П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.
В процессе подготовки документов подразделения к дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно ), которые:
Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.
Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю , поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».
Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила).
Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:
Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:
Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):
В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:
Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.
Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).
В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы , но в хронологическом порядке (см. Пример 1).
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах , один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).
Пример 1
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам
Свернуть Показать
Пример 2
Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам (в организации, не являющейся источником комплектования)
Свернуть Показать
Служба делопроизводства на основании актов (предложений) структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации.
При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.
Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации , когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных (свыше 10 лет) сроков их хранения .
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве (на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации). Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению (изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше). Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. И если выделяются к уничтожению документы только в бумажной форме, то акт может быть оформлен так, как показано в Примере 2.
Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. 246 ПТУД.
В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования. Эта отметка может быть дополнительно заверена представителем, печатью (при наличии) или штампом , которая фактически приняла, произвела взвешивание, а затем и физическое уничтожение документов вашей организации (отмечено цифрой 3 в Примере 2).
Но если вы сдаете документы в организацию вторсырья как макулатуру , то она, скорее всего, откажется расписываться в вашем акте и готова будет подписать только накладную, в которой указан общий вес «принятого добра». Тогда залитую оранжевым зону акта о выделении к уничтожению документов нужно будет заполнить иначе – так, как показано в Примере 3, а в накладной может значиться только одна позиция «макулатура» с указанием ее общего веса (как в Примере 5). Однако этот вариант применим только к «малоценным» документам. Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке . Вариант закапывания не приветствуется, т.к. в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии 14000.
Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно. Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации , то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком (для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки). Документироваться это может:
Если акт о выделении документов к уничтожению можно назвать «организационным», то акт о факте уничтожения – «техническим» документом.
По утвержденной Правилами форме акта (приложение 21) можно оформить выделение к уничтожению и факт уничтожения бумажных дел, а также электронных дел / документов, записанных на внешних электронных носителях . В форме акта не упоминаются реестры электронных документов, которые обязательны к описям электронных дел / документов и используются как учетные документы вместо внутренней описи документов дела, сформированного в бумажной форме.
Но для уничтожения электронных дел / документов, сформированных и хранящихся в информационной системе (в т.ч. в системе «электронного архива»), обязательно потребуется составление специального акта об уничтожении документов, дел программно-аппаратными средствами (показан в Примере 6). Такой «технический» акт составляется, как правило, централизованно ИТ-подразделением, которое осуществляет поддержку соответствующей информационной системы и является обязательным приложением (или второй самостоятельной частью) «организационного» акта.
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Необходимо отметить на будущее, что если к уничтожению в архиве организации будут выделяться электронные дела / документы с истекшими сроками хранения, учтенные в описях (например, в описи электронных дел, документов временных сроков хранения), то в качестве обязательных приложений к акту необходимо будет оформлять реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела , оформление которых установлено Правилами и которые являются обязательными приложениями к описям электронных дел, документов. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб. Очевидно, что в Правилах не хватает регламентации конкретных процедур учета и выделения к уничтожению электронных дел / документов, поэтому можете взять на вооружение наши рекомендации.
Пример оформления реестра документов (контейнеров электронных документов) электронного дела показан в статье «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации »
Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т.п. Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.
Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением.
См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации », где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива
Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.
Попробуем разобраться в этом вопросе.
ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.
До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:
В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).
Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:
Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.
Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.
Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.
Что такое документы
Слайд 1
Документы с грифом «Для служебного пользования» - это документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, относящуюся к несекретной информации, касающуюся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Общепринятым сокращением для обозначения документов, содержащих информацию ограниченного делопроизводства является аббревиатура - ДСП
При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» необходимо опираться на следующие акты:
Слайд 2
- постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;
- постановление Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 года № 5 «Об утверждении положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края».
Учет документов с грифом «Для служебного пользования»
При учете документов с грифом «Для служебного пользования» необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.
Слайд 3
Документы с грифом «Для служебного пользования», образующиеся в делопроизводстве организации, можно разделить на три группы:
1. поступившие (входящие);
2. исходящие;
3. внутренние документы (это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие ее пределов, например: акты, инструкции).
Прием и учет документов с грифом ДСП осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
Слайд 4
Этапы прохождения входящей документации, содержащей информацию ограниченного распространения
В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом ДСП их учет разрешается вести совместно с обычными документами. Однако формы учета простых документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом ДСП, что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет простых документов и документов с грифом ДСП.
На наш взгляд, для осуществления учета документов с грифом ДСП целесообразно вести 3 журнала (соответственно, для входящей, исходящей и внутренней документации раздельно) по следующим формам:
Слайд 5
Журнал учета входящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 6
Журнал учета исходящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 7
Журнал учета внутренних документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
В представленных формах журналов отражены наиболее важные реквизиты документа, позволяющие отследить всю «судьбу» документа начиная с момента его поступления или создания и до момента уничтожения или передачи на хранение в архив.
