Компенсация за использование личного транспорта 2016 покрывает износ автомобиля и расходы, связанные с его эксплуатацией. Расскажем, как компенсацию за личный транспорт посчитать и оформить.
Трудовой кодекс позволяет использовать личное имущество сотрудника в интересах организации (ст. 188 ТК РФ). За это работнику полагается денежная компенсация. На практике широко применяется компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях. В организациях бюджетной сферы суммы таких выплат ограниченны. Для работников других организаций размер компенсации устанавливают соглашением сторон.
Один из самых важных документов, необходимых для компенсации расходов, - Положение об использовании работниками личных легковых автомобилей для служебных целей. Установите локальным актом, что затраты сотрудников на горюче-смазочные материалы компенсируются с учетом норм, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р .
Работники должны быть ознакомлены под роспись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ч. вторая ст. 22 ТК РФ).
Необходимо определиться с тем, в каком порядке и в каком размере компенсация за использование личного транспорта 2016 будет выплачиваться сотрудникам, владеющим авто на праве собственности или ином законном основании, в том числе по доверенности. Для этого можно оформить соответствующий локальный акт.
Наименование организации, вид документа, дата утверждения, порядок применения работниками личного имущества в интересах организации, сколько составит компенсация за использование личного транспорта 2016 и порядок возмещения эксплуатационных расходов.
Некоторые работодатели считают, что раз трудовое законодательство не ограничивает сумму компенсации за использование личного имущества, то ее размер может быть любым. Здесь следует руководствоваться принципом разумности, учитывая первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.
Компенсация работникам, использующим для служебных поездок личные автомашины, выплачивается при условии, что их труд связан с постоянными разъездами. Поэтому проверяющие обязательно захотят убедиться, что необходимость использования автомобиля в служебных целях предусмотрена должностной инструкцией работника.
Путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок, количество израсходованных горюче-смазочных материалов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
По типовой межотраслевой форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 или иному образцу, утвержденному в организации.
Фамилия, имя, отчество водителя, номер путевого листа в хронологическом порядке, отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров, дата и время выезда и заезда автомобиля на место его постоянной стоянки и др.
В конце месяца окончательная сумма компенсации и возмещения расходов отражается в акте об использовании в работе личного имущества. К акту приложите документы, которые подтвердят сумму эксплуатационных расходов.
Максимальный размер компенсации федеральным госслужащим за использование личного автомобиля в служебных целях составляет: 2400 рублей в месяц, если объем двигателя автомобиля не превышает двух литров, 3000 рублей в месяц, если объем двигателя свыше указанного объема (постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563).
По истечении каждого календарного месяца в бухгалтерию поступают документы, подтверждающие, что сотрудник использовал имущество в интересах работодателя: например, табель учета рабочего времени, путевые листы, чеки и др. На основании перечисленных документов ежемесячно работник и работодатель составляют акт. Он позволяет обосновать размер компенсации, выплачиваемой сотруднику, за использование личного имущества и подтвердить сумму расходов, связанных с его содержанием.
В произвольной письменной форме.
Наименование организации, вид документа, дата и место составления, расчет количества дней, в течение которых работник использовал личный легковой автомобиль в служебных целях, окончательная сумма компенсации и возмещения расходов.
" № 7/2016
Какие существуют основания для выплаты компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях? Облагаются ли такие компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Как отражается в учете выплата указанной компенсации?
Работники различных организаций часто сталкиваются с необходимостью использования личного транспорта в служебных целях. Сотрудники образовательных учреждений не являются исключением. Так, в процессе реорганизации происходит слияние небольших учреждений образования в более крупные. В результате из-за значительной удаленности учреждений друг от друга некоторым сотрудникам приходится использовать личный транспорт для того, чтобы добраться на работу. Положена ли таким работникам компенсация за использование их имущества и как ее оформить, расскажем в данной статье.
Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
На законодательном уровне размер компенсации и возмещения расходов определен только для государственных гражданских служащих, а также для сотрудников ФСИН, ГПС, ФСКН, ФТС, МВД и следственного комитета. Так, для государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 (далее – Постановление № 563). В нем отмечено, что для получения компенсации и возмещения расходов необходимо подать заявление представителю нанимателя с указанием сведений, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).
Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления работника с учетом:
Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к Постановлению № 563, который составляет:
а) для легковых автомобилей:
б) для мотоциклов – 1 200 руб. в месяц.
Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Выплата компенсации и возмещение расходов осуществляются один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.
Для работников государственных (муниципальных) учреждений могут быть разработаны соответствующие нормативные акты на уровне субъекта РФ или муниципалитета. Если таких документов нет, то основным документом, регламентирующим выплату компенсации, будет дополнительное соглашение к трудовому договору.
Кроме этого, изложенные выше нормы Постановления № 563 могут быть использованы для внесения в образовательного учреждения положений о возможности выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов сотрудникам учреждения.
Приведем образец дополнительного соглашения к трудовому договору.
Дополнительное соглашение № 123
«О порядке и размере возмещения (компенсации) расходов
за использование личного транспорта в служебных целях»
г. Энск 10.05.2016
Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Энская общеобразовательная школа», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Волковой Елены Леонидовны, действующего на основании устава, с одной стороны и Смирнова Наталья Николаевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, руководствуясь ст. 188 ТК РФ, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 1 сентября 2011 года № 1 о нижеследующем:
«Работодатель обязуется выплатить Работнику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за месяц.
Расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях (на приобретение горюче-смазочных материалов, на техническое обслуживание и текущий ремонт), возмещаются в размерах согласно документам, подтверждающим такие расходы (путевым листам, чекам АЗС и т. п.).».
2. Денежные средства, указанные в п. 1 настоящего соглашения, выплачиваются в следующие сроки и порядке: один раз в текущем месяце за истекший месяц.
3. Во всем остальном положения трудового договора остаются неизменными.
4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) и вступает в силу с момента подписания.
Подписи сторон
Работодатель: Работник:
______________/_____________/ ____________/________________/
(подпись) (Ф. И. О.) (подпись) (Ф. И. О.)
Экземпляр дополнительного соглашения получил __________________________
(дата, подпись работника)
Как сказано выше, компенсация выдается на основании заявления работника. Приведем образец такого заявления.
Директору МАОУ «Энская
общеобразовательная школа»
Е. Л. Волковой
от главного бухгалтера
Н. Н. Смирновой
Заявление
1 сентября 2011 года между мной, Смирновой Натальей Николаевной, и муниципальным автономным общеобразовательным учреждением «Энская общеобразовательная школа» в лице директора Волковой Елены Леонидовны заключен № 1.
С согласия работодателя и в его интересах я, Смирнова Н. Н., использую принадлежащий мне на праве собственности автомобиль марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172, свидетельство о регистрации 72 АЕ 123456).
На основании дополнительного соглашения от 10.05.2016 № 123 к трудовому договору от 01.09.2011№ 1 и ст. 188 ТК РФ прошу выплатить компенсацию в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за использование в интересах работодателя принадлежащего мне автомобиля марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172), а также возместить расходы на ГСМ в размере 6 000 (шесть тысяч) руб.
Приложения: документы, подтверждающие расходы, понесенные работником (чеки АЗС, путевые листы).
01.06.2016 Смирнова Н. Н. Смирнова
При получении компенсации за использование личного имущества в служебных целях правомерно возникает вопрос об обложении НДФЛ данных выплат и начислении на них страховых взносов. Разъяснения по этому вопросу дают различные ведомства.
НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат в пользу работника, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ. Для такого освобождения в учреждении должны быть установлены на основании расчетов суммы компенсации, а работник должен представить документы, подтверждающие принадлежность ему имущества, использование этого имущества в служебных целях и суммы понесенных расходов. На это указывают письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326.
Кроме этого, согласно Письму МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ для получения компенсации работникам необходимо представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.
Страховые взносы. Поскольку обязанность выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ).
Конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Указанная компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в данном соглашении (письма Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
В этих разъяснениях указано, что выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта) компенсация не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.
