ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «БИБЛИОТЕКА»
Введение
Глава 1. Основы библиотечной деятельности
1.1 Организация деятельности библиотеки
1.2 Законы РФ, регулирующие библиотечную деятельность
1.3 Формирование библиотечной статистики
Глава 2. Проектирование ИС «БИБЛИОТЕКА»
2.1 Общая характеристика BPwin
2.2 Методологии, используемые в BPwin
2.3 Проектирование модели деятельности библиотеки BPwin
2.4 Диаграммы декомпозиции
2.5 Проектирование деятельности библиотеки в среде ERwin
Заключение
Список используемой литературы
Приложения
Введение
Библиотека (греч. bibliothēkē, от biblíon – книга и thēkē – хранилище), культурно-просветительное и научно-вспомогательное учреждение, организующее общественное пользование произведениями печати. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой. Это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги.
Деятельность библиотеки складывается из трех основных составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.
Актуальность данной темы заключается в том, что многие библиотеки до сих пор придерживаются, традиционных библиотечных систем и процессов. Необходим, переход от бумажной коммуникации к коммуникации безбумажной, чтоб сократить время поиска необходимой литературы, информации о читателе и т.д.
В последнее время информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особую важность в общественной жизни. На данный момент невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Это обусловлено и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, следовательно, необходима систематизированная информация.
Начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности организации для возможного улучшения и оптимизации методов работы. В курсовой работе используется инструментальное средство для моделирования BPwin и ERwin.
Целью данной курсовой работы является моделирование информационной системы библиотеки, которая позволит улучшить эффективность выполнения процессов, происходящих в библиотеке.
Основными задачами данной работы являются:
– изучить теоретические особенности моделирования процессов организации средствами BPwin и ERwin – произвести исследование предметной области – библиотечной деятельности
– на основании полученных знаний спроектировать модель деятельности библиотеки.
Объектом исследования является библиотека.
Предметом исследования являются процессы, происходящие в библиотеке, такие как:
Глава 1. Основы библиотечной деятельности
Организация деятельности библиотеки
Библиотека – это учреждение культуры, организующее сбор, хранение и общественное пользование произведениями печати и другими документами. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой, являются общедоступным источником знаний и основной базой для самообразования.
Основными направлениями работы любой библиотеки являются: комплектование и организация книжного фонда; обслуживание читателей.
Комплектование фондов библиотеки состоит из систематического выявления (путем просмотра библиографических источников и литературы) нужных для данной библиотеки изданий и приобретения их. От своевременности и полноты комплектования библиотеки в значительной мере зависит уровень обслуживания читателей.
Организация книжного фонда включает вопросы учета, расстановки, хранения литературы и доставки ее читателю. Правильная организация фонда облегчает читателю пользование литературой, библиотекарю – быстрое выполнение читательских требований, а также обеспечивает сохранность фондов как общественной собственности.
Обслуживание читателей библиотеки осуществляется различными путями:
Выдача литературы, как в читальный зал, так и за пределы библиотеки;
Помощь отдельным читателям и учреждениям в подборе необходимой им литературы;
Раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;
Составление информационно-библиографических пособий различного типа;
Пропаганда наиболее ценной литературы;
Репродуцирование текстов по заказам читателей и т.д.
Библиотечная деятельность связана с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается на компетентность работников библиотеки.
В библиотеке ведется картотека читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках
В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы. При поступлении книги, учитывают такие данные как:
Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.
Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие параметры:
Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров.
Так же в библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читателе заносятся следующие сведения:
Каждому читателю присваивается номер читательского билета.
В случае выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер читательского билета.
Можно продлить книгу по телефону книгу назвав номер читательского билета и уникальный номер книги.
При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на определенный срок.
При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на определенный срок, независимо от количества предупреждений.
В библиотеке есть ряд ограничений: нельзя выдавать книги больше установленного периода, нельзя выдавать больше определенного количества книг.
Объект исследования – библиотека.
Предмет исследования – процессы, происходящие в библиотеке, такие как:
Субъекты – пользователи (читатели, администрация библиотеки, другие заинтересованные в получении информации лица)
Входная информация – информация:
Кто из сотрудников хранилища передал книгу сотруднику библиотеки;
Кто из сотрудников библиотеки передал книгу читателю;
По заявке какого читателя была выполнена эта операция;
Название книги;
Дату выдачи книги;
Срок, на который выдается книга;
Выходная информация – информация:
При выдаче книг в базе данных необходимо фиксировать:
При сдаче книг в базе данных необходимо зафиксировать дату возврата сдаваемой читателем книги путем ввода ее названия в БД.
На каждого читателя заносятся следующие сведения:
Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие характеристики:
Все книги различаются по своему уникальному шифру – ISBN.
Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) распределяет издания по отраслям знания в соответствии с их содержанием. В ней используется цифробуквенные индексы ступенчатой структуры (например, ББК 32.973 Электронные вычислительные машины и устройства). Шифр ББК используется при выделении хранимым изданиям определенных комнат, стеллажей и полок, а также для составления каталогов и статистических отчетов.
В библиотеке имеется база данных (БД). Она представляет собой совокупность данных обо всех происходящих процессах в библиотеке (книгах, читателях, проведенных мероприятиях и др.), построенную в хронологической последовательности, в виде таблиц и списков данных. Основное ее назначение – хранение данных, для их последующего целесообразного использования в будущем. БД находится на специальном компьютере в электронном виде, постоянно редактируется и изменяется работниками библиотеки.
С базой данных библиотеки могут работать как руководители (администрация) библиотеки, так и работники библиотеки, заинтересованные в получении необходимой информации.
При работе с системой библиотекарь должен иметь возможность решать следующие задачи:
Администрация библиотеки должна иметь возможность получать сведения о должниках – читателях библиотеки, которые не вернули вовремя взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах.
Основные функции библиотеки – информационная, культурная, образовательная, досуговая.
Прием новых поступлений ведет отдел комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.
При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах - для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения - описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.
После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.
Учет библиотечного фонда является частью системы управления экономическими процессами; это важнейший элемент сохранности библиотечного фонда. Учетные документы, в которых регистрируются прием, выбытие и движение фонда являются юридическими документами. Учет библиотечного фонда – это и технологический процесс организации их. Основная цель учета – формирование точных и достоверных данных обо всех видах документов, обеспечение контроля за их движением и сохранностью в соответствии с действующими нормативными документами.
Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечение сохранности фондов, контроля за наличием и движением документов.
К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:
Учет БФ, то есть процесс регистрации документов, прибывающих в фонд или исключаемых из него, ведется в двух формах: статистической и бухгалтерской.
Статистический учет - это составление количественной характеристики объема, состава и движения (постоянного изменения) БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится библиотекой по особым учетным формам, которые предусматривают возможность расширения сведений о фонде, чтобы можно было использовать дополнительные данные для его изучения.
Бухгалтерский учет - это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением БФ, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные).
Виды и формы учета
Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.
Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).
Она состоит из трех частей:
Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.
Все периодические издания подлежат суммарному учету
Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ.
Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией
Существует несколько форм индивидуального учета: инвентарный (ИК) и библиографический он осуществляется в виде каталогов. В них на каждое название заводится отдельная карточка (учет учебников, периодических изданий).
Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» - «Исправленному верить» - и заверить подписью. Все записи должны быть сделаныаккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».
В конце года на каждой странице всех ИК (актов) подсчитывают общее количество экземпляров, имеющихся в наличии (без учета выбывших по актам), их стоимость и распределение по отраслям. Данные постраничных итогов суммируют, делают запись на форзаце ИК и конечные результаты подсчета сверяют с данными бухгалтерии.
Таким образом, ведение учета библиотечного фонда обусловлено рядом обязательных требований. Он должен быть полным и достоверным и ответствовать показателям государственной статистики. Полнота и достоверность учета обеспечиваются документальным оформлением каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него.
Основой деятельности любой библиотеки является фонд, поэтому и востребованность библиотеки складывается в первую очередь из того, как богаты ее информационные ресурсы.
В 2012 году общий фонд детских библиотек городов и районов области составил 3 265 395 экз. , что на 5 426 экз. больше, чем в 2011 году. Это в свою очередь примерно в 3 раза меньше прироста 2011 года. За 3 года фонд увеличился всего на 20 345 экз. (диаграмма 1).
\s Диаграмма 1.
Процесс увеличения фонда наблюдается как в городской, так и в сельской местности. Но за последний год фонд детских библиотек городов области увеличился на 3 181 экз. , а в районных библиотеках области по сравнению с 2011 годом фонд вырос всего на 750 экз.
\s Диаграмма 2.
Как видно из вышеприведенной диаграммы, поступления в детские библиотеки области по сравнению с 2011 годом сократились на 1,6 % . Но и выбытие сократилось на 9,8 % , приведя в зыбкий, но баланс процессы поступления и выбытия (поступления незначительно, но превалируют (на 5 426 экз. ) над выбытием). Хотя, стоит отметить, что в некоторых детских библиотеках области процесс выбытия в несколько раз превышает процесс поступления. Например, в Исаклинской ДБ выбытие превышает поступления в 5 раз , в Приволжской МДБ им. С. Т. Аксакова - в 4,3 раза , в РДБ Борского района и ЦГДБ г. о. Октябрьск - примерно в 4 раза . С другой стороны, есть библиотеки, которые продолжают сдерживать выбытие. Так, в 2012 году ДБ г. о. Похвистнево, ЦДБ Сергиевского района и ДБ Большеглушицкого района списали незначительное число документов, в Подбельской ДРБ Похвистневского района и Кинель-Черкасской ЦДБ не было списано ни одного документа, в Камышлинской ЦРДБ второй год не было списания, а в ДБ «Калинушка» г. о. Чапаевск процесс списания наблюдался в 2008 году. По сравнению с 2011 годом в 3 раза больше библиотек сдерживали выбытие. Это не могло не сказаться на средней обновляемости фонда: она сократилась до 2,7 (2011 г. - 3 ) и, по-прежнему, ниже нормы. Все это указывает на то, что, по-прежнему, остро стоит проблема переполненности фондов ветхой и устаревшей литературой.
Процесс комплектования городских и районных библиотек области хорошо виден из нижеприведенной таблицы (таблица 1).
Таблица 1.
