Трудовая книжка (заполнение) — вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки , в том числе главные правила ведения трудовых книжек , их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.
Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.
Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найтиобразец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.
Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.
Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).
Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:
Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.
Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.
Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.
Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.
Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.
В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).
При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.
Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).
Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.
В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.
Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.
Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.
При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.
Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.
Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.
Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.
Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:
Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.
Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).
Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.
Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.
Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.
При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.
Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.
Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.
Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.
В дубликате указываются:
Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.
На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.
Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.
Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.
На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.
Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.
Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.
С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.
Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.
Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.
Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.
Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.
В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.
При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.
При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.
Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.
Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).
Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».
Трудовая книжка традиционно выдается работодателем на первом месте работы параллельно с заключением трудового договора. Поэтому о том, где взять трудовую книжку, работнику переживать не нужно. Она должна быть заполнена в соответствии со всеми требованиями и стандартами, чтобы в случае смены места трудоустройства у будущего начальства не возникало никаких вопросов относительно качества оформления документа.
Трудовая книжка хранится у работодателя до тех пор, пока сотрудник по каким-либо причинам не покинет предприятие или организацию. Работодатель обязан вернуть трудовую книжку независимо от того, найдет ли человек себе новое место трудоустройства или останется на какое-то время безработным. В случае невозврата документа работник имеет право потребовать материальную компенсацию.
Некоторые высшие учебные заведения оформляют и выдают своим выпускникам трудовые книжки вместе с дипломами. Это делается с целью ускорения процедуры приема на работу. Но нельзя сказать, что у такого выпускника увеличиваются шансы на трудоустройство.
Если по какой-то причине вам понадобится новая незаполненная трудовая книжка, то ее всегда можно приобрести в киоске «Роспечати» или в ближайшем канцелярском магазине.
Бывают случаи, когда работник не желает, чтобы будущий работодатель узнал о причине увольнения на предыдущем месте трудоустройства. Всегда есть возможность начать «с чистого листа». Но в таком случае у работодателя могут возникнуть вопросы. Его будет интересовать, почему вы не устроились на работу сразу после окончания учебного заведения и чем вы занимались все это время. Будьте готовы предоставить убедительные ответы.
Трудовая книжка – это официальный документ, и относиться к нему нужно со всей серьезностью. Необходимо предпринимать все возможные меры, чтобы избежать ее утери или порчи. Работодатель должен хранить трудовые книжки сотрудников в специально отведенном месте. Например, в сейфе или шкафу, который скрыт от посторонних.
Утеря или порча этого документа может привести к неприятным последствиям. Например, если в вашей пропавшей трудовой было множество отметок о награждениях от предыдущих работодателей, то доказать свой высокий уровень квалификации и дисциплинированность новому работодателю будет непросто.
Работодатель обязан оформить сотруднику трудовую книжку в случае приема на работу, если книжки у него не имеется. Работник не может потребовать этот документ на руки до тех пор, пока не будет расторгнут трудовой договор. Если сотруднику по каким-то причинам понадобится информация о содержании его трудовой (например, для оформления заграничного паспорта), то работодатель обязан выдать копию трудовой книжки. Для этого необходимо предоставить начальнику соответствующее письменное заявление. Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трех дней с момента его подачи и отреагировать должным образом.
В случае смерти сотрудника трудовая книжка может быть выдана его родственникам под расписку. После прекращения действия трудового договора она выдается на руки или высылается почтой. Если умерший не имел родных или они по каким-то причинам не желают забирать книжку, то она остается у работодателя на срок до 50 лет.
Итак, можно выделить три основных способа получения трудовой книжки:
Трудовая книжка – важный документ, которая необходим для совершения официальной трудовой деятельности и является основанием для начисления стажа. Как получить трудовую книжку и правильно ее заполнить, мы и расскажем в данном материале.
Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своем первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора . Далее ее следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.
Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашел ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.
Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.
Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах , в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.
Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем.
Так, условия хранения документа должны быть следующими:
Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.
Условия выдачи книжки на руки ее владельцу такие:
Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения еще не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.
Теперь перейдем к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.
Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:
Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.
При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.
При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк , состоящий из следующей информации:
Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.
Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий .
Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:
Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:
При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.
Очень часто данный раздел не заполняют , даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.
