Мы завершаем цикл статей о документах нашего времени. Происходящие в обществе изменения диктуют новые требования к управлению организацией. Все чаще на практике применяют менеджмент по международным стандартам. Это приводит к появлению новых документов или изменению уже знакомых. Из статьи вы узнаете: какие новые документы появились в управленческой деятельности; какие документы создают при внутреннем аудите; каков жизненный цикл документов, созданных в процессе аудита.

Новые тенденции – новые документы

Внедрение системы менеджмента качества (СМК) – стратегическое решение для повышения эффективности деятельности. Если СМК внедрена и успешно функционирует, то организация получает преимущества. Она может стабильно предоставлять услуги и продукцию, удовлетворяющие требованиям (законодательным, нормативным, потребителей).

Стандарт ISO 9001 («Системы менеджмента качества. Требования») предполагает регулярный мониторинг деятельности. Важнейшее мероприятие для СМК на базе ISO 9001 – это внутренний аудит. Проверку проводят через запланированные интервалы времени. С ее помощью оценивают состояние и результативность СМК, ее соответствие действующим нормам (согласно ISO 9001 и внутренним документам).

Примечание. В сентябре 2015 г. опубликована новая версия стандарта – ISO 9001:2015. По мнению экспертов, она станет более значимой и эффективной для организаций, чем предыдущая ISO 9001:2008. С 1 ноября 2015 г. введен в действие идентичный международному стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования» (утв. приказом Росстандарта от 28.09.2015 № 1391-ст).

Порядок проведения внутреннего аудита часто закрепляют в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях, регламентах). В них распределяют ответственность. А также фиксируют перечень документов по планированию, проведению и оформлению результатов аудита.

На разных этапах внутреннего аудита создаются документы. Например:

Наименование этапа	Краткая характеристика этапа	Документы
Планирование аудита	1. Планирование аудитов на определенный интервал времени (как правило, 1 год). Внутренний аудит не должен быть неожиданным для подразделений. Иначе он вызовет раздражение у сотрудников. А так будет трудно получить необходимую информацию. 2. Планирование аудита. Утверждение: – состава группы аудиторов; – перечня подразделений; – времени проведения аудита; – критериев, целей, области проверки	Программа аудитов. План (график) аудита. Приказ о проведении аудита
Проведение аудита	Аудит проводится в структурных подразделениях. Применяются различные методы получения информации. В т.ч. анализ документации, интервьюирование сотрудников	Протокол регистрации несоответствий
Завершение аудита	1. Проведение заключительного совещания аудиторской группы (допускается). 2. Оценка и оформление итогов аудита, планирование улучшений	Протокол совещания (допускается). Отчет об аудите. План мероприятий по устранению выявленных несоответствий и их предупреждению (корректирующих действий)

Программы, планы и отчеты широко распространены в управленческой практике. Протокол регистрации несоответствий (протокол о несоответствии) не может похвастаться тем же. Форму протокола разрабатывают специалисты по СМК с конкретной целью. В ней фиксируют выявленные при внутреннем аудите «на местах» недочеты. Информацию о недочетах доводят до сотрудников.

Этапы разработки протокола регистрации несоответствий

Жизненный цикл такого документа включает в себя следующие этапы.

1. этап. Разработка формы документа и ее утверждение локальным нормативным актом.

Как пример возьмем регламентацию порядка проведения внутреннего аудита СМК. Форма протокола регистрации несоответствий может быть приложением к Положению о внутреннем аудите. Ознакомьте сотрудников подразделений с этим Положением. Они должны понимать функциональное назначение протокола регистрации несоответствий.

2 этап. Заполнение формы протокола при проведении внутреннего аудита.

Внутренний аудитор должен знать значение термина «несоответствие». Определение находим в ГОСТ ISO 9000-2011. ГОСТ ISO 9000-2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (введен в действие приказом Росстандарта от 22.12.2011 № 1574-ст).

• – невыполнение требования. Под требованием понимается документально изложенный критерий. Этот критерий должен быть выполнен, если требуется соответствие документу. Никакие отклонения не разрешены.

Какой можно привести пример несоответствия в деятельности службы ДОУ? Нарушение положений Инструкции по делопроизводству при оформлении или регистрации документов.

Как аудитор может сделать беспристрастный вывод о допущении нарушений? Только если есть документально оформленные требования. В протокол регистрации несоответствий выносят исключительно объективные сведения.

1. этап. Знакомим руководителя подразделения, в котором выявлено несоответствие, с содержанием протокола.

Руководитель с аудитором формулируют корректирующие действия. Это предотвратит появление подобных несоответствий в дальнейшем.

Например, можно дополнительно ознакомить работников с локальными нормативными актами. А затем провести внеплановую проверку знаний.

Для реализации корректирующих действий устанавливают конкретный срок.

1. этап. Регистрация, учет, использование документа при составлении отчета о результатах аудита.

Документу присваивают уникальный номер, позволяющий его идентифицировать. Для этого в электронной форме ведут журналы регистрации. На основе зафиксированной в протоколе информации аудиторская группа формирует отчет. А специалисты, ответственные за СМК, используют эти сведения для планирования улучшений системы.

1. этап. Заполнение разделов протокола об исполнении корректирующих действий. Хранение.

Итак, срок исполнения корректирующих действий истек. Аудитор проверяет факт исполнения. Об этом делают отметку в протоколе. Протоколы регистрации несоответствий хранят в подразделении, ответственном за СМК. Организация должна сохранять документированную информацию как свидетельство результатов аудита.

Пример протокола

Структурное подразделение:

Руководитель группы аудита:

Аудитор:

______________________________________________________________

Несоответствие (отметить нужное):

	Устранено
	Устранено частично
	Не устранено

Примечание:

«____»___________20___г.

Итак, протокол регистрации несоответствий – особый документ. Его появление продиктовано современными требованиями международного стандарта к менеджменту.

Новые тенденции – выбор подходов к документированию

Сегодня в управленческой деятельности создаются как новые формы документов, так и актуализируются действующие. Современная организация нацелена на устойчивое развитие. Для этого требуется взаимодействие с заинтересованными сторонами.

Цель устойчивого развития – удовлетворение потребностей нынешнего поколения без ущерба для будущих поколений. Устойчивое развитие немыслимо без системы управления социальной ответственностью. Эта система включает в себя такие аспекты:

• охрана окружающей среды;
• промышленная безопасность;
• управление персоналом и т.д.

Развитие бизнеса не будет успешным без устойчивого развития общества в целом.

Многие крупнейшие российские предприятия уже закладывают в основу менеджмента принципы устойчивого развития. Они публикуют отчетность о деятельности в данной области. Отчетность размещают на корпоративных сайтах. Там с ней могут ознакомиться и дать ей оценку все заинтересованные аудитории.

Подробнее об отчетности в области устойчивого развития см.: Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2015. №

Открытость в вопросе воздействия работы организаций на устойчивость – предмет интереса для широкого круга лиц. Их и называют заинтересованными сторонами (стейкхолдерами).

Заинтересованные стороны – это группы или лица. Они, согласно разумным ожиданиям, могут испытать значимое воздействие деятельности, продукции и/или услуг организации. Их действия могут повлиять на способность организации успешно реализовывать стратегию и достигать целей. Для эффективной коммуникации нужно знать интересы и потребности аудитории.

Примеры компаний

НК «Роснефть» – одно из крупнейших предприятий, внедряющих принципы социальной ответственности. В компании принята политика в области устойчивого развития. Она устанавливает:

• принципы деятельности корпорации в данной области;
• подходы к взаимодействию с заинтересованными сторонами;
• порядок предоставления отчетности.

Почему интересен опыт крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса? Специфика их производственной и управленческой деятельности требует эффективного взаимодействия с заинтересованными сторонами. Хотя некоторые эксперты полагают, что многие предприятия ТЭК находятся лишь в начале этого пути. Тем не менее в РФ они являются лидерами в данной сфере.

