Так как трудовая книжка необходима для начисления пенсионного стажа и расчета размера пенсии, то это официальный документ. Ошибки, допущенные в документе, могут привести к потере части стажа сотрудника. Трудовая книжка (далее – ТК) согласно Постановлению Минтруда РФ № 69 . Сотрудникам отдела кадров и менеджерам управленческой ступени рекомендуется также учитывать положения Постановления Правительства № 225 . Эти документы должны храниться в каждом отделе кадров и использоваться при работе с трудовой сотрудников.
Ошибочная информация может быть занесена в саму трудовую, на ее титульную страницу и во вкладыш к документу. Внесение изменений выполняется по общей схожей схеме, но каждый случай имеет свои тонкости. Сначала рекомендуется запомнить общие правила:
Исправить ошибку может кадровый работник любой организации. Если ошибочная информация была внесена на прежнем месте работы, то на новом ее могут исправить. Для этого сотрудник предоставляет подтверждающие информацию документы, и делается новая запись.
Все исправления в ТК делаются при помощи фиолетовых, черных или темно-синих чернил. Паста должна обладать высокой свето- и водостойкостью. Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.
Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.
Каждая новая запись начинается с нумерации, вне зависимости от того, в общем разделе она или в дополнительном вкладыше.
Оформление исправлений зависит от нескольких факторов. Учтем эти нюансы в отдельных подразделах.
Исправления после увольнения, до приема сотрудника на новом месте, делаются кадровиками бывшего работодателя. В документ вносятся следующие изменения:
Неправильная дата может привести к неприятным разбирательствам в Пенсионном фонде. Поэтому каждый сотрудник должен несколько раз перепроверять даты, прописанные в его трудовой.
Если сотрудник заметил ошибку, то ее необходимо исправить в самые короткие сроки. Для этого соблюдается следующий порядок действий:
Если ошибка допущена в дате рождения работника, то неверное число зачеркивается и верная информация вносится выше. Сбоку для конкретизации вписываются серия и номер паспорта сотрудника либо другой документ, откуда взяты верные сведения. Исправление порядкового номера записи выполняется аналогично.
Одной из самых важных в ТК является графа, куда вносится информация о документе, которым подтверждается запись. Если ошибка допущена в реквизитах документа, то ее необходимо немедленно исправить.
Реквизиты о документе в ТК вносятся в следующем порядке: название документа, его дата и номер. При допущении ошибки запись дублируется ниже, уже в правильном виде.
Если ошибка была допущена в самом подтверждающем документе, например, приказ был неверно пронумерован, то в графу вносятся реквизиты отменяющего приказа.
Титульный лист ТК содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Запрещено путем замазывания штрихом. В исключительных случаях допустимо легкое зачеркивание, одной линией.
Ниже под неправильной информацией делается новая запись, где вписываются новые данные и документ, на который ссылается кадровый работник.
Наиболее часто на титульном листе приходится изменять фамилию работника. Конкретных правил, как сделать изменения, нет. Но можно использовать следующие рекомендации:
При частой смене работы в ТК может не хватить раздела. Для продолжения записей в трудовую вкладывается специальный лист. Работа с исправлениями вкладыша вызывает самые большие трудности у начинающих кадровиков. Сложные ситуации возникают из-за нехватки опыта и редких ситуаций, когда необходимо заполнять вкладыш. Исправляются ошибки во вкладыше по следующим правилам:
Как исправить ошибку в трудовой книжке при оформлении, если запись сделана случайно? Например, присвоение должности было вписано не в тот документ. Аннулирование любой записи совершается следующими этапами:
Правильное заполнение ТК – это обязанность отдела кадров либо руководителя компании. Но правильность информации должна проверяться сотрудником лично, так как человеческий фактор никто не отменял. А исправить ошибку всегда сложнее, чем вовремя ее предотвратить.
Трудовая книжка – это важный личный документ каждого гражданина, который подтверждает его стаж и гарантирует пенсионное обеспечение. Если запись в трудовой сделана неправильно, то работник может испытывать трудности при следующем трудоустройстве или начислении пенсии. Многие работодатели при занесении информации в книжки своих сотрудников допускают ошибки, которые нужно исправлять, соблюдая определенный порядок и закон.
В РФ к основным нормативным актам, утверждающим регламент трудовых книжек, относятся:
Дополнение или замена изначально правильных записей называются изменениями, а исправления – заменой неверных, ошибочных записей. Итак, как же исправить неверную запись в трудовой книжке?
Правила устанавливают следующее: исправление неверной, ошибочной информации в книжках выполняется по месту работы сотрудника, где такие сведения были внесены, или работодателем на новой работе на основе предоставленного документа.
Этим документом может быть приказ о восстановлении, приеме, увольнении с занимаемой должности, переводе, различные выписки. При ходатайстве работника работодатель обязан оказывать ему всестороннюю помощь.
Если предприятие или организация, произведшие неточную или ошибочную запись, реорганизованы, то коррекция осуществляется их правопреемником. Если предыдущее место работы ликвидировано, коррекция вносится уже другим работодателем по п. 28 Правил. Официальным документом – подтверждением ликвидации организации – является выписка из единого госреестра лиц юридического типа.
