Заявления, предложения, жалобы… В потоке документов, поступающих от граждан, может потеряться даже опытный делопроизводитель. Документы нужно не просто зарегистрировать и подготовить по ним ответ, но и провести через десяток других этапов с соблюдением сроков рассмотрения и хранения в архиве.
При правильной организации работа с обращениями граждан из каждодневной рутины может превратиться в кладезь ценной информации. Поэтому ни в коем случае нельзя пренебрежительно относиться к самому рядовому обращению. В предложениях и жалобах, которые должны храниться в архиве, можно найти немало рекомендаций и идей, которые будут полезны для более эффективной работы организации.
Нужно помнить, что делопроизводство по обращениям граждан представляет собой самостоятельный участок работы службы документационного обеспечения организации. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при определении правил ведения делопроизводства в конкретной организации.
В настоящее время работа с обращениями граждан регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 29.06.2010 № 126-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ, с изм. внесенными Постановлением Конституционного суда РФ от 18.07.2012 № 19-П).
Если в вашу организацию поступает много заявлений, предложений и жалоб граждан, то целесообразно создание специального структурного подразделения: бюро, отдела или сектора. Это также относится к законодательным и исполнительным органам РФ, субъектам местных органов управления и самоуправления.
Если обращений граждан немного, то ими занимается специально выделенный работник делопроизводственной службы. Как вариант, работа с этой категорией документов может быть частью обязанностей секретаря руководителя. При этом руководитель организации должен держать этот участок работы под личным контролем.
Сроки хранения обращений граждан (предложения, заявления, жалобы и др.) и документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) в зависимости от их значимости установлены ст. 183а, б, в Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010), и составляют:
Отметка ЭПК означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение. Такие документы передаются в государственные, муниципальные архивы или хранятся в организации.
Важно! Осуществляя экспертизу документов по обращениям граждан, необходимо оценить срок их хранения с точки зрения значимости для общества, государства и т.д. Главная задача – не допустить уничтожения документов с предложениями граждан, которые внедрить по объективным причинам пока нет возможности. В будущем при благоприятном стечении обстоятельств, вы сможете достать их с архивных полок и внедрить в жизнь.
В соответствии с Конституцией РФ и Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ все граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Обращение гражданина – это комплексное понятие. Им может быть предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, составленное в письменной форме или в виде электронного документа. Существуют три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.
Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества. Цель такого вида обращения обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а также предложить конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц. В отличие от предложения в заявлении не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. В жалобе содержится не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявление и жалобы имеют четко определенный вид обращения граждан, но часто встречаются обращения, носящие смешанный характер.
В последние годы введен еще один вид обращения граждан – ходатайство , которое представляет собой обращение гражданина, подаваемое в письменном виде, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с представлением документов их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется в случаях, установленных законодательством Российской Федерации. При этом важно, чтобы ходатайство и все прилагающиеся к нему документы были оформлены в соответствии с установленными требованиями.
В законе г. Москвы от 18.07.1997 № 25 (в ред. от 21.06. 2000 № 21) «Об обращении граждан» даны такие понятия, как коллективное обращение и его разновидность петиция.
Коллективные обращения – обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.
Петиция – коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.
Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно.
Письменное обращение гражданина должно содержать:
Если обращение направлено по электронной почте, то оно в обязательном порядке должно содержать адрес электронной почты гражданина.
Устное обращение гражданина излагается во время личного приема, который ведет руководитель организации. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личность гражданина известна, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для ответа требуется время для наведения справок и т.д., гражданину отвечают письменно.
Правила делопроизводства по обращениям граждан установлены Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с измен. и доп. 29.06. 2010 и 27.07.2010).
Работа с обращениями граждан включает в себя выполнения следующих операций:
Личный прием граждан могут вести руководители организаций, его заместители или ответственные работники. Сведения о месте (расположение и номер кабинета, помещения) и времени (дни и часы) приема должны быть доступны для граждан. Эта информация размещается на стендах или официальном сайте организации. Обычно личный прием граждан осуществляется один раз в неделю, преимущественно в вечернее время.
Гражданин при личном приеме обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. В организации, осуществляющей прием граждан, может вестись журнал предварительной записи посетителей. Секретарь руководителя ведет регистрационно-контрольную карточку (РКК) или журнал, где фиксируются как устные, так и письменные обращения граждан.
Если в процессе личного приема гражданина удовлетворило решение руководителя, краткое содержание этого решения заносится в РКК или в журнал и обращение считается исполненным. Если руководитель не может принять решение во время приема, тогда составляется письменное обращение, и с ним ведется работа как с письменным обращением. Если обращение гражданина не относится к компетенции данной организации, лицо, ведущее прием должно помочь посетителю определить, где находится нужное учреждение (адрес, телефон, факс и т.д.).
Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме.
Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.
Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. На конверте нужно проставить штамп о поступлении и дату поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» – передать адресату.
Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю организации, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети организации руководству или непосредственной исполнителю.
Существуют законодательно установленные сроки и способы обработки документов .
Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Если в организации необходимо разработать дополнительные условия сроков и способов обработки и передачи документов, то они указываются в локальном нормативном акте, который доводиться до всех работников с неукоснительным их выполнением.
Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству организации.
Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству организации в день их поступления . Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале (карточке) (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.
Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.
Регистрация обращений граждан имеет две особенности. Во-первых, регистрации подлежат все без исключения обращения граждан. При этом они должны регистрироваться в течение трех дней с момента поступления в организацию. Во-вторых, регистрационный номер включает начальную букву фамилии автора обращения и порядковый номер поступающего обращения в пределах календарного года. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан в данной организации.
В случае направления обращения в различные организации по одному и тому же вопросу, все они будут переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении данного вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения должны быть учтены под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера через дробь. Например: Н-413/1, Н-413/2. В случае повторного обращения, ему присваивается очередной порядковый номер, но в регистрационной форме делается отметка повторно и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом. Распространенной регистрационной формой для обращения граждан является регистрационно-контрольная карточка (РКК).
Число экземпляров РКК определяется необходимостью для справочной работы и контроля исполнения обращений самой организацией.
Регистрационно-контрольные карточки могут формироваться по алфавитному, географическому или тематическому признакам.
Скачать
Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию: руководитель знакомится с содержанием обращения, пишет резолюцию. Если обращение содержит ряд вопросов, которые могут решить несколько компетентных органов, то в течение семи дней с момента регистрации , направляются копии обращения в другие соответствующие органы или должностным лицам. Орган или должностное лицо, переадресовавший обращение, могут запрашивать документы или материалы о результатах рассмотрения письменного обращения, но при этом не разрешается направлять адресату решение или действие (бездействие), которое может быть обжаловано гражданином. Исключение составляют только суды, органы дознания или предварительного следствия.
При рассмотрении обращений, если руководитель может сразу принять решение, то он отражает его в резолюции. Секретарь (или исполнитель) составляет и оформляет ответ заявителю. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и др., руководитель назначает в резолюции исполнителя (исполнителей), а документ передается на исполнение.
В том случае если обращение не относится к компетенции донного органа или должностного лица, в течение семи дней с момента регистрации его пересылают по назначению, а заявителю высылают уведомление о направлении его обращения в другую инстанцию.
Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем, назначенным руководителем организации в резолюции. Проект ответа должен готовиться очень тщательно, а принимаемое решение опираться на законодательство РФ, всестороннее изучение всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина направить обращение.
При подготовке ответа при необходимости исполнитель посылает запросы в другие организации. Установлено законом, что ответ на запрос должен быть подготовлен и выслан в течение 15 дней . Запросы составляются в трех экземплярах: один направляется по назначению в адрес, второй – автору обращения, третий помещается в дело.
Важно помнить, что контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений ведется за каждый полученным обращением. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан.
При осуществлении контроля за исполнениями обращений граждан необходимо в первую очередь знать сроки исполнения полученных обращений. Это сроки установлены ст. 12 от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Ответ гражданину должен быть дан в течение 30 дней со дня регистрации . Если по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, в исключительных случаях закон разрешает продлить срок исполнения обращения еще на 30 дней с уведомлением об этом гражданина. И так из выше сказанного максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней .
Если для принятия решения требуется направить запросы в другие компетентные организации или органы государственной власти, такие обращения ставятся на особый контроль . В этом случае в организации на всех РКФ, а также на самом обращении проставляется штамп и пишется слово «Контроль» или буква «К». Предложения, заявления, жалобы, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают только руководители, ответственные за правильное рассмотрение писем граждан.
При большом потоке поступающих обращений сложно своевременно контролировать без применения современных компьютерных технологий. В настоящее время существует достаточно много компьютерных программ, позволяющих осуществлять контроль обращений граждан.
Ответ гражданину оформляется на бланке письма организации, которая непосредственно отвечает гражданину на его обращение. Требования по оформлению ответа предъявляются такие же, что и к оформлению писем. Ответ подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом или лицом, исполняющим его обязанности. Ответ заявителю пересылается по почте. Ответ не дается на анонимное обращение , в котором не указана фамилия гражданина и его почтовый адрес.
Информационно-справочная работа с обращениями граждан?устанавливается самой организацией: картотеки, принципы систематизации в них карточек для быстрого и точного поиска нужного обращения. Как правило, систематизация карточек производится в алфавитном порядке по фамилиям заявителей, что дает возможность ответить на любой запрос о состоянии рассмотрения любого обращения.
Все документы (само обращение гражданина и документы, создаваемые в процессе подготовки ответа, переписка)?должны храниться в структурном подразделении или у лица, отвечающего за работу с письмами граждан. Формировать и хранить дела у исполнителей запрещается, поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину он обязан все документы, включая экземпляр КРК, передать ответственному за работу с обращениями граждан для централизованного формирования дела.
Важно помнить, что в дела подшиваются только исполненные документы, т.е. после того, как ответ гражданину уже направлен.
Некоторые особенности формирования дел по обращениям граждан заключаются в том, что:
Цель составления аналитических справок заключается в том, что можно обобщить содержание в обращениях предложений, рекомендаций, практических советов, критических замечаний, чтобы в дальнейшем своевременно выявить и устранить причины, порождающие нарушение прав и интересов граждан, охраняемых законами РФ. Аналитические обзоры помогают усовершенствовать работу организации.
Аналитические сводки не имеют установленную форму, поэтому имеют различный вид, где можно отражать те показатели, которые необходимо в данный момент проанализировать и просчитать для различных задач, для анализа исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, причины задержки или неисполнения обращений граждан и т.д.
