Приказы по личному составу пример. Составление и оформление приказов по личному составу. Поощрения и дисциплинарные взыскания

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника.

Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

· все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами;
· эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;
· первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Таким образом, если Госкомстатом России разработаны и утверждены формы приказов (распоряжений) по кадрам, то операции, связанные с движением кадров и оплатой труда, должны оформляться по этим формам.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

· №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
· №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
· №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
· №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
· №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
· №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
· №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;
· №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»;
· №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
· №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
· №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
· №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а»-«в» реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.

Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

Наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным - начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
2) флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ. При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания. При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Вот какие требования предъявляются ГОСТам к каждому реквизиту приказа:

· наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования на русском языке). Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (его в скобках помещают ниже полного или за ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации;
· наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000). В данном случае - это приказ. Слово «приказ» может печататься прописными или строчными буквами;
· датой приказа является дата его подписания руководителем организации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 6 августа 2005 года оформляется следующим образом: «06.08.2005». Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «06 августа 2005 г.», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например «2005.08.06»;
· приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).
· В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Место составления или издания приказа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Например, если наименование организации включает слово «московский», указывать в приказе «город Москва» необязательно. Место составления или издания приказа указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения;
· заголовок к тесту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;
· текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. В тексте документа, подготовленного на основании раннее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату, регистрационный № документа, заголовок к тексту (например, основанием издания приказа об изменении существенных условий трудового договора работник по ч.1 ст.73 ТК РФ в соответствии с законодательством является приказ об организационных или технологических условиях труда). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д.; то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
· Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д. В приказе организации действующей на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа словом «Приказываю», которое печатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора).
· Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
· Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ;
· проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).
· Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
· По поручению руководителя предприятий приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляются прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска, объявление поощрений и взысканий.

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций - приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«БАЛАШИХИНСКИЙ ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Кириллова Елена Александровна

магистр, преподаватель спецдисциплин

Специальности: 034702

« Документационное обеспечение управления и архивоведение»

г.о. Балашиха

Содержание:

Пояснительная записка

При изменении отпусков и предоставлении отгулов

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении режима рабочего времени

Образцы формулировок приказов по личному составу При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении персональных данных

Образцы формулировок приказов по личному составу При наложении дисциплинарного взыскания и отстранении от

Образцы формулировок приказов по личному составу При обучении

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении условий труда

Образцы формулировок приказов по личному составу Приказы по основной деятельности, подготавливаемые отдел

14.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Важное значение приобретают вопросы формирования и закрепления нового представление о становлении кадровой службы в организациях и функционировании современной системы в соответствии с Трудовым законодательством в Российской Федерации. Раскрыть узловое для организации кадровой службы понятие, его правовой статус; принципы кадровой службы; законодательные основы о кадровой службе в РФ; взаимосвязь работника и работодателя. Главная цель: в настоящее время работодателям необходимы специалисты кадровых служб, досконально знающие трудовое законодательство, грамотно ведущие кадровую документацию и умеющие правильно оформлять трудовые отношения , высокого профессионального мышления, высокого профессионализма, чувства законности и справедливости. В изменяющихся условиях современного российского общества все более актуальным становится обновление и модернизация содержания образования.

Приоритетными ориентирами для личности в период ее осмысленного взросления становятся применение инновационных методов обучения, что позволяет повысить знания студента. Творческие задания, особенно практическое для обучающего, придает смысл обучению, мотивирует деятельность студентов. Исходя из особой практической значимости, в содержании курса специально выделены вопросы о роли кадровой службы в укреплении законности, защите прав работника и работодателя, о значении выработанных теоретических положений для практики кадровых служб. Неизвестность ответа и возможность найти свое собственное решение позволяет создать фундамент для сотрудничества, общения всех участников образовательного процесса, включая педагога. В целях более эффективного изучения кадровых основ разработано учебное пособие - сборник для студентов, обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение». В результате работы со сборником студенты должны:

1) иметь представление о кадровой службе, об основных закономерностях ее возникновения, функционирования и развития.

2) знать какими нормативными документами регулируется работа кадровых служб, какие документы необходимо иметь в кадровой службе; правила хранения и доступа к кадровым документам.

3) уметь создавать кадровую службу организации; оформлять кадровую документацию в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ; правильно работать с трудовыми книжками; обеспечивать хранение кадровой документации; определять сроки хранения кадровых документов.

Сборник разработан с учетом требований федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Весь материал подготовлен с учетом действующего российского законодательства на 1 января 2013 года.

Применение сборника в целях самообучения и самоконтроля поможет более эффективно освоить материал и подготовиться к экзамену. При использовании таблиц учебный материал усваивается на более глубоком уровне, чем при прослушивании лекций. Материал считается изученным в достаточной степени, если студент может составить и оформить нужный документ.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении отпусков и предоставлении отгулов

Заголовок приказа

(основание приказа)

Примечание

Изменение в отпусках, отгулы

Об отзыве из отпуска

ОТОЗВАТЬ Черникову Любовь Ивановну (таб. № 24) - заместителя главного инженера из ежегодного оплачиваемого отпуска с 25.06.2007 г. и предоставить оставшуюся часть ежегодного отпуска 7 календарных дней с 13.08 по 19.08.2007 г. включительно.

Основание: докладная записка главного инженера Красникова В. Н. об отзыве работника из отпуска от 21.06.2007 г., согласие Черниковой Л. И.

1. Личная карточка Т-2

2. График отпусков

О продлении отпуска

ПРОДЛИТЬ Михайлову Михаилу Петровичу (таб. № 939) - экономисту по труду планового отдела ежегодный оплачиваемый отпуск на 16 календарных дней с 30.07 по 14.08.2007 г. включительно в связи с болезнью Михайлова М. П. во время отпуска.

Основание: листок нетрудоспособности серия АЮ № 5679865, заявление Михайлова М. П. о продлении отпуска от 28.06.2007 г.

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

ПЕРЕНЕСТИ Петрову Виктору Маратовичу (таб. № 15) - электромеханику станционного цеха ежегодный оплачиваемый отпуск на следующий 2008 рабочий год в связи с производственной необходимостью.

Основание: служебная записка начальника станционного цеха Иванова И. И. от 05.06.2007 г., утвержденный график отпусков ЗАО «ВРЕМЯ» на 2007 г., согласие Петрова В. М. на перенос отпуска

1. График отпусков

О прерывании отпуска по уходу за ребенком

СЧИТАТЬ Волкову Зинаиду Николаевну (таб. № 115) - секретаря-референта канцелярии приступившей к работе 01.10.2007 г. после отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Основание: заявление Волковой З. Н. о выходе из отпуска от 31.10.2007 г.

Личная карточка Т-2

Табель учета рабочего времени

Об отмене ежегодного оплачиваемого отпуска

ОТМЕНИТЬ приказ № 615-о от 05.08.2007 г. о предоставлении отпуска Давыдову Петру Афанасьевичу (таб. № 167) - инженеру-электронику отдела технической эксплуатации в связи с болезнью и предоставить отпуск по заявлению работника в другое время.

Основание: служебная записка начальника отдела технической эксплуатации Романова Р. Р. от 05.08.2007 г., заявление Давыдова П. А., лист временной нетрудоспособности № 324-61 от 30.07.2007 г.

1. График отпусков

2. Табель учета рабочего времени

О замене части ежегодного отпуска компенсацией

Трудовым договором Хомич О. А. предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск 30 календарных дней. В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодно оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. На основании вышеизложенного ПРИКАЗЫВАЮ:

ЗАМЕНИТЬ Хомич Оксане Анатольевне - инженеру-программисту часть ежегодного оплачиваемого отпуска за период с 03.03.2006 по 02.03.2007 г. в размере двух календарных дней денежной компенсацией.

Отделу кадров внести соответствующую запись в личную карточку работника для учета выплат компенсаций за ежегодный отпуск

Основание: трудовой договор Хомич О. А. от 30.04. 2003 г. № 453/29, заявление Хомич О. А. от 26.11.2007 г.

1. Личная карточка Т-2

2. График отпусков

О предоставлении отгула за ранее отработанное время

ПРЕДОСТАВИТЬ:

Старикову Петру Петровичу (таб. № 443) - кабельщику-спайщику 5-го разряда аварийной бригады отгулы на 13 и 14.08.2007 г. за работу в выходные дни 10 и 11.02.2007 г. (приказ генерального директора ЗАО «ВРЕМЯ» от 01.02.2007 № 13).

Основание: заявление Старикова П. П. от10.08.2007 г. Приказ № 32-2 от 02.02.2007 г. о дежурстве в выходные дни

1. Личное дело

О предоставлении дополнительных дней отдыха в связи со сдачей крови

ПРИКАЗЫВАЮ:

Иванову Илье Ивановичу - слесарю-сантехнику 1-го разряда цеха СМП в связи с осуществлением донорских функций 23.01.2007 г. в соответствии со ст. 186 ТК РФ:

Предоставить дополнительные дни отдыха 23 и 24.01.2008 г.

Оплату за эти дни производить исходя из средней дневной тарифной ставки.

Основание: справка по форме № 401/у № 345-26,

служебная записка Иванова И. И.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении режима рабочего времени

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение режима рабочего времени

Об установлении режима неполной рабочей недели

УСТАНОВИТЬ:

Черниковой Ирине Ивановне (таб. № 25) - начальнику технического отдела как инвалиду 3-й группы общего заболевания:

1. С 02.07.2007 по 25.05.2008 г. включительно работу в режиме сокращенной рабочей недели с дополнительным выходным днем по пятницам.

2. Оплату труда производить пропорционально отработанному времени.

Основание: справка МСЭ-015 № 235183 от 22.05.2007 г., выданная Царицынским бюро МСЭ, Заявление Черниковой И. И. от 02.07.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени

УСТАНОВИТЬ:

Кацадзе Джемалу Джабаевичу (таб. № 890) - инженеру электросвязи группы электропитающих устройств с 01.02.2007 по 31.01.2008 г. сокращенную продолжительность рабочего времени 35 часов в неделю с сохранением полной оплаты труда.

Основание: справка МСЭ-13 № 541384 от 18.01.2007 г, ст. 92 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 23 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ

1. Табель учета рабочего времени

УСТАНОВИТЬ:

Никулиной Тамаре Яновне (таб. № 196) - инспектору по кадрам отдела кадров работу с неполным рабочим днем:

Ежедневно - начало работы в 9-15, окончание - в 15-30, с 12.03.2007 г. включительно, с оплатой пропорционально отработанному времени как матери, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет.

