Фамилия, имя, отчество ______________________________________________
Год рождения _______________________________________________________
Профессия, специальность ____________________________________________
Цех _________________ участок, (отделение)____________________________
Отдел (лаборатория)____________________________ Табельный №_________
Дата поступления в цех (участок)______________________________________
Вводный инструктаж провел __________________________________________
(фамилия, инициалы)
(должность, подпись, дата)
___________________________________________________________
(подпись инструктируемого, дата)
8. Отметка о прохождении инструктажа:
|
Дата инструктажа |
Цех, участок |
Профессия, должность инструктируемого |
Виды инструктажа |
Причина проведения инструктажа |
Ф.И.О.должность инструктирующего |
Стажировка на рабочем месте |
||||
|
инструктирующего |
инструктируемого |
Количество смен |
Стажировку прошел (подпись рабочего) |
Знания проверил допуск к работе произвел (подпись) |
||||||
9. Сведения о прохождении обучения, охране труда.
10. Сведения о периодической проверке знаний.
Приложение 3.
Примерный перечень основных вопросов вводного инструктажа.
Общие сведения о предприятии, организации, характерные особенности производства.
Основные положения законодательства об охране труда:
Трудовой договор, рабочее время и время отдыха, охрана труда женщин и лиц моложе 18 лет. Льготы и компенсации.
Правила внутреннего трудового распорядка предприятия, организации, ответственность за нарушение правил.
Организация работы по охране труда на предприятии. Ведомственный государственный контроль и общественный надзор за состоянием охраны труда.
Общие правила поведения работающих на территории предприятия, в производственных и вспомогательных помещениях. Расположение основных цехов, служб, вспомогательных помещений.
Основные опасные и вредные производственные факторы, характерные для данного производства. Методы и средства предупреждения несчастных случаев и профессиональных заболеваний: средства коллективной защиты, плакаты, знаки безопасности, сигнализация. Основные требования по предупреждению электротравматизма.
Основные требования производственной санитарии и личной гигиены.
Средства индивидуальной защиты. Порядок и нормы выдачи СИЗ, сроки носки.
Обстоятельства и причины отдельных характерных несчастных случаев, аварий, пожаров, происшедших на предприятии и других аналогичных производствах из-за нарушения требований безопасности.
Порядок расследования и оформления несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Пожарная безопасность. Способы и средства предотвращения пожаров, взрывов, аварий. Действия персонала при их возникновении.
Первая помощь пострадавшим. Действия работающих при возникновении несчастного случая на участке, в цехе.
Приложение 4.
Форма журнала регистрации вводного инструктажа.
(обложка)
___________________________________________________
(предприятие, организация)
Ж У Р Н А Л
регистрации вводного инструктажа
Начат _____________20____г
Окончен ____________20___г
Последующие страницы
|
Ф.И.О. инструктируемого |
Год рождения |
Наименование производ. подразделения, в которое направляется инструктируемый |
Ф.И.О. должность инструктирующего | ||||
|
инструктирующего |
инструктируемого |
||||||
Приложение 5.
Примерный перечень основных вопросов первичного
инструктажа на рабочем месте.
Общие сведения о технологическом процессе и оборудовании на данном рабочем месте, производственном участке, цехе. Основные опасные и вредные производственные факторы, возникающие при данном технологическом процессе.
Безопасная организация и содержание рабочего места.
Опасные зоны машины, механизма, прибора. Средства безопасности оборудования (предохранительные, тормозные устройства и ограждения, системы блокировки и сигнализации, знаки безопасности).
Требования по предупреждению электротравматизма.
Порядок подготовки к работе (проверка исправности оборудования, пусковых приборов и инструмента и приспособлений блокировок, заземления и других защитных средств).
Безопасные приемы и методы работы, действия при возникновении опасной ситуации.
Средства индивидуальной защиты на данном рабочем месте и правила пользования ими.