Раздел следует заполнять следующим образом:
Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса.
Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.
При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.
Также в ней фиксируются такие данные , как:
Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.
Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.
Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в нее специальный вкладыш
с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.
При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.
Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.
Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно ее заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учет трудовых книжек сотрудников предприятия.
Трудовая книжка для каждого работающего человека - самый важный регистр, в котором фиксируются основные вехи его деятельности. И пока государство не перевело ведение этой части кадрового делопроизводства в электронный формат, вопрос получения на руки этого документа остаётся актуальным для обеих сторон. Здесь много деталей и скользких моментов, которые стоит учитывать.
Основной нормативный акт, регламентирующий сроки и схему выдачи трудового регистра человеку, который в первый раз устраивается на работу, - Постановление Правительства № 225 от 25.03.2003. В пункте 8 прямо указано, что открытие трудового документа для сотрудника возложено на нанимателя. Причём есть определённый срок для этой процедуры - не более пяти рабочих дней. Работодатель не имеет права никуда отправлять самого сотрудника за трудовой - именно он должен обеспечить её наличие. Для этого и крупные, и малые предприятия заранее закупают бланки трудовых у Гознака и ведут реестр этих документов, отчитываясь ежемесячно по их использованию. Отражается это в Книге учёта трудовых книжек.
За оформление книжки плата не берётся, а вот за сам бланк должен заплатить работник, это его собственность (смотри пункт 47 указанного постановления). Исключения здесь составляют только случаи, когда документ испорчен или утерян по вине работодателя. Стоимость бланка трудовой книжки (как и вкладыша к ней) варьируется от 180 до 250 ₽ в зависимости от региона. В Москве и Петербурге она может доходить до 400 ₽.
Грамотный кадровик никогда не предложит человеку вычесть стоимость бланка из первой зарплаты, это незаконно. Взять деньги за книжку нужно сразу при её оформлении и лучше через приходник наличными средствами. Допускается даже дать в долг человеку, если у него нет на это средств в данный момент.
Есть всего 3 способа приобретения (получения) трудовой книжки:
В любом варианте запрещено заполнять титул-лист самостоятельно, это может быть сделано только первым работодателем. Иначе трудовой регистр будет признан недействительным.
При оформлении на работу и для заполнения трудового регистра нужен следующий пакет документов:
На основании первых двух документов заполняется титульник трудовой, остальное понадобится для внесения персональной информации в личную карточку сотрудника.
Кадровый служащий не имеет права вносить какие-либо данные в трудовой регистр без знакомства с документами, которые их подтверждают. Заполнение бланка со слов работника запрещено трудовым правом. Это же касается и исправлений.
Основанием для внесения любой записи в книжку могут быть только оригиналы документов работника. Это обусловлено тем, что информация на титул-странице должна быть на 100% корректной, без грамматических ошибок. Ведь ошибка хотя бы в одной букве Ф. И. О. может привести к аннулированию всего документа.
Есть несколько жизненных ситуаций, когда трудящемуся приходится писать заявление на выдачу ему трудовой книжки:
Заявлением на выдачу трудовой книжки сотрудник подтверждает, что это его первое место трудоустройства
При утрате книжки будет восстановлен только тот стаж, который подтверждён документами
При утрате книжки работнику надо учитывать требования пункта 31 Постановления № 225, где сказано, что нужно сразу сообщить об этом нанимателю по последнему месту работы. Он должен в течение 15 дней с момента поступления к нему заявления выдать заявителю дубликат трудовой. Причём все записи с предыдущих мест работы могут быть восстановлены только в случае, если на это есть подтверждающие документы, которые должен представить работник, к примеру:
Полный перечень удостоверяющих стаж документов установлен в пункте 11 Постановления Правительства РФ № 1015.
Если вдруг утерянная книжка находится, когда уже готов её дубликат, необходимо уничтожить именно дублирующий документ. Приоритет устанавливается для первичной трудовой книжки.
При утрате трудовой по вине нанимателя он самостоятельно с помощью специальной комиссии и, естественно, за свой счёт восстанавливает документ. Заявления от работника в этом случае не требуется.
