Карта обследования формы документа
Документ Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
(наименование документа)
Файл Приказ-прием
Функция управления Управление персоналом
Решаемая задача Подбор персонала
Код по ОКУД 02811518 Код внутренний нет
Униф. форма № Т-1 Утверждена пост. Госкомстата от 06.04.2001 № 26
(кем, когда)
Подразделение-составитель Отдел персонала
Лицо, ответственное за подготовку Специалист 1-й категории
Периодичность подготовки по мере необходимости
Визы: 1. Руководитель подразделения, в которое поступает работник
(должность, подразделение)
2. Руководитель отдела персонала
3. Юрист
4. Зам. генерального директора, курирующего подразделение
Ознакомительная виза работника
Внешнее согласование Нет
(наименование организации)
Подписи Нет
(должности лиц, подписывающих документ)
Утверждение: правовым актом нет
должностным лицом нет
(вид документа) (должность)
Печать гербовая нет
иная нет
Место регистрации Отдел персонала
Кол-во экз. 3
Адресат Внутренний документ
Место хранения 1-й экз. – дело, 2-й экз. – личное дело, 3-й экз. – бухгалтерия
(подлинника, копии)
Примерный перечень разделов Табеля форм документов,
построенного по функциональному принципу
1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности.
1.2. Обеспечение законности деятельности.
2.1. Прогнозирование деятельности.
2.2. Планирование деятельности.
3.1. Оперативное управление деятельностью.
3.2. Информационное обеспечение деятельности.
4.1. Статистическая отчетность.
4.2. Ведомственная отчетность.
4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников).
5.1. Финансирование деятельности.
5.2. Бухгалтерский учет.
5.3. Бухгалтерская отчетность.
6.1. Обеспечение сырьем, материалами.
6.2. Обеспечение сбыта продукции (услуг).
7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность.
7.2. Ведение и эксплуатация технических средств.
7.3. Охрана окружающей среды.
7.4. Обеспечение научно-технической информацией.
8.1. Командирование сотрудников за рубеж.
8.2. Прием зарубежных делегаций.
8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей.
9.1. Подбор и расстановка персонала.
9.2. Учет личного состава.
9.3. Аттестация работников.
9.4. Повышение квалификации работников.
9.5. Командирование сотрудников.
9.6. Нормирование труда.
9.7. Охрана труда.
10.1. Организация работы с документами.
10.2. Хранение и использование документов.
Образец Табеля форм документов
Отдел Организационно-аналитический
| Наименование формы документа | Код ОКУД | Кем и когда утверждена | Периодич-ность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согла-сование | Подпись | Утверж-дение | Печать | Куда представ-ляется | Приме-чания |
| Положение об отделе | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | |||
| Должностная инструкция главного специалиста | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, главный специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Должностная инструкция ведущего специалиста | ‑ | По мере необходи-мости | Зав. отделом, ведущий специалист | Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| План работы отдела | ‑ | Ежемесячно, за 3 дня до начала следующего месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний | ||
| Отчет о работе отдела | ‑ | Приказ руководителя управления от 15.03.1999 №64 | До 5-го числа следующего за отчетным месяца | Зав. отделом | Зам нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Руково-дитель управ-ления | Нет | Внутрен-ний |
Работа с обращениями граждан и ее документирование
1. Статья 33 Конституции РФ
Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.
Основной закон – 59-фз
2. . Понятие обращения (ст.4). Обращения: предложения, заявления, жалобы (ст.4). Право граждан на обращение и ограничения этого права (ст.2). Права гражданина при рассмотрении обращения (ст.5).
Гарантии безопасности гражданина (ст.6). Обязательность рассмотрения обращения (ст.9)
3. Личный прием (ст.13).
Оповещение об установленном времени и месте приема должно быть вывешено на видном месте.
Время должно быть удобно для большинства работающих.
Правильно оборудовать помещение для приема граждан.
Обязательно должна быть бумага и ручка, чтобы гражданин мог оформить свое обращение в письменном виде.
Журнал приема: фиксировать ФИО пришедшего на прием, адрес, суть вопроса, фамилию принимавшего, результаты рассмотрения. Если обращение не может быть разрешено во время приема, оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным.
4. Письменные обращения: требования к письменному обращению (ст.7), направление и регистрация письменного обращения (ст.8) – схема. Рассмотрение обращение (ст.10).
Прием и первичная обработка письменных обращений
Принимаются централизованно в одном месте. Конверт не уничтожается, т.к. штамп – доказательство даты получения, и адрес. Конверт сохраняется с обращением и помещается в дело.
В нижнем правом углу регистрационная отметка: дата получения, рег индекс (обычно с префиксом по фамилии). Дополнительные материалы скрепляются с основным документом. Можно составить аннотационный лист к обращению.
