По закону любая фирма обязана принимать меры для хранения документов, образовавшихся в процессе ее деятельности. Также желательно независимо от форм собственности включить в устав(положение) фирмы дополнительные пункты, которые регулируют все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае банкротства и ликвидации фирмы.

Обеспечение хранения документов

Другими словами, должен существовать комплекс мер, с соответствующим юридическим обоснованием, который бы обеспечивал хранение документов. Архив фирмы лучше всего подходит для таких целей.

Требования к помещению архива

Помещение, где находиться архив фирмы, должно быть отдельным, необходимо наличие охранной и пожарной сигнализации.

Размеры помещения архива

Также ему нужно соответствовать основным требованиям и нормам противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения архива фирмы для размещения документов, включая документы по личному составу, нетрудно высчитать исходя из габаритных размеров полки и средней толщины стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж имеет приблизительно 12 таких полок.

Расстояние между стеллажами

Рассчитать площадь, выделенная под металлические шкафы и сейфы

Отдельно рассчитывается площадь, выделенная под металлические шкафы и сейфы, а также количество дел, которые могут в них размещаться. Проведя все эти расчеты, можно с большой точностью указать площади, необходимые для хранения архива фирмы.

Процедуры для подготовки документов для передачи их в архив

Существуют следующие процедуры для подготовки документов для передачи их в архив фирмы: формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве, экспертиза ценности дел и документов (изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение), описание дел, непосредственно передача документов в архив фирмы.

Приказы по личному составу

Стоит отметить, что приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, следует формировать в разные дела, иначе могут возникнуть проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

Запросы в архив

Бывшие сотрудники фирмы имеют право обращаться в архив с запросами о стаже, месте работы, занимаемой должности.

государственный комитет по гражданскому строительству И АРХИТЕКТУРЕ ПРИ ГОССТРОЕ СССР

ВРЕМЕННЫЕ УКАЗАНИЯ

Москва - 1972

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ комитет ПО гражданскому СТРОИТЕЛЬСТВУ И АРХИТЕКТУРЕ ПРИ ГОССТРОЕ СССР

ВРЕМЕННЫЕ УКАЗАНИЯ

ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ ЗДАНИЙ И ПОМЕЩЕНИЙ АРХИВОВ

Утверждены

Государственным комитетом по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР

□ г*

ИЗДАТЕЛЬСТВО ЛИТЕРАТУРЫ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ Москва - 1972

Помещения

Измеритель

Примечание

7 дезинфекции и > дезинсекции документов при вместимости здания архива 0,5 млн. ед. хранения и более

8 микрофотокоииро-вания 1 при вместимости здания архива:

до 0,5 млн. ед. хранения более 0,5 млн. ед. хранения

реставрации 1 при вместимости здания архива: до 0,5 млн. ед. хранения

более 0,5 млн. ед. хранения

электрорепродукци-онной при вместимости здания архива I млн. ед. хранения и более

Помещения хранения:

11 учетных документов

12 служебных каталогов и описей

Допускается 85 м % в зданиях архивов I группы

млн. ед. хранения

Допускается 54 м % в зданиях архивов I группы

" Допускается сов-’ мещать с рабочими комнатами в зданиях архивов вместимостью до 0,5 млн. ед. хранения

1 При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются. Площадь централизованных лабораторий устанавливается по расчету.

Продолжение тНабл. ?

Примечание Помещения Измеритель Научно-справочная библиотека: книгохранилище 1 Объем Кни при закрытом жного фон хранении на ста- ного фон- да следует циоиарных книж- принимать ных стеллажах из расчета то же, на пере- книжного движных г книж- фонда на 0,1 ных стеллажах ного фон- млн. ед. хра нения документов кафедра выдачи книг, каталоги, читательские места Методический ка Согласно приложению 1 Читальные залы Общее коли- для работы с доку тательское честно чита тельских мест принимается из расчета 1,5-2 на 0,1 млн. ед. Аванзал, кафедра хранения Устраивается выдачи документов, сетителя (количест зданиях ар- читательские катало во посети хивов I группы. ги, описи и др. телей при зданиях II и нимается III группы сов мещается с чи личества тальным залом читатель Помещение при ских мест) Устраивается читальном зале для тательское зданиях архи- временного хранения вов при вмести документов, выдава мости 1 млн. ед. емых в читальный зал хранения и бо лее, при вместимости до 1 млн. ед. хранения допускается совмещать с читальным залом

* Передвижные книжные стеллажи - напольные, одно- двухсекционные.

Продолжение табл. 7

Помещения Измеритель Норма площади в м* Примечание Вестибюль, гардеробная, места для хранения портфелей, сумок и др. но не менее 18 Рассчитывается на работающих в здании и читателей Помещение ожидания для посетителей Устраивается только в зданиях архивов I группы Бюро пропусков при вместимости здания архива 0,5 млн. ед. хранения и более Справочное бюро Комната общественных организаций при вместимости здания архива 1 млн. ед. хранения и более Помещение обслуживающего персонала при вместимости здания архива 0,5 млн. ед. хранения и более Мастерская ремонта оборудования и инвентаря Кладовая оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей

Продолжение табл. 7

Помещения Измеритель Примечание Кладовые уборочного инвентаря (встроенные шкафы) Помещение сбора и упаковки макулатуры На 1 здание Пожарный пост Санитарные узлы По действующим нормам из расчета 1 унитаз и 1 писсуар на 50 мужчин и 1 унитаз на 20 женщин

Примечания: 1. Для зданий архивов III группы помещения, указанные в поз. 2, 3, 6 - 8, 10, 13 - 17, 19 - 24, 27, 28, не предусматриваются. 2. Для зданий архивов I группы допускается принимать площадь помещений, указанных в позициях 24 - 36 25 - 18 м й; 27 -18 мК

3.18. Помещения зданий архивов следует подразделять на две зоны:

зону до контроля, га которую допускаются все посетители;

зону за контролем, куда должны допускаться лица, имеющие специальные пропуска.

3.19. В зоне до контроля следует размещать вестибюль с гардеробной, помещения ожидания для посетителей, справочное бюро и бюро пропусков.

В зоне за контролем должны размещаться все остальные помещения.

3.20. Требования, предъявляемые к проектированию общих рабочих комнат, кабинетов и приемных при кабинетах, к акустике, отделке иитерьероз, солнцезащитным устройствам и освещению, следует принимать согласно «Временным указаниям по проектированию зданий административных учреждений и проектных организаций» (СН 400-69).

3.21. Помещения приемки документов, временного хранения, научно-технической обработки, дезинфекции и дезинсекции, а также помещения обеспыливания, микрофотокопирования и реставрации документов должны быть удобно связаны с хранилищами.

3.22. В городах с несколькими зданиями архивов, как правило, следует устраивать централизованные лаборатории микрофотокопирования и реставрации, обслуживающие несколько архивов и других учреждений, в этом случае в здании архива помещения, указанные в поз. 8 и 9 табл. 7, не предусматриваются.

3.23. Состав и площади помещений централизованных лабораторий микрофотокопирования следует принимать в зависимости от годовой производственной программы согласно приложению 1, а состав и площади помещений лаборатории реставрации - в зависимости от годовой производственной программы, штата и номенклатуры технологического оборудования, определяемых заданием на проектирование-

3.24. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в изолированном непроходном помещении, удобно связанном с читальными залами для работы с документами.

3.25. В помещении научно-справочной библиотеки должны быть предусмотрены: место для книжного фонда, кафедры выдачи книг, место для каталогов, читательские места. Часть книжного фонда допускается размещать в хранилищах документов.

3.26. В зданиях архивов, как правило, следует предусматривать методический кабинет, используемый, помимо основного назначения, для проведения совещаний и выставок.

3.27. Читальные залы должны быть непроходными с естественным освещением. Для работы с документами ограниченного использования в читальных залах архи-

воо всех групп следует предусматривать кабины площадью 5-6 м г без увеличения общей нормируемой площади зала.

3.28. Для работы исследователей с крупноформатными документами и микрофильмами в читальных залах архивов I группы допускается предусматривать отдельные кабинеты (кабины).

3.29. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно приложению 2.

Показатели рабочей площади

3.30. Рабочая площадь на 1 тыс. ед. хранения для зданий архивов не должна превышать показателей, приведенных в табл. 8.

Примечания: 1. Для зданий архивов I группы показатель рабочей площади допускается увеличивать до 10%.

2. Для зданий архивов III группы показатель рабочей площади следует уменьшить, но не более чем на 20%.