Приведем примерную форму сводки структурных подразделений, подготовленную для руководителя организации.
Сводка об исполненных обращениях граждан с нарушением срока исполнения
|
Ф.И.О. гражданина, откуда поступило, дата, регистрационный номер | Содержание обращения | Резолюция
Этап 13. Работа с устными обращениями гражданУстное обращение гражданин может выразить при личном приеме руководителю организации, его заместителю или ответственному работнику. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема. Устное обращение гражданина может поступать по телефону. По телефонным обращениям справочного характера абонентам с использованием имеющейся адресно-телефонной базы данных безотлагательно предоставляются необходимая информация и разъяснения по существу поставленных вопросов. Телефонные обращения граждан по сложным вопросам, требующим дополнительной проверки и принятия необходимых мер, регистрируются в день их поступления: информация, полученная в составе обращений, в установленном порядке вносится в РККФ. Указанная информация направляется по принадлежности в структурные подразделения организации для решения поставленных в обращениях вопросов в порядке, предусмотренном законодательством для письменных обращений граждан. Организация делопроизводства с обращениями граждан – это сложная и ответственная работа, будь то устное или письменное заявление. Каждое обращение гражданина (в любой его форме) может содержать конкретные требования, указания на нарушения и предложения по разрешению проблем. Закон закрепляет гарантии граждан по рассмотрению их обращений и принятия по ним законных решений, которые могут иметь пользу как для самих заявителей, так и для организаций. Т.В. Войцехович консультант по вопросам
|
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ИНСТИТУТ ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
Кафедра экономики и управления
"Документоведение и информационное обеспечение управления"
О Т Ч Е Т
о прохождении преддипломной практики в УП "Минскзеленстрой"
Отдел по работе с обращениями граждан
Выполнила: Чумакова Наталья
Александровна
Введение
1. Основные сведения о УП "Минскзеленстрой"
1.1 Структура УП "Минскзеленстрой": функции, основные направления, специфика работы
1.2 Основные законадательные, нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность УП "Минскзеленстрой"
1.3 Должностная инструкция документоведа предприятия
2. Работа с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой"
2.1 Общая характеристика отдела по работе с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой"
2.2 Основные положения работы отдела с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой". Документы регламентирующие деятельность отдела по работе с обращениями граждан
2.3 Статистика результатов работы отдела по работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" за 2011 год
Заключение
Введение
Президент Республики Беларусь А.Г.Лукашенко определил в качестве главного приоритета в деятельности всех органов власти умение работать с людьми, способность мобилизовать их на выполнение поставленных задач, не допуская напряженности и конфликтов в обществе. Способность чутко воспринимать проблемы и чаяния людей, оперативно откликаться на них - одно из важнейших условий открытости и авторитета власти.
Статья 40 Конституции Республики Беларусь закрепляет право каждого гражданина направлять личные и коллективные обращения в государственные органы.
В 2012 ступил в силу в силу новый Республики Беларусь "Об обращениях граждан" который вменяет в обязанности должностным лицам не только государственных органов, но и общественных объединений, учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности рассматривать предложения, жалобы по вопросам входящим в их компетенцию.
Объектом прохождения производственной практики является производственное коммунальное унитарное предприятие "Минскзеленстрой".
УП "Минскзеленстрой" действует на основе законодательства Республики Беларусь и Устава.
"Минское лесопарковое хозяйство";
Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие
"Цветы столицы".
Местонахождение Предприятия: Республика Беларусь, 220121 ,г. Минск, ул. Притыцкого,59.
цветоводство;
лесоводство;
производство товарного бетона
УП "Минскзеленстрой" осуществляет следующие лицензируемые виды экономической деятельности:
Деятельность в области промышленной безопасности;
Перевозка пассажиров и грузов автомобильным, внутренним водным, морским транспортом;
Розничная торговля (включая алкогольные напитки и табачные изделия) и общественное питание;
Деятельность по обеспечению безопасности юридических и физических лиц;
Проектирование и строительство зданий и сооружений I и II уровней
ответственности и проведения инженерных изысканий для этих целей;
Деятельность в области связи;
Деятельность по заготовке и переработке древесины.
Предприятие вправе самостоятельно определять конкретные
направления своей деятельности в зависимости от конъюнктуры рынка.
1. Основные сведения о УП "Минскзеленстрой"
Производственное коммунальное унитарное предприятие "Минскзеленстрой" является крупнейшей в Беларуси организацией по озеленению и благоустройству.
Предприятие является учредителем дочерних предприятий:
Ремонтно-строительное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Спецпаркстрой Минскзеленстроя";
Сельскохозяйственное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Бровки Минскзеленстроя";
Коммунальное дочернее унитарное предприятие "Городские парки Минскзеленстроя";
Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие
"Цветы столицы".
В систему УП "Минскзеленстрой" входят предприятия: Филиал "Лошицкое садово-парковое хозяйство", Филиал СУ "Спецпаркстрой", УП "Минское лесопарковое хозяйство", УП "Городские парки Минскзеленстроя", КУП "Цветы столицы", УП "Бровки Минскзеленстроя", а так же 9 предприятий УП "Зеленстрой" административных районов г. Минска.
За предприятиями системы "Минскзеленстрой" закреплены объекты общего пользования г. Минска: 25 парка, 159 скверов, 26 бульваров, набережные, озелененные территории и насаждения вдоль улиц и др., общей площадью7 134 га, а также 33 481 га лесов, в том числе 2 705 га городских, и 122 га пляжей с прилегающими благоустроенными территориями.
На территории УП "Минское лесопарковое хозяйство" организовано 7 государственных заказников общей площадью 5 530 га: лесной заказник "Прилукский" -510 га; ландшафтный заказник "Прилепский"- 3242 га; биологические заказники "Криница"- 178 га, "Юхновский" - 221 га, "Глебковка" - 964 га, "Стиклево"-412 га, биологический заказник "Альба" - 3га.
Ежегодно в г. Минске силами предприятий системы УП "Минскзеленстрой" и УП "Зеленстрой" административных районов г. Минска высаживается около 40 тыс. деревьев, 100 тыс. кустарников и 2,5 млн. цветочной рассады; устраивается более 200 га газонов. Освоены технологии устройства современных элементов благоустройства: габионов, конструкций для вертикального озеленения, производство и установка разных видов малых архитектурных форм, укрепление откосов новыми методами и др.
Питомник УП "Бровки Минскзеленстроя" ежегодно обеспечивает потребность организаций в разновозрастных, в том числе крупномерных, саженцах деревьев и кустарников более 90 разновидностей. Для реализации населению в большом ассортименте выращиваются хвойные и красивоцветущие кустарники, привитые формы деревьев- плакучие березы, ясени, рябины, шаровидные клены, вязы. Действует участок по выращиванию и продаже рулонной дернины, позволяющей в кратчайшие сроки добиться декоративного эффекта.
Для обеспечения цветочного оформления городских объектов КУП "Цветы столицы" выращивают высококачественную рассаду сортов современной селекции более 200 наименований. Постоянно в продаже имеется срез роз в ассортименте расцветок, выращенный по голландской технологии, горшечная продукция. К 8 марта и другим праздникам КУП "Цветы столицы" предлагает широкий выбор среза тюльпанов, лилий, фрезии и других цветов.
Благоустройство таких важных объектов общегородского значения, как бульвар по ул.Комсомольской, ул.Ленина, территория у Свято-Духова Кафедрального Собора на пл.8 Марта, парк им.Горького, скверы на пл. Победы, пл. Независимости, Парк общегородского значения у Национальной библиотеки, сквер по ул. Калиновского, лесной массив по ул. Жилуновича-Бехтерева, реконструкция парка им. Челюскинцев и другие выполнено специалистами предприятий системы УП "Минскзеленстрой". Так же предприятиями осуществляется реконструкция и благоустройство зон отдыха г. Минска.
Ежегодно в г. Минске УП "Минскзеленстрой" организует и проводит Минский фестиваль цветников и ландшафтной архитектуры, принимает участие в городском конкурсе на лучшую цветочную композицию.
Деревообрабатывающий цех УП "Минское лесопарковое хозяйство" выпускает для продажи населению и организациям малые архитектурные формы, беседки, садовую мебель и другие элементы благоустройства, выполненные из дерева.
Филиал СУ "Спецпаркстрой" УП "Минскзеленстрой" выполняет работы по благоустройству и озеленению территорий, изготавливает малые архитектурные формы из бетона, дерева, металла- типовые и по индивидуальным проектам, в том числе оборудование для спортивных площадок, урны, контейнеры, цветочницы.
Станция защиты растений - производственный участок УП "Минскзеленстрой" - выполняет работы по защите растений от вредителей и болезней, все виды обрезок деревьев и кустарников.
Агрохимическая лаборатория выполняет анализ почв, торфа, органических удобрений на содержание элементов питания (азот, калий, фосфор) и определения кислотности; обследование зеленых насаждений на выявление болезней и вредителей и выдача рекомендаций.
1. 1 Структура УП "Минскзеленстрой": функции, основные направления, специфика работы
Основной целью деятельности Предприятия является осуществление деятельности в сфере комплексного содержания, развития строительства, реконструкции и ремонта объектов городского благоустройства и озеленения, пригородных лесов и зон отдыха;
Обеспечение выполнения прогнозных показателей социально-экономического развития города Минска в сфере городского благоустройства и озеленения, направленной на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов трудового коллектива, а также населения города Минска.
Предприятие имеет право осуществлять следующие виды деятельности, установленные Перечнем видов деятельности, на осуществление которых требуются специальные разрешения (лицензии), и уполномоченных их выдачу государственных органов и государственных организаций, утвержденных Указом Президента республики Беларусь 01.09.2010 № 450, с момента получения такой лицензии:
Деятельность в области промышленной безопастности;
Деятельность в области автомобильного транспорта;
Розничная торговля алкогольными напитками и табачными изделиями.
Видами деятельности, подлежащими лицензированию, Предприятие имеет право заниматься только после получения соответсвующего разрешения (лшицензии).
Предприятие является учредителем дочерних предприятий:
Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Минское лесопарковое хозяйство";
Ремонтно-строительное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Спецпаркстрой Минскзеленстроя";
Сельскохозяйственное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Бровки Минскзеленстроя";
Коммунальное дочернее унитарное предприятие "Городские парки Минскзеленстроя";
Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие
"Цветы столицы".
Основной целью деятельности предприятия является деятельность в сфере комплексного развития строительства, реконструкции, ремонта и содержания объектов зеленого хозяйства г. Минска, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов трудового коллектива, а также населения г. Минска. УП "Минскзеленстрой" зарегистрировано в Едином государственном регистре юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей.
В соответствии с целью деятельности и законодательством
Республики Беларусь, предметом деятельности УП "Минскзеленстрой" являются:
выращивание кормовых культур и их семян, овощей;
цветоводство;
лесоводство;
услуги, связанные с лесоводством и лесозаготовками;
добыча минерального сырья для химической промышленности;
распиловка и строгание древесины;
производство столярных изделий, сборных конструкций и их деталей из дерева, деревянной тары; изделий из пробки, соломки
производство товарного бетона
производство сельскохозяйственного и садово-огородного инструмента.
1. 2 Основные законадательные, нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность УП "Минскзеленстрой"
Предприятие является юридическим лицом согласно законодательству Республики Беларусь, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, хозяйственном или третейском суде, открывать расчетный, валютный и другие счета в банках, иметь печать и штампы со своим наименованием.
УП "Минскзеленстрой" в своей деятельности руководствется законодательством Республики Беларусь об унитарных предприятия, иными нормативными актами Республики Беларусь и Уставом предприятия (ПРИЛОЖЕНИЕ 1).
Предприятие зарегистрировано в Едином государственной регистре юридических лиц и предпринимателей за №190255831 решением Минского городского исполнительного комитета от 20.07.2006 № 1465, с изменениями и дополнениями зарегистрированными решением Минского городского исполнительного комитета от 27.07.2006 №1519 (ПРИЛОЖЕНИЕ 2)
Форма собственности предприятия - государственная. УП "Минскзенстрой в своей деятельности подчиняется Минскому городскому исполнительному комитету, руководствуется законодательством Республики Беларусь и уставом предприятия зарегестрированном в Минском городском исполнительном комитете от 03.02.2011 года.
Предприятие обладает статусом юридического лица по законодательству Республики Беларусь, является коммерческой организацией, имеет в хозяйственном ведении обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный, валютный и иные счета в учреждениях банков, печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампы, товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке, свой фирменный бланк и иные реквизиты.
Учреждение имеет право от своего имени заключать договоры, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Предприятие является учредителем дочерних предприятий и имеет право в установленном законодательством порядке с согласия Минского городского исполнительного комитета создавать (реорганизовать, ликвидировать) дочерние коммунальные унитарные предприятия, открывать (ликвидировать) филиалы и представительства, выступать учредителями, участниками, членами хозяйственных обществ (товариществ), и иных юридических лиц.
1. 3 Должностная инструкция документоведа предприятия
Согласно устава УП "Минскзеленстрой" специалист документовед относится к административно-хозяйственному отделу и имеет непосредственное подчинение начальнику административно-хозяйственного отдела. Контроль за работой административно-хозяйственного отдела возлагается на заместителя генерального директора. На предприятии в административно- хозяйственном отделе находится должностная инструкция документоведа (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).
В должностной инструкции документоведа УП "Минскзеленстрой" прописаны функции, должностные обязанности, права и меры ответственности за определенные виды деятельности на предприятии.
Документовед относится к категории специалистов. На должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
Документовед должен знать:
Политику в области качества УП "Минскзеленстрой".
Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих организаций.
Стандарты серии СТБ ИСО 9001.
Руководящие и методические документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления.
Стандарты предприятия.
Основы трудового законодательства Республики Беларусь.
Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности и документов СУОТ (система управления охраной труда).
Должен знать нормативные правовые акты, другие руководящие и методические документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления.
Порядок планирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники службы документационного обеспечения управления.
Порядок оформления, классификацию, хранение, экспертизу ценности документов, организацию архивного дела.
Положение об информационной безопасности.
Инструкцию о порядке пользования компьютерной информационной сетью предприятия.
Положение о порядке применения и функционирования средств защиты доступа к информационным ресурсам.
Знать и соблюдать требования Директивы Президента Республики Беларусь от 14.06.2007 №3 "Экономия и бережливость- главные факторы экономической безопасности государства".
Документовед назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
Документовед осуществляет свою работу на основе:
1. Законодательных и нормативных правовых актов (инструкция по делопроизводству утвержденная генеральным директором, основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь).
Устава предприятия.
2. Документов системы менеджмента качества.
3. Приказов, распоряжений предприятия.
4. Правил внутреннего трудового распорядка.
5. Документовед подчиняется начальнику АХО.
В случае временного отсутствия документоведа (отпуск, болезнь и пр.) исполнение его обязанностей возлагается на работника отдела назначаемого в установленном порядке.
Функциональные обязанности документоведа.
Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль, за состоянием делопроизводства. Подготовка предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников, службы документационного обеспечения управления. Разработка унифицированной системы документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организация и внедрение систем ведения документации. Принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. . Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
2. Работа с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой"
2.1 Общая характеристика отдела по работе с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой"
Согласно устава УП "Минскзеленстрой" и законадательства Республики Беларусь в целях реализации Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 года № 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" ответственность за делопроизводство в УП "Минскзеленстой" по обращениям граждан лежит на административно-хозяйственном отделе (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).
На предприятии имеется положение об административно-хозяйственном отделе (ПРИЛОЖЕНИЕ 5). Административно-хозяйственный отдел (АХО) является самостоятельным структурным подразделением организации. Отдел непосредственно подчиняется руководителю организации, заместителю генерального директора по идеологии.
Отдел в своей деятельности руководствуется:
· Уставом организации;
· Нормативно правовыми актами;
· Приказами и распоряжениями руководителя организации.
· Правилами внутреннего трудового распорядка;
· Положением об административно-хозяйственном отделе.
Основными задачами отдела являются:
Осуществление контроля за соблюдением делопроизводства на предприятии. Осуществление консультативно- методической помощи отделам и структурам подразделения и организациям при формировании дел и документов для последующей передачи их на хранение в архив организации. Обеспечение хозяйственного, материально-технического и социально-бытового обслуживания организации, и ее структурных подразделений. Контроль за рациональным и экономным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственно-бытовых целей.
Административно-хозяйственный отдел в сфере организации общего делопроизводства - обеспечивает ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;
В сфере организация работы с обращениями граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц;
Обеспечивает ведение делопроизводства по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в соответствии с законодательством;
Осуществляет контроль соблюдения сроков рассмотрения письменных и устных обращений, организует прием граждан, а также информирование населения посредством Интернет-сайта и информационных стендов о данном направлении деятельности службы;
Осуществляет анализ обращений, поступивших в службу, состояние работы с обращениями в целях выявления положительных и негативных тенденций в работе, наведению должного порядка в работе с населением;
Рассматривает в соответствии с действующим законодательством письменные и устные обращения граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, переданные на рассмотрение в отдел начальником службы;
2.2 Основные положения работы отдела с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой". Документы регламентирующие деятельность отдела по работе с обращениями граждан
Согласно законодательства Республики Беларусь, и устава УП "Минскзеленстрой" - заявления граждан о выдаче им архивных справок о трудовом стаже, размере заработной платы и др. относятся к группе документов, получившей обобщенное название обращения граждан.
Обращения граждан, направляемые на предприятие рассматриваются как важное средство реализации и охраны прав личности. Они являются источником информации обо всех сторонах жизни общества и человека в нем. В совокупности с другими документами обращения граждан раскрывают определенные закономерности социального развития.
Ведение делопроизводства по обращениям граждан в УП "Минскзеленстрой" ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на начальника административно-хозяйственного отдела (ПРИЛОЖЕНИЕ 6); в подведомственных организациях - на соответствующие службы (отделы) или лица, назначенные ответственными за ведение делопроизводства и контроль за ходом рассмотрения обращений граждан.
При работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" существует инструкция - "О порядке рассмотрения обращений граждан и организации приема граждан в УП "Минскзеленстрой", в организациях, подчиненных и входящих в его систему" (ПРИЛОЖЕНИЕ 7). Действуют особые правила, регулирующие вопросы их исполнения, регистрации, формирования в дела, хранения и т.д. Законодательство требует строгого соблюдения установленного порядка и сроков исполнения обращений граждан.
Основные законодательные акты, которыми руководствуется УП "Минскзеленстрой" при рассмотрении обращений граждан:
Документы регламентирующие деятельность отдела по работе с обращениями граждан:
1. Основополагающим документом является "Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407XIII "Об обращениях граждан", в котором установлен порядок обращения граждан с предложениями, заявлениями и жалобами к должностным лицам организаций, а также порядок их рассмотрения.
С 22 января 2012 года вступил в силу новый Закон РБ от 18.07.2011 №300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц", который:
Закрепляет правовые гарантии как традиционных, так и новых форм обращения в государственные органы, иные организации;
Регулирует правоотношения в сфере рассмотрения обращения не только граждан, но и иных лиц.
2. Закон Республики Беларусь от 01.11.2004 №340-3 "О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам рассмотрения обращений граждан".
3. Декрет Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 (ред. от 02.04.2007) "О совершенствовании работы с населением".
4. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 (ред. от 28.08.2006) "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь".
5. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 № 544 (ред. от 02.08.2006) "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан".
В положении определяются основные принципы организации делопроизводства по обращениям граждан в организации. Этим же постановлением Министерству образования и науки Республики Беларусь было поручено по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь разработать и утвердить методические рекомендации по ведению делопроизводства по обращениям граждан. законодательный инструкция документовед должностной
6. " Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях по обращениям граждан утверждены приказом Министерства образования и науки Республики Беларусь" Анализ методических рекомендаций показал, что в них включены статьи Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, детализировано и уточнено содержание делопроизводственных процедур. Методическими рекомендациями установлена специальная форма регистрационноконтрольной карточки (ПРИЛОЖЕНИЕ 8) для регистрации обращений граждан, сформулированы требования по ее заполнению.
7. Директива Президента Республики Беларусь от 27.12.2006 № 2 "О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата".
8. Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 № 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц".
9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 17.01.2007 № 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях".
10. Постановление Совета Министров Республики Беларусь "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" от 26 мая 2005 г. № 544, изданное в развитие Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Декрета № 2;
Согласно инструкции УП "Минскзеленстрой" Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления в административно-хозяйственном отделе в УП "Минскзеленстрой", в подведомственных организациях - соответствующими службами. В правом нижнем углу первой страницы обращения, или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и регистрационный индекс (ПРИЛОЖЕНИЕ 9) Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях. Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству в день их поступления и регистрации.
Обращения, поступившие в УП "Минскзеленстрой", предварительно рассматриваются начальником административно - хозяйственного отдела, который направляет их для дальнейшего рассмотрения руководителю предприятия, заместителями руководителя предприятия согласно утвержденным должностным обязанностям или переадресовывает для реагирования и принятия решений в подведомственные организации по принадлежности поднимаемых вопросов.
Отправку обращений, направляемых УП "Минскзеленстрой" на рассмотрение и исполнение в подведомственные организации, осуществляет административно - хозяйственный отдел. О переадресации обращения в обязательном порядке сообщается заявителю.
Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
В случаях, когда в обращении наряду с вопросами, относящимися к компетенции УП "Минскзеленстрой", подведомственных организаций, излагаются вопросы, подлежащие разрешению в других органах государственного управления, не позднее пятидневного срока в соответствующий орган направляется копия обращения, о чем извещается заявитель. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и исполнения принятого решения обращение вместе с перепиской возвращается в административно - хозяйственный отдел с резолюцией: "В дело", датой и подписью руководителя, должностного лица, принявшего это решение. Переписка по обращениям граждан учитывается и хранится в административно - хозяйственном отделе, соответствующей службе подведомственной организации отдельно от других документов. Обращения граждан, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.
Должностные лица УП "Минскзеленстрой", подведомственных организаций, которым поручено рассмотрение обращений, обязаны:
разобраться в причинах поступления обращения;
для решения вопросов, не входящих в компетенцию УП "Минскзеленстрой", подведомственных организаций, направлять данные обращения по принадлежности;
организовывать проверки изложенных в письмах обстоятельств на местах, в отдельных случаях истребовать необходимые документы;
в пределах установленных сроков разрешать обращения граждан, принимать по ним законные и обоснованные решения и обеспечивать контроль своевременного исполнения этих решений;
отказаться от направленных ими письменных обращений до принятия по ним решений государственными органами, иными организациями (должностными лицами), направив соответствующее письменное заявление в государственные органы, иные организации (должностным лицам).
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения вопроса, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан ответ в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения.
Согласно ст.15 Закона Республики Беларусь " Об обращениях граждан" (в редакции Закона Республики Беларусь от 01.11.2004), должностные лица государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращений обязаны письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения письменных обращений, аргументировав их принятие, а также разъяснить порядок обжалования решений, принятых по обращениям (ПРИЛОЖЕНИЕ 10).
Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан в УП "Минскзеленстрой", подведомственных организациях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по ним. Обращение граждан систематически анализируется административно - хозяйственным отделом, обобщаются с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы организации.
Результаты анализа и работы с обращениями граждан не менее двух раз в год рассматриваются на производственных совещаниях. Сведения об обращениях граждан представляются подведомственными организациями, входящими в систему УП "Минскзеленстрой", в соответствии с формами ведомственной отчетности.
На предприятии имеется книга замечаний и предложений - ведется в соответствии с Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г.,№52,5\15728), и предъявляется по первому требованию гражданина. Для ведения и хранения книги определяется место доступное для населения, и уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение книги. Сведения о месте нахождения книги размещается на информационном стенде. В книгу вносятся замечания и предложения о деятельности непосредственно той организации, в которую обращается гражданин. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности данной организации, жалобы и заявления, для которых предусмотрен иной порядок направления и рассмотрения. Замечания и предложения, изложенные в книге, рассматриваются в течение 15 дней. При необходимости проведения специальной проверки, получения дополнительной информации срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 15 дней с одновременным уведомлением об этом гражданина.
В случае отказа в удовлетворении замечания (предложения) гражданин об этом письменно информируется с указанием причины отказа. Замечания и предложения, занесенные в книгу, анализируются, результаты ежемесячно рассматриваются на производственных совещаниях, технико-экономических советах.
2. 3 Статистика результатов работы отдела по работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" за 2011 год
За 12 месяцев 2011 года в УП "Минскзеленстрой" поступило 72 обращения (за анологичный период 2010 года постурило 63 обращения) граждан, рассмотрено 65 обращений, 7 обращений на основании пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 №498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" были перенаправлены на рассмотрение по существу в соответствии с компитенцией.
Таблица 1
Из поступивших обращений 44 обращения из вышестоящих органов, а именно: Мингорисполкома, административных районов г.Минска - относящихся к деятельности предприятия, в частности о благоустройстве пешеходной дорожки, о санитарном состоянии территории, уборка зон отдыха (лесов), об обрезке деревьев, о трудоустройстве, установка аттракционов, о запрете курения в парках отдыха, освещения в лесопарковой зоне, оплата труда, о танцплощадке в парке имени Челюскенцев.
Как видно из описания поступивших обращений 70% обращений относится к благоустройству города. Проведя анализ предыдущих лет следует отметить, что указанная группа вопросов сохраняет свое лидерство, потому что в большинстве случаев для решения вопросов, поставленных в обращениях граждан, необходимы финансовые затраты, что ведет к более длительному периоду для решения этой группы вопросов.
Поэтому не всегда в полном объеме сиюминутно могут быть решены вопросы улучшения жилищных условий, ремонта жилищных помещений.
Все обращения граждан рассматриваются в установленные законодательством сроки
В ответы заявителям дали исчерпывающие ответы и принялись меры по недопущению повторных обращений.
Назначены в установленном порядке ответственные лица за работу с обращениями граждан.
Все повторные обращения были рассмотрены, заявителем направлены ответы в установленные законодательством сроки.
Увеличение количества повторных обращений указывает на факты отсутствия со стороны должностных лиц должного внимания к проблемам заявителя, формального подхода к рассмотрению их обращений.
Увеличение количества повторных обращений (в 2010 году 4 обращения) указывает на факты отсутствия со стороны должностных лиц должного внимания к проблемам заявителя, формального подхода к рассмотрению их обращений.
Одной из причин поступления повторных обращений граждан является отсутствие взаимопонимания с заявителями при первичных обращениях, неумением нормальным,доходчивым языком объяснить причину продолжительного выполнения каких-либо работ. Что в свою очередь вынуждает граждан, ввиду недопонимания, обращаться повторно.
В УП "Минскзеленстрой" за 2011 год не было случаев нарушения порядка рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, к дисциплинарной ответственности никто не привлекался.
В установленном порядке ведется прием по личным вопросам генеральным директором.
Проводятся выездные приемы граждан руководством в трудовых коллективах, дочерних предприятий, филиалов.
В связи со вступлением в силу Закона "Об обращениях граждан и юридических лиц" планируется в феврале месяце 2012 года провести семинар с ответственными специалистами по работе с обращениями граждан.
Заключение
За период прохождения прохождения производственной практике в УП "Минскзеленстрой" с 02.01 по 29.01.2012 года была изучена специфика работы с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой".
Были выполнены следующие задачи:
1. ознакомилась со структурой организации, основными подразделениями, и уставом УП "Минскзеленстрой"
2. изучила и проанализировала действующие нормативно-правовые и законодательные документы, регламентирующие работу УП "Минскзеленстрой";
3. ознакомилась со спецификой работы и основными документами, документовода предприятия.;
4. ознакомиться с содержанием конкретных делопроизводственных работ непосредственно на рабочем месте документовода УП "Минскзеленстрой";
5. закрепила и углубила теоретические знания, умения и навыки, полученные во время обучения по тематике "Обращения граждан в Республике Беларусь" и применила их на практике по работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" ;
6. Подобрала и проанализировала информацию, относящуюся к теме его дипломного исследования "Организация работы с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" и собрала необходимый эмпирический материал;
Все свои проделанные виды работы зафиксирова в дневнике и изложила в отчете о прохождении практики.
Размещено на Allbest.ru
Нормативно-правовое обеспечение работы с обращениями граждан. Контроль за рассмотрением обращения граждан. Проблемы, связанные с работой жилищно-коммунальных служб. Отдел по работе с обращениями граждан Законодательного Собрания Челябинской области.
курсовая работа , добавлен 20.04.2012
Право граждан на обращение в государственные органы. Формы работы с обращениями граждан, их эффективность. Особенности организации работы с обращениями граждан в Гомельском областном исполнительном комитете. Выявление недостатков, разработка рекомендаций.
курсовая работа , добавлен 19.01.2016
Государственная политика в сфере работы с обращениями граждан в Российской Федерации. Правовая основа работы с обращениями граждан в органы государственной власти. Организация личного приема. Поступление и регистрация письменного обращения граждан.
дипломная работа , добавлен 28.06.2012
Законодательные и нормативно-правовые основы работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Анализ деятельности Администрации г. Челябинска по работе с обращениями граждан, выявление проблем и разработка рекомендаций по их решению.
курсовая работа , добавлен 02.09.2012
Организация работы с обращениями граждан в Межмуниципальный отдел МВД России "Троицкий". Организационно-штатная структура. Порядок принятия и регистрации обращений граждан, основные пути совершенствования работы с ними в органах внутренних дел.
дипломная работа , добавлен 28.05.2016
Нормативно-правовые основы и административные процедуры при работе с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Организация работы с обращениями граждан: динамика количества, тематика обращения и социально-профессиональный состав заявителей.
курсовая работа , добавлен 19.04.2012
Нормативные акты, регламентирующие порядок работы с письменными обращениями граждан. Личный прием граждан. Анализ рассмотрения обращений граждан, поступивших на имя Президента и в адрес Администрации Президента Республики Башкортостан за 2008 г.
контрольная работа , добавлен 15.11.2010
История становления института обращений граждан в Республике Беларусь. Анализ нормативных актов, регламентирующих вопросы работы с обращениями граждан. Организация делопроизводства с обращениями граждан, порядок их рассмотрения. Личный прием граждан.
курсовая работа , добавлен 12.12.2011
Изучение нормативно-правовой базы по работе с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Анализ практики Администрации Калининского района г. Челябинска по работе с обращениями граждан, разработка ряда мероприятий по ее совершенствованию.
дипломная работа , добавлен 01.09.2012
Нормативные акты, регулирующие работу с обращениями граждан в Таможенные органы Российской Федерации. Порядок их регистрации, рассмотрения, исполнения, контроль за соблюдением последовательности действий. Процедуры ответа на письменные и устные обращения.
