Официально трудоустроенным гражданам государство гарантирует выплату пособия в период болезни. Его размер зависит от многих факторов: среди них — стаж работы, сумма уплаченных работодателем в фонд социального страхования взносов, времени, пока сотрудник был нетрудоспособным и т.д. Чтобы получить компенсацию, работник обязан представить свой больничный лист в бухгалтерию предприятия, где он работает. Как поступить, если бюллетень потерялся? Как получить дубликат больничного листа? Ответы на эти и другие вопросы в нашей статье.
Форму бюллетеня, которая действует сейчас, ввели ещё семь лет назад и с тех пор её не изменяли. Её заполняют представители учреждения здравоохранения, где лечился работник, и затем кадровая служба или бухгалтерия организации. Листы выдают не только государственные, но и частные клиники, у которых имеется лицензия на оказание медуслуг по экспертизе временной неработоспособности. Перед визитом в коммерческую больницу нужно уточнить, могут ли врачи там оформлять больничный.
Важно! Самому пациенту вписывать что-либо в бюллетень запрещено. Иначе бланк признают испорченным.
Особенности заполнения документа разъясняются в соответствующих письмах ФСС 2011 года – № 14-03-11/15-8605 от 14 сентября, № 14-03-18/15-12956 от 28 октября, № 14-03-11/15-16055 от 23 декабря. В частности, там описано, что документ заполняется только чёрными чернилами прописными буквами, которые не должны выходить или соприкасаться с границами ячейки. Заполнение происходит рукописным способом или путем набора на персональном компьютере в установленной специальной программы. При распечатке нужно поставить прочерки в каждом пустом поле. Печать ставится, так, чтобы она не закрывала внесенные сведения, а сканер считал бы их без проблем.
В больничном есть три раздела для заполнения:
Их разрешено вносить только работодателю при обнаружении ошибок, например, при указании неправильных реквизитов компании, погрешностях в рассчитанном стаже работника, неверных расчётах компенсации. Недостоверная информация вычеркивают, верную указывают на обратной стороне, затем делается запись «исправленному верить», ставится печать и подпись ответственных лиц. Когда обнаружены неверные данные в разделах, наполняемых лечебным заведением, то бюллетень всегда возвращают в поликлинику, чтобы аннулировать и выдать дубликат. Иначе фонд иногда отказывает в возмещении затрат на выплату пособия, тогда вопрос решается в судебном порядке.
Во-первых, компания не отвечает за неправильно оформленный больничный и ошибки, допущенные в нем лечебной организацией. В одном из судебных споров ФСС не компенсировал нанимателю денежные средства на основании ошибки в документе, подтверждающем временную нетрудоспособность: врач освободил сотрудника от работы с 16 по 29 сентября, а день выдачи листка — 25 сентября. Суды 4 инстанций подтвердили, что недочеты в оформленном документе незначительны и легко устраняются, а доказательства отсутствия заболевания у работника фонд не привел (определение Верховного суда РФ №306-КГ18-3498 от 19.04.2018).
Во-вторых, потеря больничного листа не лишает организацию права на возмещение расходов соцстрахом. Во время выездной проверки предприятия специалисты фонда не нашли листок нетрудоспособности одного из работников, поэтому частично отменили возмещающие выплаты. Три судебные инстанции установили, что в страховую организацию были представлены все документы, кроме больничного, согласно справке полиции, утерянного бухгалтером. Компания обращалась с запросом в больницу о выдаче дубликата, но безуспешно. Тем не менее, поликлиника выдала справку, где подтвердила выдачу листка и его содержание. Суды встали на сторону компании: она подтвердила иными документами свои права на возмещение расходов.
Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:
Важно! Если пациенту выдали несколько листков – основных и дополнительных — заменяется только испорченный бланк. Он возвращается в клинику.
Схема выдачи нового больничного документа зависит от того, кто его лишился или испортил. При обнаружении неточностей, сделанных медицинским учреждением, пропаже или порче документов по вине сотрудника инициирует оформления дублета он сам. Второй экземпляр выдаётся в том же учреждении здравоохранения, что и первоначальный.
Судьи готовы поддержать предприятие при его обращении в лечебное учреждение за дубликатом листка о временной нетрудоспособности. Но при этом нужно учитывать особенности, ограничивающие, по мнению чиновников, применение такого документа. Об этом - в статье.
Право на получение пособия по нему сохраняется в течение шести месяцев после выздоровления. Такой срок установлен также и при окончании периода освобождения от работы при уходе за больным членом семьи, карантине, протезировании, долечивании (ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Поэтому при утере листка нетрудоспособности еще до того, как он будет передан в бухгалтерию хозяйства, работник может обратиться в медицинское учреждение за дубликатом. Он оформляется лечащим врачом и председателем врачебной комиссии. При этом в новом больничном в строке «дубликат» проставляется отметка «V», а в строке «Дата выдачи» указывается дата его выписки (п. 57 Порядка № 624н, письмо ФСС России от 23 декабря 2011 г. № 14-03-11/15-16055).