Поступления в библиотеках городов области сократились на 2 382 экз. (3,2 % ). Поступления же в районные библиотеки области, напротив, выросли на 871 экз. (6,1 % ). На увеличение новых поступлений по сравнению с 2011 годом указывают 10 районных библиотек. Особенно сильное увеличение новых поступлений прослеживается в РДБ Богатовского района (в 2,5 раза ). Перспективы развития Богатовской РДБ были разработаны сектором комплектования и обработки литературы и представлены на областном семинаре «Стратегия формирования фондов публичных библиотек: обсуждаем, решаем, реализуем» в виде проекта «Стратегия развития библиотечного фонда Богатовской РДБ на 2013-2017 годы». На мой взгляд, первый и достаточно ощутимый шаг в реализации данного проекта уже сделан. На 36 % выросли новые поступления Нефтегорской РДБ - филиала Нефтегорской МБ. По решению Совета по комплектованию МЦБ Большеглушицкого района трансферт в размере 77 200,00 руб. был реализован на приобретение литературы для детей. Таким образом, и сельские библиотеки и ДБ Большеглушицкого района пополнились новыми детскими изданиями, а новые поступления Большеглушицкой ДБ по сравнению с 2011 годом выросли на 27,5 % .
Выбытие в 2012 году удалось сократить во всех библиотеках Самарской области. Наметился, как было отмечено выше, баланс между поступлениями и выбытием. Но обновляемость фонда в большинстве библиотек области еще очень низкая (ДБ Большеглушицкого района - 0,09, ЦРБ Сергиевского района - 0,2, ДБ г. о. Похвистнево - 0,3 и т. д.). Данный показатель соответствует норме только в двух детских библиотеках области: в ЦДБ г. о. Новокуйбышевск и ЦРДБ Шенталинского района. Следует, не нарушая баланса между поступлениями и выбытием, избавляться от ветхой и морально устаревшей литературы.
Объем новых поступлений как городских, так и районных библиотек области еще очень низок по сравнению с нормой (10% от имеющегося фонда) и составляет примерно 2,9 % (2011 г. - 3 % ). В ЦГДБ им. Макаренко г. о. Октябрьск и в ДБ Исаклинского района объем новых поступлений составил лишь 0,7 %, в ЦДБ Кинель-Черкасского района и в Подбельской ДРБ Похвистневского района - 0,9 %, в ДО Елховского района - 1,1 % и т. д. К норме приближаются лишь ЦГДБ г. о. Самара (8,5 %) и СДБ Сергиевского района (7,4 %). Последняя за счет перераспределения фонда.
Новые поступления - в несколько раз ниже, рекомендованных РНБ (Книговыдача х коэффициент 3,8: 100%). Например, в ДБ Исаклинского района в 9 раз меньше, в Подбельской ДРБ Похвистневского района - в 7,5 раз, в ЦДБ Кинель-Черкасского района, в ЦДБ г. о. Жигулевск и в детских библиотеках г. о. Октябрьск - в 7 раз, в МЦРДБ Алексеевского района, в ГДБ Безенчукского района, в ЦДПБ Челно-Вершинского и в ЦРДБ Клявлинского района меньше в 5 раз. Данный показатель соответствует рекомендованным только в ЦДБ им. А. С. Пушкина г. о. Тольятти.
Обеспеченность новыми поступлениями на 1 читателя по сравнению с 2011 годом немного увеличилась у 10 библиотек области, а сократилась у 14, но по-прежнему 1 читатель за год не получает даже одного нового документа. Наиболее низкое количество новых поступлений по отношению к количеству читателей наблюдается в таких библиотеках, как ЦДБ г. о. Жигулевск, ЦГДБ г. о. Октябрьск по 0,1 экз. на 1 читателя, а книг по 0,06 и 0,04 экз. соответственно. Также низкое поступление новых книг на 1 читателя отмечено в ЦДБ Кинель-Черкасского района - всего 0,06 экз. и в ЦДБ Красноярского района - 0,07 экз. книг. В 2012 году только лишь в ЦГДБ г. о. Самара 1 читатель получил 2 новых издания. Очень плохая ситуация с новыми поступлениями в сельских библиотеках, куда практически не поступают детские книги. Так, в 23 сельских филиала Шенталинского района поступило только 8 детских изданий.
Соотношение взрослого и детского фондов в своих отчетах показали лишь 11 библиотек, из которых только в пяти данное соотношение соответствует рекомендациям «Модельного стандарта деятельности публичной библиотеки» (не менее 30 %) и в среднем составляет 40,5 % (Челно-Вершинский - 46 %, Борский - 55,6 %, Кошкинский - 30 %, Безенчукский - 31 % и Богатовский - 40 %, в остальных же оно колеблется от 6,8 % до 24,6 % (г. о. Новокуйбышевск - 6,8 %, Похвистневский район - 13 %, Хворостянский район - 18,4 %, г. о. Отрадный и г. о. Сызрань - по 18 % и Красноармейский район - 24,6 %). Еще раз обращаем очень пристальное внимание на выполнение данного показателя.
По-прежнему многие библиотеки области указывают на то, что в целях расширения экземплярности детской литературы они вынуждены снижать количество приобретаемых документов. Это в свою очередь ведет к увеличению обращаемости и, как следствие, к более быстрой изнашиваемости поступивших изданий, что в свою очередь увеличивает количество ветхой литературы и процент выбытия из фонда.
