Перед сделкой нужно снизить юридические риски. Для заключения договора проверьте документы, которые подтвердят реальность деятельности контрагента и его право распоряжаться имуществом. Кроме того, запросите о нем информацию из ЕГРЮЛ и других источников.
Читайте в нашей статье:
Одна из задач юристов – ведение договорной работы. В том числе перед новой сделкой нужно проверять будущего контрагента. Юристы выясняют, ведет ли он реальную хозяйственную деятельность и насколько добросовестно. Как о нем отзываются другие компании, нет ли угрозы банкротства или ликвидации. В каком качестве он участвует в арбитражных спорах и т. д. Чем больше достоверной информации соберут юристы, тем проще спрогнозировать риски по сделке. В ходе общей проверки запрашивают ряд документов для заключения договора.
Чтобы систематизировать работу юристов, в положении о договорной работе пишут, какие документы нужны для заключения договора:
Так, перечисляют, какие документы нужно запросить для заключения договора с другой компанией:
Например, если между юридическими лицами планируют договор поставки, юристы компании-покупателя проверят документы для заключения такого договора:
Кроме того, чтобы снизить риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать для заключения договора актуальные версии документов списка.
Все документы, которые входят в перечень для заключения договора, должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати (если организация использует печать). Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов.
В список учредительных документов для заключения договора входят устав и (или) учредительный договор, в зависимости от вида юридического лица. Проверьте, чтобы они были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.
Запрашивайте уставные или иные учредительные документы в последней, действующей редакции, для договора это важно. Если компания получит предыдущую версию, она рискует не узнать о важных изменениях. Определить, какая версия представлена контрагентом, можно по выписке из ЕГРЮЛ. Если появились сомнения в достоверности, постарайтесь истребовать у контрагента предыдущие редакции учредительных документов.
Помимо учредительных, для заключения договора понадобятся регистрационные документы контрагента:
Обратите особое внимание на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
Если юридическое лицо меняло наименование, в этом случае наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием документе о госрегистрации. Однако изменение наименования организации обязательно должно быть отражено в листе записи ЕГРЮЛ или в свидетельстве о внесении изменений в ЕГРЮЛ.
К документам, необходимым для заключения договора, относятся документы из налоговой. Это:
Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Также можно разработать единые правила по проверке документов от контрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора. Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.
При проверке информации, которая содержится в выписке, исходите из следующего:
От лица контрагента договор будет подписывать руководитель или представитель. Если подписывает директор, контрагент должен представить:
Кроме того, факт назначения директора подтвердит выписка из ЕГРЮЛ.
При проверке полномочий директора посмотрите, что написано в уставе организации. Например, полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. Если директор заключит сделку на сумму выше этого предела, ее могут признать недействительной (ст. 174 ГК РФ). Также в уставе, как правило, указывают срок, на который избирают руководителя. Проверьте, чтобы решение о назначении либо протокол об избрании не были просрочены.
Нужно иметь в виду, что положения об осуществлении полномочий не могут влиять на права третьих лиц и служить основанием для признания сделки, совершенной с нарушением этих положений, недействительной. Но это касается случаев, когда компания не знала об ограничениях у контрагента. Если докажут, что другая сторона в момент совершения сделки знала или заведомо должна была знать об ограничениях полномочий в уставе, это послужит основанием для оспаривания. При этом бремя доказывания данного обстоятельства возлагается на лиц, в интересах которых установили ограничения. Например, этим будет заниматься участник ООО, который выступает против сделки, заключенной директором ООО в обход ограничений.
Все неясности и противоречия в положениях об ограничениях полномочий директора толкуются в пользу отсутствия таких ограничений. Ссылку в договоре, что руководитель компании действует на основании ее устава, суд оценивает с учетом конкретных обстоятельств заключения договора и в совокупности с другими доказательствами по делу. Такое доказательство, как и любое другое, не имеет для суда заранее установленной силы и не свидетельствует о том, что другая сторона сделки знала или заведомо должна была знать об указанных ограничения (абз. 5–8 п. 22 постановления Пленума ВС РФ № 25).
