Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарта", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Делопроизводство

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Документ

Документ Архивного фонда Российской Федерации

Документ временного срока хранения

Документ постоянного срока хранения

Документальная выставка

Документальный фонд

Документационное обеспечение (управления), ДОУ

Документированная информация

Документирование

Документооборот

Документопоток

Достоверность (электронного документа)

Доступ к документу

Дубликат документа

Заверенная копия документа

Заголовок дела

Единица учета архивных документов

Единица хранения архивных документов

Изобразительный документ

Индекс дела

Индивидуальный срок исполнения документа

Информационная деятельность архива

Использование архивных документов

Историческая справка к архивному фонду

Источник комплектования (архива)

Каталогизация архивных документов

Кинодокумент

Комплектование архива

Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)

Контроль исполнения документов

Консервация архивного документа

Копия документа

Критерии экспертизы ценности документов

Лист-заверитель дела

Лист согласования (визирования) документа

Лист фонда

Место составления (издания) документа

Метаданные

Миграция (электронных документов)

Муниципальный архив

Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива

Номенклатура дел

Носитель (документированной) информации

Обзор архивного фонда

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физико-химической сохранности документов

Объединенный архивный фонд

Объем документооборота

Ограничение доступа к архивным документам

Оперативное хранение документов

Описание архивных документов

Описательная статья архивного справочника

Опись дел, документов

Опись дел структурного подразделения

Организация пользования архивными документами

Особо ценный документ

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии опубликовало новый терминологический ГОСТ, заменивший ГОСТ Р 51141-98.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, синонимы – курсивом.

Итак, с 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с которым нам, скорее всего, придётся прожить довольно долго.

Текст нового стандарта доступен по адресу http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513 .
[Дополнение от 21.04.2014: Устаревшая гиперссылка заменена на новую]

Что в идеале хотелось бы получить в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности? Я бы выделила следующие моменты:

• Удаление устаревших и неиспользуемых терминов, в первую очередь, относящихся к забытым уже технологиям;


• Пополнение профессионального словаря терминами, отражающими новые виды деятельности, новые идеи, концепции и технологии;


• Пересмотр определений тех терминов, которые применимы к документам и информации вне зависимости от используемых технологий и вида носителя – в первую очередь с тем, чтобы убрать ориентацию этих определений на какие-то отдельные технологии.

Не стоит забывать и о том, что на фоне других стран российская отраслевая терминология выглядит, прямо скажем, убого – сравните 140 терминов в ГОСТ Р 51141-98 и более 2 тысяч терминов в глоссарии Общества американских архивистов.

Новый стандарт оставляет двоякое впечатление – видны робкие попытки движения вперед, но, - именно в силу их недостаточной энергичности, - документ в целом откатывается назад, не успевая за стремительными изменениями как в отрасли, так и в «большом» мире.

Итоги работы над новым стандартом чем-то напоминают мне сцену, которую я уже несколько раз наблюдала в реальной жизни: Женщина прожила долгую жизнь, стала бабушкой и прабабушкой, и за это время «обросла» множеством вещей, которые захламляют её квартиру. Какие-то из этих вещей ценные и нужные, какие-то – не очень, что-то дорого как память, а о некоторых даже сложно вспомнить, откуда они взялись и для чего когда-то использовались. К бабушке на выходные приезжает внук (сам уже не юноша) и уговаривает её избавиться хотя бы от части барахла. После долгих споров и уговоров на помойку отправляется разношёрстная коллекция предметов, котрой бы мог позавидовать местный краеведческий музей, но вот от предложения купить или принять в подарок современную технику бабушка отказывается наотрез. Соглашается лишь на новый телефонный аппарат с большими кнопками и громким звонком – и знать не хочет никаких смартфонов, планшетов и Интернетов…

Так и здесь. Авторы действительно почистили стандарт от ряда терминов, которые практически уже не используются ни в живом общении, ни в профессиональной литературе (при этом чисто по-нашему вместе с водой выплескивая иногда и «младенца»). А вот с пополнением словаря и с пересмотром морально устаревших определений получилось как-то не очень.

Чтобы не быть голословной, приведу некоторые факты и цифры. Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов. Первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174.

Что ушло

Из стандарта исчезло 39 терминов – большинство вполне заслуженно, но, думаю, исключение некоторых терминов вызовет у специалистов вопросы. Вот их список:

• архивная опись
• беловой документ
• ведомственное хранение архивных документов
• вид письменного документа
• видеограмма документа
• внешние признаки документа
• внутренний документ
• входящий документ ; поступивший документ
• государственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
• государственное хранение архивных документов
• документ личного происхождения
• документ на машинном носителе
• доступ к архивным документам
• дублетный документ
• заголовок официального документа
• запретная дата документа
• зона унифицированной формы документа
• иконографический документ
• исходящий документ ; отправляемый документ
• карточка (архивного) фонда
• машинописный документ
• межархивный справочник
• наименование документа
• негосударственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
• ограничительный срок секретного хранения архивных документов
• организационно-распорядительный документ
• организация работы с документами
• переменная часть реквизита документа
• постоянная часть реквизита документа
• правила документирования
• рукописный документ
• служебное поле унифицированной формы документа
• служебный документ
• срок исполнения документа
• унифицированная система документации; УСД
• формуляр-образец документа
• хранение архивных документов
• ценность архивного документа
• черновой документ

