Инструкция по заполнению заявки на участие в аукционе. Пример инструкции по заполнению первой части заявок Инструкция по заполнению 1 части заявки

Если компания планирует участвовать в госзакупках, то она должна подготовиться к ним заранее. Разберем форму подачи заявки на участие, обязательные сведения участника, сроки.

Закон запрещает заказчику устанавливать в документации обязательные требования к оформлению и форме заявки (ч. 2 ст. 64 № 44-ФЗ). Означает ли это, что каждый поставщик может придумать свою форму заявки?

Заказчик может включать в состав документации примерную форму заявки на участие или рекомендации по ее оформлению. Совет: придерживайтесь таких рекомендаций, и не изобретайте особых способов оформления. Это упростит и вашу работу, и работу комиссии заказчика по рассмотрению поданных заявок, и позволит избежать досадных недоразумений.

Вебинар в Школе электронных торгов

Форма подачи заявки может быть произвольной

Для участия в закупочных процедурах в электронной форме участник должен подавать заявку только в виде электронного документа. А к заявке на электронный аукцион предъявляются свои, особые требования (ст. 66 № 44-ФЗ).

Заказчик указывает формулировку согласия участника на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) и способ оформления информации о конкретных характеристиках товара и товарном знаке. Также заказчик может рекомендовать способ оформления информации об участнике закупки (наименование, место нахождения, ИНН и др.).

В состав документации заказчика должна быть включена инструкция по заполнению заявки на участие в закупочной процедуре. Эта инструкция, конечно, не имеет силы закона, но на практике ее лучше придерживаться, чем игнорировать.

Чтобы снизить вероятность необоснованного отклонения заявки, при ее заполнении следует:

использовать общепринятые обозначения и наименования;
избегать формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
уделить особое внимание заполнению всех документов, которые представляются в составе заявки.

Шесть обязательных сведений в заявке участника

При составлении заявки участник должен обязательно указать следующие сведения:

согласие поставить товары, выполнить работы, оказать услуги на условиях, предусмотренных документацией о закупке;
наименование поставляемого товара (в случае, если поставляется товар или выполняются работы, оказываются услуги, для выполнения, оказания которых используется товар);
товарный знак (при наличии);
количество;
конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика (при этом участник размещения заказа может предложить товар с улучшенными характеристиками);
документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (например, к гарантии, условиям поставки, новизне товара, году выпуска, описанию выполняемых работ, оказываемых услуг и др.).

Особое внимание обратите на описание характеристик товара, если вы предлагаете эквивалент. Вы должны учесть все параметры эквивалентности, которые указал заказчик. И ваш товар должен полностью им соответствовать. Варианты «но ведь отличается совсем чуть-чуть» в госзакупках не проходят.

Также нужно указывать и другие характеристики товаров, если заказчик их устанавливает в документации, ведь по ним он будет определять соответствие заявки участника требованиям.

Необходимые документы участника

В заявке на участие в закупочной процедуре участник обязательно указывает информацию о себе:

наименование, фирменное наименование (при наличии);
место нахождения, почтовый адрес;
номер контактного телефона;

ИНН участника, учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа. Проследите, чтобы данные в заявке строго соответствовали вашим учредительным и регистрационным документам.

К заявке нужно обязательно прикрепить документы, подтверждающие соответствие требованиям законодательства, например, правомочность участника закупки заключить контракт. А вот соответствие следующим требованиям подтверждаем лишь декларацией, составленной в свободной форме:

непроведение ликвидации;
неприостановление деятельности;
отсутствие недоимки по налогам, сборам;
отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков;
отсутствие судимости у руководителя, главного бухгалтера, членов исполнительного органа.

Только не надо думать, что декларация — это ваше сочинение на свободную тему. Все, что вы там напишете, должно соответствовать действительности. Плата за фантазии — упущенный контракт, а в худшем случае — РНП и финансовые потери.

Заявка на участие: уложиться в срок!

При подаче заявки на участие в выбранной закупочной процедуре важно соблюдать установленные сроки. Для разных способов закупки сроки подачи заявок могут отличаться. А кроме того, сроки могут быть изменены в отдельных случаях, регламентированных законодательством.