Отраслевой состав фонда библиотек области за последние 3 года не изменился. Все также доминирует художественная и детская литература, которая составляет примерно 70 % от общего фонда, научно-познавательная же литература всех отраслей знания составляет лишь 30 %. Т. е. в отраслевом аспекте книжные фонды библиотек области еще недостаточно укомплектованы. В детской библиотеке в общем фонде при равномерном развитии отраслевых разделов рекомендуется иметь 35-40 % долю отраслевой литературы.
Библиотекари указывают на нехватку литературы по таким отраслям знания, как экономика, политика, право, техника, этика, философия, социология, краеведение, информатика, компьютерные технологии и этнография. Очень мало литературы по воспитанию, справочной и научно-популярной литературы для дошкольников и современной художественной литературы для младших школьников и подростков. Участились отказы на произведения по школьной программе.
В 2012 году библиотеки области продолжали приобретать электронные документы на локальных машиночитаемых носителях. За 3 года поступления электронных изданий увеличились на 22,4 %. Во многом этому способствовал проект ГБУК «Самарская областная детская библиотека» «Создание залов электронных ресурсов на базе детских библиотек Самарской области». И в 2012 году такие библиотеки, как РДБ Пестравского района, ЦДБ Кинель-Черкасского района, ЦДБ Красноярского района, ЦДБ и СДБ Сергиевского района, РДБ Борского района и ЦГДБ им. Макаренко г. о. Октябрьск продолжили пополнять свои фонды электронными изданиями. Документы на нетрадиционных носителях составляют 1,2 % от общего фонда.
Ситуация с подпиской на периодические издания была и остается актуальной и не меняется более трех лет. На увеличение подписки на периодические издания указали только 3 районные библиотеки области и 2 городские. Процент увеличения колеблется от 3,9 до 38. Остальные специалисты отмечают, что ежегодно происходит сокращение подписки и замена качественных и нужных детских периодических изданий на дешевые. Ежегодно сокращается количество названий периодики (МЦРДБ Алексеевского района - на 4 названия периодических изданий для детей и подростков, ЦДБ Большечерниговского района - на 8 названий, РДБ Борского района - на 11 названий и т. д.). Снижение количества названий периодики наблюдается и в разных подписных периодах одного года. Показательна в этом плане ситуация с подпиской в ЦДПБ Челно-Вершинского района (во II полугодии 2012 года выписали только 1 название газеты), ЦДБ Хворостянского района (в IV квартале 2012 года не получила ни одного периодического издания), более 8 сельских библиотек Кинель-Черкасского района во II полугодии 2012 года остались без периодики. В 2012 году во всех библиотеках Шенталинского района совсем не было подписки на периодические издания.
Такая непростая ситуация сложилась в детских библиотеках области.
Из года в год главной проблемой на пути эффективного комплектования остается плохое финансирование. Пятый год на комплектование муниципальных библиотек Самарской области выделяются субсидии из федерального бюджета, в 2010 году это были трансферты. Трансферты - это денежные средства из федерального бюджета, которые не требуют обязательного софинансирования со стороны местного бюджета, поэтому, с одной стороны, все муниципальные библиотечные системы имели возможность пополнить свои фонды на средства из федерального бюджета. Но с другой стороны, местные власти ограничились в лучшем случае финансированием подписки на периодические издания и 5 % софинансированием трансферта.
В 2012 году большинство библиотек указывают на увеличение средств, выделенных на комплектования детской литературой. Но, как отмечалось выше, на показателе новых поступлений это не отразилось, т. к. в основном новая детская книга в 3 раза дороже взрослой.
В среднем объем израсходованных средств за год на 1 читателя увеличился и составил 29,00 руб. (7 руб. на 1 ребенка) против 21,00 руб. и 5,00 руб. на 1 читателя и на 1 ребенка соответственно в 2011 году.
В 2012 году средняя цена издания выросла до 131,00 руб. Анализируя среднюю цену документа, приобретаемого в фонды детских библиотек области, можно сделать вывод, что большинство библиотек продолжают следить за качеством приобретаемых изданий. Следует обратить внимание на выполнение данного показателя библиотеками таких районов, как Красноярский, Шигонский, Безенчукский, Кинель-Черкасский, Большеглушицкий, Богатовский, Клявлинский и Большечерниговский, где средняя цена издания колеблется от 42,00 руб. до 92,50 руб. Судя по всему, фонды данных библиотек пополнились либо брошюрами, либо книгами прошлых лет издания.
Мы постоянно призываем библиотеки области искать альтернативные источники и формы комплектования, которые помогут за меньшие средства приобрести большее количество документов не в ущерб их качеству. И поэтому не может не радовать тот факт, что список источников комплектования из года в год пополняется. Теперь детские библиотеки области работают не только с крупнейшими книготорговыми фирмами Самарского региона (ООО «Сафо», ООО «Пиквик», ООО «Новая книга», ООО «Метида»), но и комплектуются непосредственно через издательства:
Первопроходцами в освоении новых источников комплектования по праву можно считать библиотеки г. о. Сызрань и г. о. Новокуйбышевск. Особенно хочется отметить МБУК «БИС» г. о. Новокуйбышевск, которое в 2012 году продолжили сотрудничество с НФ «Пушкинская библиотека». В свою очередь Некоммерческий фонд предоставил для библиотеки бонус в виде комплекта детской литературы серии «Золотая коллекция научно-познавательных книг».