В случае если работник пользуется транспортным средством по доверенности, нужно руководствоваться разъяснениями Минтруда из Письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542. В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица.
Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Налог на прибыль. Расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных целей, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).
В рамках приносящей доход деятельности у бюджетного или автономного учреждения компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их осуществления в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом следует обратить внимание, что при использовании легкового автомобиля работника в расходы можно включить только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя и установлен в п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.
Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».
В соответствии с п. 256 Инструкции № 157н указанные расходы необходимо учитывать на счете 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам».
Типовые бухгалтерские операции в зависимости от типа образовательного учреждения отражаются следующим образом:
|
Казенное учреждение |
Бюджетное учреждение |
Автономное учреждение |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Начисление задолженности перед работниками по выплате компенсации |
|||||
|
Перечисление компенсации на банковские карты сотрудников |
|||||
|
Выдача компенсация через кассу учреждения |
|||||
* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
Работники, которые используют личный транспорт в служебных целях, имеют право на получение компенсации за его использование, износ (амортизацию) и возмещение расходов на ГСМ. Для получения соответствующих выплат необходимо в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему прописать такую обязанность работодателя. Здесь же оговаривается и размер компенсации. Кроме этого, работник должен написать заявление на получение указанной компенсации, при этом документально подтвердить, что транспортное средство принадлежит ему на праве собственности и представить документы о произведенных расходах. Названные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.
Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники. Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ. В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018, дадим образцы документов.
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:
По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.
Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально. В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.
Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.
Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:
Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?
Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.
Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?
Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.
Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта . При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.
При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.
Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.
| Порядок действия | Описание условий |
| Подача работником заявления | Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется |
| Представление документов на транспортное средство | В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем |
| Достижение договоренности с работодателем | Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон |
| Заключение договора | Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование |
| Составление акта приема-передачи | Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства |
Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.
Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо. К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами.
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.
Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:
Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.
Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ ).
При учете расходов ⇓
При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.
При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.
Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.
Вопрос №3. Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?
Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме. Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.
Иногда случаются ситуации, когда нам необходимо использовать личный транспорт одного из сотрудников в служебных целях. Такая необходимость может возникнуть в любой компании, однако не следует забывать и о том, что за все надо платить.
Согласно действующему законодательству, работнику подлежит компенсация за использование личного автомобиля на работе. Как рассчитывается сумма выплат за пользование собственным транспортом, сколько денег может получить сотрудник, позволивший пользоваться своей машиной, и какие налоги придется заплатить?
Согласно письму Министерства финансов РФ от 23 сентября 2013 года, № 03-03-06/1/39239, каждому сотруднику компании, который дает разрешение на использование личного автомобиля в служебных целях, положена определенная компенсация. Она включает в себя три пункта, в числе которых:
Финансовое ведомство РФ убеждено, что расчет выплаты за использование личного автомобиля в служебных целях уже включает в себя затраты ГСМ, хотя на самом деле данный вопрос остается спорным. Де-факто, суммы, затрачиваемые на топливо, масло и другие материалы и компенсация за износ и ремонт транспортного средства – абсолютно разные выплаты, которые не могут быть учтены в налогообложении вместе. Почему дело обстоит именно таким образом? Разберемся в этом вопросе более детально.
Согласно Трудовому кодексу, а также ряду сопутствующих законов, само по себе понятие «компенсация» – это выплата работнику той или иной структуры, которая обязана возместить затраты его личных средств, что были произведены в ходе трудовой или иной деятельности. Их размер должен соответствовать затратам сотрудника, и они никоим образом не относятся к его заработной плате.
Если использование личного автомобиля или какого-либо иного имущества в служебных целях сотрудником происходит с согласия работодателя, работнику положена компенсация. Ее размер устанавливается исходя из договора, который обе стороны заключают в письменной форме перед началом эксплуатации того или иного имущества сотрудника.
Поэтому при использовании личного имущества, работник должен получить:
Также следует отметить, что в ТК РФ конкретно не указано использование личного автомобиля в служебных целях, а компенсация за его эксплуатацию определяется статьей 188 наравне с прочим имуществом.