Схема безопасного передвижения работающих на территории цеха, участка.
Внутрицеховые транспортные и грузоподъемные средства и механизмы. Требования безопасности при погрузочно-разгрузочных работах и транспортировке грузов.
Характерные причины аварий, взрывов, пожаров, случаев производственных травм.
Меры предупреждения аварий, взрывов, пожаров. Обязанности и действия при аварии, взрыве, пожаре. Способы применения имеющихся на участке средств пожаротушения, противопожарной защиты и сигнализации, места их расположения.
Приложение 6.
Форма журнала регистрации инструктажа на рабочем месте.
(обложка)
_____________________________________________
(предприятие, организация, учебное заведение)
Ж У Р Н А Л
регистрации инструктажа на рабочем месте
___________________________________________________________
(цех, участок, бригада, служба, лаборатория)
Начат _________________20___г
Окончен _______________20___г
Продолжение приложения 6.
Последующие страницы.
|
Ф.И.О. инструктируемого |
Год рождения |
Профессия, должность инструктируемого |
Вид инструктажа (первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый) |
Причина проведения внепланового инструктажа |
Ф.И.О., должность инструктирующего, лопускающего |
Количество смен |
Стажировку принял (подпись рабочего) |
Знания проверил, допуск к работе произвел (подпись, дата) |
|||
|
Инструктирующего |
Инструктируемого |
||||||||||
Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.
Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.
Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.
Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.
На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.
Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.
Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.
Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.
Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:
Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Она должна находиться:
Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.
Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.
Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:
К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.
Скачать бесплатно в формате Word.
Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.
Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.
Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.
Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.
Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .
Затем заполняется табличка:
Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.
Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.
Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.
Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.
Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:
Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:
Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.
бухпроффи
Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.
Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.
ОБУЧЕНИЕ И ИНСТРУКТАЖИ ПО ОХРАНЕ ТРУДА.
Цель занятия:
Изучить виды инструктажей и обучение работников безопасным приемам труда, методику их проведения и оформления.
План занятия:
1. Изучить методику обучения и проведения инструктажа по безопасности труда.
2. Заполнить личную карточку по прохождению и обучению безопасности труда.
3. Заполнить журнал регистрации инструктажа на рабочем месте, получить допуск для проведения работ.
4. Дать краткие письменные ответы на контрольные вопросы.
ОБУЧЕНИЕ ОХРАНЕ ТРУДА
В соответствии с совместным Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 по прохождению обучения по охране труда руководителями и специалистами организаций в объеме должностных обязанностей при поступлении на работу в течение первого месяца и по мере необходимости, но не реже одного раза в три года.
Одним из важнейших мероприятий- по предупреждению несчастных случаев на производстве являются инструктажи и обучение работающих безопасным методам труда.
Согласно «Организации обучения безопасности труда ГОСТ 12.0.004-90», установлен единый порядок, виды обучения и проверки знаний по безопасности труда и других видов деятельности рабочих, служащих, а также учащихся и распространяется на все предприятия, ассоциации, концерны и организации народного хозяйства, сельскохозяйственные предприятия, кооперативы, арендные коллективы (далее - предприятия), учебные заведения, учебно- воспитательные учреждения (далее - учебные заведения).
1. Основные положения организации обучения безопасности труда.
1.1. Обучение и инструктаж по безопасности труда носит непрерывный многоуровневый характер и проводится на предприятиях промышленности, сельского хозяйства, транспорта, связи, (строительства в общеобразовательных и профессиональных учебных заведениях, во внешкольных учреждениях, а также при совершенствовании знаний в процессе трудовой деятельности.
Воспитанников школьных и дошкольных учреждений знакомят с правилами безопасного поведения в процессе учебно-воспитательных занятий.
1.2. Лиц, занимающихся индивидуальным трудом или входящих в состав комплексных бригад, а также совмещающих профессии, обучают и инструктируют по бёзопасности труда в полном объеме по их основной и совмещаемой профессии (работе).
