Нужно ли распечатывать документацию об электронном аукционе при формировании материалов по закупке? Например, всю подготовительную информацию (запросы предложений,техническое задание и прочее) плюс аукционная документация, протоколы,извещение о закупке?
Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ
С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.
Заказчик может хранить все документы по закупкам в электронном виде (на сервере или компьютере), однако, напоминаем, обязательному хранению подлежат, в том числе оригиналы документов, которые составлены заказчиком в письменной форме или переданы участником закупки в рамках осуществленной закупки.
В соответствии ч. 1 ст. 2 Закона о контрактной системе законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона о контрактной системе и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона о контрактной системе. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).
Какое противоречие есть в законодательстве по срокам хранения документов
В разных НПА прописаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. С июля 2018 года заказчики по Закону № 223-ФЗ хранят все закупочные документы не менее трех лет (Федеральный закон от 31.12.2017 № 505-ФЗ). Но сроки хранения документов указаны и в других НПА, которые не имеют отношения к закупкам. Например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает хранить закупочные документы пять лет. Перечень таких документов указан в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
.
— Из статьи
Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, п.п. 5.2.6. Постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации", полномочиями по утверждению перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения наделено Минкультуры России. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Согласно п. 273 вышеуказанного перечня документы (конкурсная документация, протоколы аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации в организации - заказчике и в других организациях должны храниться 5 лет. При этом по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.
В свою очередь, в Законе о контрактной системе также предусмотрены сроки хранения различных документов. При этом в отличие от конкретного срока, указанного в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, сроки, установленные в Законе о контрактной системе, определяют минимальный срок хранения каждой категории документов.
Так, согласно ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем 3 года.
В соответствии с ч. 2 ст. 24 Закона о контрактной системе конкурсы бывают следующих категорий: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс. В свою очередь, согласно ч. 3 ст. 56 Закона о контрактной системе при проведении конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 56 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 3 ст. 57 Закона о контрактной системе при проведении двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 57 Закона о контрактной системе.
Согласно ч. 2 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 11 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении конкурса с ограниченным участием и закрытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. Согласно ч. 15 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении двухэтапного конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе и положений о закрытом конкурсе.
Таким образом, срок хранения документов, указанный в ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе, применяется к открытому конкурсу, конкурсу с ограниченным участием, двухэтапному конкурсу, закрытому конкурсу, закрытому конкурсу с ограниченным участием, закрытому двухэтапному конкурсу.
В соответствии с ч. 10 ст. 60 Закона о контрактной системе документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа в соответствии с данным законом, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с едиными требованиями, предусмотренными ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе.
Четыре интересных вопроса о документации для открытого конкурса
Открытый конкурс большинство заказчиков используют не так часто. Его процедуры сложнее аукционных, поэтому вопросов возникает больше. Мы ответили на четыре вопроса читателей журнала про открытый конкурс. Опытным специалистам по закупкам они позволят закрепить свои знания, а начинающим — усвоить их в доступной форме. Ответы для наглядности подкрепили примерами.
Согласно ч. 10 ст. 112 Закона о контрактной системе со дня вступления в силу Закона о контрактной системе (с 1 января 2014 г.) до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, закупки товаров, работ, услуг путем проведения электронных аукционов осуществляются на ранее прошедших отбор электронных площадках (ОАО "Единая электронная торговая площадка" (www.roseltorg.ru); ЗАО "ММВБ-Информационные технологии" (www.ets-micex.ru); ГУП "Агентство по государственному заказу, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Республики Татарстан" (www.zakazrf.ru); ЗАО "Сбербанк-Автоматизированная Система Торгов" (www.sberbank-ast.ru); ООО "Индексное агентство РТС" (www.rts-tender.ru)). При этом, согласно указанной норме, на такие площадки не распространяются положения ч. 8 ст. 44 Закона о контрактной системе и сохраняется порядок функционирования таких площадок, ранее установленный федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативное правовое регулирование в сфере размещения заказов, совместно с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление контроля в сфере размещения заказов, до дня вступления в силу Закона о контрактной системе (1 января 2014 г.). Порядок проведения электронных аукционов на таких площадках должен соответствовать требованиям Закона о контрактной системе. Электронные аукционы, извещения о проведении которых размещены в единой информационной системе до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, проводятся на таких ранее отобранных электронных площадках. Заключение контрактов по результатам указанных аукционов осуществляется на таких электронных площадках. Федеральный орган исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок вправе установить особенности прекращения функционирования ранее прошедших отбор электронных площадок, в том числе в части возврата участникам закупок денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок на участие в электронных аукционах.