Может показаться, что для заключения договора нужно проверить только ряд документов. Но подпись руководителя тоже следует подтвердить. Если появятся сомнения в достоверности подписи, можно запросить копию банковской карточки с ее образцом. Копию заверяет нотариус или банк, который ведет расчетно-кассовое обслуживание контрагента.
Когда в положении о договорной работе указывают, какие документы необходимы для заключения договора, отдельно упоминают проверку доверенности представителя компании. От имени компании договор может подписать не ее руководитель, а иной сотрудник: коммерческий директор, директор по развитию, менеджер зарабатывающего подразделения. Это зависит от величины компании, специфики сделки и т. п. Полномочия такого сотрудника нужно проверять наряду с полномочиями директора. В доверенности должно быть прямо указано, что он вправе заключать сделки (или данную сделку) от лица компании.
Обратите внимание на:
Документы на имущество также следует проверять по ситуации: если сделка касается данного имущества. Например, эти документы потребуются для заключения между юридическими лицами договора залога, аренды, купли-продажи и т. п. Юристам нужно подтвердить достоверность правоустанавливающих документов контрагента.
Если компания планирует сделку с ИП, такого контрагента тоже нужно проверить. Но комплект документов для заключения договора с ним отличается от комплекта, который запрашивают у организации:
В остальном документы для заключения договора с ИП должны отвечать тем же требованиям, что и для юридических лиц.
Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.
Для многих крупных компаний, особенно международных, проверка контрагента является обязательным процессом. Но и небольшие организации не должны обходить этот процесс стороной. Вы сможете быть уверенным в благонадежности делового партнера. При этом для налоговых органов сбор и проверка перечня необходимых документов о контрагенте покажет вашу добросовестность и предусмотрительность.
При заключении договора с новыми партнерами рекомендовано детально изучить его деятельность, узнать о легальности всех проведенных сделок, проверить репутацию и надежность. Необходимо знать, какие запросить документы необходимо у контрагентов. Отказать в этом компании не имеют права. Такая осмотрительность нужна для защиты бизнеса от проблем после заключения сделок.
Если ИФНС запросила документы по проверке контрагента, то вы обязаны их предоставить. При этом в список входят не только карточки счетов, бухгалтерская отчетность, таможенные декларации, но и деловая переписка. Для удобства ведения бизнеса в 1С: Бухгалтерия 8 включен новый электронный сервис прореки контрагента по ИНН и КПП. При заполнении формы компании будут отмечаться в реестре различными цветами, что поможет в ускорении процесса проверки. Но при включении этого режима могут возникать ошибки в работе программы при закрытии месяца. Тогда появляется вопрос, как отключить 1С проверку. Для этого в меню «Администрирование» необходимо выбрать вкладку «Интернет поддержка и сервисы». Далее убрать флажок с режима «Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН».
Рекомендовано заранее указать необходимость запроса определенного списка документов у контрагентов в Положении о договорной работе организации. Наличие данного пункта дает вам возможность и право на официальный запрос. Список документов меняется в зависимости от юридической принадлежности потенциального партнера и места регистрации:
Важно! Все документы должны быть предоставлены в полной версии, а не только первая и последняя страницы. Выписки также не принимаются к рассмотрению для проверки. Все данные должны отражать актуальную информацию.
Так как любой индивидуальный предприниматель не имеет Устава, других учредительных документов, то проверка максимально простая:
На основании этих документов и их актуальности можно переходить к заключению сделки.
Для российских и зарубежных компаний список документов для проверки практически однотипный. Необходимо запрашивать полный перечень. При отказе у компании должны появиться сомнения в надежности сотрудничества.
Передачу документов необходимо подтвердить описью или актом приемки.
Внимание! Документы должны быть нотариально заверенными или же подписанными лично уполномоченным должностным лицом. При необходимости можно запросить приложение печати.