Основание: заявление Никулиной Т. Я. о предоставлении неполного рабочего дня от 05.03.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении режима неполного рабочего дня

1.УСТАНОВИТЬ:

Константиновой Елене Владимировне (таб. 123) - бухгалтеру 1-й категории бухгалтерии работу с неполным рабочим днем по графику:

понедельник, среда - начало работы в 08-30, окончание - в 16-30,

вторник, четверг - начало работы в 08-30, окончание - в 17-30,

пятница - начало работы в 08-30, окончание - в 16-15,

с 05.09 по 31.12.2007 г. включительно с оплатой труда пропорционально отработанному времени в связи с учебой без отрыва от производства в Государственном колледже технологии и управления.

Основание: заявление Константиновой Е. В. от 04.09.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об изменении режима рабочего времени

ИЗМЕНИТЬ:

Пушкиной Елене Ивановне (таб. №134) - оператору ЭВМ сектора приема и подготовки данных, работающей по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, режим работы на режим по графику сменности с 11.06.2007 г. включительно на период ежегодного отпуска Степановой С. П. и производить доплату в размере 40% от стоимости часа за работу в ночное время.

Основание: служебная записка начальника сектора приема и подготовки данных Петровой Н. Н. от 04.06.2007 г., согласие Пушкиной Е. И.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении ненормированного рабочего дня

УСТАНОВИТЬ:

Иванову Ивану Ивановичу (таб. №125) - ведущему инженеру отдела программного обеспечения ненормированный рабочий день с 02.03.2007 г.

Основание: служебная записка начальника программного обеспечения Данилова А. И. от 01.03.2007 г., утвержденный перечень должностей с ненормированным рабочим днем от 01.02.2007 г.

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Об установлении режима гибкого рабочего времени

РАЗРЕШИТЬ:

Хаустову Андрею Васильевичу (таб. № 11) - начальнику коммерческого отдела работу в режиме гибкого рабочего времени с обязательным ежедневным присутствием на рабочем месте не позднее 12-00 с 40-часовым суммарным количеством отработанных часов в неделю с 01.06 по 31.12.2007 г. включительно.

Основание: заявление Хаустова А. В. от 24.05.2007 г.

Об изменении режима рабочего времени, переводе на сменный режим

1. ПЕРЕВЕСТИ:

Евдокимова Илью Владимировича - инженера станционного оборудования с 25 марта 2007 г. на работу по сменному графику.

2. Суммированный учет рабочего времени для Евдокимова И. В. вести поквартально.

3. График работы и месячную норму труда установить в соответствии с утвержденным графиком сменности.

Основание: дополнительное соглашение № 1 от 24.03.2007 г. к трудовому договору Евдокимова И. В. № 341-2 от 01.10.2006 г.

Образцы формулировок приказов по личному составу при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Заголовок приказа	Формулировка приказа - распорядительная часть (основание приказа)	Примечание
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
О временном исполнении обязанностей с выплатой разницы в окладах	ВОЗЛОЖИТЬ: на Александрову Наталью Сергеевну - ведущего инженера по кадрам отдела кадров с 01.08 по 28.08.2007 г. включительно, на время ежегодного отпуска Исаева Н. Д., обязанности начальника отдела кадров с выплатой разницы в окладах. Основание: служебная записка начальника отдела кадров Исаева Н. Д. от 30.07.2007 г.; согласие работника Александровой Н. С.	1. Разница в окладах выплачивается, если замещение не является обязанностью работника, определенной трудовым договором или должностной инструкцией 2. В личное дело подшить копию приказа или выписку из приказа
О совмещении должностей и установлении надбавки	РАЗРЕШИТЬ: Черкез Алене Сергеевне (таб. № 56) - бухгалтеру бухгалтерии с 23.10 по 20.11.2007 г. включительно, на период ежегодного отпуска Морозовой В. В. - кассира бухгалтерии, совмещение в должности кассира. За совмещение установить надбавку в размере 50% должностного оклада кассира за фактически отработанное время. Основание: служебная записка главного бухгалтера Петровой В. А. от 19.10.07 г, дополнительное соглашение к трудовому договору Черкез А. С. № 1 от 19.10.2007 г.	См. ст. 60 2 ТК РФ
О поручении дополнительной работы в порядке совмещения профессии и установлении надбавки	ПОРУЧИТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ Елисеевой Елене Анатольевне - менеджеру по работе с клиентами отдела продаж по профессии уборщика служебных помещений в порядке совмещения профессии на время отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет Ивановой Светланы Сергеевны, уборщика служебных помещений. ПРИСТУПИТЬ Елисеевой Е. А. к дополнительной работе по совмещаемой профессии с 15.05.2008 г. УСТАНОВИТЬ Елисеевой Е. А. ежемесячную надбавку за совмещение профессии в размере 30% к должностному окладу Елисеевой Е. А.по основной работе. ВЫПОЛНЯТЬ Елисеевой Е. А. дополнительную работу по профессии уборщика служебных помещений в полном объеме в соответствии с рабочей инструкцией уборщика служебных помещений в рамках режима рабочего времени основной работы, предусмотренного правилами внутреннего распорядка и трудовым договором. НАЧИСЛЯТЬ Елисеевой Е. А. надбавку за совмещение профессии в размере пропорционально отработанному времени в случаях, если она проработает неполный месяц. Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору Елисеевой Е. А. от 14.05.2008 г. № 1, приказ № 120-к от 14.05.2008 г. об отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет Ивановой С. С.	См. ст. 60 2 ТК РФ
О временном возложении обязанностей начальника цеха с установлением доплаты	ВОЗЛОЖИТЬ на Лютикова Сергея Викторовича (таб. № 254) - заместителя начальника цеха № 1 временно, с 02.08 по 12.08.2007 г. включительно, исполнение обязанностей начальника цеха № 1 на период ежегодного оплачиваемого отпуска начальника цеха № 1 Чижика С. О. УСТАНОВИТЬ Лютикову С. В. надбавку к его должностному окладу в размере 40% от должностного оклада начальника цеха № 1 за исполнение обязанностей временно отсутствующего Чижика С. О. Основание: служебная записка Чижика С. О., согласие Лютикова С. В.	См. ст. 60 2 ТК РФ
О временном возложении обязанностей без дополнительной оплаты	ВОЗЛОЖИТЬ на Дадиани Марию Геннадьевну - заместителя генерального директора с 30.09.2007 по 27.10.2007 г. обязанности генерального директора на время его отсутствия в ежегодном отпуске. Основание: положение о заместителе генерального директора, приказ о предоставлении ежегодного отпуска генеральному директору № 23-6лс от 20.09.2007 г.	В соответствии с Положением заместителя генерального директора он обязан замещать генерального директора на время его отсутствия, поэтому надбавка за выполнение дополнительной работы не установлена
О прекращении совмещения профессий	В связи с отказом Евлампиева В. Н. от дополнительной работы по совмещаемой профессии и руководствуясь частью 4 ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ: ПРЕКРАТИТЬ совмещать работу кабельщика-спайщика 3-го разряда Евлампиеву Владимиру Николаевичу - монтеру станционных сооружений 5-го разряда с 01.09. 2008 г. Основание: заявление В. Н. Евлампиева от 20.08.2008 г.	См. ст. 60 2 ТК РФ