Скорректированные данные полностью должны отвечать документу, устанавливающему регламент на их исправление. Если подобный документ утерян или не соответствует содержанию внесенных изменений, то коррекция осуществляется на основании иных документов, фиксирующих выполнение работ, не отмеченных в трудовых сотрудников. Сюда можно отнести свидетельства учета времени труда, личные карточки, платежно-расчетные ведомости и прочие документы.
Записи исправлений нельзя производить на основе свидетельских показаний. Это не распространяется на данные, по которым имеются решения суда и данным, утерянным в массовом порядке или в экстремальных условиях.
Обычно в титульные листы заносятся изменения (по п. 2.3 Инструкции), а не исправления. Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись на титульном листке? При первом оформлении титульного листа неточности и коррективы недопустимы. Если была занесена ошибка или неточность, то такой бланк требуется уничтожить, создав специальный акт, и использовать новый бланк. Можно прилагать к акту о ликвидации неправильных бланков и номер-подлинник, который предварительно вырезается из устраняемого бланка перед его устранением. Это служит официальным доказательством существования бланка с требуемым номером. Деньги за испорченный бланк с сотрудников не взимаются.
При внесении любых корректив важно помнить, что старые данные должны зачеркиваться одной линией, а новые данные – вноситься выше старых. Старые данные должны оставаться разборчивыми. На внутренней стороне трудовой необходимо оставлять ссылку на документ, регламентирующий внесение тех или иных изменений, а также подпись и печать ответственной организации или сотрудника кадрового отдела.
Запрещается осуществлять какие-либо коррективы в книжке на основании слов ее владельца. В качестве оснований могут выступать только различные документы личного характера:
Информация в книжке сотрудников о профессии, образовании является неизменной, она может только дополняться. Если такая информация в трудовой отсутствует, требуется просто заполнить нужные строки.
Неточность при ведении трудовой книжки возможна и при внесении корректив титульного листа. Тогда изменения вносятся в обычном режиме, потому как зафиксированная информация не дополняет сведения о работе, увольнении или награждении. Ошибки внесения корректив титульного листа исправляются текущим работодателем на основании документа, регулирующего внесение таких поправок (п. 27 Правил). Некорректную запись требуется зачеркнуть одной аккуратной чертой и вписать правильную информацию. На обложке, с внутренней стороны, необходимо делать соответствующую запись с подробным примечанием коррективы. Эту запись необходимо обязательно заверить подписью и штампом организации.
Пункт 30 Правил запрещает делать замазывания, зачеркивания, подделывание ошибочных или некорректных записей в любых разделах трудовой книжки, которые содержат информацию о должности или награждениях. Ошибочную или неточную запись просто признают недействительной и вписывают корректную информацию. Для этого соответствующие графы должны содержать следующее:
Такой же порядок внесения корректив должен соблюдаться при исправлении всех ошибочных и некорректных записей – о поступлении на работу, награждении, увольнении. Сюда также относится информация об увольнениях, признанных недействительными Рострудинспекцией, судом или непосредственно работодателем. Необходимо наличие соответствующей ссылки на распоряжение или другой приказ работодателя о смене формулировок причин увольнения или восстановлении на работе.
В случае, когда требуется восстановить, следуя установленному порядку и нормам, непрерывный стаж труда на последней должности – в третьей графе с информацией о работе требуется наличие специальной записи. Одновременно, в четвертой графе необходимо указать ссылку на название документа, исходя из которого, была занесена информация, а также его номер, дата. Это требование регламентируется п. 3.4 Инструкции и п. 23 Правил.
Работник, согласно п. 33 действующих Правил, претендует на получение дубликата своей трудовой, где требуемая информация будет внесена правильно.
Часто наблюдаются случаи отсутствия в книжке сотрудника информации о переименовании предприятия, компании или фирмы работодателя. Как следствие, потом возникают разночтения информации о трудоустройстве и увольнении. Это создает немалые сложности в формировании пенсии, требуя наличия вспомогательного документального оформления в виде справок с рабочих мест или архивов.
Учитывая все это, в случае переименования организации во время работы сотрудников необходимо постоянное внесение изменений в трудовые книжки, фиксирующих подобные перемены. Такие сведения вводятся отдельным пунктом в третьей графе, где находится информация о занимаемой должности, в четвертой графе заносится основание изменения названия организации – распоряжение (приказ) или любое другое решение работодателя, его номер, дата. Не предусматривается Инструкцией внесение каких-либо корректив в первую и вторую графы трудовой при перемене названия организации-работодателя.
В случае перемены организационно-правовой структуры организации-работодателя также требуется специальная запись с такой информацией в книжке сотрудника.
Реорганизация или переименование считаются выполненными не со времени подтверждения решения участниками (учредителями), а со времени фиксирования соответствующих изменений в Едином госреестре юридических лиц. Это регламентируется законом 08.08.2001 г. и органами РФ, курирующими правила и порядок занесения в госреестр. Таким образом, третья и четвертая графы должны фиксировать дату не такового решения учредителей организации, а дату появления сведений в ЕГРЮЛ, которая указывается в специальном свидетельстве. На базе этого свидетельства издается распоряжение или приказ работодателя, свидетельствующий о занесении трудовую книжку сотрудника информации о реорганизации или переименовании. Четвертая графа должна обязательно фиксировать дату с номером указа.
Как исправить неправильную запись в трудовой, когда любая некорректная запись выявлена сразу или спустя незначительное время? Как правило, ее исправление не представляется сложным. Сотрудник отдела кадров просто вносит необходимую поправку. Если же неправильная запись была выявлена спустя несколько лет, то порядок исправления несколько отличается.
Если работник после занесения неверной записи уже имеет другое место работы, то коррективы вносятся в обычном режиме. Ниже последних сведений указывается следующий по порядку номер. Следующим пунктом необходимо внести запись, признающую недействительность предыдущей и сделать корректную запись. Нужно вписать не дату, указанную в неправильной записи, а дату исправления. В четвертой графе необходимо указать ссылку на соответствующий указ с наименованием работодателя.
В ситуации, когда некорректная запись или информация в книжке выявлена сразу после оформления увольнения, требуется обратить внимание на такой нюанс. В подобном случае увольнение уже оформлено полностью, и блок соответствующих сведений закреплен подписями и печатью. Если же внести нужную информацию без наименования работодателя, то возникнет спорный вопрос – станет неясным автор занесенной информации. Поэтому в подобной ситуации необходимо создать новый блок сведений с наименованием работодателя и последующим номером по порядку хронологии и датой. Следующим шагом вносятся требуемые коррективы, и информационный блок подтверждается печатью и подписями. Необходима печать и подпись отдела кадров и подпись сотрудника о подтверждении сведений.
Важно помнить, что без печати и подписи соответствующего лица, блок информации считается недействительным. Такие требования к оформлению также сохраняются и в ситуации, когда сотрудник приходит к бывшему работодателю спустя неопределенное время для исправления записи за период своей работы у него, и если он имеет уже внесенную информацию об увольнении у другого работодателя.
Некорректная запись при оформлении документов для кадров может стать причиной штрафа, выплаты компенсации и восстановления работника, уволенного на незаконных основаниях. Работник всегда вправе требовать от работодателя внесение поправки в трудовую при помощи суда. Заполнение блоков трудовых книжек и занесение в них любых поправок должно производиться с соблюдением всех норм действующего законодательства.
Исправления в трудовой книжке - это корректировка сведений таким образом, чтобы они соответствовали действительности. Поскольку трудовая книжка - это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Расскажем, как исправить запись в трудовой книжке и не допустить новых ошибок.
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).
Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:
Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.
На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.
Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.
Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.
Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.
Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.
Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.
Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.
Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.
Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.
У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.
Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.
По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.
В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.
Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.
Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:
В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.
Р азговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.
Трудовые книжки не раз хотели отменить. Якобы они безнадежно устарели, и в современных экономических условиях с электронным документооборотом между государственными органами и внебюджетными фондами этому документу уже нет места. Хотя, по правде сказать, важность и полезность этого векового документа трудно переоценить.
Во-первых, трудовая книжка нужна работнику, поскольку в ней зафиксированы все этапы его трудовой деятельности и ему не нужно собирать массу документов, подтверждающих его трудовой стаж, для потенциального работодателя, а в последующем и для оформления государственной пенсии.
Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.
В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т.к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.
В статье мы не будем вести полемику о нужности или ненужности трудовых книжек, не будем рассматривать технические моменты внесения записей, а поговорим о том, с какими трудностями при их оформлении и заполнении сталкиваются специалисты по кадрам на практике, какие они делают ошибки.
Прежде всего отметим, что порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах:
Напомним, что оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ. В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу . Между тем данные о работнике вносятся в трудовую книжку в соответствии со следующими документами:
Следует обратить внимание, что заполнение трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. Если же таковые отсутствуют, то в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа . Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.
Записи в трудовую книжку, как об этом указано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься в трудовую книжку на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) не позднее чем через неделю после их издания . Порядок внесения записей определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Несмотря на то что в указанных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы оформления трудовых книжек, подробно прописаны основные положения, позволяющие работодателю безошибочно оформлять трудовые книжки, у работодателей возникает множество вопросов. Рассмотрим некоторые из присланных нашими читателями.
Что делать, если работник при приеме на работу предъявил работодателю трудовую книжку старого образца, хотя в то время, когда ему завели трудовую книжку, действовал образец книжки 2004 года?
Ничего противозаконного в этом нет. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Бывает, что работник при приеме на работу не предъявил трудовую книжку, сказав, что прежний работодатель ему ее не возвратил. Как поступить в такой ситуации?
Само по себе отсутствие у работника трудовой книжки по причине ее невыдачи прежним работодателем не является препятствием в приеме на работу. В таком случае работодатель по заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку, но при этом он не вправе вносить в нее записи о прежней работе.
Что делать работодателю, если сотрудник при поступлении на работу не предъявляет работодателю трудовую книжку, обещая принести ее позже, а затем забывает об этом и предъявляет ее только при увольнении? Следует ли вносить записи «задним» числом?
Такие ситуации нередки, особенно учитывая избирательность работников по отношению к работодателям. Зачастую работники намеренно могут не предоставлять работодателю трудовую книжку. По большей части это работники, по тем или иным причинам скрывающие неблагоприятные сведения о себе.
В свою очередь у работодателя может быть несколько путей разрешения подобной ситуации. Первый из них - отказаться заключать трудовой договор с работником, не предъявившим трудовую книжку при приеме на работу (если трудовой договор заключается не впервые). Второй - оформить новую трудовую книжку по заявлению работника (если она была утеряна, утрачена, повреждена и пр.). Третий - составить акт о том, что работник не принес трудовую книжку при устройстве на работу, и письменно уведомить работника о необходимости предъявить трудовую книжку (если трудовая книжка имеется у работника, но он не желает предъявлять ее работодателю).
Нередко бывает, что работник просит завести новую трудовую книжку, несмотря на наличие у него прежней книжки с внесенными записями, подтверждающими его многолетний трудовой стаж. Что делать работодателю в такой ситуации?
По сути законодательством не предусмотрен прямой запрет на наличие у работника двух трудовых книжек. Поэтому на практике многие работники, пользуясь этим, исхитряются завести несколько трудовых книжек.
Рассмотрим парадоксальную ситуацию на примере медицинского работника.
Пример 1
Свернуть Показать
Так, медицинский работник может иметь трудовую книжку, фиксирующую его трудовой стаж в государственном лечебном учреждении - больнице или поликлинике, и она, естественно, будет находиться у данного работодателя. Однако, как известно, доктора работают по графику, соответственно, у них есть возможность одновременно устроиться на работу к другому работодателю, например, в частную клинику, таким образом, совместив два графика работы не в ущерб себе и работодателям. К слову, работодателям может быть неизвестно о других местах работы такого сотрудника.
Далее, в частной клинике работник может завести другую трудовую книжку, сославшись на то, что первая утеряна, украдена и т.п. Более того, как мы знаем, медицина не стоит на месте, а динамично развивается, в том числе и благодаря научному прогрессу. В связи с этим каждый уважающий себя медик стремится к повышению своей квалификации, в том числе и в научной сфере, - получает ученую степень и звания, занимается научно-исследовательской или научно-педагогической работой и т.п. Такая деятельность, бесспорно, может быть совмещена с практикой.
То есть медик может завести таким же путем и третью трудовую книжку - для фиксации стажа работы в области науки.
Однако если комплексно подойти к вопросу, то закон, хотя и не содержит запрета на наличие нескольких трудовых книжек, все же позволяет иметь только одну трудовую книжку . Во-первых, в законе прослеживается четкое подразделение на основное место работы и работу по совместительству . В свою очередь в соответствии с ч. 1 ст. 282 ТК РФ совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. То есть основное место работы - одно. Вместе с тем заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Во-вторых, ТК РФ предоставляет гарантии работнику в связи с совмещением работы с обучением, в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях только по основному месту работы . Поэтому если предположить, что работник заводит более одной трудовой книжки, а как правило, он это делает для получения тех или иных льгот, предусмотренных трудовым законодательством, в большем размере, таким образом работник нарушает принцип недопустимости злоупотребления правом. Тогда как, имея одну трудовую книжку, он вряд ли сможет данный принцип нарушить.
Скажем также несколько слов об основных требованиях к записям в трудовые книжки, а именно - какие принципы должны соблюдаться при внесении записей в трудовые книжки работников:
В любом случае основанием внесения той или иной записи в трудовую книжку является соответствующий документ, причем его подлинник или в отдельных случаях - надлежащим образом заверенная копия.
Обратите внимание: нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек является нарушением трудового законодательства.
К сведению
Свернуть Показать
Если работник принят на работу и через несколько дней уволился, то не обязательно вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, поскольку в соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Чаще всего работодатель при заполнении трудовой книжки может ошибиться в написании ФИО работника, неточно указать дату его рождения или его образование и квалификацию. По большому счету все ошибки в сведениях о работнике вызваны невнимательностью или небрежностью специалиста по кадрам. К примеру, он может внести соответствующие сведения на титульный лист трудовой книжки со слов работника или глядя на некачественно сделанную копию документа с нечитаемой информацией.
Чтобы избежать таких ошибок, нужно внимательно изучить подлинники представленных работником при поступлении на работу документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ, сопоставить их с представленными работником копиями, убедившись в их качестве (или самостоятельно сделать качественные копии документов). Далее точно переписать информацию из документов на титульный лист трудовой книжки.
Приведем образец (Пример 2).
Вопрос в тему
Свернуть Показать
Куда: kadry@сайт
Тема:
В трудовой книжке неверно указана дата рождения работника. Как внести изменения в трудовую книжку, если организации, оформившей трудовую книжку, уже не существует?
Очевидно, что нынешний работодатель на основании паспорта работника может самостоятельно внести изменения в дату его рождения на титульном листе. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а если ликвидирована - работодателем по новому месту работы на основании подтверждающих документов.
Работодатель может неверно или неточно указать:
Чтобы избежать подобных ошибок или свести их к минимуму, нужно заполнять сведения о порученной работнику работе (трудовой функции) следующим образом :
Приведем образец (Пример 3).
В свою очередь основанием для внесения таких записей является приказ (распоряжение) о приеме на работу (а в случае с руководителем организации - протокол или решение высшего органа управления).
Основанием внесения записи о работе по совместительству будет являться надлежащим образом заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или выписка из него, а также соответствующее письменное заявление работника. Кроме того, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.
Пример 3
Свернуть Показать
Вопрос в тему
Свернуть Показать
Куда: kadry@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков
Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения об испытательном сроке, условиях оплаты труда и прочие подробности, таким образом переписав формулировку о приеме на работу, приведенную в соответствующем приказе (распоряжении)?
Разумеется, не нужно. В этом не только нет необходимости, но и нормативные правовые акты, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, о которых мы сказали, этого не предусматривают.
Рассмотрим некоторые вопросы, волнующие кадровиков-практиков и возникающие у них в связи с изменением наименования организации.
Некоторые читатели интересуются, обязательно ли делать запись о переименовании организации в разделе «Сведения о работе» или можно сделать вклейку в конце трудовой книжки с полной информацией о переименовании организации с подписью и печатью руководителя организации. Да, в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе», обязательно следует внести запись об изменении наименования организации. Так, при приеме на работу работодатель должен указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. И наоборот: если при изменении наименования организации не будет внесена соответствующая запись, это может привести к проблемам при оформлении пенсии ввиду того, что работники Пенсионного фонда могут легко запутаться в отсутствии последовательности записей. То есть они могут расценить это как факт того, что работник был принят на работу в одну организацию, а уволен - как бы из другой (т.к. в печати буде указано уже новое наименование). Что касается «вклеек» в трудовую книжку, то Правилами ведения трудовых книжек такой порядок внесения информации в трудовую книжку не предусмотрен.
Бывает, что при изменении названия вышестоящей организации подчиненная организация полного названия не меняла, а меняла только сокращенное . Здесь возникает вопрос: нужно ли вносить во все трудовые книжки сотрудников подчиненной организации запись об этом? Как мы уже говорили, полное и сокращенное наименование организации прописывается в трудовой книжке работника в разделе «Сведения о работе». Соответственно, если изменяется только сокращенное наименование организации, в которой трудится работник, об этом также следует внести сведения в трудовую книжку.
Если в трудовой книжке в «шапке» проставлен штамп наименования организации в перевернутом виде , считается ли это грубым нарушением? Нужно ли вносить изменения по этому поводу в трудовую книжку или оставить все так, как есть? Перевернутый штамп наименования организации в трудовой книжке говорит, скорее, о невнимательности и несерьезном отношении к работе специалиста, проставившего его без проверки. Тем не менее это не является нарушением правил ведения трудовых книжек. Следовательно, ставить штамп снова (в правильном виде) не нужно.
Кроме того, работодатель совершает ошибки при внесении записей о переводе работника на другую работу. Например, неверно указывает дату перевода или наименование структурного подразделения, в которое переводится работник, - не в соответствии с документами.
Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи):
Обратите внимание: при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в трудовую книжку уже на новом месте работы.
Приведем образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника в рамках одной организации (Пример 4).
Пример 4
Свернуть Показать
Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу .
Вместе с тем самое большое количество ошибок совершается работодателем при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника. Наиболее частые из них:
Заполнять сведения об увольнении работника
Приведем образец (Пример 5).
Пример 5
Свернуть Показать
Обратите внимание: записи об увольнении вносятся в трудовую книжку в день увольнения.
Основанием для внесения сведений в этом случае является приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).
Вопрос в тему
Свернуть Показать
Куда: kadry@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков
Если вся запись об увольнении работника не войдет в оставшиеся строчки раздела «Сведения о работе» на одной странице, нужно ли делать запись на этой странице или переходить на новую страницу?
Конечно, следует начать вносить запись на той странице, где есть пустые строчки в соответствующей графе, а затем продолжить ее на следующей странице трудовой книжки. Иначе, учитывая, что записи об увольнении самые объемные, трудовой книжки не хватит для того, чтобы внести все сведения о работе.
Вопрос в тему
Свернуть Показать
Куда: kadry@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков
В каких случаях ставится печать в трудовую книжку?
Печать в трудовой книжке ставится на титульном листе и при увольнении работника, поскольку в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Проставление печати при внесении других записей не требуется.
Отметим, что записи в трудовую книжку об иных сведениях, касающихся работы, вносятся в аналогичном порядке, за исключением графы 3, в которой прописываются сведения:
Что касается типичных ошибок работодателя при внесении сведений в трудовую книжку о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, то их практически не бывает, поскольку само по себе награждение (поощрение) за трудовые заслуги встречается довольно редко, поэтому и ошибок совершается мало.
О том, как исправить ошибку, если в «Сведения о награждениях» внесены сведения о работе, читайте в статье «Исправляем неправильные и неточные записи в трудовых книжках »
Собственно исправления в трудовую книжку могут вноситься по разным причинам. Например, могли поменяться сведения о работнике или выполняемой им работе, также могли быть внесены изменения в штатное расписание, квалификационные справочники, учредительные документы и др. Основные ошибки работодателя могут проявляться в следующем:
Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике» , нужно следующим образом:
Что касается внесения других изменений в трудовую книжку, например, в связи с изменением названия должности работника при изменении в штатном расписании или в связи с изменением наименования организации, в графе 3 пишется: «Наименование должности работника с 19.01.2015 изменено на «менеджер по продажам» , а при изменении в учредительных документах: «ООО «Монтер» с 19.01.2015 переименовано в ООО «Мастер» .
Напомним, что выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:
Работодатель в основном совершает следующие типичные ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки:
Оформлять дубликат трудовой книжки необходимо следующим образом :
Приведем образец (Пример 6).
Пример 6
Свернуть Показать
Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он, как правило, оформляется, если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов. Правила его заполнения идентичны правилам заполнения трудовых книжек. Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:
При выдаче вкладыша следует:
Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например, может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.
Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью организации.
В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для совершенствования в своем деле.
Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.
От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.
К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.
Трудовая книжка должна быть оформлена согласно , утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция).
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.
После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.
Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.
|
Типичные ошибки в порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек |
Порядок внесения изменений, исправление ошибок |
| 1. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств, числа, года и месяца рождения. Например, фамилия Денисенко записана как Динисенко, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо Марина - Мария, дата рождения по паспорту 8 марта 1987 г., запись внесена как 8 мая 1978 г. | В случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным), списывается по акту формы № П-11 (утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277) и заполняется новый бланк. |
| 2. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) «на слух». | Работник кадровой службы обязан заполнить фамилию, имя, отчество полностью без сокращений и дату рождения на основании данных паспорта . Согласно пункту 1.4 Инструкции лица, впервые поступающие на работу и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявлять паспорт (свидетельство о рождении). |
| 3. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывают неразборчиво. | В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб должны ставить не свою личную подпись , а писать разборчиво свою фамилию, без сокращений и объединения с инициалами. Об этом указано под чертой для подписи - «разборчиво». |
| 4. У работника не проставлена печать на титульном листе трудовой книжки. Это обнаружено по истечении нескольких лет работы на других предприятиях. | Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации (п. 2.12 Инструкции). Для исправления ошибки работник должен обратиться на предприятие, которое не проставило печать. Если оно ликвидировано, то изменения может внести правоприемник, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - городские (областные) архивные учреждения (п. 2.8 Инструкции). |
| 5. Печать на титульном листе трудовой книжки закрывает подпись владельца трудовой книжки и лица, заполнившего этот документ. | Печать ставится на месте, установленном на бланке трудовой книжки (М. П.), и не должна закрывать ничьих подписей. |
| 6. После заполнения первой страницы (титульного листа) трудовой книжки и вкладышей к ней не проставляется подпись владельца трудовой книжки. | После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей (п. 2.12 Инструкции). |
| 7. Запись об изменении фамилии, сделанная на внутренней стороне обложки, не заверена печатью. | Изменения персональных данных подтверждаются паспортом, свидетельством о браке, о расторжении брака со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или работника кадровой службы и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.13 Инструкции). |
| 8. При изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается. | Правилами пункта 2.13 Инструкции установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения прежняя запись зачеркивается одной чертой (при этом должна легко читаться). Сверху, снизу, либо на той же строке записывают новые данные. В ином случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по акту формы № П-11, а работнику должен быть выдан дубликат. |
| 9. Работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, но не внесли эти изменения во вкладыш трудовой книжки. | Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе трудовой книжки дублируются и на титульном листе вкладыша. |
| 10. В трудовую книжку запись внесена ручкой с зелеными или красными чернилами. | Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами (п. 2.4 Инструкции). Записи другими цветными чернилами со временем могут выцвести и стать нечитаемыми , и работнику придется подтверждать справками периоды работы, в которые они были сделаны. |
| 11. При оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной не ставятся надписи «Дубликат» или «Выдан дубликат». | Согласно пунктам 5.1 и 5.5 Инструкции в случае утери трудовой книжки оформляется новая с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы «Дубликат». В случае повреждения трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана) на первой странице непригодной трудовой книжки делается надпись «Выдан дубликат». При последующем трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявлять дубликат трудовой книжки. |
| 12. При заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) не вносится запись об общем стаже работника в прошлом. | Если работник до трудоустройства на данное предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь вносится запись об общем стаже его работы. При этом данные об общем стаже записываются суммарно: «До приема на работу общий трудовой стаж составляет девять лет три месяца двадцать пять дней». Затем на основании предоставленных работником справок или заверенных в установленном порядке копий приказов с предыдущих мест работы вносятся записи о предыдущих периодах работы в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 Инструкции. |
| Примечание: Если трудовая книжка была повреждена (утеряна) в период работы на предприятии, которое является для работника первым местом работы, записи в раздел «Сведения о работе» вносятся в обычном порядке на основании приказов данного предприятия. | |
| 13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку. | Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записи (графа 1 соответствующего раздела) продолжается во вкладыше. О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 3.1, 3.2 Инструкции). |
| Примечание: Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом в обложку в самом конце. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца. | |
| 14. При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» не записывается, в виде заголовка, полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Порой встречаются сокращенные наименования, например: АТП, ТИТ НПКФ, СП К.А.С.Т. ЛТД, Тов. УКМ группа. | Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. При приеме на работу в 3-й графе трудовой книжки сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации в соответствии с учредительными документами . Например: «Киевский завод по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники». Ниже, без пропуска строки пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером с соответствующей датой и ссылкой на приказ (п. 2.14 Инструкции). |
| 15. В графе 3 трудовой книжки в заголовке наименования организации допускаются ошибки, например: вместо «Закрытое акционерное общество «Буран» написано «Открытое акционерное общество «Буран». | Если при заполнении трудовой книжки допущена и замечена ошибка в заголовке наименования организации, то строкой ниже ошибочной записи вносится правильная. Пишется: «В наименовании организации допущена ошибка. Запись изменена на «Закрытое акционерное общество «Буран». |
| 16. В графе 3 трудовой книжки обнаружена ошибка в заголовке наименования организации в период работы работника на других предприятиях. | В Инструкции нет ответа, как исправить ошибку, допущенную много лет назад в записи о наименовании организации. У кадровиков сложилась следующая практика решения этого вопроса. Они посылают письменный запрос в организацию, допустившую ошибку. Полученный документ с предыдущего места работы, в котором указано правильное название, хранят в трудовой книжке. |
| 17. В трудовые книжки не вносятся сведения об изменении наименования организации. | 17. Согласно пункту 2.15 Инструкции записи о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносятся в раздел трудовых книжек «Сведения о работе», например: «Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный свет» с 25 февраля 2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь». В графе 4 приводится основание - приказ о переименовании. |
| Примечание : Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации может привести к трудностям при оформлении пенсии, поскольку могут потребоваться дополнительные документы (справки с прежнего места работы или архивных учреждений) для подтверждения периодов работы. | |
| 18. Записи об изменении наименования организации, внесенные в трудовую книжку, удостоверяются печатью. | Печать в разделе «Сведения о работе» ставится только при оформлении увольнения из организации после подписи руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 19. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить». | Зачеркивание неправильных записей не допускается. Необходимые исправления вносятся согласно пункту 2.10 Инструкции в следующем порядке: в графе 1 записывается следующий порядковый номер; в графе 2 ставится дата внесения записи об исправлении; в графе 3 указывается: «Запись № __ недействительна. Принят на (название должности )»; в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (пример 1 ). В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую постоянную работу, восстановлении на предыдущей работе или изменении причин увольнения. |
| Примечание : Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки без внесения в дубликат записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции). | |
| 20. При внесении сведений о приеме на работу переписана почти вся информация из приказа. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора с месячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию». | Инструкция предусматривает внесение сведений о названии отдела и должности без указания отдельных особенностей и характера работы. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора». |
| 21. Приказы о приеме на работу не содержат сведений о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, участок, отдел), а также разряде. | Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При его оформлении указывается структурное подразделение , должность, разряд, а также другие условия приема на работу. Соответственно, необходимые сведения указываются и в трудовой книжке, например: «Принят столяром четвертого разряда в столярный цех». |
| 22. Наименование должности или профессии, записанное в трудовую книжку, не соответствует Классификатору профессий. Например: «Принята на должность офис-менеджера». | Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в трудовою книжку в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий (п. 2.14 Инструкции). В случае обнаружения несоответствия исправление осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Например: «Запись № 18 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя». |
| Примечание : Исправлению в трудовой книжке записи о наименовании должности или профессии, не соответствующей Классификатору профессий, как правило, предшествует внесение изменений в штатное расписание и соответствующий приказ о приеме на работу. | |
| 23. Наименование должности или профессии в трудовой книжке не соответствует должности, указанной в приказе о приеме на работу. | Все записи в трудовой книжке должны (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). Неправильная запись исправляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. |
| 24. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи: о временном переводе на другую должность (например, на время декретного отпуска или болезни другого работника); о совмещении работником другой профессии (должности) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. |
Записи о временном переводе работников на другую работу, совмещении ими профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносятся . |
| 25. Запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия. | Печатью заверяются только записи об увольнении после подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 26. Название предприятия включается в текст записи о приеме на работу. Например: «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ в автотранспортное предприятие «Перевозчик». | Название предприятия пишется в графе 3 в виде заголовка , а далее отдельной строкой «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ» (п. 2.14 Инструкции). |
| 27. При записи в трудовую книжку причины увольнения не делается ссылка на соответствующую статью КЗоТ. | Записи в трудовые книжки о причинах увольнения должны вноситься в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины», «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ» (п. 2.25 Инструкции). |
| 28. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения, когда поставлена подпись и печать. | Сначала в трудовой книжке в виде заголовка пишется наименование предприятия. Ставится порядковый номер записи по хронологи (следующий после записи об увольнении), дата и вносится исправление в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Исправление заверяется подписью работника кадровой службы и печатью. |
| 29. Запись об увольнении заверена печатью другой фирмы. | Эта запись признается недействительной, затем делается правильная запись в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции, и ставится нужная печать. |
| 30. Записи в разделе «Сведения о работе» не нумеруются или нумерация прерывается. Порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д. | Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Сведения о работе обязательно нумеруются. В графе 1 ставят порядковый номер записи (1, 2 и т. д.), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом, например: 04.08.2009 (п. 2.14 Инструкции). |
| 31. В графе 2 трудовой книжки даты приема на работу проставлены римскими цифрами или шестью арабскими цифрами, год написан двумя цифрам. Например, X.V.09 или 02.06.2008. | Записи в графе 2 трудовой книжки выполняются арабскими цифрами, число и месяц - двузначными цифрами, год - четырехзначной цифрой (п. 2.4. Инструкции). Например: работник принят на работу по приказу 1 апреля 2009 г., в графе 2 трудовой книжки записывается 01.04.2009. |
| 32. В графе 2 ошибочно проставленные даты приема на работу (перевода, увольнения) зачеркиваются. | Зачеркивать, подчищать записи с ошибочным указанием даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения не допускается. Порядок изменения записи о дате приведен в примере 2 . Аналогично исправляются записи с ошибочным указанием реквизитов приказа. |
| 33. Даты записей в трудовых книжках не соответствуют датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовых книжках должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). |
| 34. В графе 4 слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.». | В трудовой книжке лучше не допускать каких-либо сокращений. Название документа, на основании которого внесена запись, пишется полностью («Приказ» вместо «Пр.»). |
| 35. В графе 4 делается запись с нарушением самой формы записи, например: «Приказ № 34 от 14.03.2009». | В графе 4 трудовой книжки указана необходимая последовательность внесения записи (документ, его дата и номер), поэтому следует писать: «Приказ от 14.03.2009 № 34». |
| 36. В разделе «Сведения о работе» кадровики делают пометки на страницах трудовых книжек о стаже работы работников на разных предприятиях. | Подобный «опыт» не соответствует Инструкции. Никакие дополнительные сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. для служебного пользования. |
| 37. Между записями в трудовой книжке пропущены строки. | С целью предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного дописывания периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается. |
| 38. Учебные заведения оформляют трудовые книжки студентам, которые их не имеют, и вносят в них записи о времени учебы на дневном отделении. | Выпускникам учебных заведений, которые не имеют трудовых книжек, этот документ выписывается по месту работы . Отдельной строкой в него вносится запись о времени обучения в высшем учебном заведении со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (п. 2.18 Инструкции). |
| Примечание: Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебные заведения (научные учреждения) вносят записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебных заведений (научных учреждений) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов (п. 2.16 Инструкции). | |
| 39. В трудовые книжки лиц, отбывающих наказание в виде исправительных работ без лишения свободы, не вносится запись о том, что данный период не засчитывается в общий и непрерывный стаж работы. | Согласно пункту 2.21 Инструкции время отбывания исправительных работ без лишения свободы не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, о чем в трудовой книжке делается соответствующая запись, например: «Время работы с 10.05.2006 по 10.05.2008 не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж». |
| Примечание: Указанные записи вносятся в трудовые книжки после окончания фактического срока отбывания наказания, который устанавливается по справкам органов МВД Украины. Основанием для внесения записей в трудовые книжки является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (постановлением) суда. | |
| 40. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовые книжки о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а в случае увольнения - в день увольнения (п. 2.4 Инструкции). |
| 41. В графе 3 разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» записи в трудовую книжку вносятся без указания наименования организации, которая поощряет работника. | В графе 3 указанных разделов вначале проставляется в виде заголовка полное наименование организации, затем строчкой ниже вносятся записи о награждениях/ поощрениях. |
| 42. В графе 3 разделов ««Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» допущена ошибка. | Изменение неправильной записи в указанных разделах осуществляется в общем порядке согласно пункту 2.10 Инструкции (пример 3 ). |
| 43. Сведения, внесенные в разделы трудовой книжки «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях», не заверяются печатью предприятия. | Записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.4 Инструкции). |
| 44. В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся записи о всех премиях, получаемых работником. | В трудовой книжке не отражаются записи о премиях, предусмотренных системой заработной платы или носящих регулярный характер (п. 2.23 Инструкции). |
| 45. Надпись «Сведения о награждениях» («Сведения о поощрениях») зачеркивается. Вместо нее проставляется надпись «Сведения о работе» и записи о работе делаются на страницах, предназначенных для внесения сведений о награждениях и поощрениях. | Внесение записей о работе на страницах, не отведенных для этих целей, Инструкцией не предусмотрено. В случае отсутствия свободного места для внесения сведений о работе выписывается вкладыш к трудовой книжке (п. 3.1 Инструкции). |
| 46. После записи об увольнении не внесена информация о повышении квалификации за последние два года перед увольнением. | После записи об увольнении в трудовые книжки работников трудоспособного возраста вносится запись о повышении квалификации, если работник проходил такое повышении в последние два года перед увольнением (п. 4.1 Инструкции) (пример 4 ). |
| 47. В трудовые книжки работников, имеющих право на пенсию на льготных условиях по Списку № 1 или № 2, не вносятся записи о результатах аттестации рабочих мест. | Согласно пункту 2.14 Инструкции если работник имеет право на пенсию на льготных условиях, в трудовой книжке делается запись на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест. Запись должна отвечать Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающим право на льготное пенсионное обеспечение (пример 5 ). |
| 48. Сотрудники кадровых служб не знакомят работников с записями, вносимыми в трудовые книжки на основании приказов (распоряжений), под роспись в личной карточке формы № П-2. | Согласно пункту 2.5 Инструкции с каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (раздел IV «Назначение и переводы» типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656). |
| 49. На небольших предприятиях не ведутся книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. | Лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277). В ней регистрируются все трудовые книжки работников, принятые при трудоустройстве и выданные при увольнении. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью (п. 7.1 Инструкции). |
| 50. Трудовые книжки работников хранятся в столах у физлиц-работодателей. | Согласно пункту 2.20 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители), хранятся непосредственно у работников . |
| 51. Физлица-работодатели заполняют первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работнику, поступающему на работу впервые. | Физическое лицо-работодатель не вправе заполнять первую страницу трудовой книжки , т. к. документ должен быть оформлен и подписан лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции). |
| 52. Чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфе у работников кадровых служб. | Согласно пункту 7.2 Инструкции бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. |
Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?
Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись . При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери - другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).
Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).
Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).
Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы.
|
Пример 1 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 2 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 3 СВЕДЕНИЯ О ПООЩРЕНИЯХ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 4 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 5 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 6 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Кадровик Украины»