Так, например, согласно п. 3.8 Регламента организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО "Сбербанк-АСТ" в 2012 году, хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.
Исходя из ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение 3 лет.
Таким образом, в настоящее время, срок хранения документов, указанных в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, составляет для заказчика 5 лет и не противоречит требованиям Закона о контрактной системе, за исключением документов в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, которые хранятся заказчиком в течение 3 лет согласно ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе.
Что касается документов по запросу предложений, то, заказчику следует, применив ст. 6 ГК РФ (аналогия закона), хранить документы по данному конкурентному способу также 5 лет.
Следует отметить, что в графе № 3 вышеуказанного перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения начинается с 1 января 2015 года и соответственно по 31 декабря 2019 года, далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню, установленному законодательству и положениям делопроизводства заказчика.
Учитывая изложенное, документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукцион, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.
Заказчики обязаны хранить архивные документы. Об этом сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.
Перечень типовых архивных документов, сроки и правила, по которым хранят документацию, утвердило Минкультуры России в приказе от 25 августа 2010 года № 558, далее - Приказ № 558. При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки хранения (ч. 3 ст. 6 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, подп. 5.2.6 постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, письмо Минэкономразвития России от 6 апреля 2015 г. № Д28и-894).
Вместе с документами о закупке храните информацию, которую использовали, чтобы определить и обосновать НМЦК. Это оригиналы документов от поставщиков, снимки экрана с изображениями страниц сайтов, где указаны дата и время (п. 2.1 Методических рекомендаций, которые утверждены приказом Минэкономразвития от 2 октября 2013 г. № 567).
Чтобы определить, сколько лет хранить тот или иной документ, используйте таблицу.
| Наименование документа | Срок хранения | Основание |
| Государственные и муниципальные контракты | Пункт 272 Приказа № 558 | |
| Открытые конкурсы | ||
| 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 | |
| Заявки участников | ||
| Аудиозаписи вскрытия конвертов | ||
| Протоколы | ||
| Запросы, извещения, уведомления, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии контрактов и другие документы |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении открытых конкурсов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Конкурсы: с ограниченным участием, двухэтапные, закрытые, закрытые с ограниченным участием, закрытые двухэтапные | ||
| Конкурсная документация, изменения и разъяснения документации | - 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 |
| Заявки участников | ||
| Протоколы | ||
| Аукционы | ||
| Аукционная документация, в том числе технические задания и информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Доверенности, графики - календарные планы, и другие документы | ||
| Переписка о проведении аукционов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Закрытые аукционы | ||
| Документация о закупке, изменения документации, разъяснения документации | 3 года | Часть 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ |
| Заявки участников | ||
| Протокол рассмотрения заявок, протокол закрытого аукциона | ||
| Запросы котировок | ||
| Документация, технические задания, информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Переписка о проведении котировок | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Запросы предложений | ||
| Извещение, приглашения участникам |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558, статья 6 Гражданского кодекса РФ |
| Документация запроса предложений | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Аудиозапись вскрытия конвертов | ||
| Графики - календарные планы, доверенности и прочие документы | ||
| Журналы, Реестры, Положения | ||
| Журнал регистрации протоколов комиссии по закупкам | 5 лет | Пункт 276 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые подали заявки | 5 лет | Пункт 277 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые прибыли на процедуру вскрытия конвертов с заявками | ||
| Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросе котировок | 5 лет | Пункт 278 Приказа № 558 |
| Реестры государственных, муниципальных контрактов | Постоянно | Пункт 279 Приказа № 558 |
| Положения о комиссиях по закупкам | Постоянно | Пункт 274 Приказа № 558 |
| Гранты | ||
| Документы о проведении конкурсов на право получить грант |
Постоянно; 5 лет - по отклоненным заявкам |
Пункт 280 Приказа № 558 |
| Положения, регламенты конкурсных комиссий, экспертных советов на право получить грант | Постоянно | Пункт 281 Приказа № 558 |
| Представления на кандидатов, которых избирают в состав экспертных советов на право получить грант, документы к ним | Постоянно | Пункт 282 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 283 Приказа № 558 |
| Журналы учета заявок участников конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 284 Приказа № 558 |
| Документы на электронной площадке | ||
| Заявки на участие в закупках и другие документы, которые представляют участники торгов | 10 лет с даты, когда заказчик подписал протокол о результатах закупки | Подпункт «к» пункта 2.1 главы II приложения 2 к приказу Минэкономразвития России от 23 июля 2015 г. № 495 |
| Протоколы о результатах проведения закупки | ||
Письмо Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1805
«…Частью 15 статьи 28 Закона № 44-ФЗ установлено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.