1.3. Ответственность за организацию своевременного и качественного обучения и проверку знаний в целом по предприятию и учебному заведению возлагают на его руководителей, а в подразделениях (цех, участок, лаборатория, мастерская) - на руководителей подразделения.
1.4. Своевременность обучения по безопасности труда работников предприятия, учреждения и учебного заведения контролирует отдел (бюро, инженер) охраны труда или инженерно- технический работник, на которого возложены эти обязанности приказом руководителя предприятия учебного заведения.
1.5. К занятию в должности инженера по охране труда допускаются лица, имеющие диплом о присвоении квалификации инженера по охране труда или стаж работы в этой должности (специальности) не менее одного года. Лица, впервые вступившие в должность инженера по охране труда и не имеющие соответствующего диплома или стажа, должны пройти обучение по безопасности труда, по специальным программам на курсах при институтах и факультетах повышения квалификации или других учреждений до исполнения должностных функций.
1.6. Руководители предприятий и учебных заведений обеспечивают комплектование служб охраны труда соответствующими специалистами и систематическое повышение их квалификации не реже одного раза в 5 лет.
2. Инструктажи по охране труда
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ проводит инженер (специалист) по охране труда или лицо, на которое приказом по предприятию возложены эти обязанности, со всеми вновь принимаемыми на работу, а также с прибывшими в командировку, с учащимися и студентами, прибывшими на производственную практику, с учащимися в учебных заведениях перед началом лабораторных и практических работ.
Вводный инструктаж проводят до подписания приказа о приеме работника на предприятие по программе, разработанной в организации с учетом всех нормативных требований и утвержденной руководителем предприятия по согласованию с профсоюзным комитетом.
При проведении вводного инструктажа рассматривают следующие вопросы:
1. Общие сведения о предприятии, характерные особенности производства.
2. Основные положения законодательства об охране труда.
2.1. Трудовой договор, рабочее время и время отдыха, охрана труда женщин и лиц моложе 18 лет. Льготы и компенсации.
2.2. Правила внутреннего трудового распорядка предприятия. Ответственность за нарушение правил техники безопасности.
2.3. Организация работы по охране труда на предприятии, контроль состояния охраны труда.
3. Общие правила поведения работающих на территории предприятия, в производственных и вспомогательных помещениях.
4. Основные опасные и вредные производственные факторы, характерные для данного производства. Методы и средства предупреждения несчастных случаев и профессиональных заболеваний; средства коллективной защиты, плакаты, знаки безопасности, сигнализация. Основные требования по предупреждению электротравматизма.
5. Основные требования производственной санитарии наличной гигиены.
6. Средства индивидуальной защиты. Порядок и нормы выдачи СИЗ, сроки носки.
7. Пожарная безопасность. Способы и средства предотвращения пожаров, взрывов, аварий. Действие персонала при их возникновении.
8. Первая помощь пострадавшим при несчастном случае на участке, цехе.
9. Порядок расследования и оформления несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
О проведении вводного инструктажа делается запись в журнале регистрации вводного инструктажа с обязательными подписями инструктирующего и инструктируемого. Запись делается также в документе о приеме на работу или в личной карточке прохождения обучения.
ПЕРВИЧНЫЙ ИНСТРУКТАЖ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ проводится до начала самостоятельной работы: со всеми работниками, принятыми на предприятия, переведенными из одного подразделения в другое, с работниками, выполняющими новую для них работу, командированными, со строителями, выполняющими строительно-монтажные работы на территории действующего предприятия, со студентами и учащимися, прибывшими на производственное обучение или практику, перед выполнением новых видов работ. Данный инструктаж проводит непосредственный руководитель на рабочем месте с практическим показом безопасных приемов труда. Первичный инструктаж проводят по разработанным и утвержденным руководителями производственных подразделений программ, согласованным с инженером охраны труда и профсоюзным комитетом предприятия индивидуально или с группой лиц в пределах общего рабочего места.
