В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.
На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.
В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.
Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).
Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:
Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.
В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.
Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами :
В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.
Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.
Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.
В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).
Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:
Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:
Кроме того важно помнить о таких моментах , как:
Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.
Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.
В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:
Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.
Единственное, что необходимо знать при формировании , так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.
Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.
Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.
На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.
В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом , – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.
Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.
Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.
Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:
Как составить реестр внутренних документов, таких как письма подрядчикам, информационные письма, входящие письма?
Реестр, в широком смысле слова, - это список, перечень, опись, т.е. это форма систематизации и учета каких-либо объектов. Она не зависит от вида документирования и формы представления информации (на бумажном носителе, в электронном виде и др.). Также у этого термина есть специальные определения, например, «реестр Windows», которое означает иерархическую базу данных параметров и настроек операционных систем компании Microsoft Windows.
С точки зрения общего делопроизводства под реестром как правило понимается систематизированный перечень, предназначенный для облегчения поиска документов или сформированных дел. Так по сути реестром являются и номенклатура дел, и архивные описи. А базовое предназначение любой СЭД - упорядоченное хранение (тот же реестр) информации о поступающих, отправляемых документах, приказах, внутренних нормативных или иных документах, создающихся и обрабатываемых в организации.
Ведение отдельных видов реестров регламентируется законодательно, например, Федеральным законом от 22.04.1996 № 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг" установлен порядок ведения репозитарием реестра договоров (ст.15.8), а Фе деральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости" регламентируется состав и правила ведения Единого государственного реестра недвижимости (ст. 7).
Если на государственном или отраслевом уровне не установлены правила и ограничения по ведению тех или иных реестров, перечней, списков, то они регламентируются внутренними нормативными документами организации, например, Инструкцией по делопроизводству.
Отвечая на Ваш вопрос нужно в первую очередь понять с какой целью необходимо составить данный реестр и о каких документах идет речь, т.к. письма (входящие, исходящие) не являются внутренними документами, а являются справочно-информационными документами. Возможны следующие варианты:
В заключение следует отметить, что необходимость составления реестра любых документов, а также форма данного реестра должна определяться организацией самостоятельно, если данное требование не регламентируется какими-либо внешними нормативными документами и/или законами.
Как правило, реестр составляется в табличной форме, однако допускается оформление и в виде нумерованного списка. Соответственно, количество и содержание граф реестра определяется в зависимости от назначения данного документа.
Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:
Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.
Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).
Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.
Вариант составления в специализированной программе показан на видео:
В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:
Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:
Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:
Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.
В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).
Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:
Пример приводится ниже.
(word) — для передачи в другую организацию
— для сдачи в архив
Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.
Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.
Порядок составления акта передачи документов
Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:
Правила передачи документов
Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.
Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.
В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.
Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.
В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.
Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.
Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документоввариант которого можно скачать бесплатно.