За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.
Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:
Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.
Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.
Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:
При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением организации могут быть следующие документы (по выбору):
Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.
Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:
Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.
К бухгалтерским документам организации относят:
К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:
ДОКУМЕНТЫ | СРОК ХРАНЕНИЯ |
Регистрационные документы | постоянно |
Лицензии и сертификаты соответствия | постоянно |
Бухгалтерская годовая отчетность | постоянно |
Бухгалтерская квартальная отчетность | |
Бухгалтерская месячная отчетность | |
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета | |
Первичные учётные документы, книги и журналы учета | |
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов | |
Налоговые декларации | |
КУДиР для УСН | постоянно |
Годовые расчетные ведомости в ФСС | постоянно |
Квартальные расчетные ведомости в ФСС | |
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование | |
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) | |
Документы, связанные с ККТ | |
Документы по охране труда | |
Трудовые договоры | |
Личные дела руководителей организации | постоянно |
Личные дела работников | |
Личные карточки работников | |
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) | |
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) | до востребования, а невостребованные - 75 лет |
Книги, журналы, карточки кадрового учета |
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное - чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.
Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.
Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.
Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий - справкой МЧС; затопления - справкой из ЖЭКа и т.д.
Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.
По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.
Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.
1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.
2. Трудовая книжка . Не требуется предъявлять в следующих случаях:
После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС ). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.
4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.
Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.
Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.
6. Справка о наличии либо отсутствии судимости . Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.
7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях
Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.
Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:
1. Заявление о приеме на работу . Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.
2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН ).
4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.
5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.
6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.
7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.
8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:
Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.
Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.
В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.
Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.
Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).
Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.
Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.
В связи с этим возникает вопрос – что делать в первую очередь: положить деньги в ячейку или заключить договор купли-продажи?
Участница дачного форума ElenaW отвечает на вопрос НАЮ.
Заключение договора
Представьте, что купли-продажи земельного участка вы подошли к заключительной стадии. При этом у вас имеется полная договорённость с продавцом или уже заключён предварительный договор с хозяином участка по всем пунктам сделки. Тогда вам нужно приступить к следующим действиям.
1. Прежде, чем продолжить оформление бумаг, нужно убедиться, что вы не передумали покупать этот участок, имеются деньги для его оплаты, личные документы у вас в полном порядке (паспорт), ваш супруг готов лично присутствовать при сделке или выдал вам согласие на сделку, зарегистрированное в нотариальной конторе для приобретения участка
Нужно обязательно проверить готовность продавца к продаже участка и здесь вам потребуется проявить внимательность.
Ещё раз узнайте, продаёт он вам участок или нет и за какую цену.
Собрал он все необходимые документы или нет.
Помнит ли он о предварительных договорённостях и выполнены они или нет (вывез, убрал, подремонтировал).
Нужен нотариус или нет?
Собрав все необходимые документы, нужно чётко решить, как будет осуществляться сделка – в письменной форме или с привлечением нотариуса.
У нотариуса ваши документы ещё раз внимательно проверят, чтобы при составлении договора всё было написано грамотно и соответствовало букве закона. Кроме того, адвокат удостовериться в личности граждан совершающих сделку. Затем он узаконит сделку, и если после этого возникнут какие-либо споры, он может засвидетельствовать в суде законность сделки. А так как копии документов у него должны храниться вечно, ему это будет сделать нетрудно.
Сделки, заверенные у нотариуса, в суде оспариваются очень редко. В случае утраты документов их можно получить ещё раз у нотариуса.
В случае регистрации сделки у нотариуса продавцу и покупателю нужно заранее решить, кто её будет оплачивать. По сложившейся практике в регистрации сделки у нотариуса обычно заинтересован покупатель, поэтому чаще всего он и платит, но иногда расходы делятся поровну.
Единственное неудобство при обращении к нотариусу – его услуги стоят денег. Но если вам важна чистота сделки, то за её безопасность стоит заплатить.
Сделка в письменной форме
При совершении сделки с продавцом участка в письменной форме в местном регистрирующем органе вам предложат заполнить типовой договор, в котором можно внести свои дополнения. После проверки ваших документов специалист исправит наиболее грубые ошибки, но вам не стоит рассчитывать на особое внимание и контроль.