Все рабочие после проведения инструктажа на рабочем месте должны в течение 2-14 смен (в зависимости от характера работы, квалификации работника, его опыта) пройти стажировку на рабочем месте под руководством лиц, назначенных приказом (распоряжением) по участку. К самостоятельной работе допускают после стажировки, проверки теоретических знаний и приобретенных навыков безопасных способов труда.
Программа первичного инструктажа включает в себя следующие вопросы:
1. Общие сведения о технологическом процессе, оборудовании на данном рабочем месте, производственном участке. Основные опасные и вредные производственные факторы, возникающие при данном технологическом процессе.
2. Безопасная организация и содержание рабочего места.
3. Опасные зоны машин, оборудования (предохранительные, тормозные устройства и ограждения, системы блокировки и сигнализации, знаки безопасности). Требования по предупреждению травматизма.
4. Порядок подготовки к работе (проверка исправности оборудования, пусковых приборов, инструмента, заземления и других средств защиты).
5. Безопасные приемы и методы работы, действия при возникновении опасной ситуации.
6. Средства индивидуальной защиты (СИЗ) на данном рабочем месте и правила пользования ими.
7. Требования безопасности при погрузочно-разгрузочных работах и транспортировке грузов.
8. Меры предупреждения аварий, взрывов, пожаров и действия при их возникновении. Оборудование производственных участков средствами пожаротушения, противоаварийной защитой и сигнализацией. Размещение планов эвакуации персонала на видных местах.
ПОВТОРНЫЙ ИНСТРУКТАЖ проходят все работники не реже одного раза в полугодие. Его проводят по программе первичного инструктажа в полном объеме индивидуально или с группой работников в пределах общего рабочего места.
ВНЕПЛАНОВЫЙ ИНСТРУКТАЖ проводят:
1. При введении в действие новых или переработанных стандартов, правил, инструкций по охране труда, а также изменений к ним.
2. При изменении технологического процесса, сырья, инструментов, оборудования и других факторов, влияющих на безопасность труда.
3. При нарушении работниками требований техники безопасности труда, которые привели к несчастному случаю, аварии, пожару или взрыву.
4. По требованию органов надзора.
5. При перерывах в работе на срок более 60, а для работ с повышенными требованиями безопасности труда - более 30 календарных дней.
Внеплановый инструктаж проводят индивидуально или с группой работников одной профессии в объеме, определяемом в зависимости от причин и обстоятельств, вызвавших необходимость его проведения.
О проведении первичного инструктажа на рабочем месте, повторного, внепланового, стажировки и допуска к самостоятельной работе обучающий делает запись в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего.
ЦЕЛЕВОЙ ИНСТРУКТАЖ проводят при выполнении разовых работ, не связанных с прямыми обязанностями по специальности (погрузка, выгрузка грузов, уборка территорий, работы вне предприятия, ликвидация последствий аварий, катастроф и т.п.); при производстве работ, на которые оформляют наряд - допуск; при организации экскурсий, массовых мероприятий.
Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работ. Каждый инструктаж завершают проверкой знаний. Лица, показавшие неудовлетворительные знания к самостоятельной работе не допускаются и обязаны вновь пройти инструктаж.
Целевой инструктаж при оформлении наряда-допуска фиксируют в документе разрешающем производство работ.
Заполнение личной карточки прохождения обучения.
После проведения вводного инструктажа студент заполняет «Личную карточку прохождения обучения» по специальной форме (приложение 2), используя полученные от преподавателя исходные данные (профессия, цех и др.). О проведении вводного инструктажа делается запись инструктирующего и инструктируемого в документе о приеме на работу по форме Т1. Студент выступает в роли инструктирующего (дублера).
Инструктируемый сдает «Личную карточку прохождения обучения» в отдел кадров, который оформляет прием его на предприятие.