Политика документально оформлена и размещена на корпоративном сайте. Ежегодно «Роснефть» публикует отчетность о деятельности в области устойчивого развития. Заинтересованные стороны и вопросы взаимодействия с ними закреплены в документах. Это Политика в области устойчивого развития и Кодекс деловой этики.

Возьмем другую компанию топливно-энергетического комплекса – ПАО «Газпром нефть». Практика издания отчетности в области устойчивого развития существует с 2007 г. В отчетах прослеживается развитие системы взаимодействия с заинтересованными сторонами. Так, в документе за 2010 г. впервые описаны принципы и сферы взаимодействия компании с заинтересованными сторонами. А в 2011 г. в компании началась разработка карты стейкхолдеров .

Карта стейкхолдеров – инструмент идентификации заинтересованных сторон, влияющих на достижение целей организации. Также карта определяет механизмы эффективного взаимодействия с ними.

Карта стейкхолдеров есть и в ПАО «Татнефть» (отчет об устойчивом развитии и социальной ответственности за 2012 г.). Предприятие определило способы информирования и взаимодействия со стейкхолдерами. В отчетности представлены ссылки на корпоративные стандарты и регламенты. Все они разработаны для документирования взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Таким образом, современный документ выходит за рамки административного делопроизводства:

• он включен в систему менеджмента;
• содержит информацию об управленческой и производственной деятельности;
• является инструментом достижения целей компании.

К документам нашего времени можно отнести не только новые документы, появляющиеся в управленческой деятельности. Нельзя забывать и про смежные сферы (например, связи с общественностью). Эти сферы помогают формировать благоприятную коммуникационную среду. А это, в свою очередь, положительно сказывается на производственной деятельности.

Также постоянно возникают новые подходы к работе с документами. Специалисты по управлению документацией должны все время совершенствовать свои знания. А еще – ставить новые горизонты и учиться мыслить в перспективе.

Е. С. Буслаева, начальник отдела делопроизводства и контроля

С 01.01.2017 Федеральное казначейство и ответственные за финансовый аудит органы субъектов РФ производят контрольные мероприятия по проверке соответствия сведений об объемах финансового обеспечения, выделенного организации для осуществления закупочной деятельности, и тех данных, которые отражены в документах планирования, сформированных на основе доведенных до госзаказчика объемов финансирования. Также проверяется, чтобы данные об идентификационных кодах закупки и об объемах финансирования, выделенных получателю бюджетных средств для осуществления закупок, были одинаковы в следующих регистрах:

• в планах-графиках и планах закупок;
• в извещении, в закупочной документации и информации по позициям планов-графиков;
• в протоколе об определении поставщика, подрядчика, исполнителя и в закупочной документации;
• в условиях проектов контракта, которые направляются тому участнику торгов, с которым в итоге заключается контракт, и в протоколах определения поставщика, подрядчика, исполнителя;
• в реестре контрактов и в условиях конкретных контрактов.

На основании п. 14 Правил контроля (утверждены Постановлением Правительства № 1367 от 12.12.2015), по ч. 5 ст. 99 44-ФЗ, если информация, размещаемая заказчиком, прошла контроль по всем установленным условиям, то она подлежит размещению в ЕИС в течение одного рабочего дня с момента направления объекта на контроль. Контролирующий орган, в свою очередь, ставит отметку о соответствии направленных данных в течение 3 рабочих дней (п. 11, 12 Правил).

Если направленные сведения не соответствуют установленным требованиям, то заказчиком будет получен протокол о несоответствии информации; план-график, план закупок, извещение, проектная документация и проч. — информационные объекты, которые подлежат обязательному контролю в соответствии с 44-ФЗ (ч. 15 Правил).

Документы не будут размещены в Единой информационной системе до того момента, пока заказчики не исправят все допущенные нарушения и не состоится успешная процедура повторного контроля.