Прежде всего, следует напомнить, что для получения оснований для возмещения расходов между работником и работодателем должно быть заключено соответствующее соглашение. Чтобы получать выплаты за использование личного автомобиля в служебных целях, сотрудник обязан:
Кроме того, владельцу автомобиля, который используется в служебных целях, необходимо вести строгий учет перед каждой поездкой. К тому же следует внимательно заполнять все путевые листы и хранить каждый чек, в которых указаны затраты на ГСМ.
Касаемо налогообложения, по обеим системам компенсация и возмещение расходов учитываются по датам их выплат. Их размер должен быть прописан в договоре, который предварительно заключается с владельцем транспортного средства. Единственным исключением может послужить только тот случай, когда при эксплуатации личного автомобиля в служебных целях не был превышен предел, который напрямую зависит от типа транспортного средства и объема его двигателя. В таком случае принята следующая норма выплат:
Компенсация и возмещение не облагаются НДФЛ и не требуют внесения обязательных страховых взносов. Однако бухгалтеру обязательно следует учитывать их в бухучете и указывать для начисления и выплаты соответствующие проводки.
Для использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях работодатель вправе предложить ему и арендное соглашение. Причем заключить его можно в двух вариантах:
Такой способ оформления отношений позволяет оформить право на использование личного автомобиля в служебных целях более полно, указав в нем самые различные нюансы. К таковым, к примеру, может относиться страхование транспортного случая от каких-либо рисков или условия, в которых машина содержится и проходит ремонт, техосмотр и т. д.
В таком случае компания-арендатор получает временное право собственности на автомобиль, и в случае если договор заключен на аренду без экипажа, получает возможность самостоятельного управления им. Арендатор берет на себя все расходы по эксплуатации и обслуживанию транспорта. Арендное соглашение заключается исключительно в письменной форме, вне зависимости от срока его действия, однако заверять его юридически нет никакой необходимости.
Соглашение в обязательном порядке должно содержать в себе данные, позволяющие идентифицировать транспортное средство, которое берется во временное пользование. В частности:
Если что-либо из этого не будет прописано в соглашении, оно будет считаться недействительным.
Кроме того, между сторонами оговаривается и использование машины на правах субаренды. Если подобное не указано в договоре, тогда арендатор не имеет права предоставлять право пользования транспортным средством третьему лицу без согласия арендодателя. Договор субаренды составляется аналогично арендному соглашению.
В арендном соглашении обязательно должны быть прописаны четкие сроки и размер оплаты за использование автомобиля. Сумму выплат можно рассчитать исходя из стоимости транспортного средства, а также срока полезного использования такой же машины. В данном случае чаще всего рекомендуют использовать среднюю цену использования, которая была установлена в регионе вашего проживания и использования машины. К тому же при расчете можно использовать и дополнительные характеристики, в частности: пробег машины, техническое состояние, количество раз в месяц, которое она будет использоваться. Срок внесения платежа оговаривается собственником машины и руководителем компании, зачастую применяется помесячная форма оплаты. Если сумма прописана в договоре, она не может быть изменена в одностороннем порядке.
Если же арендатор не производит своевременную оплату и допускает просрочку хотя бы два раза, арендодатель имеет полное право разорвать соглашение в одностороннем порядке.
Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.
Любая компания может в той или иной форме договориться с сотрудником об использовании его личного транспорта в служебных целях. Она может выплачивать ему как компенсацию за его эксплуатацию, так и заключить с ним арендное соглашение, в котором будут прописаны все условия аренды транспорта. В любом случае, если существует необходимость и возможность получить транспорт во временное пользование, очень малое количество компаний избегают этого, и если четко прописать все обязательства сторон и своевременно соблюдать их, выгода от такого сотрудничества может быть обоюдной. Главное, вовремя выполнять все условия, ведь тогда не только будет соблюдаться договор, но и поддерживаться необходимый микроклимат в коллективе.
1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.
2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.
Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:
— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.
Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.
Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:
1. Локальный нормативный акт организации , согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.
Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.
! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.
2. Должностная инструкция сотрудника.
В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.
3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.
Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.
В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:
К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.
5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.
Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:
Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:
Трудовой кодекс РФ