3. В показатели рабочей площади не входят площади централизованных лабора-терий микрофотокопирования и реставрации документов.

4. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в приложении 3.

4. ПРОТИВОПОЖАРНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

4.1. Противопожарные требования, предъявляемые к зданиям архивов, следует принимать в соответствии с главами СНиП П-А.5-70 «Противопожарные нормы проектирования зданий и сооружений» и СНиП Н-Л. 2-62 «Общественные здания и сооружения. Основные положения проектирования».

4.2. В хранилищах, «помещениях хранения «служебных каталогов и описей «следует предусматривать автомата*

чеокие стационарные углекислотные системы пожаротушения, при этом объем каждого защищаемого помещения не должен превышать 1,5 тыс. ж 3 .

В остальных помещениях следует предусматривать внутренний противопожарный водопровод при объеме здания (или части его), не защищаемого углекислотными системами пожаротушения, 7500 м 3 и более.

Примечание. В зданиях архивов II и III группы допускается хранилища, помещения хранения служебных каталогов и описей оборудовать переносными углекислотными огнетушителями из расчета не менее двух огнетушителей на одно помещение площадью 50 ж 2 . Площадь защищаемых помещений хранилищ в этом случае не должна превышать 400 ж 2 .

4.3. Каждый отеек хранилища должен иметь не менее двух выходов; с каждого этажа хранилища должно быть не менее двух эвакуационных выходов.

Примечание. Из отсека хранилища площадью, не превышающей 70 ж 2 , допускается предусматривать один выход.

4.4. Помещения хранения (хранилища) и помещения для работы с документами должны быть оборудованы охранно-пожарной сигнализацией.

5. САНИТАРНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

5.1. Здания архивов следует оборудовать системами центрального водяного отопления, приточно-вытяжной вентиляции с механическим побуждением, а при необходимости - системами кондиционирования воздуха, хозяйственно-питьевого, противопожарного водопровода и горячего водоснабжения, канализации, водостоков и мусороудаления.

5.2. В помещениях хранилищ, как правило, следует применять системы воздушного отопления, совмещенные с приточной вентиляцией, и системы кондиционирования воздуха; во всех остальных помещениях - системы центрального водяного отопления, обеспечивающие "внутренние расчетные температуры, согласно приложению 4.

Примечание. При соответствующем обосновании допускается принимать систему воздушного отопления во всех основных помещениях зданий архивов.

5.3. Здания архивов II группы вместимостью 0,3 млн. ед. хранения и менее и здания архивов III группы, расположенные в малых городах и сельских населен-

■ных пунктах, допускается оборудовать местными водя-* ными системами отопления и естественной вытяжной вентиляцией.

5.4. Независимые приточные системы вентиляции предусматриваются для следующих помещений:

а) хранилищ;

■б) помещений для хранения фотодокументов.

Все остальные помещения, как правило, следует обеспечивать общей системой приточной вентиляции.

5.5. В помещениях хранилищ совмещенные системы приточной вентиляции с воздушным отоплением следует проектировать с увлажнением воздуха и рециркуляцией. Объем наружного приточного воздуха определяется расчетом, но он должен быть не более 10% в зимний и летний периоды года, а в переходный период-не более 25% общего "количества подаваемого воздуха.

5.6. Независимыми вытяжными системами с механическим побуждением должны обеспечиваться следующие помещения:

а) санитарные узлы;

б) помещения дезинфекции и дизенсекции;

в) помещения микрофотокопирования и реставрации, лаборатории, мастерские;

г) помещения хранения фотодокументов.

Все остальные помещения, «роме хранилищ, допускается объединять в одну или несколько вытяжных систем, в зависимости от архитектурно-планировочных решений зданий архивов.

5.7. Из нижней зоны помещений хранилищ необходимо предусматривать аварийную вытяжную вентиляцию для удаления образовавшейся после пожаротушения окиси углерода.

Объем извлекаемого воздуха следует определять из условий шестикратного обмена в 1 ч по большему хранилищу.

5.8. Системы воздухообмена в помещениях хранилищ следует осуществлять по схеме «сверху-вниз-вверх»: приток - в верхнюю зону, рециркуляцию - из нижней зоны и вытяжку - из верхней зоны.

5.9. От технологического оборудования производственных помещений должны быть предусмотрены местные отсосы (вытяжные шкафы для обеспыливания и сушки документов, ванны для промывки, клееварки и др.). Количество извлекаемого воздуха через местные отсосы

должно быть скомпенсировано приточным воздухом в объеме 80%, остальные 20% должны быть поданы в коридоры.

5.10. Кондиционирование воздуха в помещениях хранилищ следует предусматривать в зданиях архивов I группы.

Допускается устройство (кондиционирования воздуха в зданих архивов II группы, в зависимости от климатического района и ценности архивных документов. Системы кондиционирования воздуха следует применять с рециркуляцией воздуха.

5.11. Установки кондиционирования воздуха должны обеспечивать круглосуточное, независимо от времени года, автоматическое поддержание постоянных параметров воздуха по температуре и относительной влажности в кондиционируемых помещениях.

5.12. В схеме обработки воздуха должна быть предусмотрена тонкая очистка наружного и рециркуляционного воздуха.

5.13. Расчетные параметры наружного воздуха для систем отопления и систем кондиционирования воздуха следует принимать согласно требованиям главы «Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха. Нормы проектирования» (по параметрам Б).

5.14. Параметры воздуха в помещениях хранилищ надлежит принимать:

при устройстве технологического кондиционирования воздуха круглогодично температуру +18° С, относительную влажность 55%;

при устройстве систем вентиляции в зимний период- температуру +18° С, относительную влажность -55%. Температура воздуха в летний период принимается на 3 е С выше расчетной наружной температуры по параметрам А. Для технологического кондиционирования воздуха устанавливаются пределы колебания параметров: по температуре ± 1°С, по относительной влажности ±5%.

5.15. Вентиляционные обмены в помещениях следует принимать согласно требованиям, приведенным в приложении 4.

5.16. При расчете тепловлажностного баланса кондиционируемых помещений необходимо учитывать тепло-влаговыделения от людей, теплопоступление через ограждения, тепло, вносимое солнечной радиацией и частично электроосвещением. Процент установленной мощно-

сти светильников, включаемых в дневное время, принимается согласно заданию на проектирование.

5.17. Систему внутреннего водопровода в зданиях архивов следует предусматривать объединенную хозяйственно-питьевого и противопожарного назначения с подачей воды питьевого качества.

5.18. В зданиях архивов III группы, располагаемых в неканализованных районах, следует предусматривать устройство: в I, II и III климатических районах - люфт-клозетов, а в IV климатическом районе - наружных выгребных уборных.

5.19. Нормы расхода воды и количество струй на внутреннее пожаротушение следует принимать согласно табл. 9.

Таблица 9

ф За исключением части здания, в которой пожаротушение осуществляется углекислотой.

5.20. Пожарные краны следует располагать в лестничных клетках и во вспомогательных помещениях из условий возможности орошения одной струей любой точки каждого помещения.

5.21. Горячее водоснабжение обязательно для зданий архивов I и II группы, причем для II группы зданий допускается применять электроводонагреватели.

5.22. Прокладка водопроводных труб через хранилища и помещения, в которых находятся архивные документы на бумажной основе, допускается при условии отсутствия на трубопроводах арматуры, фланцевых и резьбовых соединений.

6. ИСКУССТВЕННОЕ ОСВЕЩЕНИЕ И ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

6.1. Искусственное освещение и электротехнические устройства зданий и помещений архивов следует проек-

«Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов» (СН 426-71) разработаны ЦНИИЭП зрелищных зданий и спортивных сооружений Государственного комитета по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР при участии Всесоюзного научно-исследовательского института доку-ментоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

Редакторы - инж. Ф. И. Захаров (Государст-венный комитет по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР), канд. арх. Ф. Н. Пащенко, инж. А. М. Жугастр-Лушина (ЦНИИЭП зрелищных зданий и спортивных сооружений).

План IV кв. 1971 г-, 23

тировать в соответствии с требованиями главы СНиП «Искусственное освещение. Нормы проектирования» и соответствующими разделами «Правил устройства электроустановок» (ПУЭ).

Здания архивов вместимостью более 0,5 млн. ед. хранения по степени обеспечения надежности электроснабжения следует относить ко II категории, а при вместимости до 0,5 млн. ед. хранения - к III категории.

6.2. Наименьшую освещенность и источники света, в зависимости от назначения помещений, следует принимать согласно приложению 5. В помещениях хранилищ следует применять светильники с лампами накаливания.