Если заказчик внес изменения в документацию, нужно успеть проверить соответствие своей заявки новым требованиям. А при необходимости — отозвать заявку и подать новую. На все эти действия участнику отводится совсем немного времени, даже с учетом измененного срока подачи заявок.
Помимо непосредственного срока, отведенного для подачи заявки, участник должен учитывать и фактические затраты времени на подготовку документов для участия в выбранной закупочной процедуре.

А если закупка предполагает внесение обеспечения заявки — нужно заранее позаботиться о том, чтобы необходимая сумма вовремя была переведена заказчику или на электронную площадку.

Обеспечение заявки на участие в конкурсе теперь может быть представлено и в виде банковской гарантии.

Планирование участия в госзакупках должно начинаться задолго до того, как состоится сама закупочная процедура. Именно грамотное планирование и ответственный подход к заполнению документов позволят вам получать выгодные государственные и муниципальные контракты.

Повышайте квалификацию на курсе « » для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий и получите 1 год профессиональной поддержки на вебинарах. Программа разработана на основе требований профессионального стандарта «Специалист в сфере.

По правилам 44-ФЗ, должна быть инструкция по заполнению заявки в закупочной документации. Причем данная норма касается практически всех процедур: конкурсов, аукционов, запросов предложений, в том числе закрытых и проводимых в электронной форме. А при проведении запроса котировок в извещение необходимо включить уже готовую форму заявки на участие.

Причем закон о контрактной системе не дает точного определения рассматриваемому термину. Таким образом, покупатели могут составлять этот документ в произвольной форме. Главное, чтобы она не противоречила букве закона, в частности, правилам (ст. 33).

Также важно помнить, что заказчикам запрещено устанавливать требования, которые влекут за собой ограничение количества участников закупки.

Как составить

Изначально цель инструкции — дать участнику возможность заполнить свое предложение надлежащим образом и предложить именно тот товар, который приобретают в рамках тендера. Поэтому здесь неуместны двусмысленные выражения и трактовки.

Для начала стоит определить, нужен ли вообще такой документ для конкретных торгов.

При закупке услуг или работ участнику в первой части предложения достаточно выразить на выполнение всех условий документации без каких-либо изменений. Так как речи о разных вариантах показателей здесь не идет, то и инструкция не требуется.

Когда же приобретают товары либо услуги (работы), для которых используются товары, в документацию включают их . В данном случае уже необходимо прописать алгоритм заполнения первых частей заявок.

Дать ссылку на раздел документации, в котором поставщик сможет найти показатели товаров в соответствии с ч. 2 ст. 33;
Определить, какие показатели стоит считать максимальными и минимальными. Установить порядок их написания (одно значение или диапазон);
Определить, какие характеристики нельзя изменять.

Чтобы избежать двусмысленного трактования характеристик, необходимо разъяснить поставщикам, как читать те или иные значения:

«Не более 10» или «не менее 10» — в заявке должно стоять одно число из диапазона от 10 включительно и ниже (выше).
«Более 5» или «менее 5» — подразумевает одно число строго выше (ниже) указанного (например, 6 или 4).
«В диапазоне значений с верхним пределом не более 8 и нижним пределом не менее 5» — необходимо указать диапазон значений в рамках указанных чисел включительно (например, «в диапазоне значений с верхним пределом 8 и нижним пределом 6»).

Также при составлении инструкции покупателю следует сравнить требования документации с нормами национальных и международных стандартов, применимых к данной продукции.

Последний пункт касается случая, когда покупатель требует, чтобы товар соответствовал и ГОСТу, и документации. Здесь не должно быть противоречий и спорных моментов. Например, если в ГОСТе допустимое значение какого-либо свойства лежит в диапазоне от 5 до 10 единиц, то заказчику необходимо указать аналогичные границы. Не рекомендуется устанавливать диапазон от 5 до 15 единиц, т. к. поставщик может написать в своем предложении значение 15, что не соответствует ГОСТу, а следовательно, может повлечь отказ в допуске.

При проведении аукциона на выполнение работы или оказание услуги первая часть заявки на участие в электронном аукционе должна содержать согласие участника такого аукциона на выполнение работ или оказание услуг на условиях, предусмотренных документацией об электронном аукционе.

