С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа	Срок хранения	Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности	постоянно	присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу	75 лет	ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые	постоянно
годовые	постоянно
квартальные	5 лет
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	постоянно
аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Постоянно
переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 лет
документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	постоянно	квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	постоянно
Отчеты по налогам:
годовые	постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 лет	ЭПК
документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет	ЭПК
документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые	Постоянно
годовые	Постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 лет
документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 лет	в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)	5 лет
первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 лет
переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате ссуд	5 лет
документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 лет
гарантийные письма	5 лет
документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	постоянно
документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	постоянно
договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет	ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников	75 лет	ЭПК
положения о премировании работников	5 лет	ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)	5 лет	Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 лет
документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг	постоянно
основных средств (зданий, сооружений)	5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной платы	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость
депонентов по депозитным суммам; доверенностей	5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

• штатные расписания - постоянно;
• подтверждающие происшествие несчастного случая - 45 лет;
• подтверждающие возникновение профессионального заболевания - 75 лет;
• личное дело работника - 75 лет;
• все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда - 75 лет.

Финансовые документы:

• имеющие информацию об исчислении и уплате налогов - 4 года;
• подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника - в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
• подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков - в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
• подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды - 6 лет;
• сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата ;
• принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении - 5 лет;
• бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность - 5 лет;
• кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами - 5 лет;
• паспорт версии ККТ - в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?

Сколько хранить документы

Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;
— документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Срок хранения документов акционерными обществами . Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Отчеты по налогам . Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.

Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень в него не входит. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о представлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.

Срок хранения ряда других документов. Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти — Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290). И они зачастую превышают пять лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу.

В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет.

Как правильно хранить и уничтожать документы

Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.

Как хранить . Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее — Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе — законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бух-учете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Это подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, можно также передать в архив, заключив с ним договор. Либо хранить в любом ином месте. Отметим, что просто уничтожить эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. И во избежание возможных проблем с правоохранительными органами лучше так не поступать.

При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Как уничтожать . Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.

При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры.

По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.

Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг. Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.

Как распределяется ответственность за хранение документов

За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц (п. 6.6 и 6.2 Положения). К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

Как Вы поступаете с документами, срок хранения которых истек?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения		Примечание
01. Канцелярия
	Устав ООО «Вираж»		Постоянно
	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно
	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»			После замены новыми
	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно
	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности
	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
	Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»		Постоянно	Постоянно
	Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»			После замены новыми
	Номенклатура дел		Постоянно

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
	Штатное расписание		Постоянно
	Личные дела работников		ст. 656 «б»
	Графики предоставления отпусков
	Списки работников организации		ст. 685 «г»
	Списки лиц, подлежащих воинскому учету
	Списки работников, ушедших на пенсию
	Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины
	Журнал регистрации трудовых договоров		ст. 695 «б»
	Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами		Постоянно

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» ;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
03. Труд и заработная плата
	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно ст. 411 «а»
	Лицевые счета по заработной плате работников
	Заявления о выплате материальной помощи
	Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»
	Листки нетрудоспособности сотрудников
	Исполнительные листы работников ООО «Вираж»		Пока есть надобность	Не менее 5 лет

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» ;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)» .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4-5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
04. Налоговый учет и декларирование
	Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»
	Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования		постоянно
	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения
	Счета-фактуры
	Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц
	Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу
	Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»
	Акты сверок об уплате налогов с ИФНС
	Сведения о доходах физических лиц
	Книги покупок и продаж ООО «Вираж»		ст. 459 «у»

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?» .

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)» .

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)» .

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?» .

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
05. Бухгалтерский учет и отчетность
	Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»
	Годовой бухгалтерский отчет организации		Постоянно ст. 351 «б»
	Квартальные бухгалтерские отчеты организации		ст. 351 «в»
	Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств		Постоянно
	Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей		Постоянно	О товарно-материальных ценностях — 5 лет При условии проведения проверки (ревизии)
	Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
	Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)
	Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц			После увольнения материально-ответственного лица
	Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования			При условии проведения проверки (ревизии)
	Кассовая книга ООО «Вираж»
	Главная книга ООО «Вираж»
	Карточки учета основных средств		ст. 459 «д»	После ликвидации основных средств

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)» .

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец» .

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
06. Охрана труда
	Инструкции по технике безопасности и охране труда		ст. 27 «б», 28 «б»	После замены новыми
	Протоколы аттестации по технике безопасности
	Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
	Журнал регистрации вводного инструктажа		ст. 626 «б»
	Журнал инструктажа по пожарной безопасности
	Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам		ст. 259 «б»
	Журнал учета медицинского осмотра водителей

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
07. Планирование, статистика и финансы
	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно
	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно
	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно
	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность
	Индивидуальные планы работников
	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов
	Индивидуальные отчеты сотрудников

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
	Технологические карты		Постоянно
	Технологические правила и предписания		До замены новыми
	Технические условия технологического процесса		До ликвидации организации
	Технологический паспорт		Пока существует надобность
	Карта наладки инструмента		До замены новыми

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:

Работайте с кадровыми документами легко и удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она включает автоматическое формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Попробуйте бесплатно:

Оформить кадровые документы онлайн ⟶

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .

Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году

Документ	Сколько хранить
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)	5 лет
Путевой лист
Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка)	5 лет
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС	5 лет после выбытия ОС
Учетная политика	5 лет
Бухгалтерская справка
Приказы по основной деятельности	До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)	5 лет
Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала , о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО	До закрытия компании
Аудиторское заключение	До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета	5 лет
Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
Счет-фактура	4 года
Книги покупок и продаж с доп листами	4 года
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН	До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу	в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов	6 лет
Расчет 4-ФСС	Квартальный - 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании
Сведения СЗВ-М	6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)	До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)	Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)	До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*	- 50 лет , по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; - 75 лет , по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему	5 лет
График отпусков работников	1 год после использования
Штатное расписание	До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН .

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).