Помимо регистрации документов в журнале учета входящих документов, необходимо вести реестр движения документа.
Слайд 8
Реестр движения документа с грифом «Для служебного пользования»
Пересылка документов ограниченного распространения должна осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью с пометкой на конверте «Для служебного пользования» или «ДСП»
ЖУРНАЛ
учета входящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
| Резолюция и/или кому направлен на исполнение | Отметка о взятии на контроль и срок исполнения | Дата и расписка | | |
|
| о получении | о возврате | ||||
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ЖУРНАЛ
учета исходящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
| Дата регистрации и номер документа п/п | Наименование адресата (кому направлен документ) | Краткое содержание документа | Ф.И.О. исполнителя, должность | Количество листов/номер экземпляра |
||
| документа | приложения | всего |
||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Вид отправления (нарочно, фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями) | Дата отправления /передачи документа (роспись в получении/отправлении с указанием Ф.И.О. и должности) | Индекс (номер) дела, куда подшит документ | Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта) | примечание |
|
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
ЖУРНАЛ
учета внутренних документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
РЕЕСТР
движения документа с грифом «Для служебного пользования»
| № п/п | ФИО | Дата и время получения | Подпись |
Акт на уничтожение документов представляет собой перечень бумаг, отобранных на ликвидацию, с указанием их количества. В нем отражают и нормативы, на основании которых тот или иной бланк не подлежит дальнейшему хранению.
Отбор документов производит архивариус. Он подбирает документы в соответствии со статьями типового Перечня. В акте может насчитываться более сотни позиций. Чем их больше, тем тщательнее организация относится к процедуре ликвидации бумаг.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Список указанных в акте бумаг должен в точности соответствовать реальной картине их истребления. В противном случае уничтожение характеризуется как незаконное. За это предусмотрены штрафы и уголовное наказание.
При составлении акта применяется приложение № 4 Правил работы архивов 06.02.02 (далее - Правила). К нему прилагается бумага, подтверждающая факт истребления документов. Утверждает документ директор компании по согласованию с экспертной комиссией.
Каждая организация в работе в ходе работы оформляет огромное количество всевозможных бумаг. Со временем истекают отведенные государством сроки хранения документов, они теряют значимость и становятся ненужными. Избавиться от них можно, проведя необходимые процедуры.
Основным документом процесса уничтожения является акт о выделении бумаг. В нем представлен перечень ликвидируемых документов и их количество. Форма акта утверждена Правилами.
При подготовке к утилизации также нужно руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения бумаг АО, утвержденным Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг Постановлением 3 03-33/пс от 16.07.03. в нем определено:
Перечень правил хранения установлен Госархивом 06.10.06.
Согласно документу, в зависимости от видов документы хранят:
Перечень правил Госархива устанавливает следующие сроки хранения:
При налоговой ревизии постоянно хранящаяся отчетность и подтвердят правильность ведения учета, исчисления и уплаты налогов предприятием и т. д.
Специально сформированная в компании комиссия подбирает документы постоянного хранения. Их список составляют от начала до конца года в четырех экземплярах, которые утверждает директор.
Бумаги перманентного хранения должны находиться в государственном или собственном архиве предприятия. Ежегодно распоряжением руководителя назначается сотрудник, ответственный за их сохранность.
При утилизации следует пользоваться следующей нормативной базой:
При проведении утилизации бумаг нужно знать, как происходит процедура, какие способы применяются, кто отвечает за процесс уничтожения.
Согласно Правилам на уничтожение документы подбирает комиссия экспертов. Для ее создания директор утверждает приказ или Положение. Она состоит из работников предприятия: бухгалтера, секретаря, делопроизводителя и т. д.
Комиссия отбирает документы, имеющие истёкший срок хранения, и оформляет акт о подборе дел к уничтожению. Бумага содержит все дела компании, которые могут утилизироваться с начала года ее составления. Так, дела с 35-летним сроком хранения, завершенные в 2011 году, могут включаться в акт в 2019 году.
Форму акта организация разрабатывает сама или использует типовую. В дополнение к нему составляется протокол. Его подписывают члены комиссии и председатель. Затем компания может утилизировать все дела, входящие в акт.
Бумаги организация может уничтожить самостоятельно (измельчить, сжечь и т. д.) или прибегнуть к помощи специализированной компании. В последнем случае составляется накладная. В ней отражают дату передачи, число и вес документации.
Наличие акта имеет большое значение для компании. Он может понадобиться при ревизии или в суде.
При ликвидации бумаг нужно соблюдать определенные требования:
Не следует выбрасывать неизмельченные бумаги. При этом персональные данные могут стать доступными. За нарушение требования конфиденциальности предусмотрена ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Уничтожить бумаги компания может следующим образом:
Факт избавления от бумаг нужно подтвердить актом произвольной формы. Итак, по результатам работы экспертной комиссии оформляется 4 экземпляра описей дел и акты о документах к уничтожению. Скачать примерную форму акта можно в интернете.
Экспертная комиссия создается для определения документов, которые можно уничтожить. Если организация большая и бумаг много, то можно оформить Положение о постояннодействующей комиссии. Если утилизация планируется не чаще раза в год, то экспертов можно назначить разово распоряжением руководителя.
Приказ оформляется на бланке организации.
В нем указывают:
В состав комиссии должно входить не менее трех человек.
Это могут быть:
Если предприятие проводит уничтожение впервые, и ответственные лица не знают, как правильно провести процедуру и как составить необходимые документы грамотно, можно пригласить представителя Росархива.
Основная задача комиссии - определить, какие бумаги следует утилизировать. Срок хранения должен закончиться и документ должен быть неактуальным для организации.
Срок хранения бумаг должен закончиться на начало года, в котором планируется их утилизировать.
После экспертизы всех бумаг можно заполнять акт на уничтожение бухгалтерских документов и приказ на утилизацию.
В распоряжении указывают:
Приказ визирует директор, и бумаги ликвидируют.
Интервал хранения начинает отсчитываться со следующего после последнего использования бумаг года.
Периоды хранения некоторых документов приведены в таблице:
Некоторые бумаги, которые должны храниться до 10 лет считают текущими. Они находятся в отделах организации и не сдаются в архив, а по истечении своего срока утилизируются.
Компания вправе самостоятельно устанавливать сроки хранения бумаг, но они не должны быть короче утвержденных законодательством.
За сохранность бумаг отвечает руководитель организации. Если директор меняется, он должен передать эту обязанность преемнику в порядке, определенном компанией самостоятельно.
Акт оформляет экспертная комиссия. Его форма законом не утверждена. Документ оформляется произвольно или используется разработанный компанией образец.
Составляться он может на листе А4 или фирменном бланке предприятия. Оформить его можно о руки или набрать текст на компьютере. Акт утверждается распоряжением директора.
Количество экземпляров должно соответствовать числу членов комиссии плюс один для самой организации.
Условно акт можно разделить на три части:
Правильно заполнить акт поможет инструкция:
Полностью оформленный акт отдают на подпись директору. После утверждения документа производится списание ликвидированных бумаг с учетных журналов. При этом указывают дату и номер акта.
Часто для работы организация разрабатывает формы документов самостоятельно, соответственно их нет в законодательном перечне. Рано или поздно их тоже приходится утилизировать. Сроки хранения таких бумаг устанавливают на основании п. 2.2.5 Правил. Для этого экспертная служба компании обращается в архивное учреждение. После установления срока организация определяет, хранить бумаги дальше или уничтожать.
Уничтожение бухгалтерских бумаг имеет некоторые тонкости. На них распространяются установленные законодательством сроки и способы хранения, способы утилизации. Есть некоторые нормативные акты, положения которых нужно учесть.
Например, организация должна хранить 4 года документы по расчету и уплате налогов (ст. 23 НК РФ). Но в ст. 29 Закона о бухучете установлен 5-летний срок хранения первички, отчетности и прочих учетных бумаг.
Значит, если регистр или справка относятся к бухгалтерии, то их хранить нужно минимум 5 лет.
Если предприятие имеет признаки банкротства, оно не вправе ликвидировать бумаги по экономической деятельности. За нарушение данного правила ст. 195 УК РФ предусмотрено уголовное наказание.
Например, компания переносит убыток от налогообложения на будущий 10-летний период. При этом налоговые документы, имеющие срок хранения 4 года, должны храниться 14 лет, т. е. стандартный срок плюс перенос (ст. 283 НК РФ).
Если акт на уничтожение бухгалтерских документов сформирован правильно, директора все равно могут привлечь штрафу 2 000-3 000 р. (ст. 15.11 КоАП), если бумаги уничтожены преждевременно и не соблюдались сроку их хранения.
Если руководитель не имеет материальной возможности содержать архивный отдел, он должен назначить сотрудников для непрерывного контроля над сроками хранения бумаг и утилизации дел, срок хранения которых прошел.
Документы в электронном виде также подлежат хранению. Средства воспроизведения и электронные носители данных и проверяющие верность ЭЦП следует хранить 5 лет. Срок отсчитывают от года, следующего за годом их последнего использования для формирования отчетов.
В наше время большие объемы документов хранят в электронной форме и на специальных носителях. Их уничтожают вместе с носителями, процесс аналогичен ликвидации бумажных форм. Также их можно стирать и перезаписывать.
При этом нужно помнить следующее:
Итак, перед тем как уничтожить документы, следует убедиться, что их срок хранения закончен, и они больше не потребуются. Их перечень закрепляют в акте. На его основании издают приказ и производят утилизацию.
Возможны ли расчеты между юридическими лицами наличными — мы расскажем
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.
ФАЙЛЫ
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.
После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.
