Выселение. Приватизация. Перепланировка. Ипотека. ИСЖ

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Совет : Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги (рубли) под отчет иностранному сотруднику из кассы?

Ответ: да, можно.

Валютной операцией, в частности, признается отчуждение резидентом в пользу нерезидента (и наоборот) валюты РФ (рублей), а также использование такой валюты в качестве средства платежа (подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства . Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих . Такой вывод позволяет сделать подпункт «б» пункта 6 и подпункт «а» пункта 7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Российская организация является резидентом России (подп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

По общему правилу валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются в безналичной форме (абз. 1 ч. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Исключение из этого правила составляют случаи, перечисленные в абзацах 3-5 части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Однако, вне зависимости от статуса сотрудника-иностранца, выдача ему денег (рублей) под отчет не признается валютной операцией, так как:

  • при выдаче наличных денег под отчет не происходит отчуждения валюты РФ (перехода права собственности на деньги) (п. 1 ст. 235, ст. 128 ГК РФ);
  • выдачу под отчет нельзя считать использованием денег в качестве средства платежа (ведь в данном случае организация не расплачивается с сотрудником (ничего у него не приобретает), а выдает ему деньги на конкретные цели, например на приобретение канцелярских товаров).

Кроме того, пункт 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не содержит никаких ограничений и особенностей в отношении выдачи денег (рублей) под отчет иностранным сотрудникам.

Таким образом, организация вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет.

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору?

Ответ: да, можно.

Организация вправе выдать деньги под отчет работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Это следует из пунктов 5 и 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 г. № 29-1-1-6/7859.

А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

Ситуация: может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые числятся в головном отделении организации?

Ответ: да, может.

Обособленные подразделения не признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Они входят в состав организации, открывшей их. Поэтому филиал, являясь обособленным подразделением организации, вправе выдавать денежные средства под отчет всем сотрудникам. И тем сотрудникам, которые заключили договор с филиалом, и тем, кто числится в головном офисе. Главное, чтобы сотрудник значился в списочном составе организации. Такой вывод можно сделать из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности?

Ответ: нет, не нужно.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы - аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Внимание: предельный размер расчета наличными - 100 000 руб. по одной сделке - не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Совет : Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Подотчет в 2018 году - предусмотрена ли максимальная сумма? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть неизменно высокий интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым налогоплательщиками. Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым под отчет суммам.

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2018 году

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи - заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа - ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель - единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет наш материал .

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье .

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2018 году (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком - не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

  1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
  2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. - в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет - ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги в подотчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки - более 100 000 руб.

Какие операции могут заинтересовать контролеров

Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2018 году может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:

  1. Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).
  1. Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
  2. Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
  3. Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
  4. Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.

ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

  • расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
  • неоприходование в кассу наличности;
  • нарушение порядка хранения наличных денег;
  • нарушения, совершаемые платежными агентами.

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения - 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. - для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.

Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже - например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров - тоже несложная задача.

ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 - в пользу ФНС).

Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье .

Итоги

Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.

В какой срок руководитель может отчитаться за полученные в под отчет деньги? Может ли организация установить внутренним документом свои сроки для сотрудников по отчету подотчетных средств? А можно директору не прописывать срок в заявлении под отчет если сроки прописать в приказе (внутреннем документе), например 1 месяц? И из этого будет выходить, что человек получивший сумму 1 февраля должен будет отчитаться до 1 марта? Рук оводитель не хочет писать собственоручно делать надпись в заявлениях под отчет. ?

Срок возврата подотчетных сумм устанавливается приказом руководителем предприятия, в этом случае не позднее трех рабочих дней после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги. Если срок возврата не установлен руководителем, сотрудник, получивший деньги на подотчет должен отчитаться в тот же день.

Обоснование данной позиции содержится ниже в материалах «Системы Главбух »

Срок возврата

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. октября 2011 г. № 373-П ). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ).*

Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П ). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704 ).*

Главбух советует: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установи т ь срок , на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.*

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам , определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ .*

Главбух советует: не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Порядок выдачи авансов подотчетным лицам регламентирован законодательными актами и должен соблюдаться в каждой организации, ведущей финансово-хозяйственную деятельность. Об основных правилах и нюансах выдачи подотчета вы можете прочитать в этой статье.

Основные правила выдачи авансов под отчет

В ходе финансово-экономической деятельности любой организации возникает необходимость в покупке различных материальных ценностей, канцтоваров, топлива для транспорта, оплате работ и услуг, предоставленных сторонними организациями, расходов на представительские цели, командировочные поездки.

Нередко для решения этих вопросов выдаются наличные под отчет, при этом необходимо соблюдать правила, прописанные в указании Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном ведении кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У:

  • Для получения денег под отчет работнику нужно написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который он берет денежные средства. На основании этого заявления, подписанного руководителем, с проставленной датой, в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер и происходит выдача аванса подотчетному лицу .
  • Отчитаться за полученные средства подотчетник должен в течение 3 дней после завершения последнего дня, на который выданы деньги, или после выхода на работу. Необходимо составить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы о том, что расходы проведены целенаправленно. Проверка и утверждение отчета главным бухгалтером и руководителем проводятся в срок, установленный приказом или учетной политикой организации.
  • Взять наличные деньги в качестве аванса под отчет работник может только при условии, что он не имеет долга по ранее полученным подотчетным суммам. Перед выдачей бухгалтер обязан проверить состояние расчетов с конкретным сотрудником на наличие его задолженности перед организацией. Для этого ведется аналитический учет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Сотруднику, получившему деньги под отчет, необходимо помнить, что он является представителем организации, который должен соблюдать лимит, установленный для расчета наличными средствами между юридическими лицами. На 2016 год его размер — 100 000 руб. (указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Внутренние регулирующие документы

В целях контроля за движением денежных средств и их целевым использованием в организации следует издать приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, а также:

  • список сотрудников, которые могут получать авансы;
  • срок, в течение которого деньги должны быть использованы на определенные цели;
  • предельный размер аванса на те или иные нужды организации;
  • порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов;
  • лицо, ответственное за соблюдение всех пунктов данного приказа.

Работники организации, перечисленные в утвержденном списке, должны ознакомиться с приказом и оставить надпись «С приказом ознакомлен», свою подпись и дату.

Узнать, как правильно составить приказ о подотчетных лицах, можно из статьи .

В зависимости от того, для каких целей предназначен аванс, должны быть оформлены также организационно-распорядительные документы, например приказ на приобретение конкретного имущества, приказ о направлении в командировку, расчеты, сметы, программа представительских расходов и др.

Все нюансы выдачи и закрытия авансов в организации должны быть оговорены в ее внутренних нормативных документах — приказах, положениях, учетной политике.

ВАЖНО! Если в организации нет внутреннего документа, в котором закреплен срок выдачи средств под отчет, при проверке работники налоговой инспекции могут посчитать, что расчеты по выданным деньгам должны быть проведены в течение одного рабочего дня.

Способы выдачи подотчетных сумм

Существует несколько вариантов передачи средств подотчетному лицу:

  • наличными в кассе предприятия;
  • безналичным переводом с расчетного счета организации на зарплатную карту подотчетнику (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/4228);
  • через использование сотрудником банковской корпоративной карты, оформленной для юридического лица.

Сотрудник, получивший корпоративную карту, может проводить расчеты безналичным путем либо снимать наличные в банкомате.

Порядок применения корпоративных карт, а также список лиц, имеющих право их использования, рекомендуем четко зафиксировать во внутренних нормативных документах.

ВАЖНО! Датой получения аванса считается не момент передачи карты, а день списания денежных средств с этой карты, о котором можно узнать из банковской выписки.

О том, как правильно осуществить выдачу подотчета на карту сотрудника, рассказано в статье .

Итоги

Основные правила выдачи аванса под отчет установлены законодательно. Сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, их размер, порядок утверждения и списания должны быть закреплены в локальных нормативных актах — приказах, положениях, учетной политике. Во избежание недоразумений с контролирующими органами рекомендуется заранее предусмотреть возникновение возможных спорных нюансов и четко отразить все необходимые регламентирующие процедуры во внутрикорпоративных локальных документах.

Сотрудник был в командировке. За гостиницу с него удержали со счета залог, который будет возвращен в течение месяца. Как учесть это в бухгалтерии - долг за сотрудником, а потом он вернет в кассу?

Ответ

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно . Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги. При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки.

Дебет 94 Кредит 71

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу отразите следующим образом, сделайте проводку:

Дебет 50 Кредит 94
- внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

Срок возврата

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно . Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки ( Положения, утвержденного ).

Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Бухучет

Дебет 94 Кредит 71
- отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 94
- удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета , ).

Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет , а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения ( , НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД ( , НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может ().

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из статей , Налогового кодекса РФ.



Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
ПОДЕЛИТЬСЯ:
Выселение. Приватизация. Перепланировка. Ипотека. ИСЖ