Размер надбавки (доплаты) за выполнение дополнительной работы определяется по соглашению сторон трудового договора. Если трудовым договором или должностной инструкцией определено, что работник замещает на время отсутствия другого работника (например, обязанность ведущего инженера по кадрам замещать на время отсутствия начальника отдела кадров) и это является трудовой функцией работника, то в этом случае доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего могут не устанавливаться.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении персональных данных

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение персональных данных

Об изменении фамилии, учетных данных

1. ИЗМЕНИТЬ Киселевой Ирине Владимировне - бухгалтеру бухгалтерии (таб. № 748) фамилию на Левенцова в связи с заключением брака.

2. ВНЕСТИ изменения в трудовой договор Киселевой И. В. № 349-76 от 31.11.2005 г., в трудовую книжку № 342143 и другие учетные и кадровые документы.

Основание: свидетельство о браке серия номер, выданное отделом ЗАГС муниципального района «Войковский» 15.11.2007 г.

Трудовой договор

Личная карточка Т-2

Личное дело

Трудовая книжка

Табель учета рабочего времени

Об изменении паспортных данных

ВНЕСТИ изменения в учетные и кадровые документы Киселевой Ирины Владимировны - бухгалтера бухгалтерии.

Основание: паспорт серии 45 07 № 012543, выдан ОВД «Вешняки» г. Москвы, дата выдачи 29.09.2007 г.

Личная карточка Т-2

Личное дело

Трудовой договор

Образцы формулировок приказов по личному составу при наложении дисциплинарного взыскания и отстранении от работы

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Дисциплинарные взыскания, отстранение работника от работы

Об объявлении замечания

За неоднократное нарушение п. 5.1 Правил внутреннего трудового распорядка ЗАО «ГЛАКОН» № 1 от 03.07.2002 г., выразившееся в систематическом опоздании Зинченко Д. Ю. на работу в период с 24.03 по 26.03.2008 г., руководствуясь статьями 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

ОБЪЯВИТЬ Зинченко Денису Юрьевичу - менеджеру по работе с клиентами ЗАМЕЧАНИЕ.

ПРИКАЗЫВАЮ не оплачивать время отсутствия на рабочем месте из-за опозданий:

24.03.2008 г. - на 3 часа 30 минут;

25.03.2008 г. - на 2 часа;

26.03.2007 г. - на 1 час 30 мин.

3. ВНЕСТИ соответствующие изменения в табель учета рабочего времени.

Основание: докладная записка начальника отдела по работе с клиентами Семенова А. О., объяснительная записка Зинченко Д. Ю. от 27.03.2008 г., акты об опоздании Зинченко Д. Ю. № 1 от 24.03.2008 г., № 2 от 25.03.2008 г., № от 26.03.2008 г.

1. Личная карточка Т-2

2. Личное дело

О вынесении дисциплинарного взыскания

19.08.2007 г. Трофименко Александр Владимирович - сантехник 6-го разряда не явился на работу и не сообщил причину своего отсутствия руководству участка.

20.08.2007 г. Трофименко А. В. вышел на работу, не предоставив оправдательных документов. Исходя из предоставленного работником письменного объяснения причины отсутствия на работе руководством признаны неуважительными. Руководствуясь ст. 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации за нарушение трудовой дисциплины,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Трофименко А. В. - слесарю-сантехнику 6-го разряда группы по обслуживанию вентиляционного и сантехнического оборудования участка за отсутствие на работе без уважительных причин объявить ВЫГОВОР.