Контролирующие органы должны сформировать отметку и указать организации выявленные несоответствия, в связи с которыми объект не подлежит размещению в ЕИС, в течение трех рабочих дней (п. 11, 12 Правил).

Они начнут действовать с 01.01.2018 для организаций, ведущих закупочную деятельность на федеральном уровне. С 01.01.2019 работу заказчиков регионального и местного уровней контролирует . Оно проверяет соответствие:

• объемов финансового обеспечения, которые указаны в плане закупок, сведениям, которые утверждены и доведены до заказчика;
• финансовых показателей в документах планирования денежным параметрам в извещении и документации.

Также ведомство проверяет контракты, которые отправляются победителям с данными, которые содержатся в итоговых протоколах. В реестре контрактов контролеры будут искать несостыковки с условиями контрактов.

Пока информацию не проверят, разместить ее в ЕИС нельзя. Поэтому внимательно проверяйте все, что публикуете.

Где посмотреть протокол несоответствия на сайте закупки

Ответственный исполнитель организации-заказчика может найти его в реестровой записи и в личном кабинете, а также в открытой части Единой информационной системы.

Что делать при получении

Если проверка документов планирования (плана закупок и плана-графика) не пройдена и информация, представленная в них, не удовлетворяет требованиям ч. 5 ст. 99 44-ФЗ, то заказчик получит об этом соответствующее уведомление — протокол несоответствий для реестровой записи 44-ФЗ.

Если нарушения коснулись извещения, то заказчику также придет протокол с указанием причин несоответствия и допущенных нарушений. Статус извещения в ЕИС будет автоматически изменен на «Контроль не пройден». Контрольную документацию можно посмотреть в карточке извещения во вкладке «Документы закупки».

Чтобы разместить регистры контрактной системы, в которых при контрольных мероприятиях были обнаружены нарушения, необходимо устранить все ошибки, указанные контролером, и отправить документы для процедуры повторной проверки.

Несмотря на то, что при выявлении ошибок и нарушений деятельность по размещению информации в ЕИС не приостанавливается, заказчик может быть привлечен к административной ответственности и штрафным санкциям в размере от 20 000 до 50 000 рублей (ст. 15.15.10 КоАП).

В организациях, выступающих в роли государственного заказчика, также проводятся внутренние проверки по системе менеджмента качества. Ошибки и нарушения выявляются в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО (ISO) 9001.

Примеры заполнения протоколов несоответствия по СМК

Если в контролирующие органы был направлен контракт, через сайт ЕИС- Электронный бюджет- Реестр контрактов, от них пришел протокол, о том, что контроль не пройден, сроки 3 дня на размещение уже упущены, программа при редактировании указывает на эти нарушения, нам необходимо другой датой заключать договор?

Ответ

Отвечает Галина Халтурина, эксперт

Нет, не нужно заключать заново контракт. В протоколе контролеры укажут причины, по которым не приняли документ. Устраните нарушения, которые контролер указал в протоколе, и пройдите повторный контроль. Об этом сказано в пункте 15 Правил, утвержденных Постановлением № 1367.

Как проверяют информацию, которую заказчик размещает в ЕИС

Документ не прошел контроль

Если информация извещения не отвечает требованиям статьи 99 Закона № 44-ФЗ, контролер направит «Протокол о несоответствии контролируемой информации». Система изменит статус извещения на «Контроль не пройден». У вас есть возможность просмотреть протокол в ЕИС. Для этого в карточке извещения зайдите на вкладку «Документы закупки».*

В протоколе контролеры укажут причины, по которым не приняли документ. Система не разместит извещение в ЕИС. Устраните нарушения, которые контролер указал в протоколе, и пройдите повторный контроль. Об этом сказано в Правил, утвержденных

Разместив информацию о закупках в специализированной «Единой Информационной Системе», заказчик может обнаружить, что отправленные им данные получили статус «Не пройден контроль по ч.5. ст.99 44-ФЗ». Обычно это означает, что в поданной заказчиком информации о закупках содержится ряд несоответствий требованиям нормативно-правовой базы законодательства РФ, касающейся осуществления закупок на государственные и муниципальные средства. Ниже разберём суть данной проблемы и варианты её решения.

Как известно, законодательство РФ содержит ряд нормативно правовых актов, регулирующих деятельность федеральных и муниципальных органов, хозяйствующих субъектов РФ в сфере осуществления закупок. Принятие такого законодательства обусловлено различными формами финансовых злоупотреблений при осуществлении закупок на государственные средства (осуществление закупок среди «своих» контрагентов, деление предмета закупки на части, закупки по завышенной стоимости, откаты и другие формы правонарушений).

Контроль за закупками призван противодействовать правонарушениям в сфере осуществления закупок на бюджетные средства

Одним из таких специальных НПА является закон N 44-ФЗ, в котором изложены нормы, регулирующие контрактную систему в сфере государственных закупок.

Согласно статьям данного закона, государственные и муниципальные органы осуществляют казначейский контроль закупок, выполняемых на бюджетные средства. Данный контроль осуществляется в двух основных формах:

1. При публикации в ЕИС. Данные о закупках формируются заказчиком и отправляются в электронной форме в Единую Информационную Систему (ЕИС), где проходят контроль на протяжении 24 часов. Если ошибок не выявлено, данные появляются в системе в течение одного рабочего дня, и становятся доступными для просмотра;
2. С помощью АС «Бюджет». Указанная автоматизированная система контролирует информацию о закупках, подаваемую в бумажном виде. Срок её проверки составляет 3 дня.

В случае выявления несоответствий в подаваемой заказчиком информации последний получает протокол со статусом «Не пройден контроль по ч. 5 ст 99 44-ФЗ», план график и другие связанные документы.

При этом сама ЕИС оказалась не готова к росту нагрузки на неё с 1 января 2017 года, в связи с вступлением в силу положения части 5 статьи 99 упомянутого выше закона. Система нестабильно работала месяцами, тысячи контрактов зависли на неопределённое время, вследствие чего многие предприятия и учреждения не получили необходимые им товары и услуги.

Параметры проверки контроля

При проведении процедуры указанного казначейского контроля проверке подвергаются:

• Соответствие показателей общей суммы имеющихся средств и средств, выделяемых на закупки;
• Соответствие показателей выплат плана графика и выплат, указанных в ранее предоставленном плане;
• Соответствие данных о совершённой закупке данным из плана и плана графика;
• Соответствие реквизитов поставщика и заказчика, наименование номенклатуры и объёмы поставляемой продукции, сроки выполнения заказа;
• Сроки исполнения контракта и другая релевантная информация.

При несовпадении параметров ответственный работник системы формирует протокол несоответствия, который и отсылается первоначальному заказчику закупок.

Протокол несоответствия информации требованиям закона

Что делать при получении протокола о не прохождении контроля

Контролирующие органы в извещении должны указать все выявленные ими несоответствия и сформировать отметку об этом на протяжении трёх рабочих дней. Статус извещений в ЕИС будет изменён на «Контроль не пройден». Соответствующую документацию можно будет просмотреть на вкладке «Документы закупки»

Получив указанный протокол и связанные документы хозяйствующий субъект должен исправить выявленные несоответствия, после чего вновь отправить данные на проверку. В ином случае заказчику грозит административная ответственность и штраф в размере до 50 тысяч рублей.

Упомянутый протокол обычно доступен в личном кабинете, реестровой записи или в открытой для просмотра части ЕИС.

Заключение

Протокол со статусом «Не пройден контроль по ч. 5 ст 99 44-ФЗ» обычно означает, что заказчиком закупок были отправлены некорректные данные для их размещения в ЕИС. После получения указанного протокола рекомендуется выполнить повторную сверку данных для устранения ошибок, после чего необходимо отправить уточненные данные в ЕИС для прохождения казначейского контроля.

Вконтакте