Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.
Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?» .
Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.
Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.
Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.
Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?» .
Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.
Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.
В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».
Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».
Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.
Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.
Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.
Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.
Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.
В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел (конкретных заголовков дел и сроков хранения) с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году (а при необходимости - уточнить заголовки дел) и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.
Н оменклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке .
В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов , возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел) . Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.
Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте - «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др.
Номенклатура дел является плановым документом , т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).
На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения (см. Пример 5). По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы .
В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетного документа.
Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.
Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа .
Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией (на уровне руководства). Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Профсоюзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия».
В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.
Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.
Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.
Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел .
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.
Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются , в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в .
Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:
Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в 2000 году, совсем недавно признан утратившим силу (согласно приказу Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 6).
Перечни типовых архивных документов со сроками хранения (типовые перечни) являются нормативными документами и имеют обязательный характер. Типовые перечни служат нормативной основой для разработки:
Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов (например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России), могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях.
Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел , которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции. Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел.
В последнее время архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации активно разрабатываются примерные номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб одного окна», отделов образования, нотариата и т.п.), которые в основном являются источниками комплектования муниципальных архивов.
Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, должны быть перенесены в индивидуальную номенклатуру без изменений , и в этом заключается «нормативность» данных видов номенклатур дел.
И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел , может установить экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения.
ЭК, в состав которой должны включаться наиболее квалифицированные сотрудники организации, при принятии подобных решений руководствуется действующим законодательством и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, в которых в настоящее время «точечно» (в связи с регламентацией конкретного вопроса в определенной сфере деятельности) могут устанавливаться (а в последнее время это происходит все чаще) сроки хранения некоторых конкретных видов и разновидностей документов. Эту особенность отраслевого регулирования обычно знают и учитывают в своей деятельности члены ЭК организации.
В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:
Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает (визирует) ее проект, но не может быть ответственным за ее составление. Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда.
По общему правилу номенклатура дел организации (сводная) должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений , согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений. Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Поэтому можно рекомендовать оформить в приказе о разработке/составлении номенклатуры дел прямое поручение руководителям структурных подразделений представить в службу делопроизводства только списки/перечни:
Тем более, что в случаях изменения структуры, направлений деятельности, функций и «коренного» пересмотра номенклатуры дел (1 раз в 5 лет) трудно ожидать от подразделений предоставления качественной номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.
Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности. Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов - дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях. В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации используют также классификационные схемы (разделы содержания) типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема (главная таблица). См. Пример 2.
До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа. Но процессное управление, внедрение матричных (не иерархических) маркетинговых, клиентских и т.п. «рыночных» схем внутренней организации предприятий делают актуальными номенклатуры дел функционального типа даже для крупных организаций.
Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на бумажных карточках, в таблице Excel или в базе данных, что обеспечивает удобство последующей систематизации заголовков дел.
Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.
Известны шесть признаков заведения дел :
В схеме описания состава и содержания документов дела делается также указание на копийность документов (так называемый «экспертный» признак).
При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел :
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы» и т.п.). Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. Например, дело «Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00» , и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В процессе формирования дела и образования нескольких томов заголовок самого дела на обложке может уточняться, например, «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00 (расчеты с поставщиками услуг в 1 квартале 2011 г.)» .
В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники - в отделе труда и заработной платы» .
В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела . Так, допускается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении» ), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении» ).
Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, т.е. документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела.
В дело включается только один экземпляр документа, т.е. дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа (за исключением особо ценных) в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата.
В дело формируются документы одного календарного года (за исключением переходящих, судебных, личных дел и «досье»; кстати, к личным делам в обязательном порядке оформляется внутренняя опись документов дела).
Напоминаем, что в перечнях устанавливаются названия категорий документов, поэтому не следует механически переносить названия статей и формулировки перечня в конкретную номенклатуру дел.
Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем.
Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел. Причем на карточке необходимо сначала указать название раздела или подраздела главной таблицы номенклатуры дел, в который в последующем будет оформлен конкретный заголовок дела со сроком хранения (см. Пример 3). Рекомендуем также для удобства последующей систематизации (сортировки) заголовков отметить на карточке категорию, к которой относятся документы конкретного дела (организационные, распорядительные, учетные, переписка с гражданами, переписка с подведомственными органами и т.п.). Следует обратить внимание и на то, что срок хранения в номенклатуре дел необходимо оформить в том виде, который установлен перечнем, включая условные сокращения, знаки препинания, примечания и условия соблюдения данного срока.
Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка (сделаны записи в базе данных или таблице Excel):
Перечни документов устанавливают сроки хранения документов:
Срок «5 л. ЭК» означает, что после истечения пяти лет хранения вопрос о дальнейшем хранении или выделении документов дела к уничтожению должен быть рассмотрен экспертной комиссией (ЭК) организации после проведения экспертизы ценности.
Отметки «ЭК» , «ЭПК» , «ЦЭК» могут означать, что в процессе экспертизы ценности часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности» не может быть менее одного года.
Срок хранения «Пост.» («постоянно») в негосударственных организациях означает прежде всего «до ликвидации организации», т.е. решение о судьбе документов дела будет принимать ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, и он не может быть менее 10 лет.
Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя! Наоборот, согласно ГОСТу Р ИСО 15489-1-2007 выбор носителя определяется сроками хранения документов.
Уменьшение сроков хранения , установленных перечнями типовых архивных документов или типовыми и примерными номенклатурами дел, запрещается . А увеличение сроков вполне возможно, в том числе и по решению ЭК организации.
На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация (расположение) заголовков дел по разделам проекта номенклатуры дел в определенной последовательности. Эту последовательность определяют два решающих фактора - степень значимости документов и их взаимосвязь .
Систематизация документов производится путем сортировки оформленных карточек с заголовками дел и сроками их хранения (или сортировки соответствующих записей/полей в базе данных). Схема расположения заголовков дел предусматривает, что в начале каждого раздела должны располагаться заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций (решения, приказы, указания, поручения) при этом должны располагаться перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Следует помнить, что документы, относящиеся к подсистеме организационных, регламентируют не оперативное управление, а более важные организационные, правовые стороны деятельности, поэтому являются более значимыми, имеют более длительный срок действия и долговременный (как правило, постоянный) срок хранения.
Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такая последовательность :
Четвертый этап - оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см. Методические рекомендации, приложение № 19, а также Пример 5).
В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис. Например, 01-03 , где 01 - код структурного подразделения (например, секретариат) и 03 - номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате). В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел (когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.
Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.
Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела, и другие.
Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:
Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах , в негосударственных - в трех . 1-й экземпляр хранится в службе делопроизводства, 2-й передается в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел. 3й экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архив, а 4й является рабочим экземпляром.
Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов. После ее утверждения служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры дел в качестве обязательного плана формирования дел в следующем году.
По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.
Свернуть Показать
Бесспорный характер номенклатуры дел определяется ее нормативным статусом. Статьей о процедурах, обязательных для придания данному документу юридической силы, мы завершаем цикл методических материалов, посвященных разработке номенклатуры дел организации.
Итак, четвертый и последний этап в алгоритме разработки номенклатуры дел - оформление ее проекта, подписание , согласование и утверждение .
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см., например, Методические рекомендации, приложение № 19):
В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера дел) , включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела (структурного подразделения) и порядкового номера заголовка дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис.
Например:
01-01, где 01 – код структурного подразделения (например, секретариат) и 01 – номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате).
В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера (не более 3) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности (но необязательно) сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделах номенклатуры дел, а для переходящих дел (т.е. делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей) . В течение года заголовки дел могут уточняться в процессе формирования документов дела.
Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется, она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.
Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее» , отметки о лицах, ответственных за формирование дела и обеспечение его сохраннояти и т.п.
Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:
Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда обязательной становится разработка новой номенклатуры дел.
Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах , в негосударственных – в трёх .
Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства.
Второй экземпляр передаётся в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел.
Третий экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архивное хранение.
Четвертый является рабочим экземпляром, который после утверждения номенклатуры дел служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде копии/выписок соответствующих разделов в качестве обязательного плана формирования дел в следующем календарном/делопроизводственном году.
Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти или приказом руководителя негосударственной организации) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов.
По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (лицу, ответственному за архив), если документы не передаются в государственный или муниципальный архив. Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, передавшим сведения, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи. Например:
обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ»
|
По срокам хранения |
Всего | В том числе: | ||
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Постоянного | 10 | 6 | 0 | |
| Временного(свыше 10 лет) | 12 | 0 | 10 | |
| Временного (до 10 лет включительно) | 48 | 8 | 2 | |
| Итого: | 70 | 14 | 12 | |
Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия
20.01.2013
Итоговые сведения переданы в архив.
Специалист отдела делопроизводства подпись И.О. Фамилия
22.01.2013
Скачать пример оформления заголовочной части и некоторых статей номенклатуры дел (структурного типа) в формате
Таким образом, с помощью номенклатуры дел осуществляется систематизация документального фонда организации и идентификация каждого документа с учетом его подлинности или копийности и формы представления (бумажной или электронной). А указание должности ответственного за обеспечение сохранности дел (категорий документов) позволяет организационно правильно осуществлять по акту прием-передачу дел по должности в случае увольнения или перевода руководителей соответствующих подразделений.
Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел . Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря .
Номенклатура дел бывает трех видов:
примерная и
номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
сводную номенклатуру дел и
номенклатуру дел структурного подразделения.
отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Порядок оформления , согласования и утверждения номенклатуры дел , а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел - дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел - это ее регистрационный номер. Место составления - местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения - в Примере 2.
Как мы видим, номенклатура дел организации:
визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),
обязательно утверждается руководителем организации,
если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.
Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:
основной части и
Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям - применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе - в Основных правилах работы архивов организаций.
Фрагмент документа
Фрагмент документа
Номенклатура дел может быть построена по:
структурной,
производственно-отраслевой и
функциональной схемам.
В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.
Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 - индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.
Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре .
Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 - финансовый отдел, 01 - порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.
Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.
Каждому делу должен быть присвоен заголовок.
Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее - заголовки дел организационной документации . После них - заголовки дел распорядительной документации . Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.
При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.
Номинальный признак - указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».
Предметно-вопросный признак - указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».
Корреспондентский признак - указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».
Хронологический признак - указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г . ».
Географический признак - используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».
Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.
В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).
Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».
Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».
В заголовках дел , содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».
Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.
Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.
При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:
вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).
При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:
распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности . При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные - в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;
планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно - по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно - по личным вопросам;
в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.
Дело - это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3-4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).
Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.
Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :
временного хранения (до 10 лет включительно);
долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
постоянного срока хранения.
Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют :
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) - для отбора документов, образовавшихся в 80-х - первую половину 90-х гг.;
«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);
существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.
Для определения сроков хранения документов необходимо:
найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;
перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;
проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.
Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.
Сроки хранения документов , данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» , распространяются на все организации , независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает послабления . Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:
Временные сроки должны применяться всеми организациями.
А постоянный срок
хранения
должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.
Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».
Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.
Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.
В графе «Примечания » проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:
о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),
о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),
о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.
Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание » пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.
При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания », комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007
2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.
3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007
5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».
Типовая номенклатура дел составляется с целью систематизации наименований дел, используемых в процессе функционирования организации. В этой статье вы найдете информацию о порядке и правилах составления данного реестра, а также ознакомитесь с примерным образцом такой номенклатуры.
Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.
В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:
Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.
Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.
Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.
Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.
Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.
Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:
Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:
Таблица заполняется следующим образом:
Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.
Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.
Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.
Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.
Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).
Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения дела |
Примечание |
|
01. Планово-экономический отдел |
||||
|
Устав АО |
Постоянно |
Переходящее с 2017 года |
||
|
Штатные расписания |
Постоянно |
Переходящее с 2017 года |
||
|
02. Отдел кадров |
||||
|
Должностные инструкции |
75 лет |
|||
|
Приказы по сотрудникам |
75 лет |
|||
|
03. Бухгалтерия |
||||
|
3 года |
||||
|
Положение об оплате труда и премировании |
Постоянно |
|||
Всего систематизировано 6 (шесть) дел.
Не знаете свои права?
