Введение

Управление делами администрации муниципального образования город Краснодар является функциональным органом администрации муниципального образования город Краснодар. Управление делами действует на основании Устава муниципального образования город Краснодар и «Положения об Управлении делами». Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края, муниципальными правовыми актами. Управление делами обеспечивает реализацию полномочий главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы муниципального образования город Краснодар, осуществляя контроль за выполнением правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Краснодарского края, муниципальных правовых актов, находящихся на исполнении в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Управление имеет простые печати для документов, штампы и бланки установленного образца. Подчиняется заместителю главы муниципального образования город Краснодар, координирующему работу по организационным вопросам, вопросам по связям с общественностью, взаимодействия с правоохранительными органами, информационно-аналитического обеспечения, делам казачества и военнослужащих.

Краткая характеристика отдела по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации МО г.Краснодар

Отдел по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации муниципального образования город Краснодар является структурным подразделением управления делами администрации муниципального образования город Краснодар. Отдел действует на основании Устава муниципального образования город Краснодар, Положения об управлении делами администрации муниципального образования город Краснодар и Положения об отделе. В своей работе Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, Законом Краснодарского края от 07.06.2004 № 717-КЗ «О местном самоуправлении в Краснодарском крае», Законом Краснодарского края от № 1270‑КЗ «О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае», Законом Краснодарского края от 16.07.2010 № 2000-КЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Краснодарского края, органов местного самоуправления в Краснодарском крае», распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 11.07.2008 № 177-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар» (далее – Инструкция по делопроизводству), постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 10.02.2015 № 915 «О порядке рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования город Краснодар» и методическими рекомендациями по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Краснодарского края, муниципальными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами охраны труда и техники безопасности. Деятельность работников отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

Для заверения документов отдела используется печать «Администрация муниципального образования Управление делами».

Отдел имеет бланки установленного образца с указанием своего наименования.

Основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение централизованного учета обращений граждан и организаций.

2. Обеспечение своевременного рассмотрения обращений и запросов граждан, а также их направление для рассмотрения в отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации муниципального образования город Краснодар (далее – администрация).

3. Обеспечение создания на основе обращений и запросов граждан

компьютерной базы данных и предоставление необходимых сведений отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации.

4. Осуществление контроля за качественным, своевременным и полным рассмотрением отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации поручений по обращениям граждан.

5. Организация извещения граждан о результатах рассмотрения их письменных и устных обращений должностными лицами администрации.

6. Осуществление анализа и обобщения вопросов, указанных в письменных и устных обращениях граждан.

7. Осуществление оперативного и периодического информирования главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы муниципального образования город Краснодар (далее – заместители главы), руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации о количестве и характере обращений граждан.

8. Обеспечение своевременного и четкого прохождения документов.

9. Проведение систематического анализа документооборота, разработка предложений по его совершенствованию.

10. Приём, регистрация, учёт, направление и доставка поступающей корреспонденции.

11. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу главе муниципального образования город Краснодар, заместителям главы поступающих документов.

12. Информационно-справочная работа по поступающей и отправляемой корреспонденции.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Приём, регистрация, соответствующее оформление и своевременное направление исполнителям всех видов служебной корреспонденции, поступающей в адрес администрации.

2. Обработка и копирование служебных документов.

3. Обработка и ввод данных по всем поступающим в администрацию обращениям граждан в компьютерную программу «Приёмная по обращениям граждан».

4. Ведение электронного документооборота, регистрация электронных документов в комплексной программе «Делопроизводство и документооборот», учёт, отправка и хранение электронных документов, систематизация исполненных электронных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

5. Получение и регистрация получаемой корреспонденции на официальный электронный адрес, факс.

6. Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, оформлением документов, представляемых на подпись главе муниципального образования город Краснодар, заместителям главы.

7. Отправка исходящей корреспонденции, ведение реестра, составление отчетов об использовании конвертов.

8. Доставка корреспонденции отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации, полученной электронной, заказной и ценной почтой, факсимильной связью.

9. Ежедневная доставка корреспонденции в администрацию Краснодарского края.

10. Информационно-справочная работа по вопросам, касающимся документооборота в администрации.

11. Проведение предварительного, первичного приёма граждан работниками отдела по работе с обращениями граждан и организаций, предоставление устных разъяснений и рекомендаций справочного характера в рамках своей компетенции, осуществление записи на приём к главе муниципального образования город Краснодар и заместителям главы.

12. Организация приёма граждан главой муниципального образования город Краснодар и заместителями главы.

13. Осуществление сбора, обработки и анализа информации, представляемых отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации города, о ходе выполнения поручений главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы, касающихся вопросов работы с обращениями граждан.

14. Сопровождение сходов граждан с участием главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

15. Обработка и ввод данных по обращениям граждан в компьютерную программу «Приёмная по обращениям граждан», поступивших в ходе проведения сходов граждан.

Структура администрации МО г.Краснодар. Структура управления делами АМОгК. Организация и основные направления работы отдела по работе с обращениями граждан и организаций управления делами АМОгК

Основными задачами управления делами являются:

1. Организация и осуществление мониторинга, анализа и иных конт-рольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, контроля, архивного дела, работы с обращениями граждан и организаций, фактического выполнения контрольных документов, поручений главы муниципального образования город Краснодар в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, а также находящихся в ведении отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципальных учреждений, проводимых в соответствии с утверждёнными планами или по поручению главы муниципального образования город Краснодар.