Копия больничного выписывается, когда оригинал потерян работником или содержит ошибки. В случае его утери работодателем законодательство не предусматривает оформление дубликата.
Справки из больниц, содержащие информацию о выдаче листков нетрудоспособности, по мнению чиновников, не относятся к финансовым документам. Поэтому они не могут подтвердить расходы по соцстрахованию. Отметим: в обоснование своей позиции чиновники ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и пункт 18 Положения- утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101. В них говорится о том, что к зачету не принимаются расходы, не подтвержденные документами, а также когда нарушено законодательство.
Кроме того, в ФСС России считают, что для предотвращения необоснованной выдачи дубликатов листков нетрудоспособности их позиция должна быть доведена до соответствующих должностных лиц в медучреждениях (письмо № 15-03-11/12-7761).
Однако судьи в своих оценках не так категоричны. В постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13 марта 2012 г. № 17АП-1262/2012 -АК арбитры поддержали предприятие. Поводом для спора с ФСС России послужило как раз представление при проверке дубликата, а не оригинала документа. По мнению судей, повторно оформленные листы с приложенными к ним расчетами сумм пособий представляют собой доказательство наступления страховых случаев и подтверждают фактическую выдачу работникам больничных, а также позволяют определить периоды временной нетрудоспособности.
При этом арбитры отвергли довод чиновников о непринятии дубликатов на том основании, что оригинал мог быть оформлен с нарушениями. Было принято во внимание и то, что со стороны работников больничные передавались своевременно. Также судьи посчитали, что в случае потери оригинала больничного законодательство не запрещает работодателю для возмещения понесенных им расходов обратиться в медучреждение за получением дубликата.
В случае пропажи первичных документов руководитель должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин происшедшего. Отметим: комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документов. Например, если они уничтожены во время пожара, то это должно подтверждаться справкой органов пожарного надзора.
В случае стихийного бедствия (наводнения, урагана или какой-либо другой чрезвычайной ситуации) подтверждение нужно получить у службы МЧС России. Такую аварию, как, например, затопление помещения, подтверждают соответствующие коммунальные службы, а факт кражи - органы внутренних дел. Поэтому в необходимых случаях в состав созданной комиссии входят не только собственные сотрудники хозяйства (представители администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности), но и представители милиции, государственного пожарного надзора, МЧС России, коммунальных служб. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем.
После чего нужно направить запросы в медицинские учреждения о выдаче дубликатов. Вполне вероятно, что у проверяющих чиновников ФСС России будут возражения против зачета расходов по социальному страхованию. Поэтому решение об обращении в суд хозяйство должно принять самостоятельно.
Если работник потерял выданный ему листок нетрудоспособности, он не сможет подтвердить обоснованность своего отсутствия на рабочем месте, а работодатель, в свою очередь, не сможет назначить и выплатить ему пособие. Могут возникнуть проблемы с назначением пособия и в том случае, когда в выписанном листке нетрудоспособности содержатся ошибки. Поможет в таких ситуациях предоставление работодателю дубликата больничного листка. Напомним, что дубликат - это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, который имеет одинаковую с подлинником юридическую силу. Соответственно, дубликат листка нетрудоспособности должен содержать всю информацию, содержащуюся в испорченном (утраченном) листке нетрудоспособности с учетом необходимых исправлений (Письмо ФСС от 09.08.2011 № 15-03-11/12-8887 ). А как получить дубликат больничного листа взамен испорченного или утраченного бланка?
Выдается дубликат больничного листа при исправлении мед организацией допущенных ею ошибок, а также при утере больничного листа работником. Обращаем внимание, что при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него всегда оформляется дубликат (п. 56 Порядка Это значит, что медучреждение не может просто перечеркнуть неверную запись, внести правильную и заверить исправления подписью и печатью.
В то же время, необходимо иметь в виду, что не любые ошибки в больничном листе - препятствие для назначения пособия. Например, неполное или неверное название организации-работодателя, которое записано со слов работника, не является ошибкой, если есть возможность идентифицировать организацию и установить, что работник там действительно трудится.
Также нужно учитывать, что ошибки, допущенные в разделе «Заполняется работодателем», исправляются работодателем самостоятельно и дубликат в этом случае не выдается. Для исправления допущенных работодателем ошибок в оформлении ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (п. 65 Порядка , утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).
Для дубликата больничного листа оформление в 2018 году не отличается от оформления первичного листа, кроме того, что в строке «дубликат» проставляется отметка «V».
Потеряв, испортив или обнаружив в больничном листе ошибки, работник обращается в медицинскую организацию, выдавшую такой больничный лист, и подает заявление. Обязательной формы заявления нет, поэтому составляется оно в произвольной форме. В адресованном на имя руководителя медицинского учреждения (главного врача, заведующего филиалом), в таком заявлении необходимо указать:
Чем полнее в заявлении будут указаны сведения, касающиеся первоначально выданного больничного листа, тем оперативнее медучреждение сможет восстановить больничный и выдать его дубликат.
Дубликат листка нетрудоспособности выдается застрахованному лицу лечащим врачом и председателем врачебной комиссии (п. 57 Порядка , утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).
Приведем пример заполнения заявления на выдачу дубликата больничного листа при утере его работником.
Оформление дубликата больничного при утере работником в 2019 году осуществляется, как и в прежние годы, на основании Закона № 255-ФЗ . Выдача копии предусмотрена в различных ситуациях: утеря, ошибки, исправления, порча. Порядок замены бланка, дополнительные документы, которые могут потребоваться, разрешенные и недопустимые ошибки подробно описаны в этом обзоре.
Выплату компенсации по больничным листам также регулирует Закон № 255-ФЗ. Часть 5 статьи 13 говорит:
"Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе...".
На место работы сотрудник должен принести оригинал документа .
Правила его заполнения четко регламентированы и установлены "Порядком выдачи листков нетрудоспособности" (утв. Приказом № 624-н от 29.06.2011 ). Бюллетень делится на две части, верхняя заполняется медицинским работником, нижняя – работодателем. Запрещены любые исправления в части документа, заполняемого врачом. Также не допускаются ошибки. То есть должен быть выдан дубликат больничного при исправлении мед организацией в основном документе. При этом старый бланк признается недействительным (п.56 Порядка ).
Внимание ! Ошибки, допущенные работодателем, разрешено исправлять. При этом неверная запись зачеркивается, на оборотней стороне делается правильная запись с пометкой "Исправленному верить", заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью.
Не все знают, как получить дубликат листа взамен испорченного . Здесь все в целом просто и понятно. Работник должен подойти в медицинскую организацию, которая выписала первичный документ, и написать заявление . Также необходимо предъявить паспорт .
Отдельной формы для дубликата не предусмотрено. Он вписывается на том же бланке, что и первичный документ, с соответствующей пометкой.
Период нетрудоспособности указывается одной строкой. Заполнять записи о промежуточном продлении, как это делается в первичном документе, не требуется. В поле "Дата выдачи" проставляется фактическая дата оформления дубликата.
Испорченный больничный необходимо вернуть в поликлинику.
Он оформляется в следующих ситуациях:
Ошибки , которые часто встречаются в оформлении больничных:
Внимание ! Технические помарки не считаются ошибками, выписка другого больничного не требуется.
К таким недочетам относят:
Максимальный период болезни по одному листку нетрудоспособности составляет 30 календарных дней. Если месяц истек, а человек продолжает болеть, по решению врачебной комиссии больничный продлевается и выписывается новый документ, который является продолжением предыдущего. В новом бланке в поле "Продолжение листка нетрудоспособности" указывается номер первого больничного .
При длительном лечении в продолжении второго листка может выписываться третий и далее.
Нужно ли менять все больничные листы при порче одного? Нет, оформление дубликата для продолжения листка нетрудоспособности не требуется – меняется только бланк, в котором была допущена ошибка.
Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.
Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации.
Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ :
"Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания".
Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:
Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем . В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываются подтверждающие документы государственных органов. Например:
Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.
Если потеря документа произошла в результате халатного отношения , восстановить больничный можно, только если он еще не был учтен бухгалтерией, и по нему не выплачивалось пособие. Для этого в больницу должен обратиться работник, на которого был оформлен больничный. Это самый надежный способ. Если дубликат запросит работодатель, медицинское учреждение может отказать ему в выдаче повторного бланка, т.к. в существующем Порядке такая возможность не предусмотрена.
В случаях, когда пособие уже было выплачено, работодатель также не сможет получить дубликат. ФСС не будет возмещать организации денежные средства, выплаченные работнику. Такую позицию подтверждает Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 . Сумму выплаченного пособия необходимо списать на расходы организации или удержать с виновного лица.
Заявление пишется в произвольной форме . Указывается причина выдачи дубликата, если это не утеря документа, обязательно сдается оригинал испорченного бланка. Раньше при обращении гражданином за дубликатом, медицинская организация требовала предъявить справку от работодателя о том, что пособие не было выплачено.
Сейчас процедуру упростили, но прямого запрета на запрос справки нет.
При утере больничного работодателем, в связи с форс-мажорными обстоятельствами, заявление пишется на фирменном бланке компании, в котором должны содержаться реквизиты предприятия. Документ составляется в свободной форме на имя главного врача медицинского учреждения, которое выдало больничный.
Образец заполнения заявления на выдачу листка нетрудоспособности поможет правильно заполнить форму, которая позволит получить копию больничного.
Некоторые пациенты, считают, что дубликат больничного сопровождается справкой. Закон не предусматривает выдачу справок при оформлении дубликата. Единственное исключение - длительная болезнь, в течение которой выдано несколько листков нетрудоспособности. Это связано с тем, что каждый бланк имеет собственный уникальный номер . При восстановлении документа изменится и номер больничного, который должен быть указан в продолжении.
Также для многих работников важно знать, как быстро выдадут дубликат больничного листа? Чтобы не менять все бланки, выдается справка, подтверждающая факт замены документа. Об этом говорится в п.3 Письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956 :
"В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен с испорченного листка снимается копия , в которой медицинская организация указывает № нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинской организацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием № заменяемого листка нетрудоспособности".