Разберём вкратце ещё один момент: на практике случается, что работник пытается завести вторую книжку, заведомо вводя в заблуждение своего нынешнего работодателя. На то есть несколько причин, как правило, человек хочет:
Всё это - наказуемые деяния, обеим сторонам нужно знать, что предусмотрена следующая ответственность:
Главный документ, который регулирует вопрос возраста для получения трудового регистра, - статья 63 ТК РФ. В ней указано, что есть вариации:
То есть наниматель при заключении трудового соглашения должен выдавать трудовую книжку всем, вне зависимости от возраста сотрудника. Главное здесь - не сам факт выдачи трудовой, а грамотные формулировки в контракте.
В период, когда работник числится на предприятии по основному месту работы, трудовая хранится в службе управления персоналом (в кадрах). Совместители оформляют трудовую по основному месту.
Фактически есть только один вариант, когда трудовой регистр выдаётся работнику, - увольнение. Во всех других жизненных ситуациях, как правило, готовится официальная выписка (заверяется печатью работодателя) либо нотариально заверенная копия оригинала. Один из этих документов должен быть предоставлен сотруднику в течение трёх дней после его письменного заявления.
Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на выдачу трудовых книжек сотрудникам. Но рассматривая этот вопрос, нужно опираться на Постановление № 225, которое определяет, что пока человек числится на предприятии, полную ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек несёт наниматель. Вернее, должностное лицо, назначенное приказом по предприятию. Поэтому, если трудовая будет утеряна или повреждена в этот период, вся ответственность будет возложена на кадровика. Даже если сотрудник расписался в журнале учёта, что он её получил. То есть кадровик может выдать книжку, но безопаснее сделать всё-таки её копию (смотри уведомление Роструда № 656–6-0).
Для ПФР нужно сделать полную копию трудового регистра. А для других учреждений будет достаточно простой выписки из трудовой, она может понадобиться:
Работодатель должен передать из рук в руки сотруднику его трудовую книжку только в последний день его работы на предприятии с внесённой в неё записью об увольнении. Исключение здесь - когда работник сначала уходит в отпуск, и не выходя на работу, увольняется. Тогда трудовая выдаётся в первый день оформленного отпуска.
И работодателю, и работнику стоит помнить, что если трудовой регистр выдаётся несвоевременно, уволенный человек имеет право на компенсацию. Трудовое право расценивает такую задержку как препятствование трудоустройству человека. Компенсация будет рассчитываться за каждый день задержки.
Оформление трудовой книжки предусматривает постановку оттиска печати только в случае увольнения (или реорганизации). При приёме на работу печать не ставится.
Второй способ выдачи трудового документа, когда человек ушёл и не приходит за документом, - направить на адрес, который указан в личном деле, уведомление, что он должен получить свой трудовой регистр. В нём указываются исходящий номер письма по документообороту, дата отправки, далее излагается суть дела. Визируется документ гендиректором предприятия.
Уведомление составляется в свободной форме, нужны реквизиты компании и изложение сути
Здесь можно отметить, что бывший сотрудник может дать согласие на отправку его документа почтовым отправлением, но только заявив об этом в письменном виде (с указанием точного адреса). Отправить регистр нужно заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Работник кадровой службы имеет право проставить все предусмотренные законодательством отметки и записи в книге учёта движения трудовых книжек. Факт фиксируется почтовым квитком об отправке и последующим уведомлением о вручении. Соответственно, во всех записях даётся ссылка на почтовые документы.
Заметьте: при трудовом споре суд встаёт на сторону работодателя, если во внутренних регламентах компании указано, что работник обязан своевременно (с указанием, в какой срок) сообщить кадровику, ответственному за документооборот, сведения при изменении адреса проживания. Тогда любой аргумент (типа «я не получал уведомление, так как там не проживаю») не имеет силы.
