Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции»
Курсовая работа
На тему: Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии.
г. Санкт-Петербург
Введение
Взаимодействие человека с документной средой включает не только создание документации, их использование, доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования, поскольку документ создается для фиксации и передачи её в пространстве и во времени.
В результате деятельности организаций создается много документов, которые могут понадобиться их владельцам на протяжении определенного или неопределённого отрезка времени. Наличие или возможность появления документов является причиной создания архивов. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива.
Считается, что этимология слова «архив» происходит от древнегреческого слова «архе» (начало, древний). То есть, архив - это место, где находятся «старые» документы. Документы с древнейших времен сохранялись как доказательства: исторические, культурные, юридические и т.д. Если археология имеет дело с материальным наследием истории, то архивоведение занимается разработкой методов упорядочивания хранящихся в них документов, одним из которых является экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения. Это одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.
Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в определении значимости документа для организации.
Цель данной работы состоит в том, чтобы показать особенности организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе в организации РИВ ГОШ.
Рассмотреть принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение;
Изучить сущность, функции и задачи экспертной комиссии;
Рассказать о проведении экспертизы ценности документов в организации РИВ ГОШ.
1. Теоретические аспекты определения ценности документов
1 Принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение
С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива.
Вторая задача экспертизы - определение сроков хранения документов. Эта задача разрешается изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения.
Третья задача экспертизы - установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.
Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.
При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел. Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.
С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии - признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.
Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:
К критериям происхождения относятся:
функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);
значение лица в жизни общества;
время и место создания документа.
К критериям содержания относятся:
значимость информации документа (уникальность и типичность);
повторение информации документа в информации других документов;
вид документа;
подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся:
форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
физическое состояние документа.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.
Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ <#"justify">2.2 Проведение экспертизы ценности документов на примере ООО «Рив Гош»
Рассмотрим проведение экспертизы ценности документов на примере организации «Улыбка радуги».
2.2.1 Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя «Рив Гош» была создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая руководствуется в своей деятельности Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», нормативно-методическими документами Государственного архива, а так же положением о постоянной действующей экспертной комиссии ООО «Рив Гош».
Постоянно действующая экспертная комиссия «Рив Гош» создана с целью организации и проведения методической и практической работы по подготовке к передаче на государственное хранение документов в Архивный фонд Ленинградской области.
В состав ЭК включены квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включен руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации Председателем комиссии назначен заместитель руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов:
В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
В архиве организации в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
Экспертиза ценности документов начинается в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел. Это самый первый этап установления сроков хранения документов. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности документов. Затем документы начинают оцениваться при формировании дел, поскольку этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости от их содержания, значения и сроков хранения.
2.2.2 Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Итоги работы комиссии оформляются протоколом.
2.2.3 Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
2.2.4 Отбор документов к уничтожению
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации, затем утверждаются (согласовываются) с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками отдела организационного обеспечения, планирования и контроля совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.
Заключение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Документы как источники информации неравноценны.
И именно поэтому для отбора важной и необходимой информации для организации и страны в целом проводят экспертизу ценности документов.
В данной работе рассмотрели проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы. И после проведения анализа законодательной и нормативной базы (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», положение о постоянной действующей экспертной комиссии УФРС по Орловской области), на основе которой проводится экспертиза ценности и сопоставления с алгоритмом проведения экспертизы ценности документов ошибок не выявлено.
Список использованной литературы
1.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // Консультант Плюс, 1992-2013//"Собрание законодательства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 3.
2.Федеральный закон от 22 октября 2004 года (ред. от 11.02.2013) N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // ИПС «Консультант Плюс».
.Закон Орловской области от 18 июля 1999 года «Об архивном фонде Орловской области» // ИПС «Консультант Плюс».
.Жукова М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов. // Отечественные архивы. 2010. № 4. С.8.
.Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить их сроки хранения //Жилищное право. 2010. №2. С.12.
.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. М., 2010. 272 с.
.Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. 2011. № 2.
.Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина// Секретарское дело. 2009. № 1. С. 14-22.
.Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов (окончание) / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. 2009. № 1 (53). С. 86-90.
.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. 2008. № 3. С. 19-23.
.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник 2 издание. // под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2008. 560 с.
.Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях / С.В. Дроков // Отечественные архивы. 2008. № 5. С. 26-32.
.Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) / М.П. Жукова //Отечественные архивы.
.Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2010. № И (63). С.15-21.
.М.В. Ларин, О.И. Рысков. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. ВНИИДАД.М., 2008.
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
В делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:
Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.
Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.
Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:
Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.
Управленческие документы можно разделить на несколько групп:
Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.
Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление на основе принятых критериев .
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное , образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК ). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.
ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.
ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.
Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.
На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.
Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
В задачи экспертной комиссии входит:
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:
Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.
Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.
Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии(ЭК), действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии (3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.
Задачи ЭК (ЦЭК):
Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6 июнь 2017 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:
|
Год завершения в делопроизводстве |
Срок хранения |
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1 Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:
Начальника отдела кадров;
Главного бухгалтера;
Начальника юридического отдела;
Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.
Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.
■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.
На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.
Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.
■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.
■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.
■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.
■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).
Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.
Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.
1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.
2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.
3. Акт утверждает генеральный директор.
4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.
5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.
Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.
Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).
В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.
Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.
Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.
В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).
Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).
7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.
Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.
В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.
Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.
Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.
Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).
Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.
Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.
Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
1. Уничтожению подлежат документы:
б) прошедшие оценку экспертной комиссии.
2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.
3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.
4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.
5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.
Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.
После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:
Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями. Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.
Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность. В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет. Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях. К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.
Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.
Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства. В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:
Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.
Управленческие документы подразделяют на несколько групп:
На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.
Определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).
В структурах исполнительной власти, крупных учреждениях и предприятиях также дополнительно создаются центральные экспертные комиссии, которые необходимы и организациям, имеющим подведомственную сеть. В таком случае ЦЭК контролирует работу ЭК в филиалах, а также оказывает всевозможную методическую помощь при проведении экспертиз.
И ЦЭК, и ЭК – совещательные органы, функционирующие в содействии с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивов, дающих указания организационно-методического характера. ЭПД выносит окончательное решение по вопросам ценности документов, контролирует сохранность ценной информации, поэтому ЭК работают в тесном контакте с ними.
Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.
Общий порядок работы ЭК определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы. В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.
В Положение обязательно входит Перечень документов, регулирующих работу комиссии (законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).
Основные функции экспертной комиссии:
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:
Кроме того, экспертные комиссии производят контроль за составлением дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов при передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
Права членов экспертной комиссии закреплены в Положении.
Согласно утвержденному плану работы ЭК, заседания проводятся по мере необходимости (1-2 раза в год). Решения принимаются путем голосования (определение большинства). В ходе заседания ведется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Принятые решения обретают силу только после их одобрения руководителем.