Устав и другие учредительные документы предоставляются в полной версии. При появлении сомнений в подлинности запрашиваются старые редакции документов. Выписка из ЕГРЮЛ должна соответствовать дате передачи или даты установленной правилами проверки. Достоверность документа можно проверить на главном сайте налоговой инспекции. Но важно помнить, что информация на портале обновляется раз в неделю.
Обязательно проверять все страницы ЕГРЮЛ и свидетельства о внесении изменений. Необходимо убедиться, что в документах указано одно и то же название организации. Оно должно совпадать и с именем компании, указанной в свидетельстве ОГРН.
Лицензия на разрешение ведения деятельности запрашивается в том случае, если вид работ подразумевает ее наличие. Она не должна быть просроченной.
Даже при наличии лицензии не все сотрудники компании могут иметь разрешение/допуск к определенным работам. Этот момент необходимо уточнять и требовать разрешающие документы.
Список документов, запрашиваемых для проверки у зарубежных компаний, будет таким же, как для российских.
Но есть несколько важных моментов:
При работе с иностранными контрагентами особенно важно пройти полный процесс проверки деловых партнеров. Причем делать это необходимо не только при первичном заключении договора о сотрудничестве, но и периодически запрашивать документы и проверять их актуальность.
В 1С: Бухгалтерия 8 предоставлена удобная база для проверки контрагента. Банки также предлагают уникальные сервисы для данного процесса. Так Raiffeisen банк создал удобную обширную программу для работы с документами, которые передаются в банк. Ознакомиться с ней можно на сайте компании с доменом ru. Здесь контрагенты также проверяются автоматически в реальном режиме времени. Для работы с такими программами необходимо подключение к интернету.
Если контрагент все же не прошел проверку, то необходимо сделать официальный запрос о дополнительной информации, узнать по каким причинам могли произойти ошибки. При отсутствии объективных причин связь с подобными контрагентами необходимо прекратить.
Подробнее о том, как происходит проверка контрагентов, вы сможете узнать из данного видео:
Нужно учесть некоторые особенности:
Важно
При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом. Свидетельство о государственной регистрации Непременно проверьте свидетельство ОГРН, каждую страницу ЕГРЮЛ, а также свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ и в текст учредительных документов.
Инфо
Но тогда данный факт будет отражён в записях ЕГРЮЛ. Читайте также статью: → «Регистрация ООО по месту прописки учредителя в 2018: документы, плюсы и минусы». Свидетельство о постановке на налоговый учёт Должен быть присвоен ИНН - идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство.
Но в тоже время, в случае признания сделки недействительной, по причине отсутствия у лица полномочий на её заключение (превышения этих полномочий), либо заключения сделки лицом, полномочия которого ограничены договором, а в случае, когда контрагентом выступает юридическое лицо – учредительными документами – бремя неблагоприятных последствий придётся нести. Также как и в случае, когда партнёр окажется неплатежеспособным или он не будет исполнять принятые на себя ранее обязательства – частью прибыли и времени придётся пожертвовать.
Конечно, перечень документов, которые необходимо проверить, будет в каждом конкретном случае отличаться.
Какие документы запросить? Чтобы быть полностью уверенным, что Ваш контрагент чист, запросите у него следующие копии документов:
Образец запроса документации о контрагенте. Файл *doc (Word), размер файла 43 КБ. Образец запроса документации о контрагенте.
Файл *doc (Word), размер файла 43 КБ.
Доказательство выполненных работ При работе с новыми (да и со старыми) контрагентами сохраняйте как можно больше документов, информации и доказательств того, как работы выполнялись, кем они выполнялись и все остальное. При проверке налоговой важен тот факт, что покупатель реально получил товары или результаты работ. Если контрагент привлекал третьих лиц, то важны документы и показания, которые подтверждают их отношения непосредственно с контрагентом, действия на основании договоров с ним. Для перевозки товаров на проверке пригодятся, например, транспортная накладная, доверенности на получение ТМЦ.
Для подряда - акты с указанием конкретных субподрядчиков, дефектные ведомости, журнал регистрации транспорта и посетителей и т.д.
Но есть ограничение — возвратят не более 18 000 рублей за один ККМ. * В 2018 году с 39 до 61 увеличили количество видов деятельности (20% вместо 30% зарплатных налогов). См. полный список льготных видов деятельности. * Просим подписать петицию за сокращение отчетов для работодателей с 25 до 4 в год, на сайтах РОИ и change.org.
* Уже появился Производственный календарь на 2017-2018 годы. Смотрите. * С 2017 года минимальный тариф в бухгалтерии Эльба 325 р/мес., есть также нулевой тариф и целый бесплатный год на новый год.
* С 26 марта 2018 года ставку рефинансирования (по ней считают пени) снизили с 7,5% до 7,25% — посчитать пени бесплатно можно тут. * С 1 октября 2017 года — обновился бланк счёт-фактуры. * Населенным пунктам с населением менее 10 000 разрешили использовать обычные ККМ вместо онлайн-касс. С 31 марта 2017 года продавцы пива и др.алкогольной продукции обязаны применять ККМ.
К примеру, вы можете установить правило: контрагент должен представить выписку не позднее 10 дней до даты подписания договора. Детали: принимать выписку, дата которой позднее одного месяца до планируемой даты подписания договора, не надо.
Внимание
Лицензия на осуществление деятельности по договору Узнать, какие виды деятельности подлежат лицензированию, можно в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Статья 12 ФЗ содержит перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а статья 1 – виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами.
Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять.
В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием. Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги.
Объясняется это не только спецификой правоотношений, в которые вступают стороны (при заключении поставки будет один перечень, при договоре строительного подряда – другой, при договоре купли-продажи – третий, а при кредитном договоре — четвёртый), но и субъективным составом участников (индивидуальный предприниматель, юридическое лицо, их представитель). В крупных компаниях проверкой документов занимаются юридический (проверка юридической «чистоты» сделки) и финансовый отделы (проверка платежеспособности).
Индивидуальному предпринимателю, для минимизации рисков, проверкой документов придётся заниматься самому, либо обратиться в консалтинговые компании. На практике, у нового партнёра или партнёра, с которым деловые отношения не поддерживались уже длительное время, если это юридическое лицо, обычно запрашивают: 1.
Документы о полномочиях лица, подписывающего договор Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае – заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.
Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата её совершения.
Важно снижать риски не только при заключении договора с новым контрагентом, но и в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом. Особенно если контрагент - юридическое лицо рекомендуется периодически запрашивать у него действующие на момент заключения договора редакции имеющих юридическое значение документов.
Если контрагент - юридическое лицо имеет смысл запросить (периодически запрашивать) перечисленные ниже документы:
В зависимости от вида юридического лица могут быть и (или) . Однако следует иметь в виду, что учредительный договор, как правило, является коммерческой тайной и поэтому на законном основании его Вам, не предоставят.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (справку о регистрации, справку о зарегистрированном юридическом лице). Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве о государственной регистрации.
С начала 2013 года всем юридическим лицам в РК необходимо иметь бизнес-идентификационные номера. БИН - это уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства. Регистрационный учет всех БИН осуществляется в специальной информационной системе - национальном реестре бизнес-идентификационных номеров.
Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Нужно обратить внимание, чтобы на момент подписания договора указанный в решении/протоколе руководитель и указанный в справке о зарегистрированном юридическом лице руководитель совпадали.
При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными.
В уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации, либо законом может быть предусмотрен срок. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.
Нужно иметь в виду, что в уставе могут быть ограничения полномочий лица, представляющего юридическое лицо. Если другая сторона договора в момент заключения договора знала или должна была знать об установленных в уставе ограничениях полномочий на заключение договора, то такой договор может быть признан недействительным. При этом бремя доказывания того, что третье лицо знало или должно было знать о таких ограничениях, возлагается на лиц, которые об этом заявляют об этом.
Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника. Если на доверенности отсутствует печать организации, это никак не влияет на ее действительность (кроме случаев, прямо указанных в законе).
Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность. Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно. Но и требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности не обязательно.
Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то проверяется полномочие этого руководителя на момент выдачи доверенности. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 2 ст. 169 ГК РК), хотя есть исключения из этого правила (предусмотренные пунктами 4 и 6 ст. 167 ГК РК):
Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.
Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию. К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора. Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия.
Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору, а также осмотр самого имущества. При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество.
При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.
Рекомендуется запрашивать все документы в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными) форме.
Если контрагент - индивидуальный предприниматель, как правило, запрашиваются:
Примечание: У индивидуального предпринимателя отсутствуют какие-либо учредительные документы - устав или учредительный договор. В остальном действуют те же требования, что и для юридических лиц.
Таким образом, в настоящей статье, мы выделили ряд документов, которые рекомендуется запросить у будущего контрагента при заключении договора и тем самым проявить должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагента.
Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
Эксперты Системы Главбух
Ваш вопрос от 23.09.2016 «Мне нужен необходимый перечень документов к составлению договора купли-продажи товаров. И правомерно ли требования контрагента о предоставлении бухгалтерской отчетности»
Самый минимальный пакет документов - учредительные документы и документы о полномочиях представителей. Представить их можно в копиях, заверенных уполномоченным лицом и печатью организации.
По мнению Минфина, в целях проверки благонадежности вполне достаточно запросить учредительные документы контрагента и документы о полномочиях его представителей . Кроме того, проверить контрагента можно на сайте ФНС России (www.nalog.ru) в разделе «Государственная регистрация и учет налогоплательщиков».
Контрагент может запросить любые документы помимо минимального пакета. Но ни Налоговый, ни Гражданский кодексы не обязывают предоставлять контрагенту бухгалтерскую отчетность, декларации и проч. Сделать это организация может только добровольно. При этом, возможность заключения договора не может быть поставлена в зависимость от факта непредставления таких документов.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Проверка контрагентов налогоплательщика для уменьшения налоговых рисков
1. Учредительные документы юридического лица в редакции на дату заключения договора2.
2. Проверка правоспособности: свидетельство о внесении юридического лица в ЕГРЮЛ или свидетельство о внесении физического лица в ЕГРИП3.
При этом согласно складывающейся практике получить информацию о государственной регистрации контрагента налогоплательщик может самостоятельно и из общедоступных источников в сети Интернет4.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах РФ в качестве налогоплательщика или письмо, подтверждающее, что оснований для постановки иностранной организации на учет в качестве налогоплательщика на территории РФ нет5.
4. Документы, подтверждающие полномочия лиц, которые будут подписывать договоры, и документы, подтверждающие личность физического лица - контрагента: решение о назначении генерального директора, приказ о назначении главного бухгалтера, доверенности на уполномоченных представителей, документ, удостоверяющий личность физического лица -контрагента (паспорт)6.
5. Информация, необходимая для заключения и исполнения договора: банковские реквизиты, фактический адрес юридического лица, если он отличается от юридического адреса7.
6. Документы, подтверждающие реальность деятельности контрагента: бухгалтерский баланс за последний отчетный период с подтверждением его передачи налоговому органу, налоговые декларации за последний налоговый период с отметками об их принятии (НДФЛ, НДС, налог на прибыль, ЕНВД, УСН)8.*
Снижение налоговых рисков во взаимоотношениях с контрагентами
(из письма Минфина России от 13.12.2011 № 03-02-07/1-430)
Какие документы нужно запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски
Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация не имела деловых отношений в течение длительного времени, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, организация рискует, например, заключить договор аренды с компанией, не являющейся собственником объекта аренды и не обладающей правом сдавать это имущество в аренду. Или заключить договор на техобслуживание медтехники с организацией, не обладающей лицензией на проведение таких работ. Наконец, может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для вашей компании, а возможно, и судебными спорами.
Кроме того, чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать у него актуальные версии перечисленных ниже документов.*
Контрагент - юридическое лицо
1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав и (или) учредительный договор.*
Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.
Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции. Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.
2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.*
Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН).* Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.
4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.*
Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица.
При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными (ст. 174 ГК РФ).
Кроме того, в уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.
Если договор будет подписывать иное лицо, чем руководитель организации, то помимо документов, названных выше, необходимо запросить еще и копию доверенности данного лица на подписание договора. В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
В доверенности указывается также срок ее действия, не превышающий три года. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Необходимо следить за тем, чтобы срок действия доверенности не был просрочен.
Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника, с обязательным приложением печати организации.
Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность.
Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно, поскольку данные полномочия проверил нотариус при удостоверении доверенности. Этот факт, безусловно, повышает доверие к «нотариальной доверенности». Однако требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности совсем не обязательно.
Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то необходимо проверить полномочия этого руководителя. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК РФ).
Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.
5. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).*
Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Также можно разработать единые правила по проверке документов от контрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора. Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.
Кроме того, информацию о контрагенте можно найти на сайте ФНС России. Ее также можно сравнить с информацией, имеющейся в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ.
Информация на сайте ФНС России обновляется еженедельно (п. 4 приказа ФНС России от 16 июня 2006 г. № САЭ-3-09/355@ «Об обеспечении публикации и издания сведений о государственной регистрации юридических лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной регистрации»). Поэтому нельзя исключить вариант, при котором сведения, содержащиеся в предоставленной контрагентом выписке, могут расходиться со сведениями, опубликованными на сайте ФНС России. В последнем случае рекомендуется уточнить у контрагента причины такого расхождения и при необходимости попросить контрагента представить из ФНС России новую выписку.
6. Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию.*
Перечень лицензируемых видов деятельности указан в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Причем в статье 12 этого Закона указан перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а в статье 1 - перечислены виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами.
К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Либо этот перечень может быть указан на обратной стороне лицензии. В любом случае имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора.
Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия контрагента.
7. Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору в собственность или во временное владение и пользование.*
При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра.
При заключении договора аренды недвижимого имущества возможны следующие варианты:
О том, как проверить недвижимое имущество на предмет возможных обременений, см. также Как проверить нового контрагента при помощи внешних источников информации (государственные реестры, интернет-сайты, СМИ).
8. При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.
Все документы должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.*
Налоговики уточнили, как проверить контрагента
Налоговики Сибири требуют документально подтверждать добросовестность контрагентов. Если же этого не сделать, то компания может лишиться расходов, которые не получится защитить даже в суде. Одно из таких показательных дел разместило на своем сайте УФНС по Кемеровской области (www.r42.nalog.ru > Новости от 3 марта 2014 года).
В споре налоговики сняли расходы, потому что компания не проверила деловую репутацию поставщика, который оказался однодневкой. И суд поддержал инспекторов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.12.13 № А27-21275/2012). Мы опросили все региональные управления Сибири и выяснили, что они выдвигают одинаковые требования. Но одновременно специалисты УФНС дали рекомендации, как проверить контрагента.
Во-первых, проверку стоит начать на сайте www.nalog.ru в разделе «Проверь себя и контрагента». Там можно узнать, есть ли данные о компании в ЕГРЮЛ, не дисквалифицирован ли директор и т. д. Во-вторых, уточнить сведения на сайте fedresurs.ru. На нем можно узнать, не ликвидируется ли компания, не проходит ли в ней реорганизация, есть ли у нее необходимая лицензия и т. п. В-третьих, налоговики рекомендуют поискать отзывы и комментарии о контрагенте или пообщаться с компаниями, которые уже работают с ним. Желательно, чтобы общение было подтверждено перепиской хотя бы по электронной почте. Наконец, можно запросить у самого контрагента отчетность или справку об отсутствии налоговых долгов. Если у компании будет полный комплект документов по благонадежности контрагентов, то риск претензий значительно снизится.*