По-прежнему настораживает тот факт, что некоторые библиотеки из года в год сотрудничают с одними и теми же источниками комплектования, особенно с узкоспециализированными издательствами. Так библиотеки Шигонского района уже третий год подряд работают только с издательствами «Питер» и «Эксмо», формируя фонд только в одном направлении. Между тем, важнейшая аксиома комплектатора: чем шире выбор источников комплектования, тем полнее диапазон приобретаемых изданий.
Каждая библиотека продолжает ликвидировать пробелы в фонде и пытается найти дополнительные источники финансирования. Это, прежде всего,
В 2012 г. ГБУК «Самарская областная детская библиотека» передала в фонды муниципальных библиотек области более 2 500 изданий, среди которых детские и подростковые журналы 2011 года и книги местных авторов (Сюньков Г. «Взгляни тайте в лицо»; Сюньков Г. «Приключения медвежонка Топки»).
Продолжают оставаться хорошим источником дополнительного финансирования разрабатываемые библиотеками области разнообразные проекты и программы. Так, с помощью целевой программы «Модернизация детских библиотек г. о. Самара. Обновление фондов муниципальных библиотек» МБУК «ЦСДБ» г. о. Самара приобрела 8 152 экз. документов на сумму 1 625 448,00 руб.; благодаря городской программе «Экология» фонд ДБ г. о. Кинель пополнился книгами экологической тематики на сумму 1 418,20 руб.; ВЦП «Поддержка и совершенствование деятельности муниципальных библиотек и творческих организаций г. о. Тольятти» позволила пополнить фонды МБУК «ОДБ» 3 169 экз. книг на сумму 760 000,00 руб. и 7 037 экз. периодических изданий на сумму 662 899,98 руб.).
Но, как мы неоднократно отмечали, ни акции, ни проекты не в силах изменить ситуацию с комплектованием библиотек области, тем более полностью заменить его финансирование. Они могут служить лишь небольшим подспорьем достойному финансированию. Но уже сейчас почти 50 % всех новых поступлений в детские библиотеки области состоят из книг, принятых взамен утерянных, даров и пожертвований от читателей и разнообразных организаций.
Оценивая развитие и состояние фондов детских библиотек области, можно предположить, что и в предстоящем году сохранится различие между фондами городских и районных, районных и сельских библиотек. Хочется надеяться не только на продолжение субсидий из федерального бюджета, но и наиболее эффективную поддержку комплектования со стороны местных властей. В противном случае, при таких низких показателях объема новых поступлений и обновляемости фонды детских библиотек области в скором времени в основном будут состоять из устаревшей и ветхой литературы, не способной удовлетворить запросы и потребности подрастающего поколения.
С. М. Панкова,
зав. отделом комплектования и каталогизации ГБУК «СОДБ»
Организация и ведение учета документов в библиотеке 2
Основные положения учета библиотечного фонда 3
Функции учета 3
Виды и формы учета 4
Прием новых поступлений 9
Учет выбывающих документов 10
Переоценка библиотечного фонда 10
Проверка библиотечного фонда 11
Заключение 12
Список литературы 13
Учет библиотечного фонда является частью системы управления экономическими процессами; это важнейший элемент сохранности библиотечного фонда. Учетные документы, в которых регистрируются прием, выбытие и движение фонда являются юридическими документами. Учет библиотечного фонда – это и технологический процесс организации их. Основная цель учета – формирование точных и достоверных данных обо всех видах документов, обеспечение контроля за их движением и сохранностью в соответствии с действующими нормативными документами.
Основные нормативные документы – это:
Письмо министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечного фонда» от 7.10.98.
Приказ министерства культуры РФ «Об утверждении «инструкции об учете библиотечного фонда» от 02.12.98.
Национальная программа сохранения библиотечного фонда от…..
Второй этап национальной программы сохранения библиотечного фонда связан с:
Совершенствование учета фондов в библиотеках.
Совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов.
Определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам (единицам учета, единицам измерения и правилам описания).
переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;
информационное обеспечение работы по проблемам учета библиотечных фондов в стране и за рубежом.
Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечение сохранности фондов, контроля за наличием и движением документов.
К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:
полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета;
соответствие показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной библиотеки.
Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условности информативная и управленческая функции осуществляются с помощью суммарного учета, контрольная – индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, стало быть, усиливаются контрольные функции учета.
Учет БФ, то есть процесс регистрации документов, прибывающих в фонд или исключаемых из него, ведется в двух формах: статистической и бухгалтерской.
Статистический учет - это составление количественной характеристики объема, состава и движения (постоянного изменения) БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится библиотекой по особым учетным формам, которые предусматривают возможность расширения сведений о фонде, чтобы можно было использовать дополнительные данные для его изучения. Сравнение и анализ дополнительных количественных сведений учета БФ с другими показателями работы позволяют сделать выводы о качестве и перспективах деятельности библиотеки в целом. Учет дает возможность установить такие показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость, читаемость и всего фонда, и его частей. Правильная организация учета способствует также охране БФ - государственной и общественной собственности, имеющей огромную культурную и материальную ценность.
Бухгалтерский учет - это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением БФ, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные).
Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.
Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).