1. Виды инструктажей, предусмотренных ГОСТ 12.0.004-90, действующих на предприятиях производства.
2. Кто и когда обязан проводить вводный инструктаж по безопасности труда?
5. Кто и когда обязан проводить первичный инструктаж на рабочем месте?
8. Когда и с кем проводятся повторный, внеплановый и целевой инструктажи на рабочем месте и их документальное оформление.
Литература
1. Беляков Г.И. Безопасность жизнедеятельности охраны труда С - Петербург - Москва - Краснодар. Изд. Лань, 2006, - 512с.
2. Сафонов А.Л. (общая редакция).
Основы управления охраной труда в организации. Учебное пособие. М.: «Золотой теленок», 2007- 352с.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации - С,- Петербург. 2007- 208с.
Приложение 1
Обучение (инструктаж) по безопасности труда
| № п/п | Вид инструктажа (обучения) | Категория обучаемых | Кто проводит обучение (инструктаж) | Время проведения (периодичность проведения) | Содержание инструктажа (обучения) |
| Вводной | Вновь принимаемые командированные практиканты | Инженер по охране труда | При приеме на работу | Общие сведения о предприятии. Правила внутреннего распорядка. Опасные вредные факторы. Пожаробезопасность. Электробезопасность. | |
| Первичный | Все кто принят на работу | При приеме на работу | |||
| Повторный | Все работники | Индивидуально руководитель (бригадир, мастер) | Один раз в 0,5 года | Общие сведения о технологическом процессе. Вредные, опасные факторы, средства безопасности. | |
| Внеплановый | Для лиц у кого изменилось оборудование или процесс, произошло нарушение, был перерыв в работе. | При нарушении. При изменении. При перерыве более 2 месяцев | Общие сведения о технологическом процессе. Вредные, опасные факторы, средства безопасности. С учетом изменений в сырье, оборудовании и т.п. | ||
| Целевой | Лица выполняющие разовую работу. Лица оформляющие наряд - допуск | Индивидуально руководитель (мастер, начальник цеха) | При возникновении разовых работ. При оформлении наряда - допуска | Особенности выполнения разовых работ. Опасные, вредные факторы и т.п. | |
| Занятия-семинары | Специалисты, руководители (мастера, бригадиры) | Комиссия | Один раз в 3 года | Полное обучение с записью в протокол и проверкой знаний. | |
| Обучение в аккредитованном учебном заведении | Инженер по охране труда | Преподаватели | По учебному плану | Полное обучение с получением диплома о присвоении квалификации инженера по охране труда. | |
| Повышение квалификации | Руководитель. | Вышестоящая организация | Один раз в 5 лет | Полное обучение (40ч). |
Примечание:
1. Вводный инструктаж проводится в специально оборудованном помещении. Остальные виды инструктажа проводят на рабочем месте.
2. Отметка о проведении инструктажа делается в журнале (ведомости).
Приложение 2
Форма личной карточки прохождения обучения
______________________________________________________
Личная карточка прохождения обучения
1. Фамилия, имя, отчество_______________________________________________
2. Год рождения_________________________________________________________
3. Профессия, специальность_____________________________________________
4. Цех__________________________________________ участок (отделение)
5. Отдел (лаборатория)______) таб.№
6. Дата поступления в цех__________________________________________
7. Вводный инструктаж провел _________________________________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, должность, подпись, дата)
_______________________________________________________________________
(подпись инструктируемого, дата)
8. Отметки о продолжении инструктажа
9. Сведения о прохождении обучения охране труда
10. Сведения о периодической проверке знаний
Приложение 3
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИНСТРУКТАЖА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
____________________________________________________________________
(предприятие, организация, учебное заведение)
РЕГИСТРАЦИИ ИНСТРУКТАЖА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Начат___________201__г.
Окончен_________201__г.