Регистрация обращений
На карточках (2-3 экз. – контрольная картотека, справочная работа, исполнителю) А5 или А6 или в журнале. В регистрационную форму заносятся основные поисковые признак и документа и сведения о заявителе.
Перед регистрацией необходимо проверить, не повторное ли. Повторное – обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого истек установленный законом срок рассмотрения или заявитель не был удовлетворен ответом.
Если повторное – указываются номер и дата предыдущего документа, а на самом документе в правом верхнем углу делается отметка «повторно».
Если отправлялось в несколько организаций и в результате было переадресовано в одну, то регистрируется под одним номером, через дробную черту указывается номер копии.
Первичное рассмотрение и Направление обращений на исполнение
Зарегистрированный документ передается руководителю или заместителю для принятия решения.
Если вопрос решается сразу, руководитель отражает свое решение в резолюции, на основании которой составляется ответ заявителю.
Если вопрос требует разъяснения, в резолюции указываются исполнитель и срок ответного разъяснения документа.
Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения
Если не относится к компетенции учреждения – в пятидневный срок направлено в компетентный орган либо заявителю с разъяснением, куда следует переадресовать обращение.
Если требуется решение нескольких организаций, необходимая информация передается в эти организации.
Обращение может быть передано подведомственному учреждению при условии, что в документе не содержалось критических замечаний в его адрес.
В этом случае заявитель уведомляется о длительном рассмотрении обращения.
Все указания руководителя переносятся в регистрационно-контрольную карточку.
Ситуации с особенностями (ст.11).
5. Контроль сроков исполнения документов и выполнения принятых по ним решений (ст.12). Ответственность, возмещение убытков (ст.14-16).
Исполнение всех обращений – на контроль!
Контроль:
Постановка документа на контроль;
Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
Учет и обобщение результатов контроля исполнения;
Информирование руководителя.
Все этапы движения отражаются в регистрационных формах. Снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее решение по документу.
Извещение заявителя о вынесенных решениях
Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими законодательству. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается со ссылкой на дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. Об отказе в положительном решении также сообщается в письменной форме, с обоснованием, указанием мотивов и оснований для отказа.
Обращения, имеющих важное общественно-политическое значение, публикуются в открытой печати.
6. Группировка дела и текущее хранение этих документов
После окончательного решения и исполнения на документе делается отметка в дело и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Документ возвращается работнику, ведущего делопроизводство.
Запрещается формировать и хранить дела у исполнителя.
Формируются дела отдельно от общей переписки.
Вместе с обращениями подшиваются копия ответа и все документы по этому вопросу. Каждое обращение составляет в деле отдельную группу документов.
Внутри дела эти группы располагаются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.
Коллективные письма – в отдельное дело.
Обращения по вопросам работы организаций группируются отдельно от обращений по личным вопросам.
При небольшом количестве обращений их можно группировать в дела в хронологической последовательности.
Дополнительные материалы и повторные обращения подшиваются к первой группе материалов.
В дела формируются только исполненные документы.
На обложку выносятся реквизиты:
Полное наименование учреждения с указанием подчиненности;
Название структурного подразделения;
Индекс дела, если дело имеет несколько томов;
Заголовок дела;
Срок хранения дела.
7. Анализ поступивших обращений
По результатам работы с обращениями граждан ведется аналитическая работа.
Необходимо составлять справки
С указанием положительных и отрицательных решений;
Выполненных в срок и просроченных обращений;
По источникам поступления (организации, непосредственно от граждан);
По вопросам.
Цель – выявление причин нарушения прав и интересов граждан, изучение общественного мнения.
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ
"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
ГАРАНТ:См. комментарии к настоящему Федеральному закону
Статья 1. Сфера применения настоящего Федерального закона
1. Настоящим Федеральным законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации (далее также - гражданин) закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
2. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.
3. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
Статья 2. Право граждан на обращение
1. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.
2. Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.
3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
Статья 3. Правовое регулирование правоотношений, связанных с рассмотрением обращений граждан
1. Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами.
2. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации могут устанавливать положения, направленные на защиту права граждан на обращение, в том числе устанавливать гарантии права граждан на обращение, дополняющие гарантии, установленные настоящим Федеральным законом.
Статья 4. Основные термины, используемые в настоящем Федеральном законе
Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные термины:
1) обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
2) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
4) жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
5) должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
Статья 5. Права гражданина при рассмотрении обращения
При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:
1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;
2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
Статья 6. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением
1. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу с критикой деятельности указанных органов или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.
2. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Статья 7. Требования к письменному обращению
1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
1. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 настоящего Федерального закона.
4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
5. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
7. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 настоящей статьи, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Статья 9. Обязательность принятия обращения к рассмотрению
1. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.
2. В случае необходимости рассматривающие обращение государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.
Статья 10. Рассмотрение обращения
1. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо:
1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона;
5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
2. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
3. Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.
4. Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Статья 11. Порядок рассмотрения отдельных обращений
1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения
1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Статья 13. Личный прием граждан
1. Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.
5. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Статья 14. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
Государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Статья 15. Ответственность за нарушение настоящего Федерального закона
Лица, виновные в нарушении настоящего Федерального закона, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
Статья 16. Возмещение причиненных убытков и взыскание понесенных расходов при рассмотрении обращений
1. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.
2. В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.
Статья 17. Признание не действующими на территории Российской Федерации отдельных нормативных правовых актов Союза ССР
Признать не действующими на территории Российской Федерации:
1) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года N 2534-VII "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968, N 17, ст. 144);
2) Закон СССР от 26 июня 1968 года N 2830-VII "Об утверждении Указа Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968, N 27, ст. 237);
3) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 года N 1662-Х "О внесении изменений и дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1980, N 11, ст. 192);
4) Закон СССР от 25 июня 1980 года N 2365-Х "Об утверждении Указов Президиума Верховного Совета СССР о внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты СССР" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1980, N 27, ст. 540) в части, касающейся утверждения Указа Президиума Верховного Совета СССР "О внесении изменений и дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан";
5) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 2 февраля 1988 года N 8422-XI "О внесении дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1988, N 6, ст. 94);
6) Закон СССР от 26 мая 1988 года N 9004-XI "Об утверждении Указов Президиума Верховного Совета СССР о внесении изменений и дополнений в законодательные акты СССР" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1988, N 22, ст. 361) в части, касающейся утверждения Указа Президиума Верховного Совета СССР "О внесении дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".
Статья 18. Вступление в силу настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон вступает в силу по истечении 180 дней после дня его официального опубликования.
| Президент Российской Федерации | В. Путин |
Москва, Кремль
Система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации
Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами (ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные понятия. – М.: Изд. стандартов. 1987).
Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Цель классификации – определить такое место объекта в системе, которое указывает на его свойства. Классификация является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации.
Функции классификации:
Инструмент научного познания;
Объективное отражение и фиксация результатов научного познания.
Одна из важнейших проблем управления – классификация документов и разработка схем классификации документов.
Методы классификации
Иерархический – последовательный метод. Заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные подмножества – классификационные группировки. Более старый, традиционный метод. Получаемая на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. Первоначальный объем классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации.
Правила построения:
деление каждой классификационной группировки производится только по одному основанию;
получаемые в результате деления группировки не должны пересекаться, и должны относиться только к одной вышестоящей группировке;
деление исходного множества на подмножества должно быть логичным, последовательным, без пропусков и без добавления промежуточного уровня классификации. На верхних ступенях классификации должны быть использованы признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов;
полнота деления: сумма подмножеств деления должна составлять делимое множество, не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок.
Несоблюдение этих правил затрудняет использование классификатора.
Глубина классификации – количество ступеней деления. Емкость классификатора не ограничена и определяется глубиной классификацией и количеством группировок на каждой ступени классификации.
Преимущества метода:
а) практически не ограничивается глубина классификации информации, что дает возможность более детально анализировать предметы, явления или документы;
б) большая информационная емкость метода позволяет его использовать для кодирования большого объема информации;
Недостатки метода:
а) фиксированность признаков классификации и заранее установленный порядок их следования делают структуру негибкой. Изменение любого признака ведет к перераспределению группировок и необходимости переработки классификатора. Для внесения небольших изменений необходимо предусматривать резервные емкости. По этой причине иерархический метод классификации предпочтителен для объектов со стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач;
б) невозможность осуществлять поиск по произвольному сочетанию признаков.
Фасетный – параллельный метод. Классифицируемое множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации.
При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. Последовательность использования фасетов при образовании группировок задается фасетной формулой.
Емкость классификатора зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.
Правила построения:
1) значения признаков из различных фасетов не должны пересекаться;
2) отбираются только существенные фасеты;
3) фасеты должны занимать в классификаторе строго определенное место и иметь определенные идентификационные коды.
Преимущество метода: гибкость. Изменения в одном из фасетов не оказывает влияния на остальные. Классификатор приспосабливается к меняющемуся характеру задач. Позволяет включать новые и исключать старые фасеты. Дает возможность поиска по любому сочетанию признаков.
В современных классификационных схемах часто используются оба метода классификации.
Классификация документов
Использование документных классификаций способствует решению следующих задач:
повышение оперативности работы аппарата управления за счет более точного распределения документопотоков;
создание и эффективное использование систем хранения и поиска документной информации;
осуществление кодирования документов и документной информации;
совершенствование документов и т.д.
Разработка классификационных схем документов базируется на теории больших систем. Согласно теории больших систем, любой объект материального мира есть часть какой-то системы объектов этого же материального мира, являющейся, в свою очередь подсистемой системы более высокого уровня. Каждый элемент системы низшего уровня не только несет в себе черты системы более высокого уровня, но и имеет признаки, отличающие его от элементов системы более высокого уровня. Так, совокупность документов РФ имеет определенные родовые черты системы более высокого уровня – мировой документационной системы. С другой стороны, систему документов РФ можно рассматривать как систему более высокого уровня для отраслевой системы документации, а ее, в свою очередь – для системы документации учреждения или организации.
Практическое воплощение классификация документов находит в разрабатываемых различного рода классификационных схемах. Примеры классификационных схем – ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), ОК ЕСКД (Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения), ОКОЗ (Общеправовой классификатор отраслей законодательства). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы, но документы различного функционального назначения. Классификационными схемами также являются структуры перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел и табелей документов. Во всех этих схемах в качестве объектов классификации выступают документы разных видов и категорий, находящиеся на различных стадиях своего «жизненного цикла».
В качестве основания классификации используются определенные признаки классификации. От правильного выбора признаков зависит качество классификатора и его соответствия решаемым задачам. В качестве признаков классификации могут быть выбраны:
материал носителя информации (бумага, магнитная лента, фотопленка и т.д.);
форма изложения содержания документов (связный текст, таблица, анкета);
исторический период (дореволюционные, советские, современные документы);
степень формализации документов и их приспособленность к обработке средствами вычислительной техники (традиционные, машиноориентированные, машиночитаемые);
уровни разработки и утверждения документов;
структура учреждений и организаций или более крупные структурные элементы экономики;
функции учреждений и организаций; и др.
Например, номенклатура дел – классификационный справочник документов, создаваемый в любой организации. В качестве признаков классификации в номенклатуре дел используется структура организации или вопросы ее деятельности, а также значимость документов. На верхних ступенях классификации документы распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой организации. Наименования структурных группировок соответствуют наименованиям тех структурных подразделений, в которых документы хранятся. На следующей ступени классификации документы распределяются на группировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов.
Для автоматизации обработки информации необходимо было разработать классификаторы не только документов, но и всех видов информации, используемых в управлении - Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Эти классификаторы стали основой стандартного формализованного языка описания данных.
ЕСКК ТЭСИ – совокупность общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.
Объекты классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ – технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.
Задачи ЕСКК ТЭСИ РФ:
классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации;
унификация технико-экономических и социальных показателей;
обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов ТЭСИ;
создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;
создание распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов;
создание комплекса взаимоувязанных общероссийских классификаторов и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;
использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации;
гармонизация ОК ТЭСИ с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию информации с учетом отечественной практики.
Классификатор ТЭСИ – систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации.
Общероссийский классификатор – принятый Госстандартом РФ, входящий в состав ЕСКК ТЭСИ РФ и обязательный для применения на территории всей страны.
Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документами по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ. Общероссийские классификаторы обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности и используются в общероссийских унифицированных формах документов.
Для кодирования документной информации используется целый комплекс общероссийских классификаторов:
Методы кодирования
Код (индекс) – система условных обозначений, присваиваемых объектам и классификационным группировкам.
Кодирование (индексирование) – присвоение кодов (индексов) объектам классификации и классификационным группировкам.
Знаки, составляющие индекс или код, называются их алфавитом. Алфавит может включать буквы, цифры, знаки пунктуации и их комбинации. Например, индекс дела в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения, в котором хранится дело, и порядкового номера дела внутри раздела.
Характеристики кода:
а) алфавит – знаки, используемые для образования кода;
б) основание кода – число знаков в алфавите кода;
в) длина кода.
Кодирование – это процесс преобразования одного алфавита сообщения в другой алфавит. Кодирование документа – это процесс преобразования документа на естественном языке в язык кода. Основное назначение кодирования состоит в приспособлении информационного сообщения к каналу связи. Поэтому кодирование документов и документной информации направлено на приспособления документам к возможностям его обработки с помощью средств вычислительной техники. С помощью кодирования информации обеспечивается возможность ее представления в компактной форме, ускоряется запись данных в первичных документах и в документах на машинных носителях и последующая обработка этих данных. Кодирование документной информации обеспечивает ее защиту от несанкционированного доступа.
