Намереваясь изготавливать важный документ, советуем в разуме разложить смысл на три разделов. Сочиненные части не всегда будут напечатаны в такой же последовательности. Сперва правильно осознать к чему вы стремитесь в итоге, справивишись, обдумайте причины. Важными могут стать местные обычаи, писаные правила, законодательные акты. Начало критично важный раздел, который формирует след. Также стремитесь разобраться кому будет направлен будущий просительный документ и кто реально будет осуществить действие.
Докладная записка – это обращение к вышестоящему лицу или организации. Предназначение докладной записки – осуществление коммуникации по должностной вертикали. Цель докладной записки – информирование руководителя и побуждение к принятию определенного решения, которое обычно указывается в тексте самой записки. Данный информационный документ может составляться как по инициативе автора докладной записки, так и по указанию непосредственного руководителя.
Различают три типа докладных записок:
Инициативная. Они пишется для побуждения принятия конкретного решения, в тексте такой записки рассматриваются определенные факты, предоставляются возможные решения, рекомендации по разрешению определенной проблемы, а также выводы по всей сложившейся ситуации.
Информационная. Данный тип записки подразумевает в своем содержании наличие данных о проведении конкретных работ. Такая записка составляется регулярно и предоставляет руководителю полную информацию о ходе определенного участка работ.
Отчетные докладные записки. Они информируют руководство о завершении всей работы или какого-то конкретного этапа работ.
Вне зависимости от типа и назначения докладной записки, она должна иметь определенный вид. Тут существуют различия между докладной запиской, которая будет направлена за пределы организации, и докладной запиской внутреннего применения.
Внешняя докладная записка имеет следующую структуру:
Для внешних докладных записок используют фирменный бланк предприятия-отправителя.
Составить докладную записку для внутреннего пользования намного проще. Тут нет необходимости использовать фирменные бланки, достаточно обычного листа бумаги, но структура у такой записки должна прослеживаться.
В заголовке к тексту докладной записке должна содержаться краткая информация к ее содержанию.
Сам текст докладной записки должен содержать вводную часть, где раскрывается суть проблемы, и заключительную часть, в которой предлагаются варианты решения, предложения составителя, возможные меры или дается конкретный отчет о ходе работы, также в конце записки должны быть приведены выводы.
В результате рассмотрения докладной записки руководитель создает резолюцию, которая является основанием к принятию решений по данному вопросу, либо к проведению конкретных мероприятий.
Образец заполнения докладной записки вы можете скачать по ссылке.
Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.
Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.
Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху – наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
В правой – место: г. Москва.
Ниже – заглавие: О замене картриджа.
Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.
Ниже по центру: Докладная записка.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.
Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.
Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.
Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.
Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.
Страницы:
Название "Докладная записка" происходит от слова "доложить", то есть сообщить информацию. Ее структура и содержание определяются этим соображением.
Цели составления такого документа:
Лицо, которому направляется докладная записка, его должность и ФИО.
Пример. Генеральному директору ООО "Фома и Ерема", Фоме Евгеньевичу Сомову.
Направлять докладную записку нужно лицу, в чьи компетенции входит решение поднимаемого Вами вопроса, так что перед составлением документа стоит ознакомиться с организационной структурой компании и распределением полномочий.
Права, обязанности и сферы компетенции обычно формулируются в положении о подразделении.
Коротко изложите суть информации, которую Вы хотите сообщить. Из этого раздела получатель должен понять серьезность проблемы, получить стимул внимательно прочитать остальной текст.
Пример 1. Кассир регулярно опаздывает на работу. До открытия кассы работа парализована. Мы теряем клиентов и доходы.
Пример 2. В помещении архива, содержащего конфиденциальные документы, появляются посторонние люди.
Пример 3. Я подвергаюсь дискриминации в связи со своими религиозными убеждениями. Я атеист, а мой непосредственный руководитель - фанатично верующий человек. Он оказывает на меня давление.
Пример 1. Процедура обслуживания клиентов в нашей компании включает непосредственную оплату в кассу. Мы начинаем работать с 8:00, так как большинство клиентов заинтересовано в том, чтобы получить наши услуги до начала своего рабочего дня, чтобы потом вовремя успеть на свою работу. Однако, касса бывает закрыта до 9:00 - 9:30. Клиенты вынуждены ждать. Они обратились к нам, рассчитывая успеть на работу, но из-за работы кассы они опаздывают. Такие посетители либо вообще отказываются от наших услуг и уходят сразу, аннулируя заказ, либо не обращаются к нам повторно.
Пример 2. В связи со свободным рабочим графиком, я регулярно прихожу на работу до начала рабочего времени остальных сотрудников. Я обратил внимание на то, что в это время в помещении архива проводится уборка. Уборщик находится там один. Шкафы с документами запираются, но это - обыкновенные офисные шкафы, не обладающие какими-либо классами защиты. Их легко открыть.
Пример 3. Мой непосредственный руководитель постоянно напоминает мне, что я не посещаю церковных мероприятий, не венчан со своей женой. Он обращает внимание коллег на то, что я не соблюдаю посты и не отмечаю церковных праздников, и заявляет, что к неверующим людям не может быть доверия, так как они лишены морального стержня. В части оценки моей работы и материального поощрения он также проявляет предвзятость.
Пример 1. Плохая работа кассы нивелирует все наши конкурентные преимущества, основанные на удобном графике работы. Дополнительная оплата остальных сотрудников за дополнительное рабочее время в утренние часы оказывается напрасной тратой денег. Мы теряем старых лояльных клиентов и не можем привлечь новых.
Пример 2. Разглашение информации из нашего архива может принести убытки, послужить причиной исков со стороны клиентов, подорвать авторитет нашей компании. Относительно свободный доступ к архиву может быть причиной проблемы для самого уборщика. Если кому-то станет известно, что уборщик имеет возможность ознакомиться с нашими конфиденциальными документами, это может послужить причиной криминального давления на него.
Пример 3. Описанное отношение ко мне снижает мою работоспособность, служит причиной постоянного стресса, влечет ухудшение моего здоровья. Качество моей работы снижается, производительность падает, что приносит прямые потери компании. В коллективе создается нервозная ситуация, что также не способствует производительному труду.
В некоторых случаях описываемая ситуация не нарушает каких-либо нормативных документов, но содержит в себе опасность или приносит ущерб. Тогда этот раздел опускаем.
Пример 1. В компании утвержден трудовой распорядок, в соответствии с которым рабочий день начинается в 8:00.
Пример 2. В компании утверждено положение о конфиденциальности. описывающее порядок хранения и работы с конфиденциальными документами. Сложившаяся практика противоречит этому положению.
Пример 3. Наше государство является светским. Свобода вероисповедания гарантирована Конституцией. Мне представляется, что дискриминация по религиозным соображениям недопустима.
Пример 1. Прошу Вас обязать кассира вовремя открывать кассу.
Пример 2. Прошу Вас дать распоряжение об установке системы видеонаблюдения в помещении архива.
Пример 3. Прошу Вас провести разъяснительную работу с моим непосредственным руководителем, указать ему на то, что его действия противоречат законодательству и наносят вред трудовому климату в коллективе, эффективности работы, имиджу компании, временно (до стабилизации ситуации) взять под личный контроль оценку моей работы и материальное поощрение. Надеюсь на Ваше понимание.
Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.
Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.
В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.
Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.
По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.
Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка о прогуле
Информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка на сотрудника за оскорбление
Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.
1 образец Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
15. Состоит на диспансерном учете, в ИДН, на ВШУ и по поводу чего.
Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации.
Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.
Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.
Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.
Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.
Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.
А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.
Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.
Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).
1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.
Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.
Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.
Отчетные записки напрямую связывают руководство организации с управляющими проекта
Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.
2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.
Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.
Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.
Докладная должна содержать следующие реквизиты:
Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:
1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
Семенову Аркадию Борисовичу
Токаревой Галины Ивановны
ДОКЛАДНАЯ
В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).
Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.
Дата___________
Подпись _______ расшифровка__________
2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.
Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны
ДОКЛАДНАЯ
27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.
Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.
Дата___________
Подпись_______ расшифровка __________
3. Образец докладной на сотрудника организации о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения
Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны
ДОКЛАДНАЯ
Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.
Лаврентьева И.П. (экономист) __________ подпись
Суркова К.Р. (кассир)_________ подпись
Руководствуясь ст.76 ТК РФ и своими должностными обязанностями, я отстранила бухгалтера Лупову А.Н. от дальнейшей работы.
Прошу наложить на бухгалтера Лупову А.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Дата___________
Подпись _______ расшифровка __________
К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.
В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.
В основном докладная записка от главного бухгалтера нужна для того, чтобы подтвердить удержания с зарплаты или возвраты в случае переплаченной суммы.
Важно ее иметь и при трудовой, и при налоговой проверке.
Как видно из вышеперечисленных примеров, главный бухгалтер может составить докладную записку только на имя руководителя или исполняющего обязанности руководителя организации, а также на имя руководства вышестоящей организации.
В то время как этим правом простой сотрудник бухгалтерии может воспользоваться только во время отсутствия своего непосредственного начальника (главного бухгалтера), либо когда докладная записка составляется именно на него.
В остальных случаях он составляет докладную записку на имя своего непосредственного руководителя.
Нужно помнить о том, что неправильно составленная записка теряет свою юридическую силу и не может быть представлена в виде доказательства при решении сложившейся проблемы.
Образец формы докладной записки:
Сообщаю Вам, что учащийся 9 кл. ….класса на уроки постоянно приходит не подготовленным. Никакие воспитательные приёмы не работают. Регулярно не выполняет домашние задания. Не выполняет текстовые задания и по подготовке к ОГЭ. Кроме того, указанный ученик неоднократно забывает учебники, тетради.
Директору
от учителя
Докладная записка
Сообщаю Вам, что учащийся 9 кл. ….класса
на уроки постоянно приходит не подготовленным. Никакие воспитательные приёмы не работают.
Регулярно не выполняет домашние задания. Не выполняет задания и по подготовке к экзаменам. Кроме того, указанный ученик неоднократно забывает учебники, тетради(забыть учебник и тетрадь в порядке вещей).
Ученик со слабой познавательной активностью, успеваемостью, встречаю полное бездействие со стороны матери.
Все промежуточные результаты по математике и физике контрольных работ и результаты административных контрольных работ за 1 полугодие 2015-2016 г.в форме ОГЭ неудовлетворительные(подросток и мать с ними ознакомлены под роспись). 21 декабря 2016 г. ученик вместе с матерью ….приглашался на Совет профилактики. Изменений в лучшую сторону не произошло. Мать считает, что она как-то окончила школу и просто не представляет что такое ГИА в реальности. Были даны разъяснения по поводу того, что если подросток плохо сдаст ОГЭ, то в большинство учебных заведений после 9 класса, его примут только на коммерческой основе, а смогут ли платить.
Подготовку к экзаменам начали в 8-ом классе и она не заладилась с самого начала.
Проводились беседы с матерью, но они ни к чему не привели. Матери было рекомендовано еженедельно посещать школу, но она в силу своей занятости (социальный работник) этого не делает.
Работа через дневник положительного результата не даёт, дневник часто матерью не проверяется. Работа с дневником уч-ся 9 кл. ….
Октябрь с 26-30. На каникулах заниматься самообразованием!
Ноябрь с 9-14. Записывай и делай домашнее задание ежедневно!
Ноябрь с 16-21: Уважаемая Н.В.! Найдите время дл просмотра дневника!
Ноябрь с 23-28: Заполни дневник! Родители! Приобретите сборники по подготовке к ОГЭ!
Декабрь с 1-5: Не выполнил домашнее по сборникам ОГЭ
Декабрь с 7-12: Уважаемые родители! Вы проигнорировали посещение школы 11 декабря! Спасибо за понимание!
28 декабря был не подготовлен к урокам по всем предметам, по немецкому языку не было учебника.
11 января не был на консультации по обществознанию(пришёл на урок физики не без учебника и тетради, про выполнение заданий по физике по сб. ОГЭ не идёт и речи).
18 января по сборникам ОГЭ ни по математике, ни по физике ни чего ни сделано. Молодец!
(12 января выполнение заданий по математике и физике по подготовке к ОГЭ не было.
А можно ли научить того. кто не хочет, не может, не сделает!?
Полагаю что, Вы как руководитель учебного заведения не должны оставлять подобные факты без внимания, тем более что ранее мной в устной форме неоднократно сообщалась информация об отношении ….. к выполнению дом. заданий, посещению консультаций, подавалась докладная в отношении этого ученика в прошлом уч. году.
Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.
Пишем докладную записку
Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.
Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.
Определение докладной записки
В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка - это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.
Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:
Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность
Они бывают двух типов:
В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.
Внутренняя докладная записка
Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.
Докладная записка включает два или три смысловых раздела:
Внешняя докладная записка
Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.