Приложение З (окончание)
Форма заполнения и оформления журнала
| № п/п | Дата | Фамилия, имя, отчество инструктируемого | Год рождения | Профессия, должность инструктируемого | Вид инструктажа (первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый) | Причина проведения внепланового инструктажа | Фамилия, имя, отчество, должность, инструктирующего, допускающего | Подпись | Стажировка на рабочем месте | |||
| Инструктирующего | Инструктируемого | Количество смен (с_____ по___) | Стажировку прошел (подпись рабочего) | Знания проверил (подпись, дата) | ||||||||
Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Минимально работник расписывается в карточке три раза:
В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года
Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.
Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.
В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.
В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).
Вписываем реквизиты трудового договора.
Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку
Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.
Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.
Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:
Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.
В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.
Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:
По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.
В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).
Указываем код по ОКИН состояния в браке:
В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.
В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.
Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).
Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:
Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.
Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.
Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.
В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.
При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:
Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.
Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:
Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.
После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.
Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце работник должен расписаться.
Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.
Срок внесения записи — одна неделя.
Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.
Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.
Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.
Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.
Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.
Сюда вносится информация обо всех отпусках:
Выглядит это примерно так:
Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.
Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.
На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.
Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.
И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).
Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).
Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению карточек не установлено.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Поэтапный алгоритм действий при приеме на работу был раскрыт в журнале «Я - специалист по кадрам» № 9, в том же номере в виде алгоритмов кадровых действий были описаны 2 первых этапа поэтапного алгоритма, а в журнале «Я - специалист по кадрам» № 10 следующие 3 этапа. В этом номере мы предлагаем вашему вниманию алгоритмы кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда, оформлении личной карточки и личного дела работника.
При приеме на работу наниматель обязан провести вводный инструктаж по охране труда (п. 4 части первой ст. 54 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).
Проведение инструктажа по охране труда
От редакции:
Алгоритм кадровых действий при ознакомлении работника с положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности подробно описан в статье Н. Владыко «Прием на работу: оформление трудового договора, приказа и ознакомление с документами, действующими в организации» (см.: «Я - специалист по кадрам», 2012, № 10, с. 44).
Для всех поступающих на работу лиц наниматель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ.
От редакции:
По характеру и времени проведения инструктаж по охране труда подразделяют:
- на вводный;
- первичный на рабочем месте;
- повторный;
- внеплановый;
- целевой (п. 45 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 175 (далее - Инструкция № 175)).
В данной статье будут рассмотрены только вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда, так как именно они должны быть организованы нанимателем для лиц, принимаемых на работу.
Первичный на рабочем месте инструктаж проводит непосредственный руководитель работ (начальник производства, цеха, участка, мастер, инструктор и другие должностные лица). Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист организации, на которого возложены эти обязанности. Как правило, в организациях, не занимающихся производством, лицом, на которое возлагают такие обязанности, является специалист по кадрам, поэтому предлагаем вам алгоритм кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда.
От редакции:
В микроорганизациях вводный инструктаж может проводить руководитель организации (часть вторая п. 47 Инструкции № 175).
Алгоритм кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда
Шаг 1. Проведите вводный инструктаж по охране труда.
Вводный инструктаж по охране труда проводят по разработанной на основе законодательства с учетом специфики деятельности организации программе, утвержденной нанимателем (часть первая п. 47 Инструкции № 175).
От редакции:
Учитывая последовательность норм, приведенных в ст. 54 ТК, вводный инструктаж по охране труда нужно проводить до заключения трудового договора. Однако, как правило, его проводят непосредственно в момент подписания трудового договора, т.е. после того как работник ознакомился с локальными нормативными правовыми актами, действующими у нанимателя, и подписал 2 экземпляра трудового договора, которые переданы на подпись руководителю организации, специалист по кадрам проводит с ним вводный инструктаж по охране труда.
Шаг 2. Внесите сведения о проведении вводного инструктажа по охране труда в соответствующий журнал.
О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 8 к Инструкции № 175 (далее - журнал регистрации № 8) (часть четвертая п. 47 Инструкции № 175).