Что появилось нового

Всего появился 71 термин, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9 ранее отсутствовавших терминов:

• владелец архивных документов
• временное хранение документов
• государственный архив
• документ Архивного фонда Российской Федерации
• муниципальный архив
• особо ценный документ
• пользователь архивными документами
• уникальный документ
• упорядочение архивных документов

При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один термин из закона, который авторы не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), и такое решение вполне понятно – это «документы по личному составу», которые Росархив так мечтает поскорее уничтожить, наплевав на возможные последствия для будущих пенсионеров.

Нужно также отметить, что авторам, ни пользователям стандарта не позавидуешь в плане определений. Ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону) – примером служит определение «архивного документа». Мне кажется, что, во избежание проблем в случае судебных разбирательств, следовало бы обязательно приводить (при наличии, со ссылками) определения из законодательства – параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Каким бы плохими они ни были, суд будет описаться именно на определения, данные в законе – и их надо знать.

Стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Это следующие 8 терминов:

• аутентичность (электронного документа)
• достоверность (электронного документа)
• доступ к документу
• конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
• метаданные
• миграция (электронных документов)
• пригодность для использования (электронного документа)
• целостность (электронного документа)

Жаль, что авторы нового терминологического ГОСТа прочитали, но не поняли ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В первую очередь коллеги из ВНИИДАД игнорируют самую ценную особенность этого стандарта - то, что он технологически-нейтрален и в равной степени применим как к электронным, так и к традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов…

Ещё обиднее то, что из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 можно было взять ряд куда более современных и признанных международным сообществом определений ключевых терминов (таких, как «документ») – но, наверное, от данного коллектива этого трудно было ожидать.

Из прочих новых терминов где-то десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду; однако куда больше среди нововведений реликтов бумажного прошлого – иногда кажется, что авторы не понимают разницы между терминологическим стандартом и перечнем традиционных типовых реквизитов или же учетных форм. Вот их список:

• адресат
• альбом унифицированных форм документов
• архивный шифр
• вид документа
• видеодокумент
• включение документа в СЭД
• выписка из документа
• государственный регистрационный номер документа
• документальная выставка
• документопоток
• каталогизация архивных документов
• консервация архивного документа
• критерии экспертизы ценности документов
• лист согласования (визирования) документа
• лист-заверитель дела
• место составления (издания) документа
• научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
• обзор архивного фонда
• ограничение доступа к архивным документам
• оперативное хранение документов
• описание архивных документов
• описательная статья архивного справочника
• опись дел структурного подразделения
• опись дел, документов
• организация пользования архивными документами
• отметка о заверении копии
• отметка о наличии приложения
• отметка о поступлении документа
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело
• официальное опубликование документа
• первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
• печать
• плотность документопотока
• подписание (документа)
• пользование архивными документами
• предварительное рассмотрение документов
• признаки заведения дела
• регистрационно-учетная форма
• служба делопроизводства
• собственник архивных документов
• согласование документа; визирование
• средства документирования
• срок хранения документов
• топографический указатель
• уничтожение документов
• управление документами
• утверждение документа
• хранение документов
• электронная копия документа
• электронная подпись
• электронное дело
• электронный документ
• электронный документооборот
• юридическая значимость документа

Вывод отсюда следует достаточно печальный: если лишь треть новых терминов пришла из настоящего/будущего, и две трети – из прошлого, то стандарт буквально сделал «шаг вперед и два шага назад»:)

Размножение делением

В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи.

• Вместо статьи «1 делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи «1 делопроизводство» и «2 документационное обеспечение (управления), ДОУ»;


• Вместо статьи «3 документ; документированная информация» появились статьи «7 документ» и «11 документированная информация»

Самое неприятное заключается в том, что из-за того, что кто-то потешил своё научное «эго», у других людей могут возникнуть проблемы в ходе судебных споров, поскольку адвокаты и судьи начнут играть на этих различиях.

(Продолжение следует, см.

С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Принятие нового стандарта имеет целью нормирование терминов и определений основных понятий двух предметных областей – делопроизводства и архивного дела. Специальная терминология, установленная стандартом, рекомендуется к применению при проведении работ в сфере делопроизводства и архивного дела, а также в документации и в литературе по вопросам, относящимся к указанным областям.

Чем была вызвана необходимость переработки прежнего стандарта?

Необходимость переработки стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» была вызвана прежде всего изменениями, произошедшими в соответствующих предметных областях. Широкое внедрение информационных технологий, изменения нормативной правовой базы, появление электронных документов и др. самым серьезным образом повлияли и на практику документирования, и на процессы управления документами, и на организацию оперативного и архивного хранения документов. Все это привело не только к появлению новой специальной терминологии, но и к переосмыслению давно существующих терминов и необходимости формулировать их новые определения.