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДУБЕНСКИЙ РАЙОН
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ОБЩЕГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ
МО ДУБЕНСКИЙ РАЙОН ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В целях повышения эффективности и результативности работы общего отдела администрации муниципального образования Дубенский район по работе с обращениями граждан, регламентации и оптимизации деятельности сотрудников отдела, руководствуясь статьей 33 Конституции Российской Федерации, статьей 32 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом РФ от 02.05.06 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, статьями 22, 25 Устава муниципального образования Дубенский район:
1. Утвердить Регламент общего отдела администрации муниципального образования Дубенский район по работе с обращениями граждан (приложение).
3. Распоряжение вступает в силу со дня его опубликования.
Глава администрации
муниципального образования
Дубенский район
С.К.ПУСТОВОЙТОВ
Приложение
к распоряжению главы администрации
МО Дубенский район
от 06.11.2007 N 39-р
РЕГЛАМЕНТ
ОБЩЕГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДУБЕНСКИЙ РАЙОН ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
1. Общие положения
1.1. Регламент общего отдела администрации МО Дубенский район (далее - общий отдел) в части работы с обращениями граждан разработан в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом муниципального образования Дубенский район, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области, утвержденной Постановлением губернатора Тульской области от 15.05.2007 N 26-пг, Административным регламентом исполнения государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан и личного приема граждан в администрации Тульской области", утвержденного Постановлением губернатора Тульской области от 28.09.2007 N 480, Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, Положением об общем отделе администрации МО Дубенский район, утвержденным распоряжением главы администрации МО Дубенский район от 31.06.2005 N 422-р, Регламентом работы администрации МО Дубенский район, утвержденным Постановлением главы администрации МО Дубенский район от 10.07.2006 N 470, и другими нормативными правовыми актами.
1.2. Регламент определяет порядок организации работы специалистов общего отдела по работе с обращениями граждан администрации МО Дубенский район.
1.3. Основными задачами общего отдела в части рассмотрения обращений граждан являются:
1) обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства, адресованных главе администрации МО Дубенский район, администрации МО Дубенский район, заместителям главы администрации МО Дубенский район;
2) осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в администрации МО Дубенский район;
3) анализ обращений граждан, подготовка информационных и аналитических материалов.
1.4. Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) своевременно рассматривает обращения граждан, а также обеспечивает их направление для рассмотрения в соответствующие подразделения администрации МО Дубенский район, органы местного самоуправления Дубенского района, территориальные федеральные органы исполнительной власти, организации в соответствии с их компетенцией;
2) осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации МО Дубенский район и его заместителей;
3) организует прием граждан главой администрации МО Дубенский район, руководителями органов исполнительной власти и руководителями подразделений аппарата администрации;
4) проводит информационно-аналитическую работу по обращениям граждан:
а) организует централизованный учет обращений граждан;
б) формирует на основе обращений граждан банк данных и обеспечивает получение из него сведений по запросам должностных лиц администрации МО Дубенский район;
в) осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных обратившимися гражданами;
г) информирует главу администрации о количестве, характере и сроках исполнения обращений граждан;
5) ведет справочную работу по поступившим письменным и устным обращениям граждан, информирует население о местонахождении и номерах телефонов должностных лиц;
6) готовит материалы по вопросам, касающимся обращений граждан, для освещения их в средствах массовой информации;
7) ведет архив обращений граждан.
1.5. Работа с обращениями граждан возложена на ведущего специалиста общего отдела, ответственного за эксплуатацию АП РКС, и ведущего специалиста общего отдела - секретаря руководителя администрации МО Дубенский район под руководством начальника общего отдела (далее - специалисты общего отдела).
1.6. Основные задачи и функции специалистов общего отдела по работе с обращениями граждан устанавливаются в соответствии с Федеральным законом РФ от 02.05.06 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, Положением об общем отделе, которое утверждено распоряжением главы администрации МО Дубенский район от 21.06.05 N 422-р.
1.7. Функции муниципального служащего по работе с обращениями граждан закреплены в должностных инструкциях.
1.8. Несоблюдение требований настоящего Регламента муниципальным служащим по работе с обращениями граждан влечет его дисциплинарную ответственность, установленную законодательством РФ, законами и иными нормативными правовыми актами Тульской области, администрации муниципального образования Дубенский район.
2. Порядок планирования и организации работы общего
отдела в части работы с обращениями граждан
2.1. Специалисты общего отдела по работе с обращениями граждан осуществляют свою деятельность на основе перспективного и текущего планов работы.
2.2. Перспективный план составляется на календарный год. На основании перспективного плана составляется текущий поквартальный план с уточнением мероприятий и сроков их проведения.
3. Порядок исполнения поручений начальника общего отдела
3.1. Начальник общего отдела в пределах своей компетенции может давать поручения (поручение-распоряжение начальника общего отдела в устной или письменной форме по основным направлениям работы с обращениями граждан) специалистам по работе с обращениями граждан общего отдела.
3.2. Поручения исполняются в соответствии с определенными в них сроками.
4. Организация работы с письменными обращениями граждан
4.1. Специалист общего отдела обеспечивает своевременную регистрацию обращений граждан, адресованных главе администрации МО Дубенский район, его заместителю, а также их направление для рассмотрения в структурные подразделения администрации МО Дубенский район, органы местного самоуправления Дубенского района, организации в соответствии с их компетенцией.
4.2. Письменные обращения граждан, полученные по почте, принимаются специалистом общего отдела. В этом случае конверт вскрывается, проверяется его содержимое, в случае обнаружения фактов недовложения составляется акт. Письменные обращения могут приниматься непосредственно от граждан. В этом случае на руки заявителю выдается расписка о получении обращения (по требованию заявителя).
4.3. Регистрация письменных обращений граждан осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан в базе электронного документооборота в срок до 3 дней с момента получения.
4.4. На лицевой стороне первого листа письма в правом нижнем свободном углу проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера, состоящего из шифра района проживания заявителя, тематического шифра, раскрывающего основное содержание письма (телеграммы), обращения, заявления, жалобы, первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и номера, соответствующего очередности поступления письма (телеграммы), обращения, заявления, жалобы от данного заявителя по одному и тому же вопросу (например: 12-08-А-3456/1).
При поступлении обращений граждан с сопроводительным письмом на нем проставляется штамп.
4.5. После регистрации письменные обращения направляются начальнику общего отдела, а затем обращения, поступившие на имя главы администрации МО Дубенский район, - на подпись и визирование главе администрации.
4.6. Письма граждан с резолюциями возвращаются в общий отдел для внесения изменений в базу данных и передачи их на исполнение в соответствии с поручениями должностных лиц.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение трех дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы местного самоуправления или должностным лицам.
Письма граждан с подписанными резолюциями (поручениями) переадресуются и передаются в соответствии с поручением руководителя ответственному исполнителю.
Если поручение по письму дано нескольким руководителям, то работу по нему координирует руководитель, указанный в поручении первым, который готовит окончательный ответ заявителю и должностному лицу органа местного самоуправления, давшему поручение, ему направляются подлинник письма и поручения, остальным - копии для рассмотрения и подготовки информации по данному обращению.
Специалист общего отдела уведомляет заявителя о направлении письма для рассмотрения.
4.7. Письма граждан, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию администрации МО Дубенский район, в семидневный срок со дня регистрации подлежат переадресации в компетентный орган. Переадресация оформляется сопроводительным письмом, подписанным начальником общего отдела. Заявитель уведомляется о переадресации поданного им обращения.
4.8. Письмо снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение, на основании информации или иного документального подтверждения его исполнения.
4.9. Письменное обращение, поступившее в администрацию муниципального образования Дубенский район, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
В отдельных случаях срок рассмотрения письма (обращения) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц. Исполнитель готовит служебную записку с просьбой о продлении срока обращения не позднее чем за 3 дня до истечения первоначального срока исполнения обращения.
Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 7 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены.
4.10. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям, руководителю согласно его поручению и вышестоящему органу, поставившему данное обращение на контроль.
Ответы заявителям регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
4.11. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляют начальник общего отдела и руководители подразделений администрации МО Дубенский район, которым поступило письмо на исполнение.
4.12. Ответ на обращение, поступившее в орган местного самоуправления по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.13. Если в структурное подразделение администрации МО Дубенский район поступило обращение не по принадлежности, то в течение двух дней оно подлежит возврату в общий отдел с приложением мотивировки возврата.
4.14. Отдельные обращения граждан рассматриваются в порядке, установленном статьей 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ". Такие обращения рассматриваются комиссионно с составлением акта. В состав комиссии входят заместитель главы администрации по социальным вопросам и управлению аппаратом, начальник общего отдела, специалист общего отдела, ответственный за эксплуатацию АП РКС. Заявителю направляется соответствующее уведомление.
4.15. Специалистом по работе с обращениями граждан подекадно направляются исполнителям поручений напоминания, сроки исполнения которых истекают или уже истекли.
4.16. Сформированные дела хранятся в архиве общего отдела и уничтожаются в соответствии с номенклатурой дел по истечении установленных сроков хранения.
5. Порядок организации личного приема граждан
5.1. Личный прием граждан главой администрации МО Дубенский район осуществляется еженедельно во вторник.
5.2. Запись посетителей на личный прием осуществляется в день приема средствами программного обеспечения "Письмо", а также предварительно за день до приема или в день приема ведущим специалистом общего отдела - секретарем руководителя администрации МО Дубенский район с 8-00 до 10-00 с распечаткой карточки личного приема граждан.
Ответственные специалисты поручения, данные руководителем на приеме, направляют исполнителям. Контроль исполнения поручений руководителей осуществляет начальник общего отдела.
Учетные данные о проведенном приеме должностными лицами вводятся в электронную базу данных.
5.3. На каждого обратившегося заполняется карта личного приема с указанием фамилии, имени и отчества, адреса проживания, социального и льготного статусов, вопроса обращения.
5.4. Специалист по работе с обращениями граждан в случае повторного обращения осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.
5.5. Запись гражданина на повторный прием к главе администрации осуществляется не ранее получения им ответа на первичное обращение либо в том случае, если ответ на первичное обращение не получен, однако установленный срок рассмотрения обращения истек.
5.6. Результат приема заносится в карточку личного приема граждан. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема, подтверждаемая личной подписью заявителя.
5.7. Карточки личного приема направляются в общий отдел для регистрации в базе данных и рассмотрения в установленном порядке.
1 раз в год: заместитель главы администрации муниципального образования Дубенский район, руководители структурных подразделений администрации муниципального образования Дубенский район, муниципальных предприятий и районных подразделении федеральных служб. Для участия в "Прямой линии связи" привлекаются специалисты, отвечающие за определенное направление в работе.
Организует "Прямую линию связи" сектор по организационно-контрольной работе администрации муниципального образования Дубенский район. Для ее проведения составляется график проведения на год, в котором указываются дата, время проведения, телефон, фамилия, имя, отчество и должность отвечающего на вопросы, тема, по которой даются ответы на вопросы. Сведения по каждому сеансу "Прямой линии связи" доводятся до населения через средства массовой информации: районную газету "Наследие" и муниципальную радиопрограмму "Дубенский вестник" и объявления.
7.4. В случае несоответствия ответов на обращения граждан предъявляемым действующим законодательством требованиям документы возвращаются на доработку исполнителям поручений.
7.5. В случае сезонности работ, выполнение которых необходимо для решения поставленных в обращении вопросов, планирования финансовых средств и т.д., обращение гражданина по решению должностного лица может быть поставлено на дополнительный контроль.
8. Порядок обеспечения доступа к информации
о деятельности по работе с обращениями граждан
8.1. Начальник общего отдела ежеквартально готовит данные для средств массовой информации о работе с обращениями граждан: их количестве, социальном и льготном статусах заявителей, тематике обращений, результатах рассмотрения.
8.2. Специалист общего отдела предоставляет обратившимся информацию справочного характера.
8.3. Информация для заявителей нормативного характера размещается на информационном стенде в администрации муниципального образования Дубенский район.
8.4. На основе статистических данных, сформированных средствами программного обеспечения "Письмо", готовятся аналитические справки по работе с обращениями граждан в администрации муниципального образования Дубенский район.
УТРАТИЛО силу - Постановление Главы Администрации г. ВЛАДИВОСТОКА ОТ 18.02.2005 г. N 169 Утверждено постановлением и. о. главы администрации г. Владивостока от 28.07.99 N 1352 ПОЛОЖЕНИЕ об ОТДЕЛЕ по РАБОТЕ с ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Админстрации г. ВЛАДИВОСТОКА I. Общие положения 1.1. Отдел по работе с обращениями граждан (далее именуется - Отдел) является структурным подразделением администрации города Владивостока и осуществляет работу по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан. 1.2. Структура и штат отдела утверждается главой администрации, его работу возглавляет начальник отдела. 1.3. Деятельность отдела по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан направляется и контролируется заместителем главы администрации. 1.4. Работники отдела в своей работе с обращениями граждан руководствуются действующим законодательством по вопросам рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, инструкцией по ведению делопроизводства в администрации города и настоящим Положением. II. Основные задачи и функции отдела Основными задачами и функциями отдела являются: 2.1. Организация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в нормативные сроки. 2.2. Организация приемов граждан по личным вопросам главой администрации и его заместителями. 2.3. Регистрация письменных обращений, изучение, оформление их в дела и передача на рассмотрение руководству администрации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей или в соответствующие структурные подразделения для принятия решения. 2.4. Изучение и анализ вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личных приемах, и на этой основе подготовка оперативной и периодической информации о количестве и характере обращений, поступивших в администрацию. 2.5. Подготовка на основе обобщения и анализа обращений граждан предложений по устранению причин, порождающих их обоснованные жалобы. 2.6. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации. 2.7. Осуществление проверок состояния работы по рассмотрению обращений граждан, оказание практической и методической помощи в организации этой работы в администрациях районов, отделах, управлениях и комитетах городской администрации. Изучение, обобщение и распространение положительного опыта организации приемов и рассмотрения обращений граждан. 2.8. Ведение делопроизводства по обращениям граждан, обеспечение хранения и своевременной передачи дел в архив, регистрация и рассылка адресатам ответов, подписанных главой администрации и его заместителями. III. Права По вопросам, отнесенным к компетенции отдела, ему предоставляется право: 3.1. Направлять в администрации районов, организации или хозяйственные органы письма граждан, относящиеся к их компетенции и ранее ими не рассматривавшиеся, в необходимых случаях с получением информации о принятых мерах. 3.2. Запрашивать от администраций районов, а также от структурных подразделений администрации города и подведомственных ей предприятий, организаций и учреждений информацию и другие дополнительные материалы, касающиеся вопросов, поставленных в письменных и устных обращениях граждан. 3.3. Требовать от руководителей структурных подразделений оформления ответов на обращения граждан в соответствии с инструкцией по делопроизводству. 3.4. Не принимать от исполнителей неправильно оформленные ответы. 3.5. Вносить на рассмотрение администрации вопросы о работе с письменными и устными обращениями граждан. 3.6. в случае необходимости вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе отдельных специалистов. IV. Организация работы с обращениями граждан 4.1. Организация личного приема граждан 4.1.1. Прием и рассмотрение обращений граждан в администрации осуществляют: глава администрации, заместители главы, начальники управлений и заведующие отделами. Прием граждан проводится в установленные графиком и доведенные до сведения граждан дни и часы. 4.1.2. График приема составляется на месяц ведущим специалистом отдела по работе с обращениями граждан до 25 числа, затем согласовывается со всеми внесенными в него должностными лицами, утверждается главой администрации, курирующим отдел, и вывешивается в здании администрации на доступном для обозрения месте, рассылается во все администрации районов г. Владивостока. 4.1.3. Прием граждан по личным вопросам осуществляется в приемной администрации. Запись граждан на прием к главе администрации г. Владивостока и его заместителям ведется работниками отдела согласно установленному графику. 4.1.4. Личный прием главы администрации и его заместителей обеспечивают специалисты отдела, а также другие должностные лица администрации по их решению. 4.1.5. Прием инвалидов ВОВ и труда, участников войны производится вне очереди. Записавшиеся на прием принимаются в порядке, согласно подготовленному заранее списку. 4.1.6. с гражданами, впервые пришедшими в приемную администрации, проводится беседа работником, ведущим запись на прием для выяснения вопроса и определения должностного лица или органа, к компетенции которого относится разрешение обращения. При этом выясняется, к каким должностным лицам или органам уже обращался заявитель и какое решение принято. Если заявитель ранее не обращался к компетентным лицам или органам по возникшему у него вопросу, то ему сообщается фамилия, имя, отчество, служебный адрес должностного лица, либо наименование и адрес органа, в который ему следует обратиться. 4.1.7. На все письменные и устные обращения заполняются контрольно - регистрационные карточки и заводятся "дела", в которые комплектуется документация, относящаяся к обращению. Решения, принятые руководителями по обращениям граждан, заносятся работником отдела в контрольно - регистрационные карточки, которые после окончания приема регистрируются и заносятся в компьютер. 4.2. Организация рассмотрения письменных обращений граждан 4.2.1. Письма граждан, поступившие в отдел документационного обеспечения управления делопроизводства, передаются в отдел по работе с обращениями граждан, где производится их регистрация. При этом на письмах работниками отдела проставляются регистрационный штамп, фиксирующий дату их поступления и регистрационный номер, а в необходимых случаях также штамп "контроль". 4.2.2. Все поступившие письма проверяются на компьютере на повторность поступления (по фамилии заявителя). Если обращение является повторным, то все материалы группируются в одном "деле", регистрационный номер остается первоначальным. 4.2.3. По содержанию каждого обращения отделом определяется кому из руководителей администрации, другим должностным лицам следует направить его для рассмотрения. 4.2.4. На рассмотрение руководителей администрации, как правило, передаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие через государственные органы, общественные организации, редакции центральных газет и журналов, коллективные и повторные обращения граждан. Указанная категория писем ставится на "контроль" и подлинники ответов на них подлежат возврату в отдел по работе с обращениями граждан. Письма граждан, требующие разъяснения положений действующего законодательства, а также не рассматривавшиеся ранее администрациями районов г. Владивостока, или хозяйственными органами, направляются отделом для принятия мер на месте, о чем сообщается заявителю. 4.2.5. Руководитель администрации изучает содержание поступившего обращения, а также документы, находящиеся "в деле", пишет на регистрационной карточке резолюцию, с указанием конкретных сроков рассмотрения обращения исполнителем и передает его помощнику, который после ознакомления с резолюциями руководителей, передает письма в отдел. Если на поступившее письмо требуется ответ в вышестоящие органы, дает одновременно указание помощнику о персональном контроле за исполнением своего решения по обращению, а также последующей подготовке проектов ответов в вышестоящие государственные и общественные организации, редакции центральных газет и журналов. 4.2.6. Уведомление граждан о мерах, принятых по их обращениям осуществляют руководители служб и хозяйственных органов, на рассмотрение которых были направлены письма. Копии ответов направляются в адрес администрации г. Владивостока. 4.2.7. При организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан отдел контролирует соблюдение сроков их исполнения: а) до одного месяца в случаях, когда требуется дополнительное изучение и проверка; б) до 15 дней в случаях, когда не требуется дополнительное изучение и проверка; в) заявления и жалобы военнослужащих и членов из семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней с момента их поступления в управления, комитеты, отделы и службы администрации города; г) в случае необходимости проведения специальной проверки и требования дополнительных материалов и принятия других мер, глава администрации и заместители могут в порядке исключения продлить срок исполнения заявления или жалобы, но не более чем на один месяц, а обращения военнослужащих и членов их семей не более, чем на 15 дней с последующим уведомлением лица, подавшего жалобу или заявление. 4.3. Контроль за исполнением решений по обращениям граждан 4.3.1. Контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан, осуществляет главный специалист отдела с помощью компьютера. Периодически работники отдела ставят в известность исполнителей об истечении сроков рассмотрения обращений граждан, о чем делаются соответствующие отметки. 4.3.2. Поступившие с мест ответы на обращения граждан, передаются отделом документационного обеспечения управления делопроизводства в отдел по работе с обращениями граждан. С содержанием полученного ответа работники отдела знакомят руководителей администрации, которые принимают решение о продлении контроля или прекращении производства по обращению ("в дело" и т. п.). Ответы, подписанные главой администрации или его заместителями, регистрируются и отправляются ведущим специалистом отдела. 4.4. Обобщение и анализ обращений граждан 4.4.1. Сведения о количестве и содержании вопросов, поднятых в письменных и устных обращениях граждан (раздельно) обобщаются с помощью компьютера по состоянию на 1 число каждого месяца, квартала. 4.4.2. Обобщение и анализ сведений о рассмотрении обращений граждан проводится ежемесячно, по итогам полугодия и года главным специалистом отдела по работе с обращениями граждан. Заместитель главы администрации - руководитель аппарата В.И. ШЕРЕНГОВОЙ __________________________________________________________________ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ВОПРОСАМ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
УТРАТИЛ СИЛУ:
Указ Губернатора Ивановской области от 13.11.2008 N 132-УГ ; НГР RU37000200800461
Постановляю:
Утвердить Положение об отделе по работе с обращениями граждан и Порядок организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ивановской области и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан (приложения 1 и 2).
Глава администрации
Ивановской области
В.ТИХОМИРОВ
Приложение 1
к постановлению
Главы администрации
Ивановской области
от 25.05.1998 N 385
1.1. Отдел по работе с обращениями граждан (далее именуется - отдел) является структурным подразделением аппарата администрации Ивановской области.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется , федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Главы администрации Ивановской области, Уставом Ивановской области , Положением об аппарате администрации Ивановской области, а также настоящим Положением.
2.1. В целях обеспечения рассмотрения обращений граждан отдел выполняет следующие функции:
2.1.1. Организует прием граждан руководителями администрации области и руководителями областных организаций в администрации Ивановской области.
2.1.2. Обеспечивает централизованный учет обращений граждан.
2.1.3. Направляет обращения граждан в соответствующие отделы, управления и комитеты администрации области, администрации городов и районов, на предприятия, в учреждения и организации для рассмотрения.
2.1.4. Создает на основе обращений граждан информационный фонд и обеспечивает подразделения администрации области сведениями, находящимися в компетенции отдела.
2.1.5. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан в отделах, управлениях и комитетах администрации области, в администрациях городов и районов, на предприятиях, в учреждениях и организациях и исполнением поручений по обращениям граждан.
2.1.6. Извещает граждан о результатах рассмотрения обращений в отделе.
2.2. В целях информационно-аналитического и методического обеспечения деятельности аппарата администрации области по рассмотрению обращений граждан отдел осуществляет:
2.2.1. Анализ и обобщение вопросов, которые ставят заявители в письмах и на личном приеме.
2.2.2. Оперативное и периодическое информирование руководителей аппарата области о количестве и характере обращений граждан.
2.2.3. Подготовку предложений об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы, на основе анализа и обобщения обращений граждан.
2.2.4. Изучение и обобщение опыта работы районных и городских администраций.
2.2.5.Изучение опыта работы соответствующих отделов в других субъектах Российской Федерации.
3.1. Работники отдела имеют право:
3.1.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и сведения от отделов, управлений и комитетов администрации области, администраций городов и районов, а также учреждений, организаций и должностных лиц.
3.1.2. Использовать государственные системы связи и коммуникации.
Взаимодействовать в установленном порядке с аппаратами Законодательного Собрания, представителя Президента РФ по Ивановской области, областного и районных судов, арбитражного суда, областной прокуратуры, а также с местными органами исполнительной власти.
3.1.4. Проводить проверку правильности и своевременности рассмотрения обращений граждан в отделах, управлениях и комитетах администрации области, администраций городов и районов, а также в учреждениях, организациях и на предприятиях области, доводить итоги проверки до руководителей аппарата администрации области для принятия соответствующих мер.
3.1.5. Участвовать и привлекать в установленном порядке специалистов аппарата администрации к подготовке проектов документов по поручению руководства.
3.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
3.1.7. Вносить руководству предложения о применении дисциплинарных мер в случаях нарушений подразделениями, отделами и должностными лицами администрации области установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, организации приема граждан.
3.1.8. Участвовать в обсуждении руководством аппарата администрации области вопросов, касающихся состояния работы с устными и письменными обращениями граждан, в организации исполнения принятых решений, а также совершенствовании форм и методов работы отдела.
Информационное, документационное, правовое, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности отдела, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляют соответствующие подразделения администрации Ивановской области.
3.2. Отдел несет ответственность за:
3.2.1. Обеспечение установленного порядка и сроков работы с обращениями граждан в аппарате администрации области.
3.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда в отделе.
4.1. Оперативное руководство отделом осуществляет заместитель руководителя аппарата администрации, начальник управления делопроизводства и контроля.
4.2. Начальник отдела по работе с обращениями граждан назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации области по представлению заместителя руководителя аппарата администрации, начальника управления делопроизводства и контроля, в установленном порядке.
4.3. Начальник отдела выполняет следующие функции по организации работ в отделе:
4.3.1. Руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение задач, возложенных на него и подчиненных ему специалистов.
4.3.2. Представляет структуру и штатное расписание отдела для утверждения заместителю руководителя аппарата администрации области, начальнику управления делопроизводства и контроля.
4.3.3. Вносит предложения о поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия заместителю руководителя аппарата администрации области, начальнику управления делопроизводства и контроля.
4.3.4. Распределяет обязанности между сотрудниками отдела, разрабатывает или участвует в разработке их должностных инструкций и положения об отделе.
4.3.5. Подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции.
Приложение 2
к постановлению
Главы администрации
Ивановской области
от 25.05.1998 N 385
1.1. Отдел по работе с обращениями граждан является структурным подразделением аппарата администрации Ивановской области и действует в соответствии с Положением об отделе, утвержденным постановлением Главы администрации области.
Специалисты отдела выполняют работу, связанную с централизованным учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя Главы администрации области, осуществляют анализ вопросов, поднимаемых гражданами, информируют о сложившейся ситуации руководство, выявляют причины появления жалоб и предлагают меры по их устранению.
Вопросы, поднимаемые в обращениях граждан, решаются в тесном взаимодействии со структурными подразделениями администрации области.
1.2. Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы.
Предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, на совершенствование правовой основы государственной и общественной жизни, на решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности государства и общества.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.
Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами частных предприятий, должностными лицами и общественными организациями.
Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации , действующим законодательством. Организация работы по обращениям граждан в аппарате администрации области регламентируется настоящим Порядком.
2.1. Письменные и устные предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан аппарата администрации области в день их поступления.
2.2. Обращения рассматриваются сотрудниками отдела в соответствии с их служебными обязанностями. Специалисты отдела сверяют указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес (уточняя его при необходимости), затем заводят на письмо (телеграмму) учетно-регистрационную карточку и вводят информацию в ПЭВМ.
2.3. Учетно-регистрационная карточка заполняется машинописно (2 экземпляра), все отметки делаются точно, не допуская двойных толкований.
Указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже), адрес, место работы, социальное положение и льготный состав (может заполняться после рассмотрения письма). При получении коллективного письма после указания одной-трех фамилий делается запись "коллективное", ссылка на социальное положение и льготный состав заявителей не делается;
Указываются дата поступления письма в администрацию и регистрационный индекс обращения при проставлении регистрационного штампа. Индекс письменного обращения состоит из индекса отдела и порядкового номера обращения (2/10, 2/11 и т. д.). Индекс, присвоенный письменному обращению, проставляется на всех документах переписки по данному вопросу;
Определяется и отмечается вид обращения: предложение, заявление, жалоба. Если отмечается "заявление", то указывается его оценочное значение (просьба, поздравление и др.);
Если поступило несколько писем одного и того же содержания от одного и того же автора, то в учетно-регистрационной карточке фиксируются дата поступления и регистрационный индекс предыдущего обращения заявителя по данному вопросу;
В графе "Организация, переславшая письмо, дата и индекс" указываются название организации, рассмотревшей и переславшей обращение в администрацию области, дата поступления письма в организацию и ее регистрационный номер;
Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание предложения, заявления или жалобы. При этом излагается существо обращения, указываются все вопросы, изложенные заявителем, проставляется шифр темы в соответствии с утвержденным классификатором тем обращений. Количество шифров тем на карточке должно соответствовать количеству затронутых в письме вопросов. Вопросы и соответствующие им шифры располагаются в порядке убывания их значимости;
Указываются фамилия и инициалы ответственного исполнителя - должностного лица, курирующего решение вопросов обращения (Главы администрации, заместителей Главы, руководителя аппарата администрации, начальника управления контроля и делопроизводства);
В виде проекта резолюции фиксируется предложение по исполнению полученного обращения и наименование организации -исполнителя или ФИО конкретного должностного лица с соблюдением юридических требований к написанию наименований государственных органов, учреждений и организаций, в которые направляется обращение;
Делаются соответствующие отметки, свидетельствующие о направлении письма на рассмотрение с контролем или без него. При проставлении отметки о контроле указывается дата возвращения письма в отдел по работе с обращениями граждан;
После выполнения решения, принятого по обращению заявителя, в учетно-регистрационной карточке указывается, когда, кем и какой ответ дан заявителю.
Один экземпляр карточки с письмом передается руководству и затем хранится вместе с перепиской по данному вопросу; второй экземпляр помещается в контрольную картотеку отдела; по окончании работы с обращением карточка помещается в общую картотеку.
2.4. Специалисты:
Проверяют письма, поступившие из канцелярии, на повторность;
Вводят данные заявителей в форме учетно-регистрационных карточек в базу данных ИПС "Бюро по обращениям граждан";
Наносят регистрационный номер на учетную карточку;
Распечатывают необходимые документационные формы и подбирают сопроводительные материалы;
Вносят предложения руководству аппарата администрации области о направлении обращений граждан в соответствующие подразделения администрации области, администрации городов и районов, на предприятия, в организации и учреждения;
Составляют справки о результатах работы по конкретным обращениям заявителей. В справке указывают следующие реквизиты: регистрационный номер обращения, дату поступления в администрацию области, фамилию и инициалы заявителя, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения обращения по всем затронутым в нем вопросам, причины, вызвавшие жалобу, и принятые меры, а также ссылка на метод работы с обращением (рассмотрение с выездом на место), дата исполнения поручений по обращению, должность, фамилия и инициалы исполнителя, характер ответа, данного заявителю. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. При отклонении рассмотрения обращения указываются причины отклонения. При работе с письмами граждан в аппарате администрации области справка о результатах рассмотрения обращения подписывается руководителем структурного подразделения аппарата администрации и визируется исполнителем. При рассмотрении обращений в отделах или управлениях администрации области, администрациях городов и районов справка подписывается руководителем отдела, начальником управления, главой районной или городской администрации. При их отсутствии справку подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя;
Проводят отбор предложений, заявлений и жалоб граждан по территориям и отдельным темам для подготовки обзоров почты, аналитических справок и информации. С этой целью корреспонденция, с которой работает отдел по работе с обращениями граждан, систематизируется в дела;
Проверяют правильность оформления документов и представляют их Главе администрации или заместителям Главы, руководителю аппарата, начальнику управления делопроизводства и контроля (должностному лицу, которое при поступлении обращения давало поручение по исполнению). При наличии недостатков или нарушений в работе по рассмотрению обращений граждан начальник отдела докладывает об этом руководству администрации области.
2.5. Окончательное решение по результатам рассмотрения обращений граждан принимают Глава администрации, заместители Главы, руководитель аппарата администрации, начальник управления делопроизводства и контроля.
Письменные контрольные обращения граждан, поступившие из Администрации Президента РФ, Правительства РФ, министерств, ведомств и от депутатов, рассматриваются в отделах аппарата администрации должностными лицами, в компетенции которых находится решение поставленных вопросов.
3.1. Повторные письма. Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с решением, принятым по обращению.
При поступлении повторных предложений, заявлений и жалоб граждан на них заводятся новые карточки регистрации и присваивается новый регистрационный индекс. При этом в соответствующей графе карточки указывается регистрационный индекс предыдущего обращения. На карточках, заведенных ранее по первому обращению, ставится отметка о поступлении повторного обращения. Кроме того, осуществляется подбор документов, имеющихся по письмам заявителя по аналогичному вопросу. При необходимости повторные письма ставятся на контроль.
3.2. Письма, вернувшиеся в отдел по работе с обращениями граждан как ошибочно направленные, передаются руководству отдела, которое изымает подписанные ответственным исполнителем сопроводительные письма и вносит соответствующие записи, в регистрационную карточку. Далее работа с возвращенными письмами ведется в установленном порядке. При этом обращения направляются на исполнение с тем же регистрационным номером и с датой нового направления.
3.3. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам обращений направляется информация о порядке проведения приема в отделе по работе с обращениями граждан аппарата администрации области, после чего просьбы о личном приеме оформляются и подшиваются в дело как исполненные.
3.4. Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, и письма некорректные по тону направляются ответственным исполнителем в архив отдела. При этом в учетнорегистрационной карточке в графе "Направлено" и на обращении ставится отметка "В архив". Аннотация такого письма в карточке регистрации должна содержать обоснование принятого решения.
3.5. Анонимные обращения. Письменные обращения граждан, в которых фамилии не указаны или написаны неразборчиво и которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о месте его работы или учебы, признаются анонимными. В учетной карточке в графе "ФИО" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается город или район по почтовому штампу. В случае, когда в обращении имеется неразборчивая подпись, делается пометка "Подпись неразборчива".
4.1. Обращения граждан должны рассматриваться в отделе по работе с обращениями граждан администрации области и направляться должностным лицам и в организации, компетентные в принятии решения по обращению, не позднее, чем в пятидневный срок со дня поступления в отдел. Исключением могут являться только обращения, содержание которых требует дополнительной работы по внесению предложений, о чем дается соответствующее обоснование в регистрационной карточке. При необходимости сотрудниками отдела направляется ответ заявителю о состоянии работы по обращению.
4.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в администрацию области, рассматриваются в срок не более тридцати дней со дня их поступления. Обращения граждан, не требующие дополнительной проверки, рассматриваются в срок до пятнадцати дней. При необходимости специальной проверки для разрешения заявления или жалобы, получения дополнительных материалов и сведений, проведения мероприятий по рассмотрению вопроса, срок работы с обращением может быть продлен до одного месяца, с сообщением об этом заявителю.
4.3. Для продления срока работы с обращением исполнитель за 4 - 5 дней до окончания установленного срока в письменной форме излагает просьбу на имя Главы администрации, заместителя Главы администрации, руководителя аппарата или начальника управления делопроизводства и контроля, содержащую обоснование причин продления срока рассмотрения обращения. При поступлении обращений граждан через вышестоящую организацию просьбу о продлении срока работы направляют в организацию, переславшую обращение, с подписью Главы администрации области или заместителя Главы администрации.
4.4. Письма военнослужащих срочной службы и членов их семей рассматриваются не позднее семи дней со дня их поступления. Продление срока их рассмотрения производится в соответствии с установленным порядком, но не более чем на пятнадцать дней.
4.5. Письма граждан, направляемые администрацией области для рассмотрения в другие организации, подлежат возврату одновременно с ответом о результатах их разрешения.
4.6. Все авторы обращений должны извещаться в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения присланные письма и телеграммы. Если заявителю извещение не посылается, то в аннотации к обращению указываются причины этого и делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.
Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, автор обращения извещается по телефону или на личном приеме. Об уведомлениях, переданных авторам писем по телефону или на личном приеме, специалисты делают запись на оборотной стороне учетно-регистрационной карточки.
Письмо анонимное;
Отсутствует полный адрес заявителя;
Извещение уже направлено заявителю (при одновременном получении нескольких обращений одного и того же автора по одному и тому же вопросу).
5.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, а также обращения, поступившие из вышестоящих органов исполнительной власти, требующие возврата и предоставления письменных ответов об исполнении обращения, специалисты отдела по работе с обращениями граждан ставят на контроль.
На контрольном письме и его учетно-регистрационной карточке проставляется штамп "Контроль" и делается соответствующая отметка в базе данных ПЭВМ. Учетно-регистрационная карточка помещается в контрольную картотеку на период решения вопроса.
5.2. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан следят за выполнением решений, принятых по письмам граждан, докладывают руководству о состоянии дел и по поручению руководства принимают меры к своевременному выполнению намеченных мероприятий.
5.3. Исполнитель (работник аппарата, отдел, управление администрации области, администрация города или района и т. д.) обязан курировать решение вопроса до срока окончательного ответа заявителю, установленного в отделе по работе с обращениями граждан, с уведомлением специалистов отдела о ходе выполнения поручения.
5.4. После окончания работы с обращением, поставленным на контроль, ответ об исполнении предложения, заявления или жалобы передается ответственному лицу (Главе администрации, заместителю Главы, руководителю аппарата, начальнику управления делопроизводства и контроля), курирующему решение вопроса, для ознакомления. Должностное лицо анализирует ответ на контрольное письмо, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращении вопросах. На ответе ставятся надпись "Ознакомлен" и личная подпись ответственного лица.
5.5. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные (не окончательные) ответы, с контроля не снимаются. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
6.1. Аналитическая работа в отделе по работе с обращениями граждан ведется под руководством начальника отдела и начальника управления делопроизводства и контроля.
6.2. Целью проведения анализа обращений граждан является изучение общественного мнения, выявление тенденций, типичности вопросов, затрагиваемых гражданами в обращениях, выработка выводов и предложений, направленных на устранение причин, порождающих жалобы населения или нарушение прав и интересов граждан, охраняемых законом, а также повышение эффективности функционирования исполнительных органов власти, совершенствование работы с письменными обращениями граждан и организации личного приема.
6.3. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан проводят по поручению начальника отдела ежеквартальный количественный учет и анализ характера обращений, подготавливают полугодовые и годовые отчеты - справки. Годовые отчеты по обращениям граждан в администрацию области должны быть представлены руководству администрации к 15 февраля следующего года, квартальные - к 20 числу месяца, следующего за отчетным периодом.
6.4. По мере необходимости составляются аналитические справки за более короткий период времени и по конкретным вопросам, затрагиваемым в обращениях граждан, а также по повторным и коллективным обращениям.
Информационно-справочная работа в отделе по работе с обращениями граждан организуется с использованием автоматизированной поисковой системы на базе ПЭВМ.
Кроме того, ведутся картотеки: картотека заявителей и картотека, сформированная по дате поступления обращений в отдел.
Картотека заявителей состоит из алфавитных карточек, которые заводятся на каждого заявителя ежегодно. В алфавитных карточках отмечаются фамилия и инициалы заявителя, место жительства, индекс регистрации предыдущих писем.
Вторая картотека формируется из регистрационных карточек обращений граждан, расположенных в соответствии с последовательностью их поступления в администрацию, и разделена по годам.
Поступившие в отдел предложения, заявления и жалобы граждан проверяются на предмет повторности обращения за трехлетний период по картотеке заявителей. При повторности письма по картотеке обращений определяются реквизиты предыдущего обращения и результаты его рассмотрения.
8.1. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется при проведении личного приема посетителей в отделе по работе с обращениями граждан аппарата администрации области.
Прием проводят Глава администрации, заместители Главы, руководитель аппарата администрации и его заместители. Кроме того, к проведению приема граждан привлекаются руководители структурных подразделений администрации области.
Прием граждан проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 10 до 13 часов и с 14 до 17-30 часов.
8.2. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан, по согласованию с руководством администрации, составляют график приема граждан в администрации области на следующий месяц, не позднее 25 числа каждого месяца. График приема граждан утверждается Главой администрации области и визируется начальником управления делопроизводства и контроля.
8.3. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заводится регистрационная карточка, устанавливается кратность письменного и устного обращения заявителя в администрацию области. При повторных обращениях делается запрос обо всех имеющихся в отделе по работе с обращениями граждан материалах по этому заявителю. Подобранные документы передаются должностному лицу, ведущему личный прием.
8.4. Специалист отдела по работе с обращениями граждан должен присутствовать при проведении приема посетителей Главой или заместителями Главы администрации области.
Специалисты отдела следят за четкой организацией приема, при необходимости составляют письма организациям - исполнителям и представляют их на подпись руководителю, ведущему личный прием.
8.5. После проведения приема посетителей специалисты отдела по работе с обращениями граждан контролируют процесс исполнения принятых на приеме решений.
| Название документа: | ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ВОПРОСАМ РАБОТЫ С... |
| Номер документа: | 385 |
| Вид документа: | Постановление Главы Администрации Ивановской области |
| Принявший орган: | Губернатор Ивановской области |
| Статус: | Недействующий |
| Опубликован: | СОБРАНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ N 11(101) от 15.06.1998 |
| Дата принятия: | 25 мая 1998 |
| Дата редакции: | 25 мая 1998 |