Она состоит из трех частей:
Часть 1 – «поступление в фонд». – В нем ведется запись: дата и номер записи, источник поступления, номер сопроводительного документа, количество поступивших документов (по видам и содержанию), стоимость приобретенных документов. Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии - также с № 1 и идет в возрастающем порядке из года в год вне зависимости ют причин выбытия. Литература, не подлежащая записи в ИК (временного хранения), записывается в части I КСУ без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом персонала библиотеки и программистов материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ).
Часть 2 – «выбытие из фонда» - здесь собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.
Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.
Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.
Все периодические издания подлежат суммарному учету.
Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20-2000 и «Инструкции об учете БФ» (1998 год). Это книги, брошюры ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) - экземпляр; диафильмы - катушка; диапозитивы (слайды) - комплект; грампластинка - диск; магнитные фонограммы - катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии - фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.
Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией. Существует несколько форм индивидуального учета: учет часто называют библиографическим он осуществляется в виде каталогов (алфавитный каталог (АК), систематический каталог (СК), нумерационный; для учета документов - со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, ценники, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.
Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда ЦБС. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документ» и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.
На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах или служебном помещении, которое опечатывается. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ» к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.
Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, так как там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку. Газеты регистрируются в картотеке, хранению подлежат лишь местные газеты, центральные - исходя из наличия площади.
Учет БФ учебников существенно отличается от учета другой литературы. Особые затруднения вызывает учет книг для чтения, словарей, сборников задач, дидактических материалов. К школьным учебникам относят орфографические словари, математические таблицы, сборники задач и упражнений, практикумы. Учет экспериментальных и пробных учебников осуществляется в КСУ и учетных каталогах.
Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.
В последние годы функцию инвентарного номера с успехом выполняет штриховой бар-код, применяемый при автоматизированной обработке и выдаче документа.
Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» - «Исправленному верить» - и заверить подписью. Все записи должны быть сделаны аккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».
В конце года на каждой странице всех ИК (актов) подсчитывают общее количество экземпляров, имеющихся в наличии (без учета выбывших по актам), их стоимость и распределение по отраслям. Данные постраничных итогов суммируют, делают запись на форзаце ИК и конечные результаты подсчета сверяют с данными бухгалтерии.
Таким образом, ведение учета библиотечного фонда обусловлено рядом обязательных требований. Он должен быть полным и достоверным и ответствовать показателям государственной статистики. Полнота и достоверность учета обеспечиваются документальным оформлением каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него.
Прием новых поступлений ведет отдел комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.
При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах - для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения - описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.
После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.
Выбытие документов и библиотечного фонда оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».
При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»
Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда утверждается генеральным директором.
Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.
В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.
Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.
Основанием для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается план проверки, сроки.
В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.
Проверка фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу.
Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акт (с объяснительной запиской) и список недостающих документов.
Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны хранится в сейфах или специальных шкафах.
Национальная программа сохранения библиотечных фондов РФ (2000 г.) в качестве основной задачи в области учета определила создание системы единого государственного учета библиотечного фонда.
На основе действующих законодательств (федеральные законы о библиотечном деле, о стандартизации, о бухгалтерском учете) библиотеки самостоятельно формируют свою учетную документацию не противоречащую государственным документам.
В рамках создания системы единого государственного учета библиотечного фонда особо значительными являются требования, предъявляемые к учету, а именно: полнота, точность и достоверность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны.
В единстве духовного и материального начала заключается основная ценность библиотечного фонда.
Потому важной задачей является поднятие на качественно новый уровень осознания значимости библиотечного фонда как национального достояния страны создающего интеллектуальный капитал общества.
Основы законодательства Российской Федерации о культуре // Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996.-Вып. 1.-С. 17-38.
Федеральный закон Российской Федерации «О библиотечном деле» //
Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996. – Вып. 1. – С. 42-53.
Федеральный закон Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» // Библиотека и закон. – М. : Либерея. – 2002. – Вып. 12. – С. 53-67.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 1995. – №8. – С. 1213.
Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» //
Сборник законов Российской Федерации с последними изменениями и дополнениями на 1 июля 2004 г. – М: ЭКСМО. – 2004. – С. 226-229.
Публикации
Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры.-2004. – № 9. – С. 25-36.
Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры. – 2004. – № 10. – С. 24-27.
Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов // Библиотечное дело – XXI век: науч.-практ. сб. / Антопольский А. Б. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5). – С. 133-137.
Антопольский, А. Б. Информационные ресурсы России / Антопольский А. Б. – М. : Либерея. – 2004. – 424 с.
Архипов, Д. Компьютеризованная проверка фонда / Архипов, Д. // Библиотека. – 2002. – №1. – С. 33-37.
Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2. – М. : Либерея, 2002. – 200 с.
Веселова, И. В. Критерии оценки изданий, приобретаемых библиотекой // Библиотечное дело - XXI век: науч.-практ. сб. / Веселова, И. В., Светлов С. А. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5).-С. 144-151.
Воройский Ф. С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем.-М., 2002.-384 с.
Горшков Ю. А. Оценка стоимости библиотечного продукта при использовании электронно-цифровых технологий // Электронная библиотека РГБ: Проблемы формирования и использования: Сборник статей. - М., 2003. -С. 82-92.
Государственная политика в области сохранения библиотечных фондов: Материалы Всерос. совещ. 10-14 апр. 2000 г.-СПб.: РНБ.- 2000.-192 с.
Гриханов Ю. А. Новые тенденции в развитии библиотечных фондов // Библиотечное дело - XXI век: Науч.-практ. сб. / Рос. гос. б-ка. - М., 2003. -(Вып. 2 (6).- С. 130-153.
Гришина. Ф. Е., Антошкова, О. А., Ефремова, О. И. Состояние и перспективы развития стандартизации в области научно-технической информации, библиотечного и издательского дела//НТИ. Сер. 1.-2002. -№ 1.-С. 22-24.
Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости: Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества.-М.: ФАИР-ПРЕСС.- 2004.-400 с.
Заславец Н. Н. Учет и комплектование фондов музея МГУКИ//Библиография. - 2003.-№1.- С. 19-21.
Коваленко Н. И. Обновление фондов: Методы оценки и расчета // Науч. И техн. б-ки.-2002.-№11.-С. 38-50.
Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. Электронные библиотеки: Учебник для вузов.- М.: Либерея.- 2003.-352 с.
Лаврик О. Л. Академическая библиотека в современной информационной среде.-Новосибирск: ГПНТБ СО РАН.- 2003.- 251 с.
Лавренова О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах // Библиотечное дело-XXI век: Науч. практ. сб. / Рос. гос. б-ка.- М., 2003.-Вып. 1(5).-С. 159-164.
Майстрович Т.В. Электронный документ как объект библиотечного дела.-М.: Пашков дом, 2004.-248 с.
Методические рекомендации по применению “Инструкции об учете библиотечного фонда” в библиотеках образовательных учреждений // Библиотека и закон: Справочник, комментарии, консультации. Юридические советы на каждый день.-М.: Либерея, 2001.-Вып. 10.-С. 146-167.
Медникова С. А. Сохранение библиотечных фондов Мурманской области состояние, проблемы и перспективы//Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф. 7-15 июня 2003. ГПНТБ России.-М., 2003.-Т. 2.-С. 509-511.
Мешкова Л. Л. Новые технологии в учете библиотечного фонда // Университетская книга.-2001.-№ 7.-С. 16-19.
Анализ потока новых поступлений документов в библиотеках,
входящих в НБП " Кузбасские библиотеки" за 1997-2001 гг.Краснова Екатерина Григорьевна ,
руководитель ЕЦК Кемеровской областной научной
библиотеки им. В.Д. Федорова,
Председатель секции "Формирование,
изучение информационных
ресурсов и каталогизация документов"
НБП "Кузбасские библиотеки".Не секрет, что библиотеки Кузбасса, как и все библиотеки России, пережили, да и до сих пор переживают трудные времена. В условиях постоянного недофинансирования комплектования библиотеки стараются использовать в своей работе различный инструментарий.
Практика формирования и использования библиотечных фондов опирается на один из важнейших принципов библиотековедения - соответствие информационных запросов читателей и работе библиотек по их удовлетворению и стимулированию читательских интересов. Поэтому очень сложно удовлетворять то количество запросов читателей, которое поступает в библиотеки в условиях жесткого финансирования.
Мы проанализировали поток новых поступлений документов в вузовские и некоторые муниципальные библиотеки (всего 9 библиотек) за пять лет. Цель исследования: выявить, какие изменения произошли в структуре наших фондов, какие новые виды документов появились за этот период в библиотеках.
За 1997 - 2001 годы в библиотеки поступило - 98049 названий, 372108 экземпляров документов. Если учесть, что за данный период в России вышло свыше 210 000 названий, то это составляет 46% от всей вышедшей продукции на территории России за 5 лет.
Затраты в 1997 году составили 645732696 руб., в 1998 году - 1463941 руб., в 1999 году - 2698991руб., в 2000 г. - 4365132 руб., в 2001 г. - 4985950 руб. Большая часть этих затрат была выделена на подписку периодических изданий.
На приобретение других видов документов деньги привлекались из внебюджетных средств. Кому помогали спонсоры, кому выделяли часть денежных средств из платных услуг, оказываемых библиотеками читателям, многие старались пополнять свои фонды за счет даров и книгообмена. Большую поддержку библиотеки получили от мегапроекта "Пушкинская библиотека", возглавляемого Институтом открытого общества.
Анализируя поступления документов по годам, можно сказать, что поступление идет по нарастающей, и по названиям, и по экземплярности. В 1997 году в библиотеки поступило 11152 названия, 61797 экземпляров. Это составляет 24% от всей выходящей на территории России продукции. Но среди поступившей литературы есть и дары, и литература, принятая взамен утерянных читателями. Поэтому процент новой литературы представлен еще меньше.
В 2001 году в библиотеки поступило 88143 экземпляров документов. Это самое большое количество поступлений за исследуемый период (21776 названий), но больше всего названий получено в 2000 году - 27242 названия. Лидирует здесь научно-техническая библиотека Кемеровского государственного технического университета (КузГТУ). Она получила в 2000 году 6935 названий, 28305 экземпляров документов. На втором месте Кемеровская центральная городская библиотека им. Н. В. Гоголя (6690 названий, 20040 экземпляров). На третьем месте Кемеровская областная научная библиотека им. В. Д. Федорова (6319 названий, 13361 экземпляр).
В 2001 году снижение по названиям и экземплярности наблюдается у научно-технической библиотеки КузГТУ (2594 названия, 21066 экземпляров), Центральной городской библиотеки (4765 названий, 17083 экземпляра), областной юношеской библиотеки, у научной библиотеки Кемеровской государственной академии культуры и искусств. Самое большое количество названий в 2001 году получено Кемеровской областной научной библиотекой им. В.Д. Федорова - 6759 названий, 13907 экземпляров.
В составе новых поступлений за 1997 - 2001 гг. 32,56 % занимают документы по политическим и социальным наукам, 3,15% - документы по естественным наукам (цифра не абсолютная, так как некоторые библиотеки объединяют медицину и естественные науки в одну отрасль), 9,46 % - литература по медицине, 3,78% - литература по сельскому хозяйству, 13,16 % занимает художественная литература, 4,22 % - литература по искусству, 12,87 % - прочая литература, 5,76% - литература по технике, 1,8 % - литература по филологическим наукам.
Как видно из анализа новых поступлений по отраслям знаний меньшая доля приходится на такие отрасли, как естественные науки, искусство и техника, филологические науки.
Самое большое поступление документов было по политическим и социально-экономическим наукам в 2000 году. Ведущее место по комплектованию этой отрасли принадлежит Центральной городской библиотеке (8781 экз.) и Кемеровской областной научной библиотеке им. В.Д. Федорова (5411экз). Всего по этой отрасли получено 40891 экземпляров, а в 2001 году - 24216 экземпляров. В целом же в 2001 году документов поступило больше на 3394 экземпляра, чем в 2000 году.
Если сравнивать все годы, то на первом месте по комплектованию фондов стоит Центральная городская библиотека, затем Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова, затем научная библиотека Кузбасского государственного технического университета.
За исследуемый период в фондах библиотек появляются и такие виды носителей информации как дискеты, микрофиши, слайды, компакт-диски. Количественное соотношение их в фондах каждой библиотеки различно. Но, конечно же, документы в печатном виде будут по-прежнему лидировать.
За 1997-2001гг. библиотеками получено - 191442 экземпляров книг и брошюр, 132332 экз. журналов, 2047 нот, 1694 грампластинок. Из нетрадиционных носителей информации: 234 слайда, 1318 видеокассет, 1324 аудиокассеты, 100 дискет, 489 CD-ROM, 550 микрофиш и других документов. В системе вузовских библиотек таких носителей информации за эти годы не выявилось. Но уже в 2002 году научная библиотека Кузбасского государственного технического университета получает в электронном варианте 19 реферативных журналов. Таким образом, библиотеки начали работать с документами всех видов.
Основным источником пополнения фондов библиотек стал мегапроект "Пушкин: Книги для российских библиотек". По этому источнику было получено - 30166 экземпляров документов. Подписка на периодические издания тоже играет большую роль. Всего за 1997-2001гг. периодических изданий было получено 108187 экземпляров. Библиотеки Кузбасса пополняли свои фонды, используя разные источники: это покупка, дары, книгообмен и т.д. Но все-таки предпочтение отдают покупке литературы, так как дары являются лишь дополнительным, вспомогательным источником комплектования. Но, тем не менее, доля литературы, поступившей в качестве даров в библиотеки Кузбасса, оказалась высокой - 25894 экземпляра документов. Покупка документов в книготорговых фирмах составляет - 25887 экз., в книжных магазинах - 14917 экз. Местный обязательный экземпляр документов получали Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова (3788 экземпляров), научная библиотека Кемеровской государственной академии культуры и искусств (1323экземпляра) и Центральная городская библиотека только в 2001 году получила - 40 экземпляров.
До сих пор некоторые библиотеки Кузбасса приобретают литературу в местном библиотечном коллекторе. Из этого источника получено за пять лет 9092 экземпляра документов. Обязательный платный экземпляр документов получали: Областная научная медицинская библиотека, научно-техническая библиотека Кузбасского государственного технического университета, научная библиотека Кемеровской государственной академии культуры и искусств и научная библиотека сельскохозяйственного института. Всего четыре библиотеки. Внутрироссийским книгообменом пользовались Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова (171 экз.) и научная библиотека сельскохозяйственного института (110 экз.). По международному книгообмену получено: 35 книг (27 книг получила Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова и 8 книг- научная библиотека Кемеровской государственной академии культуры и искусств).
Анализировать поток поступлений в библиотеки оказалось достаточно сложно, поскольку в каждой библиотеке приняты свои формы учета: не все библиотеки ведут учет поступлений в названиях, а если и ведут, то только общее количество, а по отраслям и видовому составу учета документов нет. Но для этого нужна подсобная документация, потому что "Книга суммарного учета библиотечного фонда" не предусматривает видовой состав документов. Таким образом, хорошо бы разработать подсобную документацию, чтобы лучше знать и управлять фондами. Это не закреплено ни в одной инструкции, но это важно и нужно нам, тем, кто занимается комплектованием и управлением фондов.
Итак, несмотря на постоянное недофинансирование, библиотечные фонды Кузбасса продолжают расти и развиваться, хотя имеют большие лакуны, которые никогда не восполнить.
<Назад> ____________ <Вперед> ____________ <Содержание> ____________ <На главную>