В последние годы в сфере информации и документации принимаются новые национальные стандарты на базе стандартов ИСО. Эти стандарты оказывают влияние и на терминосистемы делопроизводства и архивного дела: национальные терминосистемы заимствуют некоторые термины (достаточно привести в качестве примера термин «управление документами»). Влияние международных стандартов на отечественную терминосистему является предметом анализа, имеющего целью установление соответствий между понятиями, терминами и их определениями в национальной терминосистеме и терминосистеме, принятой международным сообществом, а также решение вопроса о включении международных терминов в национальную терминосистему делопроизводства и архивного дела.

Обоснованное, правомерное заимствование иностранной лексики предполагает в первую очередь то, что заимствуемое слово (термин) обозначает заимствуемое нами явление (понятие). Применение иностранных терминов для обозначения давно существующих процессов и действий в сфере делопроизводства и архивного дела не всегда целесообразно и может привести к путанице. Так, стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» в дополнение к уже существующей паре «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», воспринимаемой практиками как синонимы, ввел еще и третий термин – «управление документами». Причем определение этого термина в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по смыслу повторяет традиционное определение понятия «делопроизводство».

В последние 10-20 лет делопроизводство испытывает большое влияние со стороны информационно-коммуникационных технологий: появляются новые понятия и, соответственно, новые специальные термины, которые включаются в терминосистемы делопроизводства и архивного дела, расширяя их и влияя на содержание уже существующих понятий.

Все перечисленные выше обстоятельства сделали вопрос нормализации национальной терминосистемы вопросом первостепенной важности, от решения которого зависит дальнейшее развитие не только научных исследований, но и многих направлений практической деятельности. Это налагало на разработчиков стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 особую ответственность, требуя проведения серьезных исследований перед разработкой стандарта.

Структура нового стандарта

ГОСТ Р 7.0.8-2013 нормирует терминоупотребление в двух смежных областях – делопроизводстве и архивном деле.

Новый стандарт, в отличие от ранее действовавшего ГОСТ Р 51141-98, не только включает большее количество терминов (в новом стандарте 171 термин, в старом – 143), но и отражает качественные изменения, произошедшие в терминосистеме с 1998 г.

В стандарт включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены – номенклатурные названия или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 к номенам относятся такие термины, как:

• служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив.

Основные разделы стандарта – разделы «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле. Это такие термины, как:

• делопроизводство, архивное дело, управление документами, архив, документ, официальный документ, архивный документ, электронный документ, юридическая сила документа и др.

Раздел «Делопроизводство» представлен подразделами «Документирование» и «Организация работы с документами»; раздел «Архивное дело» – подразделами: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих терминосистемах. Для каждого понятия в стандарте установлен один стандартизированный термин. По правилам оформления, установленным для терминологических стандартов, термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой. Краткие формы терминов в виде аббревиатуры приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением, например:

• научно-справочный аппарат архива: НСАархива.

Термины-синонимы в стандарте набраны курсивом, например:

• согласование документа; визирование.

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:

• документационное обеспечение (управления), ДОУ;
• носитель (документированной) информации;
• аутентичность (электронного документа)и др.

При использовании термина, в том числе в документах по стандартизации, часть термина, заключенная в скобки, может быть опущена.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы с пометой «Нрк» присутствуют в качестве справочных и не являются стандартизованными, например:

• архив (Нрк. архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – шрифтом нормальной жирности, синонимы – курсивом.

Первые отклики на стандарт

Прежде чем мы перейдем к рассмотрению содержания нового терминологического стандарта, отметим, что хотя стандарт еще не вышел из печати, на него уже появились первые отклики.

В одной из публикаций в сети Интернет ГОСТ Р 7.0.8-2013 подвергся критике по ряду позиций, прежде всего с точки зрения его «наполненности» терминами.

Общее количество терминов нового стандарта (171) сравнивается с более чем двумя тысячами в Глоссарии Общества американских архивистов, что, по мнению критиков, говорит и невысоком качестве стандарта. В связи с этим необходимо заметить, что, во-первых, стандарт можно сравнивать только со стандартом, а глоссарий (словарь) –со словарем, а во-вторых, для специалистов общеизвестным является тот факт, что в терминологический стандарт, в отличие от словаря, включается только основная, базовая часть профессиональной терминологии, причем та ее часть, которая является достаточно устоявшейся и апробированной практикой терминоупотребления. Этим стандарт отличается от терминологического словаря, задача которого состоит в нормализации, насколько возможно, всей терминологии предметной области.

Для сравнения: терминологическая часть MoReq (а MoReq – это спецификация или, иначе говоря, региональный стандарт) включает чуть более 70 терминов.

Подробную информацию о новом стандарте с примерами и разъяснениями читайте в статье зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук В.Ф. Янковой и зав. сектором ВНИИДАД М.В. Бельдовой в №6 2014 журнала

Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» является результатом кропотливого анализа практики национального терминоупотребления и разработчики стандарта надеются на то, что он не только послужит для многих специалистов квалифицированным руководством в области терминологии, но и станет для кого-то материалом для размышлений и поводом высказаться.