2. Формирование планов основных мероприятий администрации на неделю, месяц и полугодие, а также недельного плана основных мероприятий с участием главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, осуществление контроля за их выполнением.

3. Осуществление взаимодействия с администрацией Краснодарского края, городской Думой Краснодара, отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации, организациями независимо от их организационно-правовой формы в соответствии с возложенными на управление делами полномочиями.

4. Обеспечение единой системы делопроизводства и документооборо-та в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, своевременное доведение принятых муниципальных правовых актов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами.

5. Обеспечение учёта, организация и осуществление контроля за рас-смотрением обращений граждан и организаций, поступающих в адрес главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

6. Организация личного приёма главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

7. Организация оказания содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период подготовки и проведения выборов и референдумов.

8. Организация и осуществление в установленном законодательством Российской Федерации порядке связей с иностранными государствами в интересах населения муниципального образования город Краснодар.

9. Осуществление бюджетного учёта финансово-хозяйственной дея-тельности администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

10. Обеспечение выполнения бюджетных смет расходов администра-ции, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

11. Осуществление систематического контроля за состоянием расчётов администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

12. Осуществление контроля за правильным расходованием денежных средств администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

13. Обеспечение результативности, адресности и целевого характера использования бюджетных средств в соответствии с утверждёнными ассигно-ваниями и лимитами бюджетных обязательств.

14. Формирование полной и достоверной информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации, отраслевых и функ-циональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

15. Обеспечение координации деятельности приёмных главы муници-пального образования город Краснодар и заместителей главы.

16. Организационно-техническое обеспечение деятельности главы му-ниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

17. Организация архивного дела в муниципальном образовании город Краснодар.

18. Участие в осуществлении переданных в установленном порядке государственных полномочий в сфере защиты прав и законных интересов несовершеннолетних и в организации работы по вопросам профилактики наркомании.

19. Оказание методической и консультативной помощи руководителям отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации по вопросам, входящим в компетенцию управления делами.

20. Организация контроля за сохранностью муниципального имущества в помещениях, занимаемых администрацией, отраслевыми и функциональными органами администрации, не являющимися юридическими лицами.

21. Обеспечение надлежащего содержания зданий, оборудования, транспорта администрации, контроля за их техническим состоянием.

22. Обеспечение выполнения работниками управления делами правил внутреннего трудового распорядка, требований по обеспечению безопасности труда и противопожарной защиты.

23. Организация работы с кадровым резервом, резервом управленче-ских кадров управления делами и их эффективное использование.

Управление делами в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Организация взаимодействия администрации с контролирующими органами и инспектирующими организациями, находящимися на территории муниципального образования город Краснодар, по вопросам их ведения.

2. Осуществление контроля за прохождением документов и сроками выполнения положений нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Краснодарского края, касающихся деятельности администрации, муниципальных правовых актов, поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, сроками рассмотрения поступившей служебной корреспонденции и обращений граждан.

3. Организация сбора, обработки информации и проведение анализа выполнения документов и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, находящихся на контроле, формирование базы данных по вопросам организации контроля.

4. Осуществление подготовки заключений, предложений и рекомендаций по итогам проведения контрольных мероприятий.

5. Организация подготовки перспективных и текущих планов основных мероприятий работы администрации.

6. Регистрация и хранение муниципальных контрактов, договоров, соглашений и мировых соглашений, заключённых администрацией, а также отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

7. Организация аппаратных совещаний администрации, формирование повестки дня и реестра поручений, рассылка участникам совещаний материалов электронной почтой.

8. Подготовка и оформление протоколов совещаний под председательством главы муниципального образования город Краснодар и осуществление контроля за их выполнением.

9. Подготовка ежемесячной итоговой информации по расчёту показателей исполнительской дисциплины в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации и дифференцированному премированию работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации.

10. Подготовка ежеквартальной информации об исполнительской дисциплине в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации.

11. Формирование плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования Дня города Краснодара, организация контроля за его выполнением.

12. Организация единой системы делопроизводства в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, разработка документов, регламентирующих делопроизводство, обеспечение в со-ответствии с действующим законодательством единого порядка документирования.

13. Обеспечение в соответствии с установленными требованиями кон-троля за изготовлением гербовых, простых печатей и штампов, регистрация и учёт, уничтожение в соответствующем порядке пришедших в негодность, неиспользуемых и устаревших гербовых, простых печатей и штампов в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации.

14. Осуществление контроля за использованием бланков строгого учёта, гербовых, простых печатей и штампов отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

15. Редактирование, регистрация, тиражирование и оформление изданных постановлений и распоряжений администрации в соответствии с заявками на рассылку для отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, должностных и других заинтересованных лиц.

16. Контроль за организацией и соблюдением установленного порядка работы с документами отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

17. Формирование информационно-справочной базы правовых актов администрации муниципального образования город Краснодар «ИПС Норма».

18. Организация подготовки и направление копий муниципальных правовых актов администрации на бумажных носителях в прокуратуру города Краснодара.

20. Приём, регистрация и передача по назначению поступающей и внутренней корреспонденции, регистрация отправляемой служебной корреспонденции.

21. Организация работы с обращениями граждан, осуществление конт-роля за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поручений, данных на личном приёме главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации.

22. Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение в архивный отдел управления делами или к уничтожению документов, образующихся в процессе деятельности администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

23. Обеспечение подготовки и передачи документов постоянного хра-нения в архивный отдел управления делами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

24. Организация выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, находящихся на хранении в архивном отделе управления делами.

25. Организация выдачи копий муниципальных правовых актов администрации, находящихся на хранении в общем отделе управления делами.