Образец обложки журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
От редакции:
В микроорганизациях регистрацию вводного инструктажа, допускается осуществлять в журнале регистрации инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 175 (далее - журнал регистрации № 4) (часть четвертая п. 47 Инструкции № 175).
Шаг 3. Предложите работнику проставить в соответствующем журнале личную подпись, подтверждающую сведения о проведении с ним вводного инструктажа.
Сведения о проведении вводного инструктажа внесенные в журнал регистрации № 8, должны быть подтверждены подписью должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, и лица, прошедшего его.
Образец выдержки из журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Шаг 4. Проведите первичный инструктаж на рабочем месте.
Первичный инструктаж на рабочем месте проводят до начала самостоятельной работы с вновь принятыми работниками.
Образец обложки журнала регистрации инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Шаг 5. Внесите сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте в соответствующий журнал.
О проведении первичного инструктажа на рабочем месте работников, не освобожденных от него, работник, проводивший инструктаж, делает запись в журнале регистрации № 4.
Шаг 6. Предложите работнику проставить в соответствующем журнале личную подпись, подтверждающую сведения о проведении с ним первичного инструктажа на рабочем месте.
Сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте, внесенные в журнал регистрации № 4, подтверждаются подписью должностного лица, проводившего инструктаж по охране труда, и лица, прошедшего его, с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.
Образец выдержки из журнала регистрации инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
От редакции:
Инструктаж по охране труда должен быть завершен проверкой знаний устным опросом или с помощью технических средств обучения, а также проверкой приобретенных навыков безопасных методов и приемов работы лицом, проводившим инструктаж (п. 60 Инструкции № 175).
Оформление личной карточки работника
На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняют личную карточку.
От редакции:
На практике заполнение личной карточки предоставляется лицу, поступающему на работу, что не совсем верно, поскольку данное лицо не знает, какие сведения и куда вносятся, и допущенная им ошибка или неточность может быть не замечена специалистом по кадрам, что в дальнейшем может привести к негативным последствиям.
Порядок кадровых действий при оформлении личной карточки работника будет следующим.
Алгоритм кадровых действий при оформлении личной карточки работника
Шаг 1. Заполните личную карточку работника.
Информацию в личную карточку вносит работник кадровой службы на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. Так, на основании документов заполняется разд. 1 «Общие сведения» личной карточки.
Образец раздела «Общие сведения» личной карточки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Шаг 2. Предложите работнику подтвердить данные, внесенные в личную карточку, путем проставления его личной подписи.
После заполнения раздела «Общие сведения» личной карточки работника внесенные сведения удостоверяются личной подписью работника.
Шаг 3. Поместите личную карточку в специально отведенное для хранения место.
Личные карточки работников хранятся в отделе кадров отдельным массивом.
От редакции:
Личная карточка не входит в состав документов личного дела, поэтому ее ведут отдельно. Состав документов личного дела определен гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2).
Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки, в которых карточки стоят по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.
От редакции:
Поскольку срок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет после увольнения работника (п. 217 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82), рекомендуем изготавливать их из плотной бумаги.
Оформление личного дела
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
ЭТО ВАЖНО! Ведение личных дел на всех работников не является обязательным для нанимателя, поэтому их оформление производят по его личному усмотрению, за исключением отдельных категорий работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами.
От редакции:
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).
Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу. В состав документов личного дела, как правило, входят:
Внутренняя опись;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов работника;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
От редакции:
Помните, что при формировании личного дела документы в него включаются именно в приведенной выше последовательности (п. 6 Инструкции № 2).
Порядок кадровых действий при формировании личного дела будет следующий.
Алгоритм кадровых действий при формировании личного дела
Шаг 1. Подготовьте отдельную обложку для личного дела и оформите ее.
Образец обложки личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
От редакции:
Документы личного дела помещают в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к Инструкции № 2 (п. 18 Инструкции № 2). На обложке личного дела указывают заголовок личного дела (фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Шаг 2. Оформите внутреннюю опись документов личного дела и поместите ее в личное дело.
Внутреннюю опись оформляют при заведении личного дела и дополняют сведениями о поступивших в дело документах на протяжении всего периода работы.
Образец внутренней описи документов личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
От редакции:
Форма внутренней описи установлена приложением 1 к Инструкции № 2.
Она содержит сведения о наименованиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруют отдельно от листов личного дела.
Шаг 3. Предложите работнику заполнить бланк личного листка по учету кадров.
Бланк личного листка по учету кадров работник заполняет собственноручно в одном экземпляре без сокращений, помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п. 11 Инструкции № 2).
От редакции:
Форма личного листка по учету кадров установлена приложением 2 к Инструкции № 2.
Шаг 4. Сверьте полноту и правильность сведений, указанных в листке по учету кадров, с записями в личных документах работника, затем предложите ему подписать его и поместите заполненный листок в личное дело.
Сотрудник кадровой службы, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений, а также их соответствие предъявленным работником личным документам.
От редакции:
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносят (часть пятая п. 11 Инструкции № 2).
Шаг 5. Оформите дополнение к личному листку по учету кадров и поместите его в личное дело перед личным листком по учету кадров.
Дополнение к личному листку по учету кадров заполняет специалист по кадрам после проверки правильности и полноты заполнения личного листка по учету кадров и помещает в дело первым документом после внутренней описи документов личного дела и перед личным листком по учету кадров.
Образец дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
От редакции:
Форма дополнения к личному листку по учету кадров установлена приложением 3 к Инструкции № 2.
В дополнении к личному листку по учету кадров специалист по кадрам отражает данные о работе, а после и изменения, совершающиеся в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
Шаг 6. Предоставьте работнику лист формата А4 для написания автобиографии, затем предложите ему подписать ее и поместите в личное дело вслед за личным листком по учету кадров.
В автобиографии работник кратко описывает в хронологической последовательности основные этапы своей жизни и деятельности.
Автобиографию работник составляет в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.
В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения о родителях, полученное образование, с какого времени началась трудовая деятельность, участие в общественной работе и выборных органах, отношение к воинской обязанности, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о составе семьи, домашний адрес и телефон.
От редакции:
После написания автобиографии работник подписывает ее с указанием даты составления.
Шаг 7. Сделайте и заверьте копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника, которые затем поместите в личное дело после автобиографии.
Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции № 2).
От редакции:
К документам об образовании, повышении квалификации, переподготовке, копии которых включают в личное дело, относят аттестат, диплом, свидетельство и т.д.
Шаг 8. После копий документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника поместите оригинал его заявления о приеме на работу.
От редакции:
Заявление о приеме на работу оформляют на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указывают: адресата (кому адресуется заявление), заявителя (автор), наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дату составления (п. 16 Инструкции № 2).
Шаг 9. Заверьте копию (выписку) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу и поместите в личное дело после заявления о приеме на работу.
От редакции:
Поскольку копии (выписки) соответствующих документов подлежат включению в личное дело работника, следует помнить, что:
- копия документа - это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (ст. 3.1.29 Предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госкомитета по стандартизации РБ от 05.05.2010 № 19 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» (далее - СТБ П 2059-2010));
- выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (ст. 3.1.31 СТБ П 2059-2010).
Таким образом, выписка, включаемая в личное дело, в любом случае должна быть заверена в установленном порядке.
Шаг 10. Зарегистрируйте личное дело и поместите его в специально отведенное место для хранения.
В целях учета и обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале (книге) учета личных дел.
Образец выдержки из журнала (книги) учета личных дел смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
От редакции:
Форма журнала (книги) учета личных дел установлена приложением 5 к Инструкции № 2 (п. 20 Инструкции № 2).
Наталия Владыко, юрист