6:3, Для установки вводно-распределительного устройства в зданиях архивов следует предусматривать отдельное помещение. При питании зданий архивов от встроенных или пристроенных трансформаторных подстанций вводным устройством для зданий архивов может служить щит подстанции, обслуживаемый персоналом потребителя.

6.4. Вторичные распределительные щиты (пункты, щитки) и групповые щитки следует располагать, как правило, в нишах в доступных для обслуживания местах (в лифтовых холлах, коридорах в непосредственной "близости от лестничных клеток, на площадках лестничных клеток). Размещение распределительных щитов в помещениях хранилищ не допускается.

6.5. При входе в помещение хранилищ должны устанавливаться выключатели светильников, освещающих основные проходы. При наличии входов с двух сторон необходимо предусматривать включение освещения проходов из двух мест. Рабочее освещение проходов между стеллажами должно иметь отдельное управление; выключатели следует устанавливать непосредственно на стеллажах или на стенах и колоннах вблизи проходов.

6.6. Для возможности общего отключения групповых сетей освещения и сетей для подключения уборочных машин в хранилищах следует предусматривать отключающие аппараты, устанавливаемые вне хранилищ.

6.7. Для подключения уборочных машин в коридорах, рабочих помещениях и хранилищах должны предусматриваться штепсельные розетки с заземляющим контактом. Размещать их следует на расстояниях, обеспечивающих возможность использования уборочных машин с питающим проводам длиной до 15 м. В хранилищах розет-

1. ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ

1.1. Временные указания распространяются на проектирование вновь возводимых и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов доку, ментальных материалов на бумажной основе вместимостью от 0,15 до 2 млн. ед. хранения.

Примечания: 1. Здания государственных архивов другой вместимости следует проектировать по нормам настоящих указаний с учетом дополнительных требований, указываемых в задании на проектирование, согласованных с Госгражданстроем.

2. При проектировании зданий и помещений архивов следует также соблюдать требования соответствующих нормативных документов, утвержденных или согласованных с Госстроем СССР.

1.2. Здания государственных архивов подразделяют-ся на группы:

группа I - здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик, а также филиалов этих архивов; группа II -здания государственных архивов автономных республик, областных (краевых), городских архивов, а также филиалов этих архивов; группа III - здания государственных районных архивов.

1.3. Расчетную вместимость проектируемых зданий архивов необходимо устанавливать в каждом отдельном случае на основе технико-экономических обоснований, согласованных с органами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

1.4. Здания архивов следует проектировать не ниже II класса.

1.5. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей. В отдельных случаях допускается повышать этажность при надлежащем технико-экономическом обосновании и по согласованию с Государственным комитетом по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР.

2. РАЗМЕЩЕНИЕ ЗДАНИИ И ТРЕБОВАНИЯ К ЗЕМЕЛЬНЫМ УЧАСТКАМ

2.1. Здания архивов следует, как правило, размещать в селитебной зоне населенных пунктов или в других зонах на специально выделенных участках, обеспеченных удобными подходами и подъездами.

2.2. Земельные участки должны быть удалены от промышленных предприятий, являющихся источниками загрязнения воздуха, на расстояния, установленные санитарными нормами, а от зданий и сооружений, опасных в пожарном отношении, - в соответствии с требованиями главы СНиП «Генеральные планы промышленных предприятий».

2.3. Площади земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл. 1.

Таблица 1

Площади земельных участков в га

3. ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИИ АРХИВОВ Общие требования 3.1. Объемно-планировочные решения зданий архивов должны приниматься исходя из функциональных и архитектурно-градостроительных требований, а также других местных условий.

3.2. Помещения архивов, исходя из функционального назначения, подразделяются на:

помещения хранения (хранилища); помещения для работы с документами.

3.3. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.

3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.

3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузо-пассажирские лифты.

Примечание. В зданиях архивов с количеством этажей более двух и разнице в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.

3.6. Пассажирские или грузо-пассажирские лифты следует располагать с учетом обеспечения удобного подхода к лифтам из помещений хранилищ, кафедр выдачи документов и справочной литературы, помещений приемки, обработки, реставрации и миирофотокопирования документов.

3.7. В зданиях архивов вместимостью более 1 млн., ед. хранения допускается предусматривать устройства для разгрузки автомашин в цокольном или первом этажах здания. Необходимо предусматривать люки, через которые документы поступают непосредственно в помещения приемки документов.

Помещения хранения (хранилища)

3.8. К помещениям хранения следует относить хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, а также помещения ответственных хранителей фондов.

3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. 2.

3.10. Габариты стеллажей для хранения документов и справочной литературы следует принимать согласит табл. 3.

Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов

Таблица 2
	хранения упаковки хранения 1 стеллажей Нормы площади хранилищ на тысячу единиц хранения в м* Горизонтальное Стационарные для хранение, 1 ряд коро хранения документов бок 3 по высоте на стеллажной полке То же, 2 ряда ко Стационарные для робок 3 по высоте на хранения документов стеллажной полке Вертикальное хра Стационарные кни нение, 1 ряд папок 3 жные (6 полок) на стеллажной полке

* Размеры единицы хранения делопроизводственных документов приняты: формат бумаги 210 X 297 мм, средняя толщина 17 мм,

* В коробке 10 ед. хранения.

Таблица 3

Сте ллажи Габариты стеллажей в м Количество полок Для хранения документов: односторонние. . . двусторонние. . . Книжные: односторонние. „ ♦ двусторонние. . .

8 В папке 3 ед. хранения.

Габариты стеллажей для хранения документов и справочной литературы

3.11. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкций помещений следует принимать согласно табл. 4.

3.12. Нормы площади хранилищ научно-технических и других крупноформатных документов следует принимать согласно табл. 5.

Таблица 5 Нормы площади хранилищ научно-технических и других крупноформатных документов

3.13. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов на негорючей основе следует предусматривать в отдельных помещениях (отсеках).

Хранение фотодокументов и «микрофильмов на «горючей основе в зданиях архивов не допускается.

3.14. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. 6.

Т аблида 6 Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов

Способ хранения Измеритель хранилищ Горизонтальный на На 100 коробок 1 для стационарных стеллажах хранения пленки длиной для хранения докумен тов (7 полок) Горизонтальный на стационарных книжных стеллажах (7 полок) Вертикальный на ста На 100 коробок 2 для ционарных стеллажах хранения роликов плен для хранения докумен ки общей длиной 200 м тов (6 полок)

* Размеры принимать по ГОСТ 4097-64 . Коробки металлические. 8 Размеры принимать 360 х 360 X 45 мм. Коробки картонные.

3.15. В зданиях архивов при хранилищах следует предусматривать помещения для ответственных хранителей фондов площадью 15 м 2 на каждые 200-300 тыс. ед. хранения, но не менее 1 комнаты на этаж.

Помещения для работы с документами

3.13. К помещениям для работы с документами следует относить помещения: для приемки, всех видов обработки, размножения и использования документов, а также административно-хозяйственные и вспомогательные помещения.

Помещения для работы с документами следует, как Правило, проектировать с учетом возможности применения свободной планировки этажей, предусматривающей разделение рабочих помещений сборно-разборными перегородками.

Трудника

На 1 кабинет

I прием-1^ ную

Допускается 24 м 2 в зданиях архивов I группы

Помещения: приемки документов

временного хранения документов

обеспыливания документов при вместимости здания архива 1 млн. ед. хранения и более

Допускается 18 м % в зданиях архивов 1 группы

На 1 здание

На 0,1 млн. ед. хранения

На 1 здание

Допускается совмещать с помещением приемки документов в зданиях архивов вместимостью до 1 млн. ед. хранения

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

1.3 Права и ответственность ведомственного архива

1.4 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов

1.5 Современное состояние и перспективы развития ведомственного архива

2. Организация работы ведомственного архива

2.1 Экспертиза ценности документов

2.2 Подготовка документов к архивному хранению

2.3 Передача дел в архив

2.4 Расчеты площади помещения под архив

2.5 Требования к зданиям и помещениям архива

2.6 Режимы хранения документов

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

Тема моей курсовой работы называется «Деятельность ведомственного архива организации».

Рассмотрим определение ведомственный архив.

Ведомственный архив - это структурное подразделение учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счету на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того, чтобы найти нужный документ разработана примерная система хранения документов в организации. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Цель курсовой работы - изучение организации работы ведомственного архива.