При проведении аукциона на поставку товара, при проведении аукциона на выполнение работы или оказание услуги, для выполнения или оказания которых используется товар, участник аукциона должен указать следующую информацию о товаре, предлагаемом к поставке: конкретные показатели, соответствующие значениям, установленным технической частью аукционной документации; товарный знак (его словесное обозначение) (при наличии), знак обслуживания (при наличии), фирменное наименование (при наличии), патенты (при наличии), полезные модели (при наличии), промышленные образцы (при наличии), наименование страны происхождения товара.

В случае, если в документации, ее приложениях содержатся требования или указания в отношении товарных знаков, то допускается применение (использование) эквивалентного товара.

В случае, если в документации, ее приложениях содержатся требования или указания в отношении знаков обслуживания, фирменных наименований, патентов, полезных моделей, промышленных образцов, наименование места происхождения товара или наименование производителя, данные требования или указания не учитывать.

Предоставляемые участником закупки значения по показателям характеристик товара не должны сопровождаться словами «лучше», «хуже», «усовершенствованный», «модернизированный», «современный», «новый», «аналог», «эквивалент», «около», «приблизительно» и их синонимами.

Все документы и сведения в составе заявки на участие в аукционе должны быть полными, достоверными, не допускать возможность их двусмысленного толкования.

Значения показателей не должны сопровождаться словами «не более», «не менее», «более», «менее», «или», «от», «до», то есть должны быть конкретными, за исключением случаев когда в описании объекта закупки указано, что должна быть предложена характеристика товара с неизменным значением.

При наличии в аукционной документации показателей, сопровождающихся словом «более» участник закупки должен предложить показатель, превышающий такое значение, не включающее крайнее минимальное значение, а при наличии показателей, сопровождающихся словом «менее» участник закупки должен предложить показатель, имеющий значение меньше заявленного заказчиком, не включающее крайнее максимальное значение.

При установлении значения показателя как верхний и/или нижний предел, сопровождающихся при этом соответственно словами «не менее», «не более», «от», «до», в предложении устанавливается конкретное значение показателя.

В случае указания значений показателей, сопровождающихся словами «в пределах... », «в диапазоне... », «в интервале … » и сопровождаются словами «не менее», «не более», «от», «до», участник закупки должен указать показатель диапазона без слов «не менее», «не более», «от», «до», соответствующий требуемому диапазону (интервалу) значений.

При наличии в аукционной документации диапазонного показателя без сопровождения словами «не менее», «не более», «от», «до», значение которого не может изменяться в ту или иную сторону, участником закупки должен быть предложен товар именно с таким значением показателя.

В случае, если значение показателя указано в диапазоне со словами «шире», «уже», участнику закупки следует указать значение показателя в диапазонном значении меньше/больше величин, указанных заказчиком без слов «шире», «уже».

Если заказчик установил параметры в диапазоне «не шире…», Вы можете предложить товар в пределах указанного диапазона, а если заказчик установил диапазон «не уже…», характеристика товара должна быть равной или выходить за рамки указанного диапазона.

Если в описании объекта закупки указаны конкретные значения показателей и значения показателей не сопровождаются словами «не более», «не менее», «более», «менее», «или», «от», «до», участником закупки должен быть предложен товар, с значениями, заданными в описании объекта закупки, данные значения показателей не изменяются.

При составлении заявки участник должен применять термины и единицы измерений, используемые в настоящей документации. Не допускается применение иного языка или терминов.

Возможное упоминание товарных знаков в Разделе 6 аукционной документации «Обоснование начальной (максимальной) цены контракта» носит информационный характер.

Параметры и характеристики предлагаемого к поставке товара должны иметь конкретные показатели. Исключением являются случаи, когда такие параметры и характеристики не могут быть описаны точными значениями (например: установлено ГОСТ, ТУ, производителем) или если в техническом задании установлено требование к диапазонному значению характеристики (выражено фразами «в диапазоне», «диапазон» или знаками «…» (троеточие), «÷»), в таком случае участник при заполнении первой части заявки указывает диапазон значений не уже, чем установлен техническим заданием (т.е. указывает не менее двух значений, определяющих верхнюю и нижнюю границы диапазонной характеристики.)

Допускается также указывать числовые данные прописью, цифровое указание сопровождать прописным, а также комбинировать.

Не допускается использование сокращений и терминов кроме общеупотребительных и примененных заказчиком. Например, допускается указывать – кв. м, Вт, кг, ≥, Ø (квадратный метр, ватт, килограмм, больше или равно, диаметр), но не допускается указывать специализированные (отраслевые) сокращения, например: «скумбрия с/м б/г 30+» или «HDD240» если заказчик не применил именно такие сокращения и термины при описании своих потребностей.

