В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.
Мнение эксперта
Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков
У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.
Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.
Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.
В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:
При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:
Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.
Шаг 1
На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.
Шаг 2
Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.
Шаг 3
Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.
Шаг 4
Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.
Шаг 5
В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.
При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.
Шаг 6
В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.
Шаг 7
Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.
Шаг 8
Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Шаг 9
При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.
Шаг 10
Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».
Таблица
| Предоставляемые работником документы-основания | Кадровые документы, которые необходимо оформить |
| При изменении фамилии | |
| Личное заявление; копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака); | Приказ о внесении изменений в учетные документы; изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2); внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54); новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования |
| При изменении места жительства | |
| Личное заявление; копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства | Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника; изменения в личной карточке работника (форма № Т-2) |
| При изменении образования | |
| Личное заявление; копия документа об образовании | Дополнения на титульном листе трудовой книжки; дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2) |
| При изменении паспортных данных | |
| Личное заявление; копия паспорта с новыми данными | Приказ о внесении изменений в учетные документы работника; изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2) |
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Каждый российский гражданин наделен правом смены фамилии, о чем отмечено в ряде законодательных актов. Процедура осуществима дееспособными гражданами при достижении совершеннолетия. Если гражданин официально трудоустроен, то ему необходимо изменить персональные данные в трудовом договоре, включая дополнительное соглашение.
Под термином «фамилия» подразумевается родовое имя человека, которое унаследовано им от предков.
Как правило, она указывает на принадлежность человека к определенному роду. Помимо него человек при наделяется личным именем и отчеством, в основе которого лежит имя отца.
В соответствии с нормативами законодательных актов в документах и официальных документах указываются полные персональные данные, включая личное имя и отчество.
Они позволяют выделить гражданина из общей массы людей, которые входят в определенные отношения в сфере общественной деятельности.
Право гражданина на обладание собственным именем обеспечивается зашитой, порядок которого установлен указаниями и .
При перемене фамилии гражданин имеет право истребовать внесения записи в документы, которые были оформлены на его прежнее имя.
Правомочие относительно имени фиксируется органом ЗАГС в официальных документах, основными из которых является , .
Его прямое назначение заключается в идентификации личности в обществе, возникающих в нем отношениях, включая трудовые.
Любой житель Федерации, являющийся гражданином российского государства вправе изменить свои персональные данные.
Мера осуществима при достижении совершеннолетия, если гражданин признан дееспособным, отвечающим за свои поступки.
Смена фамилии происходит в индивидуальном порядке в зависимости от конкретных обстоятельств, сформировавшихся в жизни человека.
Например, при женщины, когда она желает сменить свою девичью фамилию на фамилию мужа. Не исключается вероятность смены фамилии мужчиной при тех же обстоятельствах.
Процедура замены паспорта может быть осуществлена только вслед за регистрацией нового имени гражданина.
Она производится органом ЗАГС сообразно предписаниям Федерального закона . Как показывает практика, встречаются случаи отказа в удовлетворении просьбы человека.
При этом орган ЗАГС должен обосновать свое решение, в противном случае гражданин вправе обратиться с претензионной жалобой в вышестоящую инстанцию, которая организовывает деятельность органа ЗАГС либо в орган надзора.
Он осуществляет контроль над исполнением государственных функций.
Что касается замены паспорта, то она производится территориальным отделением ФМС на основании поданного гражданином заявления. При обращении в него он заполняет бланк с унифицированной , которая утверждена законодателем.
Личные данные работника зафиксированы во всех документах, которые ведутся бухгалтерией и кадровой службой предприятия.
По общепринятым правилам в документы вносятся соответствующие корректировки, если у работника изменилась фамилия.
Они вносятся на основании приказа, издаваемого работодателем. Мера осуществляется сообразно подаваемого работником заявления, в котором выражена его просьба о внесении поправок.
Норма о внесении поправок в вследствие смены фамилии не уточняется трудовым правом.
Некоторые работодатели заключает с работником при смене фамилии образец в ЗАГС, на основании которого пишется заявление об осуществлении процедуры можно взять в указанном органе.
В нормативах отмечено, что дополнительное соглашение подлежит заключению в исключительных случаях. Они возникают при изменении условий, предусмотренных трудовым договором.
Нужно заметить, что смена фамилии не влияет на них никоим образом. Ее можно отнести в разряд недостающих сведений, отмеченных в указаниях и оформить дополнительным соглашением.
Условия трудового договора конкретизируют процесс исполнения работником функциональных обязанностей.
Как показывает практика, при смене фамилии работником многие работодатели оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору. При этом заверка внесенных корректировок осуществляется подписью сторон трудового договора.
Как правило, дополнительное соглашение составляется работодателем с целью внесения изменений в трудовой договор, чтобы придать им законную силу.
Законодатель не учредил его унифицированную форму, поэтому работодатель вправе составит дополнительное соглашение произвольно в соответствии с содержанием трудового договора с указанием основания его подписания.
Как правило, документ состоит из вводной и основной, заключительной части. Его заголовок должен содержать наименование документа, его порядковый номер, дату подписания.
В обязательном порядке указывается место подписания, то есть указывается населенный пункт.
Во вводной части указываются сведения о работодателе и работнике, которые являются сторонами трудового договора.
В нее заносится информация относительно персональных данных руководителя, его занимаемой должности и работника.
Основная часть дополнительного соглашения должна содержать:
В заключительной части соответственно нормативам законодательных актов содержатся подписи сторонами. Дополнительное соглашение скрепляется печатью работодателя.
Под подписью сторон проставляется дата. В нем необходимо отметить, от кого исходит инициатива его подписания. В сложившейся ситуации инициатором выступает работник.
Как правило, дополнительное соглашение обретает законную силу вслед за его подписанием сторонами. Оно составляется в двух экземплярах, один их которых остается у работодателя, другой отдается на руки работнику.
В соответствии с положениями нормативно-правовых актов подача заявления о внесении поправок в кадровую и бухгалтерскую документацию не обязательна.
Но его нужно написать, чтобы действия обрели некую юридическую значимость. К нему надлежит приложить документ, который подтверждает факт смены фамилии помимо паспорта с указанием приобретенной фамилии.
Например:
Работодателю предъявляются подлинники, с которых снимается их копия. Она вшивается в личное дело работника кадровой службой.
Видео: как составить дополнительное соглашение к трудовому договору
В соответствии с нормативами личное имя, отчество и фамилия должны гражданина быть зарегистрированы органом ЗАГС. Орган фиксирует его новую фамилию в специальной книге, содержащей акты гражданского состояния.
Он должен рассмотреть заявление о смене фамилии на протяжении одного месяца, о чем отмечено в Федеральном законе № 143-ФЗ.
Орган ЗАГС выдает новое свидетельство о рождении с указанием приобретенной фамилии. Что касается замены паспорта, то управление ФМС меняет старый паспорт на новый документ в продолжение 10 дней.
Срок установлен указаниями акта , предусматривающего оформление и выдачу документа гражданам.
Размер был увеличен на 650 рублей со времени вступления в законную силу Федерального закона , испущенного 27 декабря 2009 года.
Госпошлина оплачивается по специальным банковским реквизитам, которые установлены законодателем в каждом регионе индивидуально. Граждане не должны допустить ошибку и правильно их указать при совершении платы.
Уточнить информацию о банковских реквизитах можно в любом подразделении ФМС.
Кадровая служба, бухгалтерия работодателя вносят корректировки в документы, которые они ведут, на основании изданного им приказа.
К ним относятся:
Приказ о внесении корректировок регистрируется кадровой службой в журнале, предусмотренном для регистрации приказов.
Она знакомит с приказом работника под роспись, бухгалтерию, которая также вносит поправки в свою документацию.
В трудовую книжку можно внести изменения на основании свидетельства о заключении официального брака, о чем отмечено в пункте 26 постановления Правительства РФ . Акт опубликован 16 апреля 2003 года за номером 225.
При этом на титульной странице трудовой книги зачеркивается старая фамилия, рядом записывается новая.
Что касается личной карточки, то она подлежит заполнению на основании документа, удостоверяющего личность работника – паспорта.
Она не переписывается из-за смены фамилии. Запись приобретенной фамилии осуществляется рядом состарой с последующим ее перечеркиванием.
В его указаниях подчеркнуто, что документацию необходимо внести новые данные работника, которые заверяются подписью работника кадровой службы. В остальную документацию бухгалтерии и кадровой службы изменения заносятся аналогично.
Вопросы, касающиеся смены фамилии на федеральном уровне регламентируются рядом правовых актов. Помимо них регламентация осуществляется нормативными актами органов, исполняющих функции государства.
Что касается вопроса смены фамилии ввиду вступления в законный брачный союз, при его официальном расторжении, то регламентация производится указаниями Семейного кодекса.
Гражданский кодекс, часть первая. Его положениями закреплена норма о приобретении гражданином прав и выполнения обязанностей под собственным именем.
Сообразно его под личным именем подразумевается родовое имя, то есть фамилия, собственное имя и отчество, наделяемое по имени отца.
Подлинность собственного имени, личность гражданина заверяется паспортом, являющимся основным документом.
Федеральный закон:
| Номер | Описание |
| Акт испущен 15 ноября 1997 года под номером 143-ФЗ | «Об актах гражданского состояния». В нем определен порядок осуществления смены фамилии, оформления сопутствующих процедуре документов. Кроме того, установлены органы, в функциональные обязанности которых входит фиксирование всех изменений гражданского состояния населения страны |
| Он издан 27 июля 2010 года под номером 210-ФЗ | . Законодатель его положениями закрепил нормы предоставления услуг по замене документов вследствие смены собственного имени российских граждан. Также установлен порядок оплаты оказываемых населению страны услуг государственными органами и муниципальными образованиями |
| Акт издан законодателем 27 июня 2006 года под номером 152-ФЗ | «О персональных данных». В нем отмечено, что в число персональных данных входит любая информация относительно собственного имени физического лица. Под ним подразумевается его фамилия, личное имя и отчество |
Постановление:
Их изменения подлежат обязательной фиксации во всех документах, имеющих непосредственное отношение к реализации его жизнедеятельности во всех сферах.
Законодатель его указаниями поставил задачу перед исполнительным органом ФМС задачу о введение актов, позволяющих организовать выдачу документов соответствующего образца российским гражданам.
Его основная цель заключается в установлении государственных гарантий, позволяющих обеспечить право на труд российских граждан, защитить интересы работника и работодателя.
Каждый работодатель должен создать благоприятные условия труда своим работником.
Его основными задачами является создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.
И в заключение необходимо заметить, что работодатель может внести корректировку в документы на основании приказа без подписания дополнительного соглашения.
Но такое его действие при возникновении определенных обстоятельств может вызвать различного рода толки. При осуществлении проверок трудовой инспекцией оно будет расценено как неправомерное действие.
Смена фамилии – достаточно распространённое явление в трудовой среде, в процессе которого можно опционально заключить доп. соглашение к трудовому договору об изменении фамилии (образец 2019 года). Изменение фамилии (регламентируется ФЗ № 3 за 2006 год) подразумевает обновление персональных данных, а это значит, что все документы, содержащие ФИО сотрудника, нужно обновить. Если проигнорировать обновленные данные, то в определенный момент может возникнуть неразбериха с бумагами подчиненного во время визита инспектора.
О смене фамилии в контексте трудового контракта идет речь в статье № 57 ТК РФ. Она содержит информацию о том, что все недостающие данные необходимо вносить в договор. Однако некоторые юристы утверждают, что новая фамилия относится к измененным, а не к недостающим данным, поэтому можно сделать вывод, что ТК РФ четко не регулирует этот процесс.
Во избежание возможных нарушений трудового законодательства все же рекомендуется составить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии. Таким образом, трудовые отношения между руководителем и работником будут продолжаться на легитимных основаниях.
К возможным ситуациям, когда сотрудник прибегает к смене фамилии, относят:
Смена фамилии проходит по инициативе самого сотрудника. ТК РФ не требует, чтобы заявление оформлялось в письменной форме, однако целесообразно оформить его именно таким образом. Перед тем как внести изменения в трудовой договор, к заявлению необходимо добавить ксерокопию документа, удостоверяющего личность, где указана обновленная информация, а также документ, который выступает в качестве подтверждения самого факта смены персональных данных (в большинстве случаев это – свидетельство о заключении брака). Получив заявление, руководитель обязуется составить приказ.
Подготовкой указа занимается сам руководитель или его уполномоченное лицо, оперирующее кадровыми вопросами. Если речь идет о крупных предприятиях, то там составление приказа может поручаться даже обычному бухгалтеру из отдела кадров или секретарю. Факт заключения указа вносится в журнал регистрации приказов.
Читайте также Порядок оформления доплаты за совмещение должностей
Унифицированного бланка с образцом составления приказа о дополнительном соглашении нет, но при его составлении рекомендуется указывать следующую информацию:
Заключения дополнения недостаточно для изменения персональных данных сотрудников. На основе приказа также требуется отредактировать ФИО в трудовой книжке, добавить изменения в личную карточку формата Т-2, табель и график работы. Кроме того, потребуется запросить новую карточку для выплаты зарплаты и страховой полис. Далее во всех последующих документах необходимо указывать новую фамилию.
Существует достаточно много разновидностей доп. соглашений, поскольку трудовое законодательство РФ требует заключать такие документы при смене любых существенных положений трудового договора, при этом составляется соглашение исключительно в двухстороннем порядке.
В документе нужно попросту продублировать часть трудового договора с ФИО работника, при этом изменив в нем фамилию. Номер доп. соглашения к трудовому договору об изменении фамилии (образец 2019 года) зависит от количества дополнений к контракту.
Дополнение к договору о смене фамилии обязательно нужно хранить в двух экземплярах (один из них выдается на руки сотруднику) – оно будет выступать в качестве доказательства в случае возможных трудовых споров.
Куда более трудоемким выходом будет редактирование содержания самого договора, после чего стороны обязуются заново заверить соглашение своими подписями. Бывают примеры, когда с целью страховки от возможных конфликтов, кадровые специалисты одновременно вносят поправки в договор, а также заключают дополнение к нему.
Как было сказано выше, при изменении паспортных данных необходимо вносить новую запись в трудовую книжку, при этом действуют нижеуказанные правила:
При смене персональных данных специалистам кадровой службы необходимо внести изменения в трудовой договор. Для этого уполномоченные лица должны изготовить . Это действие будет выполнено согласно нормам трудового законодательства.
К ситуациям смены фамилии относятся:
Для внесения изменений должны быть основания, которые подкрепляются документально.
Документы должен предоставить сам работник лично. Перечень необходимых бумаг:
Инструкция:
Существует заявление установленной формы АДВ-2. Применяют документ при смене страхового свидетельства ПФ. Существует специальная форма бланка и утверждена она Постановлением правления ПФ РФ № 2п от 11.01.2017г .
Документ заявления содержит следующую информацию:
При составлении всех документов нужно быть внимательным, чтобы грамотно заполнить и не допустить ошибок.
Всей текущей документацией, в том числе и изготовлением приказа, занимается в организации уполномоченный сотрудник отдела кадров.
На крупных предприятиях этим сотрудником является инспектор кадрового отдела, но иногда эти обязанности возлагают на бухгалтера или секретаря. Установленной формы приказа на уровне законодательства не существует, поэтому издаётся он в свободной форме.
Приказ содержит следующую информацию:
Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации , иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой. Инспектор ОК или иное лицо, исполняющие эти обязанности, должен все делать по закону.
Смена фамилии.
Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя
, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур
, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы:
Заявление адресуется руководителю предприятия , далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.
Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление : Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.
Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись . Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой , кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.
Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).
Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека.
Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы , ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента , они или зависнут, или будут возвращены обратно.
По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.
Изменение фамилии в трудовой книжке.
Поступление заявления является основанием для издания приказа о внесении изменений в ТД
и иные документы, где упоминаются персональные сведения о сотруднике. Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.
Приказ это обычный, произвольной формы , готовится инспектором по кадрам. В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.
Важно! Необходимо правильно определиться с датой приказа. Все должно быть в логической связи: приказ основывается на заявлении, а это значит, что приказ должен быть датирован одним-двумя днями позже числа, когда поступило обращение.
Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух. Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.
Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно.
ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп. соглашения.
Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы , и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации.
Смена фамилии.