Бухгалтерии не оплачивать Трофименко А. В. 19.08.2007 г.

Основание: объяснительная записка Трофименко А. В., докладная записка начальника группы по обслуживанию вентиляционного и сантехнического оборудования Каримова А. И., акт об отсутствии Трофименко А. В.на рабочем месте от 19.08.2007 г.

1. Личное дело

2. Личная карточка Т-2

О снятии дисциплинарного взыскания

За добросовестное выполнение обязанностей Ивановым И. Е. в соответствии с частью второй ст. 194 Трудового кодекса Российской Федерации и ходатайством непосредственного руководителя Иванова

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. СНЯТЬ дисциплинарное взыскание с Иванова Ильи Евгеньевича, слесаря-сантехника 5-го разряда, примененное 30.09.2007 г.

Основание: ходатайство Петрова И. М.

1. Личное дело

2. Личная карточка Т-2

Об отстранении от работы в связи с непрохождением проверки знаний и навыков в области охраны труда

15.02.2008 г. Ослов В. В. – - монтажник 5-го разряда цеха № 1 не явился на проверку знаний и навыков в области охраны труда. В соответствии с частью первой ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ от работы ОСЛОВА Василия Васильевича (таб. № 245) - монтажника 5-го разряда цеха № с 16 часов 30 минут 15.02.2008 г до прохождения им проверки знаний и навыков в области охраны труда.

2. ОПЛАТИТЬ ОСЛОВУ В. В. рабочий день 15.02.2008 г пропорционально отработанному времени и в табеле учета рабочего времени учесть период отстранения от работы.

2. НЕ НАЧИСЛЯТЬ ОСЛОВУ Василию Васильевичу заработную плату в течение периода отстранения от работы.

Основание: АКТ № 2 от 15.02.2008 г. об отказе Ослова В. В. дать письменное объяснение и об отстранении от работы Ослова В. В., решение комиссии по проверке знаний по охране труда № 32 от 15.02.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Об отстранении в связи с приостановлением специального права

07.04.2008 г. Федоров А. А. - водитель транспортного цеха ЗАО «Время» в результате нарушения правил дорожного движения был лишен водительских прав сроком на один месяц. В соответствии с частью первой ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ от работы ФЕДОРОВА Алексея Анатольевича (таб. № 45) - водителя транспортного цеха с 07.04.2008 г. до восстановления и получения водительских прав.

2. НЕ НАЧИСЛЯТЬ ФЕДОРОВУ А. А. заработную плату в течение периода недопущения к работе.

3. НЕ ДОПУСКАТЬ ФЕДОРОВА А.А на рабочее место и на территорию ЗАО «Время» на период его отстранения от работы.

Основание: постановление суда о лишении права управления транспортным средством № 1934/347 от 03.04.2008 г. Акт об отстранении Федорова А. А. от работы от 07.04.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Об отстранении от работы по требованию уполномоченного органа

02.04.2008 г. работник ЗАО «Время» АВДЕЕВ П. А был отстранен от работы Государственной инспекцией труда г. Москвы. На основании вышеизложенного и в соответствии с частью первой ст. 76 и частью первой ст. 157 Трудового кодекса Российской Федерации.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ АВДЕЕВА Павла Александровича (таб. № 246) - инженера ЭПУ энергетического цеха ЗАО «Время» от работы до прохождения им обучения и проверки знаний требований по охране труда.

2. ОПЛАТИТЬ АВДЕЕВУ П. А. период отстранения от работы в размере двух третей средней его заработной платы.

Основание: предписание трудовой инспекции №163/746 от 02.04.2008 г., акт об отстранении Авдеева П. А. от работы от 02.04.2008 г., письменное объяснение Авдеева П. А. по факту непрохождения обучения и проверки знаний от 02.04.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Образцы формулировок приказов по личному составу при обучении

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Обучение

О назначении наставника

Для обеспечения ускоренной адаптации вновь принятого работника

ПРИКАЗЫВАЮ:

НАЗНАЧИТЬ Демидова Илью Игоревича, инженера отдела аппаратного обеспечения, с 01.08 по 01.09.2007 г. включительно наставником Королева Алексея Викторовича - техника отдела аппаратного обеспечения.

Основание: служебная записка начальника отдела аппаратного обеспечения Серого Н. Ю., Положение о наставничестве № 2-4 от 02.10.2004 г.

Личное дело

О направлении на стажировку

Для прохождения стажировки

ПРИКАЗЫВАЮ:

НАПРАВИТЬ Ферковича Александра Сергеевича - техника отдела документирования на стажировку в отдел программирования с 01.11 по 01.12.2007 г.

НАЗНАЧИТЬ Романова Андрея Яновича - ведущего программиста отдела программирования руководителем стажировки.

ПРЕДОСТАВИТЬ руководителю стажировки дневник прохождения стажировки в отдел персонала не позднее 10.12.2007 г.

Основание: записка руководителя отдела программирования Иванова А. Н., Положение о стажировке № 4-6 от 12.04.2006 г.

Оформляется дневник о прохождении стажировки в соответствии с Положением о наставничестве и стажировке

1. Личное дело

О приеме на производственную практику

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ПРИНЯТЬ Орлова Александра Сергеевича - учащегося 3-го курса МГТУ им. Баумана для прохождения производственной практики (без оплаты) в цех электрических измерений.