Практическое значение настоящей работы состоит в том, чтобы знать сферу деятельности и статус ведомственного архива, знать определение «ведомственный архив» и его виды, уметь выделять ценную часть документа архива (постоянного хранения), помнить, что по истечении срока ведомственного хранения документ передается на вечное хранение в государственный архив, знать основные функции ведомственных архивов (комплектование, например, предприятия, учет документов, в любом архиве, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, создание страхового фонда, использование документов, подготовка документов к передаче на государственное хранение, контроль и оказание помощи делопроизводства службами организации), знать организацию ведомственного архива, уметь подготовить документы к архивному хранению.

Основной задачей курсовой работы является доказательство того, что с помощью данной курсовой работы, работа архивиста, станет проще, оперативной и качественной в работе с документами.

Курсовая работа состоит из двух глав.

В первой главе рассматривается сфера деятельности и статус ведомственного архива, изучается понятие «ведомственный архив» и его виды, в том числе основные задачи и функции ведомственного архива, права и ответственность ведомственного архива, нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов, современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов.

Во второй главе последовательно изучается комплекс мероприятий, которые проводятся в ведомственных архивах при работе с архивными документами.

1 . Сфера деятельности и статус ведомственного архива

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако, хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Близки к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда РФ.

Деятельность ведомственного архива закреплена Положением об архиве организации. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176.

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

Архив организации, хранящий документы только одной организации;

Центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

Центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; ведомственный архив документ

Объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

Объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначать приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами ведомственного архива являются:

1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов:

Определение источников комплектования архива;

Определение состава документов, подлежащих приему в архив;

Прием - передачи документов в архив.

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные и ведомственные архивы.

Источниками комплектования архива организации и лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.

2. Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение.

3. Осуществлением методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;

Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях;

Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т. д) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящих в компетенцию архива;

Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектование архивов.

1.3 Права и ответственность ведомственного архива

Для выполнения основных задач и функций архивов организация имеет право:

Требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

Контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

Запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые задачи для работы архива сведения;

Участвовать в мероприятиях, проводимой Федеральной архивной службы России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

Утрату и несанкционированное уничтожение документов;

Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

1.4 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

Основные положения;

Состав документов архива;

Задачи и функции архива;

Права архива;

Организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно - методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.5 Современное состояние и перспективы развития ведомственного архива

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор - это законодательное регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор - это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор - изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор - концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение - хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

2 . Организация работы ведомственного архива

Архивы Российской Федерации осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечение использования архивных документов.

На архивы Российской Федерации возлагается:

Прием, учет и хранение архивных документов;

Фондирование принятых в архив дел и документов;

Научно-техническая обработка принятых на хранение документов;

Создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;

Выдача архивных справок, копий и выписок из документов;

Обеспечение работы исследователей;

Изготовление копий документов;

Высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;

Проведение экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве, и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;

Контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и учреждениями;

Консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки сдачи документов в архивы);

Подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы.

Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются:

Правовой статус ведомственного архива;

Источники его комплектования;

Состав документов, поступающих на хранение;

Задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Лицо, назначенное ответственное за ведомственный архив, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

2.1 Экспертиза ценности документов

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

1. Отобрать ценные документы для вечного хранения, а документы, имеющие долговременное практическое значение, - для длительного хранения, (свыше 10 лет);

2. Выделить к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, черновики, дублетные документы.

Экспертиза ценности документов - определение сроков хранения документов с целью отбора их на хранение или уничтожение.

Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Для документов постоянного хранения экспертиза ценности - это определение политического, экономического, социально-культурного и практического значения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которых различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.

Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

1. Первый этап определения ценности документов - составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов;

2. Второй этап - проведение экспертизы ценности самих документов через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовки их к длительному хранению или сдачи в архив учреждения;

3. Третий этап - уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль; в ее состав также входят заведующий канцелярией, ведомственным архивом и руководитель бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Основные задачи экспертной комиссии (ЭК):

1. Рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений.

2. Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение.

3. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают, председатель и секретарь комиссии, и утверждает руководитель организации.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

1. Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.

2. Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет).

3. Временного хранения (до10 лет включительно).

4. Подлежащие к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно.

2.2 Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка исполнительных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

1. Экспертизу ценности документов.

2. Оформление документов, сдаваемых в архив.

3. Составление описи документов постоянного и долговременного хранения.

4. Обеспечение сохранности дел.

5. Передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

2.3 Передача дел в архив

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают:

1)Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений.

2)Фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу).

3)Документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет).

4)Личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях.

5)Служебные и ведомственные издания.

6)Страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий.

7)Научно-справочный аппарат к документам архива.

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и срокам хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата-приема передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

Перед передачей в ведомственный архив дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

2.4 Расчеты площади помещения под архив

При создании ведомственного архива в организации, прежде всего, необходимо определить площадь помещения, требующегося под архив. Она будет зависеть от объема документооборота организации, количества работающих там людей и среднего объема документов.

Документооборот организации - 10 тыс. документов в год;

Количество сотрудников - 50 человек;

Средний объем документов (включая копии) - 5 листов.

Зная годовой объем документооборота организации и средний объем документов, можно вычислить количество листов документов, создаваемых в год: 10 000 x 5 = 50 000 листов.

Допуская, что среднее дело содержит 100 листов (максимально-250 листов), рассчитываем количество дел: 50 000/100 = 500 дел. А так как в организации работают 50 человек, будет еще 50 дел по личному составу.

20% - дела постоянного хранения (500 x 0,2 = 100 дел);

10% - дела долговременного хранения свыше 10 лет (5000 x 0,7 = 350 дел);

70% - временного хранения до 10 лет включительно (500 x 0,7 = 350 дел);

Дела по личному составу - хранятся 75 лет (50 дел).

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) в архив не поступают, а хранятся в структурном подразделении организации.

Таким образом, объем архива равен: 100 + 50 + 50 = 200 дел. Срок хранения дел до передачи их на государственное хранение - 15 лет. Следовательно, объем дел за 15 лет состоит: 200 x 15 = 3000 дел и резерв для дел временного хранения до их уничтожения 350 дел.

Рассчитаем площадь помещения архива.

При средней толщине дела 4 см для хранения 3350 дел необходимо: 3350 x 4 = 13400 см = 1334 погонных метра полок.

Исходя из того, что высота полки: 297 мм (высота листа формата А4) + 50 мм = 347 мм. (Прием 350 мм = 35 см.)

Учитывая, что нижняя полка должна находиться на высоте 15 см от пола, и что типовая высота помещения 2 м 50 см, определим количество полок: (250 - 15) / 35 = 6 полок на одном стеллаже.

Принимая, что стандартная длина одной полки равна 1, 24 м, то стеллаж с шестью полками содержит: 6 x 1,24 = 7,44 погонных метров полок. То есть для размещения всего архива понадобится: 134 / 7,44 = 18 стеллажей.

Учитывая центральную ширину центрального проходов между стеллажами 75 см, площадь архивохранилища приблизительно равна (45 + 248 + 120) = 31 кв. м

2.5 Требования к зданиям и помещениям архива

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасный выход. В помещениях не должно быть, нагревательных приборов, размещение посторонних газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно - монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

2.6 Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны приводиться при ограниченных или технически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным.

Естественное освещения в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещения в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Температурно - влажностный режим

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно - влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 С и 40-55%) и цветных (2-5 С и 50-65%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20%.

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно - влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях хранения - ежедневно.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Перед передачей в ведомственный архив дела постоянного и временного сроков хранения должны быть дооформленыи описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

Заключение

Проанализировав свою курсовую работу по теме «Деятельность ведомственного архива организации» могу с уверенностью сказать, что недостаточно просто собрать архивы, необходимо обеспечить их сохранность.

Основные функции ведомственных архивов:

Комплектование;

Учет документов;

Экспертиза ценности документов;

Обеспечение сохранности документов;

Создание страхового фонда;

Использование документов;

Подготовка документов к передаче дел на государственное хранение;

Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам организации.

Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:

Проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя);

Оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами;

Участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.

Квалифицированный работник архива, должен уметь организовать хранение и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив, система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и другое), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажный, световой, санитарно-гигиенический, охранный), уметь организовывать их использование, принимать и регистрировать поступившие на хранение документы, законченные делопроизводством, участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их оформления, участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.

Зная свои обязанности, специалист, справится с документами оперативно и качественно.

С писок использованных источников

1. Федеральный закон « Об архивном деле в РФ» 2004. - Москва.

