Добрый день, уважаемые предприниматели!
Недавно я писал стать про то, и по ее следам мне задали вопрос:
“Можно ли иметь только сканы документов или необходимо иметь еще и бумажные оригиналы?”
Все документы должны быть ОБЯЗАТЕЛЬНО в бумажном виде. Речь идет о документах, где стоит печати и подписи сторон.
Нужно понимать, что в случае проверки ИП инспектором ему может не понравиться только сканы документов без бумажных оригиналов.
Поэтому, придется поднапрячься и побегать за клиентами, которые не спешат вернуть подписанные акты или договоры. Еще придется слать письма в дальние города, в случае удаленной работы: (
У вас может возникнуть вопрос: “А я вот пользуюсь клиент-банком. И все платежки в электронном виде… что делать?”
Да, я сам пользуюсь клиент-банком и инспекция не придиралась к этому вопросу – достаточно показать им выписку в клиент-банке за нужный им период.
Можете их распечатать, но это совсем необязательно и достаточно хранить все файлы, которые посылали в инспекцию + электронные уведомления о приме налоговой Ваших отчетов.
Уважаемые читатели!
Я проанализировал все вопросы, которые задавались мне за 5 лет ведения блога. И отобрал ТОП-60 наиболее частых, которые задают почти все начинающие ИП.
Книга небольшая, время на чтение составит примерно 1 час. Собственно, я на них отвечаю в этой небольшой электронной книге. А называется она вот так.
Пример счета на оплату
В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.
Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.
Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает.
Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?
Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:
Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.
Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.
Счет на оплату содержит следующие реквизиты:
Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.
Оригинал счета лучше иметь в том случае, если его оплата подтверждает заключение договора на оказание услуг. В Вашем случае оригинал необходим.
Письменная форма сделки считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор (оферта) принято в порядке пункта 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ. Для этого лицо, получившее предложение заключить договор (оферту), должно совершить действия, указанные в этом предложении (акцепт). В Вашей ситуации в качестве письменного предложения заключить договор (оферты) выступает выставленный счет на оплату услуг независимо от суммы сделки. А действием, свидетельствующим о принятии данного предложения (акцептом, т. е. заключением договора), является оплата данного счета организацией. Такой порядок основан на положениях пунктов 1 и 3 статьи 434 и статьи 435 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, законодательство не ограничивает возможности сторон вступить в гражданско-правовые отношения посредством направления одной из них в адрес другой счета и его оплаты второй стороной. Договор оказания услуг будет считаться заключенным при таких условиях. Но в этом случае оригинал счета лучше иметь от исполнителя и приложить к счету платежное поручение, подтверждающее факт заключения договора.
Поставщик прислал счет на оплату, в котором отсутствуют некоторые обязательные реквизиты первички. Например, вместо подписи директора стоит факсимиле. Действителен ли такой документ?
Да, действителен. Счет на оплату не является первичным документом. Первичку оформляют на каждый факт хозяйственной жизни (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ ). А счет - это лишь информация для покупателя о цене товара и реквизитах, по которым можно перечислить деньги. Компания вправе разработать бланк счета со своим набором реквизитов. Например, решить, что в счете будут круглая печать и факсимильная подпись директора. Стороны сделки могут согласовать форму счета на оплату в договоре.*
Да, может.
В рассматриваемой ситуации покупатель (заказчик) вправе принять к вычету сумму НДС, указанную в счете-фактуре, который поставщик (исполнитель) выставил ему при поступлении аванса (частичной оплаты).
Если в договоре не предусмотрено условие о предварительной оплате или сам договор отсутствует, покупатель (заказчик) не имеет права на вычет. Даже если предоплата перечислена по счету, выставленному поставщиком (исполнителем).
Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 6 марта 2009 г. № 03-07-15/39 *.
Ольга Цибизова , начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Марина Астахова, эксперт «УНП»
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Счетом на оплату можно подтвердить расходы
По счету проще взыскать неустойку за просрочку оплаты
Участники форума на сайте «УНП» обсуждали вопрос, надо ли выставлять счета на оплату и насколько вообще нужен такой документ. Ведь ни в одном законе о счете на оплату не сказано. Это действительно так, но есть ситуации, когда такой счет все же нужен и поставщику, и покупателю.
КСТАТИ. Разницы между просто счетом и счетом на оплату нет. Это один и тот же документ. Унифицированной формы такого счета нет, к первичным его также не относят. Обычно в нем приводят дату и номер счета, банковские реквизиты поставщика, основание платежа и его сумму, а также срок внесения платы.
Счет на оплату для подтверждения расходов
Если обязанность поставщика выставить счет на оплату прописана в договоре, то счет необходим. К примеру, по коммунальным услугам или услугам связи, когда их точное количество и сумму за месяц можно узнать только на основании счета на оплату от поставщика. В налоговом и бухгалтерском учете счет на оплату подтвердит экономическую обоснованность затрат, в частности количество полученных работ или услуг (письмо Минфина России от 04.06.10 № 03-03-06/1/382).
Счет на оплату может защитить и поставщика. Покупатели, которые не вовремя оплачивают поставку или выполненные работы, ссылаются именно на то, что поставщик не выставил счет на оплату. А значит, не имеет права требовать неустойку или пени за просрочку. Суды поддерживают поставщиков, только если в договоре четко прописано, в какие сроки должна поступить оплата и покупателю известна сумма платежа (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 11.08.09 № КГ-А40/7477-09, Волго-Вятского округа от 09.04.09 № А39-3128/2008-138/21).
Счет на оплату для внутреннего учета
Когда обязанность выставлять счета на оплату договором не предусмотрена, то сумму, которую должен заплатить покупатель, сроки расчетов и поставки в таких случаях стороны подробно согласуют в договоре.
Однако счет на оплату может понадобиться покупателю для внутреннего учета. Например, когда финансовой службе покупателя для перечисления денег необходимо получить на нем визу руководителя. Вместе с тем «необязательный» счет на оплату для бухгалтерского и налогового учета не нужен. Хозяйственные операции он не подтверждает, поэтому в любом случае потребуются подписанные акты, накладные, счета-фактуры и другая первичка.
Счет на оплату может заменить договор
Счет может выступать как оферта и заменять договор, оплата счета рассматривается тогда как акцепт оферты. Но для этого счет должен содержать все существенные условия договора. Например, для поставки это цена товара, его наименование и количество, а также порядок и сроки расчетов. Поэтому в счете-оферте важно написать срок действия (п. 2 ст. 437, п. 3 ст. 438 ГК РФ). Такой счет подтвердит обоснованность расходов покупателя (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.03.09 № КА-А40/1402-09).*
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
28.01.2014 г.
С уважением, Александр Ермаченко, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».