Виды бухгалтерских документов мы рассматривали в . А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.
Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Представим сроки хранения бухгалтерских документов в организации в таблице (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ , Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558):
Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (
«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.
Сколько должна храниться документация?
Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Конкретные периоды для хранения документации
Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.
Сроки хранения общераспространенных документов
Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.
Кадровые документы:
Финансовые документы:
Как разгребать бумажные завалы?
Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:
Процедура уничтожения документов
При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.
В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.
Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?
Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.
Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.
Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.
Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.
Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.
Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:
Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.
Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.
Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.
В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.
Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.
Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.
Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.
В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.
Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".
Итак, в течение 5 лет хранятся:
На протяжении 3 лет хранятся:
Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.
Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.
Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.
Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.
Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.
Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:
Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.
Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.
Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.
Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?
Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).
Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.
Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:
в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;
в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;
в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).
Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.
Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.
Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.
Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности
Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.
Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к