26. Организация выдачи копий контрактов, договоров, соглашений и мировых соглашений, заключённых администрацией, а также отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации, находящихся на хранении в отделе контроля управления делами.

27. Формирование проектов бюджетных смет на очередной финансовый год и плановый период на содержание и функционирование администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами, а также по мероприятиям и целевым программам, исполнение которых возложено на отраслевые и функциональные органы администрации, не являющиеся юридическими лицами.

28. Ведение бюджетного учёта финансово-хозяйственной деятельности администрации, отраслевых и функциональных органах, не являющихся юридическими лицами, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Во исполнение возложенных функций управление делами имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение главы муниципального образования город Краснодар проекты постановлений, распоряжений администрации, предложения по вопросам, отнесённым к компетенции управления делами. Запрашивать и получать в установленном порядке от руководите-лей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, руководителей организаций независимо от их организационно-правовой формы материалы, необходимые для осуществления деятельности управления делами, а также документы по вопросам, входящим в компетенцию управления делами. Привлекать по согласованию с руководителями отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации для участия в подготовке и проведении мероприятий, проводимых управлением делами в соответствии с возложенными на него задачами. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства, документооборота и архивного дела в администрации. Контролировать и требовать от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации выполнение установленных правил работы с документами. Контролировать выполнение в установленный срок отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации требований нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Краснодарского края, касающихся деятельности администрации, муниципальных правовых актов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, а также осуществлять конт-роль за своевременным рассмотрением обращений граждан и поступившей служебной корреспонденции. Вносить мотивированные предложения о принятии мер дисципли-нарного воздействия за нарушение сроков выполнения требований правовых актов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, рассмотрения служебных документов и обращений граждан. Вносить предложения по внедрению и совершенствованию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота, архивного хранения документов и представления услуг в электронном виде. Принимать участие в работе совещательных органов при главе муниципального образования город Краснодар.

В структуру управления делами входят отделы по направлениям деятельности управления делами. Количество заместителей управляющего делами, количество отделов и их наименование устанавливаются штатным расписанием управления делами, утверждённым распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар.

Управляющий делами:

1. Руководит деятельностью управления делами.

2. Представляет главе муниципального образования город Краснодар на утверждение Положение об управлении делами и штатное расписание управления делами.

3. Распределяет обязанности между своими заместителями и работниками управления делами.

4. Представляет управление делами в организациях независимо от их организационно-правовой формы.

5. Представляет работников управления делами при проведении аттестации, готовит служебные характеристики в соответствии с Положением о муниципальной службе в муниципальном образовании город Краснодар.

6. Утверждает Положения об отделах управления делами и должностные инструкции работников управления делами.

7. Вносит предложения главе муниципального образования город Краснодар о премировании, поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.

8. Вносит предложения главе муниципального образования город Краснодар о командировании работников управления делами в пределах Российской Федерации, согласовывает их выезд в служебные зарубежные командировки.

9. Ведёт служебную переписку с отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

10. Возглавляет комиссию органов местного самоуправления муниципального образования город Краснодар по установлению стажа муниципальной службы.

11. Возглавляет комиссию по наградам администрации муниципального образования город Краснодар.

12. Возглавляет экспертную комиссию администрации муниципального образования город Краснодар.

13. Возглавляет комиссию по печатям администрации муниципального образования город Краснодар.

14. Отвечает за ведение работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям в управлении делами.

15. Обеспечивает безопасные условия и охрану труда, выполнение мероприятий по мобилизационной подготовке в управлении делами.

16. Осуществляет контроль за исполнением работниками управления делами их должностных обязанностей, правил внутреннего трудового распорядка администрации и за использованием служебного автотранспорта, обслуживающего администрацию, отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации.

Заместители управляющего делами осуществляют свои полномочия в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. За выполнение возложенных обязанностей заместители управляющего делами несут персональную ответственность. Обязанности управляющего делами в период временного его отсутствия исполняет один из заместителей управляющего делами в соответствии должностной инструкцией или изданным муниципальным правовым актом администрации. Работники управления делами являются муниципальными служащими, назначаются и освобождаются от должности главой муниципального образования город Краснодар.

3 Кадровое планирование и обязанности сотрудников в отделепо работе с обращениями граждан и организаций управления делами АМОгК

Отдел проводит анализ качества и результативности рассмотрения письменных и устных обращений граждан. Осуществление подготовки аналитических материалов, освещающих актуальные, социально-значимые проблемы, вопросы законности и правопорядка, требующие безотлагательного реагирования. Проверка организации работы с обращениями граждан в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Проведение внеплановых проверок организации работы с обращениями граждан в отраслевых функциональных и территориальных органах администрации в случае жалоб заявителей на низкое качество рассмотрения обращений граждан либо выявления нарушений в ходе текущего контроля. Оказание отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации консультативной и информационно - методической помощи по вопросам своего ведения. Участие в семинарах по итогам проведения проверок.

Организационное и методическое обеспечение семинаров и учёбы работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, на которых возложены обязанности по рассмотрению обращений граждан. Подготовка ежеквартальных статистических данных о работе с обращениями граждан в администрации. Подготовка аналитической справки о работе с обращениями граждан в администрации ежеквартально. Получение в установленном порядке от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации информации, документов и материалов, необходимых для осуществления своей деятельности. Ведение в Отделе внутренней номенклатуры дел, организация формирования дел для передачи их на хранение в архивный отдел управления делами администрации в порядке, установленном законодательством. Взаимодействие с муниципальными образованиями Краснодарского края и другими субъектами Российской Федерации с целью изучения и обмена опытом по вопросам организации работы с обращениями граждан с использованием электронных средств связи (Интернет, электронная почта и т.д.). Внесение предложений по внедрению новых форм и методов работы по рассмотрению обращений граждан, в пределах своей компетенции. Представление управляющему делами на утверждение Положение об отделе по работе с обращениями граждан и организаций и должностные инструкции работников отдела по работе с обращениями граждан и организаций.

Отдел во исполнение возложенных на него задач и функций имеет право: представлять главе муниципального образования город Краснодар и заместителям главы проекты резолюций на письменные и устные обращения граждан и направлять их для рассмотрения в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Направлять в соответствующие отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации обращения граждан по вопросам, относящимся к их деятельности. Проверять правильность оформления проектов документов и качество исполнения поручений по обращениям граждан. Запрашивать и получать в установленном порядке от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своей деятельности. Пользоваться в установленном порядке информационными базами и банками данных администрации, формировать собственную базу данных. Требовать от граждан документы, материалы либо их копии в подтверждение своих доводов к письменным обращениям. Проверять по поручению главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы, управляющего делами состояние работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Участвовать в совещаниях, проводимых отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела по работе с обращениями граждан и организаций. Вносить предложения по совершенствованию делопроизводства в администрации при рассмотрении письменных и устных обращений, запросов граждан организаций.

Непосредственное руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар. Начальник отдела подчиняется управляющему делами и заместителю управляющего делами, на которого возложена координация работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией. Начальник Отдела имеет двух заместителей, которые осуществляют свои полномочия в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. Работники Отдела являются муниципальными служащими, назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар. Численность работников Отдела определяется штатным расписанием и утверждается в составе численности управления делами. Обеспечение Отдела организационной техникой, средствами связи, транспортом, информационно-справочной литературой и методическими пособиями, периодическими изданиями, иными принадлежностями и материалами, необходимыми для Отдела, осуществляется управлением делами администрации.

Основными целями отдела являются: организация и координация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в установленные сроки.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

• 1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан в администрации, её структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях.
• 2. Обеспечение организации работы с обращениями граждан, контроля за исполнением в нормативные сроки.
• 3. Подготовка документов на архивное хранение и их хранение.
• 4. Сокращение количества повторных обращений.
• 5. Выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с обращениями граждан.

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

• 1. Организует приемы граждан по личным вопросам главой города, заместителями главы администрации и руководителями структурных подразделений:
  • - составляет график приема граждан по личным вопросам главой города, заместителями главы администрации и руководителями структурных подразделений;
  • - осуществляет запись граждан на прием к главе города и заместителям главы администрации;
  • - обеспечивает проведение приемов граждан главой города и заместителями главы администрации;
  • - осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан, принятых на личных приемах;
  • - осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений главы города и заместителей главы.
• 2. Организует рассмотрение письменных обращений граждан:
  • - принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение руководству администрации города в соответствии с распределением обязанностей;
  • - передает рассмотренные руководством обращения на исполнение в структурные подразделения;
  • - осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы учета и поиска документов;
  • - осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;
  • - обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;
  • - обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит руководство администрации с аналитическими и электронными материалами;
  • - оказывает структурным подразделениям методическую и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан.
• 3. Контролирует исполнение решений по обращениям граждан.

Основной задачей отдела по работе с обращениями граждан является формирование положительного отношения граждан к органам местного самоуправления. Оказание содействия в решении вопросов поставленных в обращениях граждан и направление в органы местного самоуправления. Например, на основании обращений граждан формируется проект титульного списка объектов капитального ремонта по району.

