Каждый работодатель хотя бы однажды сталкивается с работником, который пренебрегает своими должностными обязанностями, нарушает трудовую дисциплину или просто не хочет работать. Что делать с таким работником?
Ответа может быть два:
Любой проступок работника можно зафиксировать с помощью акта. Наиболее распространенными являются такие нарушения трудовой дисциплины как:
Это только самый распространенный перечень, в действительности он намного больше.
Узнать, как составить акт об уничтожении документов и скачать образец его заполнения, вы можете
Акт о нарушении трудовой дисциплины составляется комиссией, состоящий из трех и более человек. Иногда до создания комиссии непосредственный руководитель пишет служебную или докладную записку, в которой указывает, какое нарушение имеет место (работник был в состоянии алкогольного опьянения, ушел с работы раньше положенного времени и т.д.).
Комиссия создается приказом по организации. В нем содержится примерно следующая информация:
«Создать комиссию в составе: председатель комиссии – начальник отдела кадров Михайлова А.А., члены комиссии начальник производства Александров А.В. и мастер Новикова П.П., для расследования факта нахождения слесаря Сидорова В.В. в нетрезвом состоянии на рабочем месте»
На основании этого приказа комиссия начинает проводить расследование.
Акт о нарушении трудовой дисциплины – бланк для заполнения вы можете скачать
Вариант 1
«Мною председателем комиссии, начальником отдела кадров Ивановой А.А. составлен настоящий акт, в присутствии членов комиссии: начальника производства Петрова В.В. и мастера Новиковой А.Р, о том, что слесарь Сидоров В.В. отсутствует на рабочем месте с начала рабочей смены по настоящее время, что составило более 4 часов».
Акт об отсутствии работника на рабочем месте – образец заполнения по предприятию:
Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте. Вариант 2
«Комиссией в составе составе: председатель комиссии – начальник отдела кадров Иванова А.А., члены комиссии начальник производства Петров А.В. и мастер Новикова П.П., составлен настоящий акт о том, что слесарь Сидоров В.В. находится на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, о чем свидетельствует характерный запах алкоголя, несвязная речь, нетвердая походка.»
Акт о нахождении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения – образец заполнения:
Образец акта о нахождении работника в состоянии алкогольного опьянения. После описательно части ставится подпись лица составившего акт, как правило, председателя комиссии. Затем идет надпись: «содержание данного акта подтверждаем» и ставятся подписи членов комиссии, с указанием должностей и инициалов. Если при составлении акта присутствовали работники, не являющиеся членами комиссии, то их подпись все равно можно поставить на акте.
Журнал учета, проверки и испытаний электроинструмента: как заполнить и для чего необходим этот документ – читайте
Дальнейшие действия зависят от факта, по которому
Примечание! Если вы проводите расследование по факту нахождения в нетрезвом виде или в состоянии наркотического воздействия, то обязательно предложите сотруднику пройти медицинское освидетельствование и этот факт отразите в акте, в не зависимости от того согласился работник или нет.
Акт о нарушении трудовой дисциплины – скачать образец вы можете
При расследовании дисциплинарного нарушения можно составить три и более актов:
Также могут быть акты об отказе от прохождения медосвидетельствования, об отказе получения требования дачи объяснений и т.д.
Для того, что бы принять к работнику меры дисциплинарного наказания, и, самое главное, что бы работник не оспорил в суде наложенное взыскание. Важно, что бы все шаги проведения расследования были зафиксированы в письменной форме.
Акт один из важнейших документов при расследовании. Именно актом фиксируется сам проступок, подписи комиссии на нем свидетельствуют о достоверности произошедшего.
Если работник отказывается получить требование о предоставлении объяснений, тоже составляется акт. В противном случае нельзя доказать, что объяснения вообще были затребованы, а работник их не предоставил в положенный срок.
Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины. Прошел положенный срок, а работник не предоставил письменных объяснений (именно письменных, а не устных) тоже создается акт. То есть все шаги расследования четко прослеживаются: либо есть документ, либо акт о причине его отсутствия.
Правильно оформленное расследование позволяет работодателю применить к работнику меры дисциплинарного наказания, без риска того, что работник опротестует это в суде. При условии, конечно, что тяжесть наказания соответствует тяжести проступка, нельзя уволить работника за опоздание на 15 минут или курение в неположенном месте (если конечно он не нарушил правила охраны труда и курил во взрыво- или пожароопасной зоне).