В соответствии с частью 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение трех лет.
Таким образом, согласно положениям Закона № 44-ФЗ установлен минимальный срок хранения указанных документов - 3 года.
При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения.
В отношении хранения документов, связанных с закупочной деятельностью уполномоченного учреждения по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для государственных и муниципальных заказчиков следует отметить, что данное учреждение также вправе установить свой перечень документов и сроки их хранения, в соответствие с полномочиями, которые возложены на данное учреждение. При этом сроки хранения документов, связанных с закупками, не могут быть менее установленных Законом № 44-ФЗ сроков. …»
Ассистент заказчика - онлайн-сервис, который помогает автоматизировать документооборот по планированию закупок. Вы быстро и правильно спланируете закупки, проверите план на предмет ошибок, создадите электронную и печатную форму отчета по закупкам у едпоставщика и загрузите готовые документы в ЕИС.
Может ли заказчик включить в приемочную комиссию внештатных сотрудников или сотрудников других ведомств?
Да, может. Закон № 44-ФЗ не устанавливает требования к формированию приемочной комиссии, за исключением количества членов - не менее чем 5 человек.
Заказчик вправе самостоятельно определять состав приемочной комиссии. При этом если в контракте установлено, что приемка результатов проводится в соответствии с инструкциями П-6 и П-7, то при формировании комиссии надо учитывать их требования.
Напомним, что речь идет об инструкциях:
Внештатные сотрудники также несут ответственность за подписание акта о приемке продукции, которая не соответствует действительности
Руководители организаций по просьбе предприятия выделяют ему представителей для участия в приемке продукции по качеству и комплектности.
Для участия в приемке должны выделяться лица, компетентные по роду работы, образованию и опыту в вопросах определения качества и комплектности подлежащей приемке продукции.
Привлекаемых к приемке лиц необходимо ознакомить со стандартами, техническими условиями, чертежами и техническим заданием контракта. При приемке продукции по качеству и комплектности надо соблюдать правила и удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Записи в акте данных, которые участники приемки не устанавливали лично, делать нельзя.
Участие в приемке безвозмездно. Представители других предприятий и общественности не вправе получать у заказчика вознаграждение за участие в приемке продукции.
О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль
Е.А. Пластинина,
кандидат экономических наук, заведующий кафедрой государственного и муниципального управления ФГБОУ ДПО «Государственная академия промышленного менеджмента имени Н.П.Пастухова»
В процессе закупочной деятельности у заказчиков формируется значительный массив документов. При этом закупочным законодательством устанавливаются требования о необходимости создания того или иного документа и частично требования к его содержательной части. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут вновь потребоваться после окончания работы с ними, поэтому в организациях должна быть организована работа по текущему хранению документов.
Вне зависимости от сферы деятельности, в которой создаются те или иные документы, действуют общеустановленные нормы. Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). При этом таким документам придается статус «архивный».