Оформление таких документов в десять раз дешевле, чем у нотариуса, но и оспаривается в суде гораздо легче. Поэтому решать вам - «дешево и сердито» или «дорого, но надежно».
2. Форма оплаты
Обсудив с продавцом место заключения договора, на следующем этапе нужно обсудить способ оплаты.
В настоящее время около 95% сделок по купле-продаже недвижимости производится через депозитную банковскую ячейку. Продавец и покупатель совместно выбирают банк, в котором будут храниться деньги до подписания договора. Затем покупатель с банком заключает договор аренды в банке депозитной ячейки.
Накануне подписания основного договора купли продажи участка, или утром этого дня с банком заключается 3-х стороннее дополнительное соглашение между продавцом, покупателем и банком к договору аренды ячейки. В нём устанавливаются условия доступа продавца к деньгам, которые закладываются покупателем в ячейку на определённый срок.
Как правило, денежные средства закладывают на время государственной регистрации документов, добавляя к этому сроку неделю для страховки.
Главным условием доступа продавца к банковской ячейке является предъявление им зарегистрированного в УФРС (штампы и печати) подлинника основного Договора купли-продажи Объекта (экземпляр Продавца).
После заключения 3-х стороннего (дополнительного) соглашения продавец не сможет получить деньги до регистрации сделки, а покупатель не сможет забрать назад положенные в ячейку деньги и обмануть продавца.
Получается и волки сыты, и овцы целы. Поэтому на втором этапе основной сделки нужно положить деньги в ячейку.
Некоторая часть граждан, около 5%, не пользуется ячейками, но это происходит, если они доверяют друг другу, в противном случае они сильно рискуют.
3. На третьем этапе покупатель и продавец подписывают основной договор купли-продажи либо в Управлении Федеральной Регистрационной Службы данной области, либо у нотариуса.
4. На четвёртом этапе все необходимые документы отдают на государственную регистрацию по переходу прав собственности на земельный участок и регистрацию договора купли продажи. В процессе оформления нужно будет заплатить пошлину за государственную регистрацию документов. Кто будет производить оплату, продавец с покупателем решают сами.
Подать документы на регистрацию в государственные органы можно лично или через кого-нибудь с нотариально удостоверенной доверенностью, а также через нотариуса (если сделка нотариальная). Всё зависит от ваших предпочтений и возможностей.
5 . Через месяц после подачи документов покупатель получает новое свидетельство о государственной регистрации на земельный участок.
У покупателя в документе должна быть его фамилия, договор купли продажи участка со штампами УФРС о регистрации перехода права, регистрации сделки, выдачи свидетельств, и указание, что этот экземпляр покупателя.
Соответственно у продавца после госрегистрации на руках оказывается: Договор купли-продажи участка со штампами УФРС о регистрации перехода права, регистрации сделки, выдачи свидетельств, и указание, что это экземпляр принадлежит продавцу.
После этого продавец беспрепятственно забирает деньги из банковской ячейки.
Вопрос
Подскажите, какой из перечисленных выше способов оформления документов купли-продажи земли является наиболее надежным и безопасным.
Ни один из способов не является надёжным на 100% если в договоре не сказано о гарантиях продавца перед покупателем, что данный участок свободен и никто не может на него претендовать, что он не заложен и не находится под арестом и т.д.
Не будет лишним написать, что стороны подтверждают, что находятся в полном здравии, не состоят под опекой и попечительством, нет обстоятельств принуждающих подписать данный договор на невыгодных для себя условиях.
Размещено участником форума «Дом и Дача» ElenaW
Редактор: Адамов Роман
Большинство российских граждан старается повысить свой уровень жизни, стараясь создать для себя наиболее комфортные условия. Единственным способом законно улучшить своё благосостояние является открытие собственного бизнеса.
Многие люди предпочитают осуществлять хозяйственную деятельность самостоятельно, в качестве индивидуальных предпринимателей. Другая категория российских граждан, более амбициозная, стремится создать ООО или другие коммерческие предприятия, при работе которых будет задействован труд наёмных работников.