Кодирование информации прошло длительный путь развития со времен появления письменности до широкого внедрения современных информационных технологий. Первоначально кодирование документной информации осуществлялось в виде криптографии (тайнописи). Тайнопись представляет собой систему приемов изменения сообщения на естественного языке, используемую с целью сделать это сообщение понятным лишь ограниченному кругу лиц, знающих эту систему. Со времен кардинала Ришелье в тайнописи пользовались цифрами, поэтому тайнопись стали называть также шифрованием. В русских памятниках письменности тайнопись известна с 12-13 веков, а в мировой истории – со времен спартанцев и Юлия Цезаря.
Научно-техническая революция сопровождалась появлением различных видов кодов, которые не только защищали информацию от несанкционированного доступа, но и приспосабливали передаваемое сообщение к каналу связи и техническому устройству передачи и обработки информации: код Морзе, телеграфный код, перфоленты, перфокарты, кодирование в вычислительной технике, классификаторы ТЭСИ.
Назначение кодов ТЭСИ:
однозначное обозначение объектов классификации;
передача в сжатом виде определенной информации о характеристиках этих объектов.
Требования к методам кодирования ТЭСИ:
метод должен предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;
обеспечение по возможности минимальной длины кода;
обеспечение достаточного резерва незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;
ориентация на автоматизированную обработку информации.
Методы кодирования:
регистрационные (носят самостоятельный характер);
классификационные (основаны на предварительной классификации объектов).
Регистрационные методы кодирования
I. Порядковый: кодами служат числа натурального ряда. Каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера.
Преимущества метода:
обеспечивает большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода;
простота метода;
использование наиболее коротких кодов;
обеспечение однозначности определения каждого объекта классификации;
простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе классификатора.
Недостатки метода:
отсутствие в коде конкретной информации о свойствах объекта;
сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками.;
нельзя разместить вновь появившиеся объекты классификации в необходимом месте классификатора, т.к. резервные коды располагаются в конце ряда.
Этот метод очень редко применяется при создании классификаторов, чаще применяется в сочетании с другими методами кодирования.
II. Серийно-порядковый: кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел с закреплением отдельных серий этих чисел (интервалов натурального ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии. Этот метод целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака.
Классификационные методы кодирования.
I. Последовательный: код классификационной группировки и/или объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. Код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.
Преимущества:
логичность построения кода;
большая емкость.
Недостатки:
ограниченные возможности идентификации объектов;
применять код по частям нельзя, т.к. значения последующих разрядов кода зависят от предыдущих;
сложно группировать объекты по различным сочетаниям признаков;
практически невозможно вносить новые признаки и изменять код без коренной перестройки классификатора.
Целесообразно применять этот метод, если набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.
II. Параллельный: код классификационной группировки и/или объекта классификации образуется с использованием кодов независимых группировок, .полученных при фасетном методе классификации. Признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода возможны два варианта записи кодов объектов.
Каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои коды, которые включатся в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять, если объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.
Для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значение какого признака приведено в определенных разрядах кода объекта.
Преимущества метода:
гибкость структуры кода, т.к. признаки независимы;
можно использовать при решении конкретных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, т.е. в конкретном случае работа идет с кодами небольшой длины;
можно группировать объекты по любому сочетанию признаков;
метод хорошо приспособлен для машинной обработки информации;
по конкретной кодовой комбинации можно указать набор характеристик, которыми обладает рассматриваемый объект;
из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций;
при необходимости легко добавить код нового признака.
Метод подходит в тех случаях, когда набор признаков классификации часто меняется. Целесообразно использовать его для кодирования однородных объектов, иначе емкость классификатора используется не полностью.
В классификационных методах даже при глубокой классификации объектов код несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в регистрационных код идентифицирует объект, но не несет информацию о его свойствах. Поэтому чаще всего классификаторы сочетают обе разновидности методов.
Проблемами использования классификаторов являются кодирование и ввод данных. Для автоматизированного кодирования требуются большие объемы памяти трудозатраты, т.к. вначале информация вводится на естественном языке. Для снижения трудозатрат используют штриховые (линейные) коды.
Преимущества штриховых кодов:
резкое снижение числа ошибок при вводе информации в виде штриховых кодов по сравнению с вводом информации с клавиатуры на естественном языке;
легкость считывания штриховых кодов электронными оптическими системами по сравнению с буквенно-цифровыми символами;
высокая экономическая эффективность применения систем на основе штриховых кодов вследствие резкого снижения стоимости ввода данных в систему.
Штрих-код – комбинация вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом за базу принимается ширина узкого элемента (полоски) кода. Широкие полоски должны быть кратными им по ширине или находиться с ними в определенных соотношениях. В основе штрихового кода лежит цифровой код.
Рассмотреть любой из общероссийских классификаторов, проанализировать используемые им методы классификации и кодирования информации
Электронная подпись и условия признания ее юридической силы
Понятие электронной подписи, ключа подписи, ключа проверки подписи, сертификата ключа подписи.
Система удостоверяющих центров. Пространство доверия. Понятие аккредитованного удостоверяющего центра.
Виды подписей.
Простая электронная подпись. Технические средства реализации простой электронной подписи.
Усиленная электронная подпись. Технические средства реализации усиленной электронной подписи. Понятие электронной подписи и ранее установленное понятие электронно-цифровой подписи.
Квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись.
Условия, при которых электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к бумажному документу, заверенному собственноручной подписью. Условия, при которых данный электронный документ считается заверенным печатью.
Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
2) сертификат ключа проверки электронной п1юодписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган);
4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;
5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;
6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);
7) удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;
8) аккредитация удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона;
9) средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;
10) средства удостоверяющего центра - программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра;
11) участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;
12) корпоративная информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;
13) информационная система общего пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.
Статья 3. Правовое регулирование отношений в области использования электронных подписей
1. Отношения в области использования электронных подписей регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия. Если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной информационной системы, порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней.
2. Виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает Правительство Российской Федерации.
Статья 4. Принципы использования электронной подписи
Принципами использования электронной подписи являются:
1) право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;
2) возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;
3) недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.
Статья 5. Виды электронных подписей
1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).
2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
По дисциплине
«Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности»
Преподаватель: Ганцен Н. Ф.
Контрольная работа №1
Разработать табель форм документов либо организации, либо структурного подразделения (описать не менее 15 документов).
РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Цель работы – изучение методики оптимизации процессов документирования посредством разработки Табеля форм документов.
Задачи практической работы:
· оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
· классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
· унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
· упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Из предложенных видов документов конкретные разновидности (формы) документов студент выбирает самостоятельно либо из массива предложенного преподавателем, либо из массива документов, сформированного при прохождении практик. Во втором случае - к выполненной работе прилагаются образцы форм документов.
Методика выполнения
В качестве объекта анализа студент выбирает либо организацию (предприятие), в которой проходил производственную практику, либо одно из структурных подразделений ЧГАКИ по указанию преподавателя.
Табель форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
Основные этапы разработки Табеля форм документов:
1) предпроектное обследование;
2) выбор формы Табеля;
3) формирование структуры Табеля;
4) составление Табеля.
На первом этапе – предпроектного обследования – изучается документация организации:
· документы, составляющие правовую базу деятельности организации:
· законодательные акты;
· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
· нормативные правовые акты органов власти и управления субъекта Федерации, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации.
· организационно-правовая документация организации:
· устав или положение об организации;
· положения о подразделениях;
· структура и штатная численность организации;
· штатное расписание;
· регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· должностные инструкции и др.
· распорядительная документация организации (в первую очередь, для выявления введенных в действие форм документов):
· приказы, указания, распоряжения руководства;
· решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации.
· нормативно-методические документы по документационному обеспечения деятельности организации (определяющие состав и технологию обработки документов):
· инструкция по делопроизводству;
· правила составления и оформления документов;
· процедуры документирования отдельных видов деятельности, работ, операций;
· технологические инструкции по работе с документами;
· номенклатура дел организации и др.
· образцы форм документов организации (структурного подразделения), как минимум, за последний год.
Предпроектное обследование преследует две основных цели:
1) выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации
2) выявление создаваемых в процессе их реализации комплексов документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Исчерпывающее выявление форм документов проводится во всех структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Приложение 1), в которую вносится следующая информация:
· полное наименование формы документа (наименование вида и заголовок к тексту документа);
· код формы (по ОКУД или локальному классификатору);
· имя файла (если имеется электронный вариант документа);
· правовое основание издания документа (нормативный правовой акт, регламентирующий требования к содержанию, форме, процедурам работы с документом);
· функция управления (сфера применения) и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи - «регламентацш численного и должностного состава»);
· сведения об основных этапах подготовки документа:
· подразделение-составитель;
· внешнее и внутреннее согласование;
· удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
· адресат документа;
· сведения о регистрации документа;
· сведения о контроле;
· место хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора форм документов для включения в табель.
Результат первого этапа оформляется в следующем виде:
1. Описание организации (структурного подразделения) по схеме:
· наименование организации (структурного подразделения);
· основные направления деятельности (по уставу, положению о структурном подразделении);
· документы, регламентирующие порядок деятельности организации (структурного подразделения): законы, нормативные правовые акты органов государственной власти РФ, субъекта Федерации; организационно-правовые документы предприятия (структурного подразделения).
2. Картотека форм документов. Картотека должна включать не менее 20 карт документов (исчерпывающий перечень документов по направлению деятельности, по структурному подразделению) с приложением образцов документов.
На втором этапе – выбор формы Табеля – с учетом специфики деятельности организации определяются конкретные задачи, стоящие перед разработчиками табеля. Данное обстоятельство влияет на расширение числа признаков (граф в табличной форме Табеля) описания форм документов, процедур документирования и работы с документами:
Задача оптимизация состава документов организации. Решение по форме Табеля – графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.
Задача регламентация процедуры подготовки и обработки документов (цель - совершенствование документооборота организации). Решение по форме Табеля - табель необходимо дополнить сведениями о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости - и указывать тираж документов.
В проекте новой редакции ГСДОУ предлагается следующая примерная форма Табеля (таблица 1)
Таблица 1 Примерная форма Табеля форм документов.
Янковая В.Ф. предлагает использовать в деятельности организаций, предприятий расширенную форму Табеля (Таблица 2)
Таблица 2
Примерная форма Табеля форм документов
Форма Табеля при необходимости может быть конкретизирована:
· графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по локальному классификатору»;
· табель может быть дополнен графами:
· «Регистрация документа» (место регистрации);
· «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения);
· «Место хранения 1-го экземпляра документа»;
· «Место хранения копии документа».
Результат второго этапа оформляется в виде формы Табеля (шапка таблицы) с объяснением выбранного решения.
Третий этап - формирование структуры Табеля - отвечает на вопрос о его внутренней структуре, определяющей группировку форм документов по разделам. На данном этапе выбирается классификационная схема, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.
Классификационная схема Табеля может строиться по двум основаниям:
1) организационная структура предприятия. Классификационным признаком форм документов выступают структурные подразделения, в деятельности которых они образуются. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Преимущество данного подхода построения структуры Табеля: простота в разработке и использовании. Ограничения: частота изменения, нарушение «логики» документирования бизнес-процесса, распределенного между несколькими подразделениями, т.е. сложность при выделении комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи.
2) функции управления (направления деятелъности). Классификационным признаком форм документов первого уровня выступают функции управления (направления деятельности) предприятия, классификационным признаком второго уровня - управленческие задачи, которые решаются в ходе реализации функции. Построение табеля по функциональному принципу предполагает предварительную разработку классификатора управленческих функций организации. Преимущества данного способа классификации форм документов, по сути, снимают ограничения их классификации по признаку организационной структуры. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет помимо оптимизации документационного обеспечения оценить целесообразность распределения функциональных задач между подразделениями и отдельными исполнителями.
Предлагаемый в приложении 2 перечень разделов табеля включает типовые функции управления, присущие практически всем организациям, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции, отражающие специфику деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-12).
Результат третьего этапа оформляется в виде классификационной схемы функций управления (примерного перечня разделов Табеля форм документов). Данная схема строится в виде многоуровневого нумерованного списка функций управления, конкретизированных через печень задач (см. Приложение 2). Список должен содержать ссылки на организационно-правовые документы (положения, инструкции и т.д.).
Заключительный этап - составление Табеля. В Табель форм документов включаются:
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер;
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов Российской Федерации;
· применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
· внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;
· формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.
В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля. В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.
Результат 4-го этапа оформляется в виде Табеля форм документов организации (структурного подразделения). Пример фрагмента Табеля документов см. приложение 3.
1 Янковая, В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 8-12.
Настоящий табель предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).
Примерный Табель документов, применяемых в деятельности организации - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. (Приложение: Примерный Табель форм документов).
Табель форм документов предназначен для:
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:
Основными задачами предпроектного обследования являются:
В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:
Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации - это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.
Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.
Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.
На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.
Форма Табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:
Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.
Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.
При разработке табеля использовались следующие нормативные и методические материалы:
Внесение новых форм документов в табель производится только с разрешения руководства организации после оценки необходимости внедрения новой формы документов.
Табель форм документов представляет собой перечень тех документов, которые формируются в организации на регулярной основе. Его использование позволяет оптимизировать состав документации, обеспечивающей управленческую и организационную деятельность предприятия, унифицировать используемые для их оформления формуляры.
Табель форм документов, которые используются в конкретной организации, это оформленный в табличном виде перечень. В него входят те формы, использование которых полностью обеспечивает реализацию функций и задач управленческой деятельности предприятия. Кроме наименований документов, табель содержит информацию о юридическом статусе каждого из них, области применения, этапов подготовки, обработки и согласования.
На многих предприятиях, как правило, тех, что создавались относительно недавно, табель форм документов не используется и делопроизводство организовано без обязательного соблюдения табельной формы документирования.
Результатом отсутствия системного подхода и необходимых знаний является использование нестандартизированных форм, не отвечающих требованиям государственных регламентов. Кроме того, внутренними нормативными документами не устанавливается четких требований применения таких форм, в результате чего одна и та же организационная операция может оформляться документами, имеющими разные формы и формуляры.
Дело осложняется еще и тем, что обязательное применение унифицированных форм документов отменено. Работодатели имеют право разрабатывать их самостоятельно. Участие в разработке таких форм непрофессионалов приводит к отсутствию единого подхода к организации делопроизводственных процедур и процессов, оформлению документированной информации. Эти недостатки не лежат на поверхности и, чаще всего, остаются незамеченными и воспринимаются как малозначащие. Но, в конечном итоге, они снижают степень оперативности обработки документов, прохождения управленческих сигналов и, как следствие, качество управления предприятием.
Табель форм документов организации позволяет на уровне норматива установить как состав документов для каждой управленческой операции, так и процедуру их прохождения. Он содержит описание только тех документов, которые формируются регулярно или с периодическим повторением.
Использование табеля форм документов позволяет установить единые типовые правила оформления для всей организации, действующие для каждого из ее структурных подразделений. Следование этим правилам является своего рода нормоконтролем и гарантией правильности оформления. А это особенно важно, когда речь, например, идет о кадровых или бухгалтерских документах, ошибки в оформлении которых могут обойтись предприятию слишком дорого.
Если уж речь зашла о необходимости жесткой стандартизации составления и оформления внутренних документов, упорядочивании процесса документирования информации, целесообразно говорить именно о табеле унифицированных форм документов. То есть о таких формах, которые, в соответствии с ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактуются как утвержденный формуляр.
То есть, как совокупность набора обязательных реквизитов и их расположения, установленных для обеспечения юридической значимости того вида документов, который предназначен для обеспечения конкретной управленческой операции. Разработка табеля форм документов - процесс, который проходит в несколько этапов.
Читайте также:
Первый этап - предпроектное обследование, является самым важным, поэтому остановимся на нем подробнее. Его также можно разбить на три этапа.
Определение тех управленческих и организационных задач, которые определяются спецификой деятельности предприятия, и тех форм документов, которыми эти задачи сопровождаются. Чем более полной будет информация о формах документов, которые используются в процессе организационной и управленческой деятельности компании, тем большую помощь окажет табель для реализации функций и задач этих видов деятельности предприятия.
Изучение нормативно-правовых актов (государственных, органов местной исполнительной власти, отраслевых), регламентирующих процессы делопроизводства. Анализ организационной документации предприятия, локальных нормативных актов, регламентирующих его производственную деятельность. Изучение распорядительной документации, выявление тех форм документов, которые вводились в действе распорядительными актами;
Изучение и анализ документов, составляющих методическую и правовую базу, регламентирующую состав и процедуры документооборота в компании, правила оформления и составления разных форм документов. Анализ утвержденной на предприятии номенклатуры дел.
Значительно облегчит и ускорит процесс разработки табеля форм документов в организации использование специальных карт форм документов. С их помощью можно будет быстро определить, какие документы и с какой периодичностью составляются на предприятии, какие из них характеризуются постоянством формы. Сведения о документах собираются во всех структурных подразделениях и фиксируются в картах, в которых отражается такие сведения, как:
наименование формы, в том числе ее заголовок и краткое содержание;
код формы по классификатору;
название файла, если форма представлена в электронном виде;
управленческая функция данной формы документа, задача, для которой она сформирована. Так, например, форма «Штатное расписание» создана для реализации управленческой функции «Организация системы управления», задача ее формирования (назначение формы) - «регламентация численного и должностного состава»;
информация о всех основных этапах составления, оформления, прохождения данной формы документа: в каком подразделении составляется, кем согласовывается и утверждается, кто является адресатом, кем регистрируется, кто осуществляет контроль исполнения, где хранится оригинал или электронный вариант формы документа.
Затем карты форм анализируются с целью оптимизации и исключения дублирующих друг друга форм документов. После этого отобранные формы можно будет уже вносить в Табель.
Утвержденного на государственном уровне образца табеля форм документов, который был бы обязательным для на всех предприятиях, не существует. Но есть Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которой устанавливается обязательное использование такого табеля в подобных учреждениях. Целью использования табеля форм документов Типовая инструкция определяет:
оптимизацию количества используемых в организации форм документов;
унификацию их содержания;
стандартизацию процессов работы с разными формами документов.
Инструкция содержит и табель форм документов, образец которого приведен в таблице ниже.
В зависимости от потребностей конкретного предприятия, предлагаемый образец также может содержать следующую информацию:
адресат документа;
лицо, ответственное за контроль его исполнения;
код формы по государственному классификатору;
тираж, которым отпечатаны бланки документа в типографии.
Графа «Примечание» предназначена для внесения в нее информации о порядке подписания, согласования и утверждения документа, его форме или формате и пр.