Как уже отмечалось выше работодатель вправе наказать работника выговором или замечанием, а может уволить (не забывайте о соотношении тяжесть проступка-тяжесть наказания).
Выговор и замечание можно накладывать на работника неограниченное количество раз, придерживаясь при этом правила: один проступок – одно взыскание, то есть за одно и то же нарушение нельзя наложить и выговор, и замечание, или два выговора.
В то же время к работнику можно применить дисциплинарное взыскание – увольнение . Как правило, этот вид наказания применяют, если у работника уже имеются ранее наложенные взыскания (два и более) или работник совершил однократное грубое нарушение (прогул, состояние опьянения, нарушение требований охраны труда).
Что такое среднесписочная численность работников по предприятию и как составить отчет по этому показателю – вы можете узнать ответы на эти и другие вопросы по теме.
Следовательно, акт о нарушении трудовой дисциплины позволяет работодателю регулировать трудовые отношения с работником, поддерживать трудовую дисциплину, а также дополнительно мотивировать работника путем досрочного снятия наложенных дисциплинарных взысканий.
Главное правильно оформить все документы, в противном случае даже если взыскание было наложено справедливо, суд все равно примет сторону работника и отменит решение работодателя. Если при отмене выговора и замечания работодатель не несет материальных расходов, то при отмене увольнения работнику придется выплатить все дни простоя и, возможно, компенсацию морального вреда.
Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи .
В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.
Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»
ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,
юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16
Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)
Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)
Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)
Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,
на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168
проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).
Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.
На момент проведения проверки установлено:
По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.
Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.
Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии:
Усманова Вероника Аркадьевна
Дьякова Ольга Валерьевна
Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению размещены на нашем сайте.
Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец , и др.
Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.
Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.
Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.
Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.
Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.
Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.
Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.
4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,
2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,
3-й экземпляр ‑ покупатель.
Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:
Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.
Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.
Комиссия может быть постоянной . В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.
Комиссия может создаваться разово . Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.
ПРИМЕР 1
ПРИКАЗЫВАЮ:
Создать комиссию в составе:
Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.
Члены комиссии:
специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,
секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.
Обратите внимание : председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.
Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).
Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).
ПРИМЕР 2
Открытое акционерное общество
«Завод молочных продуктов»
АКТ
19.09.2013 № 1
г. Москва
приема-передачи дел канцелярии
В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 № 432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:
Документы передала Документы приняла
Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова
19.09.2 013 19.09.2013
В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.
Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:
Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт получает регистрационный номер . Это касается, например, актов уничтожения печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляются внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом каждый вид актов регистрируется отдельно.
Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф утверждения .
В актах, составляемых на основании другого (обычно организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на регистрационный номер и дату этого документа .
Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем проставляется отметка о наличии приложения .
В случае если акт составляется в отношении кого-то из работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы ознакомления .
В случаях направления в организацию без сопроводительного письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении».
После того как работа над актом завершена, на нем проставляется отметка о помещении в дело .
Формы для актирования каждого случая, который может произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.
ПРИМЕР 3
|
[Наименование организации] |
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||||||
|
АКТ |
||||||||||||
|
[ Место составления документа ] |
||||||||||||
|
[ Заголовок к тексту документа ] |
Подпись |
Расшифровка подписи |
||||||||||
|
Дата | ||||||||||||
Основание: [текст основания].
Комиссия в составе:
Председатель:
Члены комиссии:
[наименование должности] [фамилия, инициалы],
[наименование должности] [фамилия, инициалы].
Присутствовали:
[наименование должности] [фамилия, инициалы],
[наименование должности] [фамилия, инициалы].
[Текст акта]
Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.
Акт составлен в ___ экземплярах:
1-й экземпляр – [место нахождения экземпляра];
2-й экземпляр – [место нахождения экземпляра].
Председатель Подпись Расшифровка подписи Дата
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
С актом ознакомлен(ы):
Расшифровка подписи Подпись Дата
Подпись Дата
В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительно свободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример 4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).
ПРИМЕР 4
|
Закрытое акционерное общество «Профиль» |
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||||||
|
наименование организации |
||||||||||||
|
АКТ |
||||||||||||
|
07.10.2013 |
2 |
Генеральный директор |
||||||||||
|
Москва |
||||||||||||
| место составления | наименование должности руководителя организации | |||||||||||
|
проверки деятельности работников,
ответственных за делопроизводство |
Васильев |
М.В. Васильев |
||||||||||
подпись |
расшифровка подписи |
|||||||||||
|
07.10.2013 |
||||||||||||
Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.
Комиссия в составе:
Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.
Члены комиссии:
начальник управления персоналом Климова Т.И.,
помощник генерального директора Леонтьева М.С.
Присутствовали:
начальник службы документационного обеспечения управления Гаврилова П.Р.,
инженер Епишева Р.Т.,
инженер Костина А.А.,
главный специалист Рязанов И.М.
С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации.
В ходе проверки рассматривались:
Комиссией было установлено следующее:
В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р.
Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в 1 экз.
Акт составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр – в управление персонала;
2-й экземпляр – в дело № 24-56.
Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013
Члены комиссии: Климова Т.И. Климова
Леонтьева М.С. Леонтьева
С актом ознакомлен(ы):
Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013
Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013
Костина А.А. Костина 08.10.2013
Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013
В дело № 24-56
Петрова 08.10.2013
В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий. Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.
Подобные акты являются основаниями для издания приказов по личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном размере или расторжении трудового договора.
Обратите внимание!
Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.
Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины – его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.
Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).
ПРИМЕР 5
Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»
Составление Акта осмотра помещения происходит в разных случаях: при купле-продаже, сдаче в аренду, проведении ремонтных работ, после затопления и иных непредвиденных форс-мажорных обстоятельствах. Акт оформляется как при осмотре жилых помещений, так и нежилых объектов (складов, производственных зданий, офисов и т.п.).
Основными причинами составления акта является потребность подтвердить или опровергнуть причинение помещению какого-либо вреда, либо же описание состояние помещения на определенный момент времени без привязки к какому-либо событию.
Акты по осмотру помещений делятся на два типа:
ФАЙЛЫ
Как правило, в процедуре осмотра помещения участвуют несколько человек. Все их данные должны быть внесены в акт осмотра помещения.
Строго регламентированной, утвержденной законом процедуры по осмотру помещения нет. Обычно такое обследование происходит с какой-то определенной целью, например, проверкой технического состояния, электрооборудования, коммуникационных сетей, контролем за соблюдением правил пожарной, экологической безопасности и т.п.
Поэтому в процессе бывает задействован не один человек, а несколько (не менее двух), то есть создается специальная комиссия. Часто в ее состав входят представители надзорных ведомств и государственных инстанций, в том числе инженеры, техники, эксперты. Такой подход обеспечивает объективность осмотра и достоверность выводов комиссии.
Унифицированного, единого образца для составления данного документа нет, поэтому писать его можно в свободной форме. Оформлять акт можно от руки или печатать на компьютере. Главное, чтобы в нем содержались сведения об осматриваемом объекте, информация о членах комиссии по осмотру, точное описание их выводов, а также замечания и недостатки, выявленные при процедуре. Если осмотр помещения производится для установления факта нанесенного ущерба, то это также необходимо отметить, с указанием причины, предполагаемого виновника, а также выявленных причинно-следственных связей.
Документ может быть создан в описательной форме, а может быть составлен в виде таблицы.
Чем сложнее устроено осматриваемое помещение, чем более масштабные цели преследует осмотр, тем объемнее и шире получается акт.
Иногда к акту прикладываются отдельные приложения — их также необходимо указать в основном документе.
Довольно часто при осмотрах объект фотографируют, а затем фотографии тоже вносятся в акт как приложения. Если при осмотре помещения проверяется электрооборудование, вентиляция, системы отопления и водоснабжения, в акте необходимо удостоверить соответствие их состояния установленным нормам и стандартам.
Акт составляется в нескольких экземплярах — по одной для каждой из заинтересованных сторон. Каждая копия акта должна быть заверена оригинальными подписями членов комиссии, производящей осмотр, а также удостоверена печатями соответствующих организаций. Правильно составленный акт обретает юридическую силу и может служить в качестве доказательной базы в судебной инстанции.
Акт составляется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений вызвать он не должен.
Довольно часто подобные акты составляются для фиксации какого–либо нанесенного ущерба и последующего обращения в суд.
В этом случае данный документ служит доказательством убытка, но только при условии грамотного заполнения и наличия подписей членов независимой комиссии, в состав которой входят эксперты от разных организаций. На основе данного акта пострадавшая сторона может взыскать с виновника как материальный, так и моральный вред.
Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).
Акт
- это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организаций и др.
Будьте свидетелем!
Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!
Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.
Наиболее распространенные должностные проступки:
- несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
- несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
- прогулы;
- появление на работе в состоянии опьянения.
Составляем правильно
А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.
В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.
Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.
Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".
Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.
Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.
В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.
Как оформить акт
Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).
На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).
В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.