Часто у кадровиков возникает вопрос: можно ли выдать документ человеку, который пришёл с доверенностью, выданной владельцем книжки. ТК РФ, а также другими нормативными актами трудового права такая процедура не предусмотрена. И это логично, так как пока между работодателем и сотрудником действуют трудовые взаимоотношения, трудовой регистр должен находиться в компании, и выдан на руки может быть только в день увольнения. Это регламентировано статьёй 841 ТК РФ. Но на следующий день после увольнения все отношения с бывшим работником регулируются не трудовым, а гражданским правом. А из этого следует, что основываясь на статье 185 ГК РФ, человек имеет право определить доверенное лицо для получения документа. Бывший наниматель должен выдать ему трудовую книжку, но только если соблюдены все условия:
Главное, чтобы доверенность была правильно оформлена
Плюс в этом случае с получателя необходимо взять расписку в получении трудового документа, где должно быть отмечено, что претензий по оформлению книжки с его стороны нет.
Работник кадров должен проверить все документы у получателя, зафиксировать его паспортные данные и завизировать расписку
Алгоритм шагов в случае, когда сотрудник не хочет забирать свою трудовую книжку, может быть следующим:
Акт должен быть подписан инициатором и засвидетельствован двумя работниками
Уведомляя работника о необходимости получения книжки, дайте ему варианты
Понятно, что главный трудовой документ человека должен храниться в недоступном для постороннего вмешательства месте. Желательно, чтобы это был несгораемый шкаф или сейф. Восстановление стажа даже одного сотрудника, поверьте, очень непростой процесс.
Если трудовая не была востребована в ближайшее после увольнения сотрудника время, она должна находиться в архиве предприятия до её истребования, и только по прошествии 50 лет может быть утилизирована.
Выдача трудовой родственникам умершего работника - вопрос важный, так как на этом завязаны компенсационные выплаты от предприятия, получение родственниками части накопительной пенсии и пр.
Здесь следует опираться на Трудовой кодекс, где в статье 83 указано, что кончина сотрудника является одним из оснований одностороннего прекращения трудового контракта. Для издания соответствующего приказа нужно свидетельство о смерти человека или решение суда, согласно которому он признан безвестно отсутствующим или умершим. Приняты могут быть только оригиналы документов.
Для приказа используется только форма № Т-8, скачать документ можно по гиперссылке . Распоряжение должно содержать данные:
Приказ по форме Т-8 немного отличается от стандартного распоряжения об увольнении
После издания и регистрации приказа кадровый работник приступает к оформлению трудовой книжки, перенеся его реквизиты и формулировки в регистр. Запись формулируется следующим образом: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника».
Нормативный регламент выдачи трудовой книжки умершего работника закреплён в части 37 раздела IV Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках». Здесь указано, что трудовая может быть выдана только родственнику ушедшего из жизни работника. Его личность должна быть идентифицирована. К примеру, если трудовую получает жена, помимо паспорта, должно быть предъявлено свидетельство о регистрации брака. Для детей, родителей, сестёр или братьев понадобятся паспорт и свидетельство о рождении. Эта норма конкретизируется и инструкцией Минтруда, которая регулирует правила заполнения и хранения трудовых регистров.
Здесь действуют те же способы выдачи:
Заметьте, что передача трудового регистра родственнику должна проходить с соблюдением всех остальных процедурных моментов, включающих:
Если на трудовую книжку (и компенсации) претендует несколько родственников, нужно отметить, что кадровик не обязан разбираться в степенях родства. Рекомендуется просто выдать регистр первому, кто пришёл и соответствующим образом оформил своё право. Последующим претендентам на получение трудовой просто выдаётся справка, где указываются: дата, Ф. И. О. лица, получившего документ, и основания, по которым трудовая книжка была ему выдана.
Акт приёма-передачи нужен, когда передаются дела от одного работника к другому. Просто так отдать такие важные документы нельзя. Должен быть составлен полноценный акт с указанием реестра трудовых документов с номерами и описанием их состояния. По возможности рекомендуется именно в это время проверить правильность оформления личных трудовых регистров. Фиксируется факт передачи документов специально созданной комиссией в составе трёх человек.
Правила оформления, ведения и выдачи трудовой книжки жёстко регламентированы трудовым правом. Но не на каждый вопрос и жизненную ситуацию в нём есть ответ. Кадровику по этому вопросу, помимо основных нормативных актов, регламентирующих ведение и ответственность по трудовым регистрам, нужно знать несколько стыковок с Гражданским кодексом РФ, а также учитывать комментарии Минтруда.