УТРАТИЛО силу - Постановление Главы Администрации г. ВЛАДИВОСТОКА ОТ 18.02.2005 г. N 169 Утверждено постановлением и. о. главы администрации г. Владивостока от 28.07.99 N 1352 ПОЛОЖЕНИЕ об ОТДЕЛЕ по РАБОТЕ с ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Админстрации г. ВЛАДИВОСТОКА I. Общие положения 1.1. Отдел по работе с обращениями граждан (далее именуется - Отдел) является структурным подразделением администрации города Владивостока и осуществляет работу по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан. 1.2. Структура и штат отдела утверждается главой администрации, его работу возглавляет начальник отдела. 1.3. Деятельность отдела по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан направляется и контролируется заместителем главы администрации. 1.4. Работники отдела в своей работе с обращениями граждан руководствуются действующим законодательством по вопросам рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, инструкцией по ведению делопроизводства в администрации города и настоящим Положением. II. Основные задачи и функции отдела Основными задачами и функциями отдела являются: 2.1. Организация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в нормативные сроки. 2.2. Организация приемов граждан по личным вопросам главой администрации и его заместителями. 2.3. Регистрация письменных обращений, изучение, оформление их в дела и передача на рассмотрение руководству администрации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей или в соответствующие структурные подразделения для принятия решения. 2.4. Изучение и анализ вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личных приемах, и на этой основе подготовка оперативной и периодической информации о количестве и характере обращений, поступивших в администрацию. 2.5. Подготовка на основе обобщения и анализа обращений граждан предложений по устранению причин, порождающих их обоснованные жалобы. 2.6. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации. 2.7. Осуществление проверок состояния работы по рассмотрению обращений граждан, оказание практической и методической помощи в организации этой работы в администрациях районов, отделах, управлениях и комитетах городской администрации. Изучение, обобщение и распространение положительного опыта организации приемов и рассмотрения обращений граждан. 2.8. Ведение делопроизводства по обращениям граждан, обеспечение хранения и своевременной передачи дел в архив, регистрация и рассылка адресатам ответов, подписанных главой администрации и его заместителями. III. Права По вопросам, отнесенным к компетенции отдела, ему предоставляется право: 3.1. Направлять в администрации районов, организации или хозяйственные органы письма граждан, относящиеся к их компетенции и ранее ими не рассматривавшиеся, в необходимых случаях с получением информации о принятых мерах. 3.2. Запрашивать от администраций районов, а также от структурных подразделений администрации города и подведомственных ей предприятий, организаций и учреждений информацию и другие дополнительные материалы, касающиеся вопросов, поставленных в письменных и устных обращениях граждан. 3.3. Требовать от руководителей структурных подразделений оформления ответов на обращения граждан в соответствии с инструкцией по делопроизводству. 3.4. Не принимать от исполнителей неправильно оформленные ответы. 3.5. Вносить на рассмотрение администрации вопросы о работе с письменными и устными обращениями граждан. 3.6. в случае необходимости вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе отдельных специалистов. IV. Организация работы с обращениями граждан 4.1. Организация личного приема граждан 4.1.1. Прием и рассмотрение обращений граждан в администрации осуществляют: глава администрации, заместители главы, начальники управлений и заведующие отделами. Прием граждан проводится в установленные графиком и доведенные до сведения граждан дни и часы. 4.1.2. График приема составляется на месяц ведущим специалистом отдела по работе с обращениями граждан до 25 числа, затем согласовывается со всеми внесенными в него должностными лицами, утверждается главой администрации, курирующим отдел, и вывешивается в здании администрации на доступном для обозрения месте, рассылается во все администрации районов г. Владивостока. 4.1.3. Прием граждан по личным вопросам осуществляется в приемной администрации. Запись граждан на прием к главе администрации г. Владивостока и его заместителям ведется работниками отдела согласно установленному графику. 4.1.4. Личный прием главы администрации и его заместителей обеспечивают специалисты отдела, а также другие должностные лица администрации по их решению. 4.1.5. Прием инвалидов ВОВ и труда, участников войны производится вне очереди. Записавшиеся на прием принимаются в порядке, согласно подготовленному заранее списку. 4.1.6. с гражданами, впервые пришедшими в приемную администрации, проводится беседа работником, ведущим запись на прием для выяснения вопроса и определения должностного лица или органа, к компетенции которого относится разрешение обращения. При этом выясняется, к каким должностным лицам или органам уже обращался заявитель и какое решение принято. Если заявитель ранее не обращался к компетентным лицам или органам по возникшему у него вопросу, то ему сообщается фамилия, имя, отчество, служебный адрес должностного лица, либо наименование и адрес органа, в который ему следует обратиться. 4.1.7. На все письменные и устные обращения заполняются контрольно - регистрационные карточки и заводятся "дела", в которые комплектуется документация, относящаяся к обращению. Решения, принятые руководителями по обращениям граждан, заносятся работником отдела в контрольно - регистрационные карточки, которые после окончания приема регистрируются и заносятся в компьютер. 4.2. Организация рассмотрения письменных обращений граждан 4.2.1. Письма граждан, поступившие в отдел документационного обеспечения управления делопроизводства, передаются в отдел по работе с обращениями граждан, где производится их регистрация. При этом на письмах работниками отдела проставляются регистрационный штамп, фиксирующий дату их поступления и регистрационный номер, а в необходимых случаях также штамп "контроль". 4.2.2. Все поступившие письма проверяются на компьютере на повторность поступления (по фамилии заявителя). Если обращение является повторным, то все материалы группируются в одном "деле", регистрационный номер остается первоначальным. 4.2.3. По содержанию каждого обращения отделом определяется кому из руководителей администрации, другим должностным лицам следует направить его для рассмотрения. 4.2.4. На рассмотрение руководителей администрации, как правило, передаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие через государственные органы, общественные организации, редакции центральных газет и журналов, коллективные и повторные обращения граждан. Указанная категория писем ставится на "контроль" и подлинники ответов на них подлежат возврату в отдел по работе с обращениями граждан. Письма граждан, требующие разъяснения положений действующего законодательства, а также не рассматривавшиеся ранее администрациями районов г. Владивостока, или хозяйственными органами, направляются отделом для принятия мер на месте, о чем сообщается заявителю. 4.2.5. Руководитель администрации изучает содержание поступившего обращения, а также документы, находящиеся "в деле", пишет на регистрационной карточке резолюцию, с указанием конкретных сроков рассмотрения обращения исполнителем и передает его помощнику, который после ознакомления с резолюциями руководителей, передает письма в отдел. Если на поступившее письмо требуется ответ в вышестоящие органы, дает одновременно указание помощнику о персональном контроле за исполнением своего решения по обращению, а также последующей подготовке проектов ответов в вышестоящие государственные и общественные организации, редакции центральных газет и журналов. 4.2.6. Уведомление граждан о мерах, принятых по их обращениям осуществляют руководители служб и хозяйственных органов, на рассмотрение которых были направлены письма. Копии ответов направляются в адрес администрации г. Владивостока. 4.2.7. При организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан отдел контролирует соблюдение сроков их исполнения: а) до одного месяца в случаях, когда требуется дополнительное изучение и проверка; б) до 15 дней в случаях, когда не требуется дополнительное изучение и проверка; в) заявления и жалобы военнослужащих и членов из семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней с момента их поступления в управления, комитеты, отделы и службы администрации города; г) в случае необходимости проведения специальной проверки и требования дополнительных материалов и принятия других мер, глава администрации и заместители могут в порядке исключения продлить срок исполнения заявления или жалобы, но не более чем на один месяц, а обращения военнослужащих и членов их семей не более, чем на 15 дней с последующим уведомлением лица, подавшего жалобу или заявление. 4.3. Контроль за исполнением решений по обращениям граждан 4.3.1. Контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан, осуществляет главный специалист отдела с помощью компьютера. Периодически работники отдела ставят в известность исполнителей об истечении сроков рассмотрения обращений граждан, о чем делаются соответствующие отметки. 4.3.2. Поступившие с мест ответы на обращения граждан, передаются отделом документационного обеспечения управления делопроизводства в отдел по работе с обращениями граждан. С содержанием полученного ответа работники отдела знакомят руководителей администрации, которые принимают решение о продлении контроля или прекращении производства по обращению ("в дело" и т. п.). Ответы, подписанные главой администрации или его заместителями, регистрируются и отправляются ведущим специалистом отдела. 4.4. Обобщение и анализ обращений граждан 4.4.1. Сведения о количестве и содержании вопросов, поднятых в письменных и устных обращениях граждан (раздельно) обобщаются с помощью компьютера по состоянию на 1 число каждого месяца, квартала. 4.4.2. Обобщение и анализ сведений о рассмотрении обращений граждан проводится ежемесячно, по итогам полугодия и года главным специалистом отдела по работе с обращениями граждан. Заместитель главы администрации - руководитель аппарата В.И. ШЕРЕНГОВОЙ __________________________________________________________________
1. Основные задачи отдела