А
рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства<*>
<*> Подробнее читайте в статье О.Л. Лобановой "Как сохранить документы?" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" № 6 за 2013 год. Статья включена в систему "Советник бухгалтера" и доступна по коду подписчика на нашем сайте.
Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Например, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Приказ № 558)<**>. Отметим, что указанный перечень содержит также упоминание закупочных документов, например:
Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.
В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно
О том, что установление сроков хранения становятся головной болью как для коммерческих, так и для государственных организаций, свидетельствует тот факт, что все чаще министерствам и ведомствам приходится отвечать на вопросы о том, сколько нужно хранить тот или иной вид документов.
На этот раз «крутиться» пришлось Минэкономразвития РФ, который в письме от 06 августа 2010 г. № Д22-1346 высказал свою точку зрения о том, когда можно провести уничтожение «протоколов, составленных в ходе проведения конкурса, заявок на участие в конкурсе, конкурсной документации, изменений, внесенных в конкурсную документацию, и разъяснений конкурсной документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона ».
Своё мнение по поводу соответствующих аспектов применения Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» высказал Департамент развития конкуренции Минэкономразвития России. При этом он сослался на следующие положения законодательства (не Перечня!) :
Письмо Минэкономразвития РФ от 06.08.2010 № Д22-1346Изучение нового Перечня типовых архивных управленческих документов показало, что в нем для данной группы документов установлены совершенно другие сроки хранения .Учитывая изложенное, считаем, что уничтожение протоколов, составленных в ходе проведения конкурса (аукциона), заявок на участие в конкурсе (аукционе), конкурсной (аукционной) документации, изменений, внесенных в конкурсную (аукционную) документацию, и разъяснений конкурсной (аукционной) документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона должно производиться через три года по истечении срока исполнения контракта. Аналогично этому срок хранения котировочных заявок также составляет три года после окончания срока исполнения контракта.
В соответствии со ст. 197 Гражданского кодекса Российской Федерации для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности , сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Например, в случае, если должностные лица заказчика, уполномоченного органа, члены комиссий по результатам проведения конкурса, аукциона, запроса котировок судом привлечены к уголовной ответственности, то определение сроков давности осуществляется согласно ст. ст. 78 и 83 Уголовного кодекса Российской Федерации. Из этого следует, что срок хранения материалов по таким процедурам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд определяется в соответствии с указанными выше статьями Уголовного кодекса Российской Федерации.
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)К сожалению, в Перечне отсутствуют какие-либо ссылки на законодательно, так что понять, на каком основании установлены именно такие сроки, невозможно.Ст.273. Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы,
извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания,
графики – календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:А) в организации – заказчике - 5 лет ЭПК . По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно
Б) в других организациях - 5 лет
Мой комментарий: Радует, что в органах государственной власти есть специалисты, способные четко и ясно обосновать сроки хранения тех или иных документов. Подход к определению сроков хранения, основанный на действующих положениях законодательства, в настоящее время, с моей точки зрения, наиболее правильный.
Стоит также обратить внимание на то, что учитывать сроки исковой давности при установлении сроков хранения организация может, но не обязана. Законодательство в отношении этих видов документов требует сохранять их ровно три года, без каких-либо дополнительных условий и оговорок. Поэтому, если организация сочтет для себя более выгодным уничтожить документы по госзакупкам ровно через три года, наказать её за это будет невозможно.
Мне кажется, что это письмо является наглядным примером того, как могли бы выглядеть комментарии к отдельным статьям Перечней с указанием сроков хранения.
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее — Закон N 44-ФЗ) и сообщает.
Срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также документов (конкурсной документации, протоколов, аудиозаписей, запросов, извещений, уведомлений, заявок, сводных заявок, технических заданий, графиков — календарных планов, доверенностей, информационных карт, копий договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации установлен приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и в соответствии с пунктами 272 и 273 указанного Перечня составляет 5 лет, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам хранение осуществляется постоянно.
При этом положения Закона N 44-ФЗ не содержат определения крупных поставок и наиболее важных работ, услуг.
Обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов. Минэкономразвития России — федеральный орган исполнительной власти, действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, не наделенный компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.
О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам
