Панель управления нужна для управления В любом сложном устройстве всегда есть пульт – набор кнопок, рычажков, сенсорных датчиков, штурвалов… словом, приспособлений, с помощью которых можно этим сложным устройством управлять.Есть такой «пульт» и в Vista. Он называется

Система управления заданиями Командный интерпретатор может поддерживать управление заданиями. Для Bourne shell (/bin/sh), который мы рассматриваем, систему управления заданиями включает парный ему интерпретатор /bin/jsh. В остальном этот интерпретатор имеет те же возможности.В

Глобальная система управления народным хозяйством В январе 1959 года А. И. Китов посылает в ЦК КПСС новаторский документ (известный как «Первое письмо А. И. Китова Н. С. Хрущёву») (подробнее об этом см. ), содержащий кардинальные предложения о направлениях полномасштабного

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) является межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. В данном акте содержится свод принципов и правил, которые регламентируют общие требования к документированию управленческой деятельности и порядок работы с документами в организациях.

Из статьи вы узнаете:

Что такое государственная система документационного обеспечения управления

Основное назначение ГСДОУ - упорядочение документооборота , сокращение общего количества документов и повышение их качества. ГСДОУ учитывает большую роль вычислительной техники при обработке деловых бумаг и разработан с учетом современных требований анализа информации.

На практике положения ГСДОУ должны быть введены в систему ДОУ предприятия посредством издания соответствующих стандартов и инструкций по делопроизводству, а также при разработке методик, правил и рекомендации по всем аспектам делопроизводственной деятельности компании.

Стандарт ГСДОУ предназначен для всех, кто работает с организационно-распорядительными документами . Применяя стандарт, исполнитель получает простые и понятные правила оформления деловых бумаг; руководитель - инструмент для оценки работы исполнителей; а секретари и делопроизводственные подразделения - инструмент для оценки качества подготовки деловых бумаг.

Скачать полный текст ГСДОУ можно по ссылке .

Каковы преимущества введения государственной системы документационного обеспечения управления

Если в организации отсутствует единый стандарт по работе с деловыми бумагами или у работников нет желания применять положения ГСДОУ, организация будет вынуждена самостоятельно разрабатывать правила и нормы документирования, без которых в любом случае не обойтись. Соблюдать положения стандарта выгодно, это снижает расходы организации на разработку собственных норм, а также сокращает время работников: им не нужно изобретать новые формы документов и правила их оформления. Можно составлять и оформлять деловые бумаги, применяя установленный в ГОСТе состав реквизитов. Тем более что новый ГОСТ - это уже 5-я редакция первого стандарта 1972 года, а важнейшая особенность всех стандартов - преемственность требований и правил оформления деловых бумаг.

Если вы оформляете бумаги в соответствии с ГСДОУ это гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Особое значение имеют реквизиты удостоверения, как их называют специалисты, это: подпись, гриф утверждения, если деловая бумага относится к утверждаемым, в необходимых случаях - печать, а применительно к копиям документов - отметка о заверении копии. Все эти реквизиты должны быть оформлены установленным в ГОСТе способом. Еще один реквизит - дата, без которой вообще не может быть официальной деловой бумаги.

Организационные преимущества использования ГСДОУ

Если в организации применяются положения стандарта ГСДОУ и установленный им состав реквизитов, это позволяет четко разделить ответственность за документ на различных этапах его подготовки:

ответственность исполнителя: за содержание деловой бумаги и ее оформление в соответствии с установленными правилами;

ответственность согласующих лиц: они оценивают содержание и визируют документ по установленным правилам, в основе которых возможность идентифицировать лицо, которое согласовало документ;

ответственность руководителей, подписывающих (утверждающих) деловую бумагу: они принимают решения по документу и подписывают его по установленным правилам, которые позволяют идентифицировать лицо, принявшее решение, независимо от времени, когда это происходило;

ответственность работников делопроизводства, секретарей: они оценивают, соответствует ли документ установленным в организации правилам оформления, а также включают деловую бумагу в состав документального фонда организации, что обеспечивается регистрацией и контролем его жизненного цикла.

Соблюдение правил ГСДОУ при подготовке и оформлении документов гарантирует, что бумага будет принята в органе власти, рассмотрена и на нее будет дан ответ. Неправильно оформленный документ, в котором отсутствуют дата, регистрационный номер , подпись уполномоченного лица, могут вернуть в организацию и отказать в рассмотрении.

Если организация добровольно применяет национальные стандарты, это дает ей преимущества в конкурентной борьбе, свидетельствует о готовности организации быть «прозрачной» и понятной для контрагентов. Применять положения ГСДОУ целесообразно. Благодаря ему вы создадите деловые бумаги, обладающие юридической силой.

Правильно и рационально оформленные документы можно оперативно обработать и проанализировать, что способствует качественным управленческим решениям . Кроме того, единые правила оформления повышают культуру работы с документами в организации и укрепляют ее деловой имидж.

В каких документах организации закрепляются требования ГСДОУ

Национальные стандарты относятся к документам, которые применяются на основе принципа добровольности. При этом национальные стандарты нельзя рассматривать как акты рекомендательного характера. Принцип добровольности означает, что если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным.

Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГСДОУ, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба или секретарь подготовят локальный нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), в котором будут регламентированы стандартные правила оформления организационно-распорядительных деловых бумаг.

Работу с деловыми бумагами ведет каждая организация, даже если в ней нет специального структурного подразделения и секретаря. В этом случае документами занимаются сотрудники разных подразделений в дополнение к основным обязанностям.

Какие варианты организации делопроизводства возможны

Подразделения самостоятельно ведут все процессы от создания до уничтожения деловых бумаг. Нередко процессы и маршруты движения документов в подразделениях не согласованы между собой. Такое делопроизводство называют децентрализованным.

В организациях, где делопроизводство ведут в отдельных подразделениях, но все они подотчетны некоему центру - например секретарю руководителя, ситуация с документами вызывает меньше сложностей. Это смешанная форма делопроизводства. Но проблема и здесь остается: отсутствуют сотрудники, для которых работа с документами - основная обязанность. Нет единого центра, который курирует делопроизводство, а объем документов с развитием компании постоянно растет. Именно тогда возникают мысли о необходимости передать всю работу с документами в одни руки, например секретарю. Подробнее о том, какие проблемы свидетельствуют о том, что пора свести работу с документами в единый центр, см. в таблице 1 ниже.

Таблица 1. Проблемы, которые указывают на необходимость централизации делопроизводства

Какую роль может сыграть секретарь?

Один секретарь до поры до времени справится с потоком документов, но его полномочий недостаточно для контроля за документооборотом растущей организации, соблюдением процедур и правил документирования, а также для внедрения электронных систем управления документами.

Секретарь отвечает за оформление документов и контроль их исполнения по резолюциям руководителя. Он не может в одиночку наладить систему документационного обеспечения управления организацией. Тем не менее именно секретарь может инициировать создание делопроизводственного подразделения, сотрудники которого:

• установят единые правила делопроизводства;
• организуют контроль за выполнением правил;
• создадут понятную схему документооборота;
• упростят поиск деловых бумаг.

ГСДОУ. Основные требования к документам и службам ДОУ. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

История создания + краткое описание : сегодня это наиболее полный общеотраслевой нормативный акт. Разработчиками ГСДОУ являются ВНИИДАД совместно с различными министерствами и ведомствами. Статистические материалы для разработки этого документа собирались на протяжении примерно 10 лет. В 1988 г. проект был одобрен коллегией Главархива, а в 1991 г. этот документ был издан отдельной брошюрой. (ГСДОУ во многом основана на положениях ЕГСД, которая была одобрена в 1973 году и в основном внедрена к 1975 году.) ГСДОУ рекомендована на всей территории России. Положения этой системы применимы в организациях любого вида собственности.

На момент издания цели и задачи ГСДОУ были следующие: -Упорядочение документооборота; Сокращение количества и увеличение качества документов; Создание условий для эффективного применения современных на тот период технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации; Совершенствование работы аппарата управления.

На тот период ГСДОУ эти цели достигла. (Этому способствовала хорошая методическая поддержка: издавались учебные пособия, производились рассылка материалов, изучение в печати, специальное обучение.)

Необходимо отметить, что именно ГСДОУ уходит от термина «делопроизводство», вместо которого употребляется понятие «документационное обеспечение управление».

В тот период «Д/П» и «ДОУ» рассматривались неодинаково. Считалось, что термин «Д/П» устарел и «ДОУ» шире. Тогда считалось, что ДОУ – это технология управления, а Д/П – это технология ДОУ. Сегодня понятие «Д/П» реабилитировано. В ГОСТе 1998 года («Термины и определения») «делопроизводство» тождественно «ДОУ».

В настоящее время разработан новый вариант ГСДОУ, но пока он не введен. В нем подчеркнуто, что ГСДОУ – это система взаимосвязанных крупных подсистем.

В структуре ГСДОУ можно выделить 5 разделов : 1 .Общие положения. 2 .Документирование управленческой деятельности. Этот раздел регламентирует документирование так, что пользователь всегда, применяя ГСДОУ, опирается на действующий на тот момент стандарт. То есть сейчас этот раздел применяется с учетом ГОСТа Р 6.30 -2003.

3. Организация работы с документами. 4 .Механизация и автоматизация работы с документами. Данный раздел морально устаревал очень стремительно и сейчас устарел полностью. 5 .Раздел, посвященный службе ДОУ. По качеству этот раздел очень хороший и на тот момент, и сегодня.

В приложении содержится развернутое Положение о службе ДОУ, которое и в настоящее время является очень хорошим методическим документом.

2) Нормативный характер носят и общероссийские классификаторы . Госстандарт России и ФГУП «ВНИИКИ» вместе с Госкомстатом России и Минэкономразвития России обобщили опыт 1990-х годов создания и применения системы общероссийских классификаторов, были сформулированы основные задачи этой системы, уточнена технология разработки, применения общероссийских классификаторов. Эти положения приняты Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». В нем был утвержден перечень:

Общероссийских классификаторов,

Существующих, действующих сегодня общесоюзных классификаторов.

ЕСКК (единая система классификации и кодирования) определяется этим постановлением и еще тремя методическими документами:

1. «Основные положения ЕСКК технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации»,

2. «Порядок разработки общероссийских классификаторов»,

3. «Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России».

В числе прочих, ЕСКК включает: общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011-93 , в котором представлены действующие сегодня в России унифицированные системы документации.

В ОК 011-93 кодируются наименования унифицированных форм девяти унифицированных систем документации (можно сказать, что таким образом определяется состав документов, входящих в эти системы): 1.Организационно-распорядительная документация, 2.Банковская документация, 3.Финансовая, учетная и отчетная документация бюджетных организаций, 4.Трудовая документация, 5.Документы пенсионного фонда РФ,6.Внешнеторговая документация, 7.Отчетно-статистическая документация, 8.Учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий.

Классификаторы предназначены для использования при построении каталогов, указателей и перечней, автоматизированных баз данных. Классификаторы устанавливают коды и наименования классификационных группировок, которые используются для индексирования. Таким образом, классификатор играет важную роль в процессе регистрации документов, так как именно в ходе регистрации документу присваивается определенный номер (то есть осуществляется индексация).

Кроме того, стоит сказать о роли классификатора в сокращении количества документных форм. Мы знаем, что сокращение неоправданного многообразия документов, приведение их к единообразию формы и структуры составляют процесс унификации, в результате которого разрабатываются унифицированные формы документов. Так вот, общероссийские классификаторы можно считать одним из средств унификации реквизитов документов. Они обеспечивают единообразное представление одних и тех же реквизитов в различных документах. А это является одним из условий информационной совместимости взаимосвязанных документов, которая имеет важное значение в вопросах, связанных с документооборотом.

Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях ЕГСД (создана в 1973 г.), которая сыграла важную роль в оптимизации документационных процессов в стране. ЕГСД – научно обоснованный комплекс правил, норм, предписаний, рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении ОРД. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой документации, принципы унификации документов, рекомендации по структуре делопроизводственных служб, их функции и основы контроля за исполнением документов. На основе ЕГСД был создан ряд стандартов по унификации систем ОРД.

ГСДОУ была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления».

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

Состав управленческих документов;

Порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

Оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

Общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

Документооборота организации;

Построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

Контроля исполнения документов;

Подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

13. Бланки документов и требования к ним.

Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:

Левое - 20 мм;
Правое - 10мм;
Верхнее - 20 мм;
Нижнее - 20мм.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.

В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:

· Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

· Бланк для письма;

· Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

14. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и офор­млении документов использовать 30реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов мест­ного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют сле­дующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - ИНН/ КПП налогоплательщика;
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - печать;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию.
30 - Идентификатор электронной копии документа

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01 . Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02 . Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03 . Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04 . Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).
05 . ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 . Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 . Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком, в качестве государственного нацио­нальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в том случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
09 . Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10 . Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000)
В письме наименование вида документа не указывают.
11 . Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.
12 . Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 . Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15 . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении учебного материала. Вот эти документы:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопросов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.

Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д. и т. п.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск -- копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы16;220].

Таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные .

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

Тематические материалы:

Методы оптимизации численности персонала: четыре подхода

Кого кусают комары: критерии отбора жертв Каких людей больше всего кусают комары

Виды ядовитых опят и как их отличить от съедобных грибов Растут ли ложные опята на березе

Рассчитать дату родов: проверенные способы

Не хватает воздуха: причины трудностей с дыханием – кардиогенные, легочные, психогенные, иные

Поливитамины для женщин. Витамины для женщин. Лучшие витамины для женщин Хорошие и недорогие витамины для женщин

Предел функции: основные понятия и определения

Является ли множество а подмножеством в