При описании потребительских свойств товара не допускается замена единиц измерения от указанных заказчиком. Например: заказчик установил «объем 100 л», не допускается описание «объем 100 куб. дм» или «масса вмещаемой воды 100 кг».

Проанализировав работу комиссий по осуществлению закупок, организатор проведения описывает ниже наиболее часто встречающиеся ошибки в заявках, служащие причинами их отклонения:

Заявка не содержит конкретные показатели товара (в т.ч. поставляемого, используемого подрядчиком при выполнении работ, оказании услуг), соответствующие значениям, установленным в технической части аукционной документации либо указанные значения не соответствуют требованиям заказчика, либо указанные значения показателей недостоверны или имеют неоднозначную трактовку;

Заявка не содержит указания наименования страны происхождения товара;

Заявка подана от имени филиала (филиал не является юридическим лицом, следовательно, самостоятельно не может совершать юридически значимых действий, в том числе направлять заявки на участие в закупках);

Не подтверждены полномочия лица, подписавшего заявку (отсутствует доверенность, решение о назначении или избрании руководителя, либо срок полномочий истек), либо документ о назначении и сроке полномочий не соответствует учредительным документам;

Заявка не содержит действующие учредительные документы (устав организации без учета внесенных изменений);

Заявка (аккредитационные данные, учредительные документы) содержат противоречивые данные о месте нахождения участника;

Заявка не содержит декларации или документов, подтверждающих принадлежность участника к субъектам малого предпринимательства, социально-ориентированным некоммерческим организациям, если такое требование было установлено;

Заявка не содержит обязательной информации (данных, документов), а имеет отсылки («данные сведения можно получить на сайте, в ранее поданной заявке, будут предоставлены по дополнительному запросу», «конкретные показатели товара – в соответствии с требованиями документации» и т.п.);

Непредоставление лицензии либо предоставление лицензии на осуществление деятельности не в полном объеме (без приложений);

Заявка не содержит документов, подтверждающих членство в саморегулируемой организации.

Путеводитель по спорам в сфере закупок:

1. Подача заявок на участие в электронном аукционе осуществляется только лицами, зарегистрированными в единой информационной системе и аккредитованными на электронной площадке.

2. Заявка на участие в электронном аукционе состоит из двух частей.

3. Первая часть заявки на участие в электронном аукционе должна содержать:

1) согласие участника электронного аукциона на поставку товара, выполнение работы или оказание услуги на условиях, предусмотренных документацией об электронном аукционе и не подлежащих изменению по результатам проведения электронного аукциона (такое согласие дается с применением программно-аппаратных средств электронной площадки);

2) при осуществлении закупки товара или закупки работы, услуги, для выполнения, оказания которых используется товар:

а) наименование страны происхождения товара (в случае установления заказчиком в извещении о проведении электронного аукциона, документации об электронном аукционе условий, запретов, ограничений допуска товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, в соответствии со статьей 14 настоящего Федерального закона);

б) конкретные показатели товара, соответствующие значениям, установленным в документации об электронном аукционе, и указание на товарный знак (при наличии). Информация, предусмотренная настоящим подпунктом, включается в заявку на участие в электронном аукционе в случае отсутствия в документации об электронном аукционе указания на товарный знак или в случае, если участник закупки предлагает товар, который обозначен товарным знаком, отличным от товарного знака, указанного в документации об электронном аукционе.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Первая часть заявки на участие в электронном аукционе, предусмотренная частью 3 настоящей статьи, может содержать эскиз, рисунок, чертеж, фотографию, иное изображение товара, на поставку которого заключается контракт.

5. Вторая часть заявки на участие в электронном аукционе должна содержать следующие документы и информацию:

1) наименование, фирменное наименование (при наличии), место нахождения (для юридического лица), почтовый адрес участника такого аукциона, фамилия, имя, отчество (при наличии), паспортные данные, место жительства (для физического лица), номер контактного телефона, идентификационный номер налогоплательщика участника такого аукциона или в соответствии с законодательством соответствующего иностранного государства аналог идентификационного номера налогоплательщика участника такого аукциона (для иностранного лица), идентификационный номер налогоплательщика (при наличии) учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа участника такого аукциона;