Решив открыть свое предприятие, при составлении бизнес-плана многие россияне не знают, какие первые шаги им необходимо сделать для того, чтобы получить государственную регистрацию.
Сразу стоит отметить, что процедура открытия частного бизнеса на территории Российской Федерации представляет собой довольно хлопотное мероприятие. Если начинающий бизнесмен желает самостоятельно пройти все этапы регистрации, он должен запастись мужеством и терпением, так как ему придётся на себе прочувствовать, что такое бюрократия.
Чтобы избавить себя от предстоящих проблем, стоит заручиться поддержкой настоящих профессионалов в этой области, которые возьмут на себя, как документальное оформление регистрационной процедуры, так и общение с представителями власти.
Однако существуют и Интернет-ресурсы, которые в состоянии оказать качественную помощь в этом вопросе. Например, они могут помочь подготовить все необходимые документы для открытия представительства в том случае, когда это необходимо для уже существующей фирмы, или же помочь со . Так, на подобных порталах можно узнать, что в этом случае в пакет документации входят:
Однако это касается компаний, которые уже созданы и успешно работают, которые стараются расширить сферу своей деятельности, открывая представительство в новой для них стране. Что же нужно сделать простому россиянину, чтобы начать собственный бизнес?
Многих людей интересует вопрос: можно ли сегодня открыть собственный бизнес на территории Российской Федерации? Ответ достаточно прост – конечно, можно.
Главное грамотно подойти ко всем организационным моментам, которые зачастую забирают большое количество времени и сил. Для успешного старта на отечественном рынке не достаточно иметь только желание разбогатеть.
Важно, чтобы начинающий бизнесмен имел хотя бы базовое представление об экономике, налогообложении и правоведении.
Существует три важных условия, которые позволят российскому гражданину открыть процветающий бизнес:Не менее важно определить, в какой отрасли народного хозяйствования будет развиваться вновь созданное предприятие. На сегодняшний день практически все «ниши» забиты до отказа, поэтому обычному гражданину, достаточно сложно найти и занять своё место, которое впоследствии ему придётся с трудом удерживать.
В настоящее время действующим Федеральным законодательством установлен порядок, согласно которому осуществляется государственная регистрация частных компаний.
Начинающим бизнесменам также необходимо знать, какие именно нужны документы для открытия предприятия. При открытии частного предприятия необходимо, в первую очередь, обратиться к государственному регистратору, который даст перечень документации, необходимой для дальнейших регистрационных действий.
После их подготовки следует обратиться в местную налоговую администрацию, для постановки предприятия на учёт, в качестве . Для этого следует предоставить определённый пакет документации, в который входят:
При заполнении заявления руководитель вновь создаваемого предприятия должен самостоятельно выбрать сферу его деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД), согласно которому он будет осуществлять дальнейшую предпринимательскую деятельность.
Параллельно директор должен выбрать наиболее подходящий налоговый режим, который предприятие будет соблюдать с первого дня осуществления своей хозяйственной деятельности. В настоящее время, для жителей Российской Федерации, которые изъявили желание развивать собственный бизнес в статусе владельцев частных предприятий, разработаны онлайн сервисы, посредством которых они могут пройти все этапы государственной регистрации и .
После получения на руки пакета регистрационных документов и печати, руководитель частного предприятия должен открыть расчётный счёт в местном кредитно-финансовом учреждении и начать строить структуру работы, и т.д.
При выборе формы собственности, в которой планируется дальнейшее развитие бизнеса, многие жители Российской Федерации выбирают индивидуальное предпринимательство.
Это объясняется тем, что в этом случае им потребуется минимальное количество документов, необходимых для открытия бизнеса. Также необходимо отметить, что развитие хозяйственной деятельности в статусе ИП, позволит начинающему бизнесмену выбрать упрощённый налоговый режим.
Действующим на территории Российской Федерации законодательством установлены ограничения для определённых категорий граждан, которые не имеют права регистрироваться в качестве индивидуальных предпринимателей:
Тем гражданам России, на которых не распространяются установленные ограничения, необходимо подготовить определённый пакет документов, включающий:
