Приложение 2 к п. 1.3 Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте). 1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно: - в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела; - на таможенном посту - начальнику поста. 1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу. 1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: - положением о структурном подразделении (отделе); - приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа; - типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - должностной инструкцией. 1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ. 2. ПРАВА 2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право: - требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; - не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. 3. ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов. 3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: - принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией; - осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках; - составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов; - принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; - передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки; - формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию; - передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица); - ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год; - обеспечивать учет и хранение бланков документов; - давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";

- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8

		Должность	Личный номер
	Павленко Е.Б.	вед. инспектор
	Завьялова Е.А.	инспектор
Инспекция по л/с	Арбидан Т.Ю.	вед. инспектор
		ст. инспектор
	Севастьянова Т.И.	ст. оперуполном.
	Соколова Л.Ф.	ст. инспектор
	Смирнова Е.Н.	инспектор
	Суворин Ю.Ф.	нач-к отдела
	Мезенева С.В.	ст. инспектор
	Петрова О.Н.	ст. инспектор
	Беседина Т.В.	инспектор
	Куликова В.П.	вед. инспектор
	Николаев О.Н.	инспектор
	Морозова Л.А.	инспектор
	Ловцова И.Н.	инспектор
	Ефимова М.К.	ст. инспектор
	Зимогляд Г.В.	ст. инспектор
	Гноевой А.И.	ст. инспектор
	Гусаров Б.Н.	нач. отдела
	Панфилов В.И.	гл. инспектор
О. тамож. охраны	Андреева В.П.	вед. инспектор
	Иванова И.П.	ст. инспектор
	Жукова Е.Б.	гл. инспектор
	Калембет П.И.	ст. инспектор
ОТОиТК N 1	Васильева О.А.	инспектор
т/п Южный	Чистякова С.А.	ст. инспектор
т/п Северный	Петрова О.В.	инспектор
т/п Сев.-Западный	Буганова С.Ю.	ст. инспектор
т/п Юго-Зап.	Филиппов В.В.	инспектор
	Воробей О.М.	ст. инспектор
Ломонос. т/п	Казак Т.В.	ст. инспектор
	Войтенко Н.А.	вед. инспектор
	Татарчук Л.Н.	ст. инспектор
	Базылевич И.А.	инспектор
ОТОиТК N 2	Мочалова Е.В.	вед. инспектор
	Озерова М.Г.	инспектор
	Стекольникова Г.В.	инспектор
ОТОиТК N 3	Калинина Т.Р.	инспектор
Киришский т/п	Кузьмичева Т.Н.	вед. инспектор
	Громова М.Н.	ст. инспектор
	Артемьева С.В.	инспектор
Гатчинский т/п	Иоутсен Н.Л.	ст. инспектор
Лужский т/п	Смирнов С.Е.	ст. инспектор
Волховский т/п	Матросова Е.Г.	инспектор
Всеволожский т/п	Богачкова О.А.	инспектор
	Голованова И.В.	гл. инспектор
	Одинцова Е.К.	ст. инспектор
	Петрова Е.А.	инспектор

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях

Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений		Должность	Личный номер
	Павленко Е.Б.	вед. инспектор
	Завьялова Е.А.	инспектор
Инспекция по л/с	Арбидан Т.Ю.	вед. инспектор
		ст. инспектор
	Севастьянова Т.И.	ст. оперуполном.
	Соколова Л.Ф.	ст. инспектор
	Смирнова Е.Н.	инспектор
	Суворин Ю.Ф.	нач-к отдела
	Магазова Л.П.	инспектор
	Мезенева С.В.	ст. инспектор
	Петрова О.Н.	ст. инспектор
	Беседина Т.В.	инспектор
	Глушкова Ю.Г.	ст. инспектор
	Николаев О.Н.	инспектор
	Буянова О.	инспектор
	Ловцова И.Н.	инспектор
	Ефимова М.К.	ст. инспектор
	Зимогляд Г.В.	ст. инспектор
	Гноевой А.И.	ст. инспектор
	Гусаров Б.Н.	нач. отдела
	Панфилов В.И.	гл. инспектор
О. тамож. охраны	Андреева В.Н.	вед. инспектор
	Толстикова С.А.	инспектор
	Жукова Е.Б.	гл. инспектор
	Калембет Н.И.	ст. инспектор
ОТОиТК N 1	Марусина М.Г.	инспектор
т/п Южный	Гребенник О.Ю.	инспектор
т/п Северный	Добродеев А.М.	инспектор
т/п Сев.-Западный	Страшенко И.Е.	инспектор
т/п Юго-Зап.	Филиппов В.В.	инспектор
	Воробей О.М.	ст. инспектор
Ломонос. т/п	Журавлева С.М.	инспектор
	Войтенко Н.А.	вед. инспектор
	Татарчук Л.Н.	ст. инспектор
	Базылевич И.А.	инспектор
ОТОиТК N 2	Гаврилин А.П.	гл. инспектор
	Солодянкин М.А.	инспектор
	Стекольникова Г.В.	инспектор
ОТОиТК N 3	Горбачева Г.И.	ст. инспектор
Киришский т/п	Кузьмичева Т.Н.	вед. инспектор
	Громова М.Н.	ст. инспектор
	Артемьева С.В.	инспектор
Гатчинский т/п	Иоутсен Н.Л.	ст. инспектор
Лужский т/п	Смирнов С.Е.	ст. инспектор
Волховский т/п	Матросова Е.Г.	инспектор
Всеволожский т/п	Богачкова О.А.	инспектор
	Голованова И.В.	ст. инспектор
	Зыкова Ю.А.	гл. инспектор
	Одинцова Е.К.	ст. инспектор
	Петрова Е.А.	инспектор

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни

Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8

1. Общие положения

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:

- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;

- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;

- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;

- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;

- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;

- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;

- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;

- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:

- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример - с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.

Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.

В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.

И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это приказ по основной деятельности. Приказ о надбавке или увеличении объема – это приказ по личному составу.

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести изменения в приказ. Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

thebestsecretary.ru

Как назначить ответственного за ведение архива?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите, можно ли издать приказ о назначении ответственного за ведение архива и установить доплату за увеличение объема работы, например 25% оклада? Как правильно это сформулировать в данном приказе? или же это будет выполнение дополнительной работы по должности? Правиль но ли будет написано в приказе, что установить доплату за дополнительные обязанности по ведению архива?

Да, приказ о назначении ответственного за архив издать можно.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Ответственное за что-либо лицо может назначаться приказом.

При этом в соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Если дополнительная работа выходит за рамки функциональных обязанностей работника, то дополнительная работа должна быть также дополнительно оплачена: как совмещение или совместительство при наличии должности ответственного за архив в штатном расписании.

В остальных случаях функции ответственного за ведение архива вносятся в должностную инструкцию работника в порядке ст. 72 ТК РФ.

Если изначально такой функционал был предусмотрен в должностной инструкции, то за выполнение работы ответственного, в том числе, работник получает свой оклад и доплата ему не положена.

Если новые обязанности включены в трудовой договор работника, то можно в связи с увеличением объема работы либо пересмотреть его оклад, либо установить доплату (надбавку) за повышение интенсивности труда, увеличение объема работ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Формы: Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 26
о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов
к передаче в архив организации

г. Москва 15.10.2015

В соответствии с Положением об архиве в целях систематизации документов и
обеспечения их сохранности

Популярные вопросы

Назначить ответственным за подготовку кадровых документов «Альфа» к передаче на
архивное хранение руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.

Приказ об организации архива на предприятии

Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;

как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;

какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;

кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией.

Организация архива на предприятии

При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;

ограничить доступ для сторонних лиц;

установить шкафы и стеллажи;

грамотно организовать использование свободного пространства.

Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

• рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
• температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
• необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание. Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию.

Издание приказа об организации архива на предприятии

Перейдем к документальному оформлению архивохранилища.

Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный приказ , который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже).

Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники. Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения.

В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:

с какого момента данный приказ вступает в силу;

кто из подчиненных назначается ответственным за создание архива;

в какие сроки отдел необходимо окончательно сформировать;

какая ответственность предполагается, если архив будет спроектирован с нарушениями правил пожарной безопасности и санитарного режима.

В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.

Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища?

Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта.

Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией?

Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это . Приказ о надбавке или увеличении объема – это .

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести . Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.