1.1. Обеспечение рассмотрения обращений граждан, поступающих в адрес администрации города Хабаровска.
1.2. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан.
1.3. Анализ обращений граждан, подготовка информационных и аналитических материалов.
1.4. Соблюдение последовательности действий (административных процедур) и правил ведения делопроизводства при рассмотрении обращений граждан в администрации города Хабаровска.
1.5. Проведение консультационно-справочной и разъяснительной работы с гражданами, организация приема граждан.
1.6. Организация личного приема граждан Мэром города, заместителями Мэра города.

2. Функции отдела

2.1. Организация делопроизводства в Отделе, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства.
2.2. Организация работы с обращениями граждан:
- поступающими в устной, письменной форме и форме электронного документа;
- поступающими в администрацию города с использованием интернет-ресурса «Открытый регион»;
- поступающими в администрацию города по системе электронного документооборота (СЭД);
- в период подготовки и проведения выборных компаний;
- в день общероссийского ежегодного Дня приема граждан 12 декабря.
2.3. Прием и регистрация поступивших в администрацию города обращений граждан.
2.4. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, а также обращений, поступивших во время прямого эфира на теле, радио эфире в адрес Мэра города. Анализ и обобщение состояния этой работы в структурных подразделениях администрации города.
2.5. Контроль за исполнением гарантий, данных по обращениям граждан.
2.6. Проверка структурных подразделений администрации города по вопросам организации личного приема граждан, работы с обращениями граждан. Обобщение результатов проверок и доведение их до сведения заместителя Мэра города - управляющего делами администрации города.
2.7. Организация информационно-справочной и аналитической работы по обращениям граждан, размещение информации о работе с обращениями граждан на официальном сайте администрации города Хабаровска, направление материалов для публикаций в средства массовой информации.
2.8. Подготовка и проведение обучающих семинаров, совещаний со специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города, оказание им методической помощи.
2.9. Подготовка материалов для проведения совещаний по работе с обращениями граждан.
2.10. Подготовка отчетов в Правительство Хабаровского края и краевые общественные организации по вопросам работы с обращениями граждан.
2.11. Выполнение специалистами Отдела нормативных правовых актов органов представительной и исполнительной власти, протоколов аппаратных совещаний при Мэре города по вопросам работы с обращениями граждан.
2.12. Подготовка и оформление служебных писем в вышестоящие организации о рассмотрении обращений граждан.
2.13. Обеспечение правильного оформления, хранения и своевременной передачи дел по работе с обращениями граждан в архив.

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДУБЕНСКИЙ РАЙОН

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ОБЩЕГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ

МО ДУБЕНСКИЙ РАЙОН ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

В целях повышения эффективности и результативности работы общего отдела администрации муниципального образования Дубенский район по работе с обращениями граждан, регламентации и оптимизации деятельности сотрудников отдела, руководствуясь статьей 33 Конституции Российской Федерации, статьей 32 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом РФ от 02.05.06 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, статьями 22, 25 Устава муниципального образования Дубенский район:

1. Утвердить Регламент общего отдела администрации муниципального образования Дубенский район по работе с обращениями граждан (приложение).

3. Распоряжение вступает в силу со дня его опубликования.

Глава администрации

муниципального образования

Дубенский район

С.К.ПУСТОВОЙТОВ

Приложение

к распоряжению главы администрации

МО Дубенский район

от 06.11.2007 N 39-р

РЕГЛАМЕНТ

ОБЩЕГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДУБЕНСКИЙ РАЙОН ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

1. Общие положения

1.1. Регламент общего отдела администрации МО Дубенский район (далее - общий отдел) в части работы с обращениями граждан разработан в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом муниципального образования Дубенский район, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области, утвержденной Постановлением губернатора Тульской области от 15.05.2007 N 26-пг, Административным регламентом исполнения государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан и личного приема граждан в администрации Тульской области", утвержденного Постановлением губернатора Тульской области от 28.09.2007 N 480, Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, Положением об общем отделе администрации МО Дубенский район, утвержденным распоряжением главы администрации МО Дубенский район от 31.06.2005 N 422-р, Регламентом работы администрации МО Дубенский район, утвержденным Постановлением главы администрации МО Дубенский район от 10.07.2006 N 470, и другими нормативными правовыми актами.

