Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.
Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.
Порядок составления акта передачи документов
Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:
Правила передачи документов
Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.
Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.
В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.
Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.
В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.
Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.
Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документоввариант которого можно скачать бесплатно.
Реестр - это список или перечень. Согласно другому толкованию, это слово означает книгу для записи документов, имущества, других дел.
В процессе работы любой компании создаются документы, отображающие суть ее деятельности. Количество таких бумаг постоянно растет. Хранение и уничтожение таких документов регулируется правилами, установленными федеральными органами.
Чтобы на предприятии не было хауса с бумагами, необходим реестр. Большое количество документов нужно структурировать и систематизировать. Реестр - это система, которая значительно облегчит работу с бумагами и позволит находить их в кратчайшие сроки.
Архивная обработка и хранение документов являются трудоемкой работой. Но каждое крупное предприятие должно внедрять у себя такую систему. Большие массивы бумажной и цифровой информации заносятся в реестр документов.
Специалисты работают с любыми данными:
Договоры-поручения;
Транспортно-экспедиционные накладные;
Бухгалтерские и кадровые документы и др.
Работы по составлению реестров включают в себя:
При разработке нового технического задания на предполагаемый проект определяется которая будет занесена в опись.
Реестр - это перечень информации, которая заносится в журнал или на электронный носитель. Каждая группа документов имеет свое краткое оглавление. Примерное составление реестров:
Личные дела для отдела кадров;
Документы бухгалтерии компании;
Заключенные договоры организации;
Страховые полисы;
Кредитные договоры;
Для архитектурно-проектных организаций;
Периодические издания;
Каталог всех документов компании с составлением описи или реестра.
Составление реестров в компании позволяет значительно сократить время на поиск документа и ресурсов. В крупных компаниях никак не обойтись без строгой описи и группировки всей документации. Но и мелкие фирмы могут внедрить у себя такую систему учета.
Организация, которая занимается розничной торговлей, учитывает товары не только по ценам производителя, но и по продажным. По какой стоимости будет вестись решает сама торгующая компания. Образование цены продажи должно подтверждаться документально. В розничной торговле на каждый товар составляется реестр. Это дает возможность вести учет по каждой единице продукции, по покупной стоимости и продажной.
Единого образца, по которому ведется учет товара, нет. Торговая организация самостоятельно составляет форму документа «Реестр цен», где содержится полная информация о продукции и ее реквизиты. Такая бумага составляется ежедневно на весь поступающий товар. Утверждает розничную стоимость руководитель компании.
Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Документы – неотъемлемая часть любого делопроизводства на предприятии или в организации, вне зависимости от того, частная она или государственная. Документы заполняются, сортируются, отправляются, принимаются и т.д. В случае если документов несколько, просто необходимо составлять - это не только упростит работу делопроизводителей и других категорий работников (экономисты, бухгалтеры и т.д.), но и сотрудников других организаций, в случае если ими принимаются отправляемые вами документы.
Соберите необходимые документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).
Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер.
Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его. Так, к примеру, реестр документов , подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа.
В свою очередь, реестр документов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать необходимые данные для идентификации всех зарегистрированных в реестр е лиц, фиксации их прав на акции, о получении доходов по акциям зарегистрированных в реестр е лиц, сбор данных обо всех владельцах акций, а также информацию о получении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.
Следует знать, что при составлении реестр а документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке.
Только в том случае, если реестр документов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.
Инструкция
Соберите необходимые одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).
Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам и изучать его. Так, к примеру, реестр документов, подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа.
В свою очередь, реестр документов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать необходимые данные для идентификации всех зарегистрированных в реестре лиц, фиксации их прав на акции, о получении доходов по акциям зарегистрированных в реестре лиц, сбор данных обо всех владельцах акций, а также информацию о получении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.
Следует знать, что при составлении реестра документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке.
Только в том случае, если реестр документов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.
Для того чтобы отправить по почте письмо или бандероль, необходимо составить опись вложения. Для этого необходимо заполнить стандартный бланк, который можно составить от руки, распечатать на компьютере или получить на почте форму 107. Опись должна включать в себя наименование отправлений, а также их количество и оценочную стоимость.
Вам понадобится
Инструкция
Для того чтобы составить опись вложения правильно, нужно заполнить два бланка. В описи укажите фамилию, имя и отчество адресата, индекс и почтовый адрес. Затем списком впишите наименования пересылаемых предметов или документов. Кроме этого, обязательно укажите количество каждого наименования и сумму его оценки. Оценивая предметы, учтите, что оценочная стоимость оказывает влияние на сумму компенсации, которую получает отправитель в случае утраты почтового отправления, сопровождаемого описью вложения. С другой стороны, следует учитывать, что сумма оценки влияет на размер страхового сбора.
Каждый экземпляр бланка описи необходимо заверить подписью отправителя. Если в описи присутствуют предметы, не оцененные отправителем, в графе «объявленная ценность» напротив этих предметов поставьте прочерк в обоих бланках. При желании вы можете не указывать оценочную стоимость предметов в бланке, предназначенном для вложения в почтовое отправление.
Далее оба экземпляра описи передаются почтовому работнику, который должен произвести окончательное оформление описи вложения. Сотрудник почты сопоставляет записи в обоих бланках описи, затем сравнивает соответствие адреса и фамилии, имени и отчества адресата, указанные отправителем в описи и на адресном ярлыке (на обратной стороне оболочки). После этого производится сравнение вложенных в послание предметов и записей в описи вложения. После этого почтовый сотрудник должен удостовериться в тождественности общей суммы вложения и суммы объявленной ценности.
На каждый экземпляр описи вложения ставится оттиск календарного штемпеля, заверенный росписью почтового сотрудника. Первый экземпляр описи вкладывается в почтовое отправление, которое тут же опечатывается. Второй экземпляр вместе с квитанцией выдается отправителю.
Обратите внимание
Послание, предназначенное для описи, на почту нужно приносить в незапечатанном виде.
Храните квитанцию и второй экземпляр описи вложения до подтверждения того, что послание получено адресатом.
Источники:
Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов. Составление описей – это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление.
Инструкция
Оформление описи документов выполняйте на фирменном бланке (если таковой имеется). Это не является обязательным, но желательным требованием к подобным документам. В любом случае наименование организации должно быть указано.
Пропишите заголовок, который должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись. Например, «Опись документов, находящихся в уголовном деле», «Опись документов, имеющихся в аттестационном деле», «Опись документов на визу в Данию» и т.д. Если