2. УСТАНОВИТЬ срок прохождения производственной практики с 03.07 по 30.07.2007 г.

3. НАЗНАЧИТЬ Серегина Алексея Ивановича (таб. № 764) - инженера линейных сооружений связи и абонентских устройств 1-й категории цеха электрических измерений руководителем производственной практики с доплатой в размере 25% к должностному окладу.

4. Орлову А. С. проходить производственную практику ежедневно с 9.00 до 16.00 с перерывом для отдыха и приема пищи с 12.30 до 13.30.

5. Серегину А. И обучить практиканта Орлова А. С. безопасным приемам и методам труда в соответствии с утвержденным Положением по охране труда

Основание: направление на производственную практику Орлова А. С. от 03.07.2007 г., коллективный договор ЗАО «ГЛАКОН» от 02.02.2004 г.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении условий труда

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение условий труда

Об исключении работы во вредных условиях

ПРИКАЗЫВАЮ:

ИСКЛЮЧИТЬ из обязанностей Чугуева Бориса Юрьевича (таб. №364) - кабельщика-спайщика цеха работу во вредных условиях труда: спайку освинцованных кабелей и кабелей с полиэтиленовыми и полихлорвиниловыми оболочками сроком на три месяца с 07.06 по 06.09.2007 г. и установить 8-часовой рабочий день с нормальной продолжительностью рабочего времени в размере 40 часов в неделю.

Основание: справка МСЧ № 34 от 07.06.2007 г. № б/н, дополнительное соглашение к трудовому договору Чугуева Б. Ю.

О работе во вредных условиях труда

ПРИКАЗЫВАЮ:

СЧИТАТЬ Чистякова Евгения Сергеевича (таб. № 234) - кабельщика-спайщика 4-го разряда цеха работающим во вредных условиях труда с поднятием тяжести не более 12 килограммов с 16.05.2007 г.

Основание: справка МСЧ № 35 от 16.05.2007 г. № б/н

О снятии доплаты за выполнение дополнительных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

СНЯТЬ с Дерюженко Александра Анатольевича (таб. № 124) - инженера электросвязи 1-й категории станционного цеха доплату в размере 20% за выполнение дополнительных обязанностей по выполнению работ по сбору и сдаче лома и отходов драгоценных металлов в ЗАО «Время» с 01.01.2007 г.

Основание: докладная записка Петрова И. Г. № 31 от 10.12.2006 г.

Об изменении должностного оклада

ПРИКАЗЫВАЮ:

УСТАНОВИТЬ с 01.01.2008 г. Пак Елене Петровне - инспектору по кадрам отдела кадров оклад 24 000 (двадцать четыре тысячи) рублей.

Основание: дополнительное соглашение № 1 от 25.12.2007 г. к трудовому договору № 342-18 от 29.12.2006 г.

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Приказы по основной деятельности, подготавливаемые отделом кадров

О возложении ответственности за ведение и хранение трудовых книжек

В соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ВОЗЛОЖИТЬ ответственность за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек на начальника отдела кадров Васильеву Наталью Андреевну

Об утверждении штатного расписания

Для формирования штатной численности и фонда оплаты труда на 2008 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание № 02 от 28.12.2007 г. на 2008 г. со штатом в количестве 203 единиц с 01.01.2008 г.

О внесении изменений в штатное расписание

Для формирования штатной численности и фонда оплаты труда на 2008 г

ВНЕСТИ

изменения с 01.11.2008 г.:

в штатное расписание № 02 от 28.12.2007 г. утвержденное приказом № 67 от 28.12.2007 г. и введенное в действие с 01.01.2008 г.

из штатного расписания 1 штатную единицу - должность заместителя главного бухгалтера с окладом 25 000 рублей.

ВВЕСТИ:

в штатное расписание 1 штатную единицу - должность руководителя канцелярии с окладом 20 000 рублей

Это делается утверждением штатного расписания с новой даты. При необходимости приказом в штатное расписание можно вносить изменения и необязательно каждый раз утверждать новое штатное. См Указания к заполнению унифицированных форм

О формировании графиков отпусков

РАЗРАБОТАТЬ график отпусков работников ЗАО «Время» на 2008 г. и представить на утверждение генерального директора до 15.12.2007 г.

Учитывать равномерность отправления работников в ежегодный отпуск при разработке графика отпусков.

График отпусков не должен нарушать производственный процесс ЗАО «Время». В графике отпусков учесть, что в летнее время может быть предоставлен отпуск не более 50% работников ЗАО «Время». Летнее время считать с мая по сентябрь 2008 г.

Ответственность за разработку графиков отпусков в структурных подразделениях возложить на руководителей структурных подразделений, начальнику отдела кадров предоставить сводный график отпусков

О введении в действие Правил внутреннего трудового распорядка и Положения о персональных данных

ПРИКАЗЫВАЮ:

ВВЕСТИ в действие с 01.12.2007 г. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ЗАО «Время», утвержденные генеральным директором 29.10.2007 г.

ВВЕСТИ в действие с 01.11.2007 г. Положение о персональных данных, утвержденное генеральным директором 30.10.2007 г.

С Правилами внутреннего трудового распорядка и Положением о персональных данных начальнику отдела кадров ознакомить всех работников ЗАО «Время» под роспись

Печать

Если предприятие использует наемный труд, то бумажной работы не избежать. Большую группу составляют приказы по личному составу. К ним предъявляется ряд требований. Проверьте, правильно ли у вас в организации составляются и учитываются приказы по личному составу.

Из статьи вы узнаете:

Приказ – это распорядительный акт руководителя юридического лица, обязательный для исполнения. Приказы по личному составу – это группа таких актов, которые касаются правового положения работников юридического лица, состоящих с ним в трудовых отношениях. Как правило, любое возникновение или изменение трудового правоотношения фиксируется с помощью данного документа: поступление на работу, перемещение, изменение размера оплаты труда, направление в командировку, о предоставлении отпуска, о применении наказания в виде дисциплинарного взыскания, увольнении и т.д. Понятия «приказы по личному составу» и «кадровые приказы» имеют идентичные содержания.

Оформление приказов по личному составу

Так как указанный вид распорядительных актов касается работников юридического лица, то их проекты подготавливает, как правило, сотрудник отдела кадров (управления по персоналу). В зависимости от штатного расписания и наличии вообще в организации отдельного подразделения по работе с кадрами, подготовкой проекта может заниматься юридический отдел. Никакой четкой последовательности подготовки в законодательстве не прописано, это регулируется либо обычаями делового оборота, либо локальными нормативными актами предприятия. Обычно он проходит такие этапы:

подготовка проекта;
согласование и визирование проекта;
подписание руководителем;
регистрация;
ознакомление с ним всех заинтересованных сотрудников.

Визировать его может юрист, начальник того подразделения, сотрудника которого данный акт касается, сотрудник внутреннего контроля на ряде предприятий. После его подписания руководителем, он подлежит регистрации. Как производится регистрация – юридическое лицо определяет самостоятельно – будет ли это журнал регистрации в бумажном варианте или электронном. В тексте распорядительного акта может быть информация, на какого сотрудника возлагается обязанность обеспечить ознакомление с ним заинтересованных лиц. Если этого указания нет, то, как правило, этим занимается сотрудник, который его регистрирует.

После стадии ознакомления распорядительный акт вступает в силу и становится обязательным для исполнения.

Организация вправе расписать в локальном нормативном акте то, как производится оформление приказов по личному составу , образец типовой формы по видам может быть приложением такому локальному акту.

Формы приказов по личному составу

Для многих видов распорядительных актов долгое время применялись унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Но с 1 января 2013 года унифицированные формы приказов по личному составу перестали быть обязательными. Однако многие юридические лица продолжают их использовать, потому что они привычны и удобны, например, о приеме на работу (форма Т-1), о прекращении трудового договора (форма Т-8), о направлении работника в командировку (форма Т-9) и др.

Для некоторых унифицированной формы и не было: например, о привлечении к сверхурочной работе, об исполнении обязанностей отсутствующего работника, о продолжительности рабочего времени, об отстранении от работы и др.

Если юридическое лицо принимает решение не использовать унифицированные формы приказов по личному составу , то оно вправе разработать и утвердить локальным нормативным актом собственные формы. Утвержденный по иной, собственной форме приказ по личному составу (образец) может являться приложением к такому локальному акту. Как правило, он оформляется на фирменном бланке организации, а при его регистрации применяется буквенный код после номера «к» или «лс», что означает, что данный распорядительный акт кадровый или по личному составу.

Формы приказов по личному составу скачать можно из справочно-правовых систем, а также :

Изменений в порядок их оформления последнее время не вносилось, поэтому приказ по личному составу образец 2017 будет идентичным образцу предыдущих лет.

Как и иные приказы по личному составу, форма Т-1 содержит обязательные реквизиты – наименование, дату, номер, ФИО работника, указание на должность и фамилию руководителя, отмету об ознакомлении с ним сотрудника.

Следует помнить об одной особенности – если издается акт о приеме на работу единоличного исполнительного органа юридического лица, главного бухгалтера, пусть даже с использованием унифицированной формы, то такие будут приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Это связано с тем, что факт начала трудовых отношений таких лиц влияет на дальнейшую деятельность всего юридического лица. Хотя по содержанию и по набору реквизитов приказы в отношении первых лиц не отличаются.

Приказы по личному составу: срок хранения

Приказы по личному составу содержат важную для работника информацию – о его стаже , трудовой деятельности. Такая информация может понадобиться и спустя значительное время даже после прекращения трудовых отношений с работодателем. Поэтому документы по личному составу относятся документам длительного хранения.

Все кадровые распорядительные акты делятся на две большие группы в зависимости от срока хранения:

подлежащие хранению в течение 75 лет;
подлежащие хранению в течение 5 лет.

Такие сроки установлены на уровне законодательства - Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где особый раздел занимают приказы по личному составу, срок хранения для которых определен либо в 75 лет, либо в 5 лет.

Более длительному хранению подлежат распорядительные акты, регулирующие следующие вопросы:

Приказы о краткосрочных отпусках, учебных отпусках, дежурствах и иные хранятся пять лет.

Так как юридическое лицо несет ответственность за сохранность кадровой документации, то и организация хранения также ложится на него. Для этого создается архив приказов по кадрам.

Приказы с различным сроком хранения подлежат разделению, они хранятся в раздельных папках. Хотя и внутри группы с одинаковым сроком могут формироваться различные папки по разным основаниям в зависимости от количества подлежащей хранению документации.

Как организовать архив приказов по личному составу, пример номенклатуры дел – эти вопросы решаются самостоятельно юридическим лицом.

Приказ по личному составу - это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность - все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации.

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение. Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок. Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
перевод на другую работу или должность (ст. 62 ТК РФ);
расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Наименование документа, приказа

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы

Образец приказа по личному составу в текстовом формате

Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Пример дисциплинарного приказа

Сколько действует приказ

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте. Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

изменений в действующем законодательстве;
изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом. В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить. Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

о приеме на работу;
о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
о направлении в командировку;
о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу

Как показывает образец журнала регистрации приказов по личному составу, вести его очень просто. Но данные в нем должны быть точными и достоверными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Книга учета приказов должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после их увольнения.

Что касается хранения приказов, то, согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения:

3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации;
5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность приказов о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников;
75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.

Какие документы относят к документам по личному составу

Документы, в которых отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем, относятся к документам по личному составу. Их разновидности приведены в перечне (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

К документам по личному составу относят:

Приказы по личному составу (по приему, перемещению, по переводам, совмещениям, увольнениям).
Личные карточки.
Лицевые счета.
Все ведомости по начислению зарплаты.
Заполняемые табели учета рабочего времени .
Оформленные трудовые договоры.
Документы о прохождении обучения и подтверждающие получение соответствующего образования (дипломов, аттестатов, сертификатов и тому подобное).
Документы по проведенной аттестации и установленной квалификации (аттестационные, квалификационные листы, выданные удостоверения, оформленные протоколы заседаний аттестационной комиссии и тому подобное).
Документы, которыми подтверждают вредные условия производства.
Списки всех сотрудников, имеющих право на получение льготной пенсии (например, ходатайства, выданные справки, анкеты).
Формы учета выданных документов (например, журналы, книги), записи которые служат основанием для подтверждения трудового стажа, полученного образования или предоставленных льгот.

Интерактивный тест от журнала «Кадровое дело» . Проверьте свои знания и выясните, все ли правила и требования к оформлению приказов вы соблюдаете.

Какие виды документов по личному составу нужно хранить

Все документы организации, которые по закону относятся к архивным, необходимо хранить (п. 1, ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Ответственность за хранение несет, как правило, кадровая служба. В коммерческих компаниях такая обязанность закреплена в законах об ООО и акционерных обществах (ст. 50 Закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Документы по личному составу формируются на протяжении всего периода деятельности организации. Их хранят наряду с приказами, положениями, которые обязательны к исполнению всеми сотрудниками. Акционерные общества обеспечивают сохранность в порядке, также установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 года №03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью прописывают в уставе подробную информацию о том, как будут хранить такие документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8.02.1998 №14-ФЗ). Правила можно закрепить в Положении об архиве на основании части 1 статьи 8 ТК РФ.

как хранить документы в кадровой службе . В статье вы найдете сроки, порядок хранения, ответственность за нарушения при работе с архивной документацией.

Сколько хранить перечень документов по личному составу

Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и в перечне, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Началом этого срока считают 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу организации

Документ	Где хранят	Сколько хранят
Приказы по личному составу, заявления сотрудников	В личных делах
Личные дела, трудовые договоры, личные карточки сотрудников	В отделе кадров	50 лет, если они закончены делопроизводством после первого января 2003 года 75 лет, если они закончены делопроизводством до первого января 2003 года
Личные дела руководителей		Постоянно
Штатное расписание	В отделе кадров	Постоянно

Внимание! Любые документы по личному составу, если они образовались в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Закон позволяет хранить нормативные документы по личному составу не в личных делах, а отдельно. В этом случае срок их хранения - 5 лет. К таким документам относят:

приказы о предоставлении ежегодных отпусков и учебных;
приказы о направлении в командировку в пределах России;
отчеты о командировках, служебные задания;
приказы о взысканиях.

Документы, которые касаются проведения аттестации рабочих мест, нужно сохранять 45 лет. Если на рабочих местах выявили вредные или опасные факторы, образцы документов по личному составу храните 75 лет.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить кадровые документы к передаче в архив организации . В статье вы найдете порядок подготовки, проведения экспертизы, оформление результатов деятельности комиссии и непосредственной передачи в архив.

Как хранить документы по личному составу организации

Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы. Все рекомендации прописаны в Правилах (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Эксперты журнала «Кадровое дело» расскажут,

Коммерческие организации вправе не соблюдать весь перечень требований к оборудованию специального помещения для хранения документов (п. 1.4 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Документы-основания по личному составу нужно сохранять таким способом, чтобы обеспечить их сохранность от пыли и воздействия света. Это единственное требование, которое обязаны соблюдать коммерческие компании.

При хранении документов в электронном виде нужно обеспечить такой режим, который позволит предотвратить утрату, искажение, уничтожение информации. По мере устаревания прежних носителей нужно делать перезапись на новые (п. 2.32 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526).

Организация может создать свой собственный архив. Документам с разными сроками хранения нужно устанавливать разные номера. С помощью кодировки будет проще отделить приказы и иные документы со сроками хранения 50, 75 или меньше лет.

Трудовые отношения сотрудника с работодателем отражают документы, которые и относятся к документам по личному составу. Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ и в перечне Минкультуры. Началом этого срока считается 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания. Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы

Тематические материалы: