 Ведение делопроизводства ЭК и хранение её документов возлагается на секретаря комиссии.
Размещено на Allbest.ru
...Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
контрольная работа , добавлен 29.03.2012
Понятие и внутренняя структура электронного архива, основные этапы подготовки его организации, требования. Проблемы обеспечения сохранности и безопасности документов. Проблемы выбора технической реализации электронного архива на примере системы ЭТЛАС.
курсовая работа , добавлен 14.11.2013
Нормативно–правовая база экспертизы ценности документов. Особенности становления экспертизы ценности документов в делопроизводстве России. Оформление результатов работы экспертной комиссии. Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов.
курсовая работа , добавлен 16.04.2015
Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях. Место архива в организационной структуре предприятии, основные направления его деятельности. Должностные инструкции работников архива, правила организации рабочих мест.
курсовая работа , добавлен 30.12.2009
История создания, структура и направления деятельности ГКУСО "ГАНТСДСО". Справочно-информационный фонд, информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале. Выполнение запросов граждан и организаций по представлению архивных документов.
дипломная работа , добавлен 02.10.2013
Основные понятия и структура документационного обеспечения архива предприятия. История создания и становления архивного дела в Российской Федерации. Особенности выбора программного обеспечения для автоматизации научно-справочного аппарата архива.
дипломная работа , добавлен 18.11.2012
Понятие об экспертизе ценности документов, критерии, задачи, принципы её проведения. Экспертизы ценности документов на этапе делопроизводства и в архиве организации, признаки группировки дел. Порядок приёма дел в архив. Функции экспертной комиссии.
курсовая работа , добавлен 19.10.2016
Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.
дипломная работа , добавлен 13.03.2019
контрольная работа , добавлен 03.06.2017
Основные цели и задачи архивистов, главные нормативные документы по организации их деятельности. Организация труда и расчет штатной численности сотрудников архива. Определение трудозатрат на нормирование работы. Пример расчета численности специалистов.
Проектирование архивных помещений. Схемы взаимосвязи архивных помещений. Соотношение площади проходов и площади хранения при разных системах хранения. Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги. Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения.
Функциональное назначение: четкая систематизация, удобное для пользования хранение документов при минимальной длине проходов и эффективном использовании площади помещения.
Данные о площади архивов приведены Ладнером. С увеличением глубины шкафов увеличивается ширина проходов между ними.
L х В (ширина шкафов) = площадь хранения + 1/2L х В + 0,5 = площадь проходов
Общая площадь = площадь хранения + площадь проходов.
Глубокие помещения архивов более экономичны (рис. 3,а). На рис. 3 наглядно показано соотношение площади хранения к площади проходов при вертикальной системе хранения документов в больших архивных стеллажах (системы «Велокс») и при горизонтальной системе. Площади хранения при вертикальной системе 5,2 м2, площади проходов - 4,6 м2 (100:90). При горизонтальной системе хранения площади хранения 3,2 м2, площади проходов 3,6 м2 (90:100, обратное отношение). При горизонтальной системе вместимость меньше, а верхние полки недоступны для обозрения.
При вертикальном хранении численность обслуживающего персонала сокращается более чем на. 40%. Хранение документов в выдвижных ящиках позволяет использовать площадь стен на 87% эффективней, чем хранение в папках-скоросшивателях (рис. 5), Документы пересылают в лифтах непрерывного действия (патерностер). Рабочее место оснащается полкой дтя разборки, небольшим столом и стулом на роликах.
Архив располагается в центральной части здания. Оптимальное расстояние между осями окон 2,25 - 2,5 м. Высота помещения архива в свету 2,1 м (утроенная высота помещения архива соответствует удвоенной высоте нормальных конторских помещений. Помещение должно быть сухим, размещение архива в подвальных и чердачных помещениях нежелательно. Расположение столов в ряд (рис. 5) с одновременным использованием подвесных папок и передвижной крышки для ведения записей улучшает взаимосвязь рабочих мест. Передвижная крышка используется также для перемещения картотечных ящиков. Передвижные архивные шкафы (системы Компактус) благодаря управлению промежуточных проходов позволяют эффективнее использовать площадь помещения (на 100 - 120%) (рис. 7,6). Такие устройства не стандартизованы и в принципе должны отвечать требованиям, предъявляемым к обычным архивам, библиотекам, складам. Необходимо в данном случае учитывать увеличение полезной нагрузки на полы. Шкафы перемещаются вручную или с помощью механического привода. Весь архив или его отдельные части могут быть заперты одним поворотом ручки.
Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги:
| Способы хранения | 10000 дел (без футляров) толщиной около 2 мм каждое. В каждом деле около 25 страниц | |
| Требуемая длина шкафов или стены | Требуемая площадь, включая рабочие проходы (боковые проходы не учитываются), м2 | |
| Горизонтальное хранение в скоросшивателях на открытой полке размерами 35 х 200 см. | 7,25 | 5,92 |
| Библиотечные полки, Хранение в папках, размещение в шкафчиках со шторами размером 40 х 125 х 220 см. | 11 | 8,25 |
| Комбинированное хранение в стоящих и подвешенных папках, размещённых на стеллажах размером 65 х 78 х 200 см. | 2,4 | 3,6 |
Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения:
 |
|
Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.
Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:
. один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;
. один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.
Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).
Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива - процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:
При перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;
При переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;
При необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.
Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.
Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.
◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.
Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:
Приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;
Воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).
В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором - финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.
◙ Рассчитываем площадь архива . Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:
Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).
Пример расчета . Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 - постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.
◙ Требования к помещению архива . Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.
Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.
Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.
Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией .
Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55 %; для черно-белых пленочных материалов - 15 °С и 40-55 %), для цветных - 2-5 °С и 40-55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20 °С и 50-65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.
◙ Рисуем схему размещения архивного фонда . На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.
◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела . Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).
В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.
◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов . Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя - на каждый стеллаж (Пример 3).
◙ Требования к расстановке стеллажей . Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:
Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.
◙ Требования к подбору материалов . Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования - остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.
Правильный подбор материалов - важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:
2523 - Цемент;
4863 - Оборудование кондиционеров;
2388 - Материалы лакокрасочные;
3530 - Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;
5331 - Пиломатериалы качественные;
5620 - Мебель специальная.
Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.
Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.
◙ Требования к оборудованию помещения архива .
1 . Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.
Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).
2 . В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).
3 . В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).
4 . Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).
5 . Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.
Огнетушители . Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.
При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.
Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.
Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).
◙ Требования к пожарной безопасности .
◙ Требования к мебели архивохранилища . Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).
В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).
Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:
Минимальный вес конструкции;
Возможность наращивания секций;
Угловые полки;
Стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.
В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).
К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).
Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.
Независимо от формы собственности, организация должна обеспечить физическую сохранность целого ряда документов. Для того чтобы раньше времени не лишиться важной документации, следует знать базовые правила хранения документов, а также порядок создания собственного архива.
Решая вопрос о создании архива, руководство юридического лица должно учитывать следующие особенности организации архива:
Для соблюдения порядка хранения архивных документов предварительно необходимо провести комплексный анализ всех особенностей хранения. Только после этого можно приступать к обсуждению предложений, наиболее целесообразных с точки зрения финансовых затрат, обеспечения сохранности, режима хранения, организации использования документов и оперативности получения необходимой информации. В результате руководство принимает решение либо о создании собственного архива или обращения в архивную компанию, которая предоставляет услуги по внеофисному хранению архивных документов .
Сегодня на рынке архивных услуг появилось много компаний, специализирующихся на депозитарном хранении документов. В основном эти фирмы действуют в больших городах, где подобные услуги очень востребованы со стороны юридических лиц, имеющих внушительный документооборот.
Архивные услуги существуют на российском рынке относительно недавно, поэтому у некоторых юридических лиц возникают вопросы о ее законности. С точки зрения права, эти виды услуг укладываются в нормы Гражданского кодекса РФ и фиксируются в форме договора между юридическими лицами, берущими на себя взаимные обязательства.
Однако на архивное хранение не могут передаваться документы , включенные (после проведения экспертизы ценности государственным учреждением) в состав Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке, без согласования с государственным архивным учреждением. Только оно вправе решать вопрос о приеме документов на постоянное хранение в государственный архив. В случае невозможности приема документов по ряду причин, после обследования помещений фирмы госархив дает согласие на временное (депозитарное) хранение этих документов на территории фирмы.
Передача на депозитарное хранение массива документов по личному составу также может создать дополнительные сложности в исполнении социально-правовых запросов. Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы принимают архивные справки только от самих организаций-работодателей, их правопреемников или юридических лиц, в уставных документах которых имеется пункт об ответственности за сохранность и использование документов по личному составу юридического лица, чьи полномочия и функции они взяли.
Архивные компании, осуществляющие услуги по депозитарному хранению, не всегда имеют такие полномочия. Однако если в договоре прописан соответствующий пункт, сотрудники архивной компании могут найти в архивных документах по личному составу клиента необходимую информацию и подобрать требуемые сведения . Но их правовое оформление остается прерогативой юридического лица - собственника документов.
Обычно в архивные компании выгодно «сбрасывать» большие объемы финансовой, банковской, снабженческой и иных видов массовой документации . Она имеет кратковременное оперативное применение, но хранится в течение долгого (не менее 5 лет) времени в силу ее правового и фискального значения.
Если юридическое лицо приняло решение о создании собственного архива, то следующим важнейшим шагом будет определение емкости (вместимости) архивного помещения.
Многие задаются вопросом, как определить размеры архивохранилища для рационального размещения в нем не только уже имеющихся документов, подлежащих архивному хранению, но и тех документов, которые появятся в ближайшей перспективе. Учитывая колоссальную стоимость каждого арендуемого квадратного метра помещения, особенно в Москве, это вопрос далеко не праздный. Несмотря на субъективность расчетов, в целом определение необходимых размеров архивохранилища с учетом ближайшей (3-5 лет) перспективы комплектования, поддается примерному расчету .
Воспользовавшись услугой " ", вы сможете автоматически расчитать необходимое количество специальных средств хранения и перемещения архивных документов: стеллажей, коробов, папок и т.д.
При расчете учитываются следующие показатели:
Виды документации , образующейся в юридическом лице. Этот фактор является важнейшим, так как именно от состава документов, периодичности и объемов их образования, частоты использования и важности зависит стратегия и практика комплектования архива.
Возьмем для примера коммерческий банк. Как известно, львиную долю по объему документов, образующихся в деятельности любого коммерческого банка, составляет первичная финансовая (банковская) документация , в которой отражаются все финансовые операции, проведенные банком за день («документы дня»). Эти документы поступают в архив банка периодически в течение года по мере накопления их в соответствующих подразделениях. Их объем может быть очень велик: от сотен до тысяч дел ежегодно. Такой объем с трудом поддается расчету, так же как и научно-техническая (и другая специальная) документация, подлежащая передаче на архивное хранение. Периодичность их образования установить невозможно, так как они передаются на хранение только после окончания работы над проектом (научной темой).
В организациях есть стабильный состав документов, которые подлежат архивному хранению. Эти документы в обязательном порядке должны быть учтены в номенклатуре дел . В форме номенклатуры предусмотрена итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных организацией в году.
Если эта запись регулярно заполняется, то, проведя анализ сводных записей номенклатур дел юридического лица за временной период, когда образовавшиеся в его деятельности документы должны поступить на архивное хранение, и проведя необходимые подсчеты, можно получить точные данные об объемах дел, предназначенных для дальнейшего архивного хранения.
Это достаточно условная цифра, так как на практике дела нередко передаются на архивное хранение без предварительной архивной обработки , которая включает в себя:
Если на хранение будут приниматься дела в необработанном виде, да еще в обложках типа «Корона» шириной 5-6 см, то вместимость стеллажа значительно снизится. Этот фактор также надо принимать во внимание при расчетах емкости архивохранилища.
Важным этапом в порядке хранения архивных документов является монтаж стеллажей. При монтаже стеллажей в архивохранилище следует учитывать, что расстояние между рядами стеллажей – пожарный проход – должно быть не менее 120 см, а расстояние (проход) между стеллажами – 75 см. Около входа в хранилище с каждой стороны, согласно требованиям пожарной безопасности, должно быть свободное (не менее 1 м) пространство.
Посчитав размер помещения и площадь, занимаемую каждым стеллажом (102 см х 62 см с учетом толщины боковых и средней стоек), можно определить, сколько стеллажей поместятся на выделяемой площади. Умножив эту цифру на среднее количество дел, размещаемых на каждом стеллаже, мы получим достоверный объем дел, который может быть размещен в данном архивохранилище .
При этом важно учитывать порядок хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета, приказы по личному составу и др.), а также документов с грифом коммерческая или банковская тайна . Они должны храниться не на открытых стеллажах, а в сейфах или металлических шкафах. Аналогичные требования к порядку архивного хранения имеют учетные и справочные документы (номенклатуры и описи дел, указатели, картотеки, паспорт архива и т. д.).
При монтаже стеллажей в архивохранилище следует соблюдать ряд дополнительных положений порядка хранения документов в архиве :
Обязательным пунктом в соблюдении порядка и правил хранения архивных документов является оборудование (материально-техническое оснащение) архивного помещения. На данном этапе необходимо учитывать, для каких видов документов оно предназначено. Если для хранения организационно-распорядительной документации подходят стандартные стеллажи, параметры которых обозначены выше, то для технической, проектной, конструкторской, технологической, землеустроительной и других специальных видов документации эти стеллажи не подходят. Это связано с тем, что параметры физических размеров, принципы формирования и учета этих видов документации резко отличаются от принятых в управленческой документации.
В данной статье мы остановимся лишь на необходимом оборудовании для архива, хранящего управленческую, финансовую, кадровую снабженческую и другие виды организационно-распорядительной документации.
Для хранения архивных документов необходимо наличие специального оборудования, которое позволяет обеспечить необходимый порядок хранения документов в архиве. В настоящее время рынок насыщен разного рода архивным оборудованием отечественного и зарубежного производства, которое производит или поставляет большое количество зарубежных и отечественных фирм.
Минимальный набор материально-технического оснащения , позволяющий функционировать архиву юридического лица, с учетом выполнения порядка хранения документов:
Любая современная компания, если она дорожит документной информацией, может позволить себе минимальный набор этого оборудования. Отдельно следует остановиться на стеллажном оборудовании , стоимость которого является основным источником расходов. Как показывает опыт, не во всех случаях наиболее оптимальным вариантом оснащения хранилищ являются передвигающиеся стеллажи с механическим или электрическим приводом зарубежного производства.
В небольших периферийных фирмах более пригодны легкие сборные стеллажи отечественного производства. Во-первых, они значительно дешевле (примерно в 2 раза по сравнению с зарубежными образцами). Во-вторых, они проще, технологичнее в сборке и разборке, что является немаловажным обстоятельством при частой смене местоположения архива. Если в деятельности организации образуется стандартная организационно- распорядительная документация, при наличии минимального по площади архивного помещения (до 10 кв. м.) стационарные стеллажи являются наиболее оптимальными для размещения документов .
К сожалению, в нашей стране нет официально утвержденных нормативов по определению численности этих категорий работников. Однако определить штатную численность архивных работников можно на основании укрупненных норм времени на делопроизводственное и архивное обслуживание, утвержденных Министерством труда и социального развития Российской Федерации в 1994 г.
В 1996 г. ВНИИДАДом проводилось исследование, которое в основном подтвердило корректность показателей норм Минтруда. Подобные замеры проводились также Федеральным органом управления архивным делом в Российской Федерации (Росархивом). Результаты исследований показали, что один квалифицированный (имеющий специальное образование или опыт работы) штатный работник архива может обеспечить на необходимом квалификационном и качественном уровне весь необходимый комплекс работ с документами, находящимися на хранении в архиве при объемах: не более 4000 дел постоянного хранения, или 2500 дел научно-технической документации, или 10 000 дел по личному составу .
При таких объемах вопрос о возможности совместительства работы в архиве организации с другими должностными обязанностями (как это зачастую бывает в организации) просто неуместен. Эта грошовая экономия, как правило, приводит к весьма негативным последствиям, отрицательно сказывающимся на организации информационного обеспечения деятельности юридического лица.
Поэтому на начальном этапе создания архива юридического лица, если расчеты показывают, что в юридическом лице образуются вышеуказанные объемы дел, подлежащие архивному хранению, необходимо предусмотреть отдельную штатную единицу , ведущую весь комплекс архивных работ. Важно помнить, что объемы дел со временем будут постоянно нарастать, а, следовательно, будет увеличиваться нагрузка на работника архива. Это обстоятельство должно обязательно учитываться руководством юридического лица при изучении порядка архивного хранения и планировании штатной численности.
Альбрехт Б. В.
специалист по архивоведению и
делопроизводству
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
ПО ГРАЖДАНСКОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ И АРХИТЕКТУРЕ
ПРИ ГОССТРОЕ СССР (ГОСГРАЖДАНСТРОЙ)
Инструкция
по проектированию
архивов
СН 426-82
Утверждена
приказом Государственного комитета по
гражданскому строительству и архитектуре
при Госстрое СССР
от 26 февраля 1982 г. № 62
Содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению на земельных участках зданий, предназначенных для устройства государственных архивов, их объемно-планировочному решению и инженерному оборудованию.
С введением в действие настоящей Инструкции утрачивают силу «Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов» (СН 426-71).
Для проектировщиков, работников архивных учреждений.
Табл. 13.
Разработана ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева Госгражданстроя при участии Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
Редакторы - инж. Н.А. Глинкина (Государственный комитет по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР), канд. арх. А.М. Жугастр-Лушина , инж. В.А. Солдатов (ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева), д-р техн. наук Ж.Ф. Сергазин (Московский государственный историко-архитектурный институт).
1.1. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения.
Примечания . 1. При проектировании зданий и помещений архивов следует соблюдать также требования главы СНиП по проектированию общественных зданий.
2. Здания государственных архивов другой вместимости следует проектировать по нормам настоящей Инструкции с учетом дополнительных требований, указываемых в задании на проектирование, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
3. Требования Инструкции не распространяются на проектирование зданий и помещений для специализированных архивов кинофотофонодокументов.
1.2. Здания государственных архивов подразделяются на группы:
группа I - здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик;
группа II - здания государственных архивов автономных республик, областных (краевых), городских архивов, а также филиалов государственных архивов;
группа III - здания государственных районных архивов.
1.3. Расчетную вместимость проектируемых зданий архивов необходимо устанавливать по согласованию с органами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
2.1. Здания архивов следует, как правило, размещать в селитебной зоне населенных пунктов или в других зонах на специально выделенных участках.
2.2. Земельные участки архивов, размещаемые вне селитебной зоны, должны быть удалены от промышленных предприятий, являющихся источниками загрязнения воздуха, на расстояния, установленные санитарными нормами проектирования промышленных предприятий, а от зданий и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию генеральных планов промышленных предприятий.
2.3. Размеры земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл. .
Таблица 1
Общая часть
3.1. Помещения архивов подразделяются на:
помещения хранения (хранилища);
помещения для работы с документами и служебно-бытовые.
3.2. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.
3.3. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей.
3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.
3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузопассажирские лифты.
Примечание . В зданиях архивов с количеством этажей два и более и с разницей в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.
3.6. В цокольном этаже допускается размещать вестибюль с гардеробной, методический кабинет, справочное бюро, бюро пропусков, мастерскую ремонта оборудования и инвентаря.
3.7. В подвальном этаже допускается размещать кладовые, помещения сбора и упаковки макулатуры, помещения, предназначенные для размещения инженерных сетей и оборудования.
Помещения хранения (хранилища)
3.8. К помещениям хранения следует относить: хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, книгохранилище, а также помещения ответственных хранителей фондов.
3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. .
Таблица 2
|
Вид и размер упаковки единицы хранения * , мм |
Тип стеллажей |
Нормы площади хранилищ на тысячу единиц хранения |
|
|
1. Горизонтальное хранение, один ряд коробок ** по высоте на стеллажной полке |
Коробки 350×245×180 |
Стационарные для хранения документов (9 полок) |
|
|
2. То же, два ряда коробок ** по высоте на стеллажной полке |
Коробки 350×245×180 |
Стационарные для хранения документов (5 полок) |
|
|
3. Вертикальное хранение, один ряд папок *** на стеллажной полке |
Папки 229×325×70 |
Стационарные книжные (6 полок) |
________________
* В качестве единицы хранения принята условная единица хранения документов с размерами: стандартный формат бумаги 210×297 мм, средняя толщина 17 мм. Для документов нестандартных форматов площади хранилищ соответственно пересчитываются в задании на проектирование с учетом рекомендаций Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
** В коробке 10 единиц хранения.
*** В папке 3 единицы хранения.
3.10. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкции помещений следует принимать согласно прил. .
3.11. Нормы площади хранилищ крупноформатных документов следует принимать согласно табл. .
Таблица 3
|
Способ хранения |
Измеритель |
Нормы площади хранилищ, м 2 |
|
|
1. Научно-техническая документация |
Вертикальное хранение на стеллажах в папках |
1 тыс. папок размером 330×250×30 мм |
|
|
2. Чертежи |
|||
|
3. Кальки |
Горизонтальное хранение в шкафах с выдвижными ящиками |
1 тыс. стандартных листов размером 860×614 мм |
|
|
Подвесное хранение на выдвижных штангах |
10 карт размером до 2000×1500 мм |
3.12. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов следует предусматривать в отдельных помещениях.
3.13. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. .
Таблица 4
|
Измеритель |
Нормы площади хранилищ, м 2 |
|
|
1. Горизонтальный на стационарных стеллажах для хранения документов (7 полок) |
На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 300 м |
|
|
2. Горизонтальный на стационарных книжных стеллажах (7 полок) |
На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 120 м |
|
|
3. Вертикальный на стационарных стеллажах для хранения документов (5 полок) |
На 100 картонных коробок размером 360×360×45 мм для хранения роликов пленки общей длиной 200 м |
3.14. Нормы площади книгохранилищ научно-справочной библиотеки следует принимать согласно табл. .
Таблица 5
|
Измеритель |
Нормы площади хранилищ, м 2 |
|
|
Закрытое хранение книжного фонда на стационарных книжных стеллажах (7 полок) |
на 1 тыс. единиц книжного фонда |
|
|
То же, на передвижных * книжных стеллажах |
||
|
Хранение газет на специализированных стеллажах; 4 подшивки (толщиной до 4 см) по высоте полки (12 полок) |
на 100 подшивок: |
|
|
большеформатных |
||
|
малоформатных |
||
|
Хранение специальных видов научно-технической литературы и документации (в коробках) на стационарных стеллажах (6 полок) |
на 1000 изданий: |
|
|
описаний изобретений, патентов |
||
|
То же (7 полок) |
________________
* Передвижные книжные стеллажи - напольные, одно-, двухсекционные.
Примечания : 1. Объем книжного фонда следует принимать из расчета 2 тыс. единиц книжного фонда на 0,1 млн. единиц хранения документов.
2. Книгохранилище научно-справочной библиотеки в архивах менее 1 млн. единиц хранения следует размещать в одном помещении с кафедрой выдачи книг, каталогами, читательскими местами.
3.15. При хранилищах следует предусматривать помещения для ответственных хранителей фондов площадью 15 м 2 на каждые 300 тыс. единиц хранения, но не менее 1 комнаты на этаж.
Помещения для работы с документами и служебно-бытовые
3.16. Площади помещений для работы с документами и служебно-бытовых следует принимать согласно табл. .
Таблица 6
|
Измеритель |
Нормы площади, м 2 |
Примечание |
|
|
1. Общие рабочие комнаты |
на 1 сотрудника |
||
|
2. Кабинеты: |
|||
|
директора при вместимости здания архива: |
|||
|
до 1 млн. единиц хранения |
на кабинет |
Допускается 24 м 2 в зданиях архивов I группы |
|
|
св. 1 млн. единиц хранения начальников отдела при вместимости здания архива: |
|||
|
до 1 млн. единиц хранения |
|||
|
св. 1 млн. единиц хранения |
|||
|
3. Приемная при кабинете директора при вместимости зданий архива: |
|||
|
до 1 млн. единиц хранения |
на приемную |
||
|
св. 1 млн. единиц хранения |
|||
|
4. Помещение приемки документов |
|||
|
5. Помещение временного хранения документов |
на 0,1 млн. единиц хранения |
Допускается совмещать с помещением приемки документов в зданиях архивов вместимостью до 1 млн. единиц хранения |
|
|
6. Помещение обеспыливания документов при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше |
на здание |
||
|
7. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше |
|||
|
8. Помещение микрофотокопирования * при вместимости здания архива: |
|||
|
до 0,5 млн. единиц хранения |
на здание |
||
|
св. 0,5 млн. единиц хранения |
Допускается 85 м 2 в зданиях архивов I группы |
||
|
9. Помещение реставрации ** при вместимости здания архива: |
|||
|
до 0,5 млн. единиц хранения |
|||
|
св. 0,5 млн. единиц хранения |
Допускается 54 м 2 в зданиях архивов I группы |
||
|
10. Помещение электрорепродукционной при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше |
|||
|
11. Помещение хранения учетных документов |
на 0,1 млн. единиц хранения |
Допускается совмещать с рабочими комнатами в зданиях архивов вместимостью до 0,5 млн. единиц хранения |
|
|
12. Помещение хранения служебных каталогов и описей |
|||
|
13. Научно-справочная библиотека: кафедра выдачи книг, каталоги, читательские места (1 - 3 места) |
на библиотеку |
||
|
14. Методический кабинет при вместимости здания архива: |
|||
|
св. 0,15 до 0,5 млн. единиц хранения |
на здание |
||
|
св. 0,5 до 1 млн. единиц хранения |
|||
|
св. 1 до 1,5 млн. единиц хранения |
на здание |
||
|
св. 1,5 до 2,0 млн. единиц хранения |
|||
|
15. Читальные залы для работы с документами |
на 1 читательское место (при одноместных столах) |
Общее количество читательских мест принимается из расчета 1,5 - 2 на 0,1 млн. единиц хранения |
|
|
(при одно-, двухместных столах) |
|||
|
16. Аванзал, кафедра выдачи документов, читательские каталоги, описи и др. |
на 1 посетителя |
1,5, количество посетителей принимается 20 % количества читательских мест |
Устраивается в зданиях архивов I группы, в зданиях II и III групп совмещается с читальным залом |
|
17. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал |
на 1 читательское место |
Устраивается в зданиях архивов при вместимости 1 млн. единиц хранения и более, при вместимости до 1 млн. единиц хранения допускается совмещать с читальным залом |
|
|
18. Вестибюль, гардеробная, места для хранения портфелей, сумок |
0,32, но не менее 18 |
Рассчитываются на работающих в здании и читателей с коэффициентом 1,1, учитывающим прочих посетителей |
|
|
19. Помещение ожидания для посетителей |
на здание |
Устраивается только в зданиях архивов I группы |
|
|
20. Бюро пропусков при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше |
|||
|
21. Справочное бюро |
на здание |
||
|
22. Комната общественных организаций при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше |
|||
|
23. Комната обслуживающего персонала при вместимости здания архива: |
|||
|
св. 0,5 млн. до 0,75 единиц хранения |
|||
|
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения |
|||
|
св. 1,5 млн. единиц хранения |
|||
|
24. Помещение мастерской ремонта оборудования и инвентаря при вместимости здания архива: |
Допускается 36 м 2 в зданиях архивов I группы |
||
|
до 0,3 млн. единиц хранения |
|||
|
25. Кладовая оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей при вместимости здания архива: |
Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы |
||
|
до 0,3 млн. единиц хранения |
|||
|
св. 0,3 до 1,5 млн. единиц хранения |
|||
|
26. Кладовые уборочного инвентаря (встроенные шкафы) |
|||
|
27. Помещение сбора и упаковки макулатуры при вместимости здания: |
Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы |
||
|
до 0,3 млн. единиц хранения |
на здание |
||
|
св. 0,3 до 0,75 млн. единиц хранения |
|||
|
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения |
|||
|
28. Пожарный пост при вместимости здания: |
Предусматривается в зданиях архивов привместимости 500 тыс. единиц хранения и свыше |
||
|
от 0,5 до 0,75 млн. единиц хранения |
на здание |
||
|
св. 0,75 млн. единиц хранения |
|||
|
29. Санитарные узлы |
По действующим нормам из расчета 1 унитаз и 1 писсуар на 80 мужчин, 1 унитаз на 40 женщин; 1 умывальник на 4 прибора, но не менее одного |
________________
* При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.
** При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.
Примечание . Для зданий архивов III группы помещения, указанные в пп. 2, 3, 6 - 8, 10, 13 - 17, 19 - 24, 27, 28, не предусматриваются.
3.17. Состав и площади помещений централизованных лабораторий микрофотокопирования, размещаемых в зданиях архивов, следует принимать согласно прил. . В этом случае помещения, указанные в пп. 8 и 9 табл. , не предусматриваются; состав и площади помещений лабораторий реставрации принимаются по заданию на проектирование.
3.18. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в непроходном помещении.
3.19. Читальные залы должны быть непроходными с естественным освещением. Для работы с документами ограниченного пользования в читальных залах архивов всех групп следует предусматривать боксы площадью 3,5, м 2 без увеличения общей нормируемой площади зала.
3.20. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно прил. .
3.21. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в прил. .
Противопожарные требования
3.22. Архивы должны размещаться в зданиях (помещениях) не ниже II степени огнестойкости.
3.23. Помещения архивохранилищ, служебных каталогов и описей должны быть разбиты противопожарными перегородками на отсеки площадью не более 600 м 2 . Каждый отсек должен иметь не менее двух выходов, один из которых должен быть эвакуационным.
Примечание . Из отсека площадью до 70 м 2 допускается предусматривать один эвакуационный выход.
3.24. Двери, ведущие из архивохранилищ, помещений ответственных хранителей фондов, служебных каталогов и описей, должны быть противопожарными с пределом огнестойкости не менее 0,6 ч.
3.25. При отсутствии в архивохранилищах окон в наружных стенах необходимо предусматривать для дымоудаления вытяжные каналы (площадь сечения не менее 0,2 % площади помещений), снабженные на каждом этаже клапанами с дистанционным приводом. Расстояние до наиболее удаленной точки помещения от клапана дымоудаления не должно превышать 20 м.
3.26. В помещениях архивов должно быть предусмотрено автоматическое отключение при пожаре системы приточно-вытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и системы дымоудаления.
3.27. Отделка стен и потолков в помещениях архивохранилищ, служебных каталогов и описей должна быть выполнена из несгораемых материалов.
3.28. Помещения хранилищ и помещения хранения служебных каталогов и описей в архивах должны быть оборудованы автоматическими установками газового пожаротушения. Объем помещения, защищаемого установкой газового пожаротушения, не должен превышать 1,5 тыс. м 3 .
3.29. Помещения хранилищ, служебных каталогов и описей в архивах II и III групп с площадью каждого защищаемого помещения менее 400 м 2 допускается оборудовать передвижными установками газового пожаротушения или переносными углекислотными огнетушителями.
3.30. Помещения зданий архивов (кроме венткамер, санузлов и других помещений с мокрыми технологическими процессами, а также помещений, в которых предусматривается автоматическое пожаротушение) следует оборудовать системами автоматической пожарной сигнализации.
3.31. Все помещения архивов I и II групп, двери, приямки, окна первых и последних этажей, крышки люков и другие проемы должны быть оборудованы автоматической охранной сигнализацией.
3.32. В зданиях архивов I и II групп следует предусматривать централизованную систему оповещения о пожаре.
3.33. В архивах I группы пути эвакуации должны быть оборудованы аварийным освещением.
4.1. В зданиях архивов следует предусматривать хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки.
Хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки следует проектировать в соответствии с требованиями глав СНиП по проектированию внутреннего водопровода и канализации зданий и указаниями настоящей Инструкции.
4.2. Нормы расхода воды и количество струй на внутреннее пожаротушение следует принимать согласно табл. .
Таблица 7
________________
* Внутренний противопожарный водопровод предусматривается при объеме здания 7500 м 3 и выше.
4.3. Пожарные краны следует располагать в лестничных клетках, коридорах и других помещениях, в которые обеспечивается доступ.
4.4. При установке пожарных насосов пуск их производится дистанционно от кнопок у пожарных кранов и автоматически от датчиков пожарной сигнализации.
4.5. Централизованное горячее водоснабжение обязательно для зданий архивов I группы, для зданий II группы допускается применение местных электроводонагревателей.
4.6. Прокладка труб через хранилище и помещения, в которых находятся архивные документы, допускается при условии отсутствия на трубопроводах арматуры, фланцевых и резьбовых соединений.
4.7. В зданиях архивов III группы, располагаемых в неканализованных районах, следует предусматривать устройство: в I, II и III климатических районах - люфт-клозетов, а в IV климатическом районе - наружных уборных с выгребами.
4.8. Устройство внутренних водостоков следует предусматривать для зданий высотой 8 м и более. Не допускается установка водосточных воронок над хранилищами и помещениями, в которых находятся архивные документы.
5.1. В зданиях архивов следует предусматривать отопление и вентиляцию. В помещениях хранилищ архивов I группы следует предусматривать кондиционирование воздуха. Отопление, вентиляцию и кондиционирование воздуха надлежит проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, а также указаниями настоящего раздела.
5.2. В помещениях хранилищ архивов I и II группы вместимостью более 0,3 млн. единиц хранения следует применять, как правило, воздушное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией или с кондиционированием воздуха. В остальных помещениях зданий архивов следует предусматривать водяное отопление.
5.3. Здания архивов II группы вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее и здания архивов III группы, расположенные в малых городах и сельских населенных пунктах, допускается оборудовать системами водяного отопления от местных источников тепла с предельной температурой теплоносителя 95 °С и системами вытяжной вентиляции с естественным побуждением. Для помещений хранилищ следует предусматривать отдельные ветви системы отопления с управлением из центрального теплового пункта.
5.4. В хранилищах при устройстве системы водяного отопления местные нагревательные приборы следует предусматривать с гладкой поверхностью, не допускается установка запорно-регулирующей арматуры.
5.5. Отдельные системы приточной вентиляции следует предусматривать для хранилищ и, как правило, группы помещений: приемки документов, временного хранения, дезинфекции и дезинсекции, обеспыливания, микрофотокопирования, реставрации, электрорепродукционной, мастерской. Остальные помещения следует обеспечивать общей системой приточной вентиляции.
5.6. В помещениях хранилищ следует предусматривать рециркуляцию воздуха. Объем наружного воздуха надлежит определять расчетом, но он должен быть не более 10 % общего количества подаваемого воздуха.
5.7. Отдельные вытяжные системы следует предусматривать для помещений:
а) хранилищ;
б) дезинфекции и дезинсекции;
в) микрофотокопирования и реставрации, лабораторий, мастерских;
г) хранения фотодокументов;
д) санитарных узлов.
Остальные помещения допускается объединять одной вытяжной системой.
5.8. Из нижней зоны помещений хранилищ, оборудованных стационарными системами газового пожаротушения, необходимо предусматривать аварийную вытяжную вентиляцию. Объем удаляемого воздуха следует определять из условий шестикратного обмена в 1 ч по большему хранилищу.
5.9. Воздухообмен в помещениях хранилищ следует осуществлять по схеме «сверху - вниз - вверх»: приток в верхнюю зону, рециркуляцию - из нижней зоны, и вытяжку - из верхней зоны.
5.10. Для хранилищ должна быть предусмотрена очистка от пыли наружного и рециркуляционного воздуха до предельно допустимой концентрации ее в помещении, определенной технологическим заданием.
5.11. Расчетную температуру воздуха и кратность воздухообмена в помещениях следует принимать согласно табл. .
Таблица 8
|
Расчетная температура воздуха в помещениях в холодный период года, °С |
Кратность воздухообмена в 1 ч |
Примечания |
||
|
1. Хранилища |
По расчету на ассимиляцию тепловлагоизбытков |
|||
|
2. Хранилище фотодокументов и микрофильмов |
||||
|
3. Помещения ответственных хранителей фондов |
||||
|
4. Общие рабочие комнаты |
||||
|
5. Кабинеты |
||||
|
6. Приемная при кабинете директора |
||||
|
7. Помещение приемки документов |
||||
|
8. Помещение временного хранения документов |
||||
|
9. Помещение обеспыливания документов |
Местный отсос от вытяжного шкафа по технологическому заданию |
|||
|
10. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов |
Местный отсос от дезкамеры по технологическому заданию |
|||
|
11. Помещение микрофотокопирования |
||||
|
В том числе: |
||||
|
прием, хранение и выдача заказов, съемочная, проявочная и составление растворов, |
Местный отсос от шкафа для сушки пленки по технологическому заданию |
|||
|
зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге, |
||||
|
технический контроль |
||||
|
кладовая хранения химикатов |
||||
|
12. Помещение реставрации |
Местные отсосы от ванны для промывки, от вытяжного шкафа, укрытия ламинатора и клееварки по технологическому заданию |
|||
|
13. Помещение электрорепродукционной |
||||
|
14. Помещение хранения учетных документов |
||||
|
15. Помещение хранения служебных каталогов и описей |
||||
|
16. Научно-справочная библиотека |
||||
|
17. Методический кабинет |
||||
|
18. Читальный зал для работы с документами |
||||
|
19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги, описи и др. |
||||
|
20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал |
||||
|
21. Вестибюль |
||||
|
22. Гардеробная |
В расчет принимается пространство за барьером |
|||
|
23. Помещение для ожидания посетителей |
||||
|
24. Бюро пропусков и справочное бюро |
||||
|
25. Комната общественных организаций |
||||
|
26. Комната обслуживающего персонала |
||||
|
27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря |
||||
|
28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры |
||||
|
29. Пожарный пост |
||||
|
30. Санитарные узлы |
100 м 3 /ч на каждый унитаз или писсуар |
|||
Примечания : 1. Параметры воздуха в помещениях хранилищ надлежит принимать:
при устройстве кондиционирования воздуха круглогодично - температуру +18 °С, относительную влажность 55 %;
при устройстве систем вентиляции в холодный период - температуру +18 °С, относительную влажность - 55 %. Температуру воздуха в теплый период следует принимать на 3 °С выше расчетной наружной температуры по параметрам А. Для кондиционирования воздуха пределы колебания параметров не должны превышать: по температуре ± 1 °С, по относительной влажности ± 5 %.
2. При расчете тепло-влажностного баланса кондиционируемых помещений необходимо учитывать тепло-, влаговыделения от людей, теплопоступление через ограждения, тепло, вносимое солнечной радиацией и частично электроосвещением. Процент установленной мощности светильников, включаемых в дневное время, принимается согласно заданию на проектирование.
3. В производственных помещениях (табл. , пп. 9, 10, 11, 12) количество удаляемого воздуха через местные отсосы должно быть компенсировано приточным воздухом в объеме 80 %, остальные 20 % должны быть поданы в коридоры.
4. В зданиях архивов вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее при устройстве естественной вентиляции следует принимать однократный обмен воздуха.
5. При устройстве воздушного отопления в помещениях ответственных хранителей фондов воздухообмен принимается по расчету.
6.1. Электрооборудование, электрическое освещение следует проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию естественного и искусственного освещения, правил производства и приемки работ по монтажу электротехнических устройств и правил устройства электроустановок.
6.2. Наименьшую освещенность и источники света в зависимости от назначения помещений следует принимать согласно прил. . В помещениях хранилищ следует принимать светильники с лампами накаливания.
6.3. Здания и помещения архивов должны оборудоваться средствами связи и сигнализации.
6.4. Городские телефоны устанавливаются в кабинетах, справочном бюро, в помещении пожарного поста, на рабочих местах начальников отделов, бюро пропусков.
В вестибюле следует устанавливать телефон-автомат.
В зданиях архивов I группы допускается предусматривать местные АТС без выхода в город.
6.5. Телефонные аппараты местной АТС устанавливаются в группе помещений для работы с документами.
6.6. Абонентские точки городской радиотрансляционной сети следует устанавливать в группе помещений для работы с документами.
6.7. В зданиях архивов следует предусматривать диспетчеризацию инженерного оборудования. Объект диспетчеризации определяется заданием на проектирование.
6.8. Диспетчерские пункты управления автоматизированными системами следует располагать в отдельных помещениях, в зоне технического обслуживания. Уровень шума в диспетчерской не должен превышать 60 дБ.
________________
* Площадь указана из расчета средней нормы 2,5 м 2 на 1 тыс. единиц хранения, в том числе: хранение документов на бумажной основе - 100 % расчетной вместимости (98 % делопроизводственных документов по п. 2 табл. , с коэффициентом 1,05; 1,5 % научно-технических документов по п. 1 табл. ; 0,4 чертежей по п. 2 и 0,1 % карт по п. 4 табл. ); хранение фотодокументов и микрофильмов - 1,6 % к площади хранения документов на бумажной основе. При ином соотношении площадь уточняется заданием на проектирование.
** Площадь общих рабочих комнат рассчитана на количество сотрудников с учетом размещения части из них в прочих помещениях для работы с документами.
Примечания : 1. Состав и площади помещений допускается уточнять в задании на проектирование в зависимости от местных условий в пределах, установленных нормативными удельными показателями строительного объема. При этом для зданий архивов I группы вместимостью менее 2 млн. единиц хранения площади помещений допускается увеличивать в соответствии с нормативами, приведенными в табл. .
2. Для зданий архивов II группы вместимостью 2 млн. единиц хранения площади помещений уменьшаются в соответствии с нормативами, приведенными в табл. .
3. Для зданий архивов III группы помещения, указанные в пп. 6, 7, 12, 13, 17 - 19, 27, 30, 31, не предусматриваются.
4. Площади технических помещений определяются по расчету в зависимости от принятого оборудования.
4. Общие рабочие комнаты *
5. Кабинеты *
6. Приемная при кабинете директора
7. Помещение приемки документов *
8. Помещение временного хранения документов
9. Помещение обеспыливания документов
10. Помещение дезинфекции и дезинсекции
На вертикальной поверхности стеллажа
11. Помещение микрофотокопирования.
В том числе:
прием, хранение и выдача заказов
0,8 м от пола в горизонтальной плоскости
съемочная, проявочная, зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге
технический контроль
кладовая хранения химикатов
12. Помещение реставрации
13. Помещение электрорепродукционной
14. Помещение хранения учетных документов
На вертикальной поверхности фронта картотек
15. Помещение хранения служебных каталогов и описей
16. Научно-справочная библиотека *
0,8 м от пола в горизонтальной плоскости
17. Методический кабинет *
18. Читальный зал для работы с документами *
19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги и описи
20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал
21. Вестибюль с гардеробной
На уровне пола
22. Помещение ожидания для посетителей
23. Бюро пропусков *
0,8 м от пола в горизонтальной плоскости
24. Справочное бюро *
25. Комнаты общественных организаций *
26. Комнаты обслуживающего персонала
27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря
28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры
На уровне пола
29. Пожарный пост
На уровне пола
30. Санитарные узлы
31. Коридоры:
32. Лестницы:
На площадках и ступенях лестниц
Примечания : 1. Во всех помещениях, отмеченных знаком * , необходимо предусматривать дополнительное местное освещение (штепсельные розетки).
2. Л. л. - люминесцентные лампы; л. н. - лампы накаливания.