1.2. Регламент определяет порядок организации работы специалистов общего отдела по работе с обращениями граждан администрации МО Дубенский район.

1.3. Основными задачами общего отдела в части рассмотрения обращений граждан являются:

1) обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства, адресованных главе администрации МО Дубенский район, администрации МО Дубенский район, заместителям главы администрации МО Дубенский район;

2) осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в администрации МО Дубенский район;

3) анализ обращений граждан, подготовка информационных и аналитических материалов.

1.4. Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) своевременно рассматривает обращения граждан, а также обеспечивает их направление для рассмотрения в соответствующие подразделения администрации МО Дубенский район, органы местного самоуправления Дубенского района, территориальные федеральные органы исполнительной власти, организации в соответствии с их компетенцией;

2) осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации МО Дубенский район и его заместителей;

3) организует прием граждан главой администрации МО Дубенский район, руководителями органов исполнительной власти и руководителями подразделений аппарата администрации;

4) проводит информационно-аналитическую работу по обращениям граждан:

а) организует централизованный учет обращений граждан;

б) формирует на основе обращений граждан банк данных и обеспечивает получение из него сведений по запросам должностных лиц администрации МО Дубенский район;

в) осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных обратившимися гражданами;

г) информирует главу администрации о количестве, характере и сроках исполнения обращений граждан;

5) ведет справочную работу по поступившим письменным и устным обращениям граждан, информирует население о местонахождении и номерах телефонов должностных лиц;

6) готовит материалы по вопросам, касающимся обращений граждан, для освещения их в средствах массовой информации;

7) ведет архив обращений граждан.

1.5. Работа с обращениями граждан возложена на ведущего специалиста общего отдела, ответственного за эксплуатацию АП РКС, и ведущего специалиста общего отдела - секретаря руководителя администрации МО Дубенский район под руководством начальника общего отдела (далее - специалисты общего отдела).

1.6. Основные задачи и функции специалистов общего отдела по работе с обращениями граждан устанавливаются в соответствии с Федеральным законом РФ от 02.05.06 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, Положением об общем отделе, которое утверждено распоряжением главы администрации МО Дубенский район от 21.06.05 N 422-р.

1.7. Функции муниципального служащего по работе с обращениями граждан закреплены в должностных инструкциях.

1.8. Несоблюдение требований настоящего Регламента муниципальным служащим по работе с обращениями граждан влечет его дисциплинарную ответственность, установленную законодательством РФ, законами и иными нормативными правовыми актами Тульской области, администрации муниципального образования Дубенский район.

2. Порядок планирования и организации работы общего

отдела в части работы с обращениями граждан

2.1. Специалисты общего отдела по работе с обращениями граждан осуществляют свою деятельность на основе перспективного и текущего планов работы.

2.2. Перспективный план составляется на календарный год. На основании перспективного плана составляется текущий поквартальный план с уточнением мероприятий и сроков их проведения.

3. Порядок исполнения поручений начальника общего отдела

3.1. Начальник общего отдела в пределах своей компетенции может давать поручения (поручение-распоряжение начальника общего отдела в устной или письменной форме по основным направлениям работы с обращениями граждан) специалистам по работе с обращениями граждан общего отдела.

3.2. Поручения исполняются в соответствии с определенными в них сроками.

4. Организация работы с письменными обращениями граждан

4.1. Специалист общего отдела обеспечивает своевременную регистрацию обращений граждан, адресованных главе администрации МО Дубенский район, его заместителю, а также их направление для рассмотрения в структурные подразделения администрации МО Дубенский район, органы местного самоуправления Дубенского района, организации в соответствии с их компетенцией.

4.2. Письменные обращения граждан, полученные по почте, принимаются специалистом общего отдела. В этом случае конверт вскрывается, проверяется его содержимое, в случае обнаружения фактов недовложения составляется акт. Письменные обращения могут приниматься непосредственно от граждан. В этом случае на руки заявителю выдается расписка о получении обращения (по требованию заявителя).

4.3. Регистрация письменных обращений граждан осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан в базе электронного документооборота в срок до 3 дней с момента получения.

4.4. На лицевой стороне первого листа письма в правом нижнем свободном углу проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера, состоящего из шифра района проживания заявителя, тематического шифра, раскрывающего основное содержание письма (телеграммы), обращения, заявления, жалобы, первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и номера, соответствующего очередности поступления письма (телеграммы), обращения, заявления, жалобы от данного заявителя по одному и тому же вопросу (например: 12-08-А-3456/1).

При поступлении обращений граждан с сопроводительным письмом на нем проставляется штамп.

4.5. После регистрации письменные обращения направляются начальнику общего отдела, а затем обращения, поступившие на имя главы администрации МО Дубенский район, - на подпись и визирование главе администрации.

4.6. Письма граждан с резолюциями возвращаются в общий отдел для внесения изменений в базу данных и передачи их на исполнение в соответствии с поручениями должностных лиц.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение трех дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы местного самоуправления или должностным лицам.

Письма граждан с подписанными резолюциями (поручениями) переадресуются и передаются в соответствии с поручением руководителя ответственному исполнителю.

Если поручение по письму дано нескольким руководителям, то работу по нему координирует руководитель, указанный в поручении первым, который готовит окончательный ответ заявителю и должностному лицу органа местного самоуправления, давшему поручение, ему направляются подлинник письма и поручения, остальным - копии для рассмотрения и подготовки информации по данному обращению.

Специалист общего отдела уведомляет заявителя о направлении письма для рассмотрения.

4.7. Письма граждан, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию администрации МО Дубенский район, в семидневный срок со дня регистрации подлежат переадресации в компетентный орган. Переадресация оформляется сопроводительным письмом, подписанным начальником общего отдела. Заявитель уведомляется о переадресации поданного им обращения.

4.8. Письмо снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение, на основании информации или иного документального подтверждения его исполнения.

4.9. Письменное обращение, поступившее в администрацию муниципального образования Дубенский район, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

В отдельных случаях срок рассмотрения письма (обращения) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц. Исполнитель готовит служебную записку с просьбой о продлении срока обращения не позднее чем за 3 дня до истечения первоначального срока исполнения обращения.

Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 7 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены.

4.10. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям, руководителю согласно его поручению и вышестоящему органу, поставившему данное обращение на контроль.

Ответы заявителям регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

4.11. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляют начальник общего отдела и руководители подразделений администрации МО Дубенский район, которым поступило письмо на исполнение.

4.12. Ответ на обращение, поступившее в орган местного самоуправления по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.13. Если в структурное подразделение администрации МО Дубенский район поступило обращение не по принадлежности, то в течение двух дней оно подлежит возврату в общий отдел с приложением мотивировки возврата.

4.14. Отдельные обращения граждан рассматриваются в порядке, установленном статьей 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ". Такие обращения рассматриваются комиссионно с составлением акта. В состав комиссии входят заместитель главы администрации по социальным вопросам и управлению аппаратом, начальник общего отдела, специалист общего отдела, ответственный за эксплуатацию АП РКС. Заявителю направляется соответствующее уведомление.

4.15. Специалистом по работе с обращениями граждан подекадно направляются исполнителям поручений напоминания, сроки исполнения которых истекают или уже истекли.

4.16. Сформированные дела хранятся в архиве общего отдела и уничтожаются в соответствии с номенклатурой дел по истечении установленных сроков хранения.

5. Порядок организации личного приема граждан

5.1. Личный прием граждан главой администрации МО Дубенский район осуществляется еженедельно во вторник.

5.2. Запись посетителей на личный прием осуществляется в день приема средствами программного обеспечения "Письмо", а также предварительно за день до приема или в день приема ведущим специалистом общего отдела - секретарем руководителя администрации МО Дубенский район с 8-00 до 10-00 с распечаткой карточки личного приема граждан.

Ответственные специалисты поручения, данные руководителем на приеме, направляют исполнителям. Контроль исполнения поручений руководителей осуществляет начальник общего отдела.

Учетные данные о проведенном приеме должностными лицами вводятся в электронную базу данных.

5.3. На каждого обратившегося заполняется карта личного приема с указанием фамилии, имени и отчества, адреса проживания, социального и льготного статусов, вопроса обращения.

5.4. Специалист по работе с обращениями граждан в случае повторного обращения осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.

5.5. Запись гражданина на повторный прием к главе администрации осуществляется не ранее получения им ответа на первичное обращение либо в том случае, если ответ на первичное обращение не получен, однако установленный срок рассмотрения обращения истек.

5.6. Результат приема заносится в карточку личного приема граждан. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема, подтверждаемая личной подписью заявителя.

5.7. Карточки личного приема направляются в общий отдел для регистрации в базе данных и рассмотрения в установленном порядке.

1 раз в год: заместитель главы администрации муниципального образования Дубенский район, руководители структурных подразделений администрации муниципального образования Дубенский район, муниципальных предприятий и районных подразделении федеральных служб. Для участия в "Прямой линии связи" привлекаются специалисты, отвечающие за определенное направление в работе.

Организует "Прямую линию связи" сектор по организационно-контрольной работе администрации муниципального образования Дубенский район. Для ее проведения составляется график проведения на год, в котором указываются дата, время проведения, телефон, фамилия, имя, отчество и должность отвечающего на вопросы, тема, по которой даются ответы на вопросы. Сведения по каждому сеансу "Прямой линии связи" доводятся до населения через средства массовой информации: районную газету "Наследие" и муниципальную радиопрограмму "Дубенский вестник" и объявления.

7.4. В случае несоответствия ответов на обращения граждан предъявляемым действующим законодательством требованиям документы возвращаются на доработку исполнителям поручений.

7.5. В случае сезонности работ, выполнение которых необходимо для решения поставленных в обращении вопросов, планирования финансовых средств и т.д., обращение гражданина по решению должностного лица может быть поставлено на дополнительный контроль.

8. Порядок обеспечения доступа к информации

о деятельности по работе с обращениями граждан

8.1. Начальник общего отдела ежеквартально готовит данные для средств массовой информации о работе с обращениями граждан: их количестве, социальном и льготном статусах заявителей, тематике обращений, результатах рассмотрения.

8.2. Специалист общего отдела предоставляет обратившимся информацию справочного характера.

8.3. Информация для заявителей нормативного характера размещается на информационном стенде в администрации муниципального образования Дубенский район.

8.4. На основе статистических данных, сформированных средствами программного обеспечения "Письмо", готовятся аналитические справки по работе с обращениями граждан в администрации муниципального образования Дубенский район.