2. Постановление правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» / Отечественные архивы. - 1993. - № 3. с. - 3-4.

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотек, организациях российской академии наук. - Москва, 2007. - с. - 83.

4. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М. Архивоведение (под редакцией В.П. Козлова) / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова.- Москва, 2005. - с. - 272.

5. Банасюкевич, В.Д. К выводу в свет «Основных правил работы архивов организаций» / В.Д. Банасюкевич // Отечественные АРХИВЫ.- 2003.- № 1.- с. 6-8.

6. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий, организаций / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 1994. - № 5.

7. Жукова, М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) /М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 1995. - № 6.

8. Основные правила работы архивов организаций Росархивов, ВНИИДАД.- Москва, 2002. - 152 с.

9. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие /А.А. Раздорожный. - М.: ИНФРА - М, 2007. - 304 с.

10. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб. - практ. Пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби: Проспект, 2005. - 38 с.

11. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ФОРУМ, 2010. - 176 с.

Приложение 1

Должностная инструкция архивиста

1 . Общие положения

1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.

1.2. Архивариус (архивист) назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.4. На время отсутствия архивариуса (архивиста) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность архивариуса (архивиста) назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

Приказами и распоряжениями руководства;

Положением об архиве;

Настоящей должностной инструкцией.

2 . Должностные обязанности архивиста

Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3 . Права архивиста:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Приложение 2

Положение об экспертной комиссии

1 . Общие положения

1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.2 ЭК является совещательным органом. ЕЁ решения вступают в силу после утверждения их директором государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Ростовской области «Ростовский - на - Дону колледж водного транспорта» (далее ГОУ СПО РО РКВТ).

1.3 Состав ЭК назначается директором ГОУ СПО РО РКВТ в количестве 5-7 человек.

2 . Функции экспертной комиссии

Экспертная комиссия ГОУ СПО РО РКВТ осуществляет следующие функции:

2.1 Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов ГОУ СПО РКВТ для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве ГОУ СПО РО РКВТ.

2.2 Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

Графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;

Сводных описей дел постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;

Актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ГОУ СПО РО РКВТ документов, сроки хранения которых истекли.

2.3 Принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учебного заведения, экспертизе ценности документов и подготовке их для последующего хранения.

2.4 Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников ГОУ СПО РО РКВТ по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке к передаче на дальнейшее хранение.

3 . Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия ГОУ СПО РО РКВТ предоставляется право:

3.1 В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям ГОУ СПО РО РКВТ соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений ГОУ СПО РО РКВТ розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, и представление письменного объяснения в случае их утраты

3.3. Запрашивать от структурных подразделений ГОУ СПО РО РКВТ сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учёта и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.

3.5 Приглашать на заседание экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников архивных учреждений.

3.6 Информировать руководство ГОУ СПО РО РКВТ по вопросам, входящим в компетенцию экспертной комиссии.

4 . Организация работы экспертной комиссии

4.1 Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от неё необходимые организационно-методические указания.

4.2 ЭК работает по плану, утверждённому директором ГОУ СПО РО РКВТ, и отчитывается перед ним о своей работе.

4.3 Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся 2 раза в год.

4.5 Обязательному утверждению соответствующим архивным учреждением подлежат: решения ЭК об одобрении описей на деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.

4.6 Ведение делопроизводства ЭК и хранение её документов возлагается на секретаря комиссии.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Понятие и внутренняя структура электронного архива, основные этапы подготовки его организации, требования. Проблемы обеспечения сохранности и безопасности документов. Проблемы выбора технической реализации электронного архива на примере системы ЭТЛАС.

курсовая работа , добавлен 14.11.2013


Нормативно–правовая база экспертизы ценности документов. Особенности становления экспертизы ценности документов в делопроизводстве России. Оформление результатов работы экспертной комиссии. Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов.

курсовая работа , добавлен 16.04.2015


Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях. Место архива в организационной структуре предприятии, основные направления его деятельности. Должностные инструкции работников архива, правила организации рабочих мест.

курсовая работа , добавлен 30.12.2009


История создания, структура и направления деятельности ГКУСО "ГАНТСДСО". Справочно-информационный фонд, информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале. Выполнение запросов граждан и организаций по представлению архивных документов.

дипломная работа , добавлен 02.10.2013


Основные понятия и структура документационного обеспечения архива предприятия. История создания и становления архивного дела в Российской Федерации. Особенности выбора программного обеспечения для автоматизации научно-справочного аппарата архива.

дипломная работа , добавлен 18.11.2012


Понятие об экспертизе ценности документов, критерии, задачи, принципы её проведения. Экспертизы ценности документов на этапе делопроизводства и в архиве организации, признаки группировки дел. Порядок приёма дел в архив. Функции экспертной комиссии.

курсовая работа , добавлен 19.10.2016


Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.

дипломная работа , добавлен 13.03.2019


контрольная работа , добавлен 03.06.2017


Основные цели и задачи архивистов, главные нормативные документы по организации их деятельности. Организация труда и расчет штатной численности сотрудников архива. Определение трудозатрат на нормирование работы. Пример расчета численности специалистов.

Документ содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению зданий на земельных участках, к объемно-планировочным решениям и инженерному оборудованию зданий и помещений, предназначенных для устройства государственных архивов. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения

Обозначение:	СН 426-82
Название рус.:	Инструкция по проектированию архивов
Статус:	отменен
Заменяет собой:	СН 426-71 «Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов»
Дата актуализации текста:	05.05.2017
Дата добавления в базу:	01.09.2013
Дата введения в действие:	01.01.1990
Утвержден:	26.02.1982 Государственный комитет по гражданскому строительству (62)
Опубликован:	Стройиздат (1983 г.)
Ссылки для скачивания:

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
ПО ГРАЖДАНСКОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ И АРХИТЕКТУРЕ
ПРИ ГОССТРОЕ СССР (ГОСГРАЖДАНСТРОЙ)

Инструкция
по проектированию
архивов

СН 426-82

Утверждена
приказом Государственного комитета по
гражданскому строительству и архитектуре
при Госстрое СССР
от 26 февраля 1982 г. № 62

Содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению на земельных участках зданий, предназначенных для устройства государственных архивов, их объемно-планировочному решению и инженерному оборудованию.

С введением в действие настоящей Инструкции утрачивают силу «Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов» (СН 426-71).

Для проектировщиков, работников архивных учреждений.

Табл. 13.

Разработана ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева Госгражданстроя при участии Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

Редакторы - инж. Н.А. Глинкина (Государственный комитет по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР), канд. арх. А.М. Жугастр-Лушина , инж. В.А. Солдатов (ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева), д-р техн. наук Ж.Ф. Сергазин (Московский государственный историко-архитектурный институт).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения.

Примечания . 1. При проектировании зданий и помещений архивов следует соблюдать также требования главы СНиП по проектированию общественных зданий.

2. Здания государственных архивов другой вместимости следует проектировать по нормам настоящей Инструкции с учетом дополнительных требований, указываемых в задании на проектирование, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

3. Требования Инструкции не распространяются на проектирование зданий и помещений для специализированных архивов кинофотофонодокументов.

1.2. Здания государственных архивов подразделяются на группы:

группа I - здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик;

группа II - здания государственных архивов автономных республик, областных (краевых), городских архивов, а также филиалов государственных архивов;

группа III - здания государственных районных архивов.

1.3. Расчетную вместимость проектируемых зданий архивов необходимо устанавливать по согласованию с органами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

2. ГЕНЕРАЛЬНЫЕ ПЛАНЫ

2.1. Здания архивов следует, как правило, размещать в селитебной зоне населенных пунктов или в других зонах на специально выделенных участках.

2.2. Земельные участки архивов, размещаемые вне селитебной зоны, должны быть удалены от промышленных предприятий, являющихся источниками загрязнения воздуха, на расстояния, установленные санитарными нормами проектирования промышленных предприятий, а от зданий и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию генеральных планов промышленных предприятий.

2.3. Размеры земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл. .

Таблица 1

3. ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ И КОНСТРУКТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИЙ

Общая часть

3.1. Помещения архивов подразделяются на:

помещения хранения (хранилища);

помещения для работы с документами и служебно-бытовые.

3.2. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.

3.3. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей.

3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.

3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузопассажирские лифты.

Примечание . В зданиях архивов с количеством этажей два и более и с разницей в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.

3.6. В цокольном этаже допускается размещать вестибюль с гардеробной, методический кабинет, справочное бюро, бюро пропусков, мастерскую ремонта оборудования и инвентаря.

3.7. В подвальном этаже допускается размещать кладовые, помещения сбора и упаковки макулатуры, помещения, предназначенные для размещения инженерных сетей и оборудования.

Помещения хранения (хранилища)

3.8. К помещениям хранения следует относить: хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, книгохранилище, а также помещения ответственных хранителей фондов.

3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 2

	Вид и размер упаковки единицы хранения * , мм	Тип стеллажей	Нормы площади хранилищ на тысячу единиц хранения
1. Горизонтальное хранение, один ряд коробок ** по высоте на стеллажной полке	Коробки 350×245×180	Стационарные для хранения документов (9 полок)
2. То же, два ряда коробок ** по высоте на стеллажной полке	Коробки 350×245×180	Стационарные для хранения документов (5 полок)
3. Вертикальное хранение, один ряд папок *** на стеллажной полке	Папки 229×325×70	Стационарные книжные (6 полок)

________________

* В качестве единицы хранения принята условная единица хранения документов с размерами: стандартный формат бумаги 210×297 мм, средняя толщина 17 мм. Для документов нестандартных форматов площади хранилищ соответственно пересчитываются в задании на проектирование с учетом рекомендаций Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

** В коробке 10 единиц хранения.

*** В папке 3 единицы хранения.

3.10. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкции помещений следует принимать согласно прил. .

3.11. Нормы площади хранилищ крупноформатных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 3

	Способ хранения	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
1. Научно-техническая документация	Вертикальное хранение на стеллажах в папках	1 тыс. папок размером 330×250×30 мм
2. Чертежи
3. Кальки	Горизонтальное хранение в шкафах с выдвижными ящиками	1 тыс. стандартных листов размером 860×614 мм
	Подвесное хранение на выдвижных штангах	10 карт размером до 2000×1500 мм

3.12. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов следует предусматривать в отдельных помещениях.

3.13. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. .

Таблица 4

	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
1. Горизонтальный на стационарных стеллажах для хранения документов (7 полок)	На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 300 м
2. Горизонтальный на стационарных книжных стеллажах (7 полок)	На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 120 м
3. Вертикальный на стационарных стеллажах для хранения документов (5 полок)	На 100 картонных коробок размером 360×360×45 мм для хранения роликов пленки общей длиной 200 м

3.14. Нормы площади книгохранилищ научно-справочной библиотеки следует принимать согласно табл. .

Таблица 5

	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
Закрытое хранение книжного фонда на стационарных книжных стеллажах (7 полок)	на 1 тыс. единиц книжного фонда
То же, на передвижных * книжных стеллажах
Хранение газет на специализированных стеллажах; 4 подшивки (толщиной до 4 см) по высоте полки (12 полок)	на 100 подшивок:
	большеформатных
	малоформатных
Хранение специальных видов научно-технической литературы и документации (в коробках) на стационарных стеллажах (6 полок)	на 1000 изданий:
	описаний изобретений, патентов
То же (7 полок)

________________

* Передвижные книжные стеллажи - напольные, одно-, двухсекционные.

Примечания : 1. Объем книжного фонда следует принимать из расчета 2 тыс. единиц книжного фонда на 0,1 млн. единиц хранения документов.

2. Книгохранилище научно-справочной библиотеки в архивах менее 1 млн. единиц хранения следует размещать в одном помещении с кафедрой выдачи книг, каталогами, читательскими местами.

3.15. При хранилищах следует предусматривать помещения для ответственных хранителей фондов площадью 15 м 2 на каждые 300 тыс. единиц хранения, но не менее 1 комнаты на этаж.

Помещения для работы с документами и служебно-бытовые

3.16. Площади помещений для работы с документами и служебно-бытовых следует принимать согласно табл. .

Таблица 6

	Измеритель	Нормы площади, м 2	Примечание
1. Общие рабочие комнаты	на 1 сотрудника
2. Кабинеты:
директора при вместимости здания архива:
до 1 млн. единиц хранения	на кабинет		Допускается 24 м 2 в зданиях архивов I группы
св. 1 млн. единиц хранения начальников отдела при вместимости здания архива:
до 1 млн. единиц хранения
св. 1 млн. единиц хранения
3. Приемная при кабинете директора при вместимости зданий архива:
до 1 млн. единиц хранения	на приемную
св. 1 млн. единиц хранения
4. Помещение приемки документов
5. Помещение временного хранения документов	на 0,1 млн. единиц хранения		Допускается совмещать с помещением приемки документов в зданиях архивов вместимостью до 1 млн. единиц хранения
6. Помещение обеспыливания документов при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше	на здание
7. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше
8. Помещение микрофотокопирования * при вместимости здания архива:
до 0,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,5 млн. единиц хранения			Допускается 85 м 2 в зданиях архивов I группы
9. Помещение реставрации ** при вместимости здания архива:
до 0,5 млн. единиц хранения
св. 0,5 млн. единиц хранения			Допускается 54 м 2 в зданиях архивов I группы
10. Помещение электрорепродукционной при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше
11. Помещение хранения учетных документов	на 0,1 млн. единиц хранения		Допускается совмещать с рабочими комнатами в зданиях архивов вместимостью до 0,5 млн. единиц хранения
12. Помещение хранения служебных каталогов и описей
13. Научно-справочная библиотека: кафедра выдачи книг, каталоги, читательские места (1 - 3 места)	на библиотеку
14. Методический кабинет при вместимости здания архива:
св. 0,15 до 0,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,5 до 1 млн. единиц хранения
св. 1 до 1,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 1,5 до 2,0 млн. единиц хранения
15. Читальные залы для работы с документами	на 1 читательское место (при одноместных столах)		Общее количество читательских мест принимается из расчета 1,5 - 2 на 0,1 млн. единиц хранения
	(при одно-, двухместных столах)
16. Аванзал, кафедра выдачи документов, читательские каталоги, описи и др.	на 1 посетителя	1,5, количество посетителей принимается 20 % количества читательских мест	Устраивается в зданиях архивов I группы, в зданиях II и III групп совмещается с читальным залом
17. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал	на 1 читательское место		Устраивается в зданиях архивов при вместимости 1 млн. единиц хранения и более, при вместимости до 1 млн. единиц хранения допускается совмещать с читальным залом
18. Вестибюль, гардеробная, места для хранения портфелей, сумок		0,32, но не менее 18	Рассчитываются на работающих в здании и читателей с коэффициентом 1,1, учитывающим прочих посетителей
19. Помещение ожидания для посетителей	на здание		Устраивается только в зданиях архивов I группы
20. Бюро пропусков при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше
21. Справочное бюро	на здание
22. Комната общественных организаций при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше
23. Комната обслуживающего персонала при вместимости здания архива:
св. 0,5 млн. до 0,75 единиц хранения
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения
св. 1,5 млн. единиц хранения
24. Помещение мастерской ремонта оборудования и инвентаря при вместимости здания архива:			Допускается 36 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения
25. Кладовая оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей при вместимости здания архива:			Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения
св. 0,3 до 1,5 млн. единиц хранения
26. Кладовые уборочного инвентаря (встроенные шкафы)
27. Помещение сбора и упаковки макулатуры при вместимости здания:			Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,3 до 0,75 млн. единиц хранения
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения
28. Пожарный пост при вместимости здания:			Предусматривается в зданиях архивов привместимости 500 тыс. единиц хранения и свыше
от 0,5 до 0,75 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,75 млн. единиц хранения
29. Санитарные узлы			По действующим нормам из расчета 1 унитаз и 1 писсуар на 80 мужчин, 1 унитаз на 40 женщин; 1 умывальник на 4 прибора, но не менее одного

________________

* При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

** При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

Примечание . Для зданий архивов III группы помещения, указанные в пп. 2, 3, 6 - 8, 10, 13 - 17, 19 - 24, 27, 28, не предусматриваются.

3.17. Состав и площади помещений централизованных лабораторий микрофотокопирования, размещаемых в зданиях архивов, следует принимать согласно прил. . В этом случае помещения, указанные в пп. 8 и 9 табл. , не предусматриваются; состав и площади помещений лабораторий реставрации принимаются по заданию на проектирование.

3.18. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в непроходном помещении.

3.19. Читальные залы должны быть непроходными с естественным освещением. Для работы с документами ограниченного пользования в читальных залах архивов всех групп следует предусматривать боксы площадью 3,5, м 2 без увеличения общей нормируемой площади зала.

3.20. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно прил. .

3.21. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в прил. .

Противопожарные требования

3.22. Архивы должны размещаться в зданиях (помещениях) не ниже II степени огнестойкости.

3.23. Помещения архивохранилищ, служебных каталогов и описей должны быть разбиты противопожарными перегородками на отсеки площадью не более 600 м 2 . Каждый отсек должен иметь не менее двух выходов, один из которых должен быть эвакуационным.

Примечание . Из отсека площадью до 70 м 2 допускается предусматривать один эвакуационный выход.

3.24. Двери, ведущие из архивохранилищ, помещений ответственных хранителей фондов, служебных каталогов и описей, должны быть противопожарными с пределом огнестойкости не менее 0,6 ч.

3.25. При отсутствии в архивохранилищах окон в наружных стенах необходимо предусматривать для дымоудаления вытяжные каналы (площадь сечения не менее 0,2 % площади помещений), снабженные на каждом этаже клапанами с дистанционным приводом. Расстояние до наиболее удаленной точки помещения от клапана дымоудаления не должно превышать 20 м.

3.26. В помещениях архивов должно быть предусмотрено автоматическое отключение при пожаре системы приточно-вытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и системы дымоудаления.

3.27. Отделка стен и потолков в помещениях архивохранилищ, служебных каталогов и описей должна быть выполнена из несгораемых материалов.

3.28. Помещения хранилищ и помещения хранения служебных каталогов и описей в архивах должны быть оборудованы автоматическими установками газового пожаротушения. Объем помещения, защищаемого установкой газового пожаротушения, не должен превышать 1,5 тыс. м 3 .

3.29. Помещения хранилищ, служебных каталогов и описей в архивах II и III групп с площадью каждого защищаемого помещения менее 400 м 2 допускается оборудовать передвижными установками газового пожаротушения или переносными углекислотными огнетушителями.

3.30. Помещения зданий архивов (кроме венткамер, санузлов и других помещений с мокрыми технологическими процессами, а также помещений, в которых предусматривается автоматическое пожаротушение) следует оборудовать системами автоматической пожарной сигнализации.

3.31. Все помещения архивов I и II групп, двери, приямки, окна первых и последних этажей, крышки люков и другие проемы должны быть оборудованы автоматической охранной сигнализацией.

3.32. В зданиях архивов I и II групп следует предусматривать централизованную систему оповещения о пожаре.

3.33. В архивах I группы пути эвакуации должны быть оборудованы аварийным освещением.

4. ВОДОСНАБЖЕНИЕ И КАНАЛИЗАЦИЯ

4.1. В зданиях архивов следует предусматривать хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки.

Хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки следует проектировать в соответствии с требованиями глав СНиП по проектированию внутреннего водопровода и канализации зданий и указаниями настоящей Инструкции.

4.2. Нормы расхода воды и количество струй на внутреннее пожаротушение следует принимать согласно табл. .

Таблица 7

________________

* Внутренний противопожарный водопровод предусматривается при объеме здания 7500 м 3 и выше.

4.3. Пожарные краны следует располагать в лестничных клетках, коридорах и других помещениях, в которые обеспечивается доступ.

4.4. При установке пожарных насосов пуск их производится дистанционно от кнопок у пожарных кранов и автоматически от датчиков пожарной сигнализации.

4.5. Централизованное горячее водоснабжение обязательно для зданий архивов I группы, для зданий II группы допускается применение местных электроводонагревателей.

4.6. Прокладка труб через хранилище и помещения, в которых находятся архивные документы, допускается при условии отсутствия на трубопроводах арматуры, фланцевых и резьбовых соединений.

4.7. В зданиях архивов III группы, располагаемых в неканализованных районах, следует предусматривать устройство: в I, II и III климатических районах - люфт-клозетов, а в IV климатическом районе - наружных уборных с выгребами.

4.8. Устройство внутренних водостоков следует предусматривать для зданий высотой 8 м и более. Не допускается установка водосточных воронок над хранилищами и помещениями, в которых находятся архивные документы.

5. ОТОПЛЕНИЕ И ВЕНТИЛЯЦИЯ

5.1. В зданиях архивов следует предусматривать отопление и вентиляцию. В помещениях хранилищ архивов I группы следует предусматривать кондиционирование воздуха. Отопление, вентиляцию и кондиционирование воздуха надлежит проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, а также указаниями настоящего раздела.

5.2. В помещениях хранилищ архивов I и II группы вместимостью более 0,3 млн. единиц хранения следует применять, как правило, воздушное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией или с кондиционированием воздуха. В остальных помещениях зданий архивов следует предусматривать водяное отопление.

5.3. Здания архивов II группы вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее и здания архивов III группы, расположенные в малых городах и сельских населенных пунктах, допускается оборудовать системами водяного отопления от местных источников тепла с предельной температурой теплоносителя 95 °С и системами вытяжной вентиляции с естественным побуждением. Для помещений хранилищ следует предусматривать отдельные ветви системы отопления с управлением из центрального теплового пункта.

5.4. В хранилищах при устройстве системы водяного отопления местные нагревательные приборы следует предусматривать с гладкой поверхностью, не допускается установка запорно-регулирующей арматуры.

5.5. Отдельные системы приточной вентиляции следует предусматривать для хранилищ и, как правило, группы помещений: приемки документов, временного хранения, дезинфекции и дезинсекции, обеспыливания, микрофотокопирования, реставрации, электрорепродукционной, мастерской. Остальные помещения следует обеспечивать общей системой приточной вентиляции.

5.6. В помещениях хранилищ следует предусматривать рециркуляцию воздуха. Объем наружного воздуха надлежит определять расчетом, но он должен быть не более 10 % общего количества подаваемого воздуха.

5.7. Отдельные вытяжные системы следует предусматривать для помещений:

а) хранилищ;

б) дезинфекции и дезинсекции;

в) микрофотокопирования и реставрации, лабораторий, мастерских;

г) хранения фотодокументов;

д) санитарных узлов.

Остальные помещения допускается объединять одной вытяжной системой.

5.8. Из нижней зоны помещений хранилищ, оборудованных стационарными системами газового пожаротушения, необходимо предусматривать аварийную вытяжную вентиляцию. Объем удаляемого воздуха следует определять из условий шестикратного обмена в 1 ч по большему хранилищу.

5.9. Воздухообмен в помещениях хранилищ следует осуществлять по схеме «сверху - вниз - вверх»: приток в верхнюю зону, рециркуляцию - из нижней зоны, и вытяжку - из верхней зоны.

5.10. Для хранилищ должна быть предусмотрена очистка от пыли наружного и рециркуляционного воздуха до предельно допустимой концентрации ее в помещении, определенной технологическим заданием.

5.11. Расчетную температуру воздуха и кратность воздухообмена в помещениях следует принимать согласно табл. .

Таблица 8

	Расчетная температура воздуха в помещениях в холодный период года, °С	Кратность воздухообмена в 1 ч		Примечания
1. Хранилища		По расчету на ассимиляцию тепловлагоизбытков
2. Хранилище фотодокументов и микрофильмов
3. Помещения ответственных хранителей фондов
4. Общие рабочие комнаты
5. Кабинеты
6. Приемная при кабинете директора
7. Помещение приемки документов
8. Помещение временного хранения документов
9. Помещение обеспыливания документов				Местный отсос от вытяжного шкафа по технологическому заданию
10. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов				Местный отсос от дезкамеры по технологическому заданию
11. Помещение микрофотокопирования
В том числе:
прием, хранение и выдача заказов, съемочная, проявочная и составление растворов,				Местный отсос от шкафа для сушки пленки по технологическому заданию
зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге,
технический контроль
кладовая хранения химикатов
12. Помещение реставрации				Местные отсосы от ванны для промывки, от вытяжного шкафа, укрытия ламинатора и клееварки по технологическому заданию
13. Помещение электрорепродукционной
14. Помещение хранения учетных документов
15. Помещение хранения служебных каталогов и описей
16. Научно-справочная библиотека
17. Методический кабинет
18. Читальный зал для работы с документами
19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги, описи и др.
20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал
21. Вестибюль
22. Гардеробная				В расчет принимается пространство за барьером
23. Помещение для ожидания посетителей
24. Бюро пропусков и справочное бюро
25. Комната общественных организаций
26. Комната обслуживающего персонала
27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря
28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры
29. Пожарный пост
30. Санитарные узлы			100 м 3 /ч на каждый унитаз или писсуар

Примечания : 1. Параметры воздуха в помещениях хранилищ надлежит принимать:

при устройстве кондиционирования воздуха круглогодично - температуру +18 °С, относительную влажность 55 %;

при устройстве систем вентиляции в холодный период - температуру +18 °С, относительную влажность - 55 %. Температуру воздуха в теплый период следует принимать на 3 °С выше расчетной наружной температуры по параметрам А. Для кондиционирования воздуха пределы колебания параметров не должны превышать: по температуре ± 1 °С, по относительной влажности ± 5 %.

2. При расчете тепло-влажностного баланса кондиционируемых помещений необходимо учитывать тепло-, влаговыделения от людей, теплопоступление через ограждения, тепло, вносимое солнечной радиацией и частично электроосвещением. Процент установленной мощности светильников, включаемых в дневное время, принимается согласно заданию на проектирование.

3. В производственных помещениях (табл. , пп. 9, 10, 11, 12) количество удаляемого воздуха через местные отсосы должно быть компенсировано приточным воздухом в объеме 80 %, остальные 20 % должны быть поданы в коридоры.

4. В зданиях архивов вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее при устройстве естественной вентиляции следует принимать однократный обмен воздуха.

5. При устройстве воздушного отопления в помещениях ответственных хранителей фондов воздухообмен принимается по расчету.

6. ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

6.1. Электрооборудование, электрическое освещение следует проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию естественного и искусственного освещения, правил производства и приемки работ по монтажу электротехнических устройств и правил устройства электроустановок.

6.2. Наименьшую освещенность и источники света в зависимости от назначения помещений следует принимать согласно прил. . В помещениях хранилищ следует принимать светильники с лампами накаливания.

6.3. Здания и помещения архивов должны оборудоваться средствами связи и сигнализации.

6.4. Городские телефоны устанавливаются в кабинетах, справочном бюро, в помещении пожарного поста, на рабочих местах начальников отделов, бюро пропусков.

В вестибюле следует устанавливать телефон-автомат.

В зданиях архивов I группы допускается предусматривать местные АТС без выхода в город.

6.5. Телефонные аппараты местной АТС устанавливаются в группе помещений для работы с документами.

6.6. Абонентские точки городской радиотрансляционной сети следует устанавливать в группе помещений для работы с документами.

6.7. В зданиях архивов следует предусматривать диспетчеризацию инженерного оборудования. Объект диспетчеризации определяется заданием на проектирование.

6.8. Диспетчерские пункты управления автоматизированными системами следует располагать в отдельных помещениях, в зоне технического обслуживания. Уровень шума в диспетчерской не должен превышать 60 дБ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ШИРИНА ПРОХОДОВ МЕЖДУ СТЕЛЛАЖАМИ И ЭЛЕМЕНТАМИ КОНСТРУКЦИЙ ПОМЕЩЕНИЙ

________________

* Площадь указана из расчета средней нормы 2,5 м 2 на 1 тыс. единиц хранения, в том числе: хранение документов на бумажной основе - 100 % расчетной вместимости (98 % делопроизводственных документов по п. 2 табл. , с коэффициентом 1,05; 1,5 % научно-технических документов по п. 1 табл. ; 0,4 чертежей по п. 2 и 0,1 % карт по п. 4 табл. ); хранение фотодокументов и микрофильмов - 1,6 % к площади хранения документов на бумажной основе. При ином соотношении площадь уточняется заданием на проектирование.

** Площадь общих рабочих комнат рассчитана на количество сотрудников с учетом размещения части из них в прочих помещениях для работы с документами.

Примечания : 1. Состав и площади помещений допускается уточнять в задании на проектирование в зависимости от местных условий в пределах, установленных нормативными удельными показателями строительного объема. При этом для зданий архивов I группы вместимостью менее 2 млн. единиц хранения площади помещений допускается увеличивать в соответствии с нормативами, приведенными в табл. 6 30

2. Хранилище фотодокументов и микрофильмов

3. Помещения ответственных хранителей фондов

4. Общие рабочие комнаты *

5. Кабинеты *

6. Приемная при кабинете директора

7. Помещение приемки документов *

8. Помещение временного хранения документов

9. Помещение обеспыливания документов

10. Помещение дезинфекции и дезинсекции

На вертикальной поверхности стеллажа

11. Помещение микрофотокопирования.

В том числе:

прием, хранение и выдача заказов

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

съемочная, проявочная, зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге

технический контроль

кладовая хранения химикатов

12. Помещение реставрации

13. Помещение электрорепродукционной

14. Помещение хранения учетных документов

На вертикальной поверхности фронта картотек

15. Помещение хранения служебных каталогов и описей

16. Научно-справочная библиотека *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

17. Методический кабинет *

18. Читальный зал для работы с документами *

19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги и описи

20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал

21. Вестибюль с гардеробной

На уровне пола

22. Помещение ожидания для посетителей

23. Бюро пропусков *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

24. Справочное бюро *

25. Комнаты общественных организаций *

26. Комнаты обслуживающего персонала

27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря

28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры

На уровне пола

29. Пожарный пост

На уровне пола

30. Санитарные узлы

31. Коридоры:

32. Лестницы:

На площадках и ступенях лестниц

Примечания : 1. Во всех помещениях, отмеченных знаком * , необходимо предусматривать дополнительное местное освещение (штепсельные розетки).

2. Л. л. - люминесцентные лампы; л. н. - лампы накаливания.

При создании ведомственного архива в организации, прежде всего, необходимо определить площадь помещения, требующегося под архив. Она будет зависеть от объема документооборота организации, количества работающих там людей и среднего объема документов .
Например: необходимо рассчитать площадь помещения под архив в организации со следующими данными: документооборот организации - 10 тыс. документов в год; количество сотрудников “ 50 человек; средний объем документов (включая копии) - 5 листов.
Зная годовой объем документооборота организации и средний
объем документов, можно вычислить количество листов документов, создаваемых в год: 10 000 х 5 - 50 000 листов.
Допуская, что среднее дело содержит 100 листов (максимально - 250 листов), рассчитываем количество дел: 50 000/100 = 500 дел. А так как в организации работают 50 человек, будет еще 50 дел по личному составу.

Известно, что дела распределяются по категориям следующим образом: 20 % - дела постоянного хранения (500 х 0,2 = 100 дел); 10 % - дела долговременного хранения свыше 10 лет (500 х 0,1 = 50 дел);
~ 70 % - временного хранения до 10 лет включительно (500 х 0,7 = 350 дел); дела по личному составу - хранятся 75 лет (50 дел).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) в архив не поступают, а хранятся в структурном подразделении организации.
Таким образом, объем архива равен: 100 + 50 + 50 = 200 дел.
Срок хранения дел до передачи юс на государственное хранение - 15 лет. Следовательно, объем дел за 15 лет составит: 200х 15 = 3000 дел и резерв для дел временного хранения до их уничтожения 350 дел.
Рассчитаем площадь помещения архива.
При средней толщине дела 4 см для хранения 3350 дел необходимо: 3350 х 4 = 13400 см = 134 погонных метра полок.
Исходя из того, что высота полки должна быть на 5 см (50 мм) выше высоты дела, вычисляем высоту полки: 297 мм (высота листа формата А4) + 50 мм = 347 мм. (Примем 350 мм = 35 см,)
Учитывая, что нижняя полка должна находиться на высоте 15 см от пола (рис. 2,1), и что типовая высота помещения 2 м 50 см, определим количество полок: (250 - 15)/35 = 6 полок на одном стеллаже ,

Рис. 2.1. Размеры стеллажа

Принимая, что стандартная длина одной полки равна 1,24 м, то стеллаж с шестью полками содержит: 6 к 1,24 = 7,44 погонных метров полок. То есть для размещения всего архива понадобится:
134/ 7.44 = 18 стеллажей.
Учитывая ширину центрального прохода 1,2 м и ширину проходов между стеллажами 75 см? площадь архивохранилища приблизительно равна (45+248+120) х (64 4+75-5+120) - 31 (рис. 2.2).


Рис. 2.2. План помещения архива организации

Задания Рассчитать объем архива организации по следующим данным: документооборот организации - 75 тыс. документов в год; количество сотрудников - 60 человек; средний объем документов (включая копии) - 5 листов. Рассчитать объем архива организации по данным задания 1„ учитывая, что текучесть кадров учреждения составляет 10 % в год (т.е. количество личных дел увеличится). Рассчитать площадь помещения под архив организации по следующим данным: документооборот организации - 5 тыс. документов в год;
~ количество сотрудников -30 человек; средний объем документов (включая копии) 3 листа.